FACULTAD DE INGENIERÍA DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

EL ARTE DE USAR EL TIEMPO

I. Bittel

FEBRERO 2003

I N D I C E Pag. INTRODUCCIÓN 1 1. ¿QUÉ ES EL TIEMPO? 3 2. EL ARTE DEL TIEMPO 4 3. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO 9 4. MI AMIGO EL TIEMPO 15 CONCLUSIONES 17 BIBLIOGRAFÍA 18

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INTRODUCCIÓN En la década de los 90's un objetivo fundamental es mejorar la productividad. Los dirigentes esperan que cada vez seamos más productivos y completemos el trabajo en menos tiempo. Sin embargo, necesitamos estar horas extras en la oficina para terminar el trabajo, llegamos más temprano, nos quedamos más tarde y trabajamos fines de semana. Nadie trabaja 40 horas a la semana, lo usual son de 50 a 60 horas, pero ¿realmente estamos incrementando nuestra productividad o solamente el número de horas de trabajo?. Por otra parte, las grandes organizaciones han invertido billones de dólares en sistemas de telecomunicaciones, para que la información sea transmitida a alta velocidad, pues casi se envía y recibe instantáneamente. Hay correo electrónico, máquinas de fax, beepers, y teléfonos celulares. La computadora de trabajo nos llama a casa. Es imposible leer, estudiar o abrir todas las cartas, reportes, revistas, libros periódicos y listados de computadora que cruzan nuestro escritorio. No existe el tiempo suficiente para pensar, planear o ponderar un problema antes de ser forzado a tomar una decisión. Estamos sobrecargados con información y estamos abrumados con el trabajo. Con tanto que hacer y tan poco tiempo para hacerlo, tratamos de estirar la longitud de nuestros días y se espera que habrá un poco de tiempo para la familia y los amigos. Pero las horas en la oficina se hacen cada vez más largas. Por otra parte, nuestras metas y sueños no se cumplen. Claramente algo está mal.

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UN DIA TÍPICO Usted se levanta temprano, se va de prisa al trabajo, habla por teléfono, revisa el correo, pasa papeles de una pila a otra, y no lleva a cabo mucho. Existen constantes interrupciones, el teléfono siempre suena, o alguien toca a la puerta preguntando "?Tiene usted un minuto?". Usted tiene juntas triviales, muy largas y que dejan situaciones sin resolver. Cuando Ud. finalmente empieza a hacer el trabajo es forzado a dejar todo para deshacerse de alguien que llega a interrumpir. Vamos de una crisis a otra y cuando finalmente es tiempo de ir a casa está exhausto y no avanzó. Existe mucho por hacer, pero el tiempo nunca es suficiente. Usted está ocupado, pero ?es productivo?. Bueno, la vida y el trabajo no tienen que tomar ese camino. EXISTE UNA SOLUCIÓN - ¡SEA ORGANIZADO! ¿Qué tan seguido se ha dicho a Ud. mismo: "Solo deseo tener más tiempo" para pensar y analizar un problema o solamente unos

minutos extra para aclarar mi mente antes de plantear el siguiente proyecto?. Desafortunadamente Ud. no puede parar el reloj, pero hay una cosa que puede hacer que le dará preciosos minutos extra: ¡salve el tiempo, desperdiciándolo lo menos posible!. Sea más organizado y podrá convertir el tiempo que ahora es perdido, durante un día normal, en el tiempo que puede ser usado más productiva y efectivamente. Ser organizado le ayudará a sobrellevar la sobrecarga de información, a estar un paso adelante e ir a casa como un ganador. Cambiar nunca es fácil, y nos resistimos a ello. Muchos de los obstáculos que se presentan en nuestro camino están puestos ahí por nosotros mismos. No se puede salvar el tiempo en grandes bloques, salve 30 segundos cada 5 minutos y para el final del día habrá salvado una hora.

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¿QUÉ ES EL TIEMPO? Esta es sin duda, una pregunta a la que corresponden muchas respuestas: para un físico, el tiempo es una de las dos dimensiones básicas del Universo (la otra el espacio); para un banquero, es dinero; para un monje budista consiste en contemplar los ciclos de eterno retorno de la naturaleza... ¿Y para Ud. qué es el Tiempo?. Después que encuentre una respuesta (a su juicio adecuada), plantéele la misma pregunta a otra persona... ¿Y se asombrará de la divergencia en ambas formas de definir un mismo elemento, que es conocido por todos: ¡el Tiempo!. A pesar de su empeño, es cierto que el hombre no ha logrado llegar a una definición universal sobre el concepto de tiempo; sin embargo, ha alcanzado avances prodigiosos en su medición. Desde tiempos remotos hasta nuestros días, el hombre ha recorrido un largo camino, y ha creado instrumentos formidables para la medición del flujo del tiempo... como si de esa forma se pudiera llegar a conocer mejor su naturaleza. "La naturaleza del tiempo permanece como una abstracción, un acertijo que sólo existe en nuestras mentes", afirma el Director del Servicio del Tiempo en el Observatorio Naval de Washington, D.C. y agrega: "le brindamos mayor atención a medir el tiempo que a cualquier otra cosa en la naturaleza". En la actualidad se fabrican unos 500 millones de relojes anualmente, de los cuales, a diario se venden unos 300 mil. ¡Y esto es sólo en los Estados Unidos!. El mayor fabricante de relojes del mundo es el consorcio Japonés Seiko, cuya producción es mayor que la de todas las firmas Suizas. Y es que sin los relojes, ¡no

habría mundo moderno!. "La necesidad de medir el tiempo marca la diferencia entre una sociedad compleja, intrincadamente coordinada, y otra primitiva, vagamente consciente de las posibilidades de este importante elemento", afirma Davis Landes, especialista de la Universidad de Harvard. En las cincuenta estaciones de medición del tiempo que existen alrededor del mundo, los llamados relojes atómicos permiten medir hasta las más pequeñas fracciones de segundo. Uno de los relojes atómicos más precisos del mundo se encuentra localizado en el Instituto Nacional de Patrones y Tecnología, situado en Boulder, Colorado E.U.A. La precisión de este formidable equipo es tan alta, que puede presentar un margen de error, ¡de un segundo en 300 mil años!. Al tratar de encerrar en un concepto la esencia del fenómeno que llamamos tiempo, el hombre se ha enfrascado, entre otras cosas, en definir si éste es un elemento relativo o absoluto. La noción de que el tiempo era absoluto fue abolida por el físico alemán Albert Einstein en 1905, al proponer su Teoría Espacial de la Relatividad. Para Einstein "el tiempo depende de la rapidez con que uno está viajando". Según él, "son los eventos los que determinan cuánto más rápido pasa el tiempo, y no la inversa, como tradicionalmente se había creído". Por su parte el físico Stephen Hawkings, de la Universidad de Cambridge, quien es considerado el sucesor de Albert Einstein en nuestros días, agrega que "no es el tiempo, sino la velocidad de la luz (299,792 ,mts/seg. en el vacío) lo único absoluto". Otro especialista, el Dr. John Wheeler, profesor de la Universidad de Princeton

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(E.U.A.) explica que "el tiempo es un instrumento de medida, no un fluido constante o una sustancia". El considera que "Sin evento no hay tiempo", lo que significa que él mismo es un aspecto secundario de la naturaleza, no una característica fundamental. Pero al margen de todos estos conceptos científicos, otra definición resulta mucho más simple y clara... sobre una de las paredes de un café en Austin, Texas (E.U.A.) el visitante puede leer la siguiente frase: "el tiempo es el medio que emplea la naturaleza para evitar que todas las cosas sucedan a la vez..."... Y ése es sólo otro más de los innumerables conceptos que tratan de

explicar este apasionante fenómeno que resulta tan importante para la vida en este dinámico mundo. ¿Y para usted que es el tiempo?

EL ARTE DEL TIEMPO Actualmente muchos de nosotros tenemos el problema de administrar nuestro tiempo e ignoramos de qué problema se puede tratar. ¿Sabemos exactamente qué es el tiempo? ¿Estamos seguros que el tiempo existe?. Obviamente usted solamente tendrá que ver qué tan gastada está la camisa o la suela de sus zapatos para contestar esta pregunta. Esto nos muestra un límite; si nunca nada cambia, si todo en el mundo y en nosotros queda inmóvil y constante, ¿podríamos decir que el tiempo ha sido abolido?. Algunas personas piensan de otra forma. Los hindúes creen en la reencarnación y en el Eterno Regreso, creen que todo siempre vuelve a empezar y el tiempo es sólo una ilusión. Los budistas también. Pero, siendo gente práctica, añaden que vivimos en un mundo donde predomina la ilusión y es importante que cada cosa sea hecha a su debido tiempo. Para escoger una sencilla definición del tiempo, ¿podríamos decir que el tiempo es lo que mide una transformación?. La transformación de un huevo crudo a un huevo cocido toma cuatro minutos; la transformación del Carbono 14 es medida en miles de años. Entre estos dos casos ¿estamos inclinados a juzgar el tiempo por el ritmo de nuestra propia transformación?. "Ganar o "Perder" tiempo no tiene sentido: Nosotros tenemos la totalidad del tiempo disponible en nuestras manos. La única cosa que podemos hacer es cambiar nuestra actitud hacia el tiempo y hacer un buen o pobre uso de él. Como cualquier recurso, el tiempo está disponible y

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designado a ser usado. Es el recurso que está mejor distribuido: cualquier persona tiene exactamente la misma cantidad de tiempo, no importa si es rico o pobre, emprendedor u holgazán, brillante o tonto. El tiempo es nuestro más precioso recuros, sin embargo sucede que es NO RENOVABLE. La paradoja del tiempo es que la gente rara vez considera que tiene tiempo suficiente, cuando en realidad todo el tiempo está disponible para cada uno. Una forma metafórica de entender el tiempo y su uso es: imagine que cada uno de nosotros vivimos en un cuarto de exactamente el mismo tamaño y que no hay posibilidad de agrandarlo. Entonces la única cosa que nos puede diferenciar de los demás podría ser la forma en cómo llenemos el cuarto, la manera de arreglarlo y hacer uso de él. Tiempo Congestionado Al inicio de los 50's la televisión en Europa y el Continente Americano era un fenómeno raro. Ahora, todas las personas tienen un aparato y ve en promedio 2.5 horas de televisión al día, esto es, 10% de las horas del día. Ahora bien, las cuatro pasadas décadas no han visto un acortamiento de la semana de trabajo. Así 40 horas de trabajo más el 10% del tiempo para T.V., debemos sumar tiempo para dormir, leer, recrearse, tiempo para la familia, trabajo de la casa, etc. Aunque necesitamos trabajar para comer, dormir para descansar, ninguno de nosotros necesita ver la televisión. Si explicamos esto una persona que ve la televisión varias horas a la semana y se

lamenta del poco tiempo para leer, o tiempo insuficiente para dormir, ¿dejará inmediatamente la televisión? creemos que no. La tecnología actual nos ofrece instrumentos para liberar nuestro tiempo (no necesitamos transportarnos al cine para ver una película). La congestión del tiempo es resultado de un incremento en nuestras demandas, que tienen causas económicas: productividad, dispersión y consumo. La productividad demanda que efectuemos un cierto número de tareas en un tiempo fijo, que es necesario para asegurar un crecimiento económico y mantener la complejidad de las sociedades desarrolladas. Aún durante atrasos de crecimiento económico existe la necesidad de incremento productivo como existe el mantener un cierto margen de beneficio, a pesar de la baja en las ventas. Esto crea desempleo y las personas desempleadas no necesitan el tiempo libre, deben ocuparlo. Pero las personas que todavía tienen trabajo se encuentran con más que hacer y viven bajo una gran tensión. La dispersión de actividades aumenta la tensión de la vida profesional y se manifiesta en situaciones de masas. No solamente el lugar de trabajo se encuentra separado de donde vivimos, los supermercados modernos no se encuentran en los alrededores, nuestros hijos no necesariamente caminan a la escuela de la colonia, nuestros parientes viven muy lejos, el doctor tiene su consultorio del otro lado de ciudad y nosotros viajamos kilómetros para ir al cine, al centro o a la playa. Todos los días gastamos gran parte de las horas libres en instrumentos modernos y se tiene una semana de trabajo corta por el tiempo de transporte improductivo. Ciertamente,

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el teléfono, catálogos por correo y computadoras personales nos ahorran gran cantidad de tiempo, pero la urbanización y especialización en las ciudades hacen que comprar o entretenerse nos lleve a consumir más tiempo. El consumo. Bien, sucede que el incremento en el poder de compra nos lleva a consumir, pero el tiempo disponible para el consumo no aumenta en forma proporcional. Cuando se tiene un mayor ingreso todos piensan en determinar el valor del tiempo, el método de financiamiento y tal vez la calidad de vida,

pero ¿quién considera el presupuesto de tiempo inevitablemente conectado a él?. Desde el punto de vista del uso del tiempo, el consumo es la gran neurosis del siglo, si usamos la definición clínica de neurosis que dice es como observar a "alguien inteligente haciendo algo estúpido". Pensamos mucho más sobre el uso del dinero, que es renovable, en lugar del uso del tiempo que es irremplazable. Nuestra obsesión con "cuanto" y "cómo" nos separa a una gran distancia de un "por qué".

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El Uso del Tiempo Ya sea en la casa o en el trabajo tenemos tareas. Estas tareas, grandes o pequeñas, son las que cortan nuestros días en pedazos. Sin embargo, se sabe que somos nosotros quienes decidimos su orden y determinamos su prioridad. Usualmente, nosotros hacemos:

• Lo que va rápido antes de lo que va lento;

• Lo que es fácil antes de lo difícil; • Lo familiar antes de lo nuevo; • Lo que nos imponen los demás

antes de lo que escogemos. Esto no es todo, tendemos a estar más disponibles a interrupciones que a nuestras prioridades. Similarmente, tendemos a distribuir los problemas en el orden en el que aparecen, un orden posiblemente no relacionado con su importancia. A inicios de los 70's, el sociólogo Alec Mackenzie tenía redactadas listas de ejecutivos de ladrones del tiempo. Entrevistó a 40 coroneles de la armada canadiense, 30 directores de universidades americanas, 25 directores de compañías mexicanas, administradores alemanes, etc. Mackenzie encontró que sus listas de ladrones del tiempo podrían ser intercambiadas y ser como se especifica en la hoja siguiente. Leyendo estas listas de ladrones de tiempo, cada uno puede recordar casos de su propia experiencia. Luego empieza el debate sobre cuales factores externos o internos suceden con más frecuencia.

Un experto en administración Peter Drucker, ejecutó un experimento. Realizó una película y se la mostró al presidente de la compañía. Indicó a 40 supervisores que hicieran su propia lista de ladrones del tiempo antes de ver el film. El resultado fué que muchos de ellos culparon a factores externos de la pérdida de tiempo. Después de haber visto la película, sucedió que la mayoría de los ladrones del tiempo eran internos. Recalquemos dos verdades evidentes: El tiempo pasa sin parar. Aún cuando podemos perder tiempo, no lo podemos ganar. Todo lo que podemos hacer es mejorar el uso del tiempo que tenemos. Es por ello que dominar nuestro tiempo es ganar dominio de nosotros mismos. Empezamos la vida con el instinto de autoprotección. La seguridad viene con el hecho de haber vivido y vencido ciertos obstáculos y algunas veces esto nos da un acercamiento a la verdad más real. Sin embargo, "El enemigo está dentro de nosotros". Ladrones externos

• Llamadas telefónicas inesperadas y prolongadas

• Trabajadores para discutir sus problemas ó charlar

• Visitantes, clientes, etc. • Personal incompetente • El jefe, o peor, varios jefes • Comida de negocios, cocteles

promocionales y otros entretenimientos

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• Negocios personales ó familiares • Mantenimiento y reparación de

máquinas • Citas (doctor, lecciones de música,

deportes) • Trabajo de casa, mandados, cocinar • Interrupciones de los niños (ó de los

padres) Ladrones internos

• Objetivos confusos • Ausencia de un plan de trabajo • Tendencia a hacer mucho,

perfeccionismo

• Desorden • Confusión y traslape de

responsabilidades • Atención excesiva a detalles • Resistencia al cambio • Numerosos intereses • Incapacidad de decir "NO" • Comunicación insuficiente • Decisiones inseguras • Fatiga

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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Un adagio popular dice que si alguien no puede controlar su propio tiempo, entonces no controlará un proyecto. El tiempo es un recurso no renovable y por ello debe ser manejado eficientemente. Muchos administradores de proyectos inexpertos trabajan mucho tiempo extra, con la falsa idea de que es la única forma en que terminarán el trabajo. Pero tarde o temprano aprenderán a delegar tareas y a emplear técnicas del manejo del tiempo. Para manejar mejor su tiempo, es necesario, en principio, saber en qué lo gasta. Los ladrones de él son las formas en que se desperdicia el tiempo. La identificación clara de los ladrones de tiempo constituye un paso hacia el control de su tiempo. Si se tratara al tiempo como si fuera dinero, entonces se utilizaría en forma óptima, desperdiciándolo al mínimo. Sin embargo, antes de comenzar con la planeación del tiempo, es necesario realizar las siguientes acciones:

a. Analizar las actividades que consumen tiempo Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una Dar una guía de cuánto tiempo se lleva cada una y cuándo hacerla.

b. Establecer prioridades (en las tareas) para el uso de su tiempo Asignar prioridad intrínseca Asignar prioridad de urgencia Determinar potencial para la delegación

Determinar necesidad de comunicación Determinar persona clave con la que comunicarse

Ahora bien, los esfuerzos en la planeación del tiempo serán aplicados a esta lista de actividades con prioridades. Sin embargo, algunas cosas que pueden hacerse para manejar mejor su tiempo son:

Encontrar en qué se usa el tiempo Conocer por qué su tiempo va donde va Minimizar el tiempo de compromisos Determinar qué debe hacerse hoy y qué puede esperar para después Abandonar actividades que consumen tiempo sin beneficio Limitar las distracciones Localizar información rápidamente Construir un plan propio de control del tiempo Romper con el hábito de la indecisión o posposición Usar el tiempo de otras personas para su propia ventaja Ser creativo en el uso del tiempo Seguir el programa Aprender a decir NO Empezar pronto Hacer la parte difícil primero Evitar memorándum inservibles Rechazar hacer lo no importante Conocer su ciclo de energía Controlar el tiempo de teléfono Enviar la agenda de cada junta Controlar las visitas de casa Transportarse en poco tiempo

Es importante conocer nuestro propio ciclo (diario) de energía para aprovechar mejor

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nuestro tiempo, haciendo actividades de acuerdo a el nivel de energía. Algunas investigaciones han mostrado que en el sistema americano de 9:30 a 11:30 AM y de 3:00 a 5:00 PM se tiene mayor energía, y que los días de mayor energía son los Miércoles y Jueves. Conociendo la energía por día y por semana de los individuos, se pueden tener horarios de tiempo flexible para

incrementar la productividad. El tiempo extra puede ser bueno para la Cía. siempre que los niveles de productividad se mantengan. Si este tiempo es prolongado, los empleados no producirán más que si trabajaran tiempo normal. Un individuo puede tener niveles altos de energía, pero su productividad puede ser baja. Esto se debe básicamente a los ladrones del tiempo.

Planeación y Control de su Tiempo La planeación proporciona la forma de alcanzar sus objetivos. El control proveé la guía para no perder de vista esos objetivos. En el proceso de planeación se establecen metas y se desarrollan planes para alcanzarlos. Las metas realistas tienen fechas límite. Como consecuencia, los planes deben incorporar horarios y fechas específicas de terminación. El tiempo de duración del proyecto y de cada una de sus actividades en particular, no es conocido hasta que éstas se llevan a cabo, y por tanto debe ser pronosticado.

Para reducir la posibilidad de error en el pronóstico, es conveniente:

• Hacer ajustes por influencias

estacionales

• Estar alerta de urgencias en los

eventos

• No aceptar datos con valor

aparente

• Evitar conclusiones sobre un

conjunto de condiciones y otro.

Si se obtiene buenos pronósticos, entonces Ud. podrá conocer la duración (esperada)

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del proyecto, y podrá determinar si éste puede ser terminado antes de la fecha límite. La trampa de la fecha límite es algo muy real. De acuerdo a esto, a Ud. le urge ser cauteloso en cualquier asignación o aceptación de fechas límite. para ello intente estas medidas:

• No diga Sí tan rápido

• Cheque sus recursos a la mano

• No se sobre comprometa Ud. mismo

• Revise su dependencia sobre otras

personas a la mano

• No tire tan alto que no pueda

cumplir

• No quiera romper automáticamente

su propio récord

• Siempre aplique un factor de

seguridad

Para ser eficaz, los planes del uso del tiempo deben ser reducidos a: 1. Prepare una agenda diaria. La agenda

diaria es una lista de (a) las tres tareas más importantes que deben hacerse junto con (b) un número informal de prioridad asignado a cada tarea. Es mejor si la agenda es preparada la noche anterior a un día de trabajo.

2. Mantenga un calendario adicional. Un

calendario tradicional que muestra un mes completo es preferible a uno del tipo libro; su ventaja es que Ud. pueda ver cuatro semanas a la vez. En el calendario, anota todos los eventos importantes, fechas límite, citas, y otros compromisos similares. Es muy importante que para cada fecha límite (de un proyecto) también marque la fecha en la cual debe iniciar.

3. Verifique doblemente sus planes. Para

ayudarle a estar seguro que no ha olvidado un elemento importante en sus planes o programas, se han diseñado los siete puntos básicos mostrados a continuación:

Qué Objetivos Especificaciones, Costo y precio límite

Dónde Lugar Punto de entrega

Cuándo Tiempo Fecha de Inicio Fecha de Término

Cómo Tácticas-Estrategia Métodos, procedimientos, Secuencia

Quién Responsabilidad Autoridad, Control, Asignación

Por qué Importancia Decidir hacer o no hacer

Cuánto Compromiso Evaluar la involucración

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El tiempo personal tiene una forma de crear grietas en los mejores planes. Afortunadamente, hay varias cosas que Ud. puede hacer para eliminar esas grietas:

• Empezar pronto. Muchos problemas del tiempo personal pueden ser minimizados empezando el trabajo diario pronto.

• Decidir rápidamente sobre cosas pequeñas

• Controlar el teléfono • Limitar charlas • Desalentar interrupciones

El control del tiempo requiere que Ud. no pierda de vista dos cosas: la fecha límite que Ud. tenga, y el marco (tiempo estandar) en el cual Ud. espera empezar y finalizar la actividad. Para controlar efectivamente el tiempo, Ud. debe asignar algún tiempo estandar a cada cosa en su agenda diaria. Este no necesita ser muy exacto. Ud. puede ejercer control más preciso de sus actividades si toma sus estimaciones de tiempo estándar en un formato como el de presupuesto de bloque-tiempo, ilustrado a continuación.

LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES B RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA

9 INSPECCIÓN TRABAJO

INDIVIDUAL TRABAJO EN

EQUIPO TRABAJO

INDIVIDUAL TRABAJO ESPECIAL

10 DE OPERACIONES REPORTES INSPECCIÓN Y SUPERVISIÓN

JUNTA DEPARTAMENTAL

11 CONTROL CONTROL JUNTA

12 PROYECTO PROYECTO PROYECTO TRABAJO

CREATIVO REVISIÓN EN

TRABAJO 13-15 PERSONAL PERSONAL PERSONAL 15-17 COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA

17 ENTREVISTAS REPORTES ENTREVISTAS REPORTES TRABAJO

CREATIVO 18-21 PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO

21 PLANEAR TRABAJO DEL DÍA SIGUIENTE

Tabla 1. Presupuesto bloque - tiempo Esta clase de presupuesto de tiempo personal le hará tener un control estructurado de su tiempo durante una semana completa. Su presupuesto bloque-tiempo debería ser usado como base para

una ocasional auditoría de que tanbién está controlando su tiempo. Las varianzas reveladas por la auditoría le dirán rápidamente si Ud. está o no dentro de su presupuesto de tiempo semanal, y si

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su presupuesto debería o no ser cambiado para reflejar las verdaderas demandas de su trabajo. Su tiempo pierde control porque es perdido en actividades que no convienen a su presupuesto de tiempo. Las trampas de tiempo están siempre presentes, de tal forma que Ud. debe protegerse continuamente, hay un gran número de técnicas ahorra-tiempo que pueden alertarlo sobre las trampas del tiempo y le sugieren formas de evitarlas. Algunas de las técnicas más usadas son:

• Controle el teléfono. Debe dar prioridad a lo que Ud. está haciendo, no al sonar del teléfono.

• Controle las visitas sociales. Diga

que Ud. está ocupado en este momento u ofrezca una cita. Trate de limitar el acceso físico de personas ajenas a su trabajo.

• Espere poder controlar sólo 50% de

su tiempo durante un día particular, pero insista en dedicar este tiempo a actividades productivas.

• No espere tiempo desocupado para

dejarse ver.

• Incremente la cantidad de sus delegaciones. Intente delegar una tarea adicional cada semana.

• Rechace actividades que ofrezcan

bajo provecho.

• Verifique sus tiempos limitados.

• Espere un 20% -o más- de rezago en los programas.

• No sobrecargue su tiempo.

• Entienda que cada fin de fecha

límite involucra una fecha de inicio relacionada.

• Haga un hábito de decidir

rápidamente sobre cosas pequeñas.

• Forme el hábito de la "terminación".

• Visualice las actividades de cada día

y haga un mapa de cómo las piensa realizar.

• Haga el hábito de leer cosas que lo

motiven a superarse y elevarse por encima de los problemas cotidianos.

• Véase como ganador.

• Haga una metáfora del uso de su

tiempo.

• Visualice su proyecto de vida en el tiempo.

• Revise semanalmente sus proyectos

y asignarles prioridad. No olvide lo importante.

Dirección de Proyectos Algunas recomendaciones para los directores de proyectos son:

• Conozca el ciclo de energía diaria y semanal de su gente, así como también el de Ud. mismo. Asegurese

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de asignar o realizar trabajo compartible con su ciclo de energía.

• Si tiene empleados con horarios

flexibles, asegúrese de tomar en cuenta sus ciclos de energía para la asignación de trabajo.

• Entienda los niveles de

productividad de su personal y asegúrese que los estándares de realización del proyecto son compatibles con el nivel de productividad de su personal.

• No de tiempo extra innecesario a

menos que Ud. conozca que es necesario, y que será manejado eficientemente.

• Intente monitorear de cerca su

propia carga de trabajo y vea si hay algún trabajo que no tenga que ser hecho precisamente por usted.

• No haga juntas a menos que sean

necesarias y eficientes en costo. Prepare a la gente para la junta. Prepare una agenda y asegúrese que el personal clave sea informado bien del avance de cualquier problema mayor a ser discutido.

• Conduzca la junta efectivamente y

eficientemente. Empiece puntualmente, vaya directo al punto, y termine a tiempo.

• Decida si es absolutamente

necesario para usted atender una junta dada, especialmente si se requiere tiempo de transportación.

• Intente minimizar el monto de tiempo que gasta lejos de su escritorio. Planee sólidos bloques de tiempo para trabajo importante. Clasifique sus objetivos y vaya al punto a la primera. Aprenda a decir "NO". Dispóngase a delegar y emplee el concepto de "arrégleselas".

• Los ladrones del tiempo pueden

destruir un buen programa de uso del tiempo en un proyecto. Controle su tiempo de teléfono y dispóngase a dejar que su secretaria tome los mensajes.

• Deshágase de visitas casuales. Si es

necesario, encuentre una forma de trabajar en la soledad.

• Establezca sus propias prioridades

en su proyecto y su personal.

• Evite el consumo de tiempo en el proceso de comunicación. Evite memos ó cartas innecesarias. Si es que son necesarias hágalas cortas y resumidas. Si tiene que leer reportes largos, es mejor tomarlos consigo en viajes largos.

• Diga a su jefe, a los de su mismo

rango y a sus subordinados cómo trabajar con usted.

• Si la resolución de un conflicto es

necesaria, obtenga la información necesaria tan rápido como sea posible para tomar la decisión.

• Siga su programa cuidadosamente,

especialmente en la ruta crítica.

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• Delegue su trabajo a su subordinados e iguales. No intente ser un buen chico y hacerlo todo usted mismo. Dese su lugar y no

haga el trabajo que es normalmente la responsabilidad de otro personal del proyecto.

MI AMIGO EL TIEMPO Todos conocemos el poder de las palabras. Tome unas frases comunes con la palabra "tiempo" y reemplácela por "vida". Haga las sustituciones en cada frase y note qué es lo que pasa por su mente.

• No hay "tiempo" para esta actividad

• No tengo "tiempo" • Usando mi "tiempo" como quiero • Perdiendo "tiempo" • Estoy gastando algo de "tiempo" en

eso • Necesito más "tiempo" • Dominando mi "tiempo"

Usando "vida" en ves de "tiempo" se muestra que para el individuo tales palabras son, en la práctica, la misma cosa. Cuando ponemos "vida" en el centro de cada uno de nuestros pensamientos, se deriva, primero para nosotros mismos y luego para los demás, la necesidad de una ecología personal y un rechazo a la tensión mental. En nuestros días si queremos ser mejor en algunas áreas, la falta de tiempo nos obliga a estar debajo del promedio de producción o aprendizaje en otras áreas. Cada logro es pagado con sacrificios. Esta es una realidad

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que se tiene que respetar. Pero la vida es demasiado atractiva para ser amputada. Para tener variedad en la vida, tiene que aprender a "negarse". Analizar el valor de cada cosa como puede ser una invitación a cenar o empezar un nuevo negocio. Necesitamos jerarquizar el tiempo. Para escoger mejor nuestro tiempo debemos conocernos bien y tener mucha mejor información de lo que la vida nos ofrece. Llegar a ser amigo del tiempo significa tratarlo como a un amigo, dándole con devoción algo de su tiempo. El dominio de nuestro tiempo empieza con el dominio de nuestra mente.

Por último veremos como utilizar las herramientas de las que se ha venido hablando y que podrán cambiar nuestras vidas. Para ello diremos que el dominio del tiempo implica: 1. No trabajar menos 2. Concentrarse en lo esencial 3. No estar con tensiones mentales

excesivas 4. Aprovechar la vida 5. La necesidad de hacer progresos. El dominio del tiempo no dará el placer de una gran pasión, pero le dará las más sutiles y duraderas de las delicias del progreso personal.

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CONCLUSIONES Los griegos fueron los primeros en tener una teoría del arte. Ellos dieron razones y reglas para esas raras creaciones humanas que sostienen nuestra coherencia interna. Concluyeron que eran necesarios cinco elementos en el arte: orden, equilibro, contraste, unidad y armonía. La importancia de estos elementos ha sido afectada en forma mínima con el advenimiento de la civilización tecnológica. Y si la expresión "el arte del tiempo" no es una fórmula vacía, es porque sabemos considerar estos cinco elementos aplicados al tiempo y actuar. Una manera de entender estos elementos es: 1. ORDEN: Porque necesitamos

conocer a dónde va nuestro tiempo; tenemos problemas en captarlo globalmente y lo distribuiremos de acuerdo a nuestra capacidad de análisis.

2. EQUILIBRIO: Cuando

descubrimos que el tiempo ocupa nuestra actividad principal, la vinculación se deteriora y rompe otras áreas. El escaso tiempo es inevitablemente racionado entre las áreas de interés en nuestras vidas y somos nosotros quienes decidimos cómo

la distribuimos; cuando esta distribución no es pareja somos nosotros quienes sufrimos las consecuencias.

3. CONTRASTE: Aceptándonos

como somos y a no tolerar a hacer la misma cosa por un largo tiempo.

4. UNIDAD: Segmentar nuestra vida

sería perder lo que la vida nos ofrece. El tiempo se nos presenta reglamentado, sólo nosotros, con concentración, podemos restaurar su unidad.

5. ARMONÍA: Es la prueba de

nuestro dominio y el resguardo de este. Un poco más de tiempo es el más agradable y precioso regalo que podemos darnos. Será a nuestro propio paso que haremos progresos con maestría. En estos progresos nunca hay que parar mientras tengamos TIEMPO para vivir. Recuerde que somos producto de nuestras decisiones no de las condiciones de la vida. Sea diferente viva plenamente su vida.

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BIBLIOGRAFÍA BITTEL, L. R., "Right on Time". McGraw-Hill. 1991. ENGSTROM, T. y R. MACKENZIE., "Como aprovechar el tiempo". Trillas. 1988. KERZNER H., "Proyect Management". Van Nostrand Reinhold. 1989. MAYER J.J., "If you haven't got the time to do it right, when will you find the time to do it

over?", Simon and Schuster. 1988. SERVAN - SCHREIBER J., "The Art of Time". Addison-Wesley. 1988.