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ContenidoConceptos básicos de Excel.......................................................................................... 2

Eliminar hojas ......................................................................................................... 3Agregar hojas ......................................................................................................... 3Cambiar el nombre a las hojas .................................................................................. 3

Operaciones de cálculo en Excel ................................................................................... 4Referencias relativas y absolutas .................................................................................. 6Formatos................................................................................................................... 7Formato condicional ...................................................................................................14Funciones .................................................................................................................15Funciones para contar datos .......................................................................................16FUNCIONES CON CONDICIONALES ..............................................................................19

CONTAR.SI – SUMAR.SI ..........................................................................................19FUNCIONES DE FECHA ...............................................................................................20Funciones lógicas: SI .................................................................................................22FUNCIONES ANIDADAS ..............................................................................................23Funciones lógicas: Y / O .............................................................................................24

Función Y ..............................................................................................................24Función O ..............................................................................................................24

Funciones de búsqueda ..............................................................................................26Función BUSCARV ...................................................................................................26

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Conceptos básicos de ExcelLos documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.

Elementos de una hoja de cálculo:

4 5

32 61

7 8

1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.

2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1.

3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada

hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la

izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la

esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.

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7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante.

8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.

Otros conceptos básicos

- Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto.

- Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, loscaracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir,que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.

Eliminar hojasPara eliminar una hoja del libro, hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la hoja que deseamos eliminar, y en el menú contextualseleccionamos Eliminar.

Agregar hojasPara agregar una hoja al libro, hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la hoja que deseamos eliminar, y en el menú contextual seleccionamos Insertar. En la solapa General del cuadro de diálogo elegimos la opción Hoja de cálculo. La nueva hoja se insertará delante de la hoja seleccionada. Para

agregar una nueva hoja de cálculo a continuación de las existentes, hacemos clic en el íconoInsertar hoja de cálculo.

Cambiar el nombre a las hojasPara cambiar el nombre de una hoja del libro, hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la hoja a la que deseamos cambiar el nombre, y en el menú contextual seleccionamos Cambiar nombre. También podemoshacer doble clic sobre la etiqueta de la hoja, y escribir directamente. El nombre

de una hoja de cálculo puede contener hasta 32 caracteres, incluyendo espacios.

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Operaciones de cálculo en ExcelPara Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).

Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICACIÓN

/ DIVISIÓN

En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.

Cálculos combinados

Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de=3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

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Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:

Orden de prioridad

El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:

1º) Cálculos entre paréntesis

2º) Multiplicación y división

3º) Suma y resta

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FormatosExcel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor. Algunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word y otros son específicos de este programa

Veamos el siguiente ejemplo:

NOTAS DE INFORMÁTICAALUMNOS Trabajo Trabajo Trabajo

práctico 1 práctico 2 práctico 3 PROMEDIO

MESSI, Lionel 8 6,50 7 7,17TEVEZ, Carlos 4 5,50 3 4,17FRANCHESE, Belén 2 1 2,5 1,83SALAZAR, Luciana 10 9 8 9,00

Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos de la ficha Inicio.

1 2 3 4 5 6

1) En el grupo Portapapeles encontramos la herramienta Copiar formato, que nos permite copiar solamente el conjunto de formatos que hayamos aplicado a una celda, en otra diferente. Este comando copiará solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el formato debemos:

I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos que queremos aplicar en otra

II. Hacer clic en Copiar formato

III. El puntero del mouse adoptará la forma de un “pincel”. Hacemos un clic sobre lacelda nueva.

2) Grupo Fuente: en este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar el tipo y tamaño de letra, aplicarle negrita, cursiva o subrayado y color de la letra. También encontramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes y Aumentar tamaño y Disminuir tamaño, que nos permitirán modificar el tamaño de la fuente.

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3) Grupo Alineación: en este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar la alineación del contenido dentro de una celda o rango de celdas.

También podemos modificar la orientación del texto dentro de la celda o rango de celdas:

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También encontramos dos herramientas muy útiles para ajustar texto de titulares o encabezados de planillas:

- Combinar y centrar: las celdas C3; D3, E3 y F3 se combinaron formando una sola, y el texto quedó centrado.

- Ajustar texto: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, podemos hacer más ancha la columna, o podemos mantener el ancho predeterminado, y hacer que ese contenido se ajuste a ese ancho.

4) Grupo Número: en este grupo encontramos todas las opciones para dar formatos a los número:

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Por ejemplo:

También dentro de este grupo encontramos dos herramientas para controlar la cantidad de decimales con la que presentaremos un número:

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Aumentar decimales Disminuir decimales

5) Grupo Estilos: desde este grupo podemos aplicar diferentes conjuntos de formatos:

a. Formato condicional: aplica un conjunto de formatos que dependerán del contenido de la celda (lo veremos en un apartado siguiente)

b. Dar formato como tabla: nos permite aplicar rápidamente un conjunto de formatos predeterminados a toda una planilla. Por ejemplo:

c. Estilos de celdas: aplica un conjunto de formatos predeterminado a una celda o a un rango de celdas seleccionado.

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6) Dentro del grupo Celdas encontramos el menú Formato, que nos permite modificar, entre otras cosas, el alto de una fila o el ancho de una columna.

Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/Modificar, y desplegamos el menú Borrar para elegir la opción Borrar formatos.

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También podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no están visibles en la Cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente, Alineación o Número. Este indicador es un punto que aparece en la esquinainferior derecha de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de diálogoFormato de celdas. Desde las diferentes solapas de este cuadro de diálogo podemos acceder a los diferentes comandos para aplicar formatos.

Cuando ingresamos números en una hoja de cálculo, debemos escribirlos sin el separador de miles. Solo se ingresa el punto para separar decimales.

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Desde el ícono Bordes (grupo Fuente de la ficha Inicio) podemos marcar bordes simples, con estilos predeterminados. Para aplicar otros estiloshacemos clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente, y en el cuadro de diálogo Formato de celdas vamos a la solapa Bordes. Luego, definimos el estilo y el color. A continuación, marcamos Contorno o Interior,

según corresponda. Debemos ver los estilos aplicados en la vista previa. Finamente, hacemosclic en Aceptar.

Formato condicionalUn formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato indicado; si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato.

Veamos el siguiente ejemplo:

En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un promedio menor a 4.

El formato condicional se utiliza para destacar datos específicos en una planilla de cálculo, para facilitar la lectura e interpretación de los mismos.

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Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el menú Formato condicional

Excel 2007 posee muchas opciones de formato condicional, algunas muy sencillas (como la del ejemplo) y otras más complejas.

FuncionesEn Excel, una función es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de cálculo.

Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos de cálculos, pero todas tienen la misma estructura:

SIEMPRE DEBE COMENZAR CON EL

SIGNO =

NOMBRE DE ARGUMENTO LA FUNCIÓN

El argumento de una función es el ámbito de aplicación de la misma. Puede ser un rango de celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de función y situación de aplicación.

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Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Matemáticas, Estadísticas, Lógicas, Financieras, etc. Independientemente de esa clasificación, las iremos viendo en grado creciente de complejidad de acuerdo al tipo de argumento.

Funciones sin argumento:

=HOY() devuelve la fecha actual (del sistema)

=AHORA() devuelve la fecha y la hora actuales (del sistema)

Funciones cuyo argumento es un rango de celdas:

=SUMA(A1:B15) suma TODOS los valores que se encuentran en las celdas especificadas en el rango.

=SUMA(A1;B15) suma SOLO los valores que se encuentran en las dos celdas especificadas.

Por ser una de las funciones más utilizadas en cualquier planilla de cálculo, tiene un ícono que la representa en la Cinta de opciones ficha Inicio / grupo Modificar:

=PROMEDIO(A1:B15) calcula el promedio de las celdas especificadas en el rango.

=MAX(A1:B15) devuelve el MAYOR valor numérico que encuentra en el rango especificado.

=MIN(A1:B15) devuelve el MENOR valor numérico que encuentra en el rango especificado.

Funciones para contar datosEn Excel encontramos un grupo de funciones que se utilizan para contar datos, es decir, lacantidad de celdas que contienen determinados tipos de

datos. Estas funciones son:

1)Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos numéricos

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2)Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos alfanuméricos (letras, símbolos, números, cualquier tipo de carácter). Dicho de otra manera, se utilza para conocer la cantidad de celdas que no están vacías.

3)Se utiliza para conocer la cantidad de celdas “en blanco”. Es decir, la cantidad de celdas vacías.

4) Se utiliza para contar la cantidad de celdas que cumplen con una determinada condición. Es decir, si se cumple la condición especificada en el argumento, cuenta la cantidad de celdas, excluyendo a las que no cumplen con esa condición. El argumento de estafunción tiene dos partes:

RANGO DE CELDAS QUE

DEBE CONTAR

CONDICIÓN. SIEMPRE SE

COLOCA ENTRECOMILLAS

Ejemplo:

La siguiente tabla contiene diferentes tipos de datos:

perro 70% 29/06/2007casa sopa

5 28??? cena 0,5

Cant.de celdas que contienen datos numéricos

5 =CONTAR(A46:C49) Devuelve 5.Consideró números enteros, decimales, porcentaje y fecha

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Cant.de celdas que contienen datos alfanuméricos

10 =CONTARA(A46:C49) Devuelve 10.Es decir, contó todas las celdas que tienen algo escrito, que no están vacías

=CONTAR.BLANCO(A46:C49) Devuelve 2, que es la cantidad de celdas en blanco, vacías=CONTAR.SI(A46:C49;"<10") Devuelve 2,que es la cantidad de números que encontró que cumplen esa condición=CONTAR.SI(A46:C49;"=C*") Devuelve 2,que es la cantidad de palabras que encontró que cumplen esa condición

Cant.de celdas en blanco(vacías) 2

Cant.de números menores a 10 2

Cant.de palabras que empiezan con c 2

ATAJOS DE TECLADO

Cuando tenemos que seleccionar un rango de celdas muy extenso, hacerlo con el mouse puede resultar muy dificultoso. Pero podemos utilizar algunos atajos deteclado:

• CTRL + E: si seleccionamos una celda cualquiera dentro de una tabla de datos, ypresionamos esta combinación de teclas, se selecciona toda la tabla.

• CTRL + FIN: selecciona la última celda de una tabla de datos

• CTRL + INICIO: selecciona la primera celda de una tabla de datos.

• CTRL + SHIFT + FLECHA ABAJO: selecciona los datos de una columna (hasta encontraruna celda en blanco)

DEFINIR NOMBRES PARA RANGOS

Cuando tenemos que trabajar con muchos datos, es conveniente definir un nombre para los rangos de celdas que contienen los datos. De ese modo, evitamos tener que seleccionarlos cada vez que los tenemos que utilizar en una

operación o dentro de una función. Para definir un nombre, seleccionamos el rango que deseamos identificar y en el Cuadro de nombres (se encuentra a la izquierda, entre laCinta de opciones y el espacio de trabajo de la hoja de cálculo) escribimos el nombre.

IMPORTANTE: los nombres de rango no admiten espacios)

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FUNCIONES CON CONDICIONALES

CONTAR.SI – SUMAR.SI

¿QUÉ NECESITO? FUNCIÓN SINTAXIS

Contar la cantidad de elementos de un rango de celdas que cumplen con una determinada condición

CONTAR.SI =CONTAR.SI(rango del celdas;”condición”)

Ejemplo:

Si tengo que contar la cantidad de valores iguales o menores a 10:

=CONTAR.SI(B1:B18;”<=10”)

Si tengo que contar la cantidad de celdas quecontienen a la palabra “marketing”:

=CONTAR.SI(B1:B18;”=MARKETING”)

Sumar los valores de un rango de celdas que cumplen con una determinada condición

SUMAR.SI =SUMAR.SI(rango del celdas;”condición”)

Ejemplo:

Si tengo que sumar la cantidad de valores iguales o menores a 10:

=SUMAR.SI(B1:B18;”<=10”)

En las funciones CONTAR.SI y SUMAR.SI la condición SIEMPRE se coloca entre comillas

En el caso de que la condición sea un texto, NO IMPORTA si se utilizan mayúsculas o minúsculas, pero sí toma en cuenta que la palabra esté escrita igual (CUIDADO CON LAS FALTAS DE ORTOGRAFÍA Y CON LOS TILDES!)

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FUNCIONES DE FECHA

¿QUÉ NECESITO? FUNCIÓN SINTAXIS

Obtener la fecha actualHOY =HOY()

Obtener la fecha y la hora actuales

AHORA =AHORA()

Obtener el día desde una celda que contenga una fecha

DIA Ejemplo:

Celda A1 09/06/2011

Celda B1 =DIA(A1)

Obtener el mes desde una celda que contenga una fecha

MES Ejemplo:

Celda A1 09/06/2011

=MES(A1)

Obtener el año desde una celda que contenga una fecha

AÑO Ejemplo:

Celda A1 09/06/2011

Celda B1 =AÑO(A1)

Obtener una fecha a partir de 3 celdas que tengan el día, el mes y el año respectivamente

FECHA Ejemplo:

Celda A1 9

Celda B1 6

Celda C1 2011

=FECHA(C1;B1;A1)

El orden en los elementos del argumentode la función FECHA es “año”; “mes”; “día”

Calcular la cantidad de años transcurridos desde una fecha dada hasta la fecha actual

SIFECHA Ejemplo:

Si no está ingresada la fecha de inicio:

=SIFECHA(“15/02/1985”;HOY();”Y”)

Si la fecha de inicio está ingresada en una celda, como por ejemplo, A1:

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=SIFECHA(A1”;HOY();”Y”)

El orden en los elementos del argumento de la función SIFECHA es “fecha de origen”; HOY(); “Y”

Calcular la cantidad de meses transcurridos del año en curso, desde una fecha dada hasta la fecha actual

SIFECHA Ejemplo:

Celda A1 29/02/2000

=SIFECHA(A1;HOY();”YM”)

Si la fecha actual es 09/06/2011, la función devolverá el número 3, que corresponde a los meses transcurridos enel año actual, desde el mes de febrero)

Calcular la cantidad de días transcurridos del mes en curso, desde una fecha dada hasta la fecha actual

SIFECHA Ejemplo:

Celda A1 29/02/2000

=SIFECHA(A1;HOY();”MD”)

Si la fecha actual es 09/06/2011, la función devolverá el número 11, que corresponde a los días transcurridos en elmes actual, desde el día 29)

Calicular la cantidad de días laborales (lunes a viernes) entre dos fechas dadas

DIAS.LAB Ejemplo:

Celda A1 01/12/2010

Celda B1 16/12/2010

=DIAS.LAB(A1;B1)

La función descontará automáticamente los sábados y domingos. Pero dado que en cada país puede haber días nolaborales por feriados específicos, hay queindicárselo a la función.

Por ejemplo, en el período comprendido

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entre esas dos fechas, en nuestro país es feriado el 8 de diciembre; por lo tanto,debo incluir esta fecha en el argumento dela función:

Entonces:

Celda A1 01/12/2010

Celda B1 16/12/2010

Celda H1 08/12/2010

=DIAS.LAB(A1;B1;H1)

Funciones lógicas: SILa función SI es una función lógica que, tal como su nombre lo indica, implica condiciones. Es decir que frente a una situación dada (condición) aparecen dos alternativas posibles:

si se cumple la condición, la función debe devolver algo (un número o una palabra)

si no se cumple la condición, la función debe devolver otra cosa (un número o una palabra.

Estructura de la función SI

Pero muchas veces, dentro de la función SI debemos hacer algún tipo de cálculo, porque necesitamos que devuelva un número.

Vamos a analizar el siguiente ejemplo:

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Una agencia de viajes ofrece un descuento de $100 sobre el costo total del viaje si el destino es Miami

Entonces:

A B B D

38 DESTINO COSTO DEL VIAJE PRECIO FINAL =SI(A39="Miami";B39-100;B39)

39 Aruba $5265 $5265

40 Cancún $3670 $3670

41 Miami $5800 $5700

Analizamos:

1. Se plantea la condición. Como se trata de comparar una palabra solo admite el signo igual y el texto va entre comillas

2. Al costo del viaje se le restan $100, que es lo que debe hacer si la condición se cumple

3. Si la condición no se cumple (es decir, si no encuentra la palabra "Miami") se repite el valor de la celda del costo del viaje

FUNCIONES ANIDADASMuchas veces, para resolver algún tipo de cálculo o situación en una planilla de Excel, no nos resulta suficiente una función, sino que debemos utilizar varias funciones, una dentro de otra. Cuando utilizamos una función dentro de otra, tenemos una función anidada. Las funciones que “metemos dentro” de otra función actúan como argumentos de la función principal

Ejemplo:

=SI(E15>=7;"APROBADO";SI(E15>=4;"A DICIEMBRE";"A FEBRERO"))condición qué pasa si se cumple qué pasa si no se

cumpleel segundo

paréntesis cierra a la función "madre"

condición qué pasa si se cumple qué pasa si no se cumple

el primer paréntesis cierra a la función

anidada

La segunda función SI es parte del argumento de la función SI principal

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Cuando frente a una condición tenemos dos o más posibilidades, tenemos que anidar una función SI dentro de otra función SI. En el ejemplo, la situación es la siguiente:

- Si el alumno obtiene una calificación mayor o igual a 7 puntos, está aprobado;- Pero si el alumno obtiene una calificación menor a 7, se presentan dos situaciones:

o Si obtiene una calificación mayor o igual a 4 puntos, debe rendir examen en el turno de diciembre

o Si obtiene una calificación menor a 4 puntos, debe rendir examen en el turno de febrero.

Cada una de las funciones SI (la principal y la anidada) conservan su estructura, con tres elementos en el argumento.