ejercicio 5 automatización de procesos administrativos 1 gustavo cajas ide 0414681
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7/29/2019 ejercicio 5 automatizacin de procesos administrativos 1 Gustavo Cajas IDE 0414681
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Universidad Galileo de Guatemala
Centro de Estudios Huehuetenango CEI San Lorenzo
Nombre del Alumno: Gustavo Adolfo Cajas Cobn
No. De Carn: IDE-0414681
E-mail: [email protected]
Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos I
Hora: 4:00 P.M. a 5:00 P.M.
Tema: Ejercicio5 Automatizacin de Procesos Administrativos
Tutor: Ing. Erick Morales Martnez
Fecha de Entrega: 18 de febrero de 2012
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AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1
EJERCICIO 5
CAPITULO 3 INFORMACIN Y COMUNICACIN
Competencia: Determinar la relacin entre el concepto de informacin y el proceso decomunicacin: Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la
organizacin.
Informacin y Comunicacin: la informacin es el conjuntos de datos y se mueven
mediante la informacin para que cada persona de la empresa este informado.
Instrucciones y enunciado del ejercicio:Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes:
1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco.
1.1. Recopilacin de la Informacin:
1.1.1. Agrupacin de facturas recibidas por mes.
1.1.2. Agrupacin de facturas emitidas por mes.
Datos reunidos por medio del archivo de la empresa o persona
particular, clasificado por mes.
1.2. Procesamiento de la Informacin:
1.2.1. Ingreso de los datos de cada factura recibida por mes.
1.2.2. Ingreso de los datos de cada factura emitida por mes.
Ingreso de datos de facturas al formulario respectivo o al programa de
la SAT.
1.3. Distribucin de la Informacin:
1.3.1. Envo de los datos ingresados de cada factura recibida en el programa.
1.3.2. Envo de los datos ingresados de cada factura emitida en el programa.
Envo de los formularios ya sea por el contador de la empresa ocontador particular o entregado personalmente. O ya sea envo de
correo electrnico si se ingreso la informacin por medio del programa
de la SAT.
1.4. Utilizacin de la Informacin:
1.4.1. El fisco recibe los datos del informe mensual de facturas recibidas.
1.4.2. El fisco recibe los datos del informe mensual de facturas emitidas.
Utilizacin de la informacin, est en el anlisis de los formularios y el
cobro del IVA respectivo.
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2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin.
2.1. Recopilacin de la Informacin:
2.1.1. Reunir la informacin necesaria de los documentos almacenados en los
archivos o en los documentos guardados en la computadora.
Recopilacin de la informacin por medio de datos en los archivos fsicos
de la empresa o archivos guardados en la red interna de la empresa.
2.2. Procesamiento de la Informacin:
2.2.1. Elaboracin del documento solicitado.
Creacin del documento ya sea escrita manualmente, en maquina de
escribir o por medio de computadora.
2.3. Distribucin de la Informacin:
2.3.1. Distribuir el documento a las personas indicadas.
La distribucin se puede realizar por medio de mensajero, fax, correo
normal o correo electrnico.
2.4. Utilizacin de la Informacin:
2.4.1. Cada miembro de la organizacin recibe el documento y lo analiza para
tomar decisiones y acciones correspondientes.
Uso de la informacin para la toma de decisiones y de nuevas estrategias y
reduccin de errores.
1. Recopilacin de
Informacin: Reunirfacturas recibidas y
emitidas
2. Procesamiento de la
Informacin: Ingreso de
facturas al formulario oprograma SAT
3. Distribucin de la
Informacin: Envo deformularios por medio
de contadores o e-mails.
4. Utilizacin de la
Informacin: Anlisis de
los formularios y cobrodel IVA
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3. Generacin de informes de inventario.
3.1. Recopilacin de la Informacin:
3.1.1. Revisar productos existentes en mostrador.
3.1.2. Revisar productos existentes en bodega.
3.1.3. Revisar documentacin de productos vendidos.
3.1.4. Revisar gastos e ingresos varios.
Revisin de facturas de ventas realizadas, revisin de informes de
productos existentes en bodega y en mostrador, as como informes de
gastos e ingresos varios.
3.2. Procesamiento de la Informacin:
3.2.1. Ingreso de los datos de productos existentes en mostrador y en bodega.
3.2.2. Ingreso de los datos de productos vendidos.
3.2.3. Ingreso de gastos e ingresos varios.
Ingreso por medio de inventarios en papel, ingresos por medio de hojas
electrnicas o programa de computacin para realizar inventarios.
3.3. Distribucin de la Informacin:
3.3.1. Distribucin de los inventarios a las personas correspondientes, como
mandos altos y medios para toma de decisiones.
Impresin y envo de inventarios por medio de mensajeros, correo propio,
fax o correo electrnico.
3.4. Utilizacin de la Informacin:
3.4.1. Conocimiento de productos existentes en bodega y en mostrador.
3.4.2. Realizar pedidos de productos agotados.
3.4.3. Ver estado de las ventas y ganancias obtenidas.3.4.4. Pagos correspondientes por gastos varios.
1. Recopilacin de la
Informacin: Reunir
informacin en archivos
fisicos o documentos
almacenados en la
computadora.
2. Procesamiento de la
Informacin: Elaboracin
del documento,
manualmente, maquina de
escribir, computadora.
3. Distribucin de la
Informacin: envio del
documento por medio de
mensajero, fax, e-mail.
4. Utilizacin de la
Informacin: uso del
documento para toma de
decisiones y nuevas
estrategias.
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Conocimiento sobre el estado de ventas entre los altos mandos de la
empresa para realizar pedidos correspondientes de productos agotados,
establecer cuales son los grandes o mejores clientes, realizar cambios
especficos para una mejor venta, anlisis del inventario para realizar
mejores ventas con mejores productos.
4. Facturacin para cursos matriculados en lnea.
4.1. Recopilacin de la Informacin.
4.1.1. Reunir los datos del estudiante (nombre, edad, sexo, nmero de cdula
o DPI, carrera de nivel medio).
4.1.2. Reunir datos correspondientes a la carrera.
4.1.3. Reunir datos de los cursos aprobados.
4.1.4. Reunir datos de cursos por asignar.
Reunir todos los datos correspondientes de alumno y la carrera por medio
de archivos fsicos o por medio de la red de la empresa.
4.2. Procesamiento de la Informacin.
4.2.1. Ingreso de la informacin personal del estudiante.
4.2.2. Ingreso de la carrera del estudiante.
4.2.3. Ingreso de cursos asignados.
4.2.4. Creacin de la factura de los cursos asignados.
Ingreso de los datos al sistema, y creacin de la factura.
4.3. Distribucin de la Informacin.
4.3.1. Impresin de la factura.
4.3.2. Envo de factura por medio de correo.
1. Recopilacin: revisin de
productos existentes enmostrador, en bodega y
vendidos, gastos e ingresos
varios. revision de facturas y
documentos.
2. Procesamiento: Ingreso de
datos al inventario, en hojas depapel o hojas electrnicas de la
informacin reunida.
3. Distribucin: envo del
inventario por medio demensajero, correo propio, fax,
e-mail.
4. Utilizacin: conocimiento de
productos existentes, pedidos
de productos agotados, revisinde ganancias, pagos
correspondientes a los
proveedores.
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Entrega de la factura personalmente al alumno, envo de la factura por
medio de correo o correo electrnico.
4.4. Utilizacin de la Informacin.
4.4.1. Uso de la factura para asignacin de cursos.
4.4.2. Uso de la factura para presentarla en los cursos asignados.4.4.3. Tener constancia de los pagos efectuados.
Uso de la factura para constancia de pago y asignacin de cursos.
5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la agencia financiera.
5.1. Recopilacin de la Informacin.
5.1.1. Recopilacin de balances generales del ao actual y el ao anterior.
5.1.2. Informacin complementaria de movimientos de cuentas.
5.1.3. Pagos y cobros realizados por los clientes.
Recopilacin de datos por medio de archivos fsicos o informacin extradapor medio del sistema interno de red.
5.2. Procesamiento de la Informacin.
5.2.1. Elaboracin de la hoja de trabajo del estado de flujo de efectivo.
5.2.2. Elaboracin de documentos sobre cuentas y pagos de los clientes.
Elaboracin del documento por medio de maquina de escribir, o por medio
de una computadora.
5.3. Distribucin de la Informacin.
5.3.1. Impresin de la informacin a los altos mando de la empresa financiera.
5.3.2. Envo de la informacin a los altos mando de la empresa financiera.
1. Recopilacin: reunir
datos del estudiante,carrera, cursos.
2. Procesamiento:
Ingreso de datosreunidos por medio de
la computadora a la
red.
3. Distribucin:
Impresin de factura o
envo por medio de e-mail.
4. Utilizacin: uso de
factura para asignacin
de cursos.
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Envo de la informacin por medio de mensajeros, fax, correos
electrnicos, a los gerentes de la organizacin.
5.4. Utilizacin de la Informacin.
5.4.1. Toma de decisiones sobre la generacin de efectivo del ao en curso.
5.4.2. Toma de decisiones sobre los pagos y cobros atrasados de los clientes. La utilizacin de la informacin para la toma de decisiones de los mandos
altos de la empresa financiera sobre generacin de efectivo y pagos de los
clientes.
1. Recopilacin: reunir
informacin de balances
por ao a travs de archivo
fsico o por medio de la red
interna.
2. Procesamiento:
elaboracin de los
documentos por medio de
la computadora.
3. Distribucin: Envo deldocumento por medio de
mensajero, correo propio,
fax, e-mail.
4. Utilizacin: Toma de
decisiones sobre el flujo de
efectivo, cobros y registro
de clientes.