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Mayo de 2017

www.dnp.gov.co

JUAN PABLO REMOLINA PULIDO

Dirección Vigilancia de las Regalías

EJECUCIÓN DEPROYECTOS DEL FONDODE CIENCIA, TECNOLOGÍAE INNOVACIÓN (FCTEI):Recomendaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y

Evaluación del SGR

Contenido

I. Consideraciones generales.

II. Acciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y

Evaluación (SMSCE).

III. Gestiones adelantadas del DNP.

IV. Propuestas y oportunidades de mejora para la gestión de

recursos del OCAD del FCTeI.

$ 2,2 billones se destinan a financiar proyectos de APSB3079

I. Consideraciones generales

La fecha de corte de la información es 15-Mar-17.

La información presentada corresponde a los 289 proyectos

aprobados por el OCAD del FCTeI durante el período 2012-2016.

Las fuentes de información son los reportes generados por las

entidades ejecutoras y la Secretaría Técnica a través de los aplicativos

del SGR:

SUIFP-SGR.

GESPROY-SGR.

Se recopilaron las principales observaciones y recomendaciones a

partir de las visitas realizadas por el SMSCE entre 2012 y 2016.

$ 2,2 billones se destinan a financiar proyectos de APSB3079

I. Consideraciones generales

Este Informe fue remitido a Colciencias y presentado ante el OCAD

del FCTeI en 2016:Disponible en: https://www.sgr.gov.co/SMSCE/InformestrimestralesSMSCE.aspx

https://www.sgr.gov.co/SMSCE/InformestrimestralesSMSCE.aspx

Contenido







Cifras en millones de pesos.Fuente: DNP – DVR – SMSE. Corte: 31-Dic-16.

El SMSCE ha velado por los recursos del FCTeI:

289 proyectos

monitoreados.

138 proyectos con

alertas:SGR: $1,2 billones

Total: $1,5 billones

6 alertas de ST.

Monitoreo Seguimiento

162 proyectos visitados:SGR: $968 mil millones


139 proyectos con

planes de mejora.

22 proyectos críticos.

61 proyectos con reporte

a organismos de control.

17 proyectos con medida

de suspensión vigente:SGR: $256 mil millones

Total: $305 mil millones

Control

proyectos

aprobadosSGR: $2,4 billones


289

2 proyectos con Procedimiento

Administrativo Preventivo (PAP).

30 proyectos con

Procedimientos Administrativos

Correctivos y Sancionatorios

(PACS).

56%

II. Acciones del SMSCE

100%

21%

El SMSCE mide trimestralmente la gestión de las entidades ejecutoras a través del Índice de

Gestión de Proyectos de Regalías (IGPR):

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE PROYECTOS GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DE PROYECTOS

Cumplimiento frente a las obligaciones legales y acciones de

apoyo.

Rendimiento en la ejecución de los proyectos en términos de

eficiencia y eficacia.

Reporte al SMSCE (9 p.)

Reporte oportuno (3 p.)

Consistencia en el reporte (8 p.)

CUENTAS – SGR

GESPROY – SGR

FUT – SGR

Transpa-

rencia(20%)

Contratación oportuna (6 p.)

Avance físico vs. financiero (8 p.)

Cumplimiento plazo inicial (9 p.)

Cumplimiento programación actual (9 p.)

Cumplimiento presupuesto inicial (8 p.)

Eficiencia(40%)

Cumplimiento en la terminación de los proy. (5 p.)

Cumplimiento en metas de product en proy

terminados (10 p.)

Proyectos terminados y cerrados en GESPROY –

SGR (5 p.)

Eficacia(20%)

Proyectos críticos, procedimientos

administrativos o planes de mejora (20 p.)

Sin medidas

del SMSCE(20%)


Las entidades que solo ejecutan proyectos de CTeI son las mejor calificadas en el

IGPR*: entidades especializadas92,7 92,1 91,0 90,8 89,4

86,9 84,9 83,279,5 79,0 77,7 77,5 77,3

73,1 72,7 71,4 71,1 70,5 69,9 69,2 69,1 68,8 68,7 68,3 67,6 66,8 66,2 64,4 63,7 62,3 61,5

1 1 2 1 1 3 1 49 8 2 4 1 3 6

216 1 5 6

27

220

1

55

3 1 1

24 19

129

1 1 2 1 1 3 1 48 6 1 4 1 3 3 4 4 1 1 6 4 2 2 1 2 1 1 1

8 3 5

-50

0

50

100

150

200

250

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

N°

de

pro

yect

os

Res

ult

ado

IGP

R IV

-20

16

N° de proyectos

N° de proyectos CTeI

Techo alto: 79,94

Promedio Nacional: 69,03

Techo bajo: 58,12


* La medición no incluye al Instituto de Fomento y Desarrollo Económico del Guaviare, por cuanto solo ejecuta 1 proyecto que tiene menos de 6 meses de aprobación.

Fuente: DNP – DVR – SMSE. Corte: 31-Dic-16.

Los ejecutores con gran cantidad de proyectos y no especializadas en CTeI

son los de menores puntajes en el IGPR*:

* La medición no incluye al Instituto de Fomento y Desarrollo Económico del Guaviare, por cuanto solo ejecuta 1 proyecto que tiene menos de 6 meses de aprobación.


61,0 60,4 60,3 60,2 60,1 58,8 58,6 58,5 58,2 57,5 57,5 57,2 55,6 55,6 55,3 54,9 54,8 54,6 54,1 54,0 53,7 53,7 51,8 51,7 51,1 49,9 49,7 49,5 49,4 49,2

38,6

42

106

223

61

6

59

41

162 2

110

17 12

36

71

128

26

45

191

92

110

32

4 1

2233 35

19

6470

3

715

515

5 2

22

4 2 2 3 3 5 19

3 1 2 29

312

3 1 6 210 7 8

152

-50

0

50

100

150

200

250

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

N°

de

pro

yect

os

Res

ult

ado

IGP

R IV

-20

16

N° de proyectos

N° de proyectos CTeI

Techo alto: 79,94

Promedio Nacional: 69,03

Techo bajo: 58,12


El SMSCE ha visitado 162 proyectos aprobados por $1,2 billones:

EN LA PLANEACIÓN:

EN LA EJECUCIÓN:


Metodologías adaptadas al sector CTeI:

Preguntas orientadoras para las visitas de

seguimiento.

Mitigación del riesgo a través de Planes de

Mejora:

85 proyectos (62% de los visitados) por valor de

$1 billón han dado cumplimiento a las acciones

propuestas en los PM.4% (7)

10% (16)

12% (19)

15% (25)

23% (38)

Sin identificación ni caracterización de la poblaciónobjetivo

Actividades y productos que no permiten lograr elobjetivo

Estudios, diseños, licencias o permisos que nopermiten una adecuada ejecución

No contempla actividades que garanticen sostenibilidady continuidad.

Deficiencias en la formulación de indicadores deproducto


* En estado: Contratado sin acta de inicio, Contratado en ejecución, Terminado y Cerrado, los cuales cuentan con 11.520 contratos.

De los 260 proyectos con contratos*:

Contratación directa: 79%.

Licitación pública: 7%.

Concurso de méritos: 2%.

Otras modalidades: 12%

12% (20)

14% (22)

15% (25)

20% (33)

23% (37)

Deficiencias técnicas.

Incumplimiento de trámites presupuestales

Incumplimiento de la normatividad en los procesoscontractuales

Retrasos en la ejecución.

Deficiencias en la supervisión y/o interventoría

Cifras en millones de pesos

*Aquellos que presentan al menos una de las siguientes causales: i) Insuficiencias o deficiencias técnicas graves, ii) falta de sostenibilidad o funcionalidad, y/o iii) suspensiones indefinidas, abandono o retrasos injustificados


A partir de las visitas, se identificaron 22 proyectos críticos* por $360 mil millones:

No

. Pro

yectos

$ 106

$ 37 $ 37$ 33 $ 32

$ 23 $ 22$ 20

$ 17$ 13

$ 11$ 6

$ 3

6

2

1 1 1 11

2 2 2

1 1 1

0

1

2

3

4

5

6

7

$ 0

$ 20

$ 40

$ 60

$ 80

$ 100

$ 120

DPTO DECÓRDOBA

DPTO DE GUAJIRADPTO DE ARAUCA DPTO DEVICHADA

DPTO DECAQUETÁ

DPTO DE CAUCA UNIVERSIDAD DELTOLIMA

UNIVERSIDADNACIONAL

DPTO DE QUINDÍO DPTO DE SUCRE DPTO DE CALDAS DPTO DE TOLIMA DPTO DEAMAZONAS

Mile

s d

e m

illo

nes

VR TOTAL No. PROYECTOS CRÍTICOS


Ubicación: 2012000100148

Valor: $32.917 Millones

Ejecutor: Departamento de Vichada

Beneficiarios: 10.000

Contratista: CONSORCIO CINER VICHADA; T&G COMPANY SAS; CORPORACIÓN CENTRO DE INVESTIGACIONES – CIDYPME;

UNIÓN TEMPORAL DOTACIÓN VICHADA

Beneficios esperados: Formación del capital humano y la investigación aplicada para la generación eléctrica a partir de fuentes no convencionales

solucionando la carencia del servicio eléctrico en la región y formación. D

Falta de funcionalidad y/o sostenibilidad:

Falta de funcionalidad y/o sostenibilidad:

− Ubicación inapropiada de los paneles solares (en zona de circulación de estudiantes ypersonal del Centro).

− Estimación de capacidad energética instalada inferior a la demandada (111 vs. 750 kwt).− Inexistencia de los paneles solares debido a mayores cantidades de obra.− Falencias en la implementación del componente educativo.

Acciones del SMSCE:

− Reporte a órganos de control (22-Sep-15, 29-Oct-15 y 2-Mar-16).− Auditoría Visible.− Priorización visita individual del componente de Seguimiento (24-Mar-17).

Avance Físico Avance Financiero

98,63% 99,35%Fecha de corte: 13/03/2017

Fuente: GESPROY-SGR

Fuente: DNP - DVR – SMSE. Corte: 31-Dic-16.

II. Acciones del SMSCEA partir de las visitas, se identificaron proyectos críticos:

Proyecto “Centro de investigación en energías renovables – CINER, Vichada”

A partir de las visitas de seguimiento también se han identificado proyectos exitosos*:

Cifras en millones de pesos

*Un proyecto existoso se considera aquel que presenta condiciones óptimas de desempeño en todo su ciclo: buena formulación, buena implementación y condiciones de operación y sostenibilidad garantizadas. Estos proyectos fueron visitados durante 2014, 2015 y 2016 por el

componente de seguimiento del SMSCE.


Proyecto: “Desarrollo de soluciones CTeI para el sector salud, Antioquia”

BPIN: 2012000100172

Valor: $42.242 millones

Ejecutor: Corporación Ruta N Medellín

Contratista: UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, UNE-EPM TELECOMUNICACIONES S.A y OtrosBeneficiarios: 6.221.817

Beneficio esperado: Fortalecer y consolidar las capacidades del departamento de Antioquia en herramientas de ciencia, tecnología e innovación en salud, de

cara a la internacionalización, a través del desarrollo empresarial y del talento humano en el sector salud.

Avance Físico Avance Financiero

85% 89%Fecha de corte: 04/04/2017

Fuente: GESPROY-SGR

Aspectos relevantes:

− Su impacto es de importancia debido a la incorporación de la telemedicina, lateleasistencia, el monitoreo remoto de pacientes, las imágenes biomédicas y la

plataforma web a un programa de e-salud como aporte a la innovación en salud

al departamento de Antioquia.

− La vinculación de aliados estratégicos con altos niveles de acreditación como

Universidades públicas y privadas, permiten la obtención de los resultados

esperados..

− Cuenta con un modelo de gestión con seguimiento propio para sus proyectos

basado en actividades previas, durante y posterior a la ejecución de

componentes, TODAS cuantificables y verificables.


Contenido







1

3

4

2

Formulación,

estructuración

y presentación

Verificación

de requisitos,

Ejecución

Puesta en

marcha y

operación

Sistema de Evaluación por Puntajes para CTeI: Acuerdo

032/15 – Anexo 2.

Rendición de cuentas del OCAD sobre aprobación de

proyectos nuevos y ajustes: Acuerdo 033/15.

Aclaraciones sobre trámite de ajustes y liberaciones:

Acuerdo 037/16.

Mejoras en SUIFP-SGR: Módulo Decisión-Sesión.

Diseño de metodología de monitoreo a la ST del OCAD.

Reporte en SUIFP-SGR: Estado único de los proyectos.

2

CICLO DEL

PROYECTO

Apoyo en la actualización de la Guía Sectorial de proyectos

CTeI.

Unificación y optimización de requisitos de presentación de

CTeI con los demás sectores: Acuerdo 038/16.

Elaboración del Índice Departamental de Innovación de

Colombia: IDIC (Publicación: Sep-16).

Viabilidad jurídica al reconocimiento de costos de

estructuración de proyectos: Decreto 173/16.

Viabilidad jurídica a la cesión de propiedad intelectual: Ley

1753/15 (Art. 10).

Política de Desarrollo Productivo: (Documento CONPES 3866

de 2016).

Vehículo para estructuración de proyectos CTeI: Convenio

SGR-050 entre DNP – Colciencias – Findeter – Ruta N.

Reglamentación de Planes y Acuerdos Estratégicos en CTeI

(PAED): Decreto 293/17.

Proyecto Tipo en CTeI con sello DNP: Váuchers para la

innovación

1

Proyectos tipo en CTeI con sello DNP:

Extensionismo Tecnológico.

Estandarización de la oferta institucional de

Colciencias: 8 proyectos tipo.

Estandarización de requisitos documentales:

Proformas automáticas desde SUIFP-SGR.

Índice de formulación de proyectos.

Alertas en MGA y en SUIFP-SGR por tipo de

proyecto.

Banco de formuladores certificados.

Estrategia para apalancamiento de contrapartidas

privadas (innovación).

Benchmarking internacional para oportunidades de

mejora al panel de expertos (Evaluación por

puntajes).

Monitoreo a evaluación por puntajes.

Análisis de naturaleza, competencia y capacidad de

los ejecutores desde la etapa de viabilización.

Índice de Gestión de OCAD.

Estandarización procedimiento Pre-OCAD.

Apoyo a la elaboración del Manual Operativo del

FCTeI.

Acciones realizadas.

Acciones en curso.

Acciones pendientes

viabilización,

priorización y

aprobación

III. Gestiones adelantadas por el DNP¿Qué se ha hecho? ¿Qué falta por hacer?

Fuente: DNP - DVR – GCSGR – DDE. Corte: 31-Mar-17.

Generación de alertas tempranas de ejecución:

651 alertas para los proyectos aprobados con

recursos del FCTeI.

Medición de la gestión de ejecutores: IGPR para

las 62 entidades ejecutoras del FCTeI.

Viabilidad jurídica del mecanismo de pago a

beneficiario final (contratistas): Decreto 1297/16.

Visitas de seguimiento a 162 proyectos en

ejecución: identificación de acciones de mejora.

Medidas de control: 30 proyectos con PACS.

Control social: 3 proyectos con auditorías

visibles.

3

4 Visitas de seguimiento a la operación a 9 proyectos.

Diseño de metodología de evaluación “rápida” de

resultados para proyectos del SGR.

Línea de base de las inversiones del FCTeI y

modelo de evaluación de impacto (Fedesarrollo).

Capacitación en programación de proyectos a

partir de la técnica EVM.

Guía de supervision de proyectos del SGR.

Revisión causales de ajustes.

Manual de Compra Pública Innovadora: DNP –

Colciencias – CCE.

Pliegos y contratos tipo para proyectos CTeI.

Banco de interventores certificados.

Límites a los regímenes excepcionales de

contratación.

Implementación de metodología de evaluación

“rápida” de resultados para proyectos de CTeI: II

semestre de 2017.

Evaluación participativa de la inversión.

Acciones realizadas.

Acciones en curso.

Acciones pendientes

III. Gestiones adelantadas por el DNP

¿Qué se ha hecho? ¿Qué falta por hacer?

1

3

4

2

Formulación,

estructuración

y presentación

Verificación

de requisitos,

Puesta en

marcha y

operaciónCICLO DEL

PROYECTO

viabilización,

priorización y

aprobación

Fuente: DNP - DVR – GCSGR – DDE. Corte: 31-Mar-17.

Ejecución

Contenido







Herramientas: - Índice de Competitividad Departamental (Consejo Privado de Competitividad)

- Datlas Colombia (Universidad de Harvard – Bancoldex).

- Índice Departamental de Innovación de Colombia (DNP).

- Documento CONPES 3866/16: Política de Desarrollo Productivo (DNP).

Articular los ejercicios de planeación regional y los proyectos priorizados en los PAED, con

base en diagnósticos y estudios de línea base que reflejen las necesidades y particularidades

de los territorios.

IV. Propuestas para la gestión de recursos del OCAD del FCTeI

1. Fortalecer la pertinencia en la planeación de las inversiones del FCTeI:

2. Fortalecer la consistencia en la formulación del marco lógico y la definición de la cadena de

valor de la inversión:

Definir el objetivo general, en términos de los resultados esperados del proyecto y la tipología.

Identificar el alcance final, en términos del producto del proyecto, que debe incluir:• Producto final (bien o servicio que resulta de la ejecución de todas las actividades).

• Localización.

• Plazo.

• Población objetivo (beneficiarios directos).

Ejemplos: TIPOLOGÍA ALCANCE

Formación de capital humano Formación de 100 beneficiarios de becas de maestrías nacionales en las áreas de … del

departamento de ...

Apropiación social de la CTeI

Formación de 100 maestros de 5 Instituciones Educativas y conformación de 10 grupos de

investigación con 50 niñas, niñas y jóvenes del departamento de …, mediante la metodología

de Investigación como Estrategia Pedagógica (IEP).

Establecer los indicadores del proyecto de acuerdo con las diferentes mediciones:

• Producto.

• Resultado.

• Impacto.


3. Programar la ejecución con base en los productos o entregables:

Identificar los principales productos o entregables del proyecto:• Parte del producto final (alcance).

• Jerárquicos.

• Medibles.

Ejemplo:

Establecer las actividades que se requieren para cumplir con los entregables.

Definir la ruta crítica: calcular tiempos y plazos para las actividades y definir cuáles de estas generan “triggers

o gatillos” para la ejecución (son prerrequisito para continuar con otras actividades).

• Monitoreables.

• Costeables.

Nivel 1:

Alcance

Nivel 2:

Entregables

Nivel 2:

Paquetes

de trabajo


Generar lineamientos sobre estudios, diseños, equipamiento y recurso humano requerido.

Definir los requisitos para el reconocimiento de Colciencias antes de que se construyan.

Ejemplos: - Creación de Centros de Investigación.

- Creación de Centros de Desarrollo Tecnológico.

- Creación de Parques Científicos, Tecnológicos y de Innovación.

- Creación de Centros de Ciencia.

- Creación de Centros de Innovación.

4. Definir los requerimientos técnicos en proyectos con infraestructura:

5. Definir la sostenibilidad y operación desde la formulación:

Precisar los criterios para evaluar la sostenibilidad de proyectos CTeI durante la aplicación del Sistema de Evaluación por

Puntajes, de modo que se pueda validar la continuidad de los resultados y cómo se generan capacidades en los

territorios.

Garantizar dentro de los proyectos un análisis de lo que estos requieren para su sostenibilidad, en términos de recursos y

personal para el funcionamiento, operación y mantenimiento luego de la terminación del mismo: no basta con una

certificación.


6. Garantizar la suficiencia e idoneidad de los ejecutores y de la entidad que contrata la

interventoría técnica:

Seleccionar entidades idóneas y con suficiente experiencia.

Tener en cuenta la información del IGPR y las alertas del SMSCE para la designación de los ejecutores de los

proyectos.

Generar orientaciones sobre la supervisión e interventoría de los proyectos de CTeI, con base en las nuevas

tipologías y sus ACTI: contratos tipo y cargue de informes en SECOP2.

Revisar por motivos de conveniencia, la selección de contratista a través de la modalidad de contratación

directa con el fin de garantizar el cumplimiento, resultados e impactos obtenidos previstos en las inversiones

del sector CTeI.

Definir el alcance de esta modalidad, y evaluar requisitos y criterios que permitan la transparencia en los

procesos de selección y la idoneidad de los contratistas en la ejecución.

7. Evaluar las causales que justifican la modalidad de contratación directa en CTeI:


GRACIAS

Dirección de Vigilancia de las

Regalías

Tel. (571) 381 5000

Calle 26 No. 13-19

Bogotá, Colombia

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