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MICROSOFT TEAMS
DTIT - Tabasco
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EDUCACIÓN
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
Dirección De Tecnologías De La
Información Y
Telecomunicaciones
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN INFORMÁTICA
CAPACITADOR:
M.C.E. Jesús Noé Vargas Lira
MICROSOFT TEAMS
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. ¿Qué es Microsoft Teams? 2. ¿Cómo accedo a Microsoft Office 365? 3. Microsoft Teams descargar desde un sitio fiable. 4. Cómo funciona Microsoft Teams. 5. Funciones Básicas.
o Búsqueda. o Gestionar configuración del usuario.
6. Comencemos a trabajar.
o Crear un equipo.
7. Tipos de equipo en Microsoft Teams.
o Clase. o Comunidad de aprendizaje profesional. o Personal. o Otro.
8. Iniciando trabajos en mi equipo nuevo. 9. Navegación y uso de Microsoft Teams.
o Canales o Videollamadas (Reuniones).
Glosario.
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1. ¿QUÉ ES MICROSOFT TEAMS?
Microsoft Teams es un hub digital orientado a aunar conversaciones, reuniones, archivos y aplicaciones en un solo lugar. Gracias a que está incorporado en el paquete Office 365 empresas y colegios se benefician de la integración con las conocidas aplicaciones y servicios de Office. Como plataforma ofrece seguridad y cumplimiento de nivel empresarial que es extensible y personalizable para adaptarse a cualquier situación.
Las principales claves de Microsoft Teams son:
Alojar grupos de chat para mantener conversaciones cerradas. Todos los usuarios tienen autenticación de identidad en varios pasos. Todo el contenido, las herramientas, los usuarios y las conversaciones
estarán disponibles en el área de trabajo del equipo. El contenido permanece cifrado en todo momento. Podemos trabajar con archivos editables directamente desde la aplicación. SharePoint, Word, PowerPoint, Excel y OneNote están integrados en
Microsoft Teams. Amplia compatibilidad con los estándares de cumplimiento. Es posible agregar accesos rápido a documentos, sitios web y aplicaciones
que se usen con frecuencia. Podemos obtener conectores a herramientas de terceros como RSS, Trello,
Facebook, Twitter, GitHub y Asana Permite hacer vídeos por Twitch, compartir archivos, acceder al Bloc de
notas, IPages y Powerpoint entre otros.
A nivel educativo nos permitirá la comunicación con otros profesores e incluso con las diferentes autoridades educativas y tener acceso a ellas y los documentos que se realicen en este caso en la SETAB.
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2. ¿CÓMO ACCEDO A MICROSOFT OFFICE 365? Primero para poder acceder a la plataforma de Teams necesitamos tener
una cuenta institucional, la cual se obtiene directamente en el área de Tecnologías de la SETAB, este correo institucional tiene la terminación (@correo.setab.gob.mx),
por lo tanto para poder entrar a nuestro correo primero abrimos nuestro explorador
de internet (Chrome, Firefox, opera y internet Explorer), pondremos www.office.com,
no mandara al portal e línea.
Ya en el portal nos pedirá el usuario y contraseña que se les dio, al ser la primera
vez no pedirá que cambiemos nuestra contraseña, para lo cual necesitaremos
cambiarla según las siguientes especificaciones de seguridad:
La primera letra sea mayúscula.
Que tenga una cantidad de 8 caracteres como mínimo.
Combinar letras y numero.
Usar por lo menos un carácter especial en la contraseña.
o Carácter especial puede ser: punto (.), gato (#), guion bajo (_) o
cualquier otro conocido)
Que su contraseña no contenga ni su nombre ni apellido.
Ejemplo de contraseña:
Jose.mendez12 (Mal)
Educacion_1357sep (Bien)
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3. MICROSOFT TEAMS DESCARGAR DESDE UN SITIO FIABLE
Como la mayoría conocemos Microsoft es una de las compañías más
grandes en el mundo de la informática, y office es una de sus mejores herramientas en este caso, Microsoft office 365, es no solo una herramienta sino una plataforma que podemos tener desde un pc, una tableta e incluso en nuestro celular, sin importar el sistema operativo ya que Microsoft a evolucionado a estar en todos los sistemas operativos.
Sin embargo, si un usuario quiere descargar el Teams desde su celular tendría que realizar los siguientes pasos:
1. acceder primero a la Play Store 2. en búsqueda poner Microsoft Teams. 3. Descargar la aplicación y dejar que se instale. 4. Nos pedirá por única vez nuestro usuario y contraseña 5. Listo a trabajar.
Desde un equipo de cómputo con Windows:
1. Abrir un explorador (Firefox, Chrome o internet Explorer). 2. Poner la siguiente liga: https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-
365/microsoft-teams/group-chat-software#office-DesktopAppDownload-ofoushy
3. Descargar la aplicación. 4. Instalarla 5. Nos pedirá usuario y contraseña por única vez. 6. Listo a trabajar.
Nota: es solo si uno quiere tenerla instala desde nuestros equipos, sino solo con acceder a la pagina de www.office.com uno puede trabajar.
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4. CÓMO FUNCIONA MICROSOFT TEAMS
Inicialmente lo primero que deberemos hacer será registrarnos como
usuario. Por un lado, podemos registrar nuestro centro escolar o empresa y por otro podemos acceder mediante un vínculo que se nos haya facilitado previamente. Sin embargo, en la SETAB se les crea su usuario y contraseña para cada profesor, en la siguiente imagen aparece la pantalla que veremos cuando tenemos instalado el Teams desde nuestro equipo de cómputo, nos pedirá el usuario y contraseña.
A partir de aquí llega el momento de desenvolverse por el propio entorno de
Microsoft Teams y navegar entre los paneles y actividades que podemos desarrollar dentro de los mismos. En esta plataforma existen cuatro tipos de equipos diferentes a utilizar según el objetivo de sus participantes, los cuales se detallarán más adelante.
La Pantalla Principal de Microsoft Teams con la que nos encontraremos
tanto en la pagina web como la aplicación instalada en una computadora.
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5. FUNCIONES BÁSICAS.
En la pantalla de Microsoft Teams existe un menú izquierdo con diversas
opciones. Veamos las principales:
Actividad: Al seleccionar se puede ver mi actividad. Últimos chats,últimas acciones que he hecho, quien me ha comentado algo, conversaciones que se han hecho o llamadas perdidas.
Chat: Al seleccionar esta opción puedes iniciar nuevos chats con elequipo o con algún subconjunto del equipo. Puedes acceder a chats pasados y buscar por palabras clave para encontrar conversaciones que te interesen.
Equipos: Dentro de tu Teams puedes tener diversos equipos a los quepertenezcas, cada uno con sus conversaciones y sus documentos asociados. No todos los miembros de tu Teams tienen que estar en todos los equipos. Cada equipo tiene un fin exclusivo y por tanto unaspersonas. Al seleccionar esta opción podremos ver en que equipos estás, agregarte a equipos de otros si te dan permiso o crearte uno nuevo. El concepto de Equipo es análogo al concepto de grupo en WhatsApp.
Calendario: Funciona de manera análoga a otros calendarios como el deGoogle. Puedes programar citas o reuniones y visualizarlas dentro de un calendario con vistas semanal, diaria o mensual.
: Al hacer clic en Calendario puedes programar una reunión en ese momento haciendo clic en este botón.
Llamadas: Permite hacer llamadas o videollamadas a una persona de la institución que esté conectada a Teams.
Archivos: Aquí podemos ver y acceder a los archivos utilizados dentro del Teams.
Podemos instalar aplicaciones externas desde la tienda que puedes adquirir e integrar dentro de Teams.
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Búsquedas:
Existe un campo de texto central en la barra superior que permite no solo buscar a otros usuarios sino también equipos, e incluso búsquedas múltiples, por ejemplo: buscar a un usuario y abrir un chat.
En la parte superior podemos escribir el nombre del miembro del equipo con el que queramos tener una conversación.
Gestionar la configuración del usuario:
Para poder cambiar las configuraciones de nuestro usuario tendremos que buscar el icono con las letras que nos identifican en la parte superior derecha.
Esto nos permitirá desde cambiar el fondo de nuestra plataforma por uno de los temas prediseñados, la privacidad con lo que otros usuarios nos verán e incluso, los dispositivos que podremos usar en la aplicación.
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6. COMENCEMOS A TRABAJAR Crear un equipo.
Para crear un equipo tenemos que situarnos y dar clic al icono de equipo que tenemos en nuestra pantalla, al estar en equipo según la plataforma que uno use, por ejemplo, desde la aplicación en la parte superior derecha nos aparece el icono que nos dice unirse a un equipo o crear uno.
O desde el portal al acceder buscaremos en la parte izquierda baja, la misma leyenda,
entonces como segundo paso nos aparece una ventana donde escogeremos unas de las siguientes opciones:
Crear un equipo. Unirse a un equipo con un código. unirme a uno de los muchos equipos públicos creados por otros usuarios.
Entonces le damos crear un equipo y nos despliega un menú donde aparecen los diferentes tipos de equipos nuevos que podemos acceder.
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7. TIPOS DE EQUIPO EN MICROSOFT TEAMS. Los administradores inicialmente han de seleccionar un modelo de equipo desde el
que gestionar tanto a los usuarios como el contenido que se va a exponer. Microsoft Teams ofrece un total de cuatro variantes, siendo tres de ellos específicamente orientados hacia el entorno educativo mientras que un cuarto es polivalente con tendencia hacia lo empresarial.
Clase: acceso a foros de debate, grupos, proyectos y material Comunidad de aprendizaje profesional: un grupo específicamente para los
educadores. Personal: administración y desarrollo. Otros: clubs de estudio o cualquier otra naturaleza. Actividades extraescolares.
Clase
En este tipo de grupo tanto profesores como alumnos colaboran en proyectos, tareas de grupo, actividades y corrección de ejercicios. Los propietarios de este tipo de grupos son los propios profesores. Ellos deciden qué participantes tendrán acceso al material y gestionarán al alumnado moderando conversaciones y publicando material. Los alumnos sólo tienen permisos de escritura en áreas concretas.
Las funciones que podemos encontrar dentro de este equipo son:
Bloc de notas de clase Tareas Conversaciones Archivos Llamadas de audio y vídeo Chat (si está habilitado)
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Anclar nuevas pestañas con documentos o sitios como Microsoft Forms
Tenemos aquí por tanto un entorno fuertemente dirigido al ámbito escolar para asignar y revisar los trabajos de los alumnos, así como calificar y publicar tareas.
Comunidad de aprendizaje profesional
Una categoría específica para los profesionales de la enseñanza. Está planteada como un espacio de colaboración entre departamentos académicos o grupos con un objetivo común. Sólo los formadores del equipo u otros formadores forman parte de esta categoría y todos ellos tienen los mismos permisos de lectura y escritura en todos los documentos.
Las funciones que podemos encontrar dentro de este equipo son:
Bloc de notas de OneNote Conversaciones Archivos Reuniones Llamadas de audio y vídeo Chat (si está habilitado) Anclar nuevas pestañas con documentos o sitios
Este equipo puede considerarse un modelo de gestión entre colaboradores en los que realizar comunicados o reuniones virtuales, trabajar en grupos pequeños y en general organizar y compartir contenido.
Docentes.
Supondría una categoría superior a la comunidad de aprendizaje profesional en que coordinadores del personal y otros colaboradores gestionan desde aquí en la administración de tareas. Estos coordinadores serían los propietarios y pueden invitar o expulsar miembros. Los coordinadores de personal controlan la configuración de las publicaciones, aunque sólo tienen permisos de escritura en áreas concretas.
Las funciones que podemos encontrar dentro de este equipo son:
Bloc de notas para docentes Conversaciones Archivos Reuniones Llamadas de audio y vídeo Chat (si está habilitado) Anclar nuevas pestañas con documentos o sitios
Básicamente podemos considerar este equipo como un modelo planificado para supervisar objetivos administrativos y del personal. También desde aquí se realizan anuncios y comparten informes.
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Otro
Planteada como una categoría en que alumnos y trabajadores pueden interactuar respecto a actividades y grupos de interés. Más orientado al ocio e intercambio cultural. Tanto profesorado como alumnado pueden optar a ser propietarios del equipo. Todos los miembros tienen por defecto permisos de lectura y escritura a menos que los propietarios modifiquen la configuración inicial.
Las funciones que podemos encontrar dentro de este equipo son:
Bloc de notas de OneNote Conversaciones Archivos Reuniones Llamadas de audio y vídeo Chat (si está habilitado) Anclar nuevas pestañas con documentos o sitios
A grandes rasgos esta es una modalidad de grupo entendida para colaborar y compartir proyectos comunes. El número de miembros siempre puede variar, aunque comparte todas las características de los anteriores grupos.
8. INICIANDO TRABAJOS EN MI NUEVO EQUIPO. Ya al conocer lo básico de los equipos nos orientaremos a trabajar en nuestro nuevo
equipo, después de elegir uno de los tipo de equipo, nos pedirá la siguiente información:
Pondremos el nombre
con el que conoceremos
a nuestro equipo de
trabajo.
aquí podemos aclarar la
razón de nuestro equipo
o cualquier otra
especificación.
existen solo dos
opciones a escoger en
esta parte la pública y
privada.
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Luego nos pedirá que agreguemos cada uno de los usuarios, claro siempre y cuando tengamos sus correos institucionales a la mano, si no contamos con ello podemos enviarle una invitación esos lo explicaremos más adelante. Ahora al poner todos esto datos nos permitirá estar en nuestro equipo de trabajo,
PANTALLA PRINCIPAL
Cómo se observa en la imagen podemos identificar las partes que componen nuestra ventana principal del equipo creado. 1.- Fichas (Sala de Chat, Publicaciones, Archivos y más) 2.- Nombre del equipo. 3.- Mas opciones (esta se encuentra en los tres puntos que se ven . . .) 4.- Canales. 5.- Pantalla de información. 6.- Barra de conversación.
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FICHAS. Las fichas son las pestañas donde podremos encontrar información que tengamos en cada canal, por ejemplo, en cada canal encontraremos la primera pestaña tendrá el nombre de cada canal.
NOMBRE DEL EQUIPO. Aquí podremos ver el nombre que le asignaremos a nuestro equipo.
MAS OPCIONES.
Aquí podremos administrar desde los usuarios que tengamos, agregar canales, agregar miembros, e incluso limitar las opciones que los miembros puedan acceder o realizar desde el equipo, asi como también crear un código para invitar a otros usuarios a unirse.
PANTALLA DE INFORMACIÓN. Es la pantalla principal que veremos al ingresar a nuestro Teams, donde podremos chatear, enviar archivos o conectarnos a una reunión.
BARRA DE CONVERSACIÓN. Esta barra es muy parecida a la que usamos en Facebook, o WhatsApp, en esta escribiremos nuestros mensajes podremos agregar emojis, gif, videos, mandar archivos, ligas entre muchas otras cosas.
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9. NAVEGACIÓN Y USO DE MICROSOFT TEAMS.
CANALES
Teams está compuesto por canales, que son las conversaciones que se mantienen con los compañeros de equipo. Cada canal está dedicado a algo concreto, ya sea un tema, un departamento o un proyecto.
De forma predeterminada, todos los miembros de un equipo pueden crear canales. Un canal estándar está abierto para todos los miembros y lo que se publique puede ser consultado por los otros. Si necesita un público más pequeño para un proyecto específico, puede crear un canal privado para su equipo. Para obtener más información, vea Teams puede tener canales estándar o privados.
Cuando necesite crear o editar un canal, siga los pasos que se indican a continuación.
Crear un canal estándar
Para crear un canal estándar, inicie en la lista de equipos. Busque el nombre de un
equipo y haga clic en Más opciones > Agregar canal. También puede hacer clic en Administrar equipo y agregar un canal en la pestaña Canales.
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Puede crear hasta 200 canales durante la vida de un equipo. Este número incluye los canales que se crean y se eliminan posteriormente.
¿Cuál es la diferencia entre un canal estándar y un canal privado en Teams?
Un canal estándar es accesible a todos los miembros del equipo, en cambio un canal privado es accesible sólo para un grupo específico de contactos del equipo.
Veamos un escenario: Dentro de un equipo queremos publicar y trabajar datos económicos o sensibles de la compañía el cual debe estar expuesto sólo a un grupo reducido de personas.
Crear un canal privado
Si desea tener un entorno prioritario para analizar información confidencial como presupuestos, recursos, posicionamiento estratégico, etc., cree un canal privado para su equipo. Solo los propietarios o miembros del canal privado pueden acceder a él. Para entender quién puede ver lo que hay en un canal privado, consulte Canales privados en Teams.
Puede crear hasta 30 canales privados durante la vida de un equipo.
Nota: El administrador puede cambiar este permiso y limitar la creación de canales privados a determinados roles.
Para crear un canal privado para un equipo:
1. Vaya al equipo en el que desea crear el canal privado y elija Más opciones > Agregar canal.
2. Escriba un nombre y una descripción para el canal. 3. En Privacidad, seleccione la flecha abajo situada a la derecha y después,
seleccione Privado: accesible solo para un grupo específico de personas en el equipo.
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4. Seleccione Agregar. Esto agrega un canal privado al equipo.
Agregar miembros a un canal privado
Como propietario de un canal privado, puede agregar o quitar miembros y editar la configuración del canal. Cada persona que agregue debe ser primero un miembro del equipo.
Para agregar miembros de su equipo a un canal privado:
1. Junto al nombre del canal privado, seleccione Más opciones > Agregar miembros
2. Use las pestañas Miembros y Configuración para agregar o quitar miembros y
asignar roles. Su canal privado puede tener varios propietarios y hasta 250 miembros.
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3. Cuando haya terminado, seleccione Listo. Los miembros ahora pueden publicar mensajes en el canal privado.
Administrar la creación de canales privados
Como propietario de un equipo, puede activar o desactivar la capacidad de los miembros para crear canales. Para ver y cambiar esta opción, vaya a la pestaña Configuración del equipo.
Editar, eliminar, ocultar o abandonar un canal
Seleccione Más opciones junto al nombre del canal. Después, use el menú para editar, eliminar, ocultar o abandonar el canal como desee.
Nota: Los propietarios de equipos deciden qué miembros del equipo pueden eliminar canales.
Tenga en cuenta que, una vez que elimine un canal, también perderá todo el historial de conversaciones. Sin embargo, las secciones de OneNote que estén asociadas a ese canal seguirán apareciendo en el sitio de SharePoint de su equipo.
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10. Videollamadas (Reuniones)
Programar una reunión en Teams
Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange. En otras palabras, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa.
Todas las reuniones programadas en Teams se convierten automáticamente en una reunión en línea.
Programar una reunión
Hay varias formas de programar una reunión en Teams:
Seleccione Programar una reunión en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat.
Vaya a Calendario en la parte izquierda de la aplicación y seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.
Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se abrirá un formulario de programación.
En el formulario Programación se proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los detalles de la reunión. Use el Asistente para programación para encontrar una hora adecuada para todos.
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Cuando haya terminado de rellenar los detalles, seleccione Guardar. Se cerrará el formulario de programación y se enviará una invitación a las bandejas de entrada de Outlook de todos.
Invitar a personas ajenas a la organización
Teams le permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.
1. Vaya donde aparece Agregue los asistentes necesarios. Si alguien es un asistente opcional, seleccione Opcional en su lugar.
2. Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona (ej.: [email protected]).
3. Seleccione Invitar. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.
Convertirla en una reunión de canal
1. Seleccione Nueva reunión. 2. Escriba el nombre de uno o más canales donde se indica Agregar un canal (en los
campos de fecha y hora).
Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con los canales actualizados.
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Nota: Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal.
Una vez que haya agregado a las personas que quiera, seleccione Asistente para programación para encontrar la mejor hora.
Si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a No se repite (justo debajo de la fecha). Elija la frecuencia con la que quiere que se produzca en las opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear su propia frecuencia.
Cambiar la vista del calendario
De forma predeterminada, se le mostrará la semana laboral y se puede cambiar desde el menú desplegable situado en la parte superior derecha del calendario. Estas son las opciones de vista actuales:
Día ofrece una vista de agenda centrada en un día a la vez. Semana laboral muestra de lunes a viernes. Semana muestra la semana completa.
En la esquina superior izquierda encontrará el mes y el año. Seleccione el mes para cambiar la vista del calendario a cualquier fecha (anterior o posterior). Seleccione las flechas junto al mes para desplazarse por días o por semanas en función de la vista del calendario.
Seleccione Hoy para volver a la fecha actual.
Nota: El calendario muestra todo lo que se programó en Teams, Exchange u Outlook.
Haga clic derecho para ver más opciones
Haga clic con el botón derecho en un evento de su calendario para RSVP, quitarlo si está cancelado o abrir la invitación para ver los detalles de la reunión. Si el evento es una reunión de Teams, también verá opciones para Unirse en línea y Chatear con participantes.
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En las reuniones de Teams se mostrará un botón en un evento en el calendario para unirse cinco minutos antes de que comience la reunión. Cuando alguien se una a la reunión, el evento cambiará de color para hacerle saber que está conectada.
Seleccione Unirse para abrir la ventana de configuración de la reunión y confirmar la opción de cámara y micrófono que prefiera usar antes de unirse a la reunión en línea.
Nota: Si tiene reuniones superpuestas en su calendario, el botón para unirse no estará disponible. Sin embargo, también puede hacer clic con el botón derecho en el evento y seleccionar Unirse en línea.
Unirse a una reunión de Teams desde la aplicación
1. En la invitación a la reunión de Teams, seleccione Unirse. 2. Aquí tiene dos opciones:
o Unirse a la reunión de Microsoft Teams: Escriba la reunión de la invitación a la reunión de Teams.
o Número y el identificador de conferencia de acceso telefónico: Use estos si necesita llamar a la reunión.
3. Elija la configuración de audio y de vídeo que prefiera. 4. Seleccione Unirse ahora.
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Unirse a la reunión de Teams en la Web
5. ¿No tiene la aplicación Teams? Aun así puede unirse a la reunión de Teams. 6. En la invitación por correo electrónico, seleccione Unirse a la reunión de
Microsoft Teams. 7. También puede usar un número de acceso telefónico y un identificador de
conferencia desde el correo electrónico para llamar. 8. Aquí tiene dos opciones: 9. Descargar la aplicación de Windows: Descargue la aplicación Teams. 10. Unirse desde la Web en su lugar: Unirse a la reunión de Teams en la Web. 11. Si selecciona unirse a través de la Web, escriba su nombre y seleccione unirse
ahora. 12. Si tiene una cuenta de Teams, seleccione iniciar sesión para ver el chat de
reuniones y mucho más. 13. Elija la configuración de audio y de vídeo que prefiera. 14. En función de la configuración de la reunión, irá a una sala de espera en la que los
asistentes pueden admitirlo.
GLOSARIO Hubs digitales :
Son unidades - generalmente de innovación - que crean impacto competitivo mediante la creación interna de tecnologías y su combinación con otras externas. ... De hecho un Hub es un "conector" entre redes. Chats:
Son conversaciones que se llevan a cabo al instante gracias al uso de un software conectado a una red de Internet y se diferencian por ser chats públicos, grupos de conversación en los cuales puede participar cualquier persona o, chats privados, que solo pueden participar usuarios autorizados.