Presentacin de PowerPoint

Gestin de Costes de la Fbrica para el Desarrollo de ServiciosPresentacin del ModeloGSDC01.04.2013NAreaCompany name

010203IndiceContexto de la Gestin de CostesModelo de Gestin de Costes (PdS y Proyectos de Desarrollo)Glosario

NService DevelopmentGSDCContexto de la Gestin de Costes01Las BU, a travs del PDM, requieren anualmente una conjunto de servicios (PdS) para completar su portfolio, cuyo desarrollo y gestin delegan en otros equipos:reas de la Fbrica (IT, DSS y Network), que implementan los serviciosResto de reas no Factory, como legal o comprasLos equipos involucrados en el desarrollo deben proponer los costes, que son revisados y aprobados por las BU (proveen fondos) y por el Controller de EmpresaObtener una visin global, centralizada y actualizada de los costes del PdS, que tenga en cuenta posibles sinergias entre servicios, fases, reas y BUsMejorar la justificacin y priorizacin de los desarrollos de serviciosGarantizar la coherencia de los presupuestos desde la elaboracin del PdS, centralizando el control de las modificaciones en el presupuesto de las reas para cada servicioElaborar (BC) y ejecutar presupuestos de los servicios (planificar, organizar y validar esfuerzos y compras), segn descripcin de servicio y requisitos de BURecoger, seguir y reportar los costes de proyecto (previstos y reales), sus desviaciones e issues, lo que puede ser utilizado como entrada para la toma de decisiones de inversin o de acciones correctivasEs necesario normalizar la Gestin de Costes del Desarrollo de Servicios?Para qu??La carencia de partidas de costes definidas y acordadas, y por tanto de datos fidedignos sobre costes desde la elaboracin del PdS, conllevan:Dificultad para asegurar que se seleccionan los servicios de mayor retornoNo se reparte el coste de servicios compartidos por BUsDificultad para conocer si la inversin, y ms adelante la operacin, se ajusta a lo presupuestado y, as, poder actuar en consecuencia

Situacin inicialComplicaciones inicialesLa Direccin de Desarrollo de Servicios consider clave contar con un conocimiento detallado e integral del coste de desarrollo y operacin de servicios, desde el PdS, as como de su seguimiento durante el proyectoNService DevelopmentGSDC3Modelo de Gestin de Costes02Modelo de Gestin de Costes del PdSObjetivoProcesos y RecursosSe basa en el Proceso de Elaboracin, Aseguramiento y Seguimiento del PdSUtiliza la herramienta Escenario de Costes del PdS, para registras costes estimados e incurridos, detectar y cuantificar impactos de riesgos, desviaciones o cancelaciones/replanificaciones

Se basa en el Proceso de Elaboracin del BC Alto nivel, Elaboracin del BC detallado y Seguimiento Econmico del proyectoSe apoya en un proceso de seguimiento de costes y en herramientas de Business Case y de Control de Costes de Proyectos12Mantener una visin actualizada desglosada del presupuesto y su ejecucinRecogida y reporting centralizado de costes de proyectos planificados e incurridosControl de costes de DSSOrganizacin y ResponsabilidadesEl Controller de Factory elabora el Escenario de Costes del PdS, lo sigue y actualiza con informacin de costes planificados y reales de proyectos, eventos del PdS y ejecucin presupuestaria de las reas

El JP recoge los costes previstos por proyecto, los reales, los riesgos, issues y correctivos para BUs y Controller de FactoryLas reas son los responsables ltimos de la ejecucin de costes conforme al presupuesto disponible para el proyecto

3 escenarios analizados con diferentes combinaciones de responsabilidad de JP y reasSe ha desarrollado (e implantado parcialmente) un modelo de Gestin (recopilacin, seguimiento y reporting) de Costes del PdS y los ProyectosModelo de Gestin de Costes de los ProyectosNService DevelopmentGSDC4Modelo de Gestin de Costes02Centralizar la captura, seguimiento y reporting de los costes de desarrollo de servicios del PdS, dando soporte al control de cambios del PdS realizada por DSS (resolucin de problemas presupuestarios, repriorizaciones, cancelaciones y control de riesgos, falta de coordinacin presupuestaria entre las reas). Coordinar presupuestos de desarrollo de la FactoryObjetivoGestin de Costes del PdS1Seguimiento del PdSSeguimiento econmico del PdSAjuste Presupuestariodel PdSAseguramiento del PdSElaboracin del PdSPdS v0 (costes revisados)Modificar el presupuesto del PdS como consecuencia de ajustes presupuestariosActualizar costes previstos y reales del PdS segn ejecucin presupuestariaModificar presupuesto del PdS por ajustes presupuestarios y cancelaciones o replanificaciones de los serviciosGenerar y consolidar PdS preliminar, tras integrar la informacin de las reasElaborar y validar Escenario de Costes preliminarPdS v0 (costes aprobados)Mensual/Funcin de longitud del proyectoController de Factory: Capturar los costes previstos por las reas de la Factory para los servicios del PdS, consolidarlos en un Escenario de Costes del PdS y revisar su coherencia y homogeneidad. Seguirlo y actualizarlo ante cualquier modificacin en desarrollos y costesRecoger la informacin de costes de proyecto (estimaciones de BC y costes reales incurridos), proporcionada por los JPRecoger mensualmente la ejecucin presupuestaria acumulada de esas reasController del rea: Consolidar y mantener el presupuesto del rea y la ejecucin presupuestaria (entregar ambos al Controller de Factory)Gestor de Clientes del rea (Manager): Analizar y validar reasignaciones presupuestarias propuestasPMO: Notificar a DSS y PDM las eficiencias /ahorros ocurridos y las propuestas para su reaprovechamientoProcesoToolsHerramienta de recogida y reporting de costes de las reas de la Factory para el Desarrollo de todos los servicios incluidos en el PdS:Costes estimados durante la Elaboracin del PdS, as como sus modificaciones, replanificaciones y cancelaciones durante el Aseguramiento y Seguimiento del PdS. Incluye varios niveles de desglose (Fases, reas, BUs, MUs, Entidades Legales) y considerando sinergias/canibalizaciones Costes estimados en los BC (alto nivel y detallado) para cada fase del servicio, as como los reales incurridos, proporcionados por JP a travs de la herramienta de Control de Costes de Proyecto. Esta informacin puede ser contrastada con la ejecucin presupuestaria de las reas Funciones claveLa Gestin de Costes del PdS se inicia en la Elaboracin del PdS, y se contina ejecutando en Aseguramiento y Seguimiento, para prevenir e identificar cualquier inconsistencia, potencial desviacin o ya incurrida NService DevelopmentGSDC5ToolsModelo de Gestin de Costes02Cdigo de identificacin del servicio de forma unvoca en el PdSNombre y breve descripcin Fechas estimadas para su desarrolloFamilia a la que pertenecePrioridad preliminarImputacin (%) de costes de cada servicio por:Unidades de NegocioUnidad de MarketingEntidad LegalCostes de las reas de la Factory para el desarrollo de los servicios:Estimados en la Elaboracin del PdS, (y ajustados en el Aseguramiento)Estos costes son indirectos y se clasifican en:CapEx: (HW, SW, Servicios) OpEx: Servicios

Inputs durante la Elaboracin y Aseguramiento del PdSVisin de los costes totales detallados por:rea operativa (y subarea)Unidad de NegocioUnidad de Marketing Entidad Legal En cualquiera de las visiones y sus cruces, se pueden obtener costes especficos clasificados por:Servicio/familia/prioridadTipologa de costeInputs durante el Seguimiento del PdS En cualquiera de las visiones y sus cruces, se pueden obtener costes especficos clasificados por:Fase/estatus/avanceDesviaciones entre presupuesto inicial vs. modificaciones posterioresServicios nuevos o cambiados de alcanceAmpliacin/reduccin del presupuesto de los servicios Desviaciones de presupuesto asignado en BC vs. costes reales incurridosPresupuesto disponible: Del servicio, para asignar al resto de las fases Bolsa total, formada por presupuesto de servicios finalizados/ cancelados/ descartados Desglose de cada servicio en sus fases de desarrolloEstatus de cada uno de los servicios: Activado/Cancelado/Descartado/Cambio de alcance/Servicio nuevo Avance de cada servicio y sus fases:Pendiente/Iniciado/Terminado/STOPCostes de las reas de la Factory para el desarrollo de cada fase Modificaciones o ajustes presupuestarios (durante el Seguimiento)Estimados en los BC (de alto nivel y detallado)Reales incurridosEstos costes son indirectos y se clasifican en:CapEx: HW, SW, ServiciosOpEx: Servicios

Mediante la herramienta de Control de Costes del ProyectoLa herramienta de Gestin de Costes del PdS se alimenta de costes estimados por las reas de la Fbrica para desarrollar los servicios, desde la Elaboracin del PdS inicial hasta los BC, y de costes reales incurridosDescripcin de la Herramienta de Gestin de Costes del PdS1Herramienta de recogida de costes de desarrollo de la Factory para los servicios/fases del PdSNService DevelopmentGSDC6ObjetivoProcesoToolsFunciones claveModelo de Gestin de Costes02Recopilar, registrar y reportar los costes de desarrollo en cada proyecto (costes estimados en BC y reales incurridos) y centralizar la informacin econmica para su seguimiento por las BUSeguimiento y control de costes de desarrollo de DSSJefe de Proyecto Recopilar costes, previstos y ejecutados (al finalizar las tareas) de la Factory para el proyecto, y los riesgos y remitirlos al Controller de FactoryEs notificado de cualquier riesgo, issue y correctivo sobre costes y lo escala de forma centralizada a la BUProporcionar al Controller de Factory los informes de Control de Costes del Proyecto, para actualizacin y seguimiento del PdSGestor de Clientes del rea: Interlocutor responsable de comunicar y asegurar el presupuesto del rea para el proyecto, as como notificar riesgos, desviacin o issues al JP, y tomar y comunicarle las acciones correctivasController de rea: Asegurar reserva de CapEx y OpEx en las fechas y cuantas estimadas para el proyectoResponsable Tcnico del rea: Estimar costes para el Gestor de Clientes y ejecutar el trabajo tcnico conforme al presupuesto asignadoBusiness Case, tanto de alto nivel como detallado, para cada una de las fases que formen parte del servicio: con estimacin de costes de Desarrollo y Operacin, estimacin de demanda, descripcin general del proyecto y resumen financieroHerramienta de Control de Costes del Proyecto: costes de las reas de la Factory estimados para el Desarrollo y Operacin de cada fase del servicio en los BC de alto nivel y detallado, as como costes reales incurridos en el Desarrollo de la fase, hasta el lanzamiento y entregaElaboracin BC detalladoSeguimiento econmico del proyectoBC detalladoElaboracin BC alto nivelBC alto nivelElaborar un BC (alineado con PdS) como primer acercamiento a los costes y demanda del proyectoObtener un BC con una estimacin de costes y demanda realista y ajustada que sea la base para el seguimiento de los costes incurridos futurosActualizar la informacin econmica de costes de cada tarea terminada de las reas, identificando desviaciones frente a presupuesto (BC), as como riesgos e issues, y escalarlos junto con las acciones correctivasEl Modelo de Gestin de Costes de los Proyectos permite conocer los costes detallados (estimados y reales) de los desarrollos a medida que avanzan, para escalar issues y riesgos, as como las acciones correctivasGestin de Costes de los Proyectos de Desarrollo2Funcin de longitud del proyectoNService DevelopmentGSDC7Modelo de Gestin de Costes02Costes de las reas de la Factory (y subareas) y el resto de reas para cada servicio (5aos)Estimados para desarrollo de cada fase del servicio (costes indirectos)CapEx: HW, SW, Servicios OpEx: Servicios Estimados para la operacin de cada fase del servicio: costes inducidos y protegidos, e incurridos (directos/indirectos),que se agrupan en:CapEx: HW, SW OpEx: HW, SW, Servicios Estimacin de demanda e ingresos (directos, inducidos o protegidos) por fase (5 aos)Informacin general del proyecto, segn documento de concepto y alcanceDescripcin del servicio/fase y descripcin del mercado objetivoRiesgos y presunciones iniciales

Business Case de alto nivel (+/- 20% precisin) y detallado (estimacin ajustada)Inputs durante la Elaboracin de los BC Resumen financiero del proyecto (5aos): escenario de inversiones/amortizaciones y gastos operativos, para valoracin de la rentabilidad estimada del proyecto y justificacin, teniendo en cuenta el mercado objetivo y riesgos estimados asociados a su desarrollo y operacinCuenta de PyG y clculo de flujos de caja estimadosVAN, TIR, Pay-BackInputs tras la Entrega/DeliveryHerramienta gestionada por los JP (y proporcionado al Controller de Factory, para seguimiento y actualizacin de los costes del PdS), incluyendo:Costes de las reas de la Fbrica (y subareas) para cada servicio/faseEstimados para su desarrollo y operacin en los BC de alto nivel y detallado (5aos)Reales incurridos para su desarrollo, hasta lanzamiento y entrega (ao 0)Riesgos identificados por las reas, relativos a los costes de desarrollo y operacin Costes reales incurridos de las reas de la Factory (y subareas) para el desarrollo de cada fase del servicio (ao 0)CapEx: HW, SW, Servicios OpEx: Servicios Riesgos reales identificados por las reas de la Factory a medida que avanza el desarrollo del proyecto

Actualizacin y Seguimiento del Escenario de Costes del PdSHerramienta de Control de Costes del Proyecto (Seguimiento econmico del proyecto)Para la Gestin de Costes de Proyectos se elaboran BC para conocer costes y rentabilidad estimada de los servicios/fases a desarrollar, y se controlan estas estimaciones junto con los costes reales incurridosDescripcin de la Herramienta de Gestin de Costes del Proyecto2ToolsNService DevelopmentGSDC8Glosario03GlosarioJP: Jefe de Proyecto, jefe del proyecto del desarrollo del servicioPDM: Product Development Manager (Gestor de Producto)MOP: Margen OperativoBU: Business Unit, Unidad de NegocioFactory o Fbrica: Conjunto de las reas IT, Network y DSSDSS: Desarrollo de ServiciosGIDSS: Gestin de la Integracin del Desarrollo de ServiciosInforme de ejecucin presupuestaria: Informe con las partidas de CapEx (coste presupuestado, costes aprobados por comits, costes incluidos en pedidos, entradas de mercancas de proveedores) y OpEx aprobado y consumido. Desglosado por servicios.

NService DevelopmentGSDC

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