La guía para crear eventos digitales exitosos

J u l i o / 2 0 2 0

E-Book:

La situación actual ha llevado a muchos negocios a cambiar su forma de hacer las cosas. Empresas y personas que se han dedicado desde hace años a realizar eventos, fiestas, conciertos etc., han tenido que buscar la forma de llevar todo su mundo offline al online.

De este tipo de eventos se desprenden gran cantidad de contenidos de valor que la marca podrá usar posteriormente para aumentar su tráfico al sitio web, las interacciones en redes sociales, creación de descargables para aumentar sus leads y su reconocimiento de marca.

En este e-book encontrarás los aspectos y pasos que debes tener en cuenta para llevar a cabo un evento virtual exitoso. ¡Comencemos!

Índice

Los tipos de contenido más apetecidos desde que inició la pandemia, a nivel global son:

• Películas• Videos chistosos y memes• Video tutoriales• Repeticiones de los programas clásicos de la televisión • Live-streams

Últimas actualizaciones en cifras sobre el uso de internet en época de Coronavirus Según el último reporte de Hootsuite y We are social, desde que inició la crisis mundial por el COVID-19 el uso del computador portátil aumentó en un 45%, el computador de escritorio un 32% y del celular un 76%.

El tiempo que pasamos en internet, a nivel global, es de 6 horas y 39 minutos al día y el número total de usuarios es de 4.57 billones de personas.

Adicionalmente, se ve un incremento en las actividades que se realizaban normalmente en internet. Por ejemplo, el 57% de los usuarios en internet pasa más tiempo mirando programas y películas a través de sus dispositivos móviles; el 47% pasa más tiempo en las redes sociales y un 14% escucha más podcast.

Fuente: https://hootsuite.com/es/pages/digital-2020

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Ahórrate los tiempos de desplazamientos, y los gastos también Las charlas virtuales pueden ser mucho más interactivas e inmersivas Los eventos presenciales requieren gran cantidad de recursos financieros y humanos. Los eventos online pueden costar a mitad y ni el equipo ni los asistentes tienen que salir de sus casas u oficinas La cantidad de asistentes que puedes tener es mucho mayor

Beneficios de cambiar tu evento presencial a digital

La planeación y ejecución de un evento virtual es mucho más corta. Los invitados pueden asistir desde cualquier dispositivo móvil. Todo lo hablado durante el evento, se convierte después en una fuente interminable de contenido de valor para todos tus canales digitales.

El control de asistentes es mucho más preciso en cuanto a la información personal y laboral de cada uno. Es más sencillo tener dentro de tu evento speakers internacionales.

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Objetivos claros1.¿Qué debes tener en cuenta para crear un evento digital exitoso?

No podemos empezar a planear un evento, ya sea grande o pequeño, sin antes definir los objetivos. ¿Qué quieres lograr? ¿A qué público le quieres llegar? ¿Qué acciones quieres que los asistentes hagan durante o después de tu evento?

Aumentar la interacción con tu comunidad, ampliar tu lista de suscriptores, conseguir que los participantes adquieran tu producto o servicio; o ampliar tu red de contactos profesionales y de networking, son algunos ejemplos.

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Tipos de eventos online2.Antes de escoger la plataforma, primero debes saber qué tipo de evento online harás. Los tipos de eventos online más comunes son:• Reuniones virtuales: ideales para temas internos de tu empresa o para conectarte de

manera efectiva con tu equipo de trabajo• Webinars: son adecuados para conferencias online de contenido formativo. Da la

posibilidad de interactuar con la audiencia como valor agregado. Cuenta también con la posibilidad de grabarse y emitirse en otro momento.

• Conferencias: transmisión en vivo, con herramientas de encuesta, evaluación y certificación para promover el aprendizaje.

• Eventos Híbridos: evento físico y transmitido en una plataforma determinada.

• Ferias virtuales: crea un recorrido virtual en el que los asistentes podrán sentirse como en un evento de lanzamiento. Podrás poder demos de tus productos, asistentes virtuales que respondan las preguntas de los invitados, descripciones de cada producto que muestres e incluso puedes incluir publicidad de tus partners.

• Educación: crea experiencias únicas para los estudiantes a través de plataformas de educación virtuales para pregrados, postgrados, diplomados, etc.

• Lanzamiento de productos: invita a tu audiencia a conectarse con tu marca para conocer los últimos lanzamientos e interactuar al respecto. Es una gran forma de obtener feedback inmediato.

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Escoge la plataforma: 3.Ya que tienes claro el objetivo, puedes seguir con la plataforma. Actualmente las opciones son muchas, por eso primero debes saber qué quieres lograr y la cantidad de invitados, para así escoger la herramienta adecuada. Para esto, tenemos algunas opciones muy útiles que puedes revisar y así elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Plataforma intuitiva y fácil de usar. Puedes transmitir reuniones, conferencias y seminarios web con video, audio y mensajería instantánea. Además, su versión premium te da la posibilidad de tener hasta 1.000 participantes y 10.000 espectadores con herramientas interactivas como también video y audio en HD.

Esta sin duda es una de las plataformas de la familia Microsoft más completas, pues integra chats grupales y llamadas de audio y video de alta calidad. Organiza videollamadas, reuniones de equipo y conferencias web de manera sencilla.

Te permite tener hasta 6 expositores en vivo, compartir pantalla, y difundir el streaming por medio de Facebook, Periscope, YouTube y LinkedIn para tener mayor alcance. Además, podrás responder los comentarios y preguntas de tu público en vivo.

Podrás hacer videoconferencias y congresos online. Te permitirá conectar con tu audiencia de una forma sencilla y generar conversaciones valiosas. Adicionalmente, cuenta con funciones para preguntas y respuestas.

Puedes crear videos en tiempo real, tanto para pequeños negocios como para grandes empresas. Puedes usar esta herramienta para realizar demostraciones de productos, reuniones, seminarios, cursos online, capacitaciones o cualquier evento que necesites.

Esta es una de las más usadas, ofrece la posibilidad de tener hasta 5.000 asistentes y hasta 6 presentadores remotamente. No es gratuita.

Es una de las herramientas más completas para llevar a cabo video conferencias y congresos online. Cuenta con planes que puedes ajustar según tus necesidades (hasta 5.000 asistentes). Tiene además funcionalidades como chat en vivo, encuestas, sondeos e incluso compartir estadísticas de tu seminario.

No es gratuita, pero sin duda vale la pena. Ofrece muchas posibilidades para cualquier tipo de necesidades, esta opción es ideal si tu plan es realizar webinars con frecuencia.

Zoom:

Teams:

StreamYard:

CrowdCast:

LiveStorm: Webinar Jam:

ClickMeeting: GoToWebinar:

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Dale a tu evento un nombre que impacte: 4.Todos los días nos llega información a través de las redes sociales y/o correo electrónico sobre diversos eventos online y el nombre es la clave para que el usuario decida si le interesa o no. ¿Cómo te vas a diferenciar del resto?Para encontrar el nombre perfecto para tu evento debes recordar los valores de tú marca, esos que quieres resaltar y comunicar. Cuando los tengas claros, únelos con los objetivos que te planteaste en el paso uno y crea un nombre simple, atractivo, fácil de recordar y que sea acorde a la temática de tu evento.

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5.Sé lo más visual posible:

Haz el ejercicio de entrar a tus redes sociales o a las de tu empresa; seguramente vas a encontrar un montón de conversatorios, charlas, webinars, lives, etc., y al analizarlos te darás cuenta de que la mayoría están enfocados en transmitir conocimientos y dar a conocer su experiencia por medios digitales. Una vez más la pregunta es ¿Cómo te vas a diferenciar? Lo simple, en medio de tanta información, inevitablemente llama la atención. Sé claro y conciso con la información que vas a comunicar y enfoca esfuerzos en desarrollar lo visual y estético.

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6.Una vez tienes eso listo, elige las estrategias y actividades que usarás para atraer la atención de tu público. Algunos buenos ejemplos pueden ser:- Crea expectativa: días antes de tu evento crea algunas publicaciones que

generen expectativa mediante mensajes cortos y simples, donde des un abre bocas sobre tu evento. O puedes usar una cuenta regresiva, es otra herramienta que funciona muy bien para crear la sensación de expectativa.

- Desarrolla una Landing Page o formulario exclusivo para el evento: aquí debe ir la información relevante de tu evento. ¿De qué trata?, beneficios o incentivos por participar en el evento, ponentes, invitados, fecha y hora. Plasma allí solo lo necesario, la idea no es cansar al público con cantidades de información. expectativa.

- No descartes la posibilidad de invertir algo de tu presupuesto en pauta: esta opción te permitirá tener un mayor alcance y aumentar la cantidad de inscritos a tu evento. Y nunca olvides realizar una segmentación adecuada.

Define la estrategia de comunicación:10

7.8.

Es de vital importancia que el proceso de registro sea simple y para nada tedioso. Un registro complejo puede afectar el interés de una persona para asistir al evento. Usa los datos más relevantes como nombre, apellidos, correo electrónico, un numero de contacto y la empresa a la que pertenece en caso de que se requiera.

Crea un registro cómodo y seguro:

Define los recursos y el talento humano:Para esto debes tener claros los costos de dichos recursos y asignar debidamente las funciones que se requieren dentro la logística y sus respectivos responsables. Dentro de los recursos se deben contemplar materiales tecnológicos y económicos, entre otros. Y en cuanto al talento humano deben definirse roles y tiempos estimados para llevar a cabo cada actividad.

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Complementos a la experiencia:9.Por más que tu evento digital este completo a nivel de información y

herramientas tecnológicas, dale un plus adicionando un complemento experiencial, esto sin duda hará más dinámico el proceso del asistente

durante el desarrollo del evento web. Pero ¿A qué nos referimos por complemento experiencial?

Puedes usar un recurso gastronómico, una herramienta de interacción para que haga match con tu charla o bien puede ser un obsequio acorde al

tipo de asistente que tengas en tu evento. Veámoslo más al detalle:

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• Gastronomía y Experiencias:Te dejamos algunos ejemplos:

Durante este periodo de aislamiento social, muchos restaurantes, que por obvias razones no pueden abrir sus puertas al público, han venido diseñando una serie de experiencias gastronómicas que pueden ser llevadas hasta la puerta de tu casa, ¡usa esto a tu favor!

Investiga cuáles son los restaurantes mejor rankeados en tu ciudad y revísalos uno a uno, seguramente alguno de estos cuenta con boxes de comida lista para consumir o para preparar en casa; incluso desarrollan también clases virtuales de las cuales el comensal puede hacer parte para preparar una exquisita receta sin salir de su casa.

¿Ahora, cómo puedes sacar una ventaja de esto para tu evento? Si tu número de asistentes no es muy alto, por qué no coordinar el envío de un box con alguna receta sencilla para preparar, o un plato ya listo que sea fácil y rápido de comer (puedes acompañarlo con un buen coctel) … ¡Si! tal cual como lo harías en un evento presencial cuando abres espacios para que los asistentes degusten unos pasabocas. Esta estrategia puede darle un gran valor agregado a tu experiencia y por supuesto te dejará muy bien parado ante los asistentes.

Disfruta de experiencias inolvidables alrededor del fascinante mundo del café de gama alta. Guiadas por los expertos cultivadores del café más premiado de Colombia.

Unas picadas deliciosas acompañadas de una experiencia coctelera puede ser otra opción para que cautives a los asistentes de tu evento.

Llévales la experiencia de un asado a sus casas, seguro que quedarás en el top of mind de los asistentes.

Cata de Café (San Alberto):

Gastronomía y Cocteles(La Picadería):

Kit Asado (Practicbox):

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• Obsequios:

Te dejamos algunos ejemplos:

Otra opción a la que puedes recurrir para complementar tu experiencia web, es un obsequio, que puedes elegir analizando el tipo de asistente a tu evento y dependiendo también del presupuesto vs. número de asistentes que tengas previstos.

Algún elemento útil para la oficina o para trabajar en casa, una suscripción a una revista o contenido de interés para la audiencia, bonos de consumo en algún comercio especifico, o incluso un descuento en el próximo evento digital que hagas (en caso de que sea de pago). Aquí lo más importante es que entiendas quién es tu asistente y así idear un obsequio que se adecue de la mejor manera.

Productos cosméticos y de belleza. Puedes armar el kit según tus necesidades y los gustos que conoces de tus invitados. Es una opción muy elegante y especial para tus invitados.

Obsequios personalizados para toda ocasión. Te ofrecen diversas opciones de regalos corporativos, con varios forma de personalización, con la marca que necesites. Todo para que puedas sorprender a tus invitados.

Galletas, ponqués, vino, todo en cajas decorativas y elegantes que sorprenderán a todos los invitados de tu evento y podrán compartir con su familia mientras te escuchan.

Loto del Sur:

Give Box Design:

Cascabel:

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• Herramientas de interacción:Te dejamos algunos ejemplos:

Si bien muchas de las plataformas para realizar eventos web, cuentan con elementos como chats en vivo que permiten que la audiencia pueda interactuar durante el evento, podrías tener en cuenta otras herramientas muy útiles a la hora de agregarle dinamismo a la sesión mediante quizzes o trivias.

Survey Monkey ha creado una nueva categoría destinada a la creación de quizzes para aquellas empresas que incursionan dentro del mundo del inbound marketing y quieren dar un toque más divertidos a sus acciones de marketing en las redes sociales, en sus campañas de email marketing o en este caso, eventos web.

Crea presentaciones y reuniones interactivas, obtén información en tiempo real de equipos remotos y estudiantes en línea con encuestas en vivo, cuestionarios, nubes de palabras, preguntas y respuestas y más.

Crea quiz online de cualquier tipo. Fácil de usar y completamente personalizable. Usa las plantillas ya creadas o puedes también crear una, y además su versión gratuita te permite elaborar hasta 10 preguntas.

Esta plataforma es mucho más interactiva, permite crear quizzes a modo de juego, con puntajes y competición entre los participantes. Además, la herramienta ofrece la facilidad de poderse usar desde cualquier dispositivo, ya sea computadora o dispositivos móviles. Es totalmente gratuita.

Organiza mejores sesiones de preguntas y respuestas. Deja que todos en la audiencia hagan sus preguntas y voten por las que más les gusten. Slido te ayudará a priorizar los temas de discusión para las preguntas y respuestas de la conferencia, los paneles de discusión o las reuniones de todos.

SurveyMonkey:

Menti:

Typeform: Kahoot:

Slido:

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