ADELANTOS EN OBRAS

El contratista debe solicitar el adelanto para materiales solo en concordancia al

Cronograma de Adquisición de materiales de la Obra.

El adelanto para materiales debe ser solicitado con la debida anticipación y dentro del

plazo contractual, en concordancia con el Calendario de Adquisición de Materiales e

insumos presentados por el contratista y/o elaborados por la entidad.

No procede otorgamiento de adelanto de materiales o insumos en los casos en que las

solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas señaladas en

el calendario de adquisición de materiales, en cada etapa se entregará adelanto para los

materiales correspondientes a las partidas por ejecutar.

Explicación

Se deberá tener en cuenta que las Bases o el contrato deberán establecer los siguientes

adelantos:

1) Directos al contratista, los que en ningún caso excederán en conjunto del veinte por cien

(20%) del monto del contrato original.

2) Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no

deberán superar el cuarenta por cien (40%) del monto del contrato original.

Según el Art. 188°, las solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o

insumos, deberán ser realizadas con la anticipación debida.

Las solicitudes deben realizarse siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecución

contractual, es decir posterior a la determinación de la fecha de inicio de obra, y no a la

suscripción del contrato, deberá estar el contrato en plena ejecución.

Las solicitudes de materiales deben hacer referencia a Materiales e Insumos y que deben

tener concordancia en el tiempo con el calendario de adquisición de materiales e insumos

presentado por el contratista y/o elaborados por la entidad.

La Entidad deberá verificar que el adelanto corresponde a las necesidades de materiales

en obra y no procederá el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos

en que las solicitudes correspondientes sean realizadas por el contratista con posterioridad

a las fechas señaladas en el calendario de adquisición de materiales y/o cuando se tenga

evidencia que no se requieren en obra.

Las Garantías contra la entrega de adelanto para materiales deberán ser presentadas en

forma previa y como condición de pago, las garantías que acepten las Entidades deben ser

incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al solo

requerimiento de la respectiva Entidad, bajo responsabilidad de las empresas que las

emiten, las mismas que deberán estar dentro del ámbito de supervisión de la

Superintendencia de Banca y Seguros o estar consideradas en la última lista de Bancos

Extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva.

La amortización se hará mediante descuentos proporcionales en cada una de las

valorizaciones de obra, con el expediente donde se debe acompañar las guías de remisión

e ingreso al almacén de la obra, reduciéndose según el calendario de adquisición de

materiales, es decir la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales

o insumos a satisfacción de la entidad, cualquier diferencia que se produzca respecto de la

amortización de los adelantos se tomará en cuenta al momento de efectuar el pago

siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidación.

Base legal

Art. 39°, Ley de Contrataciones del Estado, Aprobado por D.L. 1017

Art. 188° y 189º, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada con

Decreto Supremo N° 184-2008-EF

Recomendación de buenas prácticas

1) El área de Supervisión de Obras, así como el funcionario de mayor jerarquía de línea

(Gerente o Sub Gerente de Infraestructura) deben tener conocimiento y control sobre el

Cronograma de Adquisición de Materiales presentado por el Contratista.

2) La solicitud del adelanto debe tener compatibilidad con el Cronograma, de manera que

los adelantos de materiales sean efectivamente utilizados en la compra de materiales, por

lo tanto es buena práctica el pronunciamiento del Supervisor sobre la oportunidad del

adelanto y el control del ingreso de materiales a obra y su correspondiente informe donde

se establezca los materiales adquiridos, ingresados a almacén de obra y por adquirir que

requiere la obra hasta su conclusión.

CUADERNO DE OBRA:

El cuaderno de Obra en las Obras por Contrata, debe constar de una hoja original con tres

(03) copias desglosables, correspondiendo una de estas a la Entidad, otra al Contratista y

la tercera al Inspector o Supervisor. El original de dicho cuaderno debe permanecer en la

obra hasta su conclusión, no pudiendo ser retenido por ninguna de las partes y al término

de la misma, esta hoja original del cuaderno quedará en poder de la Entidad.

Como es un cuaderno único por obra, el número de folio debe iniciar con el número 001.

En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de obra debe utilizarse para

transmitir el acta de entrega del terreno y otros datos básicos, tales como:

- Nombre de la Empresa constructora o contratista.

- Valor referencial de la obra contratada.

- Plazo de ejecución de la obra.

En el caso de obras por Administración Directa y Encargo, el primer folio le corresponderá

para la legalización del cuaderno de obra, el segundo folio para transcribir el Acta de

entrega del terreno y otros datos básicos de la obra.

En una obra por Contrata, las principales anotaciones que deben realizarse en el cuaderno

de obra, son las siguientes:

a) Fecha de entrega del adelanto directo y/o materiales, asimismo si el contratista ha

cumplido con presentar su Plan de utilización del adelanto por materiales.

b) Fecha de inicio del plazo contractual y fechas de aprobación y cancelación de las

valorizaciones de obra.

c) Proyectos de modificaciones de la obra, debidamente sustentadas, precisando sus

causales, así como el número y fecha de resoluciones que aprueban dichas

modificaciones.

d) Causales de adicionales y/o deductivos de obra, incluyendo número y fecha de las

resoluciones que los aprueben.

e) Cambios de Inspectores, Supervisores y Residentes de

Obra; indicando los documentos oficiales de designación.

f) Avance físico semanal de cada una de las partidas que se ejecutan en la obra, con un

análisis comparativo relacionado con el Calendario Valorizado de Obra.

g) Resultado de pruebas efectuadas para realizar los controles de calidad de ejecución de

la obra. De existir observaciones se requiere de su inmediata subsanación y luego de

ejecutada la misma, se dejará constancia de ello.

h) Posibles ampliaciones de plazo, sustentando sus causales y en los casos de

concretarse, se indica el número y fecha de las resoluciones que aprueban dichas

ampliaciones.

i) Paralizaciones parciales y/o totales de obra, indicando sus causales e informando si

fuera quien decidirá sobre la intervención económica o resolución (rescisión) del contrato.

j) Incumplimiento de los avances parciales de la obra, establecidos en los Calendarios

Valorizados de Avances de Obra, precisando sus causales y solicitando al contratista la

presentación de Nuevos Calendarios que permitan la aceleración de los trabajos, a fin de

garantizar el cumplimiento de la obra, dentro del plazo establecido.

k) Fecha de término de ejecución de la obra, debiendo el Inspector informar sobre esta

fecha a la Entidad, en el lapso de cinco (05) días naturales.

l) Resolución de conformación de la Comisión de Recepción de la Obra.

m) Trascripción del Acta de Recepción de Obra o del Acta de Observaciones de la Obra, si

la hubiera.

n) Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las

mismas, por parte del Contratista.

En una obra por Administración Directa o Encargo, las anotaciones en el Cuaderno de

Obra son similares, debiendo considerarse básicamente las siguientes:

- Fecha de Resolución de aprobación del expediente técnico y/o fecha de la firma del

Convenio para la ejecución de la Obra.

- Resolución de designación del Residente o Coordinador.

- Fecha de Entrega del Terreno al Residente o Coordinador

- Fecha de Inicio de Obra y plazo de ejecución de la Obra

- Informes Técnicos de Requerimientos de personal, materiales y servicios de maquinaria y

equipos, entre otros

- Los cambios de profesionales pueden ser de Residentes y/o Coordinadores de Obra,

oficializados estos cambios mediante las Resoluciones respectivas.

- Fechas de aprobación de los Presupuestos Analíticos y de sus respectivas

reestructuraciones, si las hubiera.

- Informes semanales, quincenales o mensuales de avance físico y financiero de la Obra;

dependiendo del plazo de ejecución de la misma.

- En forma similar deben registrarse las pruebas de control de calidad en la ejecución de la

obra, tales como Análisis de Suelos y Concretos, etc.

- Paralizaciones de obra y posibles ampliaciones del plazo de ejecución de la misma.

- Fecha de término de la obra, debiendo solicitar el Residente o Coordinador en forma

oficial mediante Informe, la recepción de la misma

- Resolución de conformación de la Comisión de Recepción de la Obra.

- Trascripción del Acta de Recepción de la obra o Acta de Observaciones de la misma.

- Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento de las

mismas