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ING. JOSÉ EFRÉN CASTILLO SARABIA, EN MI CARÁCTER DE DIRECTOR GENERAL DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA, Y CON FUNDAMENTO EN LOS ARTÍCULOS, 22° FRACCIÓN 1 Y 59° FRACCIONES 1, V, IX, XII, Y XIV DE LA LEY FEDERAL DE ENTIDADES PARAESTATALES; ARTÍCULO 14°, FRACCIONES 1, 11 Y XIII DEL DECRETO DE CREACIÓN DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA, ARTÍCULO 11°, DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL CONALEP, ASÍ COMO SEGUNDO Y TERCERO TRANSITORIO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, Y
CONSIDERANDO
I Que en el marco de la simplificación administrativa surge la necesidad de impulsar acciones que propicien una mayor eficiencia en el control de los recursos de que se disponen por lo que resulta indispensable dictar disposiciones administrativas tendientes a hacer uniformes los procedimientos para el registro y control de los bienes que permitan agilizar las decisiones de afectación, baja y destino final de bienes muebles; y que precisamente corresponde a la Secretaría de Administración, proponer normas, políticas y lineamientos en la materia para la utilización de los recursos materiales.
II. Que es necesario que el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica establezca las bases para regular las actividades de recepción, distribución, custodia y protección de los bienes muebles de su propiedad, así como el control y manejo de sus almacenes con la debida optimización, racionalidad y apego a las disposiciones legales vigentes que le son aplicables, se formuló el presente "Manual para la Administración de Bienes Muebles y Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica".
III. Que la Junta Directiva del CONALEP, mediante acuerdo No. SO/II-05/29, R en sesión ordinaria número LXIV celebrada el 29 de junio del 2005, autorizó el Manual Para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica. y de conformidad a lo establecido en el artículo 59 fracción XII de la Ley Federal de Entidades Paraestatales, es competencia del Director General ejecutar los acuerdos que dicte el Órgano de Gobierno.
Por lo antes expuesto he tenido a bien expedir el siguiente:
ACUERDO NÚMERO DG-11/DCAJ-11/SADMON 03/2005 POR EL CUAL SE ESTABLECE EL MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y MANEJO DE ALMACENES DEL COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA.
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INDICE
Descripción Página
OBJETIVO. 3
MARCO LEGAL 4
CAPITULO PRIMERO. 5
Disposiciones Generales.
CAPITULO SEGUNDO.
I RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y BIENES DE CONSUMO. 8
II CONTROL, CUSTODIA E INFORMACION DE BIENESY MANEJO DE ALMACEN. 14
FORMATOS. 17
TRANSITORIOS. 18
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MARCO LEGAL
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de marzo del 2002.
Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el DOF del 11 de noviembre de 2004
Decreto por el que se crea el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica de fecha 27 de diciembre de 1978, así como por el que se reforma el diverso que modifica la creación del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica de fecha 8 de diciembre de 1993.
Estatuto Orgánico del Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, Noviembre 9, 2000. Manual de Organización del CONALEP, del 1 O de noviembre de 2000.
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1.·OBJETIVO.
La elaboración de este documento, tiene como finalidad la optimización de
la operación, control, protección y aprovechamiento de los bienes, tanto
muebles instrumentales como de consumo, que tenga en propiedad o a su
servicio el Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, así
como contar con los elementos suficientes que permitan reforzar la
administración de los almacenes y la operación centralizada de éstos y a
su vez se adopten políticas de transparencia, agilización y racionalidad
para la administración de este tipo de activos, en donde resulta necesario
contar con un preciso y efectivo control de inventarios para vigilar la
adecuada utilización de los bienes muebles instrumentales y los bienes de
consumo, para tal !in la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones
elaboró el presente "Manual para la Administración de Bienes Muebles y
Manejo de Almacenes del Colegio Nacional de Educación Profesional
Técnica", que serán la base para descripciones pormenorizada a nivel de
instructivos, métodos, procedimientos e instrucciones de trabajo que se
imitan al respecto.
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CAPÍTULO RIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
2.-Para efectos de entender el presente manual, se deberán considerar las definiciones siguientes:
2.1.-CONALEP: El Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica.
2.2.-DIA: La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones.
2.3.-DAF: La Dirección de Administración Financiera.
2.4.-Coordinación de Infraestructura y Equipamiento: Área dependiente de la DIA, responsable de supervisar las acciones de equipamiento, uso, control y destino final de los Bienes Muebles Instrumentales, del control y surtimiento de los bienes de consumo y de la administración de los almacenes del CONALEP.
2.5.-Coordinación de Adquisiciones y Servicios. Área dependiente de la DIA, responsable de realizar la adquisición de bienes muebles instrumentales y de los bienes de consumo, así como la contratación de servicios.2.6.-Subcoordinación de Programación de Equipo: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DlA, que entre otras funciones está encargada de la revisión física del equipo entregado por proveedores, instalación y puesta en marcha, así como la elaboración del programa de destino final de bienes muebles.
2.7.-Subcoordinación de Almacén y Distribución: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DlA, que entre otras funciones está encargada de recibir los bienes muebles instrumentales y de consumo adquiridos por el CONALEP, así como de la custodia temporal y distribución de los mismos; además de administrar los espacios físicos y de maniobras de almacén.2.8.-Jefatura de Control de Activo Fijo: Área dependiente de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento de la DIA, encargada de controlar los Bienes Muebles Instrumentales propiedad de la Institución, a fin de tenerlos plenamente identificados, localizados y mantener actualizados los resguardos respectivos a cargo del personal. Asimismo, tiene asignadas entre otras actividades la de supervisar los inventarios físicos de dichos bienes en las Unidades Administrativas del CONALEP, la UODDF, la Representación y los planteles adscritos a estas dos últimas.
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2.9.-Coordinación de Contabilidad: El área dependiente de la DAF, responsable del registro, conciliación y depuración contable de los bienes patrimoniales del CONALEP.
2.10.-Unidades Administrativas del CONALEP: La Dirección General, la Secretaría General, las Secretarías, el Órgano Interno de Control, las Direcciones Corporativas y las Direcciones de Área.
2.11.-UODDF: La Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal.
2.12.-Representación: La Representación Estatal del CONALEP en Oaxaca.
2.13.-Planteles: Los planteles adscritos a la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y a la Representación Estatal del CONALEP en Oaxaca.
2.14.-CAST: Centro de Asistencia y Servicios Tecnológicos.
2.15.-Subcoordinador Administrativo: Persona encargada de operar, controlar y coordinar los servicios y recursos materiales, financieros y humanos en las diferentes Unidades Administrativas del CONALEP, para las áreas que cuentan con esta designación. De no ser así, se considerará que las actividades se realizarán a través de las personas responsables para ellas, que designe el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente.2.16.-Encargados de Servicios Administrativos: Los responsables de coordinar los servicios de recursos materiales, financieros y humanos en la UODDF, Representación, Colegios Estatales, Planteles y CAST.
2.17.-Bienes Muebles Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el CONALEP, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Los Bienes Muebles Instrumentales de dominio privado, siempre que dichos bienes estén al servicio o formen parte de los activos fijos del CONALEP. Se ubican también dentro de está definición los Bienes Muebles que por su naturaleza, en los términos del Artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto se establecen.
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2.18.-Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Conalep, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
2.19.-Número de Inventario: Registro que se le asigna a los Bienes Muebles Instrumentales del CONALEP, con la finalidad de identificarlos, controlarlos, resguardarlos, localizarlos y cuantificarlos por medio de claves previamente estructuradas de tipo numérico.
2.20.-SIGA-SAP: El Sistema Integral de Gestión Administrativa.
2.21.-Colegios Estatales: A los Colegios de Educación ProfesionalTécnica del Sistema Conalep.
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CAPÍTULO SEGUNDO
I RECEPCION Y DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES Y BIENES DE CONSUMO.
3. Los bienes muebles instrumentales y los bienes de consumo que sean ingresados al CONALEP deberá recibirlos el responsable del Almacén General adscrito a la Subcoordinación de Almacén y Distribución, para su registro, control y resguardo.
4. La entrada de bienes al Almacén del CONALEP deberá efectuarse de conformidad con lo que se establece en los contratos o pedidos, debidamente formalizados por funcionarías competentes y proveedores; dichos documentos los remite el titular de la Coordinación de Adquisiciones y Servicios. Se implementará en la Subcoordinación de Almacén y Distribución un expediente individual para cada contrato o pedido, mismo que actualizará posteriormente con las entradas, salidas, actas, o cualquier otro documento relacionado con el mismo.
5. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución al recibirlos bienes muebles instrumentales y/o los bienes de consumo, revisará exhaustivamente: cantidad, características, estado, condiciones, marca, modelo, número de serie en su caso, etc., de acuerdo al contrato y los documentos de entrega del proveedor. Aclara y registra las observaciones y discrepancias detectadas, dejando debida constancia que se reciben a revisión condicionada, hasta en tanto se tenga el dictamen de aceptación del área solicitante del bien.
6. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución llevará un control diario, en el que invariablemente se anoten los eventos ocurridos y en forma genérica los bienes muebles instrumentales o de consumo recibidos y los documentos recepcionados.
7. El titular de la Subcoordinación de Almacén y Distribución solícita a las Unidades Administrativas del CONALEP que requirieron la adquisición, para que realicen la revisión físico-técnica de los bienes muebles instrumentales y de consumo recibidos. Toda vez que es responsabilidad de las áreas requirentes, efectuar dicha revisión, verificar especificaciones y funcionamiento y emitir el
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de bienes muebles instrumentales y/o de consumo, en el Almacén General.
14. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, realizará la entrega y distribución física de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo a las Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles, y cuando se trate de equipamiento conforme a los Convenios de Coordinación para la Federalización de los servicios del Sistema Conalep, los Colegios Estatales, Plantelesy CAST adscritos a los mismos; la entrega deberá quedar sustentada en la "solicitud de entrega de bienes" o por un "programa de distribución", estos documentos los elabora el área responsable de la solicitud de la adquisición de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo y que deberán estar autorizados por la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento.
15. La distribución o entrega de bienes muebles instrumentales y/o de consumo a sus destinatarios se formalizará mediante la "Salida de Almacén" (Formato 6) y para el caso específico de bienes muebles instrumentales destinados a las Unidades Administrativas del CONALEP con la respectiva etiqueta del "Número de Inventario". Ambos formatos se obtienen del Sistema SIGA-SAP y se distribuyen en tiempo y forma, acompañando a los bienes muebles instrumentales enviados y entregando copia a la Jefatura de Control de Activo Fijo, para su trámite y control.
16. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, deberá comunicar formal y oportunamente a las Unidades Administrativas del CONALEP,UODDF, Representación, Planteles y cuando así corresponda, a los Colegios Estatales, planteles y CAST de su adscripción, sobre los bienes muebles instrumentales y/o de consumoque le serán enviados, conforme al Convenio de Coordinación para la Federalización, con la finalidad de que de considerarlo pertinente, preparen su recepción y estén pendientes de su llegada. Debiendo esperar la recepción de !os bienes, en un plazo máximo de cinco días naturales.
17. Fórmula para tal efecto el "Aviso de Entrega de Bienes" (Formato 7) documento con el que se realiza el seguimiento al proceso Entrega-Recepción y que está basado en la "solicitud de entrega de bienes" o al "programa de distribución".
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18. El Subcoordinador de Almacén y Distribución, prepara los bienes muebles instrumentales y de consumo que se entregarán, clasificándolos por unidad receptora y realiza las gestiones para el transporte, con los prestadores del servicio previamente contratados al efecto, Elabora la "Ficha de Embarque" (Formato 8) y la "Bitácora de Viaje" (Formato 9), documentación que anexa al "Aviso de Entrega de Bienes"
19. El embarque de los bienes muebles instrumentales y de consumo, se efectúa de acuerdo a la documentación descrita en el párrafo anterior y participan en el proceso el operador, el representante de la empresa transportadora y los custodios quienes firman de conformidad. Invariablemente se supervisarán y verificarán las salidas físicas de almacén, documentación soporte, cajas, paquetes y anexos técnicos (componentes y accesorios en su caso) para cada destino en particular.
20. La entrega de los bienes muebles instrumentales y de consumo a Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y en su caso, Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, deberá hacerse en horarios y días hábiles.Será responsabilidad de los Titulares en cada caso, verificar que los bienes recibidos se encuentren completos, en buen estado y de acuerdo a la documentación anexa recibida y al "Aviso de Entrega de Bienes" y realizan la recepción física de los bienes, a través de los responsables de las áreas de servicios administrativos,conjuntamente con el operador de la compañía transportista, harán los cotejos y verificaciones, que enunciativamente se describen a continuación:
• Lista de componentes y accesorios de cada bien.
• El contenido de las cajas, paquetes, bultos, etc. abriendo cada uno de ellos.
• Confrontar los bienes que se reciben físicamente con lo descrito en la documentación soporte y anexos técnicos (componentes y accesorios en su caso).
21. En caso de NO exist ir discrepancias en la entrega de bienes muebles instrumentales y de consumo para la UODDF, Representación, Planteles y CAST el operador de la compañía
transportista deberá recabar en las cuatro copias que integran la "Salida de Almacén" la conformidad mediante el sello, la fecha de
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recibido, puesto nombre y firma del responsable de la recepción, del Titular y la persona asignada para la verificación, quedándose el destinatario con la copia correspondiente. Para entregas en las Unidades Administrativas del CONALEP la misma constancia en la "Salida de Almacén" se recabará por el personal encomendado para la distribución.
22. En caso de existir algún faltante, un bien llegue en mal estado o cualquier diferencia, en los bienes muebles instrumentales o de consumo, destinados a la UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, se deberá anotar en el "Aviso de Entrega de Bienes" y la "Salida de Almacén" y elaborar además un acta circunstanciada, en cuatro tantos, en la que se identifique el número de salida que ampare los bienes muebles instrumentales, con los posibles daños, deterioros o faltantes y se describan claramente las observaciones detectadas. Dicha acta deberá firmarse por el operador de la compañía transportista, el responsable de la recepción y dos testigos; entregándose dos copias de este documento al operador de la compañía transportista, una copia para su constancia y otra para entregarse a la Subcoordinación de Almacén y Distribución anexa al trámite de pago, por último se enviará el original por mensajería a la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento y la Unidad receptora conservará copia.
23. Tratándose de bienes muebles instrumentales o de consumo, destinados a las Unidades Administrativas del CONALEP y que presenten discrepancias, se realizará el mismo procedimiento del numeral anterior, sustituyendo al transportista por el personal encomendado para la distribución.
24. Una vez realizada !a entrega-recepción de los bienes muebles instrumentales y/o de consumo, a entera conformidad, la responsabilidad de la conservación e integridad de los mismos corresponde a los Titulares de las Unidades Administrativas del CONALEP UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, a quienes se les asignaron dichos bienes y no procederán reclamaciones que se hagan con posterioridad.
25. El personal de la compañía transportista entregará a la Subcoordinación de Almacén y Distribución la documentación soporte de la entrega-recepción, debidamente requisitada conjuntamente con su factura y demás papeles
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requeridos para su gestión de pago.
26. La correcta, oportuna y suficiente contratación de transportistas para el traslado de bienes muebles instrumentales y/o de consumo será responsabilidad de la Coordinación de Infraestructura y Equipamiento, liberando a las Unidades Administrativas del CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, de cualquier pago de maniobras o costos adicionales.
27. Si transcurridos cinco días después de tener conocimiento del "Aviso de Entrega de Bienes", éstos no se reciben, el responsable designado deberá informarlo a la Subcoordinación de Almacén y Distribución.
28. Con la oportuna y eficaz aplicación de estas disposiciones las partes involucradas en los procesos de entrega-recepción propiciarán la disminución de riesgos en los bienes muebles instrumentales y/o de consumo transportados coadyuvando con la verificación de los envíos a evitar faltantes y deterioro de los mismos.
29. El Subcoordinador de Almacén y Distribución remite el original de las "Salidas de Almacén" a la Coordinación de Contabilidad, mediante el documento "Salidas de Almacén Entregadas a la Coordinación de Contabilidad" (Formato 10).
30. El Subcoordinador de Almacén y Distribución recibe de las Unidades Administrativas CONALEP, UODDF, Representación, Planteles y Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos, a través de transportista o por medio del personal encomendado para la distribución, los originales de !as "Salidas de Almacén" revisando que las mismas contengan el sello, nombre, firma y fecha de recepción de los bienes y que si presentan observaciones, estas sean desahogadas plenamente,
31. Registra en el Sistema SIGA-SAP las salidas y aclaraciones y archiva la documentación en los expedientes correspondientes por
contrato o pedido (numeral 2 de este capítulo) por transportista, por proveedor, por unidad receptora, etc.
32. El Subcoordinador de Almacén y Distribución deberá de cerciorarse que los Colegios Estatales requisiten la documentación comprobatoria de la entrega de bienes.
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33. En caso, de existir observaciones por parte de los Colegios Estatales, Planteles y CAST adscritos a los mismos en la entrega de los bienes, se les sugiere efectuar las acciones que les correspondería, según las descritas en los párrafos que anteceden.
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II CONTROL, CUSTODIA E INFORMACION DE BIENES Y MANEJO DE ALMACEN.
34. Los Bienes Muebles Instrumentales y los Bienes de Consumo, en tanto sean entregados a las personas o unidades para su utilización y servicio, se custodiarán en el Almacén General, para lo cual se realizará su acomodo físico, evitando su deterioro por humedad, clima, polvo, estiba, fauna nociva etc., permitiendo su fácil localización, clasificación y entrega, para tal efecto utilizará las "Ficha de Identificación" (Formato 2) y/o mediante marbetes, anexos a las existencias físicas debidamente ordenadas por tipo, condición, etc., y efectuando los recuentos físicos necesarios para garantizar su correcto resguardo, uso y movilización.
35. Además se llevarán actualizados los registros computarizados necesarios para el adecuado control de las existencias del Almacén General del CONALEP mediante el Sistema SIGA-SAP que permitirá la consulta en tiempo real de las entradas, salidas, existencias y la expedición de formatos y reportes confiables, oportunos y claros.
36. Para los Bienes Muebles Instrumentales el Sistema SIGA-SAP proporcionará documentos e informes sobre número de inventario del bien, su asignación, resguardo, inventario por cada Unidad Administrativa del CONALEP.
37. Con los reportes del propio Sistema SIGA-SAP, se analizarán los indicadores relativos a:
o La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes de lento o nulo movimiento y adoptar las acciones correctivas.
o Confiabilidad de los inventarios y en el registro de movimientos del inventario y registros globales.
o La determinación óptima de existencias por productos. oTiempos de reposición de inventario.
38.Los auxiliares, catálogos, formatos, registros e informes que se obtengan del Sistema SIGA-SAP se actualizarán constantemente de conformidad con las características operativas para la administración de bienes muebles instrumentales y de consumo y para el manejo de almacén, compendiándose y poniéndose a disposición de las áreas interesadas y/o involucradas en el
proceso, tanto en papel como en medios informáticos, tales documentos entre otros son el Catalogo de Materiales, "Auxiliar por Articulo" (kardex Formato 11) "Registro de
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Movimientos de Bienes de Consumo" (Formato 12) y el "Estado de Cuenta por Unidad Administrativa" (Formato 13)
39. La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones realizará un diagnóstico de los inmuebles destinados al almacenamiento, determinando como resultado del mismo el cierre de aquellos que no se consideren necesarios, entre otras situaciones, por el lento o nulo movimiento de los bienes muebles que ahí se controlan. Así mismo establecerá las medidas necesarias para llevar a cabo el aprovechamiento adecuado de los espac1os destinados a almacenamiento a efecto de evitar contar con espacios no utilizados o desaprovechados.
40. Salvo casos debidamente justificados y autorizados de manera expresa por el Director General del CONALEP, queda prohibido el arrendamiento de inmuebles para el almacenamiento de bienes muebles útiles y no útiles, así como los desechos de éstos.
41 .A efecto de centralizar la operación de los almacenes la Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, establecerá los criterios que permitan el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes muebles instrumentales y de consumo, así como el control y resguardo adecuado de éstos, con la supervisión continua de las medidas necesarias para:
a. Evitar la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes en lugares diferentes al Almacén General.
Para lo anterior se deberá levantar un inventario físico de las existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén General, procediendo en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en dicho almacén del CONALEP. Así mismo, se procederá a la identificación de aquellos que ya no se consideren útiles para su inmediata desincorporación conforme a las disposiciones legales correspondientes.
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b. Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos. Procediendo a su desincorporación con apego a las disposiciones legales correspondientes.
c. Reducir a las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes.
d. Reducir la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente.
e. Reducir a cuando más, a un mes y medio el nivel promedio de inventario, o al tiempo mínimo de resurtido.
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42.La Dirección de Infraestructura y Adquisiciones, contando con la participación de la Coordinación de Contabilidad de la Dirección de Administración Financiera, e invitando al Órgano Interno de Control, llevarán a cabo la realización de inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y por muestreo cuando menos cada tres meses, de las existencias en el Almacén General y por cada unidad administrativa de los bienes muebles instrumentales, verificando para estos últimos su número de inventario, asignac1on, estado y resguardo personal individualizado. El programa correspondiente a los citados inventarios, se notificará formalmente con la debida oportunidad para que se puedan agendar los recursos humanos que deberán participar.
43.EI personal designado por la Subcoordinación de Almacén y Distribución, y la Coordinación de Contabilidad, serán los responsables del acomodo, señalización y conteo físico de los bienes en el área que se les asigne. Además, serán responsables de verificar la veracidad de la documentación y reportes que se genere y efectuar la recopilación y clasificación de la información de los inventarios físicos.
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FORMAN PARTE DEL PRESENTE MANUAL LOS SIGUIENTES FORMATOS
INDICE DE FORMATOSDescripción Clave
ENTRADA DE ALMACÉN 01
FICHA DE IDENTIFICACIÓN 02
INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACÉN 03
ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACÉN A LA 04COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD
ENTREGA DE FACTURAS A LA COORDINACIÓN DE 05ADQUISICIONES Y SERVICICOS
SALIDA DE ALMACÉN 06
AVISO DE ENTRADA DE BIENES 07
FICHA DE EMBARQUE 08
BITACORA DE VIAJE 09
SALIDAS DE ALMACEN ENTREGADAS A LA 10COORDINACION DE CONTABILIDAD
AUXILIAR POR ARTICULO (KARDEX) 11
REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE BIENES DE 12CONSUMO
ESTADO DE CUENTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA 13
TRANSITORIOS
PRIMERO.· El presente Manual es de observancia obligatoria para las
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Unidades Administrativas del CONALEP, de su Unidad De Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, y su Representación en el Estado de Oaxaca y los Planteles adscritos a estas dos últimas.
SEGUNDO.- El presente Manual entrará en vigor a partir de los 1 O días hábiles siguientes posteriores a su firma por el titular del CONALEP.
TERCERO.- Se derogan los Lineamientos de fecha 1o de junio del 2004, expedido por el Secretario de Administración en lo que se opongan al presente Manual.
CUARTO.-EI presente Manual podrá actualizarse en cualquier momento por la H. Junta Directiva del CONALEP mediante la expedición del acuerdo respectivo y el acuerdo de expedición por parte del Director General del CONALEP.
Metepec, Estado de México, a 19 de octubre de 2005.
íEL DIRECTOR GENERAL
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ING. JOSÉ EFRÉN C ASTILLO SARABIA
Dirección General
FORMATO ENTRADA DE ALMACEN
CLAVE 01
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOENTRADA DE ALMACEN
Clave: 01
Objetivo:Controlar los equipos y materiales que ingresan al Almacén el cual se enviara a las unidades administrativas y planteles .
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y 2 copias
Distribución:Original.- Coordinación de ContabilidadCopia 1.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 2.- Consecutivo
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO CONTROL DE ENTRADAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE
CONTABILIDAD
N°1
2
3
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6
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15
16
17
18
19
Concepto No. De Folio interno
Fecha de entrada
No. De Folio externo
Contrato
Partida
Proveedor
Factura.
Moneda
Descripción
Marca
Numero de serie
Modelo
Cantidad
Unidad
Costo unitario
Costo total
Superviso
Aprobó
Autorizo
Se debe anotarAnotar el número de folio interno en consecutivo de entrada de Almacén
Anotar la fecha de elaboración de entrada de Almacén
Anotar el número del folio impreso en el formato la entradas Almacén
Anotar el contrato registrado en las entradas de Almacén
Anotar la partida asignada del contrato en la entrada de almacén
Anotar el nombre del proveedor
Anotar el No. de Factura
Anotar el tipo de moneda (U.S.D, M/N, etc.)
Anotar el nombre del material o equipo
Anotar la marca del fabricante
Anotar el numero de serie en caso necesario
Anotar el modelo del bien
Anotar la cantidad de bienes que ingresaron al almacén
Anotar la unidad de medida (pizas,cajas,paquetes,etc.)
Anotar el precio unitario del bien
Anotar el costo total de los bienes
Anotar el nombre y firma del encargado del área de existencias y distribución
Anotar el nombre y firma del Jefe de departamento de Almacén y Distribución
Anotar el nombre y firma del Subcoordinador departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓNClave: 02
ALMACEN CENTRALCONALEP
FECHA DE ENTRADA No. DE ENTRADA No Aplica
REFERENCIA
PARTIDA
CANTIDAD
DESCRIPCION
MARCA
OBSERVACIONES No Aplica
PROVEEDOR
MODELO
1
2
3
4
5
6 7
8
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓN
Clave: 02
Objetivo:Controlar y localizar oportunamente los bienes adquiridos por el Conalep que se encuentran almacenados en estas instalaciones
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :mecanográfico
N° de ejemplares:Original
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE IDENTIFICACIÓN
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
Concepto
Fecha de entrada
Referencia
Partida
Cantidad
Descripción
Marca
Modelo
Proveedor
Se debe anotar
día de ingreso de bien ( día. mes, año)
El numero de contrato de los bienes
El número de partida del contrato
La cantidad de bienes que se recibe
Nombre del bien recibido
La marca del bien
El modelo del bien
Nombre de la empresa que vendió el bien
Dirección General
FORMATO DE INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACENClave: 03
PROVEEDOR FECHA DE VENCIMIENTO
FECHA DE ENTRADA ESTADO ACTUAL
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICADIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES
COORDINACION DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTOJEFATURA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION
INGRESO DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL ALMACEN, CONTRATOS DEL EJERCICIO
CONTRATO PARTIDA D E S C R I P C I Ó N CANTIDAD
12 3 4 5 6 7 8
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACEN
Clave: 03
Objetivo:Controlar los contratos, mobiliario y equipo que ingresan al almacén y que serán distribuidos a planteles cast y direcciones estatales y unidades administrativas del sistema Conalep
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :mecanográfico
N° de ejemplares:Original
Distribución:Original .- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE INGRESOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO AL AMACEN
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
Concepto
Contrato
Partida
Descripción
Cantidad
Proveedor
Fecha de vencimiento
Fecha de entrada
Estado actual
Se debe anotar
EL número de contrato del equipo o mobiliario a recibir
El número de partida del contrato
La descripción del equipo o mobiliario que se va recibir
La cantidad que se esta recibiendo
El nombre de la empresa que esta encargada de entregar el equipo y/o mobiliario
La fecha de vencimiento para la entrega del equipo y/o material
El día en que se esta realizando la entrega
Se realizo completa la entrega de todo el contrato y partidas
Dirección General
FORMATO DE ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACENCLAVE: 04
T o l u c a , E s t a d o d e M é x i c o , 1 4 d e M a y o d e l 2 0 0 2 . T o l u c a , E s t a d o d e M é x i c o , a d e d e l
C O O R D I N A C I Ó N D E C O N T A B I L I D A DS U B J E F E D E C O N T R O L Y S E G U I M I E N T O D E LA L M A C É N C E N T R A LP R E S E N T E
F O L I O F O L I O O B S E R V A C I O N E SI N T E R N O E X T E R N O
S i n o t r o p a r t i c u l a r , q u e d o a s u s ó r d e n e s p a r a c u a l q u i e r a c l a r a c i ó n a l r e s p e c t o .
A T E N T A M E N T EC O N A L E P , U N A P R O F E S I Ó N P A R A L A V I D A
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A R E A D E R E C E P C I O N A R E A D E D I S T R I B U C I O N
C . c . p . - A r c h i v o
3 0 d e A g o s t o d e l a ñ o e n c u r s o , m i s m o s q u e s e d e s c r i b e n a c o n t i n u a c i ó n :
J E F E D E D E P A R T A M E N T O
J E F A T U R A D E A L M A C E N Y D I S T R I B U C I O N
C O L E G I O N A C I O N A L D E E D U C A C I Ó N P R O F E S I O N A L T É C N I C AC O O R D I N A C I Ó N D E I N F R A E S T R U C T U R A Y E Q U I P A M I E N T O
R E C E P C I Ó N D E B I E N E S Y M A T E R I A L E S I M P R E S O S
A d j u n t o a l p r e s e n t e o r i g i n a l e s d e l f o r m a t o " E n t r a d a s d e A l m a c é n " d e l o s m o v i m i e n t o s r e g i s t r a d o s a l
1
2 3 4
5 6 7
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACEN
Clave: 04
Objetivo:Controlar Los folios de las entradas de almacén entregados al la coordinación de contabilidad.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y copia
Distribución:Original.- Coordinación de contabilidadCopia.- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ENTREGA DE ENTRADAS DE ALMACEN
N°
1
2
3
4
5
6
7
ConceptoToluca, Estado de México, a de del
Folio interno
Folio externo
observaciones
Jefe de departamento
Área de recepción
Área de distribución
Se debe anotarLa fecha (día, mes, año.)
El folio interno de la entrada de almacén
El folio externo de la entrada de almacén
En caso de tener que hacer alguna aclaración
Nombre y firma del jefe de departamento
Nombre y firma del responsable del área de recepción
Nombre y firma del responsable del área de distribución
Dirección General
FORMATO DE ENTREGA DE FACTURASClave: 05
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES JEFATURA DE ALMACEN Y DISTRIBUCION
TOLUCA, ESTADO DE MEXICO, DEL
COORDINACIÓN DE ADQUISICIONESDEPTO. DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PAGOSATN':C. ANGELES SANCHEZ
POR ESTE CONDUCTO SE HACE LA ENTREGA DE LAS FACTURAS Y/O DOCUMENTOS SOPORTES QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIÓN:
REFERENCIA PROVEEDOR REMISON Y/O FECHA DE OBSERVACIONESFACTURA RECEPCION
No Aplica
ENTREGÓ:
JEFE DE DEPARTAMENTO
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA
NOMBRE, SELLO Y FIRMA
RECIBIÓ:
1
2 3 4 5
6 7
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS
Clave: 05
Objetivo:Controlar las facturas que amparan los bienes adquiridos por el Conalep y que son remitidas a la coordinación de adquisiciones
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :mecanográfico
N° de ejemplares:Original y copia
Distribución:Original.- Coordinación de AdquisicionesCopia.- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ENTREGA DE FACTURAS
N°
1
2
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4
5
6
7
Concepto
Toluca estado de México, del
Referencia
Proveedor
Remisión o factura
Fecha de recepción
Jefe de departamento
Nombre, sello y firma
Se debe anotar
La fecha en la que se enviara la documentación (día, mes, año)
Numero de contrato de los bienes
El nombre del proveedor que describe la factura
El número de folio de la factura y/o remisión que entrego el proveedor con los bienes
La fecha de recepción de la factura
Nombre y firma de para el envió de la documentación
Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación
Dirección General
FORMATO SALIDA DE ALMACEN
CLAVE 06
3 45
67
21
8 910 11 12 13 14 15 16 17
18 19 20
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOSALIDA DE ALMACEN
Clave: 06
Objetivo:Controlar los equipos y materiales que se embarcan mediante el formato Salida de Almacén el cual servirá como acuse de recibo .
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y 3 copias
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 1.- Coordinación de ContabilidadCopia 2.- ConsecutivoCopia 3.- Unidades Administrativas
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO SALIDA DE ALMACEN
N°1
2
3
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17
18
Concepto No. De Folio interno
Folio externo
Consignatario
Transportista
Placas del transporte
Tipo de transporte
Fecha de salida
Contrato
Partida
cantidad
unidad
costo unitario
costo total
descripción
marca
numero de serie
Modelo
Autorizo
Se debe anotarAnotar el número de folio interno en consecutivo de entrada de Almacén
Folio impreso en el formato
Anotar el nombre del plantel o unidad administrativa
Anotar el nombre del operador del camion
Se anotara el numero de matricula de la unidad
Anotar el tipo de vehículo (torton, camioneta o trailer)
Anotar la fecha de embarque
Anotar el número del contrato al que pertenece el bien
Anotar la partida asignada del contrato al que pertenece el bien
Anotar la cantidad de bienes a embarcar
Anotar la unidad de medida (pizas,cajas,paquetes,etc.)
Anotar el precio unitario del bien
Anotar el costo total de los bienes
Anotar el nombre de los bienes
Anotar la marca del fabricante
Anotar el numero de serie en caso necesario
Anotar el modelo del bien
Anotar el nombre y firma del Subcoordinador departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
19
20
Embarque autorizado
Consignado a
Anotar el nombre y firma del Jefe de departamento de Almacén y Distribución
Anotar el Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación
Dirección General
FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENESClave: 07
D IR E C C IÓ N D E IN F R A E S T R U C T U R A Y A D Q U IS IC IO N E S C O O R D IN A C IÓ N D E IN F R A E S T R U C T U R A Y E Q U IP A M IE N T O J E F A T U R A D E D E P A R T A M E N T O D E A L M A C É N Y D IS T R IB U C IÓ N
T o l u c a , E s t a d o d e M é x ic o , a d e d e
A V IS O D E E N T R E G A D E B IE N E S
R e f . S C A D . / D I R E C T O R : P L A N T E L : P R E S E N T E P o r e s te c o n d u c to m e p e rm ito in fo rm a r a u s te d q u e e n lo s p ró x im o s 4 d ía s , s e rá n e n tre g a d o s a e s a U n id a d A d m in is tra t iv a e l m o b ilia r io q u e s e d e s c rib e a c o n tin u a c ió n : N o . D E S A L ID A C A N T ID A D D E S C R I P C I Ó N D E L B I E N
D e r iv a d o d e lo a n te r io r , s e s o lic ita s u c o la b o ra c ió n a fin d e q u e e l p e rs o n a l q u e d e s ig n e p a ra e fe c tu a r la re c e p c ió n d e lo s b ie n e s , a p liq u e c o n p re c is ió n la s a c c io n e s y lin e a m ie n to s q u e le e s ta m o s a n e x a n d o ; d e e s ta fo rm a la s á re a s q u e in te rv ie n e n e n e s te p ro c e s o , a s í c o m o e l t ra n s p o rt is ta p o d rá n d e s lin d a r s u s re s p o n s a b ilid a d e s s o b re la e n tre g a y c o n s e rv a c ió n d e lo s b ie n e s . S in o t ro p a rtic u la r y a g ra d e c ie n d o s u c o la b o ra c ió n , m e e s g ra to e n v ia r le u n c o rd ia l s a lu d o . A T E N T A M E N T E C O N A L E P , “U n a p ro fe s ió n p a ra la v id a ” J E F E D E D E P A R T A M E N T O D E A L M A C E N Y D IS T R IB U C IO N C . c . p . . - D ir e c to r d e I n f r a e s tr u c t u ra y A d q u is i c io n e s . - P a r a s u C o n o c i m ie n to C c . p . .- C o o rd in a d o r d e In fra e s tru c tu ra y E q u ip a m ie n to . - P a ra s u C o n o c im ie n to
1
2
3
4
5
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6
5 7
5
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENES
Clave: 07
Objetivo:Controlar el envió de los bienes adquiridos por el Conalep y haciendo del conocimiento, a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y copia
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Planteles o Direcciones Estatales
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO AVISO DE ENTREGA DE BIENES
N°1
2
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5
6
7
8
ConceptoToluca, estado de México, a de
de
Ref/SCAD. /
Director
Plantel
No. de salida
Cantidad
Descripción del bien
Jefe de departamento de almacén y distribución
Se debe anotarCompletar fecha en que se enviara el
aviso
Anotar el número de referencia asignado
por la Jefatura de departamento
Nombre del director y/o encargado del
plantel y/o dirección estatal a la que se
envía el aviso
Anotar el nombre del plantel y/o Dirección
Estatal
El folio de salida asignada al plantel y/o
Dirección Estatal
La cantidad de bienes que serán
enviados
El nombre de los bienes que serán
enviados
firma de autorización del jefe de
departamento
Dirección General
FORMATO FICHA DE EMBARQUEClave: 08
FECHA DE EMBARQUE: RUTA DE DISTRIBUCIÓN : FOLIO N° :
CONTRATO NÚMEROY DE
PARTIDA CAJAS
VERIFICO ( Bienes vs. Documentos ) : Jesus Zepeda Vidal FIRMA : ______________________________________
OPERADORES ( Nombre y Firma ) :
___________________________________________________________ ______________________________________________
Alfredo Ansastegui Chavez Victor Rojas MunguiaVIGILANCIA ( Bienes vs. Documentación ) : Nombre : ___________________________________________________ FIRMA : ______________________________________
EMPRESA : Transportadora Nacional, S.A. De C.V. Nombre y Firma del Representante : ______________________________________
Nombre del chofer : ___________________________________________________ Firma de Recibido : _____________________________
Vehículo : Placas ______________________ Marca : _______________________ Tel. y/o Radio Localiz. ___________________________
CUSTODIOS : Nombre ________________________________________________ Firma de Recibido : _____________________________
Vehículo : Placas ______________________ Marca : _______________________ Tel. y/o Radio Localiz. ___________________________
AUTORIZÓ :
____________________________
Área de Existencias y Distribución
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONESCOORDINACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
JEFARURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Y DISTRIBUCIÓN
FICHA DE EMBARQUE Y SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN
INFORMACIÓN DE LOS BIENES EMBARCADOS
N° DE SALIDA DESCRIPCIÓN DEL BIEN CANTIDAD DESTINO
______________________________________
Jefe de Almacen
PERSONAL QUE REALIZÓ Y VERIFICÓ EL EMBARQUE
DATOS DEL TRANSPORTISTA
SUPERVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL EMBARQUEREVISÓ :
1 2 3
4 5 6 7 8 9
10
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1920
21 22 23
24 25
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO FICHA DE EMBARQUE
Clave: 08
Objetivo:Controlar Los equipos, materiales y mobiliario que se carga en las unidades de transporte junto con la documentación que ampara los bienes adquiridos por el Conalep y que serán transportados a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y dos copias
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Transportista
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO FICHA DE EMBARQUE
N°
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ConceptoFecha de embarque
Ruta de distribución
Folio No.
No. de salida
Contrato y partida
Descripción del bien
Cantidad
Destino
Numero de cajas
Personal que realizo y verifico el embarque
Operadores
Vigilancia
Nombre y firma del representante
Nombre del chofer
Firma de recibido
Vehículo: placas
Marca
Tel. y/o radio localizador
Custodios nombre
Se debe anotarFecha en la cual se cargan los bienes
El número de ruta asignado
Folio consecutivo correspondiente
Los folios de las salidas de almacén que ampara los bienes
El contrato y la partida a la que corresponden los bienes descritos en la salida de almacén
Nombre de los bienes descritos en la salida de almacén
La cantidad de los bienes que aparan las salidas de almacén
El nombre del plantel o dirección estatal a la que se envían los bienes
Anotar la cantidad de cajas o paquetes que se envían por salida de almacén.
El nombre y la firma de la persona que verifica el embarque
Nombre y firma de las personas de realizar la carga del transporte
Nombre y firma del personal de vigilancia de que verifico el embarque
Nombre y firma del representante legal de la empresa transportadora
Nombre del operador asignado para realizar viaje
La firma de conformidad del chofer de haber recibido todo lo descrito
La matricula de las placas del vehículo
Marca del vehículo
número de teléfono celular y/o radio localizador
Nombre y firma del custodio que escoltara el
Dirección General
20
21
22
23
24
25
Firma de recibido
Vehículo: placas
Marca
Tel. y/o radio localizador
Área de existencias y distribución
Jefe de departamento de almacén y distribución
transporte
La firma de conformidad del custodio de haber recibido todo lo descrito
Número de placas del vehículo que custodiara el transporte
Anotar la marca del vehículo de custodia
Número de celular y/o radio localizador del custodio
Solicitar la firma del jefe del Área de Existencias
Solicitar la firma del jefe de Almacén
Dirección General
FORMATO BITACORA DE VIAJEClave: 09
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICAJEFATURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACÉN Y DISTRIBUCIÓN
B I T A C O R A D E V I A J ENo. CONSECUTIVO
DATOS DEL TRANSPORTISTA DATOS DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO
DATOS DEL EMBARQUE
NOMBRE DEL CHOFER: TRANSPORTADORA NACIONAL,S.A. DE C.V. No.DE TALÓN DE EMBARQUE:
CALLE 3 era SUR No. 40
No.DE LICENCIA: COL. INDEPENDENCIA TULTITLAN, RUTA No.: MÉXICO, D.F.
TIPO DE TRANSPORTE Y PLACAS: TEL: 584 34 11 * 584 34 12 FECHA DE EMBARQUE:
No. DE LOCALIZACIÓN HORA:
PLANTEL No. DE SALIDAS DE ALMACÉN OBSERVACIONES
JEFE DE DEPARTAMENTO
A) EL EMBARQUE DE LOS BIENES SE HACE EN PRESENCIA DEL CHOFER DEL VEHÍCULO Y DE LOS CUSTODIOS (EN SU CASO).B) EL VEHÍCULO DEBERÁ CIRCULAR POR AUTOPISTAS DE CUOTA, SIEMPRE QUE LA RUTA PROGRAMADA LO PERMITA.C) LA ENTREGA DE LOS BIENES AL DESTINATARIO (PLANTELES Y/O UNIDADES ADMINISTRATIVAS) SE HARÁ EN DÍAS HÁBILES DETRABAJO, DE 8:30 A LAS 17:00 HORAS ÚNICAMENTE.D) LA ENTREGA-RECEPCION DE LOS BIENES SE HARÁ CONJUNTAMENTE CON LA PERSONA QUE FIRMARÁ LOS DOCUMENTOS QUEFUNCIONAN COMO "ACUSES DE RECIBO", MISMOS QUE DEBERÁN CONTENER EL SELLO, FECHA, NOMBRE Y FIRMA DEL QUE RECIBE.E) LOS CHOFERES SON LOS RESPONSABLES DE ENTREGAR LOS BIENES EN LAS MISMAS CONDICIONES QUE FUERON RECIBIDOS. ASÍMISMO DEBERÁN CONSERVAR INTEGRA Y SIN TACHADURAS LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE LOS "ACUSES DE RECIBO"F) PARA CUALQUIER ACLARACIÓN COMUNICARSE CON EL C. MARTIN SANCHEZ JUAREZ AL TEL. 237 08 14, DE LAS 9:00 A LAS 17:00HRS
SUPERVISÓ EL EMBARQUE DE LOSBIENES DESCRITOS EN LAS "SALIDASDE ALMACÉN" QUE SE RELACIONAN ENESTE DOCUMENTO.
FORMALIZÓ EL EMBARQUE DE LOS BIENESEN EL VEHÍCULO DESCRITO EN ESTEDOCUMENTO Y LA SALIDA DE LOS BIENESDEL ALMACÉN DE CONALEP.
NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DE TRANSPORTADORA NACIONAL, S.A. DE C.V.
FIRMA DEL CHOFER DEL VEHÍCULO
RECIBÍ LOS BIENES DESCRITOS ENLAS "SALIDAS DE ALMACÉN"RELACIONADAS EN ESTE DOCUMENTOY ME HAGO RESPONSABLE DE SUINTEGRIDAD HASTA SU ENTREGA ALDESTINATARIO.
1
2
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9 10
11 12 13
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO BITACORA DE VIAJE
Clave: 09
Objetivo:Controlar las unidades de transporte de carga la documentación de bienes adquiridos por el Conalep que transporta a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y dos copias
Distribución:Original.- Dirección de finanzasCopia.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia.- Transportista
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO BITACORA DE VIAJE
N°
1
2
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13
Concepto
No. Consecutivo
Nombre del chofer
No. de licencia
Tipo de transporte y placas
No. de localización
Ruta No
Fecha de embarque
Hora
Plantel
No. de salidas de almacén
Jefe de departamento
Nombre y firma del representante de la empresa transportadora
Firma del chofer del vehículo
Se debe anotar
Un número de folio consecutivo
El nombre del operador del transporte
El folio de la licencia de manejo del operador del transporte
El tipo de transporte (Tortón, camioneta, rabón, etc) y placas de la unidad asignada
Número de celular o radio localizador del operador
Número de ruta en la cual hará el trayecto para la entrega
La fecha en que se realizo el embarque de bienes
La hora en que se efectuó la carga
El nombre del plantel a donde se hará la entrega de los bienes
Los números de folios de las salidas de almacén asignados al plantel o planteles de la ruta
La firma del jefe de l almacén
Nombre y firma del representante legal de la empresa transportadora
La firma de chofer
Dirección General
FORMATO CONTROL DE SALIDAS QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD
Clave: 10
No. No. DE CONTRATO CONSIGNATARIO DESCRIPCION DEL BIEN CANT. FECHA DE SALIDA ART EMBARQUE PESOS DOLARES
IMPORTE
COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION PROFESIONAL TECNICADIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUICISIONES
JEFATURA DE DEPARTAMENTODE ALMACEN Y DISTRIBUCION
CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN DEL 0000, QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD
C. BLANCA RODRIGUEZ MUCIÑOJEFE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
C. SERGIO A. MARTINEZ CALDERON JEFE DE DEPARTAMENTO DE ALMACEN Y DISTRIBUCION
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1011
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE
CONTABILIDAD
Clave: 10
Objetivo:Controlar los folios de las salidas de almacén con acuse de recibo entregadas a la Coordinación de Contabilidad
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original y copia
Distribución:Original.- Coordinación de ContabilidadCopia.- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO CONTROL DE SALIDAS DE ALMACEN QUE SE ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD
N°1
2
3
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10
11
ConceptoNúmero
N° de la salida
Contrato
Consignatario
Descripción del bien
Cant. Art.
Fecha de embarque
Pesos
Dólares
Jefe de departamento de Almacén y Distribución
Jefe de seguimiento y control
Se debe anotarAnotar el número en forma de lista por cada registro de salidas de Almacen que se entregaran
Anotar el número del folio externo de la salida de almacén
Anotar el contrato registrado en las salidas de Almacén
Anotar el nombre del plantel, unidad administrativa o colegios estatales al que se le asigno la salida de almacén
Anotar el nombre de material o equipo que se describe en la Salida de Almacén
Anotar la cantidad de bienes que se le enviaron al Plantel y/o Dirección Estatal
Anotar la fecha de las salidas de almacén con la que se embarcaron los bienes a los Plantel y/o Dirección Estatal
Anotar el costo de los bines descritos en la salida de almacén en moneda nacional
Anotar el costo de los bines descritos en la salida de almacén en moneda extranjera
Nombre y firma de autorización el Jefe del Departamento de Almacén para el envió de la documentación
Nombre y firma de la persona encargada de recibir la documentación
Dirección General
FORMATO KARDEX Clave: 11
FECHA DE ENTRADA: F. INTERNO: F. EXTERNO:NO. CONTRATO Y/O PEDIDO: PARTIDA: CONCEPTO: no aplica
CANTIDAD CONTRATADA: UNIDAD:COSTO UNITARIO: COSTO TOTAL: *Los costos incluyen IVA
DESCRIPCION:
MARCA: MODELO: T. MONEDA:PROVEEDOR:
CLV PLANTEL NO. CANT. COSTO EXIST. SALDO FECHA FECHASALIDA EMBAR. RECIBO
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONESCOORDINACION DE EQUIPAMIENTO
JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE ALMACEN Y DISTRIBUCION
1 2 3
4 5
6 7
8 9
10
11 12 13
14
15 16 17 18 19 20 21 22 23
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATO KARDEX
Clave: 11
Objetivo:Controlar los bienes adquiridos por el Conalep y que son entregados a las unidades administrativas, planteles y colegios estatales.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado y mecanográfico
N° de ejemplares:Original
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y Distribución
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO KARDEX
N°
1
2
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13
Concepto
Fecha de entrada.
F. Interno.
F. Externo.
No. contrato y/o pedido.
Partida.
Cantidad contratada.
Unidad.
Costo unitario.
Costo total.
Descripción.
Marca.
Modelo.
T. Moneda.
Se debe anotar
La fecha de ingreso al almacén de los bienes
El folio interno de la entrada de almacén
El folio externo de la entrada de almacén
El número de contrato y/o pedido de los
bienes
Número de partida del contrato o pedido
La Cantidad de material recibido y descrito
en la entrada de almacén
Tipo de unidad de medida (pieza,
ejemplares, cajas), etc.
El costo unitario del bien
El costo total de los bienes adquiridos
Anotar el nombre del equipo descrito en la
entrada de almacén
La marca del equipo
Anotar el modelo del equipo
El tipo de moneda (M/N o en su caso USD)
Dirección General
14
15
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17
18
19
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21
22
23
Proveedor
Clv.
Plantel
No. salida
Cant.
Costo
Exist.
Saldo
Fecha embarque
Fecha recibo
El nombre de la empresa que entrega los
bienes
Número de clave del plantel
Nombre del plantel a donde se entrego el bien descrito
Folio de salida de almacén
Cantidad de los bienes descritos en la salida
de almacén enviados al plantel
Costo total de los bienes de acuerdo a la
salida de almacén
Cantidad en existencia en el almacén
La existencia en el almacén
fecha en la que se realizo el envió a los
Planteles y/o Direcciones Estatales
fecha en el cual recibió el Plantel, Direcciones Estatales y/o Áreas Corporativas
Dirección General
FORMATO REGISTRO DE MOVIMIENTOS
CLAVE 12
1
2 3 4
5 6 7 8 9 10 11 12 13
Dirección General
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOREGISTRO DE MOVIMIENTOS
Clave: 12
Objetivo:Controlar los materiales de consumo que se entregan a las diferentes Unidades Administrativas que conforman el Colegio así como a la Unidad de Operación Desconcentrada del D.F. y sus 27 planteles que lo conforman .
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado
N° de ejemplares:Original
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y Distribución
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO REGISTRO DE MOVIMIENTOS
Dirección General
N°1
2
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11
12
13
Concepto Clave de S.A.P
Descripción del material
partida
unidad de medida
fecha
numero de entrada
numero de salida
unidad administrativa
cantidad de entrada
cantidad de salida
existencia
costo por movimiento
saldo
Se debe anotarNumero que otorga el sistema en el maestro de materiales para su ubicación y control del mismo
Anotar el nombre del articulo
Partida a la que se deberá descargar el articulo
Se anotara la unidad de medida (pzas, paquetes ,Etc.)
Se anotara la fecha en la que se entregan los materiales
Anotar la fecha de entrada de los materiales
Anotar el folio de la salida del material
Anotar el nombre de la unidad administrativa que se lleva el material
Anotar la cantidad que ingresa a la ventanilla de consumibles
Anotar la cantidad del material que se entrego a la unidad administrativa correspondiente
Anotar la cantidad en existencia en la ventanilla de consumibles
Anotar el costo total del material entregado
Anotar el importe que se tiene en la ventanilla de consumibles
FORMATO ESTADO DE CUENTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
CLAVE 13
Dirección General
1
2
34 5 6 87
1312
11
109
Dirección General
INSTRUCTIVO DE MANEJO DEL FORMATOESTADO DE CUENTA
Clave: 13
Objetivo:Controlar los movimientos de materiales y saldos con los que cuenta cada unidad administrativa y que son entregados a la misma.
Formulación a cargo de:Departamento de Almacén y Distribución
Medio de elaboración :Computarizado
N° de ejemplares:Original y 1 copia
Distribución:Original.- Departamento de Almacén y DistribuciónCopia 1.- Para la unidad administrativa correspondiente
Dirección General
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ESTADO DE CUENTA
N°1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
ConceptoDescripción del bien
Materiales y utiles de oficina
Unidad de medida
Requisición de P.A.A.A.S.
Precio unitario
enero
febrero
marzo
abril
mayo
total de bienes recibidos
disponibilidad
total
Se debe anotarAnotar el nombre del articulo
Se anotara el nombre y numero de partida presupuestal que será afectada
Se anotara la unidad de medida (pza, pqte, caja etc...)
Se anotara el requerimiento solicitado por cada unidad administrativa para su consumo
Se anotara el precio unitario con el que se compro dicho material
Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes
Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes
Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes
Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes
Se anotara la cantidad de bienes recibidos por el área en dicho mes
Se anotara la suma total de los materiales entregados a las unidades administrativas de los meses correspondientes.
Se anotara la cantidad de materiales disponibles correspondientes a cada unidad administrativa
Anotar el costo total del material entregado en dichos meses