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Actualización: 22 Marzo 2019
Actualización de contenido: 22 Julio 2019
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PE-POSO-CO-09-02
Perfil de Puesto
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO:
Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor
ÁREA A LA QUE PERTENECE:
Área de Control Escolar
JEFE INMEDIATO:
Secretario de Escuela
EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:
Director de Escuela
SUPERVISA A:
Auxiliar de Control Escolar
Secretaria de atención y control escolar
Secretaria de atención a egresados y archivo
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVO DEL PUESTO:
Apoyar a la Secretaría de la Escuela en la realización las actividades relacionadas con los procesos de admisión, promoción, permanencia y egreso, de los alumnos del plantel, en vinculación con las dependencias de la Dirección General del SEMS.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:
FUNCIÓN GENERAL
ACTIVIDADES
1. Realizar las actividades inherentes a los procesos de admisión, promoción, permanencia y egreso de los alumnos, de conformidad con la normatividad universitaria.
· Elabora cada ciclo escolar los grupos de primer ingreso de ambos turnos para su publicación.
· Supervisa la actualización permanente del servidor del sistema de información SACE de la preparatoria No. 5 ante el SEMS.
· Supervisa la captura correcta, con el personal a su cargo, de datos de alumnos, unidades de aprendizaje y grupos en el SP5, SIIAU y en el Sistema de Control de Asistencia para mantener actualizados los datos de la trayectoria de los estudiantes.
· Informa y da seguimiento a procesos administrativos (licencias, certificados, bajas) relacionados con la situación académica de los estudiantes.
· Supervisa la integración de expedientes de los estudiantes según acuerdo a los requisitos establecidos para mantener la información disponible para su consulta.
· Coordina servicios o trámites administrativos a estudiantes ante el SEMS.
· Autoriza servicios o trámites administrativos a estudiantes como cambios de turno, grupo, etc.
· Orienta a profesores, padres de familia y alumnos sobre los procesos administrativos y académicos.
· Revisa y pasa a firma documentación oficial.
· Supervisa la custodia del archivo del área de Control Escolar.
· Coordina las actividades para la elección de TAES en cada ciclo escolar.
· Notifica vía electrónica a los docentes que tienen pendiente captura de calificaciones y asistencias.
2. Proporcionar la información necesaria, para la elaboración de estadísticas escolares;
· Elabora y actualiza en cada ciclo escolar las estadísticas solicitadas en el Portal Administrativo en Línea (PAL).
3. Aplicar los instrumentos para el seguimiento de estudiantes previo a su egreso.
· Coordinar las actividades para la aplicación de la encuesta de pre egreso en cada ciclo escolar.
4. Realizar las actividades de trámite de credencial de SEMS según los procesos establecidos
· Planea y gestiona captura de credenciales de Primer ingreso SEMS.
· Entrega credenciales de SEMS a alumnos de primer ingreso y solicita seguimiento de trámite para credenciales de reposición al área de cómputo.
· Captura en el SIIAU de SEMS la solicitud de reposición de las credenciales de alumnos.
· Recibe oficio de lote para la impresión de credenciales de SEMS.
5. Mantener el SGC implementado en la preparatoria 5.
· Identifica y solicita al área de calidad la actualización de documentos y registros de los sub procesos a su cargo de acuerdo a las actividades planificadas.
· Vigila que sus usuarios utilizan las versiones vigentes declaradas en el SGC para prevenir el uso de registros obsoletos.
· Identifica acciones correctivas y de mejora de los sub procesos a su cargo según los procedimientos establecidos.
· Supervisa que el personal a su cargo lleve a cabo los sub procesos de acuerdo a lo planificado en el SGC.
6. Las demás que confieran el Director de la escuela y la normatividad aplicable
· Actualiza de manera semestral la información del PCSINEMS, solicitada en las carpetas asignadas a su cargo en el Portal de Administración en Línea (PAL).
· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.
MANEJO DE DATOS PERSONALES
· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.
· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.
· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.
TRANSFERENCIA DE DATOS
· Impresión de constancias.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
Computadora, internet, correo electrónico, impresora, papelería la necesaria, mobiliario de oficina, formatos internos e institucionales para realizar trámites de control escolar y claves de acceso a sistemas electrónicos y solicitud de certificados.
ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS
· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)
· Portal de Administración en Línea (PAL)
· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)
· Sistema de Control de Asistencia (SCA)
III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:
NIVEL DE ESTUDIOS
20%
Licenciatura en ciencias económicas administrativas o afín.
EXPERIENCIA LABORAL
10%
1 año
CONOCIMIENTOS
30%
· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.
· Manual 4.0 PCSINEMS
· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015
· Del sistema de Administración de Control Escolar del SP5, SACE y SIIAU, Office
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
40%
Habilidades
· Administración de la información
· Elaboración de documentos
· Manejo de estrés
· Toma de decisiones
· Sensibilidad al cambio
· Manejo de Office
Competencias
· Capacidad de planificación y de organización
· Liderazgo
· Habilidades Mediáticas
· Trabajo en Equipo
· Integridad
· Inteligencia Emocional
· Tolerancia a la presión
· Actitud de servicio
· Comunicación Efectiva
· Análisis y solución de problemas
· Pensamiento creativo
CURSOS SUGERIDOS
· Capacidad de planificación y de organización
· Comunicación
· Liderazgo
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO:
Auxiliar de Control Escolar
ÁREA A LA QUE PERTENECE:
Área de Control Escolar
JEFE INMEDIATO:
Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor
EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:
Secretario de Escuela
SUPERVISA A:
No aplica
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVO DEL PUESTO:
Apoyar al Oficial Mayor en la realización de actividades relacionadas con los procesos de Ingreso, Permanencia y Egreso de control escolar.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:
FUNCIÓN GENERAL
ACTIVIDADES
1. Elaborar y dar seguimiento a trámites de alumnos.
· Apoya en los trámites referentes a cambios de turnos, baja de alumnos, cambio de escuela, modificación de calificaciones, ubicación de horarios, licencias, constancias, etc., en ausencia del Oficial Mayor o por solicitud del mismo.
· Apoya en la elaboración de certificados de egreso en cada ciclo escolar.
· Cita a padres de familia cuando le sea solicitado por el Oficial Mayor.
· Atiende a padres de familia en ausencia del Oficial Mayor.
2. Dar seguimiento de alumnos con artículo.
· Recaba la información necesaria de los alumnos con artículo 33 para entregarla a la comisión de educación y SEMS.
· Elabora oficios de alumnos con artículo 34 para enviar información a SEMS, y entrega la información al Oficial Mayor.
· Envía relación y los expedientes de artículo 35 al área de archivo.
3. Auxiliar en las actividades con Académicos
· Notifica al personal Académico la información solicitada por el Oficial Mayor.
· Captura calificaciones en SIIAU en el caso de que un docente no lo haya hecho en tiempo.
· Imprime listas de asistencia y reporte de calificaciones cuando el docente lo solicite.
4. Apoyar al personal de Control Escolar
· Asesora y resuelve dudas que pudieran surgir con el personal de Control Escolar.
· Vigila que los procesos de ingreso, permanencia y egreso se realicen con forme a lo establecido.
· Apoya en el trámite de certificados en ausencia de la Secretaria responsable de archivo.
5. Las demás que le confieran su jefe inmediato.
· Solicita requisiciones de papelería y la desincorporación de mobiliario en mal estado u obsoleto del área.
· Cuida el ingreso al área de control escolar para prevenir la entrada a personal no autorizado.
· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.
MANEJO DE DATOS PERSONALES
· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.
· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.
· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.
TRANSFERENCIA DE DATOS
· No aplica
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
Computadora, impresora, scanner, papelería, formatos de solicitudes de certificados, constancias de estudios, justificantes médicos
ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS
· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)
· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)
· Sistema de Control de Asistencia (SCA)
III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:
NIVEL DE ESTUDIOS
20%
Bachillerato o carrera técnica
EXPERIENCIA LABORAL
10%
1 año
CONOCIMIENTOS
30%
· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.
· Archivonomía
· Ortografía
· Manejo del Sistema SIIAU y SP5
· Procesos Administrativos
· Manual 4.0 PCSINEMS
· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
40%
Habilidades
· Administración del tiempo
· Administración de Información
· Orientación a Seguir Instrucciones
· Manejo de Office
Competencias
· Orientación a los Resultados
· Trabajo en Equipo
· Integridad
· Inteligencia Emocional
· Tolerancia a la presión
· Actitud de servicio
· Comunicación Efectiva
CURSOS SUGERIDOS
· Liderazgo
· Orientación a los Resultados
· Comunicación
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO:
Secretaria de Atención y Control Escolar
ÁREA A LA QUE PERTENECE:
Área de Control Escolar
JEFE INMEDIATO:
Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor
EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:
Secretario de Escuela
SUPERVISA A:
No aplica
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVO DEL PUESTO:
Realizar las actividades de control escolar inherentes a los procesos de ingreso, permanencia y egreso de los alumnos, de conformidad con la normatividad universitaria.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:
FUNCIÓN GENERAL
ACTIVIDADES
1. Atender en ventanillas y/o telefónicamente al público en general.
· Atiende personal o telefónicamente dudas de estudiantes, profesores y padres de familia.
· Da seguimiento a actividades administrativas de grupos a través del concejal y/o de manera presencial.
· Recibe y da seguimiento a solicitudes de trámites escolares.
· Atiende vía electrónica a estudiantes y padres de familia a través del SP5.
2. Captura de datos de alumnos, unidades de aprendizaje y grupos en el SP5 y SIIAU para mantener actualizados los datos de la trayectoria de los estudiantes.
· Mantiene actualizados los datos y movimientos de ubicación de alumnos durante su permanencia en la escuela en los sistemas electrónicos SP5, SIIAU y Sistema de Control de Asistencia.
· Identifica a los alumnos con artículo 33, 34 y 35 de los grupos asignados para el trámite correspondiente.
· Verificar en SP5 y SIIAU que el docente capture las calificaciones y asistencias de las unidades de aprendizaje asignadas.
· Notifica al Oficial Mayor de aquellas unidades de aprendizaje que no estén capturadas las calificaciones y asistencias.
3. Integración de expedientes de los estudiantes según acuerdo a los requisitos establecidos para mantener la información disponible para su consulta.
· Recibe y verifica los documentos entregados por el alumno durante el ingreso para la integración de su expediente.
· Integra y archiva los expedientes del grupo asignado.
· Recibir la orden de pago de la matrícula escolar y la archiva en el expediente del alumno; entrega holograma del ciclo correspondiente.
· Envía al archivo muerto los expedientes del egreso y las bajas administrativas o voluntarias.
4. Mantener el SGC implementado en la preparatoria 5.
· Realiza las actividades de acuerdo a lo planificado en los sub procesos declarados el SGC.
· Identifica e informa al Oficial Mayor la necesidad de actualización de documentos y registros de los sub procesos en los que participa.
· Aplica encuestas para la elaboración de los indicadores de desempeño declarados en el SGC.
· Vigila que sus usuarios utilizan las versiones vigentes declaradas en el SGC para prevenir el uso de registros obsoletos.
5. Las demás que le confieran su jefe inmediato.
· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.
MANEJO DE DATOS PERSONALES
· Datos identificativos: El nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.
· Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.
· Datos sobre salud: Incapacidades médicas.
TRANSFERENCIA DE DATOS
· No aplica.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
Computadora, internet, paquetería office, papelería la necesaria.
Claves de acceso a los sistemas de SIIAU, SP5, SACE
ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS
· Sistema Integral de Información y Administración Universitaria (SIIAU)
· Sistema Preparatoria No. 5 (SP5)
· Sistema de Control de Asistencia (SCA)
III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:
NIVEL DE ESTUDIOS
20%
Bachillerato o carrera técnica
EXPERIENCIA LABORAL
10%
6 meses en puestos administrativos
CONOCIMIENTOS
30%
· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.
· Archivonomía
· Ortografía
· Manejo del Sistema SIIAU y SP5
· Procesos Administrativos
· Manual 4.0 PCSINEMS
· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
40%
Habilidades
· Administración del tiempo
· Administración de Información
· Orientación a Seguir Instrucciones
· Elaboración de documentos
· Manejo de Office
Competencias
· Orientación al usuario interno y externo
· Orientación a los Resultados
· Autocontrol
· Trabajo en Equipo
· Integridad
· Inteligencia Emocional
· Tolerancia a la presión
· Actitud de servicio
· Comunicación Efectiva
CURSOS SUGERIDOS
· Orientación al usuario interno y externo
· Orientación a los Resultados
· Tolerancia a la presión
PERFIL DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO:
Secretaria de Atención a Egresados y Archivo
ÁREA A LA QUE PERTENECE:
Área de Control Escolar
JEFE INMEDIATO:
Coordinador de Control Escolar – Oficial Mayor
EN AUSENCIA DE SU JEFE REPORTA A:
Secretario de Escuela
SUPERVISA A:
No aplica
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
OBJETIVO DEL PUESTO:
Ordenar y custodiar el Archivo de la Escuela, así como tramitar y entregar certificados a egresados.
POSICIÓN EN EL ORGANIGRAMA:
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PUESTO:
FUNCIÓN GENERAL
ACTIVIDADES
1. Ordenar y custodiar el Archivo de la escuela Preparatoria No. 5
· Recibe los expedientes de los alumnos egresados y de las bajas generadas durante el ciclo para su archivo.
· Genera una base de datos con código, nombre y año de egreso o año de baja de los alumnos.
· Clasifica el archivo del ciclo de ambos turnos alfabéticamente para asignar el número de folio para su archivo.
2. Recibir documentos y realizar los trámites necesarios para la gestión de documentos (certificados, Kardex o carta de buena conducta) de alumnos egresados y bajas.
· Recibe la ficha de pago del trámite correspondiente y en caso de ser necesario, las fotografías del alumno.
· Da seguimiento a las solicitudes de certificado de acuerdo al plan de estudios:
· Bachillerato General por Competencias: solicita al Oficial mayor
· Bachillerato Unitario: captura en el sistema SACE el certificado y solicita la impresión del documento en el SEMS.
· Bachillerato General: solicita vía correo electrónico al SEMS la impresión del certificado.
· Solicita los kardex o fotocopiar el documento existente cuando le sea solicitado por el interesado
· Elabora las cartas de buena conducta solicitadas.
· Pasa los documentos a firmas con las autoridades de la escuela para la entrega de los documentos.
3. Atender personal y/o telefónicamente al público en general
· Informa sobre los requisitos para el trámite correspondiente.
· Informa en que situación está el trámite solicitado.
· Consulta el sistema electrónico de certificados para la atención y seguimiento de las solicitudes.
4. Validación o verificación de certificados.
· Revisa en el sistema y físicamente el documento en cuestión.
· Verifica en las listas de asistencia y reportes de calificaciones evidencia del ex alumno.
· Da respuesta al oficio emitido por autoridades Universitarias.
5. Aplicación de encuestas de Pre Egreso
· En conjunto con el coordinador académico realizan la agenda en la página de SEMS para la aplicación de la encuesta de Pre Egreso.
· Organiza en conjunto con el responsable del laboratorio de cómputo la aplicación de la Encuesta para sexto semestre de ambos turnos.
· Elabora base de datos para tener contacto con los alumnos a egresar.
6. Las demás que le confiera el Secretario de la Escuela y la normatividad aplicable
· Apoya al área de la secretaria en los requerimientos de información solicitados con base a la Ley de Transparencias.
· Apoya en las demás actividades que se requieran para el área.
MANEJO DE DATOS PERSONALES
· Datos identificativos: Nombre, domicilio, teléfono particular, teléfono celular, firma, Clave Única de Registro de Población (CURP), lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía.Datos académicos: Trayectoria educativa, calificaciones, certificados, código de alumno.
TRANSFERENCIA DE DATOS
· No aplica
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
Computadora, base de datos, impresora y scanner.
ACCESO A SISTEMAS ELECTRÓNICOS
· Sistema SACE
· Solicitud de certificados de estudios.
III. COMPETENCIAS REQUERIDAS:
NIVEL DE ESTUDIOS
20%
Bachillerato o carrera técnica
EXPERIENCIA LABORAL
10%
6 meses en puestos administrativos
CONOCIMIENTOS
30%
· Estructura y Normatividad Universitaria y de la Escuela Preparatoria No.5.
· Archivonomía
· Ortografía
· Manejo del Sistema SIIAU y SP5
· Procesos Administrativos
· Manual 4.0 PCSINEMS
· Nociones básicas de la Norma ISO 9001:2015
HABILIDADES Y COMPETENCIAS
40%
Habilidades
· Administración del tiempo
· Administración de Información
· Orientación a Seguir Instrucciones
· Elaboración de documentos
· Manejo de Office
Competencias
· Orientación al usuario interno y externo
· Autocontrol
· Trabajo en Equipo
· Integridad
· Inteligencia Emocional
· Tolerancia a la presión
· Actitud de servicio
· Comunicación Efectiva
· Análisis y solución de problemas
CURSOS SUGERIDOS
· Orientación al usuario interno y externo
· Orientación a los Resultados
· Comunicación