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Valoración y selección documental
Un procedimiento insoslayable
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Valoración documental
Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, mismos que servirán como criterios para seleccionar los plazos de conservación.
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Valoración primaria
Se establece cuando tienen vigencia legal y administrativa, es decir, sirven para ordenar, informar o probar algo. Estos documentos se ubican en la fase activa o de gestión.
Pregunta clave a realizar:
¿Cuál es el riesgo para la entidad o para el usuario, si un grupo de documentos se
eliminan?
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Valores de la documentación primaria
• Administrativo
• Contable
• Fiscal
• Legal
• Jurídico
• Informativo
• Técnico
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Valor Secundario (científico-cultural)
• El que tiene un documento (serie o grupo) para la investigación o la historia, una vez agotado el interés que presenta para la entidad productora.
Pregunta rectora
• ¿Pierde una sociedad la posibilidad de conocer algo fundamental sobre sí misma si se elimina un grupo de documentos?
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Valores que engloba
• Científico
• Histórico
• Artístico
• literario
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Selección documental
• Es el proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación y las disposiciones finales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.
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¿Por qué es importante la selección documental?
• Una mala práctica en este campo, ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, entre otros.
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Plazos de conservación
• Es el tiempo asignado a determinados tipos y series documentales producidos por determinada unidad administrativa o institución con la finalidad de cumplir con su vigencia administrativa para luego pasar a otra etapa del ciclo vital.
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Disposiciones finales
• se refieren al destino final de los documentos, los cuales pueden ser los siguientes:
- Conservación permanente
- Conservación parcial o muestra
- Eliminación total
- Digitalización
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Criterios para seleccionar los documentos
- Relevancia
- Frecuencia de la consulta
- Capacidad para probar derechos
- Duplicidad de los documentos y de la información
- Soporte del documento
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¿Por qué es importante la valoración y selección documental?