URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:0
Pag.: 1/24
Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii
Nr
crt
Ediţia/ revizia
în cadrul ediţiei
Componenţa
revizuită
Modalitatea reviziei Data la care se
aplică prevederile
ediţiei sau reviziei
ediţiei 1 1/0 -integral -elaborare initiala 2019
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii generale
Data Elaborat Verificat Aprobat
27.08.2019
Funcţia / Nume
Semnături Funcţia / Nume
Semnătura Funcţia / Nume Semnătura
Inginer Dorin Stoica
Referent Gheorghe
Sef SEA:
Dorin
Tanasescu
Director Executiv:
Ciobanu
Dumitru
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 2/24
Sulea Gabriel
Exemplar nr.: Lista de difuzare
Nr.
crt.
Scopul
difuzarii
Structura
organizatorica
Functia Nume si
prenume
Data
primirii
Semnatura
0 1 3 4 5 6 7
1 Aplicare DSVSA Iasi Director executiv
Dr. Gabriel Ciobanu
Tri
mit
ere
in f
orm
at e
lect
ronic
si
afis
are
pe
site
2 Aplicare SEA Sef Serviciu Dorin Tanasescu
3 Aplicare Comisia de recptie
Presedinte
Membri
4 Aplicare
Arhivare
SEA referent Gheorghe Sulea
5 Aplicare SEA inginer Dorin Stoica
6 Evidenta Comisia SCIM Secretar
Comisie SCIM
Andrei Liteanu
7 Informare SEA Consilier superior
Gabriela Irimescu
8 Informare SEA Referent
superior
Carmen Daminescu
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 3/24
1. SCOP
Scopul procedurii este de a stabili pașii pentru aplicarea unui instrument de monitorizare si
gestionare a modului de executare a contractelor de furnizare, servicii si lucrari precum și de
verificare a modului de indeplinire a clauzelor contractuale de către furnizor/prestator/executant, cu
identificarea funcțiilor implicate și a responsabilitătilor ce trebuie atribuite pentru urmarirea și
derularea contractelor.
2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura este aplicată de persoana/echipa responsabilă de atribuirea contractului stabilita prin
decizia DE al DSVSA Iasi precum și de persoanele desemnate in comisia de recepție a
bunurilor/serviciilor/lucrărilor și a persoanelor responsabile din domeniul financiar.
Pentru contractele complexe (cu valoare mare, sau cele care prezinta importanta deosebită pentru
DSVSA) sc stabilește constituirea unui grup de lucru/echipe responsabil(e) cu urmarirea și derularea
contractului. Echipa este formată din angąiali ai structurii organizatorice care a identificat necesitatea
realizarii achizitiei și este beneficiară a rezultatului achizițiilor de produse/servicii/lucrari atribuite
intr-un an.
In cazul contraelelor de complexitate redusă, responsabilitățile de urmărire și derulare pot fi
indeplinite și de o singură persoană.
Delimitarea explicită getivitâtii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de
entitatea publica
1. verificarea și monitorizarea modului de implementare a contractului
2. verificarea si monitorizarea respectări clauzelor contractuale și indeplinirea in perioada de
garanție a obligațiilor contractuale de către furnizor/prestator/executant
3. testele. încercările, veriticările ce se realizează la momentul acceptării a
produselor/serviciilor/lucrărilor realizate de către furnizor/prestator/executant
4. controlul modificărilor intervenite pc parcusrul îndeplinirii contractului
5. colaborarea echipa Contractantului pentru a identifica din timp orice eventuale probleme care
ar putea apărea pe parcursul implementării Contractului:
6. verificarea și monitorizarea termenelor stabilite pentru livrarea produselór/prestarea
serviciilor/execuția lucrărilor:
7. verificarea condițiilor de efectuare a plăților și a documentelor suport necesare pentru
efectuarea acestora:
8. emiterea documentelor constatatoare care conțin informalii referitoare la indcplinirea sau, după
caz. neîndeplinire a obligațiilor contractuale de către contractant/contractantul asociat:
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 4/24
9. păstrarea/arhivarea documentelor etc.
3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ
- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. cu modificările completările ulterioare:
- Hotărârea de Guvern nr. 395/2016 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii
98/2016
- Ghidul online al achizitiilor publice- www.anap.gov -
4. DEFINIȚII SI ABREVIERI
4.1 În intelesul prezentei proceduri pot fi definiti următorii termeni specifici:
a) caiet de sarcini — conține, in mod obligatoriu, specificatiile tehnice care reprezintă cerințe,
prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris
in mod obiectiv incat corespundă necesitătii
b) contract de achizitie publică — contractul eu titlu oneros, asimilat potrivit legii actului
administrativ, încheiat in scris intre unul sau mai mulți operatori economici cu una ori mai multe
autorități contractante si care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de
servicii
c) contractant orice operator economic care este parte la un contract de achiziție publică
d) document al achizitiei- anunțul de participare, documentatia de atribuire, precum și orice document
suplimentar emis de autoritatea contractantă sau la care aceasta face trinuitere pentru a descrie ori
stabili elemente ale achiziliei sau ale pocedurii de atribuire
e) grup de lucru — reprezinta un grup de specialiști din cadrul structurii organizatorice a DSVSA
care a identificat nevoia și sunt beneficiari ai rezultatului achizitiei de bunuri/servicii/lucrari
f) echipa responsabila - reprezintă un grup de oameni care sub conducerea unui șef indeplinesc în
același timp muncă sau o acțiune comună din cadrul structurii organizatorice a DSVSA, care a
identificat nevoia și beneficiari ai rezultatului achizitiei de bunuri/servicii/lucrări
g) oferta - actul juridic prin care operatorul economic isi manifestă voința de a se angaja din punct de
vedere juridic intr-un contract de achiżitie publică; oferta cuprinde propunerea financiară și
propunerea tehnică
h) operator economie — orice persoană fizică sau juridică. de drept public ori de drept privat, sau
grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă in mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a
unei construclii, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară
forrmatâ intre două ori mai multe astfel de entități
i) persoană— responsabil din cadrul structuri organizatorice din cadrul DSVSA, beneficiar al
rezultatului achizitiilor de bunuri/servicii/lucrări din cadrul structurilor organizatorice ale DSVSA
j) persoana desemnata – responsabil cu realizarea achizitiei publice din cadrul SEA-CAP
k) propunere financiara – parte a ofertei ce cuprinde informatii cu privire la pret, tarife, alte conditii
financiare
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 5/24
l) propunere tehnica – parte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din RN sau CS
m) referat de necesitate – document intern emis de fiecare compartiment din cadrul DSVSA si care
cuprinde necesitatile de produse, servicii si lucrari, precum si valoarea estimata a acestora.
4.2.Abrevieri:
Nr. Abrevierea Termenul abreviat
1 AC Autoritate contractantă
2 DSVSA Directia Sanitara Veterinara si pentru Siguranta Alimentelor Iasi
3 AP Achiziție publică
4 CPV Vocabularul comun al achizițiilor ublice
5 CAP Compatimentul achizitii publice
6 CFPP Control financiar preventiv propriu
7 DE Director executiv
8 CJRU Compartimentul juridic si resurse umane
9 OC Ordonator de credite
10 PAAP Programul anual al achizițiilor publice
11 PS Procedură de sistem
12 RA Responsabil achizitie
13 TVA Taxa pe valoarea adaugata
14 RN Referat de necesitate
15 CAPI Compartiment Audit Public Intern
16 SEAP Sistemul Electronic de Achizitii Publice
17 SS Sef Serviciu
18 RN Referat de necesitate
5. DESCRIERE PROCEDURĂ
5.1 Generalitati
Prezenta procedură deserie modul in care se realizeaza urmărirea derulării contractelor de achizitie si
stabilește reponsabilitați ce vor ti adaptate la tipul și complexitatea contractului de către structura
organizatorica beneficiară a achiziției din cadrul DSVSA ce a solicitat prin intermediul referatului de
necesitate achiziționarea acelor produse/servicii/lucrari.
5.2 Modul de lucru
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 6/24
5.2.1. Principii respectate/aplicate
Aplicarea prezentei proceduri se face cu respectarea principiilor legalității, regularitatii, eficacitătii
utilizării fondurilor publice alocate pentru atribuirea contractelor de bunuri/servicii/lucrari.
Pe parcursul implementării și monitorizării contractului, se iau toate măsurile necesare pentru
evitarea apariției unor situații de natura să determine existența unor posibile riscuri de frauda
In cazul in care se constata aparitia unor astfel de situații, se procedează la eliminarea efectelor
rezultate, adoptandu-se potrivit competentelor masuri corective de modificare, incetare, revocare,
anulare si alte asemenea care au afectat aplicarea corecta a procedurii.
5.2.2. Stabilirea persoanei/grupului de lucru/eehipei responsabile
După aprobarea Raportului procedurii achizitiei, după caz și comunicării privind rezultatul
procedurii pentru desemnarea ofertantului câștigător sau documentului justificativ de realizare a
achizitiei directe, persoana responsabilă cu achiziția publicâ din cadrul SEA-CAP comunică rezultatul
achizitiei structurii organizatorice beneficiare si ii solicita demararea activitatii in vederea emiterii
unei decizii a DE al DSVSA pentru desemnarea/cónstituirea persoanei/grupului de lucru/echipei
responsabile cu urmarirea derulării contractului.
5.2.2.1 In cazul achizițiilor importante si strategice, de valoare mare si care prezinta o importanta
deosebita pentru DSVSA, constituirea grupului de lucru/echipei responsabile de urmarirea si
derularea contractului trebuie sa fie initiata in paralel cu stabilirea conditiilor contractuale și se
realizează de către structura organizatorica beneficiara a achizitiei din cadrul DSVSA care a intocmit
RN.
Persoanele care fac parte din grupul de lucru/echipa responsabila cu urmarirea si derularea
contractului sunt desemnate de structura organizatorica benefiara a achizitiei. Responsabilitățile
acestor persoane sunt adaptate și definite in funcție de complexitatea Contractului de către
beneficiarul direct al achizitiei și sunt stabilite in actul dispozitia DE al DSVSA.
5.2.2.2 In cazul contractelor de complexitate redusă, responsabilitățile de urmărire si derulare a
aceslora pot fi atribuite unei singure persoane din cadrul structurii organizatorice beneficiare a
achizitiei din cadrul DSVSA.
5.2.2.3 Pentru contractele atribuite aferente achizitiilor de uz curent (ex: papetărie, birotica, reparatii
auto/aer conditionat, alte obiecte de inventar. mijloace necesare desfasurarii activitatii curente) prin
decizia DE se desemneaza persoana responsabila cu urmarirea derularii contractului din cadrul SEA-
CAP.
Dupa desemnarea persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile pentru urmărirea și derularea
contractului și stabilirea responsabilităților, structura organizatorică beneficiară desemneaza in scris
persoana/persoanele insarcinate cu urmarirea derularii contractului, iar dupa avizare de catre
condudearea DSVSA, se emite decizia DE.
După emiterea deciziei, aceasta se comunica de catre CJRU si SEA-CAP pentrua fi pastrata in dosarul
achizitiei.
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 7/24
5.2.3. Documentele contractului
1) După inregistrarea Contractului in registrul de contracte și semnarea acestuia de către
furnizor/prestator/executant, persoana responsabilă din cadrul SEA-CAP inainteaza contractul insotit
de documente, în copie, persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile stabilita prin decizie a DE in
vederea implementării și monitorizării Contractului de către aceștia.
2) Documentele Contractului sunt următoarele:
a) caietul de sarcini, după caz inclusiv clarificările și/sau masurile de remediere aduse până la
depunerea ofertelor ce privesc aspectele tehnice și financiare
b) documentul descriptiv, după caz
c) oferta, respectiv propunerea tehnică și propunerea financiară, inclusiv clarificările din perioada de
evaluare
d) garantia de bună execuție, dacă este cazul:
e) angajamentul ferm de sustinere din partea unui terț, dacă este cazul
g) contractele eu subcontractantii, in măsura in care in Contract este reglementat un mecanism de
efectuare a plaților directe către subcontractanti
h) acordul de asociere. dacă este cazul
i) alte documente aferente acestuia, după caz.
5.2.4. Activitatea de urmărire și derulare a Contractului
Persoana/grupulde lucru/echipa desemnată pentru urmăriîea și derularea Contractului preiau
responsabilitałea privind implementarea și monitorizarea Contractului.
1) In această activitate se utilizează ca date de intrare:
a) Orice informații și documente stabilite prin Constract ca fiind relevante pentru evidentierea
progresului in cadrul Contractului
b) Condiliilę contractuale generale și specifice privind finalizarea Contractului ca urmare a ajungerii la
termen și executării corespunzătoare a obligatiilor contractuale in conformitate cu termenul si
condițiile de finalizare stabilite prin Contract
c) Informatiile din caietul de sarcini/documentul descriptiv cu privire la responsabilitatea părților
in ceea ce privește modalitatea de organizare și derulare a intâlnirilor pentru urmărirea progresului;
d) Propunerea tehnica și propunerea financiară din Contract, inclusiv graficul de plăți., actualizat pe
baza inregistrarilor, dupa caz
e) Clauzele contractuale de revizuire a prețului sau orice alte opțiuni in sensul acesta
f) Informatii ce rezulta din activitatea de urmărire a progresului activităților Contractului, dupa caz:
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 8/24
g) Informații din procedurile interne existente la nivelul DSVSA că parte a sistemului de control
managerial intem, după caz
h) Minute ale întâlnirilor pentru analiza progresului activităților in cadrul Contractului. după
2 ) Aceasta activitate implică:
a) Colectarea, centralizarea și administrarea informațiilor și a documentelor prezentate de către
Contractant, având in vedere prevederile Contractului, prin care sunt indicate termenele de predare, pe
bażâ cerințelor de raportare cc se regăsesc in caietul de sarcini/documentul descriptiv;
b) Colectarea și prelucrarea informaliilor privind nivelul de periformanță al activităților derulate de
Contnctant, după caz
3)Asigurarea gestionarii aspectelor administrative și soluționarea oricăror aspecte nerezolvate.
a)Determinarea valorii tuturor despăgubirilor privind daunele sau penalitatile care trebuie deduse din
pretul Contractului, după caz;
b)Inregistrarea sfârșitului perioadei de reținere a garanlici de bună execuție si eliberarea sau, dacă este
cazul, stabilirea perioadei suplimentare de retinere a garantiei de buna executie și a datei eliberării
acesteia după data de finalizare a Contractului, după caz
c)Efectuarea verificărilor finale ale rapoartelor/documentelor Contractului. după caz
d) Asigurarea transferului oricaror active puse la dispozitie, inclusiv date si drepturi de proprietate
e) Realizarea unui rezumat al plăților contractuale intermediare și finale eiectuate, după caz
f)Realizarea unui rezumat al solicitărilor de plată a penalităților formulate impotriva Contractantului
sau primite de la acesta, după caz
g) Păstrarea și arhivarea corespunzătoare a tuturor minutelor întâlnirilor și a documentelor
Contractului pentru a putea fi ușor accesibile in cażul oricăror solicitări sau verificări ulterioare.
Această activitate implică transferul tututor informațiilor și rezultatelor de contractant către DSVSA.
4) Persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă de urmarirea și derularea Contractului, se va
asigura că:
a) Au rost îndeplinite toate condițiile stabilite in cadrul Contractului pentru a considera activitatile
Contractului ca fiind finalizate și rezultatele finale fiind acceptate
b) Toate livrabilele/rezultatele si documentele Contractului au fost predate de Contractant și acceptate
de DSVSA
c) Toate evidentele (inregistrările) Contractului au fost arhivate corespunzător, conform procedurilor
interne stabilite la nivelul DSVSA
5) Acceptarea rezultatelor intermediare și finale ale Contractului se realizeaza pe baza criteriilor
stabilite in caietul de sarcini/documentul descriptiv cu privire la activitatile ce trebuie realizate in
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 9/24
cadrul Contractului. Monitorizarea realizarii rezultatelor intermediare si finale ale contractului precum
si acceptarea acestora se realizeaza atat pe perioada derularii contractului cat si la terminarea acestuia.
6) Acceptarea rezultatelor/livrabilelor obținute din derularea Contractului se finalizeazâ prin
semnarea, după caz, a proceselor-verhale de receptie/acceptare parțială și a unui proces-verbal de
acceptare finala, după caz de catre Comisia de receptie.
7) După acceptarea rezultatelor/livrabilelor obtinute din derularea contractului de către
persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă de urmărirea și derularea contractului, aceasta are
obligatia de a inainta documentele justificative (contract. caiet de sarcini, propunerea tehnica,
propunerea financiara, orice alte documente justificative) Comisiei de recepție din cadrul DSVSA
5.2.5 Evaluarea performanței Contractului
1) La finalizarea activitătii de urmărire și derulare a contractului de achizitie, persoana/grupul de
lucru/echipa responsabila are obligația de a emite, după caz, documentul constatator, formular cod F-
01-PO108-10-SEA
2) Persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă a Contractului emite ducumentul constatator ținând
cont de informatiile rezultate ca urmare evaluarii modului de realizare a activităților in Contract și de
modul de indeplinire a obligatiilor Contractantului, precum și de informatiile legate de eventuale
prejudicii generate de situațiile de neîndeplinire a obligațiilor contractuale.
3) Documentul constatator emite in două exemplare, după cum urmează:
a) pentru contractele de furnizare atribuite printr-o procedura de atribuire in termen de 14 zile de la
data finalizarii livrarii produselor care frac obiectul respectivului contract/contract subsecvent și,
suplimentar, în termen de 14 zile de la data expirării perioadei de garantie tehnică a produselor in
cauză
b) pentru contractele de servicii atribuite printr-o procedura de atribuire in termen de 14 zile de la data
finalizarii prestării serviciilor care fac obiectul respectivului contract,/contract subsecvent
c) pentru contractele de servicii de proiectareatribuite printr-o procedura de atribuire, in termen
de 14 zile de la data finalizării prestării serviciilor care obiectul respectivului contract/contract
subsecvent și, suplimentar, in termen de 14 zile de data incheierii procesuluiverbal de
receplie la terminarea lucrărilor proiectate
d) Pentru contractele de inspector de santier, in termen de 14 zile de la data emiterii raportului
final de supervizare/expirarea duratei de garantie acordată lucrării in cauză
e) Pentru contractele de lucrari atribuite printr-o procedura de atribuire, in termen de 14 zile de la
data incheierii procesului-verbal de recepție la terminarea lucrărilor și, suplimentar. in termen de 14
zile de la dala încheierii procesului-verbal de recepție finală a lucrărilor, intocmit la expirarea
perioadei de garanție a lucrărilor in cauză
In cazul contractelor atribuite prin cumpărare directă. documentele constatatoare se emit atunci când
este solicitat acest lucru de către contractant.
Nota:
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 10/24
1. Documentele constatatoare emise in conformitate cu pct. 3) pot fi contestate conform Legii
contenciosului administrativ
2. Documenrele constatatoare emise in conformitate cu pct. 3) pot face obiectul respingerii unui
operator economic în cadrul unei noi proceduri de atribuire, în condițiile stabilite prin art. 167 alin.
(l) lit. g) din Lege nr. 98/2016
4) Documentul constatator este apoi înaintat către SEA-CAP pentru publicarea acestuia in SEAP.
conform prevederilor art. 166 alin.(5) din H.G nr.395/2016,
5) Persoana desemnată din cadrul SEA-CAP publică documentul in SEAP după expirarea
termenelor de contestare prevăzute de Legea nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.
6. RESPONSABILITĂȚI
Structura organizatorica care a emis RN
• Desemnează persoana/grupul de lucru/echipa responsabila pentru urmărirea și derularea
contractului
•
• transmite catre SEA-CAP exemplar. in copie. Ordinul Președintelui ANSVSA eu desemnarea
constituiłea persoanei/grupului de lueru,žeehipei responsabilă de urmărirea derularea Côntractului:
• veritieă monitorizarea modului de implementare a gantractului:
• verifică monitorizarea respectării clauzelor contractuale și indeplinire0 in perioada de garanție
ă oblig{Uii lor contractuale de către Ibrnižor/prcstator/eseeutant:
• testează. ineercârile. verificările ce se realizează la 1110mentuI acceptării a produsel
or/servicii lor/îucririlor realime de către furnizor/prestatorfexecutant;
• veri licăși controleanî modificările intervenite pe puŔ•usrul îndeplinirii Contractului:
colaborează CLI echipa Contractantului pentru a identifica din timp orice eventuale probleme cure
pot apărea pe parcursul implementării Contractului:
monitorizarea termenelor stabilite pentru livrarea produselortprestarea serviciilor;executia
lucrărilor:
• verifică eonditii'or de el@ețuare a plăților și a documentelor suport necesare pentru efectuarea
acestora:
• Înaintează comisiei de recepție a produselor/serviciiloraucrarilor documentele care au stat la
bazuaccepłării rezultatelor intermediare și finale șia rezultatelor/livrabilelor:
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 11/24
• emite documentele constatatoare Care informalii referitoare Îndeplinirea Sau. după
neîndeplinire a obligațiilor contragtuaJg de către asociat;
• transmite către C I AA documentele constatatoarv• aferente Contractelor:
• solicită structurii organizatorice care a emis referatul de necesitate desemnareavconstituirew
prin ordin al președintelui al ANSVSA a persoaneiJgrupului de lucru/echipei responsabile pentru
urmărirea și derularea contractului;
• inainteavă. in copie. persoanei'grupului de lucru/echipei responsabile penu-u urmărirea și
derularea contractului. contractul insolit de documentele aferente:
5. DESCRIERE PROCEDURĂ
5.1. Generalitati
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 12/24
1) Pentru realizarea recepției bunurilor/serviciilor/lucrarilor achiziționate de DSVSA este necesară
constituirea prin ordin al DE al DSVSA a unei comisii de recepție. cu desemnarea persoanelor care
fac parte din comisia respectivă.
2) O comisie de recepție este compusă dintr-un număr de membri, unul dintre membri
indeplinind și funcția de președinte al acesteia. Prin decizia de constituire a comisiei sunt stabilite și
atribuțiile acesteia.
3) Pentru constituirea comisiei de recepție se va utiliza referat intocmit de SS al LSVSA, avand
in vedere ca acest serviciu detine ponderea in totalul bunurilor/serviciilor achizitionate de DSVSA.
4) Pentru receptia lucrarilor va fi constituita o comisie de receptie distincta, pe baza referatului
intocmit de SEA-CAP
5.2. Principii respectate/aplicate
Desfășurarea activității descrise prin prezenta procedură se face cu respectarea principiilor de
legalitate, profesionalism, corectitudine. transparență și realitate.
Este importantă, de asemenea, respectarea principiului separării atribuțiilor, potrivit căruia persoanele
care au resposabilităti legate de elaborarea contractelor, comenzilor sau a documentelor de
inregistrare in contabilitate și de plată nu pot fi numite membri ai comisiei de recepție a
bunurilor/serviciilor/lucrărilor.
5,3, Desfășurarea activitatii
In vederea realizării recepției unor bunuri/servicii/lucrări achizitionate de DSVSA, Comisia de
recepție primește din partea persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile documentele
justificative necesare realizării recepției. cum ar fi:
- Contract. după caz,
- comandă. după caz
- caietul de sarcini, dupa caz
- oferta furnizorului, dupa caz
- factură fiscală. după caz,
- alte documente care au stat lă baza acceptanței produselor/serviciilor/lucrârilor, după caz;
Activitatea Comisiei de recepție se desfășoară pe următoarele secțiuni:
- Consultarea contractului, comenzii, a celorlalte documente in scopul verificarii corecte a cerințelor
de calitate
- Verificarea documentelor de insotitoare a bunurilor/serviciilor/lucrărilor.
- Comisia de recepție verifica dacă bunurile/serviciile/lucrările sunt insoțite de următoarele
documente:
- factură fiscală;
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 13/24
- aviz de expediție, după caz;
- certificat de calitate/declarația de conformitate. după caz
- alte documente de insotire a bunurilor/serviciilor/lucrărilor, după caz
- Comisia de recepție verifieâ dacă performanțele prevăzute in certificate
sunt la nivelul parametrilor inscriși in contractul/comanda încheiat/transmisă.
- Identificarea și verificarea vizuală a bunurilor
- Comisia de recepție participă la operațiunea de cântărire, masurare,
numarare, verifică vizual starea de ambalare, păstrare și protecție a acestora.
- Verificarea calitativă a bunurilor/serviciilor/lucrărilor aprovizionate',
- Comisia de recepție semnează NIRCD-ul intocmit de gestionar, in cazul bunurilor de natura
obiectelor de inventar/consumurile, diverse materiale;
- Comisia de recepție semnăm Procesul Verbal de receptie calitativă și cantitativă
- Comisia de recepție semnează Procesul verbal de punere in functiune (in cazul pentru mifloacelor
fixe puse in functiune).
- Comisia de recepție semnează Procesul verbal de receptie la terminarea lucrărilor, precum și
Procesul verbal de recepție la finalizarea lucrărilor, pentru constructiile aflate in aceste faze
La realizarea recepției pentru bunurile primite in magazia centrala a DSVSA, participă
obligatoriu gestionarul acesteia. Acesta semnează pentru confirmarea de primire in gestiune
documentele insoțitoare ale bunurilor și intocmește și semnează NIRCD-ul.
Comisiile de recepție nu au dreptul de a Întârzia nejustificat realizarea activității de recepție.
6. RESPONSABILITĂȚI
6.1 Comisia de receptie
- Execută recepția cantitativa și calitativă în conformitate cu legislația in vigoare și cu prezenta
procedură;
- Verifică documentele de calitate pentru bunurile/serviciile/lucrările aprovizionate și le
arhivează;
- Semnează documentele de recepție sau le respinge, in cazul bunurilor care nu corespund;
- Informeaza SEA, persoana/grupul de lucru/echipa responsabila asupra rezultatelor obtinute la
recepția bunurilor/serviciilor/lucrărilor achiziționate;
- Participă la rezolvarea reclamațiilor tăcute catre furnizor/prestator/executant;
- Semnează NIRCD-ul, in cazul bunurilor cu exceptia mijloacelor fixe
URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE
FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI
PO-108-10-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 14/24
- Întocmește și semnează Procesul verbal de recepție calitativă și cantitativă in cazul mijloacelor
fixe/serviciilor
- Întocmește și semneaza Procesul Verbal de recepție la terminarea lucrărilor, precum și
Procesul verbal de recepție finală a lucrărilor.
Persoana/Grupul de lucriu/Echipa responsabila:
- Urmărește derularea contractelor, comenzilor in concordanța cu legislația in vigoare și
procedurile interne;
- Anunță imediat Comisia de recepție la sosirea/finalizarea bunurilor/serviciilor/lucrărilor
achiziționate;
- Pune la dispoziția Comisiei de recepție, pentru toate bunurile/serviciile/lucrările achiziționate
documentele primite de la furnizor/prestator/executant: factura, aviz de expediție, declarație de
conformitate, alte documente, după caz, contracte, comenzi.
- Are responsabilitatea de a nu achiziționa bunurile neînsoțite de documente care sa ateste
calitatea;
- Participă la recepția bunurilor/seriviilor/lucrărilor aprovizionate prin reprezentanții
nominalizați.
Gestionarul magaziei centrale a DSVSA
- Participă la realizarea recepției cantitativă și calitativă, in conformitate cu prezenta
procedură;
- Confirrnă de primire în gestiune documentele insoțitoare ale bunurilor
aprovizionate;
- Întocmește și semnează NIRCD-ul
- Urmărește păstrarea bunurilor aprovizionate
- Verifică starea de depozitare și informează conducerea DSVSA constată nereguli.
7, Anexe si inregistrari
Anexa Document
1 Proces verbal de receptie calitativa si cantitativa de bunuri de natura mijloacelor fixe (formular F-01-PO-108-08-SEA)
2 Proces verbal receptie calitativa si cantitativa de servicii (formular F-02-PO-108-08-SEA)
3 Nota de intrare-receptie si constatare de diferente (formular F-03-PO-108-08-SEA)
4 Proces verbal de receptie la terminarea lucrarilor (formular F-04-PO-108-08-SEA)
5 Proces verbal de receptie finala (formular F-05-PO-108-08-SEA)
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 15/24
Anexa 1 F-01-PO-108-08-SEA
PROCES - VERBAL DE RECEPŢIE CANTITATIVĂ ŞI CALITATIVĂ
A BUNURILOR DE NATURA MIJLOACELOR FIXE
nr. _____ din _____________
I. DATE GENERALE
Denumire bun.............(se detaliaza toate componentele mijlocului fix, model, serie, alte elemente de
identificare)
Comisia de receptie convocata la data de................ si-a desfasurat activitatea in ziua de.............
II. CONSTATĂRI
In urma examinarii documentatiei prezentate, a rezultatelor probelșor tehnologice si a cercetarii pe
teren a bunurilor s-a constatat:
1. Documentatia tehnico-economica prevazuta in Regulamentul de efectuare a receptiei punerii
in fucntiune a obiectivelor de investitii a fost (nu a fost) prezentata comisiei de receptie, dupa
cum urmeaza:
Da Nu Observatii
a) Certificat de garantie
b) Certificat de conformitate
c) Proce verbal de poredare-primire si instalare
d) Buletin de verificare metrologica initiala
e) Cartea tehnica in original
f) Cartea tehnica in limba romana
2. In perioada........... au fost efectuiate probele tehnologice ale utilajelor si instalatiilor aferente
capacitatii pentru exploatarea normala a instalatiilor si utilajelor tehnoilogice sui asigurarea
calitatii produselor, conform documentatiei tehnico-economice
3. La data receptiei, nivelul atins de indicatorii aprobati este urmatoarul:.................
4. Costul lucrarilor si al cheltuielilor pentru efectuarea probelor tehnologice, asa cum rezulta din
documentele prezentate, este de ................... lei
5. Valoarea de inregistrare a mijloacelor fixe ce se pun in functiune (sau se dau in folosinta) este
la data receptiei de ................ lei, conform facturii nr................/.............
6. Alte constatari..........................
II. CONCLUZII
1. Pe baza constatarilor si a concluziilor consemnate mai sus, comisia de receptie, in
unanimitate, cu majoritate de pareri, hotaraste:
ADMITEREA/NEADMITEREA receptiei punerii in functiune a mijlocului fixe
2. Comisia de receptie stabileste ca pentru o cat mai buna exploatare a mijloacuilui fix pus in
functiune mai sunt necesare urmatoarele masuri.....................
3. Prezentul proces verbal care contine............file si ............ anexe numerotate, cu un total de
................. file care fac parte integranta din cuprinsul lui, a fost incheiat astazi .............. in
................. exemplare originale
Comisia de receptie Primit in gestiune
(semnaturi) (semnaturi)
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 16/24
Anexa 2 F-02-PO-108-08-SEA
PROCES - VERBAL DE RECEPŢIE CANTITATIVĂ ŞI CALITATIVĂ DE SERVICII
nr. _____ din _____________
I. DATE GENERALE
1.Comisia de recepţie a fost convocată la data de _____________ pentru a proceda la recepţia
cantitativă şi calitativă a serviciilor _______________________ prestate de
_____________________, în data de _____________, conform contractului de servicii şi anexele la
acesta nr. _____ din ___________/comenzii nr. ______ din _____________.
2.Comisia de recepţie şi-a desfăşurat activitatea în data de ____________.
3.Valoarea serviciilor prestate este de ____________ lei, conform facturii fiscale
nr.____din____________.
II. CONSTATĂRI
A.Cu privire la documentaţia tehnico-economică necesară la recepţia cantitativă şi calitativă a
serviciilor prestate la sediul _________ în data de (perioada) ____________, comisia de recepţie a
studiat contractul de servicii şi anexele la acesta nr. ____din __________/comanda nr. ______ din
_____________, respectiv caietul de sarcini (anexa nr.___ ) şi propunerea tehnică (anexa nr.____ ),
după caz.
Comisia de recepţie consideră că actele prezentate sunt suficiente pentru aprecierea cantităţii şi
calităţii serviciilor prestate la sediul __________.
B.Verificări cantitative
În data de ___________, Comisia de recepţie constată că s-a prestat _________, conform facturi
fiscale nr.______/_________.
C.Verificari calitative
Conform art. _____ din contractul de servicii nr. _____/_________/comanda nr.
______/__________ ce are ca obiect prestarea de servicii, prestatorul a prestat la standardele şi
performanţele prezentate în propunerea tehnică (Anexa nr.____ ) şi s-au produs/nu s-au produs
incidente de prestare în data de _____________.
III. CONCLUZII GENERALE
Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie cu unanimitate de
păreri hotărăşte:
Admite recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor prestate care corespund cu prevederile
contractului/comenzii
Observaţii ________________
Prezentul proces-verbal, conţinând _____file, a fost încheiat în 2 exemplare originale.
Comisia de recepţie, Beneficiarul serviciilor
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 17/24
Anexa 3 F-03-PO-108-08-SEA
│Entitatea ........ │
│ │
│ NOTĂ DE INTRARE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE
│
│ │
│
┌────────────┬───────────────┬───────────────────────────
────┤
│ │Număr │ Data │ Factură │
│ │document ├────┬─────┬────┤ Nr. │
│ │ │Ziua│Luna │Anul│ Aviz de însoţire a mărfii │
│
├────────────┼────┼─────┼────┼───────────────────────────
────┤
│ │ │ │ │ │ │
├─────────────┴────────────┴────┴─────┴────┴─────────────
──────────────────┤
│ Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea │
│ valorilor materiale furnizate de ..................................... │
│ din ........... cu vagonul/auto nr. ..... documente însoţitoare ..... │
│ delegat ........... constatându-se următoarele: ...................... │
│ │
├────┬────────────┬───────┬───────────────┬──────────────
──────────────────┤
│Nr. │ Denumirea │ U/M │ Cantitatea │ Recepţionat │
│crt.│ bunurilor │ │ conform
├─────────┬───────┬──────────────┤
│ │recepţionate│ │ documente │Cantitate│ Preţ │ Valoare │
│ │ │ │ │ │unitar │ │
├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────
───┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────
───┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────
───┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────
───┼──────────────┤
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 18/24
│ │ │ │ │ │ │ │
├────┴────────────┴───────┴───────────────┴─────────┼────
───┴──────────────┤
│ Comisia de recepţie │ Primit în gestiune │
├────────────────────┬──────────────────────────────┼────
────┬─────────────┤
│Numele şi prenumele │ Semnătura │ Data │ Semnătura │
├────────────────────┼──────────────────────────────┼────
────┼─────────────┤
│ │ │ │ │
├────────────────────┼──────────────────────────────┤
│ │
│ │ │ │ │
├────────────────────┼──────────────────────────────┤
│ │
│ │ │ │ │
└────────────────────┴──────────────────────────────┴────
────┴─────────────┘
14-3-1A
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────
──────────────────┐
│Denumirea cantităţii pe cântarul nr.│Denumirea cantităţii s-a făcut prin│
│s-a făcut prin: │proba ......... nr. ...............│
│.................... ...............│ │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────
──────────────────┤
│Expeditor ............. Cărăuş ................... Însoţitor .............│
│Staţia de expediţie .............. Staţia de destinaţie ..................│
│Data eliberării ...................... Data expedierii ...................│
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 19/24
│Data sosirii ..................... │
│Delegaţii furnizorului (cărăuş neutru) care au participat la recepţie: │
├───────────────────────────────────────────────────────┬
──────────────────┤
│ Participanţi la recepţie │ │
├──────────────┬─────────┬─────────┬──────────┬─────────┤
│
│Reprezentant │Numele şi│Calitatea│Carte de │Semnătura│ Alte menţiuni │
│ al: │prenumele│ │identitate│ │ │
├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┴─────────┤
│
│ │ │ │ Diferenţe (+/-) │ │
├───┬──────────┴─┬───┬───┼─────────┼───────────┬────────┤
│
│ *)│Denumirea │Cod│U/M│Cantitate│Preţ unitar│Valoare │ │
│ │bunurilor │ │ │ │ │ │ │
│ │recepţionate│ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤
│
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┴────────────┴───┴───┴─────────┴───────────┴────────┴
──────────────────┤
│Concluziile comisiei de recepţie .........................................│
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 20/24
│..........................................................................│
│Punctul de vedere al delegatului furnizorului/cărăuşului │
│(delegatul neutru) .......................................................│
│..........................................................................│
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────
──────────────────┘
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 21/24
Anexa 4 F-04-PO-108-08-SEA
PROCES-VERBAL DE RECEPTIE LA TERMINAREA LUCRARILOR
Nr. .......…………. din ................................
Privind lucrarea: ………………………..……………………………..…………………
…………………………………………………………………………………………………………
……….situata in str……………………………………………………nr…….,sector.............. ,
............................... executata in cadrul contractului
nr……………….......……………din.......………………….,incheiat intre .............................……
……………….. si ……………………………………………. pentru lucrarile de construire
...................................................……………………………………………………………………
1.Lucrarile au fost executate in baza autorizatiei nr. ……………..........................eliberata de
................................................................................ la .............……………………,cu valabilitate
pina la ……………………………………................
2. Comisia de receptie si-a desfasurat activitatea in intervalul .................…………, fiind
formata din : . ………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. 3. Au mai participat la receptie :
………………………………………….. ……………………………….
……………………………………….. ……………………………….
(nume si prenume) (calitatea)
4. Constatarile comisiei de receptie
4.1. Din documentatia scrisa si desenata necesara a fi prezentata au lipsit sau sint incomplete piesele
cuprinse in lista anexa nr. ...............
4.2. Cantitatile de lucrari cuprinse in lista anexa nr. ................. nu au fost executate.
4.3. Lucrarile cuprinse in lista anexa nr. ...................nu respecta prevederile proiectului.
4.4.Valoarea declarata a investitiei este de……………………………. Ron
5. Comisia de receptie, in urma constatarilor facute, propune :
………….………………………………………………………………………………………………
…….….....................................................................................................................................................
....................
6. Comisia de receptie motiveaza propunerea facuta prin :
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
………………
7. Comisia de receptie recomanda urmatoarele :
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
.................................
8. Prezentul proces-verbal, continind ................file si ...o....... anexe numerotate, cu un total de
............................. file, a fost incheiat astazi ..........…………………. la
…………….……………………………in .….. exemplare.
Comisia de receptie *) Specialist *)
Presedinte : ….....................……………….
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 22/24
.......................…………………………….. …………………………….
.......................…………………………….. …………………………….
.......................…………………………….. …………………………….
.......................…………………………….. …………………………….
.......................…………………………….. …………………………….
*) Numele, prenumele si semnatura si stampila (unde este cazul)
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 23/24
Anexa 5 F-05-PO-108-08-SEA
Investitor
PROCES-VERBAL DE RECEPTIE FINALA
Nr. . din .
Privind lucrarea
......................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................
...........
autorizata cu nr. din cu valabilitate pana la
de catre
1. Comisia de receptie finala si-a desfasurat activitatea in intervalul....................................
fiind formata din:
....................................................
(nume si prenume) (calitatea)
2. Au mai participat la receptie:
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
(nume si prenume) (calitatea)
3. Comisia de receptie finala, in urma examinarii lucrarii si a documentelor, cuprinse in cartea
tehnica a constructiei, a constatat urmatoarele:
3.1. Lucrarile pe specialitati au fost executate si receptionate conform listei
anexa nr. ..................................
3.2. Lucrarile au fost complet terminate la data de
3.3. Observatiile facute de comisia de receptie finala sint prezentate in lista
anexa nr. ..................................
3.4. Cartea tehnica a constructiei si fisa sintetica a obiectului au fost (nu au fost) completate.
3.5. Instructiunile de exploatare si urmarirea comportarii in timp a obiectului (nu) sunt in posesia
utilizatorului.
3.6. Constructia s-a comportat (nu s-a comportat) corespunzator in perioada de la terminarea ei
la data de ________ pina in prezent, respectiv pe o durata de ___ luni, constatarile comisiei fiind
enumerate in anexa nr. .......
3.7.Valoarea obiectului este de _________________lei, conform listei anexa nr......................
4. In baza constatarilor facute, comisia de receptie finala propune:
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
..............................................................................................................................
5. Comisia de receptie finala motiveaza propunerea facuta prin :
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
6. Comisia de receptie finala recomanda urmatoarele :
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR
PO-108-08-SEA
Ed.:1 Rev.:2
Pag.: 24/24
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
7. Prezentul proces-verbal continand file si anexe numerotate, cu un total de
file, a fost incheiat astazi la
in exemplare.
Comisia de recepţie *)
Preşedinte :
Membri :
1.
2.
3.
….
Specialist *)
………………………………………………………………………………………
*) Numele, prenumele şi semnatura.