UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA DE
SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE QUITO
AUTORA:
SARA JEANNETH MANZANO MORA
DIRECTORA:
MSC. ALEXANDRA GUTIERREZ
QUITO - ECUADOR
2014
ii
DERECHO DE AUTOR
Yo, Sara Jeanneth Manzano Mora, portadora de la cédula de identidad
#171629231-1, declaro que el trabajo desarrollado en la presente tesis titulada
“MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA DE
SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE QUITO”, previo a la
obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, fue
desarrollada por mi persona con la dirección de la Ms. Alexandra Gutiérrez.
Sara Jeanneth Manzano Mora
iii
AGRADECIMIENTO
En primer lugar expreso mi agradecimiento a Dios por concederme salud, vida
y una familia que en todo momento estuvo brindándome su apoyo y
comprensión durante toda esta etapa de aprendizaje muy trascendente para mi
crecimiento profesional.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial y a los docentes de la Escuela de
Contabilidad y Auditoría por haber impartido sus conocimientos, que han sido
de gran ayuda en mi vida académica y profesional.
Un agradecimiento muy especial a mi directora de tesis la Ms. Alexandra
Gutiérrez Núñez, por todo su apoyo, guía, consejos y comprensión durante la
elaboración de este trabajo.
A la Empresa PC Asociados S.A. por toda la colaboración y apoyo necesario
para la culminación de este trabajo; a mis compañeros ya que juntos nos
esforzamos para llegar a la meta trazada con éxito.
Sara
iv
DEDICATORIA
La presente tesis la dedico a Dios por haberme demostrado su infinito amor
dándome salud y vida, a mis padres que con sencillez y humildad me han
enseñado el valor de las cosas y que todo se obtiene con sacrificio y dedicación
ya que lo que fácil viene así mismo se va y a mis hermanos quienes
contribuyeron con toda su paciencia, cariño y apoyo constante e incondicional.
Sara
v
CERTIFICACIÓN
Certifico que la tesis “MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA
LA EMPRESA DE SERVICIOS PC ASOCIADOS EN LA CIUDAD DE
QUITO”, previo a la obtención del Título de Licenciado en Contabilidad y
Auditoría, es original y ha sido realizada en su totalidad por la Srta. Sara
Jeanneth Manzano Mora.
Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad.
Atentamente,
Msc. Alexandra Gutiérrez
Directora de Tesis
vi
RESUMEN
La Empresa PC Asociados S.A., inicia sus actividades comerciales en el año 2008,
siendo una empresa que brinda el servicio de Aforo de Mercancías e inspección
comercial a importadores y exportadores, con la finalidad de ayudar a sus clientes y
evitar al máximo inconvenientes con entidades encargadas del control.
PC Asociados S.A., actualmente no cuenta con una herramienta que le permita
conocer la ubicación y estado de cada uno de los activos fijos que pertenecen a la
empresa; por esta razón, se ha planteado el desarrollo de un Manual de Control de
Activos Fijos, el mismo que permitirá optimizar los procedimientos de control todos
los activos fijos desde el momento de la compra hasta su asignación a sus custodios,
obteniendo un inventario físico actualizado.
El presente trabajo detalla ciertos términos que serán de utilidad para entender los
procesos que se deben llevar a cabo en el control de activos fijos; además, presenta
los resultados de las encuestas realizadas a los empleados de la empresa mediante un
proceso de muestreo, los datos de las encuestas fueron tabulados dando como
resultado que el control es escaso y que la mayor parte de empleados no conoce el
proceso que deben seguir los activos fijos.
Se describe la situación de la empresa en esta tesis, con la finalidad de complementar
la información obtenida en la realización de las encuestas, dando como resultado la
necesidad de la implantación de un Manual de Control de Activos Fijos que es el
vii
último capítulo de este trabajo; en dicho manual se detalla su importancia y además,
se describen los procesos a seguir dentro de la empresa en cuanto al manejo de los
activos fijos a fin de facilitar el control de los mismos.
En la parte final de la presente tesis se ha incluido la bibliografía y los anexos.
viii
INTRODUCCIÓN
Para PC Asociados S.A., es fundamental contar con una herramienta que permita la
administración y control eficiente de sus activos fijos, teniendo en cuenta que la
presencia de una guía en la realización de determinadas actividades es de vital
importancia para los empleados de la empresa, se ha diseñado el presente manual que
facilitará el control de los activos fijos y ayudará al adecuado registro contable de los
mismos.
El presente manual contempla los lineamientos de la Norma Internacional de
Información Financiera y de la Legislación Ecuatoriana Vigente, la observancia de
dichos lineamientos garantizará el desarrollo de los registros contables relacionados a
los activos fijos.
El manual de control de inventarios de activos fijos servirá como herramienta de
trabajo confiable para garantizar que los activos fijos de PC Asociados S.A., sean
controlados de la mejor manera facilitando el trabajo del encargado de los mismos,
para lo cual oportunamente se definen que son activos fijos y cómo podemos
organizarlos.
ix
ÍNDICE
DERECHO DE AUTOR .............................................................................................. ii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iii
DEDICATORIA ......................................................................................................... iv
CERTIFICACIÓN ....................................................................................................... v
RESUMEN .................................................................................................................. vi
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... viii
ÍNDICE ....................................................................................................................... ix
ÍNDICE DE TABLAS .............................................................................................. xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS .......................................................................................... xiv
CAPÍTULO I ................................................................................................................ 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................. 1
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ...................................................... 2
1.3. SUBPREGUNTAS .................................................................................... 2
1.4. OBJETIVO ................................................................................................ 2
1.4.1. Objetivo General ................................................................................ 2
1.4.2. Objetivos Específicos ......................................................................... 3
1.5. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................... 3
1.6. HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER ....................................................... 4
1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 5
1.7.1. Variables Independientes ................................................................... 5
1.7.2. Variables dependientes ....................................................................... 5
CAPÍTULO II .............................................................................................................. 6
MARCO REFERENCIAL TEÓRICO – LEGAL ................................................... 6
2.1. MARCO REFERENCIAL ......................................................................... 6
2.1.1. Activos Fijos ....................................................................................... 6
2.1.2. Características de los Activos Fijos .................................................... 8
2.1.3. Clasificación de los Activos Fijos ...................................................... 9
2.1.4. Adquisición y Determinación del Costo de la Propiedad, Planta y
Equipo ........................................................................................................ 12
2.1.5. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos ................................ 12
2.1.6. Depreciación de los Activos Fijos .................................................... 13
2.1.6.1. Cálculo de la Depreciación de los Activos Fijos ....................... 15
2.1.7. Amortización de Activos Fijos ......................................................... 20
x
2.1.8. Venta de Activos Fijos ..................................................................... 21
2.1.9. Canje de Activos Fijos ..................................................................... 22
2.1.10. Baja de Activos ........................................................................... 22
2.1.11. Donación de Activos Fijos: ......................................................... 23
2.1.12. Activos Fijos Construidos ........................................................... 24
2.1.13. Destrucción de Activos Fijos ...................................................... 25
2.1.14. Control de la Propiedad, Planta y Equipo ................................... 25
2.1.15. Manual de Procedimientos .......................................................... 26
2.2. MARCO LEGAL ..................................................................................... 27
2.2.1. Norma Internacional de Contabilidad .............................................. 27
2.2.1.1. Características de la Propiedad, Planta y Equipo ...................... 27
2.2.1.2. Costo de la Propiedad, Planta y Equipo ..................................... 28
2.2.1.3. Costos no atribuibles a la Propiedad, Planta y Equipo ............... 30
2.2.1.4. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos .......................... 32
2.2.1.5. Depreciación ............................................................................... 33
2.2.1.6. Método de Depreciación ............................................................ 36
2.2.1.7. Baja en cuentas ........................................................................... 37
2.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno .................................................. 39
2.2.2.1. Transferencia de Bienes ............................................................. 39
2.2.2.2. Base Imponible del Impuesto al Valor Agregado ...................... 40
2.2.2.3. Forma de determinar la utilidad en la transferencia de activos
fijos 41
2.2.2.4. Depreciación ............................................................................... 41
2.2.2.5. Amortización Activos ................................................................. 42
2.2.2.6. Retenciones en la Fuente ............................................................ 43
2.2.2.7. Entrega de Comprobantes de Retención .................................... 44
2.2.3. Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario
Interno ........................................................................................................ 44
2.2.3.1. Depreciación ............................................................................... 44
2.2.3.2. Valoración .................................................................................. 45
2.2.3.3. Retención .................................................................................... 46
2.2.3.4. Alcance del Impuesto al Valor Agregado IVA .......................... 47
2.2.3.5. Retenciones ................................................................................ 49
2.2.3.6. Venta de Activos Fijos ............................................................... 50
2.2.3.7. Donaciones ................................................................................. 50
CAPÍTULO III ........................................................................................................... 51
MARCO METODOLÓGICO ................................................................................ 51
xi
3.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................... 51
3.1.1. Tipo y Diseño de la Investigación ................................................... 51
3.1.2. Métodos de la Investigación ............................................................. 52
3.1.3. Población .......................................................................................... 53
3.1.4. Muestra ............................................................................................. 54
3.1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información ................ 56
3.1.6. Análisis e Interpretación de Datos .................................................... 56
3.1.7. Análisis General de Resultados ........................................................ 66
CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 67
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA .............................................................................. 67
4.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA PC ASOCIADOS S.A. ..... 67
4.1.1. Antecedentes .................................................................................... 67
4.1.2. Misión ............................................................................................... 68
4.1.3. Visión ............................................................................................... 68
4.1.4. Objetivos Empresariales ................................................................... 68
4.1.5. Valores y Principios Organizacionales ............................................. 69
4.1.6. Políticas ............................................................................................ 69
4.1.7. Estructura Organizacional ................................................................ 70
4.1.8. Funciones Departamentales .............................................................. 71
4.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS .............. 74
4.3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LOS ACTIVOS FIJOS .................. 77
CAPÍTULO V ............................................................................................................ 79
MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA EMPRESA PC
ASOCIADOS S.A. ................................................................................................. 79
5.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 79
5.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PROPUESTA .............. 80
5.3. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................... 81
5.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL ....................................... 81
5.5. USO DEL MANUAL .............................................................................. 82
5.6. FUNCIONES DEL PERSONAL............................................................. 83
5.7. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS ......................................................... 94
5.8. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS .................................. 96
5.8.1. Contabilización de los Activos Fijos ................................................ 96
5.8.2. Tratamiento Contable de los Activos Fijos .................................... 100
5.8.3. Bienes con Valor Inferior al Monto de los Activos Fijos ............... 103
5.8.4. Codificación de los Activos Fijos .................................................. 104
5.8.5. Responsabilidad del Custodio de los Activos Fijos ....................... 108
xii
5.8.6. Responsabilidad por el uso ............................................................. 109
5.8.7. Adiciones, Mejoras y Mantenimiento ............................................ 110
5.8.8. Adquisición de Activos Fijos ......................................................... 111
5.8.9. Traspaso de Activos Fijos .............................................................. 114
5.8.10. Baja Contable de los Activos Fijos por robo, pérdida,
obsolescencia ........................................................................................... 117
5.8.11. Inventario Físico ....................................................................... 120
5.8.12. Revaluación de los Activos Fijos .............................................. 125
5.8.13. Deterioro de los Activos Fijos .................................................. 125
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 126
CONCLUSIONES ........................................................................................... 126
RECOMENDACIONES .................................................................................. 127
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 128
ANEXOS ................................................................................................................. 130
ANEXO 1: RETENCIONES EN LA FUENTE .................................................. 130
ANEXO 2: ENCUESTA ...................................................................................... 132
ANEXO 3: ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN............................................ 134
ANEXO 4: CUADRO COMPARATIVO ........................................................... 135
ANEXO 5: FORMATO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS ......................... 136
ANEXO 6: FOTOGRAFÍAS ............................................................................... 137
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Población...................................................................................................... 53
Tabla 2: Muestra ........................................................................................................ 55
Tabla 3: Opinión de manejo de bienes ....................................................................... 57
Tabla 4: Bienes bajo custodia de los empleados registrados ..................................... 58
Tabla 5: Entrega de activos con actas ........................................................................ 59
Tabla 6: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien ............................... 60
Tabla 7: Conocimiento de la ubicación de activos..................................................... 61
Tabla 8: Obligatoriedad de reportar cambios ............................................................. 62
Tabla 9: Comprobación de toma física de activos ..................................................... 63
Tabla 10: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos ......................... 64
Tabla 11: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos ...... 65
Tabla 12: Cuentas contables....................................................................................... 96
Tabla 13: Tasas de depreciación: ............................................................................... 99
Tabla 14: Cuentas para registrar depreciaciones ........................................................ 99
Tabla 15: Codificación de Activos ........................................................................... 105
xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Opinión de manejo de bienes .................................................................... 57
Gráfico 2: Bienes bajo custodia de los empleados registrados .................................. 58
Gráfico 3: Entrega de activos con actas ..................................................................... 59
Gráfico 4: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien ............................ 60
Gráfico 5: Conocimiento de la ubicación de activos ................................................. 61
Gráfico 6: Obligatoriedad de reportar cambios .......................................................... 62
Gráfico 7: Comprobación de toma física de activos .................................................. 63
Gráfico 8: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos ........................ 64
Gráfico 9: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos ..... 65
Gráfico 10: Estructura Organizacional....................................................................... 70
Gráfico 11: Estructura Orgánico – Funcional ............................................................ 80
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
PC ASOCIADOS S.A. es una empresa de servicios que se dedica a la inspección
de mercaderías en el aforo en el aeropuerto de Quito, Guayaquil, Manta y en el
puerto de Guayaquil; siendo una de las empresas principales dedicadas a la
verificación de aforos en el país.
En la actualidad, PC ASOCIADOS S.A. no cuenta con una guía que regularice
la manera de controlar los activos fijos y esto ha ocasionado que existan errores
en el momento de realizar el registro de adquisiciones, venta, transferencia de
los activos fijos; ya que muchas de las indicaciones han sido dadas de forma
verbal o en mails forzando a sus colaboradores a indagar entre sus archivos
información relevante que les permita realizar el registro de los activos fijos;
generando pérdidas económicas para la empresa por el faltante al momento de
realizar la verificación física de los mismos y pérdida de tiempo para el personal
que realiza los registros.
Considerando el problema existente se ha visto la necesidad de la elaboración de
un Manual de Control de Activos Fijos, esperando que el mismo sirva de ayuda
para el Departamento de Contabilidad y permita establecer el control y la toma
de decisiones de forma oportuna sobre de los activos fijos.
2
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿La empresa PC Asociados S.A. hasta la presente fecha no tiene un adecuado
sistema de manejo de sus activos fijos, provocando que existan perdidas
continuas y que no se pueda establecer normas para controlar la administración,
uso y custodia de los activos fijos?
1.3. SUBPREGUNTAS
a) ¿Existen procedimientos para el manejo de los activos fijos?
b) ¿Cómo se realizará la verificación del control de los activos fijos?
c) ¿Se conoce el saldo real de los activos fijos?
d) ¿Existen custodios de los activo fijos?
e) ¿Existe control de los activos fijos?
1.4. OBJETIVO
1.4.1. Objetivo General
Elaborar el Manual de Control de Activos Fijos para la empresa PC
ASOCIADOS S.A., que sirva como una herramienta y que permita instruir el
correcto proceso de registro, control y custodia de los activos fijos de la
empresa.
3
1.4.2. Objetivos Específicos
Analizar cómo se lleva actualmente el manejo de los activos fijos de la
empresa PC Asociados
Revisar las teorías, conceptos, reglamentos que aporten a la elaboración del
manual de activos fijos que forman parte del patrimonio de la empresa PC
Asociados.
Aplicar la metodología de la investigación por medio de las técnicas de
encuestas, entrevistas y observación para conocer la verdadera necesidad de
la creación del manual de activos fijos.
Desarrollar el manual de activos fijos para la empresa PC Asociados,
proponiendo la administración adecuada de los procesos, con el objetivo de
mantener un eficiente control de los activos fijos, responsabilizando a las
personas que laboran en la empresa sobre el uso de los bienes y equipos
asignados para el desarrollo de sus funciones diarias y poder entregar
información oportuna y eficiente.
1.5. JUSTIFICACIÓN
Toda empresa debe poseer un manual de control de activos fijos, que sirva
como herramienta de comprensión y uso del personal, de forma que se clarifique
los pasos a seguir al momento de realizar una adquisición, baja o venta de los
activos fijos.
4
La gerencia administrativa financiera de PC ASOCIADOS S.A., ha encontrado
falencias al mantener esta información en forma verbal, confiando en la memoria
del personal contable lo cual puede ocasionar varios riesgos, como: cometer
errores en la asignación de las cuentas contables, cálculo incorrecto de las
depreciaciones, desconocimiento de la ubicación de los activos y por su puesto
la entrega de los inventarios de forma incorrecta.
Por este motivo es beneficioso tener un manual que permita mantener un control
de activos fijos, tanto para la empresa como para el personal y con el mismo
asegurar un registro en las cuentas contables correctas, el cálculo correcto de las
depreciaciones y tener el conocimiento de la ubicación de los mismos asignando
responsabilidad a la persona que utiliza el bien.
Considerando las falencias encontradas, la gerencia administrativa financiera ha
visto la necesidad de crear un manual para el cual será necesario la intervención
del personal del departamento de contabilidad quienes aportarán en forma
positiva para el desarrollo del mismo; considerando que en la empresa existe
rotación de funciones del personal del área contable y en ocasiones deja de
prestar sus servicios para la empresa, el manual servirá para orientar o de guía.
1.6. HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER
Con la implementación del Manual de Control de Activos Fijos, se espera evitar
pérdidas económicas por el deterioro, desgaste de los activos fijos, faltantes al
momento de realizar el inventario físico y tener conocimiento del custodio de los
activos fijos.
5
1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
1.7.1. Variables Independientes
Manual de control de los activos fijos en PC Asociados S.A.
1.7.2. Variables dependientes
Las variables para el desarrollo de la investigación pueden ser:
Mantener el control de los activos fijos
Evitar la pérdida económica por desconocimiento del estado de los activos
fijos
Disminuir el margen de error en la aplicación incorrecta de los porcentajes
de depreciación.
Dar la información real de los activos fijos que ayude a la toma de
decisiones.
6
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL TEÓRICO – LEGAL
2.1. MARCO REFERENCIAL
En el presente capítulo se destallan las definiciones y enfoques de varios autores
que servirán de sustento para la realización del presente manual.
2.1.1. Activos Fijos
Uno de los puntos más importantes de una empresa es la inversión que poseen
en los activos fijos o la propiedad planta y equipo, ya que son los bienes de
naturaleza permanente con una vida útil superior a un año, necesarios para
desarrollar las funciones operativas y actividades de la empresa y no para ser
vendidos.
Para comprender mejor la definición de propiedad, planta y equipo se tomó el
concepto de Mercedes Bravo Valdiviezo en su libro Contabilidad General que
dice “El Activo Fijo está constituido por los bienes y derechos de larga duración
que son utilizados en la operación del negocio o empresa y por lo tanto no están
destinados para la venta” (Bravo Valdiviezo, 2004, pág. 238)1.
Para una empresa tener la información real de la propiedad, planta y equipo e
inventarios es de gran importancia ya que con la misma se podrá elaborar los
1 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 238
7
presupuestos y la toma de decisiones, el registro correcto de cada transacción y
la asignación correcta de las cuentas contables ayudará en el análisis de cada una
de las cuentas.
En la actualidad la adquisición de la propiedad, planta y equipo nace junto con
la empresa y es de gran importancia el saber la ubicación de cada uno de ellos
así como los años de vida útil y los respectivos porcentajes de depreciación.
Pedro Zapata en su libro de Contabilidad General da la siguiente definición de
propiedad, planta y equipo (Zapata Sánchez, Contabilidad General, 2005, pág.
155) “Constituyen aquellos bienes permanentes y derechos exclusivos que la
empresa utiliza sin restricciones, en el desarrollo de sus actividades
productivas”2.
Como se puede apreciar los autores mencionados concuerdan en la definición de
propiedad, planta y equipo; sin embargo, es necesario recalcar que los bienes
adquiridos como activos fijos no son comercializables, a menos que la empresa
lo considere conveniente de acuerdo a sus políticas internas o a su obsolescencia.
Se debe tener en cuenta no todos los bienes que son adquiridos por una empresa
serán considerados como propiedad, planta y equipo ya que depende de la
actividad económica a la que se dedica para tomarlos dentro del grupo de los
activos fijos o como inventarios; por ejemplo una empresa que puede comprar
una computadora para su uso y esta será considerado como un activo mientras
2 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General.Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág. 155
8
que si la empresa se dedica a la distribución de equipos de computación esta
adquisición será considerada como parte del inventario (para la venta).
2.1.2. Características de los Activos Fijos
Una vez entendido el concepto de propiedad, planta y equipo es útil conocer sus
características básicas considerando los siguientes aspectos como dice Pedro
Zapata en su libro de Contabilidad General (Zapata Sánchez, Contabilidad
General, 2005, pág. 155)
Los bienes y derechos cumplirán los siguientes requisitos:
No estar dispuestos a la venta
Poseer una vida útil más o menos duradera (por lo menos de
un año)
Tener un costo relativamente representativo o significativo
Que se encuentren en uso o actividad y, por ende, ayuden a
la consecución de la renta empresarial.
Ser de propiedad de la empresa3.
3 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General.Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág. 155
9
2.1.3. Clasificación de los Activos Fijos
Los activos fijos se podrían clasificar según la evidencia física en:
a) Tangibles: pueden ser también corporales, se caracterizan porque se pueden
ver, medir y tocar; se clasifican en:
Depreciables: la mayoría de los activos fijos de las empresas son
depreciables, los mismos sufren desgaste y pierden su valor original por
el uso al que están sometidos, por el transcurso del tiempo, la
obsolescencia, destrucción, etc. Ejemplo: vehículos, construcciones,
edificaciones, maquinarias, equipos, muebles.
Vehículos: tienen una vida útil de 5 años, es decir su desgaste será más
acelerado que los equipos de oficina o las maquinarias.
Maquinaria y Equipo: constituyen los instrumentos que la empresa
utiliza para producir bienes o servicios que comercializa; su vida útil es
de 10 años.
Equipos de Oficina: son todos los equipos mecánicos o electrónicos de
propiedad de la entidad, los mismos que son utilizados en el desarrollo
normal de sus actividades. Su vida útil es de 10 años.
Muebles y Enseres: es todo el mobiliario de propiedad de la empresa
usada en diversas áreas de la empresa para el desarrollo de sus
10
actividades, en este grupo están las sillas, escritorios, etc. Su vida útil es
de 10 años.
Construcciones y Edificaciones: podríamos decir que el terreno y los
edificios conforman una sola unidad físicamente, pero es necesario
separar el uno del otro contablemente, es decir se debe llevar en cuentas
contables distintas. La vida útil de un edificio o edificación es 20 años.
No depreciables: son activos que no pierden su valor o no se
desvalorizan, a pesar del uso. Son activos de vida útil ilimitada o que se
encuentran en proceso de construcción o montaje y no pueden ser
depreciados ya que no es encuentran en operación y no sufren deterioro
alguno. Ejemplo: terrenos, maquinarias en montaje, construcciones en
curso.
Agotables: son aquellos activos representados por los recursos naturales
no renovables que debido a la explotación o extracción del material del
que forman parte, van perdiendo su valor en un determinado periodo. El
costo histórico de estos activos esta dado en base a su valor de
adquisición mas todos los costos y gastos incurridos en su explotación,
extracción y desarrollo; el valor de estos activos disminuye a medida de
su desgaste. Ejemplos: minas, pozos petroleros, canteras, yacimientos,
etc.
11
Otro ejemplo son los bosques madereros, los mismo son renovables.
b) Intangibles: también llamados incorporales y son aquellos que representan
derechos o privilegios que se adquieren con la intención de que aporten
beneficios en las operaciones del negocio durante periodos mayores al que
fueron adquiridos; son activos que no se pueden ver, pero si valorar.
Debido al paso del tiempo o imposición de nuevas tecnologías van
perdiendo su valor. Ejemplos: franquicias, derechos de explotaciones,
patentes, etc.
Los activos fijos también se pueden clasificar de acuerdo a la facilidad de su
traslado en:
a) Muebles: son aquellos activos que no requieren mayor esfuerzo para su
movilización. Ejemplos: enseres, vehículos.
b) Semovientes: son aquellos que con su propia fuerza se movilizan.
Ejemplos: ganado vacuno, porcino.
c) Inmuebles: aquellos bienes que de ninguna manera se los puede movilizar.
Ejemplo: Terreno
12
2.1.4. Adquisición y Determinación del Costo de la Propiedad, Planta y Equipo
Son bienes adquiridos por la empresa de carácter permanente para ser usados en
el giro de su negocio y de esta manera obtener beneficios económicos; estos
bienes no han sufrido desgaste alguno antes de su adquisición y por los mismos
la empresa deberá pagar un valor justo y razonable dentro del mercado.
Al precio de la adquisición se le deberá agregar todos los desembolsos que se
requieran para que el activo esté en el lugar y en condiciones que permitan su
funcionamiento, los mismos pueden ser: los derechos de importación, impuestos
no reembolsables, seguros, costo de transporte, instalación, etc. Mercedes Bravo,
en su libro de Contabilidad General menciona “El costo de adquisición incluye
el precio pagado por los bienes, más todos los gastos incurridos para tener el
activo en el lugar y condiciones que permitan su normal funcionamiento, como
los impuestos y gastos de importación, fletes, seguros, etc. (Bravo Valdiviezo,
2004, pág. 240) 4”
La propiedad, planta y equipo deben ser valuados al costo de adquisición, al
valor de la construcción o a su valor equivalente.
2.1.5. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos
La Propiedad, planta y equipo para conservarse en buen estado y correcto
funcionamiento necesitan someterse a un mantenimiento preventivo y correctivo
4 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 240
13
de forma periódica. Los desembolsos efectuados para reparar o mantener el
beneficio económico futuro esperado de los muebles, enseres y equipos se
reconocerá como un gasto, como nos manifiestan Homgren, Sundem y Elliott
en su libro Introducción a la Contabilidad Financiera:
Los costos de reparaciones y mantenimiento son necesarios para
conservar un activo fijo en condiciones de operación. Generalmente, se
recopilan en una sola cuenta y se consideran gastos del periodo actual.
Las reparaciones a veces se distinguen del mantenimiento porque
incluyen los costos esporádicos de restablecer un activo fijo en su
estado operativo normal, después de descomposturas, accidentes o
daño. El mantenimiento incluye los costos recurrentes ordinarios de
aceitado, pulido, pintura y ajuste (Horngren, Sundem, & Elliott,
Introducción a la contabilidad financiera, 2000, pág. 287)5
2.1.6. Depreciación de los Activos Fijos
Se puede decir que depreciación es la pérdida gradual del valor del bien por el
desgaste físico que sufre la propiedad, planta y equipo por su uso u
obsolescencia.
Para realizar la depreciación de la propiedad, planta y equipo es necesario tener
claro que “Depreciación es el proceso de asignar a GASTO el COSTO de un
5 Horngren, Charles; Sundem, Gary; Elliott, John. Introducción a la Contabilidad Financiera Editorial
Pearson Education 2000, pág.287
14
activo de planta o activo fijo, durante el período en que se usa el activo” (Bravo
Valdiviezo, 2004, pág. 240)6.
Debemos considerar que los activos fijos se pueden depreciar por las varias
causas:
1. Causas Físicas: se puede decir que son causados por:
a. Uso
b. Transcurso del tiempo
Determinan que un bien vaya disminuyendo paulatinamente su capacidad para
prestar su servicio destinado, es el desgaste material que no se rectifica el
mantenimiento y la reparación del bien.
2. Causas funcionales: podemos decir que son causados por:
a. Obsolescencia
b. Insuficiencia
Determinan que un activo sea reemplazado por la empresa a pesar de que este en
buen estado físico; pero que por motivos de avances tecnológicos no es
conveniente que se continúe utilizando.
6 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 240
15
La obsolescencia se presenta cuando por los avances tecnológicos proveen de
bienes que permiten producir con mayor rapidez y calidad los productos siendo
más eficiente que los modelos anteriores.
La insuficiencia se produce cuando las empresas empiezan a crecer y necesitan
mayor volumen de producción. El equipo anterior no satisface las nuevas
necesidades de la empresa.
Dentro del concepto de depreciaciones se debemos considerar:
1. Si un bien se ha depreciado totalmente quiere decir que ha llegado al total de
su vida útil y que debería ser retirado de su uso; en la mayoría de las
empresas esto no sucede y el bien totalmente depreciado continúa siendo
utilizado.
2. Cuando se realiza la depreciación de un bien significa que su costo es
llevado al gasto según su costo original.
2.1.6.1. Cálculo de la Depreciación de los Activos Fijos
Tenemos que tener claro los siguientes conceptos:
Valor Nominal o de Adquisición: es el valor original pagado al momento
de la compra del activo fijo.
16
Vida útil: es el periodo de tiempo o los años que se espera que este en uso
el activo fijo según su naturaleza y lo estipulado en la ley.
Valor residual: es considerado también como valor del salvamento, es un
valor estimado que tendrá el activo fijo al final de su vida útil. Por lo
general se considera de un 10% a 20% ya que la ley no establece un
porcentaje fijo.
Valor en libros: es el valor que consta en los libros, es el valor actual
menos el valor de la depreciación acumulada.
Valor Actual: es el valor a la fecha del activo, para calcular este valor se
debe sumar el valor pagado por la adquisición más las mejoras realizadas al
activo fijo.
Depreciación anual: es el valor del gasto por depreciación de los activos
fijos del período en curso.
Depreciación acumulada: es el valor de la depreciación de los activos fijos
de todos los años.
A continuación se mencionan los métodos más usados:
a) Método Legal o de Coeficientes: “Se basa en los porcentajes establecidos
en la Ley” (Bravo Valdiviezo, 2004, págs. 240-241)7.
7 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 240-241
17
Inmuebles 5% anual
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual
Vehículos, equipos de transporte 20% anual
Equipos de computación y software 33% anual
En este método utilizaremos la siguiente fórmula:
b) Método de Línea Recta: “Supone que el activo fijo se desgasta por igual
durante cada período contable, las cuotas de depreciación son iguales o
constantes en función de la vida útil del activo” (Bravo Valdiviezo, 2004,
pág. 241)8.
En este método se utilizará la siguiente fórmula:
c) Método de la Suma de los Dígitos de los Años: Es una depreciación
mucho más rápida, generalmente se aplica a vehículos. Pedro Zapata,
manifiesta en su libro de Contabilidad General
El procedimiento para el cálculo según es el siguiente:
8 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 241
Depreciación = (Valor Actual - Valor Residual) x %
Valor Actual - Valor Residual
Vida útilDepreciación =
18
Se asigna a cada período de vida un dígito, a partir de 1.
Se suman estos dígitos.
Se establece para cada período un quebrado, cuyo denominador
será la suma de los dígitos, y el numerador, el dígito del año
correspondiente o del año invertido (caso descendente).
Este quebrado se multiplica por aquella diferencia entre (Valor
Actual - Valor Residual) (Zapata Sánchez, Contabilidad General,
2005, pág. 156)9.
Por ejemplo se tiene un activo fijo que su vida útil estimada es de 5 años:
Se invierten los dígitos de los años:
9 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General Editorial McGraw-Hill Interamericana 2005, pág.156
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Suma de dígitos 15
5
4
3
2
1
19
Se forma la fracción
Cuando las fracciones se ordenan en forma vertical de mayor a menor para su
multiplicación se establece una tabla de depreciación acelerada decreciente, pero
si las fracciones se ordenan de menor a mayor se obtiene una tabla de
depreciación retardada creciente.
El resultado de la formula anterior será utilizado de la siguiente forma:
Fórmula:
Decreciente Creciente
Año 1 5/15 1/15
Año 2 4/15 2/15
Año 3 3/15 3/15
Año 4 2/15 4/15
Año 5 1/15 5/15
(año x año)
2denominadorAño + =
Suma a depreciar = Valor Actual - Valor Residual
Años de vida pendientes
DenominadorSuma a depreciar xDepreciación =
20
d) Método de las unidades de producción: la depreciación del activo fijo
dependerá de las unidades producidas en el tiempo.
e) Método del doble salto decreciente: no se deduce el valor residual del
activo fijo, en este método para conseguir el valor de la depreciación un
porcentaje anual.
Se usa el número 2 para obtener el porcentaje de depreciación anual.
2.1.7. Amortización de Activos Fijos
El término es usado para activos fijos intangibles y según lo menciona (Bravo
Valdiviezo, 2004, pág. 253)10 en el libro Contabilidad General el valor
amortizado en cada periodo se basa en la vida útil del activo y dicho valor se
obtiene dividiendo el costo para el número de años de vida útil.
Según Charles Horngre en su libro Contabilidad. Un enfoque aplicado a México
(Horngre, Harrison, & Smith, 2004, pág. 361)11, la amortización se calcula en
10 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 253 11 Horngre, Charles; Harrison, Walter; Smith, Linda. Contabilidad. Un enfoque aplicado a México,
Editorial Pearson Education, 2004, pág.361
Valor Actual - Valor Residual
Total unidadesDepreciación =
100%
Vida útilx 2
21
línea recta a lo largo de la vida útil estimada del activo; sin embargo, las
estimaciones no siempre son acertadas y en muchos casos la vida del activo se
acorta debido a su obsolescencia, en este caso el gasto de amortización se carga
directamente al activo en lugar de hacerlo a la cuenta amortización acumulada;
además, en la mayoría de los intangibles su valor residual es cero.
2.1.8. Venta de Activos Fijos
En ciertas ocasiones las empresas suelen vender sus activos fijos; al realizar este
tipo de transacciones se pueden presentar algunas posibilidades: que exista
utilidad, pérdida o se recupere el valor en libros, esto lo explica Mercedes Bravo
en su libro Contabilidad general (Bravo Valdiviezo, 2004, pág. 246):
1. Venta del activo fijo a igual valor que el de libros. En este caso no se
produce ni utilidad ni pérdida.
2. Venta del activo fijo a mayor valor que el de libros. En este casi se
obtiene utilidad.
3. Venta del activo fijo a menor valor que el de libros. En este caso se
produce una pérdida12.
La empresa antes de realizar la venta debe analizar bien las opciones a fin de no
sentirse afectado por una mala decisión, es conveniente, que no realice la venta a
la primera persona interesada, sino, que pruebe con varios ofertantes a fin de
12 Bravo Valdiviezo, Mercedes. Contabilidad General Editorial NUEVO DÍA 2004, pág. 246
22
realizar un mejor análisis y tomar la decisión adecuada evitando al máximo las
posibles pérdidas que se puedan presentar.
2.1.9. Canje de Activos Fijos
El libro Contabilidad General con base en las Nomas Internacionales de
Información Financiera de Pedro Zapata interpreta el canje de activos fijos de la
siguiente manera: “es una negociación en la que se entrega generalmente el
activo usado a cambio de un nuevo, para lo cual se paga una diferencia en
efectivo o viceversa” (Zapata Sánchez, Contabilidad General con Base en las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011, pág. 160)13.
2.1.10. Baja de Activos
En el libro Contabilidad General de Mercedes Bravo se menciona que la baja de
un activo se genera por causas imprevistas o por su utilización en el transcurso
del tiempo, en las cuales los activos fijos se vuelven inservibles, peligrosos o
riesgosos, en este caso se elimina de los registros contables previa autorización
del Servicio de Rentas Internas (SRI).
13 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.160
23
Otras causas para dar de baja los bienes de propiedad, planta y equipo según
Pedro Zapata (Zapata Sánchez, Contabilidad General con Base en las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), 2011, pág. 192) son:
Requieren el dinero que se pudiera obtener de su venta.
El bien ya no les ofrece el servicio esperado.
El bien está en malas condiciones.
Los bienes han perdido competitividad.
Existe el deseo de ayudar expresamente a otras organizaciones14.
El dar de baja un activo puede ser por dos condiciones que son que el activo
haya llegado al término de su vida útil y que el activo no se haya depreciado
totalmente ocasionando pérdidas a la empresa.
2.1.11. Donación de Activos Fijos:
Pedro Zapata en su libro Contabilidad General con base en las Normas
Internacionales de Información Financiera refiriéndose a la donación de activos
fijos asegura:
El valor monetario con el que se dan de alta los activos fijos recibidos
en donación generalmente, es aquel que consta en el informe de peritos
– valuadores, que son profesionales expertos en la tasación de activos
14 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.192
24
en cualquier estado físico de uso; para tal efecto utilizan su
experiencia, investigación de campo y criterios internacionales
generalmente aceptados (Zapata Sánchez, Contabilidad General con
Base en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF),
2011, pág. 179)15.
Por lo general las donaciones son realizadas a instituciones del sector privado,
personas, empresas u organismos de carácter benéfico; para esto se debe cumplir
con los procesos internos que inicia con la autorización hasta la entrega del bien
por medio de actas notariadas. Las donaciones realizadas por el sector privado
serán clasificadas como un gasto no deducible y una renta por realizar para quien
lo recibe.
2.1.12. Activos Fijos Construidos
Según Pedro Zapata en su Libro Contabilidad General con Base en las Normas
Internacionales de Información Financiera (Zapata Sánchez, Contabilidad
General con Base en las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF), 2011, pág. 178)16 menciona que en ocasiones la empresa se ve en la
necesidad de crear sus propios activos fijos, en estos casos el costo del activo es
igual a la sumatoria de todos los costos que intervinieron en la construcción, esto
quiere decir costos directos e indirectos; estos costos se establecen mediante la
15 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.179 16 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.178
25
suma de los materiales utilizados, la mano de obra utilizada y los demás costos
indirectos de fabricación sin dejar fuera ningún concepto.
2.1.13. Destrucción de Activos Fijos
La destrucción de los activos fijos se realiza con los bienes que están totalmente
depreciados y no se les puede dar otro uso y no es posible venderlo porque nadie
lo compraría y porque el uso del mismo puede ser perjudicial para el medio
ambiente, como nos dice Pedro Zapata en su Libro Contabilidad General con
Base en las Normas Internacionales de Información Financiera (Zapata Sánchez,
Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF), 2011, pág. 197)
Normalmente procede cuando los bienes no se les puede dar otro uso,
puesto que su presencia es nociva para el medio ambiente o nadie
quiere comprarlo o recibirlo gratuitamente; se aplica a bienes
totalmente depreciados, como computadores, plantas nucleares, etc.17
2.1.14. Control de la Propiedad, Planta y Equipo
Normalmente, las empresas anegadas en su trabajo habitual, han dado siempre
importancia en controlar sus principales activos de quienes dependen para el
funcionamiento de la misma, como son los inventarios y las cuentas por cobrar.
17 Zapata Sánchez, Pedro. Contabilidad General con Base en las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) Editorial McGraw-Hill Interamericana 2011, pág.197
26
Sin embargo, las empresas cuentan con una inversión que sin ella no podrían ser
capaces de operar normalmente y obtener beneficios futuros; esta inversión es
los activos fijos, los mismos que no tienen la atención debida en su control
físico.
2.1.15. Manual de Procedimientos
Es un documento que forma parte del sistema de control interno, en el que se
detalla las instrucciones que se deben cumplir para realizar una determinada
actividad; como nos dice Martín Álvarez en su libro Manuales de Políticas y
Procedimientos (Álvarez Torres, 2006):
Es un manual que documenta la tecnología que se usa dentro de un
área, departamento, dirección, gerencia u organización. En este
Manual se deben contestar las preguntas sobre lo qué hace (Políticas)
el área, departamento, dirección, gerencia u organización y como hace
(procedimientos) para administrar el área, departamento, dirección,
gerencia u organización y para controlar los procesos asociados a la
calidad del producto o servicio ofrecido.18
18 Álvarez Torres, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos Panorama
Editorial, S.A. de C.V. 2006, pag.24
27
2.2. MARCO LEGAL
2.2.1. Norma Internacional de Contabilidad
2.2.1.1. Características de la Propiedad, Planta y Equipo
La NIC 16 (16, 2009, pág. Literal 6) nos dice que:
Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:
a) Posee una entidad para su uso en la producción o suministro de
bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos
administrativos; y
b) Se esperan usar durante más de un periodo19.
Se reconocerá un elemento como propiedad, planta y equipo, según lo dicho en
la NIC 16 (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág.
literal 7)
Un elemento de propiedad, planta y equipo se reconocerá como activo
si, y sólo si:
a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos
futuros derivados del mismo; y
b) El costo del elemento puede medirse con fiabilidad20.
19 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 6 20 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 7
28
2.2.1.2. Costo de la Propiedad, Planta y Equipo
Se considerará lo dicho en la NIC 16 (NORMA INTERNACIONAL DE
CONTABILIDAD, 2009, pág. literal 16)
El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende:
a) Su precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y
los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la
adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio.
b) Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo
en el lugar y en las condiciones necesaria para que pueda operar de
la forma prevista por la gerencia.
c) La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del
elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se
asienta, la obligación el que incurre una entidad cuando adquiere el
elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento
durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de
producción de inventarios durante tal periodo21.
21 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 16
29
Son gastos atribuibles al costo, según la Norma Internacional de Contabilidad
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 17)
Son ejemplos costos atribuibles directamente:
a) Los costos de beneficios a los empleados (según se definen en la NIC
19 Beneficios a los Empleados), que procedan directamente de la
construcción o adquisición de un elemento de propiedades, planta y
equipo;
b) Los costos de preparación del emplazamiento físico;
c) Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte
posterior;
d) Los costos de instalación y montaje;
e) Los costos de comprobación de que el activo funciona adecuada,
después de deducir los importes netos de la venta de cualesquiera
elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a
punto del activo (tales como muestras producidas mientras se
probaba el equipo); y
f) Los honorarios profesionales.22
22 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 17
30
Los costos reconocidos como propiedad, planta y equipo terminara cuando el
bien se encuentre en su lugar y en condiciones de operar, según la Norma
Internacional de Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE
CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 20)
El reconocimiento de los costos en el importe en libros de un elemento
de propiedades, planta y equipo terminará cuando el elemento se
encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar de la forma
prevista por la gerencia23.
Los costos de un activo construido se determinará según la Norma Internacional
de Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009,
pág. Literal 22)
El costo de un activo construido por la propia entidad se determinará
utilizando los mismos principios que si fuera un elemento de
propiedades, planta y equipo adquirido24.
2.2.1.3. Costos no atribuibles a la Propiedad, Planta y Equipo
La Norma Internacional de Contabilidad 16 establece los costos que no serán
parte de la propiedad, planta y equipo, (NORMA INTERNACIONAL DE
CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 19)
Ejemplos de costos que no forman parte del costo de un elemento de
propiedades, planta y equipo son los siguientes:
23 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 20 24 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 22
31
a) Costos de apertura de una nueva instalación productiva;
b) Los costos de introducción de un nuevo producto o servicio
(incluyendo los costos de actividades publicitarias y promocionales);
c) Los costos de apertura del negocio en una nueva localización o
dirigirlo a un nuevo segmento de clientela (incluyendo los costos de
formación del personal); y
d) Los costos de administración y otros costos indirectos generales25.
No serán parte del importe en libros, según la Norma Internacional de
Contabilidad (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág.
Literal 20)
Los costos incurridos por la utilización o por la reprogramación del
uso de un elemento no se incluirán en el importe en libros del elemento
correspondiente. Por ejemplo, los siguientes costos no se incluirán en
el importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo:
a) Costos incurridos cuando un elemento, capaz de operar de la forma
prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en marcha o está
operando por debajo de su capacidad plena;
b) Pérdidas operativas iniciales, tales como las incurridas mientras se
desarrolla la demanda de los productos que se elaboran con el
elemento; y
25 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 19
32
c) Costos de reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de
las operaciones de la entidad26.
2.2.1.4. Mantenimiento y mejoras de los Activos Fijos
Cuando la empresa realice reparaciones que incluya repuestos considerables se
aplicara lo que dice la NIC (NORMA INTERNACIONAL DE
CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 8)
Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se registran habitualmente
como inventarios, y se reconocen en el resultado del periodo cuando se
consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes y el equipo
de mantenimiento permanente, que la entidad espere utilizar durante
más de un periodo, cumplen normalmente las condiciones para ser
calificados como elementos de propiedades, planta y equipo.
De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar sólo
pudieran ser utilizados con relación a un elemento de propiedades,
planta y equipo, se contabilizarán como propiedades, planta y equipo27.
26 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 20 27 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 8
33
2.2.1.5. Depreciación
La Norma Internacional de Contabilidad 16 establece que se realizará la
depreciación de la propiedad, planta y equipo, de la siguiente forma:
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 43-
45)
Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de
propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con
relación al costo total del elemento.
Una entidad distribuirá el importe inicialmente reconocido con
respecto a una partida de propiedades, planta y equipo entre sus partes
significativas y depreciará de forma separada cada una de sus partes.
Una parte significativa de un elemento de propiedades, planta y equipo
puede tener una vida útil y un método de depreciación que coincidan
con la vida y el método utilizados para otra parte significativa del
mismo elemento. En tal caso, ambas partes podrían agruparse para
determinar el cargo por depreciación28.
28 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 43 al 45
34
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 47-55)
La entidad podrá elegir por depreciar de forma separada las partes
que compongan un elemento y no tengan costo significativo con
relación al costo total del mismo.
El cargo por depreciación de cada período se reconocerá en el
resultado del período, salvo que haya incluido en el importe de libros
de otro activo.
El cargo por depreciación de un período se reconocerá habitualmente
en el resultado del mismo. Sin embargo, en ocasiones los beneficios
económicos futuros incorporados a un activo se incorporaran a la
producción de otros activos. En este caso, el cargo por depreciación
formará parte del costo del otro activo y se incluirá en su importe en
libros.
El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática
a lo largo de su vida útil
El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, cono mínimo,
al término de cada periodo anual y, si las expectativas difieren de las
estimaciones previas, los cambios se contabilizarán cono un cambio en
una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8.
35
La depreciación se contabilizará incluso si el valor razonable del
activo excede a su importe en libros, siempre y cuando el valor residual
del activo no supere el importe en libros del mismo.
El importe depreciable de un activo se determina después de deducir su
valor residual.
El valor residual de un activo podrá aumentar hasta igualar o superar
el importe en libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por
depreciación del activo será nulo, a menos que y hasta que ese valor
residual disminuya posteriormente y se haga menor que el importe en
libros del activo.
La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para
su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las
condiciones necesarias para operar de la forma prevista por la
gerencia29.
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, págs. Literal 57-
58)
La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se
espere que aporte a la identidad. La política de gestión de activos
llevada a cabo por la entidad podría implicar la disposición de los
acticos después de un periodo específico de utilización, o tras haber
consumido una cierta proporción de los beneficios económicos
29 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 47 al 55
36
incorporados a los mismos. Por tanto, la vida de un activo puede ser
inferior a su vida económica. La estimación de la vida útil de un activo,
es una cuestión de criterio, basado en la experiencia que la entidad
tenga con activos similares.
Los terrenos y los edificios son activos separados, y se contabilizarán
por separado, incluso si han sido adquiridos de forma conjunta. Con
algunas excepciones, tales como minas, canteras y vertederos, los
terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no se deprecian. Los
edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables.
Un incremento en el valor de los terrenos en los que se asienta un
edificio no afectará a la determinación del importe depreciable del
edificio30.
2.2.1.6. Método de Depreciación
Según la NIC 16 dice: (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD,
2009, págs. Literal 60-62)
El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al
cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los
beneficios económicos futuros del activo.
30 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 57 al 58
37
El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como
mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un
cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los
beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará
para reflejar el nuevo patrón.
Pueden utilizarse diversos métodos de depreciación para distribuir el
importe depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su
vida útil. Entre los mismos se incluyen el método lineal, el método de
depreciación decreciente y el método de las unidades de producción31.
2.2.1.7. Baja en cuentas
La NIC 16 dice: (NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009,
págs. Literal 67-68)
El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se
dará de baja en cuentas:
a) Por su disposición; o
b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su
uso o disposición.
La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un elemento de
propiedades, planta y equipo se incluirá en el resultado del periodo
cuando la partida sea dada de baja en cuentas (a menos que la NIC
31 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 60 al 62
38
17establezca otra cosa, en caso de una venta con arrendamiento
financiero posterior). Las ganancias no se clasificarán como ingresos
de actividades ordinarias32.
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 71)
La pérdida o ganancia derivada de la baja en cuentas de un elemento
de propiedades, planta y equipo, se determinará como la diferencia
entre el importe neto que, en su caso, se obtenga por la disposición y el
importe en libros del elemento33.
(NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD, 2009, pág. Literal 72)
La contrapartida a cobrar por la disposición de un elemento de
propiedades, planta y equipo, se reconocerá inicialmente a su valor
razonable. Si se aplazase el pago a recibir por el elemento, la
contrapartida recibida se reconocerá inicialmente al precio equivalente
de contado. La diferencia entre el importe nominal de la contrapartida
y el precio equivalente de contado se reconocerá como un ingreso por
intereses, de acuerdo con la NIC 18, de forma que refleje el
rendimiento efectivo derivado de la cuenta por cobrar34.
32 Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 67 al 68 33Norma Internacional de Contabilidad 16 literal 71 34 Norma Internacional de Contabilidad 16 Numeral 7
39
2.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno
2.2.2.1. Transferencia de Bienes
La Ley de Régimen Tributario Interno se nos aclara sobre el Impuesto al Valor
Agregado (IVA) (Ley de Régimen Tributario, 2012, págs. Art.52, 53 Numeral 1-
3)
Art.52.- Objeto del impuesto.- Se establece el Impuesto al Valor
Agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a
la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus
etapas de comercialización, así como a los derechos de autor, de
propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios
prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley.
Art.53.- Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se
considera transferencia:
1. Todo acto o contrato realizado por las personas naturales o sociedades
que tenga por objeto transferir el dominio de bienes muebles de
naturaleza corporal, así como los derechos de autor, de propiedad
industrial y derechos conexos, aún cuando la transferencia se efectué a
título gratuito, independiente de la designación que se dé a los
contratos o negociaciones que originen dicha transferencia y de las
condiciones que pacten las partes.
2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que haya sido
recibidos en consignación y el arrendamiento de estos con opción de
40
compraventa, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus
modalidades; y
3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de
los bienes muebles de la naturaleza corporal que sean objeto de su
producción o venta35.
2.2.2.2. Base Imponible del Impuesto al Valor Agregado
La base imponible del Impuesto al Valor Agregado será la que dice la Ley de
Régimen Tributario Interno (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág. Art. 58)
La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de
naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten,
calculando a base de sus precios de venta o de prestación del servicio,
que incluyen impuestos, tasas por servicios y demás gastos legalmente
imputables al precio.
Del precio así establecido solo podrán deducirse los valores
correspondientes a:
1. Los descuentos y bonificaciones normales concedidos a los
compradores según los usos o costumbres mercantiles y que consten en
la correspondiente factura;
2. El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador; y
3. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos36.
35 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.52-53 Numeral 1-3
41
2.2.2.3. Forma de determinar la utilidad en la transferencia de activos fijos
La Ley de Régimen Tributario Interno dice (Ley de Régimen Tributario, 2012,
pág. Art. 26)
La utilidad o pérdida en la transferencia de predios rústicos se
establecerá del restando del precio de venta del inmueble el costo del
mismo, incluyendo mejoras.
La utilidad o pérdida en la transferencia de activos sujetos a
depreciación se establecerá restando del precio de venta del bien el
costo reajustado del mismo, una vez deducido de tal costo la
depreciación acumulada37.
2.2.2.4. Depreciación
La depreciación de los activos fijos se rige a lo dispuesto en el numeral 7 del
Artículo 10 de la (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág. Numeral 7):
La depreciación y amortización, conforme a la naturaleza de los
bienes, a la duración de su vida útil, a la corrección monetaria, y la
técnica contable, así como las que se conceden por obsolescencia y
otros casos, en conformidad a lo previsto en esta Ley y su reglamento;
La depreciación y amortización que correspondan a la adquisición de
maquinarias, equipos y tecnologías destinadas a la implementación de
36 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.58 37 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.26
42
mecanismos de producción más limpia, a mecanismos de generación de
energía de fuente renovable (solar, eólica o similares) o a la reducción
del impacto ambiental de la actividad productiva, y a la reducción de
emisiones de gases de efecto invernadero, se deducirán con el 100%
adicional, siempre que tales adquisiciones no sean necesarias para
cumplir con lo dispuesto por la autoridad ambiental competente para
reducir el impacto de una obra o como requisito o condición para la
expedición de la licencia ambiental, ficha o permiso correspondiente.
En cualquier caso deberá existir una autorización por parte de la
autoridad competente.
Este gasto adicional no podrá superar un valor equivalente al 5% de
los ingresos totales. También gozarán del mismo incentivo los gastos
realizados para obtener los resultados previstos en este artículo. El
reglamento a esta ley establecerá los parámetros técnicos y formales,
que deberán cumplirse para acceder a esta deducción adicional. Este
incentivo no constituye depreciación acelerada38.
2.2.2.5. Amortización Activos
Dado que las Inversiones son Activos (Ley de Régimen Tributario, 2012, pág.
Art.12) en la Ley de Régimen Tributario Interno determina:
La amortización de inversiones en general, se hará en un plazo de
cinco años, a razón del veinte por ciento (20%) anual. En el caso de los
38 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.10 Numeral 7
43
intangibles, la amortización se efectuará dentro de los plazos previstos
en el respectivo contrato o en un plazo de veinte años. En el reglamento
se especificarán los casos especiales en los que podrá autorizarse la
amortización en plazos distintos a los señalados39.
2.2.2.6. Retenciones en la Fuente
La Ley de Régimen Tributario determina (Ley de Régimen Tributario, 2012,
pág. Art.45)
Art.45.- Otras retenciones en la fuente.- Toda persona jurídica,
pública o privada, las sociedades y las empresas o personas naturales
obligadas a llevar contabilidad que paguen o acrediten en cuenta
cualquier otro tipo de ingresos que constituyan rentas gravadas para
quien los reciba, actuará como agente de retención del impuesto a la
renta.
El Servicio de Rentas Internas señalará periódicamente los porcentajes
de retención, que no podrán ser superiores al 10% del pago o crédito
realizado.
No procederá retención en la fuente en los pagos realizados ni al
patrimonio de propósito exclusivo utilizados para desarrollar procesos
de titulación, realizados al amparo de la Ley de Mercados de Valores40.
39 Ley de Régimen Tributario Interno, SRI 2012 Art.12 40 Ley de Régimen Tributario Interno Art. 45
44
Los porcentajes de retención en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado y del
Impuesto a la Renta pueden ser visualizados en el ANEXO 1.
2.2.2.7. Entrega de Comprobantes de Retención
La empresa deberá entregar los comprobantes de retención según lo establecido
en la Ley de Régimen Tributario determina (Ley de Régimen Tributario, 2012,
pág. Art.104)
Art. 104.- Comprobantes de retención.- Los agentes de retención
entregarán los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a
la renta y por impuesto al valor agregado IVA, en los formularios que
reunirán los requisitos que se establezcan en el correspondiente
reglamento41.
2.2.3. Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
2.2.3.1. Depreciación
No serán gastos deducibles según el Reglamento para la Aplicación de la Ley
de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen
Tributario, 2013, pág. Art. 35 Numeral 2)
41 Ley de Régimen Tributario Interno Art. 104
45
Las depreciaciones, amortizaciones, provisiones y reservas de
cualquier naturaleza que excedan los límites permitidos por la Ley de
Régimen Tributario Interno, este reglamento o de los autorizados por el
Servicio de Rentas Internas42.
2.2.3.2. Valoración
La valoración de los bienes se realizará según el Reglamento para la Aplicación
de la Ley de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de
Régimen Tributario, 2013, págs. Art. 58 Numeral 1-2)
Art. 58.- Criterios de Valoración.- La valoración de los bienes se
efectuará de acuerdo con los siguientes criterios:
1. A los bienes muebles en general, se asignará el avalúo comercial
que será declarado por el beneficiario. En el caso de que la
donación sea realizada pro contribuyentes obligados a llevar
contabilidad, se considerará el valor residual que figure en la
misma.
2. En el caso de bienes inmuebles la declaración no podrá considerar
un valor inferior al que haya sido asignado por peritos dentro del
juicio de inventarios ni al avalúo comercial con el que conste en el
respectivo catastro municipal43.
42 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 35 Numeral 2 43 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 58 Numeral 1-2
46
2.2.3.3. Retención
Son sujetos de retención según el Reglamento para la Aplicación de la Ley de
Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen
Tributario, 2013, pág. Art. 93)
Art.93.- Sujetos a retención.- Son sujetos a retención en la fuente, las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, inclusive
las empresas públicas no reguladas por la Ley Orgánica de Empresas
Públicas44.
No serán sujetos de retención según el Reglamento para la Aplicación de la Ley
de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen
Tributario, 2013, pág. Art. 93)
Art.94.- Pagos o créditos en cuenta no sujetos a retención.- No
procede la retención en la fuente por concepto de impuesto a la renta
respecto de aquellos pagos o créditos en cuenta que constituyen
ingresos exentos para quien los percibe de conformidad con el Art. 9 de
la Ley de Régimen Tributario Interno45.
Los comprobantes de retención serán entregados según el Reglamento para la
Aplicación de la Ley de Régimen Interno (Reglamento para la Aplicación de la
Ley de Régimen Tributario, 2013, pág. Art. 93)
44 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 93 45 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 94
47
Art. 95.- Momento de la retención.- La retención en la fuente deberá
realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda
primero. Se entenderá que la retención ha sido efectuada dentro del
plazo de cinco días de que se ha presentado el correspondiente
comprobante de venta. El agente de retención deberá depositar los
valores retenidos en una entidad autorizada para recaudar tributos, de
acuerdo a la forma y plazo establecidos en el presente reglamento46.
Art.97.- Comprobantes de retención por otros conceptos.- Los agentes
de retención de impuestos deberán extender un comprobante de
retención, dentro del plazo máximo de cinco días de recibido el
comprobante de venta.
El comprobante de retención debe ser impreso o emitido mediante
sistemas de cómputo, previa autorización del Servicio de Rentas
Internas y cumplirá con los requisitos establecidos en el Reglamento de
Comprobantes de Venta y de Retención47.
2.2.3.4. Alcance del Impuesto al Valor Agregado IVA
El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno se
nos aclara sobre el Impuesto al Valor Agregado (IVA) (Reglamento para la
Aplicación de la Ley de Régimen Tributario, 2013, pág. Art. 140)
46 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 95 47 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 97
48
Art. 140.- Alcance del impuesto.- Sin perjuicio del alcance general
establecido en la ley, en cuanto al hecho generador del Impuesto al
Valor Agregado se deberá considerar:
1. El impuesto al Valor Agregado grava las transferencias de dominio
de bienes muebles corporales, en todas sus etapas de
comercialización, sean éstas a título oneroso o a título gratuito,
realizadas en el Ecuador por parte de personas naturales y
sociedades. Así mismo grava la importación de bienes muebles
corporales.
2. Se considerará también como transferencias los retiros de bienes
corporales muebles efectuados por un vendedor o por el dueño,
socios, accionistas, directores, funcionarios o empleados de la
sociedad, para uso o consumo personal, ya sean de su propia
producción o comprados para la reventa o para la prestación de
servicios, cualquiera que sea la naturaleza jurídica de la sociedad.
Para estos efectos, se considerarán retirados para su uso o
consumo propio todos los bienes que faltaren en los inventarios del
vendedor o prestador del servicio y cuya salida no pudiere
justificarse con documentación fehaciente, salvo en los casos de
pérdida o destrucción, debidamente comprobados48.
48 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 140
49
2.2.3.5. Retenciones
El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
establece (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario,
2013, pág. Art. 148)
Art. 148.- Momento de la retención y declaraciones de las
retenciones.- La retención deberá realizarse en el momento en el que se
pague o acredite en cuenta el valor por concepto de IVA contenido en
el respectivo comprobante de venta, lo que ocurra primero, en el mismo
término previsto para la retención en la fuente del Impuesto a la Renta.
No se realizarán retenciones de IVA a las instituciones del Estado, a las
empresas públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas
Públicas, a las compañías de aviación, agencias de viaje en la venta de
pasajes aéreos, a contribuyentes especiales ni a distribuidores de
combustible derivados de petróleo.
Se expedirá un comprobante de retención por cada comprobante de
venta que incluya transacciones sujetas a retención del Impuesto al
Valor Agregado, el mismo que contendrá los requisitos previstos en el
Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención49.
49 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 148
50
2.2.3.6. Venta de Activos Fijos
El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
establece (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario,
2013, pág. Art. 165)
Art. 165.- Venta de activos fijos y bienes que no pertenecen al giro
ordinario del negocio.- En el caso de ventas de activos fijos gravados
con el IVA, realizadas por sujetos pasivos de este impuesto, procederá
el cobro del IVA calculado sobre el precio pactado50.
2.2.3.7. Donaciones
El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
establece (Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario,
2013, pág. Art. 166)
Art. 166.- Donaciones y autoconsumo.- El traspaso a título gratuito y
el consumo personal por parte del sujeto pasivo del impuesto de bienes
que son objeto de su comercio habitual, deben estar respaldados por la
emisión por parte de éste de los respectivos comprobantes de venta en
los que deben constar sus precios ordinarios de venta de los bienes
donados o autoconsumidos, inclusive los destinados a activos fijos, los
mismos que serán la base gravable del IVA51.
50 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 165 51 Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno Art. 166
51
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Dado que el presente trabajo servirá para conseguir un mejor control de los
activos fijos con los que cuenta la empresa, se realizará una encuesta al personal
de diversas áreas para conocer la forma en la cual administran los bienes a su
cargo.
3.1.1. Tipo y Diseño de la Investigación
Para el desarrollo del presente manual fue indispensable realizar una
investigación Bibliográfica, obteniendo la información de diversas fuentes como
reglamentos, textos e Internet. Esta sirvió de base para el desarrollo del manual
ya que tiene sustento en principios contables, leyes tributarias, normas
ecuatorianas de contabilidad (NEC), normas internacionales de contabilidad
(NIC).
Posteriormente el trabajo se basó en una investigación exploratoria y descriptiva
de cada uno de los procesos relacionados con la propiedad, planta y equipo,
mediante un análisis minucioso de la manera en que cada proceso es realizado
actualmente para registrar la adquisición, baja por venta, deterioro o robo de
activos fijos, esta investigación incluye conocimientos que los colaboradores
52
han desarrollado en la realización de las actividades que se encuentran
involucrados, incluyendo los documentos que intervienen para las transacciones.
Mediante la investigación antes mencionada, se pudo diagnosticar los
problemas, inconvenientes y errores que se presentan actualmente en PC
Asociados y por falta de detección no ha podido solucionar a tiempo.
Basándose en la información obtenida se procedió con la elaboración del Manual
de Control de Activos Fijos, debido a que se conoció cada tarea del proceso de
los registros contables y la asignación de forma correcta de las cuentas, así
como los problemas a solucionar, de manera que facilite el desarrollo de
políticas y normas que aseguren un mejor control de los activos fijos.
También se utilizó la investigación observacional, la misma que permitió
contemplar los procedimientos que no se encuentran establecidos formalmente y
que fueron de gran ayuda en la elaboración de un detalle ordenado y minucioso,
no siendo necesario manipular la variable u otros factores.
3.1.2. Métodos de la Investigación
Para la generación del conocimiento requerido en la elaboración del manual, se
ha visto la necesidad de utilizar los siguientes métodos de Investigación: Método
Inductivo, Comparativo, de Síntesis y de Análisis.
La obtención de información usando el método inductivo, se realizó mediante el
contacto con las personas involucradas en el proceso contable; es importante
mencionar que los métodos de investigación han sido útiles porque permiten la
53
detección y análisis de errores que están produciéndose y que podrían generar
problemas en la organización, siendo necesaria la aplicación de medidas que
detallen claramente las causas, efectos y acciones correctivas.
El método comparativo nos ayudará a ver los beneficios que se obtuvo al utilizar
el manual.
3.1.3. Población
Para el cálculo de la población, se ha considerado a todo el personal de la
empresa PC ASOCIADOS S.A., el mismo que colabora en los distintos
departamentos, como son: de Administración, Aforo, Calidad, Certificación,
Cobranzas, Contabilidad, Legal, Operaciones, Recursos Humanos, Sistemas,
Técnico y Ventas cuyo número se indica a continuación:
Tabla 1: Población
Fuente: Recursos Humanos PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
Departamento Personal
Administración 37
Aforo 47
Calidad 4
Certificación 2
Cobranzas 21
Contabilidad 11
Legal 5
Operaciones 107
RRHH 4
Sistemas 21
Técnico 35
Ventas 16
Total general 310
54
3.1.4. Muestra
A fin de garantizar que todos los empleados tengan la misma posibilidad de ser
seleccionados en esta investigación, se utilizó un muestreo aleatorio simple
considerando la siguiente fórmula:
n =Z2. N. p. q
B2(N − 1) + Z2. p. q
N= Tamaño poblacional (N= 310 empleados)
Z= Nivel de confianza (Z = 1,645 para el 90% de confianza)
n= Tamaño de la muestra
B= Error muestral (5% = 0,07)
p= Probabilidad de evento favorable (50% = 0,5)
q= Probabilidad de evento no favorable (50% = 0,5)
Se considera el error muestral del 7% y el nivel de confianza del 90% debido al
costo y tiempo que representa el realizar las encuestas; además, debido a que la
empresa no cuenta con documentos históricos de control, los valores p y q son
desconocidos, por lo que se asume un valor proporcional del 50% en cada caso.
n =1.6452(310)(0.5)(0.5)
0.072(310 − 1) + 1.6452(0.5)(0.5)= 96
55
El tamaño considerado como muestra es 96 empleados a los cuales se los va a
encuestar; sin embargo, dado que se encuentran distribuidos por áreas se
realizará una regla de 3 para conocer el número exacto a encuestar por
departamento.
Tabla 2: Muestra
Fuente: Recursos Humanos PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
Departamento Encuestados
Administración 11
Aforo 15
Calidad 1
Certificación 1
Cobranzas 7
Contabilidad 3
Legal 2
Operaciones 33
RRHH 1
Sistemas 6
Técnico 11
Ventas 5
Total 96
56
3.1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información
Para la realización del presente trabajo se ha considerado que la técnica más
adecuada es la de la encuesta mediante la aplicación de un cuestionario que es su
instrumento principal.
En el análisis de la información requerida para la elaboración del manual fue
necesario entregar en forma escrita un listado de preguntas, a las personas que
forman parte de la muestra, los mismos que estaban en capacidad de contestar
con claridad y exactitud las inquietudes generadas sobre los pasos a seguir o la
detección de problemas.
La aplicación de esta técnica ha permitido llegar a una comprensión y
conocimiento de todo el proceso actual, a fin de proponer el manual y cumplir
con los objetivos planteados.
3.1.6. Análisis e Interpretación de Datos
Los resultados obtenidos de la aplicación de la encuesta a los empleados de PC
Asociados S.A. se muestran a continuación en forma gráfica y con su respectivo
análisis.
57
1. ¿Conoce si dentro de las funciones está el manejo de los bienes?
Tabla 3: Opinión de manejo de bienes
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 1: Opinión de manejo de bienes
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Como podemos observar solamente el 31% de los empleados encuestados
conocen que dentro de sus funciones está el manejo de los bines de PC
Asociados S.A., mientras que el 69% de los empleados encuestados
desconocen esta obligación.
SI31%
NO69%
58
2. ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que
actualmente están bajo su custodia o responsabilidad?
Tabla 4: Bienes bajo custodia de los empleados registrados
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 2: Bienes bajo custodia de los empleados registrados
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Al preguntar a los empleados encuestado de PC Asociados S.A., si los bienes
que actualmente están bajo su custodia o responsabilidad son los que
actualmente poseen; el 42% contesto que si mientras que el 58% ha contestado
que no; esto significa que la mayoría de los empleados desconocen los bienes
bajo su responsabilidad.
SI42%
NO58%
59
3. ¿Los activos fijos que están a su cargo fueron entregados por medio de un
acta?
Tabla 5: Entrega de activos con actas
Resultados %
SI 5 5
NO 91 95
TOTAL 96 100
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 3: Entrega de activos con actas
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Únicamente el 5% de los empleados encuestados recuerda haber recibido los
activos a su cargo con un acta de recepción, mientras que el 95% no recuerda
que se haya realizado la entrega de los bienes mediante un acta lo que les
exime de cualquier responsabilidad en el caso de pérdidas.
SI5%
NO95%
60
4. ¿Conoce usted de cuál es el procedimiento a seguir en el caso de que se
extravíe algún bien a su cargo?
Tabla 6: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 4: Conocimiento de proceso en caso de extravío del bien
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Podemos ver que solo el 19% del personal encuestado tiene conocimiento sobre
el procedimiento que se debe realizar en el caso de que un bien bajo su
responsabilidad se extravíe, mientras que el 81% desconoce su procedimiento.
SI19%
NO81%
61
5. ¿Conoce con seguridad la ubicación de los activos que están bajo su
responsabilidad?
Tabla 7: Conocimiento de la ubicación de activos
Resultados %
SI 24 25
NO 72 75
TOTAL 96 100
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 5: Conocimiento de la ubicación de activos
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
De todos los encuestados apenas el 25% conoce la ubicación física de los activos a
su cargo y el 75% desconoce la ubicación de los bienes que están bajo su
responsabilidad.
SI25%
NO75%
62
6. ¿Conoce usted que los empleados que tienen bajo su custodia los activos
fijos está obligada a reportar cualquier cambio que existiera?
Tabla 8: Obligatoriedad de reportar cambios
Resultados %
SI 10 10
NO 86 90
TOTAL 96 100
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 6: Obligatoriedad de reportar cambios
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
El 90% de los empleados encuestados desconocen que están obligados a reportar
los cambios si existieran de los activos fijos que se encuentran bajo su custodia.
SI10%
NO90%
63
7. ¿Conoce si se realiza la toma física de los activos fijos?
Tabla 9: Comprobación de toma física de activos
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 7: Comprobación de toma física de activos
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
El 60% de los empleados encuestados conoce que se realiza la toma física de los
activos fijos en la empresa PC Asociados, mientras que el 40% desconoce.
SI60%
NO40%
64
8. ¿Cree que el personal de contabilidad es idóneo para realizar un control
de activos fijos?
Tabla 10: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos
Resultados %
SI 88 92
NO 8 8
TOTAL 96 100
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 8: Opinión de Personal Idóneo para control de activos fijos
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Para el 92% de los empleados de PC Asociados S.A. el personal de contabilidad es
idóneo para la realización del control de activos fijos.
SI92%
NO8%
65
9. ¿Considera que la implementación de un manual sería útil para el control de
activos fijos?
Tabla 11: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos
Resultados %
SI 62 65
NO 34 35
TOTAL 96 100
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Gráfico 9: Opinión de implementación de un manual de control de activos fijos
Fuente: Encuestas
Elaborado por: La autora
Para el 65% de los encuestados considera que la implementación del manual puede
ser útil para controlar efectivamente los activos fijos, lo cual justifica el presente
trabajo.
SI65%
NO35%
66
3.1.7. Análisis General de Resultados
La encuesta realizada a los funcionarios de PC Asociados S.A. revela que existen
grandes inexactitudes en la administración, manejo y control de activos fijos, una
de las debilidades más importantes que se destaca, es que la mayoría del personal
no conoce si dentro de sus funciones se encuentra el manejo de los bienes;
además, la mayoría de los activos han sido suministrados de forma informal sin
las actas de entrega. Los empleados han manifestado desconocer el proceso que se
debe seguir en el caso de que se extravíen los bienes que están bajo su custodia o
responsabilidad.
Como se puede apreciar no existe un proceso sistematizado para el control de los
activos fijos y la mayor parte de los empleados encuestados considera que el
personal idóneo para llevar el control de los activos fijos de PC Asociados S.A., es
el personal que labora en el área contable, no obstante, es aconsejable la
elaboración de un manual que establezca los procesos para realizar una
administración y control adecuado de los bienes de propiedad de la empresa,
evitando la duplicidad de actividades.
67
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA PC ASOCIADOS S.A.
4.1.1. Antecedentes
PC ASOCIADOS S.A.
Es una empresa que fue constituida como sociedad anónima el 10 de Septiembre
del 2008, el capital con el cual se constituyó la empresa fue de USD 15.000,00;
la empresa inició con 5 socios los cuales aportaron con USD 2.000,00 cada uno
y los USD 5.000,00 restantes se obtuvo mediante financiamiento bancario;
actualmente la empresa cuenta con 8 socios y su capital asciende a USD
25.000,00.
La empresa brinda el servicio de Aforo de Mercancías e inspección comercial
colaborando con los importadores en la observación y cumplimiento de
requisitos, normativas legales y los estándares de calidad exigidos por el
Instituto Ecuatoriano de Normalización (INEN). La empresa desarrolla sus
actividades a través de sus oficinas operativas en Quito, Cuenca, Guayaquil,
Manta, Esmeraldas, Machala siendo el número de empleados 310 entre
administrativos y operativos.
Entre los servicios que la empresa brinda está la inspección del banano, este
servicio es uno de los más importantes para la empresa ya que genera alrededor
68
del 75% de los ingresos, la inspección es realizada en Machala y el personal de
la empresa es encargado de controlar la calidad y cantidad del producto a fin de
garantizar que cumpla con los estándares solicitados; además, el personal debe
constatar que la información del producto coincida con la información de
exportación y con las condiciones y características que han sido solicitados por
el país de destino.
4.1.2. Misión
Brindar a la sociedad un servicio de calidad que garantice la justicia y la calidad
en operaciones de comercio exterior, logrando así superar las expectativas de los
clientes y gozar de su confianza a fin de que el comercio fluya con facilidad y
seguridad.
4.1.3. Visión
Ser la mejor empresa del país encargada de brindar servicios de calidad en lo
referente al comercio exterior.
4.1.4. Objetivos Empresariales
Lograr un crecimiento considerable en el mercado ofreciendo un
excelente servicio bajo la observación de normas y estándares para los
productos inspeccionados.
Garantizar el bienestar y desarrollo integral de todos los colaboradores
internos de la empresa.
69
4.1.5. Valores y Principios Organizacionales
La empresa en su gestión como ente productivo maneja los siguientes valores y
principios:
Honestidad
Compromiso
Seriedad
Lealtad
Espíritu Constructivo
Respeto
Profesionalismo
Puntualidad y Cumplimiento
4.1.6. Políticas
Para el registro contable de un activo fijo se considerará únicamente los
bienes cuyo valor sin IVA sea mayor o igual que $200; si no llegan a esta
base se registrarán como gastos.
La depreciación se realizará cumpliendo con la Ley de Régimen
Tributario Interno y se registrará automáticamente en el sistema.
Los desembolsos por reparación se reconocen como gastos.
Para dar de baja un activo se lo hará con un notario en caso de
obsolescencia y en caso de robo con la denuncia respectiva.
La facturación por servicio de aforo debe llenarse en el formulario
provisto por la empresa.
Comprobado el pago del servicio de aforo, se definirá la fecha y hora del
aforo físico.
70
Culminada la revisión física, el inspector retornará a la oficina de aforo
en el distrito aduanero y revisará las partidas arancelarias.
4.1.7. Estructura Organizacional
La empresa cuenta con varios departamentos y con su jerarquía bien definida, la
cual se indica a continuación.
Gráfico 10: Estructura Organizacional
Fuente: PC Asociados S.A.
Elaborado por: PC Asociados S.A.
71
4.1.8. Funciones Departamentales
Para que la empresa tenga éxito en sus labores es necesario que cada departamento
tenga conocimiento de sus funciones a fin de colaborar en el logro de los objetivos que
tiene la organización.
Gerencia General
Ser líder en el tema de planeación estratégica y manejo de los factores críticos
que se presentan en la empresa.
Desarrollar un buen ambiente de trabajo para que los colaboradores logren las
metas corporativas.
Mantener una estructura administrativa que se ajuste a las necesidades
presentes en la ejecución de los planes de acción.
Medir continuamente los resultados reales con lo planificado.
Aprobar las transacciones financieras mayores como obtención de préstamos.
Asistente de Gerencia
Coordina las reuniones de la Gerencia.
Atiende el teléfono de la Gerencia.
Elabora comunicaciones para empresas externas.
Asesor Legal
Estar a la vanguardia de la legislación ecuatoriana.
72
Hacer revisiones de la legislación de los países a los cuales se
importará/exportará.
Asesorar al personal que se encuentra relacionado a la inspección y aforo de
mercancías
Comprobar que la empresa cumpla con la normativa y requisitos que
establezca la Superintendencia de Compañías, la Aduana del Ecuador,
Ministerio de Trabajo, IESS, etc.
Departamento Financiero y Administrativo
Análisis de cuentas contables.
Elaboración de presupuestos.
Preparación de información financiera.
Adquisición de Activos Fijos y Suministros.
Pago a Proveedores.
Elaboración de información tributaria.
Calificación a Proveedores.
Elaboración de contratos con proveedores.
Velar por el cumplimiento de los contratos
Verificar la fecha de vencimiento de los contratos con proveedores.
Departamento de Recursos Humanos
Selección de personal
Preparación de Planes de capacitación en todas las áreas.
73
Desarrollo de planes motivacionales y de integración.
Elaboración y cancelación de Roles de Pago.
Emisión de planillas del IESS y pago de las mismas.
Control de Asistencia, permisos y vacaciones.
Departamento de Operaciones
Garantizar el aforo correcto de la mercadería de los clientes.
Verificar que las partidas arancelarias coincidan con el Documento Único de
Importación (DUI).
Departamento de Sistemas
Asegurar la disponibilidad del sistema informático, redes e internet.
Brindar soporte a equipos informáticos.
Actualización y mejoramiento continuo de las redes a las que tiene acceso la
empresa.
Garantizar la seguridad informática de la información manejada por la
empresa.
Departamento Comercial
Asesorar a clientes para realizar las importaciones/exportaciones
Convencer a los diferentes importadores/exportadores a gestionar sus
mercancías PC Asociados S.A.
74
4.2. EVALUACIÓN DEL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
El proceso de evaluación del control es uno de los más importantes en el
accionar de la empresa ya que el control permite evaluar el cumplimiento de los
objetivos, los mismos que representan los criterios, contra los cuales, podrían ser
contrastados los procesos y procedimientos de PC Asociados S.A., para
determinar si se han cumplido o cuáles son las causas para su incumplimiento.
Es importante tener en cuenta que la evaluación del control puede realizarse
verificando el cumplimiento de los diagramas de flujo o por un cuestionario que
abarque ciertos factores. Los flujogramas se detallarán en el manual, mientras
que un formato para el cuestionario se lo menciona a continuación:
Obtenido el cuestionario para la evaluación se ha realizado la aplicación en PC
Asociados S.A.
75
Funcionario: Romy Vallejo Hora de Inicio 11h30
Fecha: 03 de Enero del 2014 Hora de Fin: 12h30
Cargo: Contador General
N PREGUNTA SI NO
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO OBSERVACION
1 Es un activo tangible? X 10 10
2 Esta registrado en libros el activo? X 10 10
3 Están codificados los activos?X 0 10
Los activos actualmente no se
encuentran codificados
4 Se realizan inventarios físicos cada 6 meses?
X 0 10
El levantamiento de los activos fijos
se realiza una vez al año si el tiempo
lo permite
5Los activos se deprecian bajo los porcentajes
de ley? X 10 10
6Los activos fijos vendidos se dan de baja tanto
en el sistema como en el módulo?X 0 10
Los activos fijos se dan de baja
contable pero no por medio del
módulo.
7 Son custodiados por algun empleado?
X 0 10
Los activos no son entregados por
medio de un acta de entrega -
recepción y no hay responsable de su
custodia.
8 Se compra el activo con orden de compra?X 0 10
Actualmente se solicita la compra de
un bien por medio de un mail.
9 Se tiene factura de respaldo del activo? X 10 10
10Se realiza el cambio de custodio en el traspaso
de un activo? X 5 10
Se realiza cuando el cambio es
comunicado, caso contrario no.
11Se informa periodicamente el estado físico del
activo? X 0 10
No se recibe ningún informe del
estado de los bienes.
12Se informa los problemas que presenta el
activo?X 4 10
Se recibe información en el caso de
los computadores, el resto de activos
no.
13Se trabaja con el activo únicamente el período
de vida útil? X 0 10
Los activos son utilizados hasta
cuando pueden trabajar.
14 El custodio conoce sus responsabilidades?X 0 10
Los custodios desconocen totalmente
sus responsabilidades.
15Existen procedimientos establecidos para las
actividades con activos fijos? X 0 10
No existen procedimientos
establecidos.
16Conoce la gerencia sobre la compra, venta,
transferencia o baja de los activos? X 3 10
La gerencia tiene conocimiento pero
no hay nada por escrito.
17Exiten métodos para verificar el registro y
control de los activos fijos? X 0 10
No existen métodos para verificar el
registro y el control de los activos.
18Se guarda los títulos de propiedad de los
activos? X 6 10
Se guarda pero no se tiene constancia
quien los tiene.
19Existen políticas para estimar la vida útil y el
valor residual de los activos? X 0 10No existen políticas.
20Se entrega un cuadro de comparación de
proveedores previa la compra del activo fijo? X 0 10No se entrega el cuadro.
TOTAL 58 200
Elaborado por: Sara Manzano Fecha: 03 de Enero del 2014
Revisado por:
CUESTIONARIO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
76
NIVEL DE CONFIANZA/RIESGO INHERENTE
NC = (Calificación Total *100)
Ponderación Total
RIESGO DE
CONTROL
NIVEL DE
CONFIANZA
NC = 58 * 100 ALTO BAJO
200 MODERADO MODERADO
NC = 29.00% BAJO ALTO
RIESGO DE CONTROL
RC = Nivel Óptimo - Nivel Obtenido
RC = 100 -29
RC = 71.00%
NIVEL DE CONFIANZA = 29.00%
NIVEL DE RIESGO = 71.00%
Riesgo Inherente (RI)
Riesgo de Control (RC)
Riesgo de Detección (RD)
Riesgo de Auditoría (RA)
RIESGO DE AUDITORÍA
RA = RI * RC * RD 0,29 * 0,71 * 0,20 = 0.04118 =
RESULTADO DE LA EVALUACION DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CALIFICACIÓN DEL RIESGO
29.00%
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
71.00%
20.00%
4.12%
BAJO
MODERADO
Fecha: 03 de Enero del 2014Elaborado por: Sara Manzano
Revisado por:
4.118
77
4.3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Los riesgos existentes en una empresa son innumerables, por lo que la empresa,
debe estar preparada para afrontar una posible contingencia; atacar los riesgos
generalmente es mucho más barato para la empresa si se lo hace desde un punto
preventivo puesto que si se lo hace de forma correctiva involucra los costos de
los daños ya ocasionados y probablemente grandes pérdidas por falencias no
solucionadas a tiempo. Las constantes evaluaciones del riesgo que se realicen a
los activos de propiedad, planta y equipo de PC Asociados S.A., permitirá a la
empresa reconocer y atacar los riesgos en su mayoría de forma preventiva para
evitar un cese en la prestación de sus servicios por falta de los activos en buenas
condiciones, la siguiente matriz es un prototipo para evaluar el riesgo de dichos
activos y de esta manera evitar gastos innecesarios en reparaciones y en tiempos
desperdiciados dentro de la prestación de servicios.
Se ha realizado la evaluación del riesgo de los activos fijos en la empresa PC
Asociados S.A., con ayuda del contador general.
78
Como se puede apreciar en la tabla anterior la evaluación del riesgo de los
activos fijos muestra un comportamiento bajo en cuanto a riesgo.
SÍ NO DESCRIPCIÓN
AL
TO
ME
DIO
BA
JO
AL
TO
ME
DIO
BA
JO
AL
TO
ME
DIO
BA
JO
Obtener un análisis o resumen de los
cambios en la propiedad poseída y
conciliar con mayores.
Comprobar adiciones durante el año
Hacer inspección física de
adquisiciones importantes
Analizar cuentas de gastos de
reparación y mantenimiento
Investigar la condición de la propiedad
que no está actualmente en uso
Probar la depreciación
Investigar los retiros de propiedad
durante el año
Examinar la evidencia de propiedad
legal
Realizar procedimientos analíticos
Evaluar la presentación y revelación
de estados financieros
Sustantivo
Activos fijos provenientes
de operaciones
discontinuas
X X
PRINCIPALES PRUEBAS
PROPIEDAD
PLANTA Y
EQUIPOS -
DEPRECIACIONES -
OPERACIONES
DISCONTINUAS
Existencia de activos no
utilizados ni depreciados
desde su incorporación
como parte del
patrimonio autónomo
X N/A
La cuenta de
propiedad planta
y equipos no se
está
presentando
razonablemente
X
RIESGO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS
COMPONENTE OBSERVACIONES
CONTROL
RIESGO
RIESGO
INHERENT
E
RIESGO DE
CONTROL
RIESGO
COMBINADOENFOQU
E
79
CAPÍTULO V
MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PARA LA
EMPRESA PC ASOCIADOS S.A.
5.1. INTRODUCCIÓN
La Empresa PC Asociados S.A. para el desarrollo de sus actividades de Aforo de
mercancías e inspección comercial mantendrá bienes tangibles de su propiedad
como son mobiliario, vehículos, equipos y otros.
Constando la necesidad de precautelar la existencia, mantenimiento y uso de los
activos fijos, el presente manual será un material de consulta y constituye un
aporte para la Gerencia Administrativa Financiera y el Departamento de
Contabilidad de PC Asociados S.A. para que regularice la forma de llevar el
control de los activos fijos.
El presente manual reunirá los procedimientos que se aplicarán para los egresos
e ingresos de los activos fijos originados en las compras, ventas, mantenimiento,
entrega, recepción, traspasos dentro del grupo de la compañía o a las sucursales
y verificación física de los mismos para conocer quién es el custodio.
Las personas encargadas del control de los activos fijos tienen que conocer
plenamente el funcionamiento del manual para su correcta aplicación.
80
MANUAL DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 2/47
5.2.ESTRUCTURA ORGÁNICA – FUNCIONAL PROPUESTA
Gráfico 11: Estructura Orgánica
Gerencia General
Asesoría Legal
Gerencia Administrativa -
Financiero
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia de Operaciones y
técnico
Gerencia de Sistemas
Gerencia Comercial
Área Contable
Jefatura Regional de Cobranzas
Área Administrativa
Coordinación de RRHH
NóminaSupervisión
de Inspecciones
Supervisión de
Operaciones
Inspectores Técnicos Digitadores
Supervisión de
Marketing
Ejecutivos de
Marketing
Jefatura de Redes
Soporte Técnico
Asistente Contable Junior
Asistente de Cobranzas
Asistente Tributario
Recaudadores
Asistente Contable Senior
Asistente de Gerencia
Contador General
Elaborado por: La Autora
81
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 3/47
5.3. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer procedimientos que normalicen los procesos o mecanismos
necesarios para el registro, control de adquisiciones, bajas, pérdidas de los
activos fijos teniendo como base la ley, con el fin de optimizar los recursos de la
empresa PC Asociados S.A. y servir como herramienta para tomar decisiones.
5.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL MANUAL
Codificar todos los activos fijos.
Identificar con exactitud a los custodios y departamentos en donde se
encuentran ubicados los activos fijos.
Verificar el estado de los bienes.
Describir las normas que se aplicarán para la recepción, almacenamiento,
custodia y control de los activos fijos.
Evidenciar las pérdidas físicas de los activos fijos.
Regularizar los traspasos tanto internos como con las sucursales.
82
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 4/47
5.5. USO DEL MANUAL
Para el correcto uso de este manual se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. La Gerencia Administrativa Financiera y el Departamento de Contabilidad
deberá vigilar el cumplimiento de los procedimientos descritos.
2. El manual deberá estar a disponibilidad de todo el personal que labora en el
departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A.
3. Los usuarios del manual deberán informar a su supervisor las sugerencias o
cambios que afecten al contenido del manual, con la finalidad de que los
contenidos siempre guarden concordancia con las necesidades
organizacionales.
4. El manual está organizado de forma que los usuarios puedan disponer de la
información precisa y concreta de los procedimientos y de las
responsabilidades que se deben cumplir.
83
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 5/47
5.6. FUNCIONES DEL PERSONAL
Gerente General
Ser líder en el tema de la planeación estratégica y manejo de los factores
críticos que se presentan en PC Asociados S.A.
Desarrollar un buen ambiente de trabajo para que los colaboradores logren las
metas corporativas.
Mantener una estructura administrativa que se ajuste a las necesidades
presentes en la ejecución de los planes de acción.
Medir continuamente los resultados reales con lo planificado.
Aprobar las transacciones financieras mayores como obtención de préstamos.
Asesor Legal
Estar a la vanguardia de la legislación ecuatoriana.
Hacer revisiones de la legislación de los países a los cuales se
importará/exportará.
Asesorar al personal que se encuentra relacionado a la inspección y aforo de
mercancías.
84
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 6/47
Comprobar que la empresa cumpla con la normativa y requisitos que
establezca la Superintendencia de Compañías y la Aduana del Ecuador,
Ministerio de Trabajo, IESS, etc.
Asistente de Gerencia
Coordina las reuniones de la Gerencia.
Atiende el teléfono de la Gerencia.
Elabora comunicaciones para empresas externas.
Gerente Administrativo – Financiero
Aprobar los presupuestos presentados por el contador de la empresa.
Análisis de cuentas específicas e individuales con el fin de adquirir
información confiable y valiosa sobre los estados financieros de la empresa y
su posición.
Control de costos incurridos en la prestación de servicios.
Interactuar con los gerentes de las otras áreas para tomar las mejores
decisiones.
85
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 7/47
Contador General
Elaborar y firmar estados financieros
Controlar que la contabilidad de la empresa sea real.
Verificar y Depurar cuentas contables.
Coordinar la elaboración de presupuestos.
Realizar el cierre contable anual de la empresa.
Elabora informes periódicos de actividades y objetivos departamentales.
Asistente Contable Senior
Realiza presupuestos para evaluarlos con el Contador General.
Elaboración de conciliaciones bancarias.
Responsable del control del inventario de activos fijos.
Apoya al contador en varias actividades.
Asistente Contable Junior
Revisar, codificar y registrar la documentación fuente.
Pago a proveedores.
86
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 8/47
Emisión de cheques.
Control de facturación de aforo.
Manejo del Archivo Administrativo.
Asistente Tributario
Revisar la legislación tributaria vigente.
Emitir comprobantes de retención.
Elaborar las declaraciones de impuestos, ATS, etc.
Atender los diferentes requerimientos solicitados por personal interno y
externo, en lo referente a la liquidación de impuestos.
Atender los diferentes requerimientos solicitados por la entidad tributaria.
Depurar y dar de baja los comprobantes de retención y facturas cuando se
encuentren obsoletos.
Jefe Regional de Cobranzas
Dentro de esta categoría se encuentran dos personas, la una será para la ciudad de
Quito y la otra para la ciudad de Guayaquil; las personas que se encuentran realizando
esta función tendrán las siguientes funciones:
87
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 9/47
Proponer planes estratégicos en materia de cobranzas.
Realizar análisis de cuentas corrientes.
Entregar reportes sobre el estado de cobranza de los clientes.
Controlar y evaluar el cumplimiento de las metas de cobranza en relación a las
cuentas por cobrar.
Controlar al personal de cobranzas en aspectos de facturación y efectividad al
efectuar los cobros a clientes.
Velar por la correcta aplicación de los lineamientos internos para cobranza.
Asistente de Cobranzas
Efectuar gestiones de facturación y cobranza.
Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.
Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.
Mantener actualizada la información relacionada a la cartera de cobranza.
Mantener actualizada, archivada y en orden la información procesada.
Recaudadores
Efectuar los cobros a clientes.
Depositar en la cuenta bancaria de la empresa los cobros realizados.
88
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 10/47
Asistente Administrativo
Calificación a Proveedores.
Elaboración de contratos con proveedores.
Velar por el cumplimiento de los contratos
Verificar la fecha de vencimiento de los contratos con proveedores
Manejo del Archivo Administrativo.
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar e implantar las políticas para el personal.
Diseñar políticas a seguir en la selección, inducción, desarrollo, motivación,
promoción y desvinculación del personal.
Coordinar las relaciones laborales dentro de PC Asociados S.A.
Supervisar la administración del personal.
Establece las normas internas para la convivencia en las instalaciones.
Aprobar la contratación o desvinculación de un trabajador.
89
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 11/47
Coordinador de Recursos Humanos
Realizar juntamente con el Gerente de Recursos Humanos el presupuesto para
la planilla del personal.
Atender y orientar al personal ante requerimientos laborales, inconformidades
o sanciones.
Atender a los requerimientos de personal de las diferentes áreas.
Evaluar las necesidades de promociones o movimientos del personal.
Desarrollar programas de capacitación para los empleados.
Establecer planes motivacionales para el personal.
Elaborar el calendario de vacaciones para todos los empleados.
Asistente de Nómina
Efectuar los cálculos correspondientes a horas extras, bonificaciones,
descuentos, sanciones, etc., que se detallan en el rol de pagos del personal.
Introducir, modificar y excluir información del sistema de Recursos Humanos.
Preparar las planillas del personal para el IESS.
Emitir los cheques de pago al personal.
90
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 12/47
Realiza el cálculo de la liquidación de los empleados a desvincular de PC
Asociados S.A.
Mantiene en orden la documentación del personal así como la información
relacionada a promociones y sanciones.
Gerente de Operaciones y Técnico
Formular y evaluar planes de trabajo para el área.
Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades.
Asignar al personal para inspecciones y operaciones.
Revisar y autorizar gastos con cargos al presupuesto asignado a las
operaciones.
Mantener relación directa con los proveedores.
Informar a la Gerencia las novedades relacionadas a las operaciones.
Garantizar el aforo correcto de la mercadería de los clientes.
Supervisor de Inspecciones
Programar, supervisar y controlar las labores de inspectoría de campo.
91
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 13/47
Evaluar las deficiencias de los inspectores e informar al coordinador de
Recursos Humanos.
Elaborar los cronogramas de trabajo para los inspectores.
Notificar por escrito al Gerente de Operaciones las sanciones impuestas a los
inspectores.
Mantener un registro de las horas trabajadas por cada uno de los inspectores.
Inspectores
Comprobar que la documentación entregada por el cliente este vigente.
Verificar que el Documento Único de Importación (DUI) concuerde con la
mercadería.
Elaborar un acta en la cual se detalle el proceso de inspección y las
observaciones que se tenga.
Supervisor de Operaciones
Velar por el cumplimiento normas y procedimientos en las actividades
realizadas por los técnicos y digitadores.
92
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 14/47
Técnicos
Comprobar que la mercadería importada sea parte del grupo de la partida
arancelaria asignada.
Digitadores
Ingresar la información al sistema.
Gerente Comercial
Realizar reuniones con los clientes para llegar.
Manejo de relaciones públicas con los clientes.
Elaborar planes de mercadeo para mejorar continuamente el servicio.
Analizar constantemente el marketing operativo y estratégico.
Supervisor de Marketing
Controlar que los ejecutivos de venta cumplan con las metas planteadas.
Elaborar las proyecciones de ventas.
Atender reclamos de clientes y brindar servicio post – venta.
93
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 15/47
Ejecutivos de Marketing
Asesorar a clientes para realizar las importaciones/exportaciones.
Gerente de Sistemas
Planear, dirigir y controlar el área de Sistemas.
Establecer las políticas y procedimientos para el uso de los equipos
informáticos.
Asistir a reuniones de coordinación con las demás gerencias de PC Asociados.
Propiciar la investigación, desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías
Jefe de Redes
Asegurar la disponibilidad del sistema informático, redes e internet.
Garantizar la seguridad informática de la información manejada por la
empresa.
Soporte Técnico
Brindar soporte a equipos informáticos.
94
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 16/47
Emitir una opinión técnica especializada en temas vinculados a tecnologías de
información.
Actualización y mejoramiento continuo de las redes a las que tiene acceso la
empresa.
Evaluar y proponer la infraestructura de hardware y software más adecuada
para atender las necesidades de PC Asociados S.A.
5.7. POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son los bienes que posee la empresa y que se usan para las
operaciones de la misma. Para ser considerados activos fijos de PC Asociados
S.A. deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Los bienes deberán tener una vida útil mayor a un año.
El costo de adquisición deberá ser mayor o igual a USD $200,00 dólares, el
valor del Impuesto al Valor Agregado IVA será considerado como crédito
tributario.
Para los bienes que constituyen un sistema, por ejemplo una mesa y sus sillas
que comprenden una sala de reuniones o las sillas y la mesa que comprenden
un comedor para los empleados, se sumará el valor de cada artículo y si
95
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 17/47
llegan a las bases establecidas anteriormente se registrará como un solo activo
fijo.
Los equipos de computación como CPU, Monitor e impresoras serán
consideradas como activo fijo independientemente de su valor.
Los bienes sustraídos o perdidos deberán serán notificados por escrito por el
custodio en un plazo máximo de dos días hábiles siguientes al suceso.
Cuando una persona deje de prestar sus servicios en PC Asociados el
Departamento de Recursos Humanos deberá informar a la Gerencia
Administrativa Financiera y al Departamento de Contabilidad este suceso
para realizar la constatación y cambio de custodio de los activos fijos, esto se
llevará a cabo mediante un acta de entrega – recepción la misma que servirá
de respaldo para el pago de la liquidación.
Cuando los equipos sufran deterioro o destrucción se deberá al Departamento
de Contabilidad y a la Gerencia Administrativa Financiera notificar a través
de un informe técnico que detalle las causas por las que el activo ha quedado
inhabilitado.
96
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 18/47
5.8. ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
5.8.1. Contabilización de los Activos Fijos
Para el registro en libros, el departamento de contabilidad receptará la
documentación necesaria para la contabilización y se deberá considerar los
siguientes puntos:
La contabilización de los activos fijos se lo realizará en base al catálogo de
cuentas de PC Asociados. Las cuentas contables utilizadas para el registro
de los activos fijos son las siguientes:
Tabla 12: Cuentas contables
1.2.2. Activos Depreciables
1.2.2.01. Edificios
1.2.2.01.01 Costo Edificios
1.2.2.02. Equipo de Oficina
1.2.2.02.01 Costo Equipo de Oficina
1.2.2.03. Muebles y Enseres
1.2.2.03.01 Costo Mueble y Enseres
1.2.2.04. Equipos de Computación
1.2.2.04.01 Costo Equipo de Computación
1.2.2.05. Equipos de Comunicación
1.2.2.05.01 Costo Equipos de Comunicación
1.2.2.06. Vehículos
97
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 19/47
1.2.2.06.01 Costo Vehículos
1.2.2.07. Adecuaciones e Instalaciones
1.2.2.07.01 Costo Adecuación e Instalación
1.2.2.08. Adecuaciones Dep. Acelerada
1.2.2.08.01 Costo Adecuaciones Dep. Acelerada
Fuente: Departamento de Contabilidad PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
El valor en libros de los activos fijos se realizará a su valor nominal
incurrido en el momento de la adquisición.
Se contabilizarán como activos fijos los bienes adquiridos para el uso de la
empresa y su vida útil sea mayor al del ejercicio económico.
El Departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A. deberá registrar
contablemente las bajas, transferencias de los activos fijos utilizando como
soporte contable el Acta de Devolución o el Informe Técnico para las bajas,
debidamente reconocida por los responsables directos de uso y el supervisor
del área.
El asistente junior del departamento de contabilidad realizará el respectivo
registro en el módulo de contabilidad y entregará una copia de las facturas al
asistente senior encargado del ingreso en el módulo de los activos fijos
registrando todos los datos concernientes al bien, como el número de serie,
98
MANUAL DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
EMISIÓN:
PC ASOCIADOS S.A.
VERSIÓN: No.01
PÁG.: 20/47
marca, modelo, responsable, vida útil, fecha de adquisición, número de
factura y asignará un código.
El Departamento de Contabilidad de PC Asociados S.A. mensualmente
deberá elaborar una conciliación entre el módulo de activos fijos y el de
contabilidad.
Como parte de la contabilización el Departamento de Contabilidad también
realizara los procesos de la depreciación de los activos fijos:
La depreciación de los activos fijos de PC Asociados S.A., se registrará
inmediatamente en el sistema contable teniendo en cuenta lo que establece
la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, se utilizará el
método de depreciación de línea recta, basándose en la vida útil estimada
por la administración tributaria.
Los porcentajes de depreciación que se usarán mensualmente en la
compañía son las siguientes:
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ACTIVOS FIJOS
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Tabla 13: Tasas de depreciación:
Fuente: Departamento de Contabilidad PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
Las cuentas contables utilizadas para registrar los valores correspondientes a
las depreciaciones de los activos fijos son las siguientes:
Tabla 14: Cuentas para registrar depreciaciones
1.2.3. Depr. Acumulada Activos
1.2.3.02. Depr. Equipos de Oficina
1.2.3.02.01 Depr. Costo Equipos de Oficina
1.2.3.03. Depr. Muebles y Enseres
1.2.3.03.01 Depr. Costo Muebles/Enseres
1.2.3.04. Depr. Equipos de Computación
1.2.3.04.01 Depr. Costo Equip/Computación
1.2.3.05. Depr. Equipos de Comunicación
1.2.3.06.01 Depr. Costo Equip/Comunicación
1.2.3.07. Depr. Vehículos
Equipos de oficina 10% 10 años
Adecuaciones 10% 10 años
Equipos de computación 33% 3 años
Muebles y enseres 10% 10 años
Vehículos 20% 5 años
100
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1.2.3.07.01 Depr. Costo Vehículos
1.2.3.08. Depr. Adecuaciones e Instal.
1.2.3.08.01 Depr. Costo Adec.Instal.
1.2.4. Depr. Acelerada Acumulada activos
1.2.4.01. Depr. Acelerada Adecuaciones e Instal.
1.2.4.01.01 Depr. Acelerada Adecuaciones e Instal.
1.2.4.01.02 Depr. Acelerada Equipo Oficina
1.2.4.01.03 Depr. Acelerada Muebles y Enseres
1.2.4.01.04 Depr. Acelerada Equipo de Computo
1.2.4.01.05 Depr. Acelerada Vehículos
Fuente: Departamento de Contabilidad PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
Cuando un activo fijo cumpla su vida útil, su depreciación acumulada se mantendrá al
igual que su costo hasta que el mismo sea dado de baja o revalorizado si fuera el caso.
5.8.2. Tratamiento Contable de los Activos Fijos
Para tener una mejor comprensión a cerca de los registros contables que se debe
realizar, presentamos una descripción de las cuentas de los activos fijos y la
naturaleza de las mismas:
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Muebles y Enseres
Cuenta de carácter deudora, se registrará la adquisición de muebles y enseres
que PC Asociados compre para el desarrollo de sus actividades diarias, estos
pueden ser: escritorios, sillas, archivadores, bibliotecas, etc., fabricadas de
madera, metal o mixtos.
Se debitará por el registro de compra o mejora de bienes y se acreditará cuando
existan bajas por destrucción, pérdidas fortuitas o deterioro de los bienes.
Equipos de Oficina
Se registrará la adquisición de los equipos que PC Asociados compre, estos
pueden ser: centrales telefónicas, teléfonos celulares, teléfonos de escritorio,
equipos de comunicación, etc., es una cuenta de carácter deudora y se acreditará
cuando existan bajas por pérdidas fortuitas o por deterioro.
Se debitará por el registro de compra o mejora de bienes y se acreditará cuando
existan bajas por destrucción, pérdidas fortuitas o deterioro de los bienes.
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Equipos de Computación
Se registrará la compra de los equipos de computación o informáticos que PC
Asociados adquiera para el desarrollo de sus tareas administrativas dentro de la
empresa, es una cuenta de carácter deudora y se acreditará cuando existan bajas
por pérdidas fortuitas o por deterioro.
Se debitará por el registro de compra o mejora de bienes y se acreditará cuando
existan bajas por destrucción, pérdidas fortuitas o deterioro de los bienes.
Vehículos
Se registrará la compra de vehículos que PC Asociados adquiera. Los mismos
constituyen el vehículo para el uso del Gerente General de la empresa y las
motocicletas que son usadas para la cobranza de las facturas emitidas; es una
cuenta de carácter deudora y se acreditará cuando existan bajas por pérdidas
fortuitas o por deterioro.
Se debitará por el registro de compra o mejora de bienes y se acreditará cuando
existan bajas por destrucción, pérdidas fortuitas o deterioro de los bienes.
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Baja de los Activos
Los activos dados de baja, deberán ser removidos definitivamente de los listados
de los bienes de la empresa, para lo cual se solicitará la autorización de la
Gerencia General y la Gerencia Administrativa Financiera y según el
procedimiento legal con la presencia de un notario y con una escritura pública en
la que señale la razón y enumere todos y cada uno de los activos fijos que sean
dados de baja.
Se debitará por el cierre de la depreciación acumulada del bien y se acreditará
por el cierre del valor histórico o mejoras del bien.
5.8.3. Bienes con Valor Inferior al Monto de los Activos Fijos
Los bienes que sean menores que el valor mencionado anteriormente, se
registraran como gasto por el valor antes del Impuesto al Valor Agregado IVA,
el registro deberá realizarse en las siguientes cuentas contables creadas de
acuerdo a su categoría:
5.2.5.01.02 Gasto Equipos de Computo
5.2.5.04.01 Gasto Muebles y Enseres
5.2.5.04.02 Gasto Equipos de Oficina
5.2.5.04.03 Gasto Equipos de Comunicación
Fuente: Departamento de Contabilidad PC ASOCIADOS S.A.
Elaborado por: La autora
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Con la finalidad de controlar estos bienes considerados como “no activados”
contablemente se tendrá un registro extracontable mediante el cual se pueda
determinar su ubicación y persona responsable.
5.8.4. Codificación de los Activos Fijos
Los principales propósitos para diseñar una estructura de codificación para los
Activos Fijos son las siguientes:
Determinar con exactitud la ubicación real y las personas responsables de los
bienes y equipos.
Mantener información detallada sobre el estado de los bienes y equipos con el
fin de proveer información en el momento que la requieran.
La codificación de los Activos Fijos será diseñada con 9 dígitos, con la finalidad
de facilitar la identificación, ubicación y protección de los bienes. Para este fin
utilizaremos la siguiente nomenclatura:
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Tabla 15: Codificación de Activos
El nivel 1 está conformado por un dígito que identifica el tipo de cuenta al que
pertenece:
1 ACTIVOS
El nivel 2 está conformado por un dígito y será asignado para identificar el
grupo de cuenta al que pertenece:
2 ACTIVOS FIJOS
1 2 3 4 5
1 Tipo de cuenta (Activo)
2 Grupo de cuenta de los Activos Fijos
00 Subgrupo (Activos Depreciables)
00 Cuenta de Mayor General (Equipos de Oficina)
000 Nombre del bien
NIVELCONCEPTO
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El nivel 3 está conformado por dos dígitos que permita identificar el subgrupo al
que pertenece:
01 Activos Depreciables
02 Activos No Depreciables
El nivel 4 está conformado por dos dígitos que permita identificar la cuenta del
mayor general al que pertenece, según la siguiente codificación:
01 Edificios
02 Equipo de Oficina
03 Muebles y Enseres
04 Equipo de Computación
05 Equipo de Comunicación
06 Vehículos
07 Adecuaciones e Instalaciones
08 Adecuaciones Depreciación Acelerada
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El nivel 5 está conformado por tres dígitos y será el número secuencial que se le
asignará al bien.
Ejemplos de codificación:
Activo fijo: Copiadora Canon
El código asignado será: 120102001
Nivel Código Concepto
1 1 Activos
2 12 Activos Fijos
3 1201 Activos Fijos Depreciables
4 120102 Equipo de Oficina
5 120102001 Copiadora Digital Canon
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Activo fijo: Laptop HP 6460B CI5 4GB
El código asignado será: 120104001
5.8.5. Responsabilidad del Custodio de los Activos Fijos
Los custodios serán responsables de los activos fijos y se deberá considerar los
siguientes requerimientos:
Conservar el inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles bajo
su custodia, los mismos que serán identificados por su código, departamento
al que fue designado, valor, persona responsable de su cuidado.
Nivel Código Concepto
1 1 Activos
2 12 Activos Fijos
3 1201 Activos Fijos Depreciables
4 120104 Equipo de Computación
5 120104001 Laptop HP 6460B CI5 4GB
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Realizar la asignación por escrito el acta de entrega – recepción (ANEXO 3)
al departamento y custodio que será responsable de su correcto uso y cuidado
del bien.
Llevar un archivo de las actas de entrega, recepción y traspasos de los bienes
que constan en los inventarios.
Solicitar a la persona responsable de la incorporación de los bienes
adquiridos, a la póliza de seguros de la empresa.
Semestralmente se realizará una toma física de los inventarios de PC
Asociados y mensualmente se sorteará a cinco personas para la verificación
de los inventarios bajo su cuidado.
El custodio deberá informar a la persona encargada del Departamento de
Contabilidad cada vez que haya habido un cambio de asignación de
responsable.
El Departamento de Contabilidad realizará la actualización de todos los
cambios efectuados en el módulo de activos fijos.
5.8.6. Responsabilidad por el uso
Las personas que colaboren con PC Asociados S.A., sea su contrato en relación
de dependencia o como honorarios y sean responsables de bienes y utilicen los
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REVISIÓN:01
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PÁG.: 32/47
mismos para el desarrollo de sus actividades cotidianas serán responsables del
cuidado de los bienes que estén bajo su custodia.
El Departamento de Contabilidad a través del asistente senior, realizará la
entrega de los activos fijos respaldándose en un acta que detalle el código del
activo fijo asignado por el departamento de contabilidad, descripción del bien,
marca, modelo y serie.
La recepción de los activos fijos se la realizará al Departamento de Contabilidad
por medio de un mail en el que constará el código del bien, descripción y la
nueva persona que será responsable del mismo.
5.8.7. Adiciones, Mejoras y Mantenimiento
Se considerará como erogaciones capitalizables que aumentan el valor en libros
de los activos fijos, las cancelaciones que realice PC Asociados con el objetivo
de aumentar la vida útil o la productividad de un activo fijo.
Los desembolsos que se realicen por reparación, limpieza y mantenimiento
efectuados para mantener los muebles, enseres, equipos, vehículos, etc., en
condiciones normales para su funcionamiento y obtener el beneficio económico
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REVISIÓN:01
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PÁG.: 34/47
futuro esperado se lo reconocerá como un gasto y no causará el aumento del
valor en libros de los activos fijos.
5.8.8. Adquisición de Activos Fijos
Para efectuar dentro de PC Asociados S.A. la compra o adquisición de bienes
muebles o inmuebles considerados como activos fijos deberá tenerse en cuenta
los siguientes criterios:
El departamento solicitante deberá verificar que exista el presupuesto
necesario para la adquisición del activo requerido.
Las adquisiciones de los bienes para uso de la empresa deberán estar de
acuerdo con la política de activos fijos que se detalló anteriormente en el
presente manual.
Previa a la aprobación de la adquisición se deberá entregar al área
administrativa – financiera un cuadro comparativo de por lo menos tres
proveedores para la selección de la mejor propuesta. El formato de dicho
cuadro se lo puede ver en el ANEXO 4.
El área administrativa – financiera deberá solicitar la orden de compra, misma
que constituye un documentos importante para realizar la adquisición del
bien.
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PÁG.: 34/47
El área administrativa – financiera posterior a la revisión de las cotizaciones
selecciona el mejor proveedor y negocia la compra.
Una vez verificado que el activo es el solicitado se procede a autorizar el
pago y recibir la factura, esta última servirá para registrar contablemente la
adquisición.
Previo el recibimiento del activo el área administrativa – financiera deberá
elaborar un acta de entrega – recepción, la misma que será firmada por quien
recibe el activo fijo adquirido.
113
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ACTIVOS FIJOS
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PÁG.: 35/47
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
Orden de pago
Dpto. Administrativo - Financiero
Inicio
Orden de
compra del
activo
Cumple con
las políticas?
Desaprobar la
compra
Se cotizaron 3
proveedores?
Seleccionar mejor
proveedor
Negociar la
compra
El activo es el
solicitado?
Recibir el activo
fijo
Devolver al
proveedor el
activo
Fin
No
Si Si
No
No
Dpto. Solicitante
Realizar el
registro contable
Realizar el acta
entrega -
recepción
Recibir el activo
solicitado
Firmar el acta
Exite
presupuesto?
Si
Factura
Si
No
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ACTIVOS FIJOS
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PÁG.: 36/47
REGISTRO CONTABLE
5.8.9. Traspaso de Activos Fijos
Dentro de PC Asociados el traspaso se entenderá por el movimiento de un bien
de un departamento a otro, de una oficina a otra dentro del territorio
Ecuatoriano; este movimiento no afectará a los registros en libros pero el mismo
deberá ser reflejado en el módulo de activos fijos. El proceso para esto se
muestra a continuación:
El custodio deberá informar al Departamento de Contabilidad mediante
un e – mail dicho cambio con copia al nuevo responsable del activo fijo.
El Gerente Administrativo – Financiero es el encargado de autorizar el
traspaso, una vez realizados los pasos anteriores.
Fecha Detalle Ref. Debe Haber
- x -
Activo Fijo xxx
IVA 12% Compras xxx
Bancos xxx
Retención Fuente 1% xxx
v/. Adquisición de activo fijo
115
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VERSIÓN: No.01
PÁG.: 37/47
El Contador Senior registra el cambio de custodio del activo por lo que el
custodio que realice o permita el traspaso de los bienes bajo su
responsabilidad y no informe al Departamento de Contabilidad
continuará como responsable de los bienes.
Es responsabilidad del Contador Senior elaborar el acta de entrega de
traspaso que debe firmar el nuevo custodio a fin de ser el responsable
legal del activo.
Para finalizar, se entrega al nuevo custodio el activo fijo que se ha
transferido.
Cuando el traspaso de los bienes se realice en las oficinas del territorio
Ecuatoriano, no generará registro alguno.
El traspaso de los bienes a las oficinas fuera del territorio Ecuatoriano se
las realizará mediante una venta, la misma que se emitirá al valor en
libros más el Impuesto al Valor Agregado IVA.
116
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PÁG.: 38/47
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE TRASPASO DE ACTIVOS
FIJOS
CUSTODIO DEL ACTIVO CONTADOR SENIOR GERENTE ADMIN-FINANCIERO
Inicio
Informar al Dto.
Administrativo-
Financiero
Registrar el cambio de
custodio
Registrar como
venta
Verifica ubicación exacta
del activo
Autorizar la
transferencia
Acta de traspasoFirmar el acta de
traspaso
Recibir el activo
Fin
Es a una oficina
local?Si
No
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ACTIVOS FIJOS
REVISIÓN:01
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PÁG.: 39/47
REGISTRO CONTABLE EN EL CASO DE TRASPASO A OFICINAS FUERA
DEL TERRITORIO ECUATORIANO
5.8.10. Baja Contable de los Activos Fijos por robo, pérdida, obsolescencia
Para realizar la Baja Contable de los Activos Fijos de PC Asociados es necesario
hacerlo de una forma legal, por lo que, es útil que se tenga en cuenta el siguiente
procedimiento:
El Contador Senior es el encargado de realizar la solicitud para dar de
baja del activo fijo.
Si el activo fijo que se está procediendo a dar de baja ha sido sustraído se
debe realizar la denuncia en la entidad asignada para este tipo de
circunstancias.
Fecha Detalle Ref. Debe Haber
- x -
Depreciación Acumulada Activos Fijos xxx
Bancos xxx
Activo Fijo xxx
IVA 12% Ventas xxx
v/. Traspaso de activo fijo a Costa Rica
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En el caso de existir bienes perdidos de manera fortuita, la Gerencia
General de PC Asociados deberá autorizar la baja de los bienes en el
módulo de los activos fijos como contablemente.
Si el activo es dado de baja por daño u obsolescencia el Contador Senior
deberá verificar el estado del bien y elaborar un informe técnico
detallando las causas físicas por las que es necesario dar de baja dicho
activo.
Los activos fijos de PC Asociados cuyo estado sea obsoleto serán dados
de baja previa autorización de la Gerencia General y la Gerencia
Administrativa Financiera.
Para legalizar la dada de baja del activo se realizará un acta que será
firmada ante un notario y mediante la elaboración de una escritura
pública que indique la razón y enumere todos y cada uno de los activos
fijos que sean dados de baja; la misma que deberá ser registrado por
medio del módulo de los activos fijos y contablemente.
El Contador Senior procede a dar de baja contablemente y físicamente.
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PÁG.: 41/47
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA CONTABLE DE LOS
ACTIVOS FIJOS
CONTADOR SENIOR
Inicio
Solicitar dar de
baja el activo
Inspeccionar y
verificar el
estado del
activo
¿Cuál es el
motivo?
Dar de baja
Informe
técnico
Registrar
contablemente
Robo
Daño
Denunciar el
robo
Fin
GERENTE GENERALGERENTE ADM-FINANCIERO
Autorizar dar
de baja
Autorizar dar
de baja
Firmar el acta
ante un notario
Pérdida
Es por
daño?
NOTARIO
Emitir la
escritura
pública
Si
No
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REGISTRO CONTABLE
5.8.11. Inventario Físico
Para el levantamiento de inventario de activos fijos se realizará lo siguiente:
La Gerencia Administrativa Financiera de PC Asociados S.A. solicitará el
levantamiento de la información física de los activos fijos cada seis meses,
la solicitud es emitida al Contador Senior, el mismo que como se mencionó
anteriormente es el encargado del control de los activos fijos.
En el caso de que un empleado deje de prestar sus servicios para PC
Asociados S.A., el encargado del Departamento de Contabilidad procederá
con la impresión de la lista de activos fijos bajo la custodia del empleado y
se constatará que todos los activos sean entregados en buenas condiciones
Fecha Detalle Ref. Debe Haber
- x -
Gasto Baja de Activos Fijos xxx
Depreciación Acumulada Activos Fijos xxx
Activo Fijo xxx
v/. Baja de activo fijo
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PÁG.: 43/47
y se procederá a firmar la hoja el empleado y el Contador Senior, esta acta
servirá de respaldo para el pago de la liquidación del empleado.
El Contador Senior establece el calendario a seguir durante el proceso de
levantamiento de información.
Para la realización de la toma física semestral de los inventarios de los
activos fijos se designará un encargado, un asistente, digitadores y personal
de conteo por área, los mismos que tendrán las siguientes funciones:
Encargado del Inventario:
a) Emitir y entregar los formularios para la toma física (ANEXO 5), documento
a ser llenado íntegramente por el personal encargado de la toma física.
(Personal de conteo)
b) Recepción de los formularios con los datos de la toma física, el documento
deberá contar con la firma de la persona que realizó el conteo y por el
encargado que lo recibe.
c) Entrega de stickers a su Auxiliar para ser colocados en aquellos bienes que
no tengan código previa la validación con el listado de faltantes
122
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PÁG.: 44/47
determinados en el informe entregado a la Gerencia General y a la Gerencia
Administrativa Financiera.
d) Conciliación de la información del sistema vs. los datos obtenidos en la toma
físicas
e) Emisión de reportes de resultados (faltantes Primer Conteo y definitivos).
La emisión del informe deberá realizarse el mismo día de la toma física
f) Formación de los grupos responsables de la toma física o conteo
Asistente del Inventario:
a) Colocación de stickers en aquellos bienes reportados sin código en compañía
del personal operativo de conteo que reporto el faltante
b) Apoyo en el ingreso al sistema de los datos obtenidos en la toma física
(Formularios)
c) De ser necesario y a pedido del encargado realizará la verificación de la toma
física realizada (muestreo)
d) Otras tareas asignadas por el encargado
123
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Digitadores:
Ingreso al sistema de los datos obtenidos en la toma física. Se ingresará el
código del bien reportado en el formulario para facilitar la digitación de datos.
(Formularios)
Personal de Conteo:
a) Es el encargado de levantar la información mediante la constatación de la
existencia física de los activos y bienes
b) Llenar el formulario entregado por el Encargado del Inventario (ANEXO 5)
El Contador Senior se encargará de difundir el calendario realizado para el
proceso de levantamiento para que todos tengan conocimiento.
También se pedirá a todo el personal que proceda a ordenar los diferentes
bienes a su cargo de tal forma que se facilite su ubicación física, es
importante que se asigne personal a las áreas de bodega para que realicen
el ordenamiento de cajas y bienes, previa la realización de la toma física.
El Contador Senior capacitará al personal para que el proceso sea efectivo.
124
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE INVENTARIO FÍSICO DE LOS
ACTIVOS FIJOS
GRUPO DE TRABAJOCONTADOR SENIOR
Solicitar constatación física
Inicio
Designar el
personal para el
levantamiento de
activos
Establecer el
calendario de
actividades
Difundir el
calendario
establecido
Capacitar al
personal
GERENTE ADMIN-FINANCIERO
Pedir al personal
que ordene los
bienes a su
cargo
Es
semestral?
Imprimir la lista de
activos bajo
custodia del
empleado saliente
Constatar que los
activos estén en
buenas condiciones
Firmar el acta de
recepción
Emitir y entregar
formularios
Recepción de
formularios
llenos
Conciliación de
datos
registrados y
datos tomados
Emitir el informe
Formar grupos
de trabajo
Toma de
inventario
No
Si
Fin
ENCARGADO DEL INVENTARIO
125
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5.8.12. Revaluación de los Activos Fijos
Los activos fijos de PC ASOCIADOS S.A., serán revaluados al finalizar cada
periodo y por clase de activo fijo, para asegurar que el valor de libros está
cercano al valor razonable.
REGISTRO CONTABLE
5.8.13. Deterioro de los Activos Fijos
Al finalizar el periodo se identificara los bienes que han sufrido un deterioro y se
realizara el respectivo registro con el fin de que en el balance se refleje valores
reales.
REGISTRO CONTABLE
Fecha Detalle Ref. Debe Haber
- x -
Activo Fijo xxx
Depreciación Acumulada Activos Fijos xxx
Superávit por Revaluación PP&E xxx
v/. Revaluación de activos fijos
Fecha Detalle Ref. Debe Haber
- x -
Depreciación Acumulada Activos Fijos xxx
Deterioro de PP&E xxx
Activo Fijo xxx
v/. Deterioro de activos fijos
126
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
La situación actual de los activos fijos muestra la importancia de la
implantación del manual de control de activos fijos, a fin de identificar la
ubicación del activo y quien es el custodio del mismo.
El escaso control que tienen los activos fijos dentro de la empresa se presta
para que los registros contables no sean los más adecuados.
La estructura organizacional que la empresa tiene no es suficiente clara como
para comprender las funciones que desempeñan los integrantes del equipo de
trabajo, por lo que se ha propuesto una nueva estructura.
La evaluación del control de los activos fijos realizada al contador general
demostró que existen muchos procesos que requieren una guía escrita que
facilite la aplicación y por lo tanto la eficiencia en el proceso mejore.
La evaluación del riesgo de los activos fijos por su parte demuestra que el
riesgo es bajo, es decir, la empresa está atacando los riesgos de manera
adecuada, sin embargo, no debe confiarse.
La aplicación de un manual de control de activos fijos servirá de guía para que
la empresa controle sus activos y los empleados tengan conocimiento del
proceso a seguir en cada caso.
127
RECOMENDACIONES
Poner en marcha el manual de control de activos fijos, previa capacitación a los
empleados, a fin de que comprendan la importancia de la aplicación del manual
y los procesos detallados.
Tener en cuenta la normativa descrita para que la contabilización de los activos
fijos no presente inconvenientes legales.
Cumplir con los tiempos establecidos para realizar el levantamiento de activos
fijos y realizar controles periódicos que ayuden al levantamiento semestral.
Seguir los pasos detallados en el manual dentro de cada uno de los procesos de
adquisición, traspaso, baja de activos fijos y levantamiento físico de inventario.
Determinar planes de acción para seguir controlando el riesgo presente en los
activos fijos.
Mantener siempre disponible y a la vista de todos los empleados las
responsabilidades de los custodios de activos fijos para su conocimiento o
recordatorio.
Es útil que cada una de las personas en los cargos propuestos cumpla con las
funciones detalladas en el manual propuesto para PC ASOCIADOS S.A.
128
BIBLIOGRAFÍA
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Internacionales de Información Financiera (NIIF). McGraw-Hill
Interamericana.
130
ANEXOS
ANEXO 1: RETENCIONES EN LA FUENTE
Retenciones en la Fuente del Impuesto al Valor Agregado
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: Servicio de Rentas Internas
EMITE FACTURA O
NOTA DE VENTA
SE EMITE
LIQUIDACIÓN DE
COMPRAS DE BIENES
O ADQUISICIÓN DE
SERVICIOS (INCLUYE
PAGOS POR
ARRENDAMIENTO AL
EXTERIOR)
PROFESIONALES
POR
ARRENDAMIENTO DE
BIENES INMUEBLES
PROPIOS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y
EMPRESAS PÚBLICAS
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
CONTRIBUYENTES ESPECIALESBIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
SOCIEDAD Y PERSONA NATURAL OBLIGADA A
LLEVAR CONTABILIDAD
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES --------
SERVICIOS 100%
BIENES --------
SERVICIOS 100%
CONTRATANTE DE SERVICIOS DE CONSTRUCCIÓNBIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 30%------------------
COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROSBIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 30%
SERVICIOS 70%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
BIENES -----------
SERVICIOS 100%
EXPORTADORES (UNICAMENTE EN LA ADQUISICIÓN
DE BIENES QUE SE EXPORTEN, O EN LA COMPRA DE
BIENES O SERVICIOS PARA LA FABRICACIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN DEL BIEN EXPORTADO)
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES NO RETIENE
SERVICIOS NO RETIENE
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%
BIENES 100%
SERVICIOS 100%------------------
RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
AGENTE DE
RETENCIÓN
(Comprador; el que realiza el pago)
RETENIDO: El que vende o transfiere bienes, o presta servicios.
ENTIDADES Y
ORGANISMOS DEL
SECTOR PÚBLICO Y
EMPRESAS PÚBLICAS
CONTRIBUYENTES
ESPECIALESSOCIEDADES
PERSONAS NATURALES
OBLIGADA A LLEVAR
CONTABILIDAD
NO OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD
131
Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta
Fuente: Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: Servicio de Rentas Internas
DETALLE DE PORCENTAJES DE RETENCION CONFORME LA NORMATIVA VIGENTE (Conforme el concepto y porcentaje a retener, verifique
el código necesario para su declaración en el formulario 103)
Porcentajes
vigentesIntereses y comisiones que causen en operaciones de crédito entre las instituciones del Sistema Financiero 1%
Pagos por transporte privado de pasajeros o transporte publico o privado de carga 1%
Aquellos efectuados por concepto de energía eléctrica 1%
Compra de bienes muebles de naturaleza corporal excepto combustible 1%
Pagos en actividades de construcción de obra material inmueble, urbanización, lotización o actividades similares 1%
Por seguros y reaseguros (10% del valor de las primas facturadas) 1%
Pagos o créditos en cuenta que se realicen a compañías de arrendamiento mercantil establecidas en el Ecuador, sobre las cuotas de arrendamiento e inclusive la de
opción de compra 1%
Pagos por servicios de medios de comunicación y de agencias de publicidad 1%
Pagos a personas naturales por servicios donde prevalezca la mano de obra sobre el factor intelectual 2%
Pagos o créditos realizados por las empresas emisoras de tarjetas de crédito a sus establecimientos afi l iados 2%
Ingresos por intereses o descuentos y cualquier otro rendimiento financiero generados por préstamos, cuentas corrientes, certificados financieros, pólizas de
acumulación, depósitos a plazo, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier otro tipo de documentos similares. No procede retención a los intereses pagados a
instituciones controladas por la Superintendencia de Bancos, ni a los intereses pagados en libretas de ahorro a la vista a personas naturales, ni a los rendimientos por
depósitos a plazo fi jo de un año o mas pagados por las instituciones financieras nacionales a naturales y sociedaes excepto a instituciones del sistema financiero.
2%
Los intereses que cualquier entidad del sector público que actúe en calidad de sujeto activo de impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejoras, reconozca a
favor del sujeto pasivo2%
Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Sociedades 2%
Pagos no contemplados con porcentajes específicos de retención 2%
Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales profesionales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten
servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, los mismos estén relacionados con su título profesional.”.10%
Pagos a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros de cuerpos técnicos y artistas nacionales o extranjeros residentes que no se encuentren en relación de
dependencia (caso contrario se rige a la tabla de personas naturales) Util ización o aprovechamiento de la imagen o renombre 10%
Honorarios, comisiones y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios en los
que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra, siempre y cuando, dicho servicio no esté relacionado con el título profesional que ostente la persona que lo preste.”.8%
Honorarios y demás pagos realizados a personas naturales nacionales o extranjeras residentes en el país por más de seis meses, que presten servicios de docencia.”. 8%
Cánones, regalías, derechos o cualquier otro pago o crédito en cuenta que se efectúe a personas naturales con residencia o establecimiento permanente en el Ecuador
relacionados con la titularidad, uso, goce o explotación de derechos de propiedad intelectual definidos en la Ley de Propiedad Intelectual8%
Los pagos realizados a notarios y registradores de la propiedad y mercantil en sus actividades notariales o de registro 8%
Los pagos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles 8%
Los realizados a artistas tanto nacionales como extranjeros residentes en el país por mas de seis meses 8%
Por regalías, derechos de autor, marcas, patentes y similares a Naturales 8%
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima
referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)entre 5 y 24
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se
retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 24%)entre 5 y 24
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 24%
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima
referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 23%)entre 5 y 23
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se
retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 23%)entre 5 y 23
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 23%
Sin convenio de doble tributación intereses y costos financieros por financiamiento de proveedores externos (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima
referencial del BCE se retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 22%)entre 5 y 22
Sin convenio de doble tributación intereses de créditos externos registrados en el BCE (si el valor se encuentra dentro de la tasa activa maxima referencial del BCE se
retiene el 5%, si excede el valor se retiene el 22%)entre 5 y 22
Sin convenio de doble tributación por otros conceptos 22%
Pagos al exterior no sujetos a retención No aplica retención
Con convenio de doble tributaciónPorcentaje dependerá
del convenio
132
ANEXO 2: ENCUESTA
Encuesta Activos Fijos
Departamento:
Fecha:
La presente encuesta servirá de ayuda para mejorar el control de los activos fijos de la
empresa.
Por favor conteste marcado con una “X” la respuesta de su selección, marque una
sola opción.
1. ¿Conoce si dentro de las funciones está el manejo de los bienes?
a. Si ☐
b. No ☐
2. ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que actualmente
están bajo su custodia?
a. Si ☐
b. No ☐
3. ¿Conoce usted de cuál es el procedimiento a seguir en el caso de que se
extravíe algún bien a su cargo?
a. Si ☐
b. No ☐
4. ¿Los activos fijos que están a su cargo fueron entregados por medio de un
acta?
a. Si ☐
b. No ☐
133
5. ¿Conoce con seguridad la ubicación de los activos que están bajo su
responsabilidad?
a. Si ☐
b. No ☐
6. ¿Conoce usted que los empleados que tienen bajo su custodia los activos fijos
está obligada a reportar cualquier cambio que existiera?
a. Si ☐
b. No ☐
7. ¿Conoce si se realiza la toma física de los activos fijos?
a. Si ☐
b. No ☐
8. ¿Cree que el personal de contabilidad es idóneo para realizar un control de
activos fijos?
a. Si ☐
b. No ☐
9. ¿Considera que la implementación de un manual sería útil para el control de
activos fijos?
a. Si ☐
b. No ☐
134
ANEXO 3: ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN
Nombres y Apellidos del Responsable:
Fecha:
N° Descripción del bien Marca Modelo N° de Serie Observaciones
Firma de Responsabilidad Revisado
ACTA DE ENTREGA - RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS
135
ANEXO 4: CUADRO COMPARATIVO
Fecha: Número: RO-2014-000
Solicitante:
Bien / Servicio:
Presupuesto:
Especificaciones PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
Suman 0.00 0.00 0.00
12% IVA 0.00 0.00 0.00
10% Servicios 0.00 0.00 0.00
TOTAL COSTO 0.00 0.00 0.00
Condiciones de pago:
Contacto:
DECISIÓN COMPRA:
_____________________ _____________________
Elaborado por: Revisado por : Aprobado por:
CUADRO COMPARATIVO ADQUISICIONESBIENES Y SERVICIOS
136
ANEXO 5: FORMATO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
FORMULARIO PARA LA TOMA FISICA DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MUEBLES ANEXO x
REALIZADO POR: FECHA INVENTARIO:
OFICINAS: ACTIVOS A CARGO DE:
#C OD IGO D EL B IEN
( ST IKER )
N OM B R E D EL B IEN ( C PU ,
M onit o r , Impresora et c.)M A R C A M OD ELO SER IE
ESTA D O ( N uevo ,
U sado , D añado)OB SER V A C ION ES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
REALIZADO ENCARGADO
137
ANEXO 6: FOTOGRAFÍAS
138
139
140