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TRASFERENCIAS DOCUMENTALES
PRESENTADO A:YAMILÉ HIDALGO
PRESENTADO PORNubia Ederley Macías DazaJhon Jairo López Hernández
Dally Mireya Daza Cruz
Bolívar Cauca, 15 de mayo de 2015TECNICO EN SISTENCIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio.
¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión?
Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.
QUÉ DEBE HACER PARA UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental
Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental
(CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías
documentales en cada dependencia.
Ordenación
La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica.
•Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO
•Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
Preparación Física
Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar
previamente seleccionados sin borradores, notas
marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos,
sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de
grapadora, clips, autoadhesivos, cinta
pegante o elementos que puedan causar deterioro
físico
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.
F O L I A C I Ó N
Cada tipología documental se le debe asignar un
número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por
cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz
negro.
¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?
Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:
Nombre dependencia
Código de la dependencia / Número de clasificación
Título de la carpeta
Año retrospectivo
Selección de la documentación según la T.R.D
De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que
cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD.
Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.
¿COMO DEBE ALMACENAR EN LA CAJA DE ARCHIVO
Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.
Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.
PARA QUÉ SIRVE LA TRASFERENCIA DOCUMENTAL
•Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina.•Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación •Evitar la producción y acumulación irracional de documentos•Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas•Garantizar a los usuarios el acceso a la información •Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.