Download - Trabajo de presupuesto de compras
Una vez teniendo claro lo que es un presupuesto ahora vamos a
investigar sobre el presupuesto de compras, su definición o concepto, sus
objetivos, la determinación de necesidades de materia prima, el informe de
materiales para el presupuesto de compras, su preparación y control, sus
requisitos básicos para la formulación, otros asuntos de importancia a
desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras.
De tal manera que a la hora de realizar cualquier tipo de adquisición
de producto todo ser humano de manera lógica y racional, y muchas veces
sin planificarlo se hace un presupuesto, ya que un presupuesto tan solo es
una estimación de cuanto vamos a gastar para adquirir un bien, o cuanto nos
debería ingresar por la venta del mismo, si para cualquier persona realizarse
un presupuesto es tan importante de manera consciente o inconsciente, más
lo será para una organización la cual realiza una gran cantidad de
inversiones para poder tomar obtener una buena productividad.
Presupuesto de Compras.
El presupuesto de compras se refiere exclusivamente a las unidades
materiales que se necesitan para producir los volúmenes indicados de
productos para la venta, es decir, las cantidades de materias primas,
mercancía, e insumos a comprar, ya que este presupuesto (compras) es
importante pues de él depende el presupuesto de producción, el de ventas e
ingresos.
Su finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en
una cantidad suficiente los productos disponibles para la venta, ¿Por qué?,
porque si la cantidad de artículos disponibles para la venta es insuficiente se
corre el peligro de perder las ventas por no tener mercancía disponible, y si
la cantidad adquirida es demasiado grande, se ocasionaría una pérdida
financiera por exceso de inventarios con riesgo de deterioro, obsolescencia y
costos elevados de manejo y almacenamiento, es decir se perdería gran
parte de la mercancía.
Se deben tomar en cuenta muchos aspectos para la compra de un
producto, como son las cantidades de materiales y partes, las fechas de
compras, el costo estimado de las mismas, etc., y así evitarnos
consecuencias mayores.
Objetivos del Presupuesto de Ventas.
Dentro de los objetivos del presupuesto de compras mencionaremos a
continuación los siguientes:
Facilidades de almacenamiento de los diferentes productos que se
tienen para la venta.
Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo
aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones
sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras, es decir, ofrecer
buenos precios al público y así obtener mejores y buenos resultados.
Determinar el número de unidades y las fechas en que han de
adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.
Disponibilidad de capital de trabajo.
Requisitos básicos para la formulación de un presupuesto de compras.
Coordinación con el presupuesto de producción
Que sea flexible
Que se detalle cada una de las materias primas y los periodos de
compra
Estimar un inventario de materias primas y demás materiales
Seleccionar proveedores
Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras
Elementos necesarios para la elaboración de un presupuesto de
compras.
Determinación de necesidades de materia prima.
Podríamos definir como materia prima a todos aquellos elementos
físicos susceptibles de almacenamiento o stock, es decir en bodega, en
existencia, en depósito, etc. Ahora para determinar las necesidades de
materia prima en una empresa , industria y establecimientos, ya sea
supermercados o bodegas minoristas, se tienen que tomar en cuenta varios
puntos importantes que serían los siguientes.
Compra : el volumen ideal de compra estará determinado por el lote
óptimo que será el punto donde se igualan los costos de pedido con
los de tenencia, es decir, es el que analiza la cantidad de pedidos
mensuales y el costo de pedidos de emisión.
Recepción : aquí implica, entre otras cosas, el control de calidad el
cual requiere de formularios internos como las facturas y recibos,
tomando en cuenta que la recepción de la mercancía no implica una
deuda para la empresa sino hasta la recepción de la factura, de lo
contrario deberá registrarse una provisión por compra de materia
prima que se cancelará cuando se registre la deuda siempre y cuando
pueda identificarse con una partida en particular.
Almacenamiento : es donde se colocan la materia prima en un lugar
físico para su control y mantenimiento del stock, es decir su existencia,
donde su control podrá realizarse a través de diversos métodos siendo
el más aconsejable la ficha de inventario permanente con
verificaciones periódicas que permitan su control, ósea, a nivel de
supermercado podemos encontrar un personal calificado que trabaja
en el área de depósito o almacenamiento los cuales realizan
periódicamente inventarios de la mercancía existente, lo mismo hacen
los promotores de ventas que trabajan con diferentes líneas de
productos, a ellos también les corresponde esa tarea.
Entregas : implican el traslado de la materia prima del almacén a la
línea de producción para la fabricación de un producto.
Devoluciones : constituyen el ingreso al almacén de la materia prima
no utilizada en la línea de producción, es decir, esta mercancía puede
ingresar en el mismo estado en el que se la entregó o con alguna
deficiencia en virtud de la cual deberá registrarse independientemente
de la materia prima en buenas condiciones.
Informe de materiales para el presupuesto de compras.
Con lo antes mencionado en la determinación de las necesidades de la
metería prima podemos decir que para la realización del informe de
materiales para el presupuesto de compras se especifica lo siguientes:
Las cantidades de cada tipo de material que habrán de comprarse,
una vez que se tenga el conocimiento pleno del inventario realizado
para la compra de los diferentes productos para la venta.
Las fechas aproximadas de tales compras.
El costo estimado de las compras de materiales, es decir, por unidad
comprada y en total.
Aquí podemos ver, que el presupuesto de compras difiere del
presupuesto de materiales teniendo en cuenta dos aspectos fundamentales
que son: En primer lugar, ambos presupuestos por lo general especifican
cantidades diferentes de cada tipo de material, ya que, esta diferencia en
cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales,
y en segundo lugar, el presupuesto de materiales especifica únicamente
cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto
cantidades como importes.
El presupuesto de compras más bien se orienta directamente a las fechas
de la recepción física de los materiales y partes ordenados, que a las fechas
de los pedidos o de utilización del material, de modo que, el gerente de
compras debe ordenar los materiales y las partes en forma tal, que las
fechas de entrega correspondan a los niveles del inventario de materiales y
a las necesidades de consumo en el proceso de producción.
Ahora para desarrollar este presupuesto de compras, el gerente de la
empresa es responsable de la siguiente:
Apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los
niveles del inventario de mercancías o productos existentes.
Determinar el número de unidades y las fechas en que han de
adquirirse los distintos tipos de mercancía para luego ser
almacenados para la venta.
Estimar el costo unitario de cada tipo de mercancía o productos que
vayan a comprarse.
Preparación y control del presupuesto de compras.
En la planificación de las compras se debe tener presente ciertas
reducciones, estas comprenden, las rebajas en precios, los descuentos que
se conceden a ciertas clases de clientes, los faltantes en inventarios debido a
robo y otras causas, la planificación de compras que debe regirse por
algunas consideraciones fundamentales, las facilidades de almacenamiento,
costos de almacenajes y seguros, disponibilidades de capital de trabajo,
descuento al mayor y plazos de entrega.
El responsable de las compras en este caso el Gerente del
Departamento de Compras, determinará los volúmenes que deberá solicitar
mensualmente a los proveedores, así como los precios, las fechas de pago y
los demás costos asociados a las compras. El presupuesto de compras
obligan a mantener un inventario mínimo de materiales estrictamente
necesario para abastecer oportunamente el proceso de la producción y
conservar un margen de seguridad contra cualquier contingencia que se
presente, tales como las demoras o fallas en la entrega de los pedidos por
parte de los proveedores, siendo necesario que el departamento de compras,
en colaboración con el de producción, establezca un nivel de inventario de
materiales, por el cual se orientará en la programación de las compras.
En otras palabras si no se tiene o se lleva a cabo una buena
preparación de los inventarios para la realización de las compras de los
diferentes productos que queremos poner al mercado así como su control
tendríamos pérdidas grandes para la empresa, es por ello que debemos
manejar con exactitud la cantidad de material o productos que necesitamos
sin excedernos y así evitamos consecuencias graves.
El gerente de compras tiene la responsabilidad directa de conocer la
actual situación de los precios en el mercado y los probables cambios
futuros, donde todas estas responsabilidades se cumplen mejor cuando el
gerente de compras puede operar bajo políticas definidas y con planes
realistas sobre las futuras necesidades.
Aspectos para tener en cuenta a la hora de hacer un presupuesto de
compras.
Cuando y cuanto
Economía en la compra
Necesidad de capital
Tiempo de entrega
Instalaciones de almacenamiento
Costos de almacenamiento
Variables en los precios
Conclusión.
Finalizada la investigación, debemos hacer énfasis en la importancia
que tiene un presupuesto en la economía de cualquier tipo de negocio y en
cualquier parte del mundo. Esto se debe a que éste es el que permite saber
con suficiente anticipación todas y cada una de las actividades en un plan de
acción pertenecientes a alguna organización; esta información permite no
solamente una toma decisiones efectiva, sino que además permite conocer
hasta qué punto puede una organización cumplir ciertos objetivos por falta de
recursos, cada uno de los cuales ajustados a la situación de la empresa.
Además, cabe destacar, que el presupuesto como su nombre lo define
es una previsualización de aquello que deseo obtener, de esta forma también
podemos decir que presupuestamos todo aquello que deseamos obtener y
que no necesariamente se refiera a términos financieros.
Desde nuestro punto de vista es relevante decir, que el presupuesto
de compras, nos prepara formalmente ante cualquier situación no deseada
para afrontarla a cabalidad, ya que la empresa se coloca en un punto
estratégico en el cual puede definirse como fracasada o exitosa.
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