Tema 5: EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Y EL CICLO CONTABLE
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TEMA 5: El cierre de la contabilidad, el balance de comprobación de sumas y saldos y el ciclo
contable
1- el cierre de la contabilidad
1.1- el asiento de VARIACIÓN DE EXISTENCIAS
1.2- el asiento de pérdidas y ganancias
1.3- el asiento de cierre
2- el balance de comprobación de sumas y saldos
3- EL CICLO CONTABLE
4- LOS LIBROS CONTABLES
4.1- las cuentas anuales
4.2- legalización y conservación de los libros
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1- EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Al finalizar el año o ejercicio económico, hay que “cerrar la contabilidad”.
Cerrar la contabilidad consiste en hacer una serie de asientos para conocer:
- cuál es el valor de las existencias que tenemos en el almacén
- cuáles han sido los resultados de la empresa durante el año, es decir, saber si hemos
obtenido beneficios o pérdidas
- que bienes, derechos y obligaciones tenemos al finalizar el año
Todos los asientos se realizan con fecha 31/12
Los asientos que vamos a ver en este apartado son solo una pequeña parte de los
asientos que hay que realizar. El resto de asientos ya los veremos más adelante.
Además, al cerrar la contabilidad también hay que elaborar las cuentas anuales.
1.1- EL ASIENTO DE VARIACIÓN DE EXISTENCIAS
Este asiento se hace el último día del año (31/12)
- primero se dan de baja las existencias iniciales, es decir, las que teníamos en la
empresa el día 1 de enero
- después damos de alta las existencias finales, es decir, las que tenemos en la empresa
el día 31 de diciembre
Las existencias pueden ser:
Nº de cuenta Concepto
(300) Mercaderías
(310) Materias primas
(32X) Otros aprovisionamientos
(350) Productos terminados
Hay más tipos de existencias, pero nosotros utilizaremos estas
A estas cuentas se les asocia otra denominada “Variación de existencias”
Nº de cuenta Concepto
(610) Variación de existencias de mercaderías
(611) Variación de existencias de materias primas
(612) Variación de existencias de otros aprovisionamientos
(712) Variación de existencias de productos terminados
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Asociación de cuentas de existencias y de variación de existencias:
(300) ↔ (610)
(310) ↔ (611)
(32X) ↔ (612)
(350) ↔ (712)
Los asientos, para la variación de existencias de mercaderías por ejemplo, serían así
- Se dan de baja las existencias iniciales:
_______________________________x_____________________________________
Variación de existencias de mercaderías (610)
a) (300) Mercaderías iniciales
_______________________________x_____________________________________
- Se dan de alta las existencias finales:
_______________________________x_____________________________________
Mercaderías finales (300)
a) (610) Variación de existencias de mercaderías
_______________________________x_____________________________________
Ejemplo: Las existencias de mercaderías a principio del año estaban valoradas en 885€.
El 31 de diciembre, en el almacén hay mercaderías con un valor de 690€
______________________________31/12_________________________________
885 Variación de existencias (610)
a) (300) Existencias iniciales 885
______________________________31/12__________________________________
690 Existencias finales (300)
a) (610) Variación de existencias 690
_______________________________x_____________________________________
Para calcular el valor de las existencias finales, las empresas pueden utilizar uno de
estos dos métodos:
- El FIFO (First in first out)
- El PMP (Precio medio ponderado)
El valor de las existencias iniciales coincide con el de las existencias finales del año
anterior
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CASO PRÁCTICO 1: Una empresa tenía las siguientes existencias a principio de año:
- mercaderías: 3.000€
- materias primas: 250€
- productos terminados: 6.200€
- repuestos: 45€
Al final de año, el valor de las existencias es el siguiente:
- mercaderías: 2.460€
- materias primas: 625€
- productos terminados: 8.320€
- repuestos: 63€
EJERCICIOS: 1, 2 y 3
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1.2- EL ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
Para hacer el asiento de pérdidas y ganancias tenemos que seguir los siguientes pasos:
1- calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 6 y 7
2- saldamos y cerramos las cuentas de los grupos 6 y 7
3- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 6.
Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en
la parte del asiento que sea necesario (que será en el debe)
4- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas del grupo 7.
Para cuadrar el asiento utilizamos la cuenta (129) Pérdidas y ganancias, colocándola en
la parte del asiento que sea necesario (que será en el haber)
5- después de hacer el asiento de pérdidas y ganancias, añadimos la cuenta (129) al libro
mayor
Recuerda, saldar una cuenta, consiste en anotar el saldo en la parte contraria, para que
el saldo final sea cero, y cerrarla consiste en saldar una cuenta y dar por terminadas las
anotaciones en la misma
Ejemplo: Calcula el saldo y cierra la cuenta
Debe (600) Compras Haber
50
30
20
Saldo deudor 100
100
- Cerramos las cuentas del grupo 6:
______________________________31/12_________________________________
Resultado del ejercicio (129) ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 6 a) Cuentas grupo 6 en la parte del debe del asiento _______________________________x_____________________________________
- Cerramos las cuentas del grupo 7:
______________________________31/12_________________________________
Cuentas grupo 7 ojo, puede haber alguna cuenta del grupo 7 a) (129) Resultado del ejercicio en la parte del haber del asiento
_______________________________x_____________________________________
Si la cuenta (129) Pérdidas y Ganancias tiene saldo deudor → la empresa tiene pérdidas
Si la cuenta (129) PyG tiene saldo acreedor → la empresa tiene beneficios
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1.3- EL ASIENTO DE CIERRE
Para hacer el asiento de cierre tenemos que seguir los siguientes pasos:
1- calculamos el saldo de las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5
2- saldamos y cerramos las cuentas de los grupos 1, 2, 3, 4 y 5
3- pasamos a un asiento los apuntes que hemos hecho al cerrar las cuentas de los grupos
1, 2, 3, 4 y 5. El asiento debe cuadrar.
- Cerramos todas las cuentas patrimoniales, incluida la (129) PyG
______________________________31/12_________________________________
(Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo acreedor)
a) (Cuentas grupos 1,2,3,4 y 5 con saldo deudor)
_______________________________x____________________________________
Ejemplo: A partir de los siguientes datos efectúa el Asiento de Pérdidas y Ganancias y
el Asiento de Cierre
100 211 300 400
9820 SA SD.15.000 SD. 250 6500 SA
9820 15.000 250 6500
430 570 572 600
SD.1300 SD. 720 SD. 140 SD. 2900
1300 720 140 2900
610 628 700 129
425 SA SD. 635 4200 SA 3110 4200
425 635 4200 1090 SA
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ASIENTO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS
_________________31/12/XX_________________ 425 Variación de existencias (610)
3.110 PyG (129)
a) (600) Compras 2.900
a) (628) Suministros 635
_________________31/12/XX_________________ 4.200 Ventas (700)
a) (129) PyG 4.200 _________________________________ x _______________________________
ASIENTO DE CIERRE
______________31/12/XX______________
9.820 Capital social (100)
6.500 Proveedores (400)
1.090 PyG (129)
a) (221) Local 15.000
a) (300) Existencias 250
a) (430) Clientes 1.300
a) (572) Bancos 140
a) (570) Caja 720 ________________________X____________________________
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CASO PRÁCTICO 2: A partir del siguiente libro mayor, realiza el Asiento de
Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre de la empresa
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EJERCICIO: 4
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2- EL BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS
Los hechos contables se plasman en el libro diario mediante la confección de los
distintos asientos contables
El contenido del libro diario se va traspasando sistemáticamente a las respectivas
cuentas en el libro mayor
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos se confecciona a partir de la
información contenida en el libro mayor, y en él se reflejan todas las cuentas que han
recibido alguna anotación
La normativa contable obliga a las empresas a efectuar un Balance de Comprobación de
Sumas y Saldos al finalizar cada trimestre, pero nosotros, en nuestros ejercicios, por
abreviar, tan solo lo haremos al finalizar el año, es decir a 31/12
Nº cuenta Concepto Sumas Saldos
Debe Haber Deudor Acreedor
∑ Debe ∑ Haber Si ∑D > ∑H:
anotar aquí la
diferencia
Si ∑H > ∑D:
anotar aquí la
diferencia
∑ Debe ∑ Haber Si ∑D > ∑H:
anotar aquí la
diferencia
Si ∑H > ∑D:
anotar aquí la
diferencia
∑ columna
Debe
∑ columna
Haber
∑ columna
Deudor
∑ columna
Acreedor
CASO PRÁCTICO 3: A partir de los siguientes datos efectúa: el libro diario, el libro
mayor y el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
a) El día 2 de enero, se constituye una sociedad anónima, aportando los accionistas
200.000€ que depositan en una cuenta corriente bancaria abierta a nombre de la
sociedad
b) El 8 de enero compra un edificio para oficinas valorado en 150.000€. Se estima que
de esta cantidad 50.000€ corresponden al terreno. Paga por banco el total
c) El 12 de enero compra muebles para la oficina por 8.000€ que paga con un cheque
d) El día 16 de enero compra mercaderías a crédito por 100.000€
e) El 23 de enero vende parte de las mercaderías en 20.000€, cobrando 5.000€ por
bancos y el resto queda pendiente de cobro
f) El 27 de enero compra más mobiliario, por 12.000€ pagando 3.000€ mediante cheque
y dejando el resto pendiente de pago durante un plazo de tres meses
g) El 30 de enero paga al proveedor del apartado “d” 20.000€ a través del banco
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Cuenta Concepto Sumas Saldos
Debe Haber Deudor Acreedor
EJERCICIOS: 5, 6 y 7
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3- EL CICLO CONTABLE
La vida económica de las empresas se fracciona en periodos de igual duración, que
normalmente coinciden con el año natural. Estos periodos se conocen como ciclos
contables o ejercicios económicos.
El ciclo contable se divide en tres etapas:
1- Apertura de la contabilidad
- Balance inicial
- Asiento de apertura
2- Registro de las operaciones efectuadas durante el ejercicio económico
- Libro diario (asientos)
- Libro mayor (cuentas)
- Balances de Comprobación de Sumas y Saldos
3- Cierre de la contabilidad.
- Se realizan los ajustes por amortizaciones, deterioros de valor,
periodificaciones, variación de existencias, etc.
- Se saldan todas las cuentas
- Se efectúa el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
- Se realizan el Asientos de Pérdidas y Ganancias y el Asiento de Cierre
- Se efectúa el Balance de Cierre
- Se realizan las Cuentas Anuales
PASOS QUE TENEMOS QUE LLEVAR A CABO PARA REALIZAR UN SUPUESTO CONTABLE
1º- Balance inicial
2º- Asiento de apertura (pasar el Balance Inicial a forma de asiento. Lo que está en el
Activo va en el Debe, y lo que está en el Pasivo en el Haber, con la excepción de las
cuentas que aparecen en el balance restando, en cuyo caso irían en la parte contraria)
3º- Asientos de los hechos contables que ocurren durante el año
Con fecha 31/12
4º- Variación de existencias
5º- Amortizaciones, deterioros y periodificaciones (esto lo veremos más adelante)
6º- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
7º- Asiento de Pérdidas y Ganancias
8º- Asiento de Cierre .
9º- Balance de Cierre
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El Balance de Cierre se hace a partir del asiento de cierre:
- lo que está en el debe del asiento de cierre va al haber del balance de cierre
- lo que está en el haber del asiento de cierre va al debe del balance de cierre
OJO: La cuenta (129) es una cuenta de Patrimonio Neto, y por lo tanto en el Balance de
Cierre irá en la parte del Pasivo, pero ojo, dependiendo de si la empresa tiene beneficios
o pérdidas irá sumando o restando
- Si la empresa tiene beneficios, la cuenta (129) tiene saldo acreedor, y en el Balance de
Cierre iría en el Neto Patrimonial sumando
- Si la empresa tiene pérdidas, la cuenta (129) tiene saldo deudor, y en el Balance de
Cierre iría en el Neto Patrimonial pero restando
EJERCICIOS: 8, 9 y 10
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4- los libros contables
Como vimos en el tema anterior, el artículo 25.1 del Código de Comercio, dice que
“todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de
su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como
la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”
En este apartado vamos a ver los libros que, obligatoriamente, deben llevarse en la
empresa. También veremos otro que, aunque no es obligatorio, todas las empresas lo
utilizan
1- El libro Diario: este libro es obligatorio, y en él se registran día a día las operaciones
relativas a la actividad de la empresa.
2- El libro Mayor: aunque no es obligatorio según el Código de Comercio, la empresa
deberá llevarlo para poder conocer la situación y movimientos de cada elemento
patrimonial y para poder redactar los balances. Es un libro muy importante para el
contable, ya que a través de él, va a ser capaz de saber de un simple vistazo todos los
movimientos que se han producido en cada cuenta
3- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial
detallado de la empresa, trimestralmente se realizará un balance de comprobación de
sumas y saldos, y se cerrará con el balance de cierre y con las cuentas anuales
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4.1- las cuentas anuales
Las cuentas anuales son una serie de documentos contables que deben redactar las
empresas al final del ejercicio económico, y que constituyen el instrumento transmisor
de la información contable a los distintos agentes económicos y sociales
Las cuentas anuales están compuestas por cinco documentos, que deberán redactarse
con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los
usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del
patrimonio, de la situación económica y financiera y de los resultados de la empresa, de
conformidad con las disposiciones legales. Los cinco documentos son:
- El Balance de Situación
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
- El Estado de Flujos de Efectivo
- La Memoria
Todos estos documentos, los estudiaremos con mayor profundidad más adelante
4.2- LEGALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS
Los empresarios, deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil del
lugar donde tengan su domicilio para legalizarlos dentro de los plazos establecidos por
la ley
Los libros se conservarán, junto con la correspondiente documentación y justificantes,
durante un mínimo de 6 años a partir del último asiento realizado en los libros
El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades, no lo exime del deber al que se
refiere el párrafo anterior, y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos
