21ÁnAbo a (a Universidad del Tolima
Una nueva historia Acreditación Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo I
Desde el año 1951 al Año 1962
08 de Mayo del 2019
irma De Aprobac
Fecha: 06 voAl 2019
E Universidad CV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 3
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Secretaria General
Código: SG-t 1
Periodo I Unidad productora
Desde el año 1951 al Año 1962
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E IVI/D S
SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. SG-1.1.1 .26 Actas Consejo Directivo Digitalizar para la preservación de los originales.
SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por b administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.2 ACUERDOS 2 años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas SG-1.1.2.47 Acuerdos Consejo Directivo por la administración. Se conservan porque
desarrollan valores secundarios de tipo histórico y SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior hacen parte de la memoria institucional. Se
microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobaci
echa: n 8 MAY 2019
hr Universidad MI del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 3
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Secretaría General
Código: pG-11
Periodo I Unidad productora
Desde el año 1951 al Año 1962
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.24.83 Escrituras Bienes Raíces de tipo histórico y hacen parte de la memoria
institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.30.102 Libros de Posesiones de tipo histórico y hacen parte de la memoria
institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
5.6-1.1.43 REGISTROS 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor 5.6 -1.1.43.119 Registro de 'Calificaciones histórico, microfilmar o digitallzar para el
aseguramiento de la información y posteriores S.G -1.1.43.120 Registro de Matrículas consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmacion o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprola "
Fecha: O e MAY 2019
mri Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 3 de 3
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Secretaría General
Código: SG-1.1
Periodo I Unidad productora
Desde el año 1951 al Ano 1962
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
S.G -1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Recta en
5.0 -1.1.44.125 Resoluciones Consejo 'Directivo cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se
S .G -1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar
S.G -1.1.44.131 Resoluciones Rectoría cumplimiento a las solicitudes de información,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
In ri, Universidad e1=-_91 del Tolima Una nueva historia
Zunbo a la
Acreditación Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo II
Desde el año 1963 al año 1966
08 de Mayo del 2019
Firma De Aprobac Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha 0 8 MM 2019
bla Universidad YO del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 4
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General
Código: 50-1.1. Periodo II Desde el año 1963 al ano 1966
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final •
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D' $
SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la
administración. Se conservan porque SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollen valores secundarios de tipo histórico
y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1.1.2.47 Acuerdos Consejo
Directivo tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria
SG-1. t 2.48 Acuerdos Consejo Superior
institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MM 2019
rrna De A r b
FA Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 4
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Rectoría
Código: SG-1.1
Periodo II Unidad Productora: Secretaria General
Desde el año 1963 al año 1966
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central . CT E MÍO S SG-1.1.17
5G-1.1.17.66 CONTRATOS
Contratos a Comisión de Personal Docente
20 años
i
X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
5G-1.1.18 CONVENIOS 20 años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios qué posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será Señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digilalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
rrna De Aprob
Fecha: O 8 MAY 2019
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 3 de 4
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Rectoría
Código: SG-1.1
Periodo II Unidad Productora: Secretaria General
Desde el año 1963 al año 1966
Código N° Asunto o Serie Retenci
ón Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E Mil) $
SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.24.83 Escrituras Bienes Raíces secundarios de tipo histórico y hacen parte de
la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados secundarios de tipo histórico y hacen parte de
la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.30.102 Libros de Posesiones X X digitalizan para preservar la documentación,
SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los
Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse parte
de la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría digitalizan para el aseguramiento de la
preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
M/D: Microfilmación
S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
S: Selección
rma De Aprobac
Fecha: 08 MAY 2019
T Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Página 4 de 4
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo L1
Unidad productora: Secretaria General, Sección de Rectistro Académico Código: SRA-1.1,1, Desde el año 1963 al año 1966
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E WD S
SRA-11.1.43 SRA-1.1.1.43.119
SRA-1.1.1.43.120
REGISTROS . • Registro de Calificaciones
Registro de Matrículas
2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.
hi ri Universidad LL`t9 del Tolima Una nueva historia
leconW a ta
Acreditación Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo III
Desde el año 1967 al año 1970
08 de Mayo del 2019
br Universidad TIP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 1 de 10.
Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General
Código: Periodo III Desde el año 1967 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos
_
Archivo Central
CT E M/D S
SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la
administración. Se conservan porque SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollan valores secundarios de tipo histórico
y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1.12.47 Acuerdos Consejo Directivo tomadas por la administración. Se conservan
porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria
institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
aFirma De Aprob
Fecha: 08 MAY 2019
rma De Apro
Fecha: '08 MAY 2019
Universidad gOI del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 2 de 10
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Secretaria General Unidad Productora
Código: 50-1.1 Periodo III Desde el año 1967 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E ; MID S
604.1.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y SG-1.1.17.66 Contratos a Comisión de
Personal Docente administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1 .1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados
X X secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o
50-1.1.30.102 Libros de Posesiones digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
nar Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 3 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tofima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaría General
Código: SG-1.1 Periodo III Desde el año 1987 al año 1910
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
SG-1.1 44 RESOLUCIONES 2 Mes X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los
Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse
parte de la memoria institucional. Se SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría microfilman o digitalizan para el
aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprobr:----
Fecha: O 8 MAY 2019
--Sk Firma De Apr• i
Fecha 8 M AY 2019
Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 4 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General. Sección de Registro Académico Código: SRA-1.1.1
Periodo III Desde el año 1967 hasta el año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
SRA-1.1.1.43 SRA-1.1.1.43.119
SRA-1.1.1.43.120
REGISTROS Registro de Calificaciones
Registro de Matrículas
2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilMar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Mia-ofilmación
E: Eliminación S: Selección
'runa De Apr Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 5 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Dirección Administrativa. Sección de Administración do Personal
Periodo III Código: SAP-2.1 Desde el año 1967 hasta el año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S SAP-2.1.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la
desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo confía!, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por muestreo do 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.
Firma De Apro
MI Universidad 1;1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 6 de 10
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad administrativa Dirección Administrativa. Granja de Armero Código: GA-2.2 Periodo III
Desde el año 1967 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S GA-2.2.44
GA-2.2.44.127 RESOLUCIONES 2
Resoluciones Granja de Armero
Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento á las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación Fecha: 0 8 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobac
echa: 08 MM' 2019
T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 7 de jQ
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Dirección Administrativa Unidad Productora Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia
Periodo III Código: FMVZ-2.3 Desde el primer semestre 1967 hasta 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E 1
MID S
FMVZ-2.3.44 FNIVZ-2.3.44A 28
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microffirnación
E: Eliminación S: Selección
rrna De Aprobl e____
Fecha: 08 MAY 2019
T Universidad TO del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 8 de 10.
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Dirección Administrativa
Periodo III
Unidad productora Facultad de Ingeniería Agronómica
Código; FIA-2.4
Desde el año de 1987 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2.4.1
FIA-2.4.1.25 ACTAS
Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FIA-2.4.1 43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X
,
X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales,
Convenciones:
CT: Conservación Total IVI/D: Microfilrnación
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total IVI/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
irme De Aprob
Fecha: 08 MM 2019
Ei Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 9 de 10
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Dirección Administrativa
Periodo III
unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación
Código: FCE-2.5
Desde el año 1967 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S FCE-2.5.44
FCE-2.5.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Años X
• • •
X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
IT Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 10 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa
Periodo III
unidad productora: Escuela de Auxiliares de Enfermería
Código: EAE-2.6 Desde el año 1967 al año 1970
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S EAE-2.6.44
EAE-2.6.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Escuela Auxiliares de Enfermería
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 8 MAY 2019
latmbo a ta n rH-1 —1 Universidad LIL-2) del Tolima Una nueva historia Co
o) Acreditación o Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo IV
Desde el año 1971 al año 1978
08 de Mayo del 2019
mis De Aprobación.
Fecha: 08 MM 2019
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
WUniversidad del Tolirna SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hola 1 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General
Código: 86-1.1. Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E EIVD S
SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que 86-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por la
administración. Se conservan porque 8G-1.1.1.27 Actas Consejo Superior desarrollan valores secundarios de tipo histórico
y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones SG-1,1.2.47 Acuerdos Consejo Directivo tomadas por la administración. Se conservan
porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria
institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,
rma De Apr
08 MAY 2019
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 2 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Secretaria General Unidad Productora:
Código: SG-1.1 Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
SG-1 .1.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor 4egal, fiscal, contable y SG-1.1.17.66 Contratos a Comisión de
Personal Docente administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digital-izan para preservar la documentación.
SG-1.1.30 : LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 ; Libros Actas de Graduados
X X secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o
SG-1.1.30.102 : Libros de Posesiones digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmacián
E: Eliminación S: Selección
br Universidad Uf del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 3 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaría General
Código: SG-1.1 Periodo IN/I Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E MiD S
SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.125 Resoluciones Consejo Directivo reflejan las decisiones tomadas por los
Consejos Directivos en cumplimiento de las SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo Superior funciones. Se conservan por considerarse
parte de la memoria institucional. Se SG-1.1.44.131 Resoluciones Rectoría microfilman o digitalizan para el
aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información
Convenciones:
CT: Conservación Total Mili Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
UUniversidad del 'Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 4 de 10.
Entidad Productcra: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría _Periodo IVI Unidad productora Secretaría General. Sección de Reeistro Académico Código: RA-1.1.1
Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S
SRA-1.1.1.43 SRA-1.1.1.43.119
SRA-1.1.1.43.120
REGISTROS Registro de Calificaciones
Registro de Matriculas
2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de :la información y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilrnación
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobigatr
Fecha: O 8 MAY 2019
nor Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 5 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Dirección Administrativa. Sección de Administración de Personal
Periodo IV Código: SAP-2.1 Desde el año 1971 al año 1978
Código Ñ° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S SAP-2.1.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la
desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archívo central se seleccionará por muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: O 8 MAY 2019
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 6 de 10
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad administrativa Dirección Administrativa Granja de Armero Código: GA-2.2 Periodo IV
Desde el año 1971 al año 1978
Código Isi° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S GA-2.2.44
GA-2.2.44.127 RESOLUCIONES
Resoluciones Granja de Armero
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: MicroflImación
E: Eliminación S: Selección
Fecha: O 8 MM' 2019
Firma De Apr ac..dff
Feche: 08 u? 2019
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 7 de 10.
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Dirección Administrativa
Periodo IV
Unidad Productora Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia Código: FMVZ-Z3
Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
FMVZ-2.3.44 FMVZ-22.44.128
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microtilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmadón
E: Eliminación S: Selección
irma De Apr
Fecha: 08 MAY 2019
Convenciones:
CT: Conservación Total Mal Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
hr Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 8 de 10
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa Unidad productora: Facultad de Ingeniarla Agronómica Código: FIA-2.4
Periodo IV Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2,4.1
FIA-2.4.1.25 ACTAS
Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FIA-2.4.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
rma De AprobáC
Fecha: 08 MAY 2019
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
UUniversidad del Tolinia SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 9 de 10.
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa
Periodo IV
unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación
Código: FCE-2.5
Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E Nl/D S FCE-2.5.44
FCE-25.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitahzan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de informacida
Fecha: o mAy 2019
E Universidad W del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 10 de 10.
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Dirección Administrativa
Periodo IV
unidad productora: Facultad de Inaeniería Forestal -
Código: FIF-2.7
Desde el año 1971 al año 1978
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIF-2.7.44
FIF-2.7.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de Información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación
E: Eliminación S: Selección
57 Universidad LI_It91 del Tolima Una nueva historia
leun"W a la
Acreditación Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo V
Desde el año 1979 al año 1985
08 de Mayo del 2019
Universidad del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 1 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
CódigoLazi
Periodo V unidad productora:
Desde el año 1979 al año 1986
Código N° Asunto o Serie Retención
Archivo Central Disposición final
Procedimientos CT E M/D S R-1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
R-1.44.131 Resoluciones Rectoría reflejan las decisiones tomadas por el Rector en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se mirxofilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rrna De Aprobar
Fecha: 0 8 MAY 2019
Firma De Aprobac
T Universidad laV del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 2 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código SG-1.1
Periodo V Desde el año 1979 al año 1985
Código N* Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.1
SG-1.1.1.24 ACTAS
Actas Consejo Académico
2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. Digitalizar para la preservación de los originales.
SG-1.1.1.26 Actas Consejo Directivo
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior
2 Años X X Conservación total, documentos de valor histórico. Digitalizar para la preservación de los originales.
SG-1.1.1.35 Actas de Estampillas
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitafizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
rmEi De Ap
Fecha: 0 8 MAY 2019
T Universidad gi" del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 3 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código: SG-1.1
Periodo V Desde el alio 1979 al año 19135
Código N° Asunto o Serie Retenci
ón Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E ' WD S
SG-1.1.2
SG-1.1.2.45
SG-1.1.2.51
5G-1.1.2.52
ACUERDOS
Acuerdos Consejo Académico
Acuerdos Consejo Directivo
Acuerdos Consejo Superior
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,
Convenciones:
CT: Conservación Total AND: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
echa: 08 M AY 2019
irma De Aproba
WUniversidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 4 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código: SG-1.1
Periodo V Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención D sposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.17
SG-1.1.17.71 CONTRATOS
Contratos Comisiones a Personal Docente
20 años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios qué posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E; Eliminación S: Selección
hir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 5 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Secretaria General Código: SG-1.1
Periodo V Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos - Archivo Central
CT E M/D S
SG-1.1.30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores SG-1.1.30.101 Libros Actas de Graduados secundarios de tipo histórico y hacen parte de
la memoria institucional. Se microfilman o SG-1.1.30.102 Libros de Posesión X X digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SG-1.1.44.126 Resoluciones Consejo reflejan las decisiones tomadas por los
Superior Consejos Directivos en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Frma De Aprobación:
Fecha: 08 MM 2019
rma De Ap
cha: 08 MAY 2019
UUniversidad del T'Ama SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 6 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo V
unidad productora: Registro Académico
Código: RA-2.1
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
RA-2.1.43 REGISTROS 2 Años x x Documentos de académico. Recobran valor RA-2.1.43.119 Registro de Calificaciones histórico, microfilmar o dígitalizar para el
aseguramiento de la información y posteriores .RA-2.1.43120 Registro de Matrículas consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
•••
Firma De Ap
echa: 0 8 HAY 2019
UUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 7 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicertectoría Académica
Periodo V
unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria v Zootecnia
Código: FMVZ-2.2
Desde el año de 1979 al año 1986
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E ; lvt/D S
FMVZ-2.2.44
PMVZ-22.124
RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura
2 Años X
_
X
_
Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación e Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: .13 8 MM 2019
Firma De Aproba
WUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 8 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicenectoria Académica
Periodo V
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal
Código: FIF-2.3
Desde td año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S F IF-2.3. 1 FIF-2.3.25
ACTAS Actas Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación,
FIF-2.3.2 FIF-2.3.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FIF-2.3.18 FIF-2.3.18.6/
CONVENIOS Convenios de Facultad
20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apro
Fecha; 0 8 MAY 2019
MB Universidad Vi del »lima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 9 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tollina Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo V
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal
Código:
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E Mit) S FIF-2.3.44
FIF-2.3.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Mos X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobac"
Fecha: 08 MAY 2019
br Universidad IAP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 10 de 18.
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo V
unidad productora: Facultad de Ingeniería Aqronómic,a
Código: FIA-2.4
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIA-2.4.1
FIA-2.4.1.25 ACTAS
Actas Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FIA-2.4.2 FIA-2.4.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de • la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Facultad
FIA-2.4.44 FIA-2.4.44.128
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Irma De Aprobac
Fecha: 08 MAY 2019
br Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 11 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica periodo V Unidad productora: Facultad de Administración de Empresas Código: FAE-2.5
Desde el año de 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
FAE-2.5.1 FAE-2.5.1.25
ACTAS Actas Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FAE A-2.5.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
FAE -2.5.2 FAE -2.5.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. -
FAE -2.5.44 FAE -2.5.44.128
• •
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información. _
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobaerepil -----•----
Fecha: 08 MM 2019
WUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 12 de 18 .
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica
Periodo V
Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación
Código: FCE-2.6
Desde el año 1979a1 año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT : E NI/D S ICE-2.6.1
FcE-2.6.1.25 ACTAS
Actas Consejo de Facultad
2 Años X i X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FCE-26.2 FCE-2.6.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X , X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCE-2.6.18 FCE-2.6.18.61
CONVENIOS Convenios de Facultad
20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilrnan o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apro
08 M AY 2019 Fecha:
T mar Universidad
CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 13 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica
Periodo V
Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación
Código: FCE-2.6
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos . Archivo Central CT E M/D S FCE-
2.6.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultad en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Universidad I del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 14 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo V
Unidad productora: Oficina de Investiqaciones y Desarrollo Científico
Código: IDC-2.7
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDC-2.7.1
IDC-2.7.1.6 ACTAS
Actas Comité Central de Investigaciones
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
IDC-2.7.41 IDC-2.7.41.114
PROYECTOS Proyectos de Investigación
5 Años X X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.
N. • 44& Firma De Aproba
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 8 MM 2011
nor Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 15 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Periodo V unidad productora: Centro Especial de Educación a Distancia Código: CEEAD -2.8 Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S CEEAD-2.8.1.43
CEEAD-2.8.43.119 REGISTROS
Registro de Calificaciones Nivel Introductorio
2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor histórico, microfilmar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas. Levantar acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
asttaa. rma De Aprob
Fecha: 08 MAY 2019
irme De Apro
Fecha: 08 MAY 2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 16 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Centro Especial de Educación a Distancia. Fondo Rotatorio
Código: FR-2.9 Periodo V
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.9.6
FR-2.9.6.63
FR-2.9.6.88
FR-2.9.6.89
BALANCES Conciliaciones
Informes Contables Egresos
Informes Contables Ingresos
10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años ira vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 03 MM 2019
Firma De Aprob
TIT Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 17 de 18
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Administrativa
Periodo V
Unidad productora: Grania de Armero
Código: G.A.3.1
Desde el año 1919 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
GA-3.1.44 GA-3.1.44.127
RESOLUCIONES Resoluciones Granja de Armero
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
UUniversidad del Tolirna SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 18 de 18.
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoria Administrativa
Periodo V
Unidad productora: Sección de Administración de Personal
Código: SAP-3.2
Desde el año 1979 al año 1985
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E Me S SAP-3.2.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la
desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por Muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.
Convenciones: rma De Apro
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MM 2019
E Eliminación S: Selección
Universidad del Tolima
Una nueva historia
'Rumbo a (a
OiAcreditación o o n Institucional
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
08 de Mayo del 2019
T universidad CP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 1 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora:
Código: R-1 Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Dispos'cion final Procedimientos
Archivo Central CT E MID S R-1.28
R-1.28.94 INFORMES
•• Informes de Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
R-1.44 R-1:44.131
RESOLUCIONES e Resoluciones Rectoría
2 Años X X Documentes de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Rector en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Micsofilmáción o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Apr.
Fecha: 08 MAY 2019
irme De Apro
Fecha: OB mAy 2019
br Universidad WO del 'Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 2 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Secretaría General
Código: SG-t1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M1D $
SG-1.1.1 ACTAS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones; SG-1.1.1.24 Actas Consejo Académico tomadas por la administración. Se conservan
porque desarrollan valores secundarios de tipo SG-1.1.1.27 Actas Consejo Superior histórico y hacen parte de la memoria
institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.1.28 Actas Convención Colectiva
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte •de la memoria institucional. Se microfilman O digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Mícrofilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 3 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Secretaría General
Código: SG-1.1
Desde el año 1987 al año 2008
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.1.35 Actas de
Estampilla 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las
decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.1.39 Acta Convocatoria Pública
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración, Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SG-1.1.2 SG-1.1.2.45
ACUERDOS Acuerdos Consejo Académico
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones: irme De Aprobaci
CT: Conservación Total IV1/D: Microfilmación o Digitalización • Fecha: 08 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
Universidad MI del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 4 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Secretaría General
Código: SG-1.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S SG-1.1.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por
SG-1.1.2.48 Acuerdos Consejo Superior
la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.12 CITACIONES 2 Años X Documentos de carácter Informativo se eliminan SG-1.1.12.58 Citaciones Consejo
Académico cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se' refieren al proceso de convocar a Consejos de la Universidad. Pasado el tiempo en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
SG-1.1.12.59 Citaciones Consejo Superior
2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren al proceso de convocar a Consejos de la Universidad. Pasado el tiempo en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones: rrna De Aproba
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 0 6 HAY 2019
E: Eliminación S: Selección
T Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 5 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General Código: SG-1.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serle Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1 .1.14 COMUNICACIONES
OFICIALES 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan
cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
SG-1.1.17
•
•
CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman •o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irme De Aprobac
Fecha: 0 6 MAY 2019
rel Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 6 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Secretaría General
Código: SG-1.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y
administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del. 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.22
SG-1.1.22.131
DERECHOS FUNDAMENTALES
Tutelas
2 Años X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan pues pierden valores primarios y sin recobrar valores secundarios. El expediente reposa en el Juzgado correspondiente.
SG-1.1.23 SG-1.1.23.78
ELECCIONES Elecciones Rector
10 Años X X Documentos de carácter administrativo. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información para posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprobac.
Fecha: O U MAY 2019
rma De Aprob—IC
Mi Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 7 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Secretaría General Código: SG-1.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos CT E M/D S SG-1.1.23 ELECCIONES 10 Años X X Documentos de carácter administrativo.
SG-1.1.23.79 Elecciones Representantes Decanos
Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información para posteriores consultas.
SG-1.1.23.80 Elecciones Representantes Egresados
SG-1.1.23.81 Elecciones Representantes Estudiantiles
SG-1.1.23.82 Elecciones Representante Profesorales
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 0 8 MAY 2019
M/D: Mibrofilmación o Digitalización
S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
rma De Apro
Fecha: 08 MAY 2019
nols Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 8 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Secretaría General
Código: SG-1.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos , Archivo Central CT E M/D S SG-1.1.24 ESCRITURAS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios
SG-1 .1.24.83 Escritura Bienes Raíces de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1 .30 LIBROS 2 Años X X Documentos que desarrollan valores secundarios SG-1.1.30.101
SG-1.1.30.102
Libros Actas de Graduados
Libros de Posesiones X X
de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SG-1.1.39 PROCESOS 2 Años X Una vez presdto y/o agotada la vía SG-1.1.39.110 Procesos Disciplinarios gubernamental y al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.
irme De Aprobac
T Universidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 9 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Secretaria General
Periodo VI
Unidad productor. Archivo General
Código: AG-1.1.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AG-1.1.1.1. ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las
AG-1.1.1.1.10 Actas Comité de Archivo
decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
AG-1.1.1.139 Actas de Seguimiento
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
AG-1.1.1.14 COMUNICACIONES OFICIALES
2 Mas X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncics administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
AG-1.1.1.29 INVENTARIOS 2 Años X Documentos de carácter administrativo. Levantar actas de AG-1.1.1.29.98 Inventados
Documentales eliminación y picar la documentación pasado el tiempo de retención en el Archivo General, Se recupera la información mediante bases de datos.
Convenciones:
CT: Conservación Total MIL): Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 HAY 2019
br Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 10 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad Productora: Asesoría Jurídica Código: AJ-1.2
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AJ-1.2.1
AJ-1.2.1.3
AJ-1.2.1.19
AJ-1.2.1.23
ACTAS Actas Comisión Negociadora
Actas Comité Jurídico
Actas Comité de Reclamos
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaOión
E: Eliminación S: Selección
irma De Aprobación.
echa: 0 8 MAY 2019
T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 11 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad Productora: Asesoría Jurídica Código: AJ-1.2
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S AJ-1.2.15 CONCEPTOS 2 Años X Garantizan el cumplimiento de los requisitos
definidos por la Entidad. Al cumplir el tiempo de AJ-1.2.15.61 Conceptos
Académicos retención en Archivo Central se eliminan pues pierden valores primarios y no adquieren valores
AJ-1.2.15.62 Conceptos Administrativos documentación.
secundarios. Levantar Acta de Eliminación la y picar
AJ-1.2.18 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y AJ-1.2.18.66 Contratos administrativo, tienen un tiempo de prescripción de
Comisiones a Personal Docente
20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones: Firma De Apr '
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización echa: 3 8 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
rma De Apro
Fecha: 08 MAY 2019
hr Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 12 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad Productora: Asesoría Jurídica Código: AJ-1.2
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
• Código N° Asunto o Serie
Retención Disposición final Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
AJ-1.2.22 DERECHOS 5 Años X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo FUNDAMENTALES Central se eliminan pues pierden valores
AJ-1.2.22.77
AJ-1.2.22.131
Derechos de Petición
Tutelas
primarios y sin recobrar valores secundarios. El expediente reposa en el Juzgado correspondiente.
AJ-1.2.39 PROCESOS 5 Años X Una vez prescrito y/o agotada la vía AJ-1.2.39.111 Procesos judiciales gubernamental y al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprob
ha: 08 MAY 2019
br Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 13 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría Unidad productora: Control Interno Disciplinario Código: CID-1.3
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
CID-1.3.39 CI0-1.3.39.109
CID-1.3.39.110
CID-1.3.39.111
PROCESOS Procesos Administrativos
Procesos Disciplinarios
Procesos Judiciales
5 Años X Una vez prescrito y/o agotada la vía gubernamental y al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se selecciona una muestra cualitativa del 10% de los casos más relevantes.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Mi Universidad del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 14 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Rectoría
Periodo VI
Unidad productora: Desarrollo institucional
Código: 0I-1.4
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DI-1.4.8 BANCO DE PROYECTOS 10 Años X X Seleccionar una muestra cualitativa del 10% de
los Proyectos más relevantes. Lo demás levantar actas de eliminación y picar la documentación.
0I-1.4.28 0I-1.4.28.85
INFORMES ip Informes a órganos del
Estado
3 Años X X Documentos que reflejan el seguimiento, evaluación o insumo informativo de la gestión a entidades relacionadas con la Universidad. Seleccionar muestra 10% de la producción como evidencia de la labor adelantada por la dependencia. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones: rma De Apro
CT: Conservación Total Mit): Microfilmación o Digitalización Fecha: OB HAY 2019
E: Eliminación S: Selección
*rma De Aprob
08 MAY 2019
E Universidad CP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 15 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Asesoría Jurídica
Periodo VI
Unidad productora: Control Gestión
Código: CG-1,5
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie !Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MíD S CG-t5.1
CC-1.5.1.11 •
CG-1.5.1.44
ACTAS Actas Comité de Coordinación
* Actas Visitas de Inspección
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofílman o digítálizan para preservar la documentación.
CG-1.5.4 CG-1.5.4.49
AUDITORIAS Auditorias Programadas
2 Años X Estos documentos soportan la identificación, actualización y la verificación del cumplimiento de Ice requisitos legales y otros requisitos aplicables a la Institución. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central pueden eliminarse pues se encuentran consolidados en los informes de auditoría.
CG-1.5.28 CG-1.5.28.85
INFORMES Informes a Órganos del Estado
2 Años X X Documentos que reflejan el seguimiento, evaluación o insumo informativo de la gestión a entidades relacionadas con la Universidad, Seleccionar muestra 10% de la producción como evidencia de la labor adelantada por la dependencia. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad %V del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 16 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolinia Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Código: VAC-2
Periodo VI Unidad productora:
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VAC-2.1
VAC-2.1.4
VAC-2.1.5
VAC-2.1.7
ACTA •• Acta comité Asignación de
Puntaje
Actas Comité Central de Currículo
Actas Comité Central Evaluación Docente
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
irma De Aproh
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización eta: 08 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
br Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 17 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tcilima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Código: VAC-2
Periodo VI Unidad productora:
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E WD S
VAC-2.1 VAC-2.1.9
ACTA Actas Comité de Admisiones
2 Años X X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por la administración.
VAC-2.1.13
VAC-2.1.14
Actas Comité de Desarrollo a la Docencia
Actas Comité de Evaluación y Escalafón docente
Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria Institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación de la documentación.
VAC-2.1.18 Actas Comité Jefes de Departamento
VAC-2.1.21 Actas Comité Sabático
VAC-2.1.38 Actas de Pruebas de Conocimientos
Convenciones:
CT: Conservación Total M1D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
s Firma De Aproba
Fecha: 0 8 MAY 2019
it universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 18 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Código: VAC-2
Periodo VI Unidad productora:
Desde el año 1987 al año 200$
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VAC-2.14 COMUNICACIONES OFICIALES 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan
cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
VAC-2.19 VAC-2, 1969.
CONVOCATORIAS Convocatorias a Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Apr
Fecha: 08 HAY 2019 ,
T Universidad IP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 19 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Admisiones, Registro y Control Académico
Código: ARCA -2.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S
ARCA-21.1 ARCA-2.1.1.33
ACTAS Actas de Convenios Institucionales
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfliman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
ARCA-2.1.25 HISTORIAS ACADÉMICAS 2 Años X X Documentos de carácter administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
ARCA-2.1.43 ARCA-2.1.43.119
ARCA-21.43.120 ,
REGISTROS Registro de Calificaciones
Registro de Matrículas
2 Años X X Documentos de académico Recobran valor histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
Firma De Apr
echa: 08 MAY 2019
T Universidad %V del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 20 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia
Código: FMVZ-2.2.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
FMVZ-2.2.1 FMVZ-2.2.1.8
FMVZ-2.2.1.15
FMVZ-2.2.1.25
FMVZ-2.2.1.42
FMVZ-2.2.1.43
ACTAS Actas Comité Curricular
Actas Comité de Investigaciones
Actas Consejo de Facultad
Actas Reunión de Departamentos
Actas Sustentación de Grado
2 Años X
X
X
X
X
X
X
Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preserva la documentación. Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preserva la documentación.
FMVZ-2.2.1 FMVZ-2.2.1.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
.--,....._
Facultad
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 21 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia Código: FMVZ-2.2:1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Retención
Asunto o Serie Procedimientos Disposición final
Archivo Central CT E M/D S
FIVIVZ-22.1.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FMVZ-2.2.1.41 FMVZ-2.2.1.41.113
PROYECTOS Proyectos Cursos Especiales
5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
FMVZ-2.2.1.44 nAVZ-2.2.1.44.128
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
S•I
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalizatión
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprob /
Fecha: 0 8 HAY 2019
Firma De AprobaSr —
echa: 08 MAY 2019
IT Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 22 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia. Departamento de Producción Pecuaria
Periodo Código: FMVZ-2.2.1.1 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S
FMVZ-2.2.1.1.1 FMVZ-2.2.1.1.1.41
ACTAS Actas Reunión de Departamentos
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FMVZ-2.2.1.1.3 FMVZ-2.2.1.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdo
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico
FMVZ-2.2.1.1.28 FMVZ-2.2.1.1.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
lir Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 23 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad Medicina Veterinaria y Zootecnia. Departamento de Sanidad Animal.
Periodo Código: FMVZ-2.2,1 2 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D $
FMVz-2.2.1.2.1 FMVZ-2.2.1.2.1.41
FMVZ-2.2.1.2.1.42
ACTAS Actas Reunión de Departamento
Actas Reunión de Profesores
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FtAvz-2.2.1.2.1.3 FMVZ-2.2.1.2.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA e Actas Acuerdo
Pedagógico
2 Años X X Se conservan por .considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
FMVZ-2.2.1.2.28 FMVZ-2.2.1.2.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaCión
E: Eliminación S: Selección
irrita De Aproba
'Fecha: 08 MAY 2019
_ Firma De Aprobació
08 MM 2019 Fecha:
nor Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 24 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal
Código: FIF-2.2.2
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
FIF-2.2.2.1 FIF-2.2.2.1.8
ACTAS Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FIF-2.2.2.1.15 Actas Comité de Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FIF-2.2.2.1.25 Actas Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprob
Fecha: 08 HAY 20:9
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 25 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal
Código: Fl F-2.2 .2
Desde el año de 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
FIF-2.2.2.1,43 . Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
FIF-2.2.2.2 FIF-2.2.2.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración, Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfílman o dignaban para preservar la documentación.
FIF-2.2.2.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Apro
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
Fecha 08 MAY 2019
Universidad del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 26 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Forestal
Código: FIF-2.2.2
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FIF-2.2.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
FIF-2.2.2.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FIF-2.2.2.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FIF-2.2.2.44.124 Resoluciones reflejan las decisiones tomadas por los
Decanatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
rma De Aprob
Fecha: 0 8 MAY 2019
T Universidad U del Tolinia SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 27 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Inaenieria Forestal. Departamento de Ciencias Forestales Código: FIF-2.2.2.1 Periodo VI
Desde el año de 1987 al año 200$
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E Mil) S
FIA-2.2.2.1.1 FIA-2.2.2.1.1.41
ACTAS Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
F IF-2.2.2.1.3 F1F-2.2.2.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalízan para la preservación documental.
FIF-2.2.2.1.28 FIF-2.2.2.1.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalízar para futuras consultas,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Mi Universidad CP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 28 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoda Académica Unidad productora: Ingeniería Forestal. Departamento de Ingenierías
Período VI Código: FIF-22.2.2 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos , Archivo Central CT E M/D S
FIF-2.2.2.2.3 FIF-2.2.2.2.3.1
ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
FIF-2.2.2.2.28 FIF2.2.2.2.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Mic,rofilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Apn*Ir------->"
08 MAY 2019 FeCha:
a De Apio
echa: GOMA? 2019
„ „He universidad Uf del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 29 de 121
Entidad Productora: Universidad del T'ohms Unidad Administrativa: Vicen-ectoria Académica Unidad productora. Ingeniería Forestal. Especialización en Producción. Transformación y Comercialización de la Madera Código FIF-2.2.2.3 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD $
FIF-2.2.2.3.1
FF-2.2.2.3.1.25
ACTAS Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.
FIF-2.2.2.3.3 FIF-2.2.2.3.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
twi
F rrna De Apro
Fecha: 08 MAY 2019
::: Universidad U del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 30 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Ingeniería Forestal. Doctorado en Planificación v Manejo ambiental de Cuencas Hidrográficas Código: FIF-2.2.2.4
Período VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Retención
Asunto o Serie Procedimientos Disposición final
Archivo Central CT E M/D $
FIF-2.2.2.4.1 FIF-22.2.4.125
ACTAS 4. Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
br Universidad Mi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 31 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Agronómica
Código: FIA-2.2.3
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MiD S FIA-2.2.3.1
FIA-2.2.3.1.15 ACTAS
Actas Comité de Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tornadas en cada facultad, la información se agrupa el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FIA-2.2.3.1.25 Actas Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FIA-2.2.3.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
FIA-2.2.3.2 FIA-2.2.3.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para
eservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Aprobacio
echa: 08 MAY 2019
Firma De Apro
nor Universidad 1:1 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 32 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tarima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ingeniería Aoronómica
Código: FIA-2.2.3
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MiD $ FIA-2.2.3.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
FIA-2.2.3.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalízar para futuras consultas.
FIA-2.2.3.41 PROYECTOS 5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos
HA-22.3.41.113 Proyectos Cursos Especiales
libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
FIA-2.2.3.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FIA-2.2.3.44.128 Resoluciones reflejan las decisiones tomadas por los
Dec,anatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o dIgitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total MfD: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 0 8 MAY 2019
Firma De Apro
J3 Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 33 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Acad mica Unidad productora: Facultad de Ingeniería Acronómica. Departamento de Producción y Sanidad Vectetal Código: FIA-22,3.1 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
FIA-2.2.3.1.1 FIA-2.2.3.1 .1.41
ACTAS Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FIA-2.2.3.1.3 FIA-2.2.3.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: MicroflImación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
ihr Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 34 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Viterrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ingeniería Agronómica. Departamento de Suelos y Agua Código: FIA-2.2.3.2 Período VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto e Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S
FIA-2.2.3.2.1 ACTAS Actas de Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tornadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FIA,22.3.2.1.41
FIA-2.2.3.2.3 FIA-22.3.2.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Mas X X Se conservan por oonsiderarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 0 3 MAY 2019
irme De Aar_os
h 08 MAY 2019
WUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 35 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académico Unidad Productora: Facultad de Ingeniería Agronómica. Departamento de Desarrollo Agrario Código: FIA-2.2.3.3 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S
FIA-2.2.2.3.3.1 FiA-2.2.3.3.1.41
ACTAS Actas de Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FIA-2.2.3.3.3 FIA-2.2.3.33.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA o Actas de Acuerdo
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico
Convenciones:
CT: Conservación Total Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
M/D: Microfilmación o Digitalización
Firma De Aprobaci67_,',L---
. O E3 MAY 2019
Mr¡ Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 36 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ingeniería Acironómica. Proorama de Ingeniería Aoroindustrial Código: FIA-223.4 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
F IA-2.2.3.4.1 FIA-2.2.3.4.25
ACTAS Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan por que desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FIA-2.2.3.4.3 FIA-2.2.3.4.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas de Acuerdo Pedagógico .
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación S: Selección
Irma De Aprobació
cha: 08 MM2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 37 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica
Periodo VI
Unidad Productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Código: FCEA-2.2.4
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.1
FCEA-2.2.4.1.15 ACTAS
Actas Comité de Investigaciones
5 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FCEA-2.2.4.1.25 Actas Consejo de Facultad
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCEA-2.2.4.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
FCEA-2.2.4.2 FCEA-2.2.4.2.46
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irrna De
Fecha: 0 8 MAY 2019
no r Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 38 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica
Periodo VI
Unidad Productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Código: FCEA-2.2.4 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y
administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada 4a frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCEA-2.2.4.38 PRACTICAS DE CAMPO 2 Años X Documentos de carácter administrativo, Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCEA-2.2.4.44 FCEA-2.2.4.44.128
RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitafizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información. -
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilrnación o Digítalización
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
Universidad II del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 39 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Administración v Mercadeo Código FCEA-2.2.4 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WID S FCEA-2.2.4.1
FCEA-2.2.4.1.41 ACTAS
Actas de Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FCEA-2.2.4.3 FCEA-2.2.4.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA
Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memcria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
FCEA-2.2.4.19 FcEA-2.2.4.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
FCEA-2.2.4.28 FcEA-2.2.4.28.93
INFORMES Informes de Docentes
2 Años X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FcEA-2.2.4.28.94 Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
ign Universidad 1:11 del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 40 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Economía Código: FCEA-2.2.4.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT _ E M/D S FCEA-2.2.4.2.1 FCEA-2.2.4.2.41
ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno
Actas Reunión de Departamento
general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FCEA-2.2.4.2.3 FCEA-2.2.4.2.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Pedagógicos
FCEA-2.2.4.2.19 FCEA-2.2.4.2.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
FCEA-2.2.4.2.28
FcEA-2.2.4.2.28.93
INFORMES
Informes Docentes
2 Años X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
5I1Fiirma De 0 8 m AprobaAy .019
S: Selección
Firma De Aprobac
08 MM 2019 cha:
nig Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 41 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Departamento de Economía Código: FCEA-2.2.4.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC EA-2.2.4.2.28 FCEA-2.2.4.2.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FCEA-2.2.4.2.37 FCEA-2.2.4.2.37.106
PLANES Planes de Mejoramiento
5 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas líneas de y actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprroi al— Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
Fecha: 08 MAY 2019 M/D: Microfilmación o Digitalizadón
S: Selección
n'T Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 42 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Programa de Ciencias Económicas v Administrativas Código: FCEA-2.2.4.3 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
FCEA-2.2.4.3 FcEA-2.2.4.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
rma De Aprobar
ha O 8 MAY 2019 ej
Universidad UT del Tolima SECRETARIA AA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 43 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.
Periodo VI
Departamento de Negocios Internacionales Código: FCEA-2 2 4 4
Desde el año de 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCEA-2.2.4.4.1 FCEA-2.2.4.4.1.25
ACTAS Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MAY 2019
irma De Aprobac jraTi ailza-szs-
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 44 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación Código: FCE-2.2.5
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E _ M/D S FCE-2.2.5.1
FCE-2.2.5.1.15
ACTAS
Actas Comité de Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCE-2.2.5.1.25 Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o diqitalizan para preservar la documentación
FCE-2.2.5.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprobad'"
Fecha 08 MAY 2019 Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
IR Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 45 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectora Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación Código: FCE-2.2.5
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.2
F0E-2.2.5.2.46 ACUERDOS
Acuerdo Consejo de Facultad
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCE-2.2.5.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Contratos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
his Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 46 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectora Académica
Periodo VI
unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación
Código: FCE-2 2 5 Desde el primer semestre de 1987 hasta 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCE-2.2.5.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las
funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FCE-2.2.5.9.41 PROYECTOS 5 Años X X Documentos que reflejan las notas de los FCE-2.2.5.41.113 Proyectos Cursos
Especiales cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
FCE-2.2.5.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los FCE-2.2.5.44.128 Resoluciones Decanatura Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aproba
Fecha: 08 MAY 2019
Firma De Apr
echa: 0 8 MAY 2019
ito Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 47 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación.
Periodo VI
Departamento de Ciencias Sociales Código: FCE-2.2.5.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/1) S FCE-2.2.5.1.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las
FCE-2.2.5.1.1.41 Actas Reunión de Departamento
decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FCE-2.2.5.1.3 ASIGNACIÓN 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria FCE-2.2.5.1.3.1 ACADÉMICA
Actas de Acuerdo institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Pedagógico FCE-2.2.5.1.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan
FCE-2.2,5.1.28.94 Informes de Gestión
la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FCE-2.2.5.1.40 PROGRAMAS 5 Años X Documentos de carácter académico. Los actos FCE-2.2.5.1.103 Lineamiento de administrativos conservan las decisiones tomadas.
Programas Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 48 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Español e Inglés Código FCE-2.2.5.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central - CT E M/D S FCE-2.2.5.2.1
FCE-2.2.5.2.1.8 ACTAS
Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCE-2.2.5.2.1.15 Actas Comité Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCE-2.2.5.2.1.41 Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
ma De Aprobacis,
Fecha.08 MAY 2019
'Y Universidad UY del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 49 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad Administrativa Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación Departamento de Español e Inglés Código: FCE-2.2.5.2, Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FcE-2.2.5.2.1.43 Actas
Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
FCE-2.2.5.2.3 FCE-2.2.5.2.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA
Actas de Acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
FCE-2.2.5.2.19 FCE-2.2.5.2.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
FCE-2.2.5.2.28 FCE-2.2.5.2.28.90
INFORMES Informes de Actividades Docentes
2 Años X X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para conservar, preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobac
Fecha: 08 MAY 2019
niz r Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 50 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación, Departamento de Español e Inalés Código: FCE-2.2.5.2. Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición fina
Procedimientos . Archivo Central CT E M/D S FCE-225.228.92 Informes de
Departamento 2 Años X Documentos de carácter administrativo que
reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas en los departamentos. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCE-2.2.5.2.40 FCE-2.2.5.2.40.103
PROGRAMAS Lineamientos de Programas
5 Años X Documentos de carácter académico, Los actos administrativos conservan las decisiones tomadas. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación y picar la documentación.
FcE-2.2.5.241 FCE-2.2.5.2.41.113
PROYECTOS Proyectos Cursos Especiales
2 Años X X Documentos que reflejan las notas de 105 cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones:
CV: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apro
Fecha: 0 8 MMM2019
Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 51 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Psicopedagooía Código: FCE-2.2.5.3 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Dis posición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.3.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las FCE-2.2.5.3.1.41 Actas Reunión
de Departamento decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FCE-2.2.5.3.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la FCE-2.2.5.3.28.94 Informes de
Gestión gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FCE-2.2.5.3.19 CONVOCATORIAS 2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo FCE-2.2.5.3.19.69 Convocatorias
Cargos Docentes de conservación en el Archivo Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
FCE-2.2.5.3.41 PROYECTOS 2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos FCE-2.2.5.3.41.113 Proyectos Cursos
Especiales libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones: nts<Firma De Aprobac~
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
Universidad CP del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 52 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectoría Académica Unidad productora Facultad de Ciencias de la Educación. Departamento de Licenciatura en Matemáticas y Física Código: FCE-2.2.5.4 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCE-2.2.5.4.1 FCE-22.5.4.1.25
ACTAS Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCE-2.2.5.4.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X
,
Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Nlicrofilmar o dígitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones: Firma De Apro
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización echa: 0 8 MM' 2019
E Eliminación S: Selección
rma De Apr
echa: 08 MAY 2019
T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 53 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Facultad de Educación Unidad productora: Observatorio de Paz y Derechos Humanos Código: OPDH-2.2.5.5
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S OPDH-2.2.5.5.28 OPDH-2.2.5.5.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
OPDH-2.2.5.5.41 PROYECTOS 5 Años X Documentos que reflejan el desarrollo de los proyectos del Observatorio, seleccionar una muestra del 10% de los más representativos, los demás levantar actas de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apr bac
cha: 08 MM 2019
nor Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 54 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Tecnologías
Código: FT-2.2.6
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FT-2.2.6.1
FT-2.2.6.1.15 ACTAS
Actas Comité de Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se agrupa en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FT-2.2.6.1.25 Actas Consejo de Facultad 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación
FT-2.2.6.1.43 Actas Sustentación de Grado
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irme De Aprob
Fecha: 8 MAY 2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 55 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Tecnologías
Código: FT-2.2.6
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S FT-2.26.2
FT-2.2.6.2.46
• •
ACUERDOS Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administrac:ión. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FT-2.2.6.18
i
i
,
CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez l'quidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o .digitalizan para preservar la documentación.
FT-2.2.6.28 FT-22.6.28.94
_
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o DigitalizaCión
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobac
echa: 08 MM 2019
nor Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 56 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicen-ectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías Código: FT-2.2.6
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FT-2.2.6.41 FT-2.2.6.41.113
PROYECTOS Proyectos Cursos Especiales
2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
FT-2.2.6.44.128 RESOLUCIONES Resoluciones Decanatura
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
rma De Aprobación -
WD: Microfilmación o Digitalización Fecha: 0 8 MAY 2019
El Universidad IJ del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 57 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías. Departamento de Topografía Código: T-2.2.6.1 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S T-2.2.6.1.1
T-2.2.6.1.41 ACTAS
Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
T-2.2.6.1.3 T-2.2.6.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA
Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para le preservación documental.
T-2.2.6.1.28 T-2.2.6.1.28.93
INFORMES Informes de Docentes
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.
P2.2.6.1.28.94 Informes de Gestión
2 Años X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
T-2.2.6.1.38 PRACTICAS DE CAMPO
2 Años X Documentos de carácter administrativo. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación S: Selección
Mg Universidad CP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 58 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Tecnologías, Departamento de Dibujo Código: 0-2 2 6 2
Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S 0-2.2 6.2 1 ACTAS
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
D-2.2.6.2.1.25 :
D-2.2.6.2.3 0-2.2.6.2,3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o
,cligitalizan para la preservación documental.
0-2.2.6.2.28 1 112.2.6.2.28.93 j
INFORMES Informes de Docentes
2 Años X Documentos de carácter Académico que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apre
Pecha: C OMA? 2019
Firma De Apro
WD: Microfilmación o Digitalización echa: O 8 MM 2019
nor Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 59 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias.
Código: FC-2.2.7
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E fVVD S FC-2.2.7.1 ACTAS 2 Años X X Documentos de carácter académico que
FC-2.2.7.1.25 Actas Consejo de Facultad reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
FC- 22.7.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
FC-2.2.7.2 ACUERDOS 2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FC-2.2.7.2.46 Acuerdos Consejo de Facultad
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
MID: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
le-------------- Firma De Apro
echa: 08 MAY 2019
T Universidad I del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 60 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. FC-2.2.7 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC-2.2.7.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y
administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Fe-2.2.7.28 FC-2.2.7.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FC-2.2.7.44 Fe-2.2.7.44.118
PROYECTOS Proyectos Cursos Especiales
2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los cursos libres. Microfílmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
cha: 08 HAY 2019
T Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 61 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. FC-2.2.7 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FC-2.2.7.44
FC-2.2.7.44.128 RESOLUCIONES
Resoluciones Decanatura 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por los Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digítalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
his Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 62 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias, Departamento de Física Código: F-2.2,7.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S F-2.2.7.1.1
F-22.7.1.1.41 ACTAS
Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
F-2.27.1.3 F-2.2.7.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digltalizan para la preservación documental.
Convenciones: irma De Aprob
a: Conservación Total hAID: Microflimación o Digitalización echa: 08 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
WUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 63 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica
Período VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Química
Código: Q-2.2.7.2 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E . WD S 0-2.2.7.2.1
Q-2.2.7.2.1.41 ACTAS
Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
0-2.2.7.2.1.3 0-22.72.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA .41 Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digltalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Aprob.
echa: 08 MAY 2019
Firma De Aprob
echa: 08 VA? 2019
hr Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 64 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Biología
Código: B-2.2.7.3
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S B-2.2.7.3.1
B-2.2.7.3.1.41 ACTAS
Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por ice profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
8-2.2.7.3.3 B-2.2.7.3.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
B-2.2.7.3.19 B-2.2.7.3.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación,
icar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 65 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Departamento de Matemáticas y Estadística Código: ME-2.2.7.4 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S ME-2.2.7.4.1
ME-2.2.7.4.1.41 ACTAS
Actas Reunión de Departamento
2 Años X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
ME-2.2.7.4.3 ME-2.2.7.4.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
ME-2.2.7.4.19 ME-2.2.7.4.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización P echa:
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apr 08 MAY 2019
Fecha: 08 MAY 2019
Firma De Apro
br Universidad NY del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 66 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Dirección y Coordinación de Bioloaía Código: DCB-2.2.7.5
Periodo VI Desde el año 1987 al año 200$
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
DCE3-2.2.7.5.1 ACTAS Actas de Pasantía
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las
DCB-2.2.7.5.1.37
DCB-2.2.7.5.1.43 Actas Sustentación de Grado
funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones:
CT: Conservación Total IvI/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Apro
echa: 08 HAY 2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 67 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoria Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias. Dirección y Coordinación de Matemáticas v Estadística
Periodo VI Código: DCME-2.2,7.6 Desde el año 1987 al año 2006
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/0 S DCME-2.2.7.6.1
DCME-.2.2.7.6.1.2.5 ACTAS
e Actas Comité Curricular 2 Mas X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
eur Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 68 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tohma Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud
Código: FCS-2 2 8
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.1
FCS-2.2.8.1.15 ACTAS
Actas Comité de Investigaciones
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas en cada facultad, la información se en el Comité Central de Investigaciones. Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FCS-2.2.8.1.25 Actas Consejo de Facultad
X X Documentos de carácter académico administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman
digitalizan para preservar la documentación. FCS-22.8.1.43 Actas Sustentación de
Grado X X Documentos de carácter académico administrativo. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman
digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
~e Firma De Aprobac'r .
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: 08 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
nir Universidad giV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 69 de 122
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud
Código: FCS-2.2.8
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.2
FCS-2.2.8.2.46 ACUERDOS
Acuerdos Consejo de Facultad
2 Años X X Actos jurídicos que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
FCS-2.2.8.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de. 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor. documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobación:
Fecha: 0 8 MAY 2019
Firma De Aprobacran.
ha: O 8 MM 2019 MID: Microfilmación o Digitalización
T Universidad ID del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
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Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud
Código: FCS-2.2.8
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FCS-2.2.8.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCS-2.2.8.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las
funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
FCS-2.2.8.44 RESOLUCIONES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que FCS-22.8. 44.128 Resoluciones Decanatura reflejan las decisiones tomadas por los
Consejos de Facultades en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aproba.
echa: 8 MAY 2019
T Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 71 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Salud Pública
Periodo VI Código: DSP-2.2.8.1 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S DSP-2.2.8.1.1 OSP-2.2.8.1.1.41
ACTAS Actas Reunión de Departamento
2 Años
_
X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
DSP-2.2.8.1.3 DSP-2.2.8.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
DSP-2.2.8.1.19 0SP-2.2.8.1.19.69
CONVOCATORIAS Convocatorias Cargos Docentes
2 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, levantar acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
etaFirma De Aproba
cha: 08 MAY-2019
hr Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 72 de 121
Entidad Productora Universidad del Tolima Unidad administrativa Vicerrectoría Académica unidad productora Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Salud Publica Código: DSP-2.2.8.1 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DSP-2.2.8.1.28
DSP-2.2.8.1.28.86 INFORMES
Informes Comité y Evaluación
2 Años •
X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el
Docente Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
DSP-2.2.8.1.28.94 Informes de Gestión
2 Años X x Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
DSP-2.2.8.1.37 PLANES 2 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, DSP-2.2.8.1.37.106
Planes de Mejoramiento
especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
T Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 73 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Ciencias Clínicas Código: DCC-2.2.8.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCC-2.2.8.2.1 ACTAS 2 Años X Documentos de carácter académico que DCC-2.2.8.2.41 Actas de Reunión de
Departamento reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
DCC-2.2.8.2.3 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la DCC-2.2.8.2.3.1 Actas Acuerdos
Pedagógicos memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
DCC-2.2.8.2.19 CONVOCATORIAS 2 Años X Documentos carácter académico. Pasado DCC-2.2.8.2.19.69 • Convocatorias Cargos el tiempo de conservación en el Archivo
Docentes Central, levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
DCC-2.2.8.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos carácter académico. Pasado DCC-2.2.8.2.28.86 Informes Comité y el tiempo de conservación en el Archivo
Evaluación Docente Central, microfilmar.
•••••••.. Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobacehrer-----
Fecha: 08 MM' 2019
arma De Aprobació
Fecha: 0 8 MM Fecha:
T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 74 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Departamento de Ciencias Clínicas Código: DCC-2.2.8.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCC-2.2.8.2.37 DCC-2.2.8.2.37.106
PLANES Planes de mejoramiento
2 Años X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
DCC-2.2.8.2.38 PRACTICAS DE CAMPO 2 Años X Documentos de carácter administrativo. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobad"
Fecha: .0 8 MAY 2019
Universidad U del Tollina SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 75 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Programa de Enfermería Código: PE-2.2.8.3 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PE-2.2.8.3.1
PE-2.2.8.3.1,8 ACTAS
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
PE- 2.2.8.3.1.16 Actas Comité de Pasantía 2 Años X X Documentos de carácter académico que reflejan las decisiones tomadas por los profesores, informe compilado en uno general no recobran valor histórico. Pasado el tiempo de permanencia en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
PE-2.2.8.3.3 PE-2.2.8.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 76 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Programa de Medicina
Código: PM-2.2.8.4 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S PM-2.2.8.4.1
PM-2.2.8.4.1.8 ACTAS
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico. Se
conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digitalización
E Eliminación S: Selección
MID: Microfilmación o Digitalización
Firma De Aproh-n~
echa: 08 MAY 2019
hr Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 77 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Facultad de Ciencias de la Salud. Postqrados
Periodo VI Código: P-2.2.8.5 Desde el año 1987 al año 2005
Retención Disposición final Código N° Asunto o Serie Archivo Central CT E M/D S Procedimientos
P-2.2.8.5.41 PROYECTOS 2 Años X X Documentos que reflejan las notas de los P-2.2.8.5.41.113 Proyectos Cursos
Especiales cursos libres. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación S: Selección
írma De Aprobac
Fecha: 0 8 HAY 2019
UUniversidad del lama SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 78 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Dirección
Código: IDEAD-2.2.9.1 Periodo VI Desde el año 1988 al ario 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M1D S IDEAD-2.2.9.1.11
IDEAD-22.9,1.11.57 CIRCULARES
Circulares Informativas 2 Años X Documentos de carácter
informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
IDEAD-2,2.9.1.28 IDEAD-2.2,9.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprob
08 MAY 2019 cha:
a lir Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 79 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto Educación a Distancia Unidad Productora: Dirección
Código: IDEAD-2.2.9.1 Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDEAD-2.2.9.1.37
IDEAD-2.2.9.1.37.106 PLANES
Planes de Mejoramiento
2 Años
.
X X Este documento refleja los objetivos de la entidad, especifica las políticas y líneas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Seleccionar cualitativamente aquellos de mayor impacto. Microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
IDEAD-2.2.9.1.44 IDEAD-2.2.9.1.44.130
RESOLUCIONES Resoluciones del IDEAD
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por el Instituto de Educación a Distancia en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
ma De
Fecha: 0 8 MAY 2019
no I= Universidad VP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 80 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica
Código: SA-2.2.9.2 Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central ' CT E MiD $ SA-2.2.9.2.1
SA-2.2.9_2.1.11 ACTAS
Actas Comité de Coordinación
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SA-2.2.9.2.1.26 Actas Consejo Directivo
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Información compilada en los Comités de Coordinación. Levantar acta de eliminación y picar la documentación.
SA-2.2.9.2.1.30 Actas Cursos de Tutores
2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo Central levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
rma De Apr
ha: 08 MM 2019
rj Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 81 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Instituto de Educación a Distancia. Secretaría Académica Código: SA-2.2.9.2
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-2.2.9.2.3 ASIGNACIÓN ACADEMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la
SA-2.2.9.2.3.1 Actas de Acuerdo memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental. Pedagógico
SA-2.2.9.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor SA-2.2.9.2.28.94 Informes de Gestión histórico, microfilmar o digitalizar para el
aseguramiento de la información y posteriores consultas.
SA-2.2.9.2.43 REGISTROS 2 Años X X Documentos de académico. Recobran valor SA-2.2.9.2.43.119 Registros Calificaciones
Nivel Introductorio histórico, microfilmar o digitalizar para el aseguramiento de la información y posteriores consultas.
06 MAY 2019 Fecha:
Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 82 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Programa Tecnología en Electrónica
Código: PTE-2.2.9.2 1
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2006
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ PTE-2.2.9.2.1.1
PTE-2.2.9.2.1.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter
académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
PTE-2,2.9.2.1.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
PTE-2.2.9.2.1.1.3 PTE-2.2.9.21.1.3.1
ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
WUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 83 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Proarama Tecnología en Sistemas
Código: PTS-2.2.9.2.2
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PTS-2.2.9.2.2.1
PTS-2.Z9.2.2.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años
,
X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
PTS-2.2.9.2.2.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
PTS-2.2.9.2.2.3 PTS-22.9.22.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X
_
X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para la preservación documental
Convenciones:
CT: Conservación Total Me: Mia-ofilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 06 MAY 2019
Firma De Ap
Fecha: 0 8 MAY 2019
nor Universidad IP del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 84 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica Proorama Tecnolociia Educativa Código: PTED-2.2.9.2.3
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E .WD S PTED-2.2.9.2.3.1
PTED-2.2.9.2.3.1.8 ACTA . Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total Mil): Microfiltnación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad Mi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 85 de 121
Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Programa Administración Educativa. Código: PAED-2.2.9.2.4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S PAED-2.2.9.2.4.1
PAED-2.2.9.2.4.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter académico.
Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
PAED-2.2.9.2.4.3 PAED-2.2.9.2.4.3.1
ASIGNACIÓN ACADÉMICA Actas Acuerdos Pedagógicos
2 Años X X
_
Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aproba
Fecha: 08 MM 2019
irma De Aprobac
Fecha: 08 MAY 2019
Universidad CP del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 86 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Proorama Licenciatura en Educación Básica Primaria Código: PLEBP-2.2.9.2,5
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2006
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S PLEBP-2.2.9.2.5.1 PLEBP-2.2.92.5.1.8
ACTA Actas Comité Curricular
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.
PLEBP-2.2.9.2,5.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan él desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irme De Aprobación ,...
O 8 MAY 2019 Fecha:
T Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 87 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tollina Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica. Proarama Administración inanciera Código: PAF-2.2.9.26
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2006
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ PAF-2.2.9.2.6.1
PAF-2.2.9.2.6.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter
académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
PAF-2.2.9.2.6.1.43 Actas Sustentación de Grado 2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo que reflejan el desarrollo de las funciones en cuanto a grados. Microfilmar o digitalizar para la preservación y conservación de los originales.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad UI del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 88 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Programa Administración de Empresas Agropecuarias Código: PAEA-22.9.2:7
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2006
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E WD S PAEA-2.2.9.2.7.1
PAEA-2.2.9.2.7.1.8 ACTA 2 Años X X Documentos de carácter
académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se rnicrofilman o digitalizan para preservar la documentación.
Actas Comité Curricular
Firma De Aprobse"n —
Fecha: 00 HAY 2019
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Mianfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 89 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tohma Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Especialización en Gerencia de Instituciones Educativas Código: EGIE-2.2.9.2.8
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E ft/UD $ EGIE-2.2.9.2.8.1
EGIE-2.2.9.2.8.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter
académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional, Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
EGIE-2.2.9.2.8.1.43 Actas Sustentación de grado 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
EGIÉ-2.2.9.2.8.3 EGIE-2.2.9.2.8.3.1
ASIGNACIÓN ACADEMICA Actas de acuerdo Pedagógico
2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental
Firma De Aprobar-CIÓ ,
08 MAY 2019 Fecha:
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
UUniversidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 90 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolirrta Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaria Académica. Especialización en Docencia de la Literatura Infantil Código: EDLI-2.2.9.2.9
Período VI Desde el ano 1986 al ano 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D $ EDLI-2.2.9.2.9.1
EDLI-2.2.9.2.9.1.8 ACTA
Actas Comité Curricular 2 Años X X Documentos de carácter
académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se .microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones;
Cr: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E; Eliminación S: Selección
rma De Ap
Fecha: 019 - •
T universidad Vi del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 91 de 121
Entidad Productora: Universidad del -falba Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Secretaría Académica Programa Tecnología en Alimentos. Código: PTA-2.2.9.2.10
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E IWD S PTA-2.2.9.2,10.1 ACTA 2 Años X X Documentos de carácter PTA-2.2.9.2.10.1.8 Actas Comité Curricular académico. Se conservan
porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar fa documentación.
PTA-2.2.9.2.10.3 ASIGNACIÓN ACADÉMICA 2 Años X X Se conservan por considerarse PTA-2.2.9.2.10.3.1 Actas Acuerdos Pedagógicos parte de la memoria institucional.
Se ,microfilman o digitalizan para la preservación documental
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: O 8 MAY 2019
‘Firma De Apro
Fecha: 08 MAY 2019
nigis Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 92 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Coordinación de Investigaciones.
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código: 1-2.2.9.2.1
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S 1-2.2.9.2.1,1.1 1-2.2.9.2.141.1.15
ACTA Actas Comité de Investigaciones
2 Años X X Documentos de carácter académico. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
Firma De
Fecha: 0 8 MM 2019
El Universidad gr, del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 93 de 122
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Periodo VI Unidad Productora: Secretaría Administrativa Código: SA-2.2.9.3
Desde el año 1886 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
SA-2.2.9.3.1 SA-2.2.9.3.1.2
ACTAS Actas Clasificación Tutores
1 Año X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución y pasado el tiempo de retención en el Archivo Central levantar acta de eliminación y picar la documentación.
SA-2.2.9.3.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años. Mediante análisis y consenso de las unidades académicas se determinó no realizar selecciones o eliminaciones a esta serie documental
SA-2.2.9.3.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años. Mediante análisis y consenso de las unidades académicas se determinó no realizar selecciones o eliminaciones a esta serie documental.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
irma De Aproba.
Fecha: ¿JO MAY 2019
T Universidad UP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 94 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Periodo VI Unidad Productora: Secretaría Administrativa Código: SA-2.2.9.3
Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-2.2.9.3.28 INFORMES 3 años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la
SA-2.2.9.3.28.85 Informes Órganos de
gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el
Estado Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción;
SA-2.2.9.3.28.94 microfilmar o digitalizar para futuras consultas. Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al
Informes de 2 Años X X área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Gestión Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción;
SA-2.2.9.3.28.96 microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Informes
Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe
Ejecución Presupuestal
10 X x efectuar una selección representativa del 10% por ario de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
SA-2.2.9.3.32 MATRICULAS 10 años X Documento contable deberá conservarse por un período SA-2.2.9.3.32.116 Recibos de
Liquidación de Matrículas
diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
ma De Aprobac
Fecha: 0 8 MAY 2019
hr Universidad UP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 95 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administratva: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora. Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6
FR-2.2.9.4.6.63 BALANCES
Conciliaciones 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo,
tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.
FR-2.2.9.4.6.64 Consolidados de Almacén
10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
Firma De Aproba
Fecha: 0 MM 2019
nar Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 96 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 200$
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6.65 Consolidado
Financieros 10 Años X Documentos de valor contable y administrativo,
tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.
FR-2.2.14.6.87 Informes Contables Almacén
10 Años X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan
Fecha: 08 MAY 2019
irma De Aprobac
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 97 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E MID S FR-2.2.9.4.6.88 Informes Contables Egresos 10 Años X X Documentos de valor contable y
administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan
FR-2.2.9.4.6.89 Informes Contables Ingresos 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aproba
08 MM 2019 echa:
T Universidad Vi del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 98 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora: Fondo Rotatorio Código: FR-2.2 9 4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.6.99 Libro de Bancos 10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo,
tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan.
FR-2.2.9.4.20 FR-2.2.9.4.20.71
CORRESPONDENCIA Correspondencia Despachada
2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
FR-2.2.9.4.20.72 Correspondencia Recibida 2 Años X Documentos de carácter informativo se eliminan cumplida su retención, por su contenido carecen de carácter vinculante o reglamentario. Se refieren a anuncios administrativos sin ninguna trascendencia. Al cumplir el tiempo de retención en Archivo levantar Acta de Eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total MID: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aproba
echa: 08 MAY 2019
lir.' Universidad UF del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 99 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Instituto de Educación a Distancia Unidad Productora- Fondo Rotatorio Código: FR-2.2.9.4
Periodo VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S FR-2.2.9.4.18
FR-2.2.9.4.18.68 CONVENIOS
Convenios de Infraestructura 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal,
contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
im Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 100 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tohme Unidad Administrativa: Rectoría Unidad Productora: Instituto Educación a Distancia. Secretaria de Centros Regionales Código: SCR-2.2.9.5
Período VI Desde el año 1986 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E Iv1/0 S SC R-2.2.9. 5.18
SCR-2.2.9.5.18.68 CONVENIOS
Convenios de Infraestructura 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal,
contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al realizar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar le documentación,
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitatización
E: Eliminación S: Selección
a De Apa
cha: 08 MAY 2019
WUniversidad del Mima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 101 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicernáctoría Acad mica
Periodo VI
Unidad productora: Centro de Estudios Reaionales-CERE
Código: CERE-2.3
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S CERE-2.3.1
cERE-2.3.1.22 ACTAS
Actas Comité Técnico 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan
las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
C E RE-2. 3.18 CONVENIOS 20 Años X X Documentos de valor legal, fiscal, contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 20 Años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos Convenios que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta, el valor y el objeto, que será señalada por el productor documental al rearmar la transferencia. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
CERE-2.341 PROYECTOS 10 Años X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.
Convenciones-,
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
irma De Aproba
Fecha: 08 MAY 2019
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalización
S: Selección
Firma De Apr
echa: 08 MAY 2019
ni y Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 102 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica Unidad productora: Oficina de Investigaciones y Desarrollo Científico
Periodo VI Código: IDC-2.4 Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S IDC-2.4.1
IDC-2.4.1.6 ACTAS
Actas Comité Central de Investigaciones
2 Años X X Documentos de carácter académico administrativo Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
10C-2.4.7 IDC-2.4.7.52
BANCOS Boletín Diario de Caja y Bancos
10 Años X X Documentos de valor contable y administrativo, tienen un tiempo de prescripción de 10 años una vez liquidados, luego de los cuales se debe efectuar una selección representativa del 10% por año de aquellos que posean información relevante para la Universidad dada la frecuencia de consulta. Se microfilman o digitalizan para preservar la documentación.
IDC-2.4.17 CONTRATOS 20 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
IDC-2.4.19 IDC-2.4.19.70
CONVOCATORIAS Convocatorias de Investigación
5 Años X Documentos carácter académico. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central, microfilmar y levantar Acta de eliminación, picar la documentación.
0 8 HAY 2019 Fecha:
rma De Aprob '
T Universidad CP del Tenme SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 103 de 121
Entidad Productora: Universidad del TOMEI Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad productora: Oficina de Investioaciones Y Desarrollo Científico
Código: IDC-2 4 Desde el año 1987 al año 200$
Código N' Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M1D S IDC-2.4.28
IDC-2.4.28.94 INFORMES
Informes De Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan la
gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
I DC-2.4.41 IDC-2.4.41.114
PROYECTOS Proyectos de Investigación
5 Años X Documentos de carácter académico. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se seleccionan una muestra cualitativa del 10% de los trabajos más representantes para la historia de la Universidad.
Convenciones:
Cr: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprobaciót
Fecha: 08 MAY 2019
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 104 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa
Periodo VI
Unidad productora:
Código: VA-3
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S VA-3.28
VA-3.28.94 INFORMES
Informes de Gestión 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección,
zur Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 105 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M S DCF-3,1.5 DCF-3.1.50
BALANCES Balances. Informes Contables
10 Años
i
X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
Convenciones:
CT: Conservación Total WD: Microfilmación o Digítalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Apr
Fecha: O O MM 201
hr Universidad %IP del Tolima SECRETARIA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 106 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoria Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M S DCF-3.1.13
DCF-3.1.13.60 COMPROBANTES
Comprobante Diario 10 Años X Documento contable deberá conservarse
por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
DC F-3.1.21 DCF-3.1.21.73
CUENTAS Cuentas Anuladas
10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta, Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
C.
Convenciones:
CT: Conservación Total.M/D: Microfilmación o Digitalización Fecha: O 8 MAY 2019
E: Eliminación S: Selección
In Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 107 de 121
Código: DCF-3.1 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable v Financiera
Firma De Aproba
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3.1.21
DCF-3.1.21.74 CUENTAS
Cuentas Canceladas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un
período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
DCF-3.1.21.75 Cuentas Causadas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
DCF-3.1.21.76 Cuentas Elaboradas 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalizac ón
E: Eliminación S: Selección
cha: 03 MAY 2019
Firma De Apro
cha: 06 MAY 2019
nor Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 108 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicen-ectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3.1.28
DCF-3.1.28.94 INFORMES
Informes Ejecución Presupuestal
10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
DCF-3.1.30 DCF-3.1.30.100
LIBROS Libros Auxiliares
10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Fecha: 08 MM 2019
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mi Universidad IP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
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Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: VIcerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable y Financiera Código: DCF-3.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DCF-3,1.32
DCF-3.1.32.116
DCF-3.1.32.122
DCF-3.1.32.123
MATRICULAS Recibos Liquidación De Matriculas
Reliquidación de Matriculas
Reliquidación descuentos por Hermanos
10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art, 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
Convenciones:
CT: Conservación Total M1D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
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cha: 08 MAY 2019
T universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
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Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: División Contable v Financiera. Tesorería y Pagaduría.
Código: TP-3.1.1 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central
CT E M/D S
TP-3.1.1.7 BANCOS 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período TP-3.1.1.7.52 Boletín Diario de
Caja y Bancos diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la
TP-3.1.1.7.63 Conciliaciones reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema
TP-3.1.1.7.115 Recaudos Financiero Art. 96
TP-3.1.1.33 NOTAS 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período TP-3.1.1.33.104
TP-3.1.1.33.105
Notas Crédito
Notas Débito
diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96.
TP-3.1.1.46 NÓMINA 10 Años X Documento contable deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
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TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 111 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos Código: SA-3.2.
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-3.2.1 ACTAS 2 Años X X Se conservan por considerarse parte de la
SA-3.2.1.40 Actas Juntas de Licitaciones memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación documental.
SA-3.2.1.14 COMUNICACIONES OFICIALES 2 Años X Pasado el tiempo de conservación levantar acta para su eliminación. Recobran valor administrativo.
SA-3.2.28 INFORMES 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que SA-3.2.28.94 Informes de Gestión • reflejan la gestión y el cumplimiento de las
funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
SA-3.2.31 MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA 1 Año X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Una vez transcurrido el tiempo de retención, eliminar y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
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Firma De Aprobaaiitr --
echa O 8 .:,.:2019:
Fecha: 08 MAY 2019
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Entidad Productora: Universidad del Tolime Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos Código: SA-32
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S SA-3.2.42
SA-3.2.42.117 RECIBOS
Recibos Servicios Públicos 10 Años X Documento contable que sirve de soporte en
las cuentas de pago se deberá conservarse por un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de 2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Art. 96
SA-3.2.45 SA-3.2.45.108
SEGUROS Pólizas Globales
5 Años
,
X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas el área. Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, seleccionar el 10% de la producción; microfilmar o digitalizar para futuras consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o DigitalizaCión
E: Eliminación S: Selección
nor Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 113 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa Unidad Productora: Servicios Administrativos. Comoras Código: C-3.2.1
Periodo VI Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S C-3.2.1.6 BANCO DE PROVEEDORES 2 Años X Considerados como Planes Operativos al
cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primarios y no recobrar valor secundario.
C-3.2.1.34 OFERTAS PUBLICA 2 Años X Considerados como Planes Operativos al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores
y no recobrar valor secundario. _primarios C-3.2.1.35 ORDENES DE SUMINISTRO 2 Años X Considerados como Planes Operativos al
cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primarios y no recobrar valor secundario.
C-3.2.1.36 C-3.2.1.36.97
PLAN DE COMPRAS Informes Plan de Compras
2 Años X Considerados como Planes Operativos al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminan por carecer de valores primariosyno recobrar valor secundario.
Convenciones: rma De Aproba
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digital ización cha: 08 MAY 2019
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echa: O 8 MM 2019
ni lir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
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Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectorla Administrativa
Periodo VI
Unidad Productora: Servicios Administrativos, Almacén Código: A-3 2 2
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S A-3.2.2.10 BOLETINES 10 Años X Documento contable deberá conservarse por
A-3.2.2.10,53 Boletines de Bajas
Boletines de Custodias
un período diez (10) Años contados a partir de la fecha del último asiento, podrá ser conservado en cualquier medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando garantice la reproducción exacta. Ley 962 de
A-3.2,2.10.54
2005 Art. 28. Código de Comercio Art. 59 y A-3.2,2.10.55 Boletines de Entradas y 60 - Estatuto Orgánico del Sistema
Responsabilidades Financiero Art, 96
A-3.2.2.10.56 Boletín de Entradas y Salidas
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
br Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 115 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vic,errectoría Administrativa
Periodo VI
Unidad Productora. División de Relaciones Laborales y Prestecionales Código: DRIP-3 3, Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT , E M/D S DRLP-3.3.1 DRLP-3.3.1.3
ACTAS Actas Comisión Negociadora
2 Años X 1 X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
DRLP-3.3.1.23 Actas Comités de Reclamos
2 Años X : X
'
Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas,
012LP-3.3131 Actas de Comité Evaluador
2 Años X 1 X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
Convenciones:
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M/D: Microfilmación o Digitalizadón
S: Selección
Firma De Aprobr
Fecha: 08 MAY 2019
"ffir Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 116 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolime Unidad Administrativa: Vicerrectoría Administrativa
Periodo VI
Unidad Productora: División de Relaciones Laborales y Prestacionales Código: DRLP-3.3. Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S DRLP-3.3.1
DRLP-3.3.1.32 ACTAS
Actas de Comité Selección de Personal
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
DRLP-3.3.1.36 Actas Evaluación de Hojas de Vida
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
DRLP-3.3.19 DRLP-1.3.19.91
CONVOCATORIAS Informes de Convocatorias
2 Años X X Documentos que reflejan el resultado del proceso de • convocatorias en la Universidad. Microfilmar o digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas, Levantar Acta de eliminación y picar la documentación.
DRLP-3.3.27 HISTORIAS LABORALES 80 Años X X Una vez culminados los dos años de la desvinculación del trabajador, esta serie se transfiere al archivo central, donde reposara por espacio de 80 años terminado el tiempo de retención en el archivo central se seleccionará por muestreo de 6% del total de la producción documental y se guardara en el archivo histórico.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
3krirma De Aproab
Fecha: 08 MM 2019
irme De Aproba
cha: 08 MAY 2019
ai Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 117 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolirna Unidad Administrativa: Vicerrectoría Académica
Periodo VI
Unidad Productora: Centro Universitario Regional del Norte-CURDN Código: CURDN-3 4
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S CURDN-3.4.44
CURDN-3.4.44.127 RESOLUCIONES
Resoluciones CURDN 2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por la Granja de Armero en cumplimiento de las funciones. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para el aseguramiento de la preservación, conservación documental y dar cumplimiento a las solicitudes de información.
Convenciones:
CT: Conservación Total WD; Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Aprob
Fecha: 0 8 MAY 2019
ni la Universidad IV del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 118 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vlcerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos Educativos
Periodo VI
Unidad Productora: Bienestar Universitario Código: BU-4.1
Desde el año 1987 al año 2905
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S BU-4.1.9 BECAS
2 Años X Documentos de carácter académico
administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la institución. Pasado el tiempo de conservación en el Archivo Central levantar acta y eliminar, los actos administrativos recopilan las decisiones tomadas.
BU-4.1,43 BU-4.1.43.112
PROGRAMAS Programa de Inducción
2 Años X
•
Documentos de apoyo a la gestión académica de la Universidad cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo Central se eliminará, pierden el valor primario y no adquiera valor secundario.
Convenciones:
CT. Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
T Universidad CP del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 119 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos
Periodo VI
Unidad Productora: Bienestar Universitario. Sección Asistencial Código: SA-4.1.1
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
SA-4.1.1.1 SA-4.1.1.1.17
ACTAS Actas Comité de Residencias
2 Años X X Documentos de carácter administrativo que
reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SA-4.1.1.26 SA-4.1.1.26.84
HISTORIAS CLINICAS Historias Clínicas
2 Años X Pasados los tiempos de retención en el Archivo Central levantar Acta de eliminación y
de Estudiantes picar la documentación.
SA-4.1.1.28 SA-4.1.1.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.
SA-4.1.1.28.95 Informes de Reliquidación de Matrícula
2 Años X Documentos de carácter administrativo. Los originales reposan en la Oficina de División Contable y Financiera. Levantar Acta de eliminación y picar la documentación.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
trna De Aprobac'
Fecha: 08 MAY 2019
cha: O 8 MAY 2019
Universidad MI del Tolima
SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 120 de 121
Unidad Administrativa: Vicerrectoria de Desarrollo Humano y Recursos Unidad Productora: Bienestar Universitario. Sección Salud Ocupacional
Código: 850-4.1.2 Periodo VI
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M/D S
SSO-4.1.2.1 SSO-4.1.2.1.134
ACTAS Actas Comité Paritario 2 Años
X X Documentos de carácter administrativo que reflejan las decisiones tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
SSO-4.1.2.26 SSO-4.1.2.26.135
HISTORIAS CLINICAS Historias Clínicas Ocupacionales
2 Años X Pasados los tiempos de retención en el Archivo Central levantar Acta de eliminación y picar la documentación.
SSO-4.1.2.28 SSO-4.1.2.28.94
INFORMES Informes de Gestión
2 Años X Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección
Firma De Ap
Fecha: O U MM 201
Mi Universidad del Tolima SECRETARÍA GENERAL. ARCHIVO GENERAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL Hoja 121 de 121
Entidad Productora: Universidad del Tolima Unidad Administrativa: Vicerrectoría de Desarrollo Humano y Recursos Periodo VI Unidad Productora: Bienestar Universitario. Biblioteca Código: 8-4.2
Desde el año 1987 al año 2005
Código N° Asunto o Serie Retención Disposición final
Procedimientos Archivo Central CT E M'O S B-4.2.1 ACTAS X X Documentos de carácter administrativo que
B-4.2.1.1.34 Actas de Descarte y Bajas
2 Años reflejan las decisiones ' tomadas por la administración. Se conservan porque desarrollan valores secundarios de tipo histórico y hacen parte de la memoria institucional. Se microfilman o digitalizan para la preservación, conservación y posteriores consultas.
8-4.2.28 INFORMES 2 Años X Documentos de carácter administrativo que B-4.2.28.94 Informes de Gestión reflejan la gestión y el cumplimiento de las
funciones asignadas al área. Éstos son compilados con los generales.
Convenciones:
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación o Digitalización
E: Eliminación S: Selección