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Subvenciones Globales y DistritalesProceso y Administración de las SubvencionesIng. Rafael Plancarte Elizondo22 de Marzo de 2014
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TITLE | 2
Tipos de Subvenciones
Plan de Visión Futura
12 Programas 3 Programas
Subvenciones Globales Subvenciones Distritales Subvenciones Globales Prediseñadas
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TITLE | 3
Subvenciones Globales
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TITLE | 4
Proceso
PROCESO DEADMINISTRACIÓN
DE SUBVENCIONES
GLOBALES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
CAPACITACIÓN CERTIFICACIÓN
BUSCAR EL PROYECTO
DETALLES DEL PROYECTO Y
APORTACIONES
BUSCAR CLUB HERMANO
LLENAR SOLICITUD Y PEDIR
AUTORIZACIÓN
ENVIAR LA SOLICITUD A LFR
YA APROBADA, MANDAR
APORTACIONES ESPERAR DEPÓSITO
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
ENTREGA DEL PROYECTO
INFORME CUSTODIA Y
SUSTENTABILIDAD
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TITLE | 5
Administración de Subvenciones
1. Certificación del Club
2. Responsabilidades de los Funcionarios
3. Plan de Gestión Financiera
4. Cuentas Bancarias
5. Informes Sobre el Uso de Fondos
6. Conservación de Documentos
7. Notificación del Uso Indebido de Fondos
8. Otros Compromisos
9. Aportaciones
10. Sustentabilidad.
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TITLE | 6
Certificación del Club
• CURSO DE ADMINISTRACIÓN DE SUBVENCIONES
• OBTENER EL MDA (MEMORÁNDUM DE ACUERDO)
EXPEDIDO POR EL DISTRITO
• EL MDA TIENE VALIDEZ DE 1 AÑO
• EL CLUB SE COMPROMETE A SEGUIR LOS LINEAMIENTOS DE LFR.
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TITLE | 7
Certificación del Club
EL CLUB SERÁ RESPONSABLE DEL USO DE LOS FONDOS
SE PODRÁ SUSPENDER O REVOCAR LA CERTIFICACIÓN DEL CLUB POR USO INDEBIDO DE LOS FONDOS
COOPERAR CON TODA AUDITORÍA FINANCIERA
ENVIAR A MÁS DE UN SOCIO AL SEMINARIO
ACCESAR www.rotary.org con IE9 ó Google Chrome
DARSE DE ALTA EN: www.rotary.org: e-mail, password, # ID rotario
USAR ACROBAT READER VERSIÓN XI.
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TITLE | 8
Certificación del Club
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TITLE | 9
Certificación del Club
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TITLE | 10
Responsabilidades de los Funcionarios
• EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DEL MDA ES DE LOS PRESIDENTES Y PRESIDENTES ELECTOS
• EL USO INDEBIDO DE FONDOS ES PRODUCTO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS.
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TITLE | 11
Responsabilidades de los Funcionarios
• SE ENTIENDE POR CONFLICTO DE INTERÉS TODA RELACIÓN MEDIANTE LA CUAL UN ROTARIO O UNA PERSONA ALLEGADA SE BENEFICIA PERSONAL O FINANCIERAMENTE DE LOS FONDOS O LAS ACTIVIDADES DE UNA SUBVENCIÓN
- BENEFICIOS ECONÓMICOS
- BENEFICIOS PERSONALES.
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TITLE | 12
Plan de Gestión Financiera
• PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA
• SÓLO RECURRIR AL USO DE EFECTIVO CUANDO NO EXISTA OTRA ALTERNATIVA DE PAGO
• UNA PERSONA APRUEBA LOS GASTOS Y OTRAS DOS FIRMAN Y GIRAN LOS CHEQUES.
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TITLE | 13
Plan de Gestión Financiera
• HACER CONCILIACIONES BANCARIAS MENSUALMENTE
• MANTENER CONTROL DEL INVENTARIO
• NOMBRAR A UNA PERSONA PARA VERIFICAR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA SUBVENCIÓN vs EL MDA.
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TITLE | 14
Cuentas Bancarias
• UNA CUENTA BANCARIA EXCLUSIVA PARA EL PROYECTO
• FIRMAN DOS SOCIOS DEL CLUB, COMO MÍNIMO (firmas mancomunada)
• DEVENGAR INTERESES BAJOS O NULOS
• SI UNA PERSONA REALIZA PAGOS ELECTRÓNICOS, HAY QUE DEJAR CONSTANCIA DE QUE EL PAGO FUE APROBADO POR, AL MENOS, OTRO DE LOS SIGNATARIOS.
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TITLE | 15
Informe Sobre el Uso de Fondos
• INFORMES PARCIALES CADA 12 MESES
• MANDAR EL INFORME FINAL MÁXIMO A LOS DOS MESES DE CONCLUIDO EL PROYECTO
• SI NO SE PRESENTAN, EL CLUB PODRÍA QUEDAR INHABILITADO
• SI NO SE PRESENTAN INHABILITAMOS AL CLUB HERMANO.
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TITLE | 16
Conservación de Documentos
• INFORMACIÓN BANCARIA
• CERTIFICACIÓN DEL CLUB, MDA
• PLANES Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS
• COTIZACIONES, COMPROBANTES DE PAGO Y FACTURAS DE LAS COMPRAS, ETC.
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TITLE | 17
Conservación de Documentos
• REGISTROS ACCESIBLES PARA AUDITORÍAS
• CONSERVARLOS DURANTE UN MÍNIMO DE 5 AÑOS
• ARCHIVOS IMPRESOS EN UN SOLO LUGAR
• GUARDAR COPIAS ELECTRÓNICAS.
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TITLE | 18
Conservación de Documentos
• HACER COPIAS DE SEGURIDAD
• GUARDAR COPIA DE LOS DOCUMENTOS EN UN LUGAR DISTINTO
• USAR UN SERVICIO GRATUITO DE ALMACENAMIENTO
• SE DEBE ENTREGAR AL DISTRITO UNA COPIA FÍSICA Y UNA ELECTRÓNICA.
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TITLE | 19
Notificación de Uso Indebido de Fondos
• TODO CASO O PRESUNTO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS DE LA SUBVENCIÓN DEBE SER COMUNICADO AL DISTRITO
• LOS DISTRITOS DEBERÁN INFORMAR A LA FUNDACIÓN ROTARIA SOBRE TODO CASO DE MALVERSACIÓN O USO INDEBIDO DE LOS FONDOS.
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TITLE | 20
Notificación de Uso Indebido de Fondos
• LA FUNDACIÓN COLABORARÁ CON EL CLUB Y EL DISTRITO PARA RESOLVER EL CASO
• PARA ASEGURAR LA TRANSPARENCIA, DISTRIBUYA LAS RESPONSABILIDADES EN VARIOS SOCIOS DEL CLUB.
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TITLE | 21
Otros Compromisos
El proyecto debe de venir de la comunidad Los Rotarios deben participar activamente Mucha comunicación entre Rotarios y la Comunidad Asegurar los fondos que aportará el club Las Sub. Globales deben ser ≥ $30,000 USD La parte Internacional debe aportar al menos el 30% Se le debe pedir a LFR entre $15,000 - $200,000 USD Concursar las compras, 3 cotizaciones El llenado, seguimiento y autorización son en línea.
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TITLE | 22
Áreas de Interés
Fomento de la paz y prevención/ resolución de conflictos
Prevención y tratamiento de enfermedades
Suministro de agua y saneamiento
Salud materno-infantil
Educación básica y alfabetización
Desarrollo económico y cívico
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TITLE | 23
Otros Compromisos
Apoyar al menos una de las 6 áreas de interés de LFR Las aportaciones no deben venir del beneficiario No tener subvenciones vencidas de reporte No comenzar el proyecto antes de que lleguen los fondos Las aportaciones de los clubes no pueden ser en especie Visitar el proyecto después de entregado Se pueden tener hasta 10 Sub. Globales abiertas Demostrar la sustentabilidad del proyecto.
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TITLE | 24
MEZCLA DE FONDOS PARA UNA SUBVENCIÓN GLOBAL
CONTRIBUCIONES CLUB/DIST LFR
DLS DLS
CLUB LOCAL $ 12,400.00 50% $ 6,200.00
DISTRITO LOCAL $ 7,000.00 100% $ 7,000.00 $19,400.00 49.87%
$19,500.00 50.13%
CLUB INTERNACIONAL (1) $ 14,500.00 50% $ 7,250.00 Aportación Internacional
CLUB INTERNACIONAL (2) $ - 50% $ - 50.13%
DISTRITO INTERNACIONAL $ 5,000.00 100% $ 5,000.00 Al menos debe ser del 30%
$ 38,900.00 $ 25,450.00 Pedir al menos $15,000 dls
TOTAL DE APORTACIONES $ 64,350.00 Costo total del proyecto
al menos de $30,000 dls.
¿ Costo del Proyecto ? $ 64,350.00 CONTRIBUCIÓN CLUB LOCAL $ 12,400.00
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TITLE | 25
Aportaciones
APORTACIONES VÁLIDAS PARA MATCH DE LFR:
DE UN ROTARIO FONDOS DEL CLUB ACTIVIDAD DE RECAUDACIÓN DEL CLUB FDD DEL DISTRITO UNIRSE VARIOS CLUBES DE PERSONAS AJENAS A ROTARY
APORTACIONES NO VÁLIDAS PARA MATCH:
DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROYECTO DE OTRAS ORGANIZACIONES O GOBIERNO
Cash $1.00 $0.50
FDD $1.00 $1.00
Cash $1.00 $0.00
FDD $1.00 $0.00
LFR
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TITLE | 26
Sustentabilidad
1.- Involucrarse 2.- Trabajar juntos: Rotarios Y Beneficiados 3.- El proyecto debe ser de la comunidad 4.- Entrenar a los beneficiados 5.- Demostrar el impacto del proyecto 6.- Utilizar los recursos locales:
materiales y humanos 7.- Cuidado con las cuotas de recuperación 8.- Demostrar transparencia 9.- Custodia de los bienes de los fondos.
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TITLE | 27
Subvenciones Distritales
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TITLE | 28
Propiedades y Restricciones
1.- La hace el club y el Distrito 2.- El club debe tener FDD (o hacer aportaciones a LFR) 3.- El Distrito empata con FDD lo aportado por el club 4.- Se limita a aportaciones entre $1,000 y $3,000 dls. 5.- El total del proyecto es de $6,000 dls + otras
aportaciones 6.- No se requiere club hermano, pero puede participar 7.- Una SD por club 8.- Pueden participar varios clubes 9.- Llenar una solicitud de Subvención Distrital 10.-Hacer un reporte final del proyecto.
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TITLE | 29
Proceso Subvención Distrital
Revisa su FDD
Aporta a LFR
Define Proyecto
Invita otros
clubes
Presenta Solicitud
Club / Proy / FDD
Revisa Reglas
Hasta 50% FDD total
1
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TITLE | 30
Proceso Subvención Distrital
Enviar a LFR
LFRAutoriza
LFR deposita
en Distrito
Clubes depositan su parte al
Distrito
Los clubes dicen a qué prov pagar
Entregan copias de fact y edo
cta.
Entrega del proyecto
Reporte FINAL
Fact Edo. Cta.
1
Fin
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TITLE | 31
Ing. Rafael Plancarte Elizondo
Tel: 811-4138-071
Comité Distrital de LFR Dist 4130