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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
YENNI MILENA CORONADO HERRERAFREDY ALEXANDER RUIZ JIMENEZ
GESTION DOCUMENTAL IIUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE 2013
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental son la base estructural del funcionamiento de cualquier entidad, ya que garantizan la correcta administración de los recursos con los que la las entidades realizan correctamente sus actividades.
Este informe pretende dar a conocer el esquema de funcionamiento del sistema de gestión documental de una entidad, que en este caso será la universidad pedagógica nacional que es una entidad publica y la importancia de la implementación de este como base del buen desempeño institucional.
OBJETIVOS
Identificar los procesos que hacen parte de los sistemas de gestión documental.
Identificar los componentes que hacen parte de la implementación de un sistema de gestión documental.
Aclarar a que van enfocados estos procedimientos, el por que y para que de cada uno de ellos.
Sistema de gestión Documental de una entidad
En una entidad ya sea publica o privada cuando se implementa un sistema de gestión documental se busca optimizar el uso y manejo de la información contenida en documentos, para esto invierten grandes cantidades de dinero en sistemas tecnológicos y equipos que la respalden, pero lo mas importante de esta gran inversión es el profesional que se delegue a administración del mismo, profesional que debe estar al tanto de la implantación del este sistema desde sus primeras fases. De esta correcta administración depende la estabilidad, rendimiento y productividad de las diferentes entidades.
En esta ocasión miraremos la implementación del sistema de gestión documental que maneja el área de correspondencia de la Universidad
Pedagógica Nacional
Sistema de correspondencia
El sistema de administración de la información en el área de correspondencia de la universidad pedagógica nacional es el Cordis.
Sistema de correspondencia
Aplicación desarrollada para la administración, manejo y control de documentos que emite y recibe la UPN, en las diferentes dependencias que la conforman, permite la interconexión de los usuarios a través de una red Internet - Intranet.
Sistema de correspondencia
Registro de correspondencia:
El módulo permite realizar el registro de la Correspondencia Externa e Interna manejada por la entidad y su consulta en cualquier momento en el tiempo.
Sistema de correspondencia
Control de trámites:
Permite la asignación de las actividades encaminadas a alcanzar el objetivo del documento radicado; de manera que se puedan realizar la consulta de la gestión efectuada en cualquier momento en el tiempo.
En la visita al área de correspondencia de la universidad pedagógica nacional, nos entrevistamos con la coordinadora encargada del área Sandra Doly Palacios nos direcciono a los procesos que se manejan en esta área.
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL- CALLE 72 No. 11 – 86 BOGOTÁ
Es un archivo de ORDEN PUBLICO NACIONAL, donde se dan las clases de:Archivo Central: Archivo Histórico.Se rige según la normatividad del Archivo General De La Nación según ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002), ACUERDO No. 039 (Octubre 31 de 2002)
Por su uso se determina como un ARCHIVO SEMIACTIVO ya que los documentos allí reposados ya han cumplido su trámite pero siguen siendo objeto de consulta
En este lugar se recepciona, administra y tramita los documentos internos y externos de esta institución
educativa.
En este lugar también se recepciona y almacenan los documentos para una posterior consulta, dada la
naturaleza de su administración
Conclusiones
• Se ha demostrado que la correcta administración de los documentos por parte de esta área a agilizado diversos procesos tales como, vinculación estudiantil, pagos a proveedores y servicios especializados de sostenimiento de la universidad, aparte de dar respaldo a todos los procesos, acciones y decisiones técnicas y administrativas de la entidad.
• La implementación del sistema de información mejoro y respaldo los procesos que enmarcan cualquier actividad administrativa y funcional de la institución.