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Sistema de Gestión Documental Electrónica
Kenneth Marín VegaArchivista
Base Jurídica
• Ley 8454: Ley de Firma Digital
• Ley 7202: Sistema Nacional de Archivos
• Directriz 67-2014 MICIT: Masificación de firma digital
• R-DC-217-2010. “Cero Papeles”
• MAGEFI
• Normas técnicas para la gestión y el control de las Tics. (N-2-2007-CO-DFOE)
Historia
La CGR ha implementado una serie de sistemas, para el manejode los documentos.
Sistema de Gestión
DocumentalSIGED2014
Control Automatizado de Procesos
InstitucionalesCAPI 2013
Sistema Integrado de Gestión y
DocumentosSIGYD 2003
Tarjeteros
SIGED
• Herramienta para la gestión documental electrónica.
• Facilita el registro, traslado, control, conformación, consulta y custodia de los documentos electrónicos
Abogados
Informáticos
Administradores públicos/privados
Archivista
Equipo Interdisciplinario
El sistema controla
Plazos
Responsables
Horas dedicadas
Relación de procesos
• Registrar y cargar los documentos a la Base de Datos
• Crear gestiones/procesos y asociarles los documentos
• Crear documentos o productos de respuesta
• Dar seguimiento a los documentos que ingresan a la CGR
• Monitorear y tomar de decisiones
SIGED permite
• Administrar y almacenar los documentos electrónicos.
• Anexar archivos en diferentes formatos: audio, video, hojas de cálculo, gráficos, entre otros.
• Crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes, así como los documentos electrónicos.
• Organizar los expedientes.
SIGED permite
Control automático de foliado
Orden cronológico o por sección según tipo de expediente
Agregar folios únicamente al final de cada sección, como medida de seguridad.
Expediente confidencial o público
Con el SIGED se logra
Flujo Documental
1. Ciudadano entrega solicitud2. Se registra en plataforma de servicios3. Se le asigna número único de ingreso4. Se digitaliza- se carga al sistema con todos los datos5. Se asigna al área que le corresponde el trámite6. El físico se pasa por un tiempo prudencial al Archivo Central7. El área encargada del trámite despacha el producto8. El sistema asigna número único de despacho9. Finalizado el trámite el encargado del trámite, ordena el
expediente, lo folia y cierra.10.El sistema contabiliza las vigencias11. Archivo Central emite accesos para la consulta
Almacenamiento
Servidores virtualizados – CGR
Respaldos
Plan de contingencia
Difusión
Campaña expectativa, correo electrónico
Flash
Acompañamiento
Funcionamiento
En el Archivo Central
Archivo de Gestión (Unidad Productora)
Archivo Central (Archivo)
¿Es un expediente de Valor histórico?
Archivo Nacional Tabla de Plazos
SI NO
Estados del expediente
Módulo Archivo Central
Firma Digital
Archivo Central
"Resguardamos el testimonio de la vigilancia efectiva de la Hacienda
Pública"