SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Y SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Y PRESUPUESTO POR RESULTADOSPRESUPUESTO POR RESULTADOS
LA EXPERIENCIA CHILENALA EXPERIENCIA CHILENA
Marcela Guzmán
Jefa División Control de Gestión
Dirección de Presupuestos
Ministerio de Hacienda
Octubre, 2005
Chile
DiscusiónDiscusión
AprobaciónAprobación
EjecuciónEjecución
EvaluaciónEvaluación
FormulaciónFormulación
PROCESO PRESUPUESTARIO
SISTEMA CONTROL DE GESTIÓNSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
OBJETIVO : Obtener información de desempeño e introducir prácticas para mejorar
la calidad del gasto. • Asignación de Recursos• Gestión de recursos• Transparencia
INSTRUMENTOS DE INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN
EVALUACIÓN INDICADORES DE
DESEMPEÑO
PRESENTACION DE INICIATIVAS
AL PRESUPUESTOBGI
PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN
DEFINICIONES ESTRATÉGICAS
DiscusiónDiscusión
AprobaciónAprobación
EjecuciónEjecución
EvaluaciónEvaluación
FormulaciónFormulación
INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO
Información de DesempeñoInformación de Desempeño
EVALUACIÓN
INTERNA
FORMULACIÓN
PROCESO PRESUPUESTARIO
Ley de Presupuestos
PresentaciónProyecto
Aprobación Ley
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO
INFORMACION DE DESEMPEÑO Y PRESUPUESTO
• Relación no Directa (no mecanica).
• Uso en Conjunto con otras categorías de información
- Prioridades de Política
- Restricciones financieras
INDICADORES DE DESEMPEÑO
• Miden como evoluciona el desempeño de los pricipales productos de una institución pública a lo largo del tiempo
• Mediciones se comparan principalmente con mediciones pasadas
• Miden desempeño en diferentes:
– Dimensiones (eficacia, eficiencia, economia, calidad de servicio)
– Ambitos de control (proceso, producto y resultado)
MINISTERIO/INSTITUCIÓN:Producto Estratégico al que se
vincula (bien y/o servicio)
Indicador
de
Desempeño
Fórmula de
cálculo
Datos Efectivos Estimación Meta Medios de
verificación
2002 2003 2004 2005 2006
Eficacia/ Resultado
Eficiencia/ Producto
Calidad/ Producto
Economía/ Proceso
FORMULARIO INDICADORES EN EL PRESUPUESTO
INDICADORES DE DESEMPEÑOACTORES DEL PROCESO
• Instituciones Públicas
• Dirección de Presupuestos – M. de Hacienda
• Congreso Nacional
Presentación Formato Estándar. Fondo Concursable
Evaluación de Programas
Indicadores
EVALUACIÓN INTERNA
FORMULACIÓN
PROCESO PRESUPUESTARIO - MINISTERIO DE HACIENDA
Ley de Presupuestos
Presentación Proyecto
Aprobación Ley
EJECUCIÓN
Seguimiento
INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO
INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2001-2006
Año N° Indicadores N° de Instituciones
Promedio por Institución
2001 275 72 3.8
2002 537 109 4.9
2003 1039 111 9.4
2004 1684 132 12.8
2005 1588 133 11.9
2006 1552 136 11.4
Dimensión y Ámbito de Control
INDICADORES DE DESEMPEÑO – AÑO 2006
Dimensiones Proceso Producto Resultado Total Dimensión
Participación
%
Eficacia 53% 49% 86% 872 56%
Eficiencia 10% 12% 5% 165 11%
Economía 26% 5% 5% 138 9%
Calidad 11% 34% 4% 377 24%
TOTAL 100% 100% 100%
Total Ambito 298 979 275 1.552 100%
Participación
%19% 63% 18% 100%
INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2004 . RESULTADOS
Evaluados CumplidosRespecto Respecto
Total EvaluadosActividades Recreativas, Cultura y Religión 52 2 54 49 96% 94%
Defensa 17 1 18 15 94% 88%
Educación 65 10 75 57 87% 88%
Orden Público y Seguridad 49 6 55 38 89% 78%Protección del Medio Ambiente 27 0 27 25 100% 93%
Protección Social 296 26 322 250 92% 84%
Salud 150 1 151 122 99% 81%
Económicas 564 21 585 478 96% 86%
Generales 367 21 388 319 95% 88%Vivienda y Servicios Comunitarios 3 6 9 2 33% 67%
Total 1.590 94 1.684 1.355 94% 86%Para los indicadores evaluados se excluyen los indicadores cuyo incumplimiento se debe a factores externos al servicio
Evaluados No Evaluados Total
Número de Indicadores Porcentaje (%)
FuncionesComprometidos
Cumplidos
PRINCIPALES CAUSAS DE NO EVALUACIÓN
• Reformulaciones (algoritmos)
• Modificaciones programáticas
• Periodos de medición mayores que un año
INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2004. GRADO DE CUMPLIMIENTO
Grado de Cumplimiento Porcentaje
95% - 100% 86%
90% - 94% 3%
89% - 80% 4%
< 80% 7%
Total evaluados 1.579
Evaluados/ formulados 94%
PRINCIPALES CAUSAS DE NO CUMPLIMIENTO
• Factores externos atendibles (justificado)
• Sobreestimaciones de Metas por escasa
información previa
• Problemas de gestión institucional
INDICADORES DE DESEMPEÑOASPECTOS PENDIENTES
TAREAS PERMANENTES
• Mejorar la disponibilidad de información para las mediciones
• Avanzar en el uso en las Instituciones Públicas
• Fortalecer la verificación de la información (auditoria)
• Continuar mejorando la pertinencia de los indicadores (desde procesos a resultados)
EVALUACIÓN EVALUACIÓN
Inicio : Año 1997
Marco Legal :
• Protocolo de Acuerdo Congreso
• Ley de Administración Financiera
y su Reglamento (2003)
EVALUACIÓNEVALUACIÓN
Programas
Evaluación Programas Gubernamentales (EPG) (1997)
Evaluación de Impacto (EI) (2001) Evaluación en Profundidad (EP) Módulo de Impacto (MI)
Institucionales
Evaluación Comprehensiva del Gasto (ECG) (2002)
EVALUACIÓN – ACTORES DEL PROCESO
• Institución responsable del Programa / Inst. evaluada
• Evaluadores
• Comité Interministerial
• Ministerio de Planificación
• Ministerio Secretaria de la Presidencia
• Ministerio de Hacienda
• Dirección de Presupuestos – M. de Hacienda
• Congreso Nacional (Protocolo de Acuerdo)
INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO
Evaluación deProgramas e Instituciones
Evaluación deProgramas e Instituciones
EVALUACIÓN
INTERNA
FORMULACIÓN
PROCESO PRESUPUESTARIO
Ley de Presupuestos
PresentaciónProyecto
Aprobación Ley
EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO
EVALUACIONES 1997-2005
Número de Evaluaciones
1997-99 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Total
Evaluación Programas Gubernamentales (EPG) 80 20 18 14 13 13 14 172
Evaluaciones de Impacto (EI) 2 4 4 4 (2) 16
Evaluaciones Comprehensivas del Gasto (ECG)
- N° de evaluaciones - N° de instituciones
1 8
2 2
2 4
(1) 5
6 19
Total 80 20 20 19 19 19 17 194
(2000 - 2005)
EFECTOS % DE PROG.
1.- AJUSTES MENORES
2.- MODIFICACIONES IMPORTANTES EN EL DISEÑO DE COMPONENTES Y/O PROCESOS DE GESTIÓN INTERNA
3.- REDISEÑO SUSTANTIVO DEL PROGRAMA
5.- FINALIZACIÓN DEL PROGRAMA
24%
38%
24%
9%
TOTAL PROGRAMAS (118) 100%
EVALUACIÓN DE PROGRAMAS (EPG - IMPACTO)
4.- REUBICACIÓN INSTITUCIONAL 5%
Cumplimiento de CompromisosProgramas/Instituciones Evaluadas. Años 1999-2005
Parcialmente No N° total CompromisosCumplido Cumplido Vigentes al 31/12/2004
MINISTERIO DE AGRICULTURA 79% 20% 1% 173MINISTERIO DE BIENES NACIONALES 100% 0% 0% 15MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 61% 39% 0% 38MINISTERIO DE ECONOMIA, FOMENTO Y RECONSTRUCCION 80% 16% 4% 90MINISTERIO DE EDUCACION 65% 26% 9% 280MINISTERIO DE HACIENDA 96% 4% 0% 25MINISTERIO DE JUSTICIA 93% 7% 0% 44MINISTERIO DE MINERIA 86% 14% 0% 22MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS 95% 5% 0% 38MINISTERIO DE PLANIFICACION Y COOPERACION 79% 14% 7% 241MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES 50% 33% 17% 66MINISTERIO DE SALUD 74% 23% 3% 74MINISTERIO DE TRANSPORTE Y TELECOMUNICACIONES 73% 25% 2% 53MINISTERIO DE VIVIENDA Y URBANISMO 96% 3% 1% 77MINISTERIO DEL INTERIOR 73% 20% 7% 117MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISION SOCIAL 57% 42% 1% 97MINISTERIO SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO 56% 30% 14% 189MINISTERIO SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA 80% 18% 2% 50Total general 73% 21% 6% 1689
Ministerio Cumplido
Porcentaje de Cumplimiento de Compromisos Calificación
Gasto Anual en Programas Evaluados
US$Millones
Porcentaje
Evaluación de Programas Gubernamentales + Evaluaciones de Impacto
3.128
61%
EVALUACION ASPECTOS PENDIENTES
TAREAS PERMANTES
Mejorar el uso de los resultados de las evaluaciones
- en las instituciones públicas
- en el Congreso
Mejorar la información en instituciones públicas para una aplicación más completa de las metodologías de evaluación.
BALANCE DE GESTION INTEGRAL
•Se inicia en 1997 por un acuerdo entre el Ejecutivo y el Congreso
•Es concebido como un mecanismo de transparencia y cuenta pública.
•Las instituciones públicas reportan su desempeño contra metas, compromisos y recursos establecidos (113 Instituciones).
•Esta en concordancia con otros mecanismos de control de gestión (indicadores de desempeño, evaluación de programas, etc.) y con las regulaciones presupuestarias.
•Posee un formato estándar de reporte definido por el Ministerio de Hacienda.
•Es distribuido al Congreso y puesto a disposición del público.
•Constituye la base para el reporte institucional en la próxima rendición del presupuesto.
BGIBGIBGIBGI
Apectos del Balance de Gestión Integral ( BGI)
Identificación de la institución en aspectos tales como: estructura
organizacional, definiciones
estratégicas, recursos humanos y financieros
II. Identificación de la Institución
Presentación de los resultados más relevantes de la
institución y desafíos del próximo año
I. Carta del Jefe de Servicio
Resultados de la gestión, incluyendo
informe de desempeño, de gestión financiera, de metas,
instituciones y de recursos humanos, entre otros aspectos
III. Resultados de la Gestión
Descripción de los aspectos más relevantes de las
líneas de acción sobre los cuales se desarrollará la gestión del servicio
durante el año en curso
IV. Desafios
Incentivos por Desempeño
• Incentivo Individual
• Incentivo Colectivo o por unidad de trabajo
• Incentivo Institucional
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS
• El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia a un incentivo de carácter monetario para los funcionarios que se desempeñan en los servicios públicos (Ley 19.553, 1998).
• El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de gestión y el porcentaje de incentivos se otorga según los siguientes tramos:
INCENTIVO INSTITUCIONAL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN (PMG)
Porcentaje de Incentivo por Desempeño
Institucional
Porcentaje de Cumplimiento
5% 90% - 100%
2,5% 75% - 89%
0% < 75%
•Cobertura 178 Servicios Públicos, año 2005
EVOLUCIÓN 1998 - 2005 – (Continuación)
• En el 2000 se modifica el diseño centrándose en el desarrollo de áreas estratégicas de la gestión pública, que refuercen el cumplimiento de normas y orientaciones del nivel central y garanticen una mejor gestión global de las instituciones.
• Areas conformadas por sistemas de gestión con etapas de desarrollo ascendentes. Objetivos de Gestión
I I I I I I IV V V I V I I V I I I IX X
C a p a c i t a c ió n X 6 , 5 %
H ig ie n e y S e g u r id a d X 6 , 5 %
E v a lu a c ió n d e D e s e m p e ñ o X 9 , 5 %
O IR S X 1 2 , 5 %
G o b ie r n o E le c t r ó n ic o X 1 0 , 0 %
P la n i f . /C o n t r o l d e G e s t ió n X 1 0 , 0 %
A u d i t o r ía In t e r n a X 1 2 , 5 %
G e s t ió n T e r r i t o r ia l In t e g r a d a X 7 , 5 %
C o m p r a s y C o n t r a t a c io n e s X 5 , 0 %
A d m in is t . F in a n c ie r o - C o n t a b le X 5 , 0 %
E n f o q u e d e G é n e r o X 1 5 %
T o t a l P o n d e r a d o : 1 0 0 %
S is t e m a s %E t a p a s
PROGRAMA MARCO AVANZADO 2006PROGRAMA MARCO AVANZADO 2006
Objetivo:
Normalizar según el Sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de planificación y sistemas de información para la gestión que permitan a la Institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus Productos, y rendir cuentas de su gestión institucional.
Meta:
Procesos de planificación y sistemas de información para la gestión certificado bajo Sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000 con el objeto que permitan a la Institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus Productos, y rendir cuentas de su gestión institucional.
SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
ETAPAS
I. Formular Definiciones Estratégicas.
II. Diseñar Sistema de Información de Gestión (SIG).
III. Implementar el SIG, medición de indicadores e identificación de ajustes necesarios al sistema.
IV. Asegurar el pleno funcionamiento del SIG en el servicio.
V. Formular los Indicadores de Desempeño, sus metas, ponderadores y medios de verificación en el proceso presupuestario del año siguiente.
VI. Informar el Cumplimiento ponderado (90%-100%) de los indicadores de desempeño comprometidos en el proceso presupuestario del año anterior, recomendaciones, programa de seguimiento y compromisos.
VII. Preparación de la certificación del Sistema.
VIII. Certificación del Sistema.
DESARROLLO SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
Cumplimiento PMG 2004
Instituciones
Dotación del Personal
Porcentaje de asignación por
Desempeño Institucional
Porcentaje de cumplimiento
N° Porcentaje de Participación
N° Porcentaje de Participación
5% 90% -100% 134 75% 56.699 90,%
2,5% 75% - 89% 35 20% 5.570 9%
0% < 75% 10 5% 432 1%
Total 179 100% 62.701 100%
• Vínculo con flexibilidad presupuestaria (15 servicios beneficiarios en el año 2005)– Traspaso de recursos presupuestarios de un año fiscal al siguiente
– Traspaso de recursos entre proyectos de inversión.
• Vínculo con otros mecanismos de incentivo – Incentivo colectivo; por centro de responsabilidad en los Servicios.
– Premio a la Excelencia Institucional
OTROS RESULTADOS
INCORPORACIÓN AL SISTEMA ISO
Nuevas Etapas
•Preparación para la Certificación
•Certificación Norma ISO 9001-2000
•Mantención de la Certificación
INCORPORACIÓN AL SISTEMA ISO
Posibles Sistemas a Certificar año 2006•Planificación y Control de Gestión•Auditoria Interna•Capacitación•Higiene y Seguridad•Evaluación del Desempeño• Oficinas de Información Reclamos y Sugerencias
Número de ServiciosAño 2005: 22Año 2006: 62Requisitos: Haber cumplido las etapas finales del Programa Marco “Básico”
Continuar avanzando en:
• Compromiso de niveles directivos
• Compromiso y participación de funcionarios.
PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE GESTION ASPECTOS PENDIENTES
TAREAS PERMANENTES
APRENDIZAJES Cultura. Persistir en el desarrollo y uso de los instrumentos, con el fin de romper las barreras culturales
Perfeccionamiento continuo. Efectuar revisiones periódicas del funcionamiento de los diferentes instrumentos con el fin de introducir los cambios necesarios
- Procedimientos
- Metodologías
- Resultados
Limitaciones. Identificar las limitaciones de los instrumentos de evaluación del desempeño para un adecuado uso de la información
Sinergia. Potenciar los elementos conceptuales y operativos comunes
FIN DE LA PRESENTACIÓN
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