Sistema de Control Administrativo de Pago a Proveedores
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PRESENTACIÓN DEL CAPITULO
En este capítulo se plantea la propuesta de la investigación la
cual está conformada por el diseño de un sistema de pago a los
proveedores objeto del estudio, y la elaboración de un manual que los
contenga para sí darle un carácter formal a la organización.
El objetivo fundamental de la propuesta es crear un instrumento
o herramienta que contenga las partes para que el proceso de pago se
realice lo más objetivamente posible, al tiempo que disminuyan las
pérdidas para la empresa y aumenten los beneficios.
Con el diseño que se propondrá se sugiere que sea aplicado a
corto plazo con miras a propiciar el comienzo de los cambios que
mejoren el proceso de pago a proveedores.
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Diseño de un Sistema de Control Administrativo de Pago a
Proveedores como estrategia para mejorar la eficiencia
administrativa en la empresa PRESAZULIA,C.A.
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CONTENIDO
1. Introducción.
2. Propósito u Objetivo.
3. Alcance.
4. Unidades involucradas en el desarrollo de las etapas del proceso de
pago.
5. Responsable de la revisión de las normas, procedimientos, políticas
y flujo gramas.
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6. Revisión.
7. Condiciones necesarias para la aplicación del diseño.
8. Normas generales del proceso de pagos.
9. Descripción del procedimiento de pagos.
10. Políticas generales del proceso.
11. Controles generales del proceso.
12. Estimación de costos de la implantación del diseño.
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1. INTRODUCCIÓN
El diseño que se presenta es producto de la investigación
realizada en la Gerencia Administrativa de la empresa PRESAZULIA,
C.A., como vía de solución al problema que se ha venido presentando
en el proceso de pago a proveedores.
En consecuencia, el diseño comprende normas, procedimientos,
y políticas dirigidas al personal del departamento de contabilidad y
administración.
2. PROPÓSITO U OBJETIVO
Establecer normas, procedimientos, y políticas a utilizar para la
realización de los tramites correspondientes al registro, control y
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cancelación de las cuentas por pagar derivadas de compromisos
contraídos por la empresa.
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3. ALCANCE
Este diseño contempla los parámetros para el pago de
proveedores, desde que se recibe la factura hasta la elaboración y
entrega de los cheques a los proveedores.
4. UNIDADES INVOLUCRADAS EN LAS ETAPAS DEL PROCESO
DE PAGO A PROVEEDORES
• Unidad de Caja
• Unidad de cuentas por pagar
• Contabilidad
• Gerencia Administrativa
5. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS,
PROCEDIMIENTOS, Y POLÍTICAS
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El responsable de editar, revisar, actualizar y difundir estas
políticas, normas y procedimientos del proceso es el Gerente de
Administración.
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6. REVISIÓN
Estas normas, procedimientos, y políticas deberán revisarse
cuando menos una (1) vez al año, preferiblemente al cierre del año
fiscal o cuando se considere necesario de acuerdo a las condiciones.
7. CONDICIONES NECESARIAS PARA LA APLICACIÓN DEL
DISEÑO
• Descentralización de los recursos económicos o disponibilidad
de los mismos de acuerdo a las necesidades administrativas
reales.
• Creación de un registro automatizado de proveedores.
• Automatización total del proceso.
• Dar a conocer el proceso a todo el personal involucrado a fin
de unificar los criterios de ejecución.
8. NORMAS GENERALES DEL PROCESO DE PAGO
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• Únicamente se recibirán facturas y se elaborarán los pagos a los
proveedores.
• No se aceptarán facturas con enmiendas.
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• Previamente al pago de una factura, cada una de ellas deberá ser
verificada al detalle, determinando si el concepto facturado coincide
con el servicio o producto recibido y solicitado según la orden de
compra, así como si las operaciones matemáticas y los resultados
son exactos.
• La persona responsable de la sección de cuentas por pagar, deberá
verificar la conformidad de los materiales o del servicio que está en
el proceso de pago.
• Los proveedores deberán presentar los pagos con facturas
originales, soportados por la orden de compra también en original,
salvo aprobación de excepción escrita por la Gerencia
Administrativa.
• En caso de que el proveedor no pueda entregar la factura original
para procesar el pago, el mismo será elaborado con una copia de la
factura, la cual será sustituida por la original al momento del retiro
del cheque en caja.
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• Deberá enviarse semanalmente a la Gerencia Administrativa, una
relación de pagos pendientes por fecha de vencimiento a los fines de
informar sobre el estado de la deuda y establecer las prioridades de
pagos correspondientes.
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• La Gerencia Administrativa deberá informar a la Dirección de
Administración sobre los pagos pendientes por fecha de
vencimiento.
• Una vez entregado al proveedor el cheque debidamente firmado,
se solicitará su firma y fecha como acuse de recibo del pago
realizado.
• Todos los pagos a proveedores serán cancelados a través de
cheque, salvo los pagos menores correspondientes a caja chica.
• Todos los cheques de pagos a proveedores llevarán los sellos de
no endosable y caducarán a los treinta (30) días de la fecha de
emisión de los mismos.
• Las facturas en las que los proveedores ofrezcan descuentos
especiales condicionados al pronto pago, tendrán prioridad de
cancelación.
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• Todos los ajustes a facturas deberán ser soportados por el
proveedor a través de notas de crédito y/o débito.
• Realización de auditorias periódicas para garantizar el eficiente
funcionamiento del proceso.
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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGOS
Responsable Acción
Unidad de
cuentas por
pagar
1. Recibe factura del proveedor enviadas por el
departamento de compras.
2. Verificar que la factura contenga la siguiente
información para aceptarla:
• Número de RIF.
• Discriminación del I.C.S.V.M.
• Número correlativo de la factura orden de
compra original.
• Nombre completo y domicilio fiscal del
vendedor o prestador del servicio, en caso de
persona natural.
• Denominación o razón social del emisor y su
domicilio fiscal en caso de que se trate de
persona jurídica.
• Número de inscripción del emisor en el
registro de Contribuyentes.
• Indicación del número y la fecha de la orden
de entrega o guía de despacho, si ésta fue
emitida con anterioridad.
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Responsable
Unidad de
cuentas por
pagar
emitida con anterioridad.
Acción
• Condición de la operación, sea ésta de
contado o a crédito y su plazo.
• Descripción de la venta del bien o prestación
del servicio con indicación de la cantidad,
valor de la venta, precio unitario y las
respectivas alícuotas.
• Indicación de los conceptos que se carguen o
cobren en adición al precio o remuneración
convenidos.
• Indicación del sub.-total correspondiente al
precio neto grabado.
• Especificación en forma separada del precio
remuneración cuando correspondan, del
monto del impuesto según alícuotas a
generar aplicables y la adicional.
• Indicación del valor total de la venta de los
bienes o la prestación del servicio o de la
suma de ambos.
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Responsable
suma de ambos.
3. Verificar que la factura tenga anexa la orden
de compra original, si no está correcta
contactar al proveedor para su corrección.
Acción
4. Revisar el monto facturado y las operaciones
matemáticas y comparar su concordancia con
la orden de compra, así como cualquier otra
información adicional.
Unidad de
cuentas por
pagar
5. Sellar la factura con el día y la hora de
recepción.
6. Devolver la factura al proveedor. En caso de
que este presente alguna diferencia y solicitar
nota contable (débito y crédito) para procesar
el ajuste.
7. Enviar la factura al Gerente Administrativo
para que firme la misma como aprobada.
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Gerencia
Administrativa
8. Recibe la factura para aprobación. En caso de
disconformidad se procede de acuerdo al
paso 6.
Unidad de
cuentas por
pagar
9. Ingresar al sistema computarizado, ubicar al
proveedor según su codificación y trasladar
los datos relativos a: fecha, número de
factura, montos (iniciando el lapso de crédito
concedido).
Responsable
Unidad de
cuentas por
pagar
Acción
10. Realiza fotocopiado de la factura en caso de
ser necesario, sella la original y copia y envía
al departamento de contabilidad.
11. Archivar facturas originales por orden
alfabético en expediente de cuentas por pagar
de cada proveedor.
Departamento de
contabilidad
12. Recibe copia de factura de cuentas por pagar
y registra la misma.
Unidad de
cuentas por
pagar
13. Preparar análisis de vencimiento y entregar al
Gerente Administrativo.
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pagar
Gerente
Administrativo
14. Revisar semanalmente los análisis de
vencimiento de facturas y acordar los montos
a cancelar en los lapsos estipulados de
acuerdo al flujo de caja.
Unidad de
cuentas por
pagar
Responsable
Unidad de
Cuentas por
pagar
15. Realizar los cálculos necesarios para procesar
los pagos de acuerdo a la planificación de
pagos efectuada incluyendo:
• Suma total a cancelar al proveedor.
• Deducciones del impuesto sobre la renta.
Acción
• Descuentos por pronto pago, si existen.
• Notas de crédito y/o débito.
• Descuentos por anticipo y/o abonos pagados.
• Cualquier otro registro que se crea
conveniente.
16. Emite y envía a administración ordenes de
pago soportadas con facturas originales y
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pago soportadas con facturas originales y
anexos respectivos.
Gerencia
Administrativa
17. Recibe facturas originales y/o ordenes de
pago con sus anexos.
Gerencia
Administrativa
18. Revisa soporte de pago a proveedores. Si todo
está correcto autoriza el pago y se envía a caja.
En caso de existir disconformidad se regresa
la factura a cuentas por pagar con una nota
explicativa y se procede de acuerdo al paso
15.
Unidad de caja 19. Recibe la orden de pago al proveedor y
elabora y verifica el cheque.
20. Asienta el cheque, calcula el saldo y verifica la
disponibilidad de la cuenta.
21. Envía el cheque al Gerente Administrativo
para su aprobación y firma.
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Responsable
Gerencia
Administrativa
Acción
22. Revisa, aprueba y firma el cheque.
23. Entrega el cheque firmado a caja para su
custodia.
Unidad de caja 24. Recibe el cheque firmado y lo conserva en
custodia hasta que lo entregue al proveedor,
previa verificación de sus credenciales como
persona autorizada para retirar el cheque.
Proveedor 25. Retira el cheque y firma el comprobante de
recepción. Entrega la factura original en caso
de que el pago hubiese sido procesado con
copia.
Unidad de caja 26. Elabora relación de comprobantes de cheques
pagados y envía a cuentas por pagar para ser
incorporados al sistema.
Unidad de
cuentas por
pagar
27. Recibe comprobantes y cancela las facturas
pagadas en el sistema automatizado.
28. Actualiza los registros de cuentas por pagar.
29. Devuelve los comprobantes de cheques a caja.
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Unidad de caja 30. Recibe comprobantes originales y prepara la
relación detallada de los mismos para
enviarlos a contabilidad.
Responsable
Departamento de
Contabilidad
Acción
31. Procesa contablemente los pagos efectuados y
actualiza los registros en los estados
financieros.
32. Archiva los documentos contables.
10. POLÍTICAS GENERALES DEL PROCESO DE PAGO
• Se deberán establecer los pagos de acuerdo al análisis de
vencimiento de facturas desarrollado por la gerencia administrativa.
• Establecer convenios de pago acordes con los procesos
administrativos, que garanticen la conservación de las líneas de
crédito con nuestros proveedores.
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• Se desarrollarán procesos de auditoria periódicamente con el
propósito de analizar el cumplimiento de las normas descritas y
verificar los tiempos en cada una de las etapas del proceso, a fin de
tomar los correctivos necesarios.
• Se tomará como unidad de medida para los pagos a proveedores un
total máximo de 45 días a partir de la fecha en que sea incluida y
aceptada la factura.
• El personal involucrado en el proceso de pagos deberá acatar las
normas establecidas.
11. CONTROLES GENERALES DEL PROCESO DE PAGO
• Controles Directivos
- Análisis detallado de las facturas en contraposición con el
inventario.
- Solicitud periódica de recaudos a los proveedores para
mantener al día el banco de proveedores.
- Reestructuración de la administración del presupuesto,
estimando así los posibles gastos.
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• Controles Preventivos
- Análisis del vencimiento de facturas, para establecer la
prioridad de pago.
- Evaluar la existencia de insumos y materia prima, logrando
programar las compras en relación con la producción.
- Revisión de los recaudos consignados para la realización
del pago, estableciendo así la conformidad de cada uno de
los pasos del proceso de pago.
- Determinar si existe algún tipo de descuento(pronto pago,
adelanto, entre otros) para su aprovechamiento.
• Controles posterior al Pago o Post-Control
- Corroborar si el proveedor a retirado el pago a la fecha de
realizar el mismo.
- Evaluar las facturas pendientes al corte mensual, logrando
así establecerles como prioridad para próximos pagos.
- Asignar un control o registro de pagos realizados, para así
establecer la regularidad con que el proveedor retira su
pago.
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12. ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LA IMPLANTACIÓN DEL
DISEÑO
En el presente diseño no se establecen costos de producción e
implantación del sistema de pago, ya que la empresa no recurrirá en
alguna inversión de mobiliario, inclusión de personal, ni consumo
adicional de insumos.
En la misma línea de lo antes expuesto, se pretende reducir los
costos administrativos a través de la eliminación de tareas duplicadas,
pasos burocráticos, y estancamiento del proceso de pago por largos
tramites, conllevando así a lograr la eficiencia administrativa en la
organización.