CONVERSATORIO
GUÍA AUDITORÍA - SICA
Plan de Vigilancia y Control Fiscal - PVCF 2015
Enero 7 de 2015
PROCESO DE AUDITORÍA
INFORMES
1
ADMINISTRACIÓN DE
PAPELES DE TRABAJO
ADMINISTRACIÓN
PROCESO AUDITOR
1. PLAN GENERAL
DE AUDITORÍA (PVCF)
2. ASIGNACIÓN DE
ACTIVIDADES
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 2
3
II
I
3
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
ACCIONES POST AUDITORIA Y
EVALUAR LA AUDITORÍA
4
Planeación estratégica
CGR
Políticas Institucionales y Lineamientos Estratégicos para el PVCF – 2015. (Memorando 2014IE0165502 del 27 de noviembre de 2014).
• Vigilar el cumplimiento Fines Esenciales del Estado y de los derechos económicos y sociales. • Verificación metas 2015 Objetivos del Milenio. • Verificar Cierre Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. • Vigilar y controlar Recursos de Transferencias del Orden Nacional (SGP – Regalías, Planes Departamentales de Agua, Sistemas de Transporte y Proyectos Cofinanciados con Recursos Transferidos de la Nación). • Equilibrio fiscal entre ingresos y gastos. • Ingresos parafiscales
Planeación estratégica
CGR
Políticas Institucionales y Lineamientos Estratégicos para el PVCF – 2015. (Memorando 2014IE0165502 del 27 de noviembre de 2014).
• Infraestructura vial • Desarrollo ambiental y progreso rural • Salud efecto de la multiafiliación – Equilibrio financiero • Educación • Lucha frontal contra la corrupción • Auditorias articuladas con la ciudadanía • Vigilancia de la Gestión Judicial
Enfoque de riesgos
(Pérdida Recursos Públicos)
NACIONAL TERRITORIALPARTICULARES E
INVERSIONES
1MONTO RECURSO PÚBLICO
ADMINISTRADOX X X
2FECHA ÚLTIMA AUDITORÍA (Año
vigencia auditada)X X X
3% PARTICIPACION DE LA
CONTRATACION DIRECTAX
4
SUJETO DE CONTROL EN PROCESO DE
LIQUIDACION O SANEAMIENTO
FISCAL
X X X
5 JUICIO EXPERTO X X X
6 PARTICIPACIÓN CIUDADANA X X X
7 PRIORIDAD DE POLÍTICA PÚBLICA X X
10 % DE RECURSOS PUBLICOS NACIONAL X
TOTAL INDICADORES POR MIR 9 8 7
Matriz de Importancia Relativa - MIRN° NOMBRE INDICADOR
DEMANDAS JUDICIALES X8
9 RIESGO DAÑO PATRIMONIAL X
X
X X
Riesgo estratégico
Importancia relativa (MIR): comparación entre entes que son
equiparables entre sí, mediante indicadores de interés para la CGR.
MIR NACIONAL:
Mayor peso:
1, 5 y 6
MIR TERRITORIAL:
Mayor peso:
1, 2, 5 y 10
MIR PARTICULAR:
Mayor peso:
1, 2 y 5
NACIONAL TERRITORIALPARTICULARES E
INVERSIONES
1MONTO RECURSO PÚBLICO
ADMINISTRADOX X X
2FECHA ÚLTIMA AUDITORÍA (Año
vigencia auditada)X X X
3% PARTICIPACION DE LA
CONTRATACION DIRECTAX
4
SUJETO DE CONTROL EN PROCESO DE
LIQUIDACION O SANEAMIENTO
FISCAL
X X X
5 JUICIO EXPERTO X X X
6 PARTICIPACIÓN CIUDADANA X X X
7 PRIORIDAD DE POLÍTICA PÚBLICA X X
10 % DE RECURSOS PUBLICOS NACIONAL X
TOTAL INDICADORES POR MIR 9 8 7
Matriz de Importancia Relativa - MIRN° NOMBRE INDICADOR
DEMANDAS JUDICIALES X8
9 RIESGO DAÑO PATRIMONIAL X
X
X X
Enfoque de riesgos
Riesgo institucional – Matriz de riesgo
• Matrices de riesgo (MR): valoración del nivel de riesgo del ente
mediante la valoración del nivel de riesgo de macroprocesos, procesos y
factores de riesgo críticos.
COHERENTE CON
LA CALIFICACIÓN
DEL INDICADOR
JUICIO EXPERTO
Valoración considerando: resultados de las actuaciones de vigilancia y control fiscal anteriores (auditorías, auditoría a políticas públicas, actuaciones especiales, atención de denuncias), estudios sectoriales y macroeconómicos que se relacionen con la entidad, exposición de motivos de los proyectos de ley que cursan en el Congreso, funciones de advertencia e información relevante de procesos de indagación preliminar y de responsabilidad fiscal. Adicionalmente, tener en cuenta toda la información externa producida por otras autoridades o medios de comunicación que a juicio de la UE incidan o provean insumos para la valoración del juicio experto.
REVISADOS Y
APROBADOS EN
COMITÉS TÉCNICOS
RESULTADO DE PLANIFICACIÓN
Enfoque de riesgos
Ranking
PRIORIDADAGROPECU
ARIO
MEDIO
AMBIENTE
DEFENSA,
JUSTICIA Y
SEGURIDA
D
GESTIÓN
PÚBLICA E
INSTITUCIONES
FINANCIERAS
INFRAESTRUCTU
RA FÍSICA Y
TELECOMUNICA
CIONES
SOCIALMINAS Y
ENERGÍA
TERRITORI
ALTOTAL
ALTO 40 17 49 71 22 130 11 200 540
MEDIO 64 18 160 73 33 128 21 501 998
BAJO 56 21 304 62 78 85 27 433 1.066
TOTAL GENERAL 160 56 513 206 133 343 59 1134 2.604
FUENTE: Aplicativo SICA
Enfoque de riesgos
Ranking
NIVEL PRIORIDADAGROPECUA
RIO
MEDIO
AMBIENTE
DEFENSA,
JUSTICIA Y
SEGURIDAD
GESTIÓN
PÚBLICA E
INSTITUCIONES
FINANCIERAS
INFRAESTRUCTU
RA FÍSICA Y
TELECOMUNICA
CIONES
SOCIALMINAS Y
ENERGÍATERRITORIAL TOTAL
ALTO 17 2 6 27 15 34 2 103
MEDIO 11 5 17 27 21 54 9 144
BAJO 8 10 33 28 21 24 12 136
SUBTOTAL NIVEL
CENTRAL 36 17 56 82 57 112 23 383
ALTO 23 15 43 44 7 96 9 200 437
MEDIO 53 13 143 46 12 74 12 501 854
BAJO 48 11 271 34 57 61 15 433 930
SUBTOTAL NIVEL
DESCONCENTRADO 124 39 457 124 76 231 36 1.134 2.221
160 56 513 206 133 343 59 1.134 2.604
FUENTE: Aplicativo SICA
NIV
EL
CE
NT
RA
LN
IVE
L
DE
SC
ON
CE
NT
RA
DO
TOTAL GENERAL
RANKING 2.015 POR NIVELES
DECISIÓN DE PROGRAMACIÓN
MATRIZ DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN – MPLPR PRIORIDADES DE UNIDAD EJECUTORA
2.
LINEAMIENTO
ESTRATÉGICO
1.
RANKING
3. ECONOMÍA
Y FINANZAS
Teniendo en cuenta:
Complejidad / Talento Humano /
Recursos Financieros / Tiempos
CARACTERIZACIÓN AUDITORÍAS
OBJETIVO
GENERAL
MATERIA A
AUDITAR
FECHA
INICIO /
FECHA
TÈRMINO EQUIPO
PVCF 2015
PROGRAMACIÓN GENERAL
DIC 23 DE 2014
PVCF 2015
434
Auditorías
Primer
semestre
259 Auditorías
Segundo
semestre
175 Auditorías
No ENTIDAD. OBJETO
DE CONTROL FISCALVALOR ($)
No ENTIDAD. OBJETO
DE CONTROL FISCALVALOR ($) % VALOR
% ENTID. OBJETO
CONTROL FISCAL
2604 369.510.089.805.749 434 250.004.922.494.090 68% 17%
PLANIFICADO PROGRAMADO PORCENTAJES
PVCF 2015
PROGRAMACIÓN GENERAL
DIC 23 DE 2014
PROCESO DE AUDITORÍA
INFORMES
1
ADMINISTRACIÓN DE
PAPELES DE TRABAJO
ADMINISTRACIÓN
PROCESO AUDITOR
1. PLAN GENERAL
DE AUDITORÍA (PVCF)
2. ASIGNACIÓN DE
ACTIVIDADES
PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 2
3
II
I
16
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
ACCIONES POST AUDITORIA Y
EVALUAR LA AUDITORÍA
4
PVCF 2015
ASIGNACIONES DE TRABAJO
Según la Guía de Auditoría: “la Asignación de trabajo – AT de Ejecución, contempla: el objetivo general, la materia a auditar, la designación de Supervisor Encargado y los integrantes del equipo de auditoría, y la determinación de las fechas de inicio y terminación del proceso auditor.” “Las Ats deben incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades – IMA”. “Estas AT´s deben ser validadas por el Director de Vigilancia Fiscal en el Nivel Central”
PVCF 2015
ASIGNACIONES DE TRABAJO
Según el Manual de Asignación de Trabajo en SICA: Los supervisores y/o mantenedores AT, complementan la información previamente ingresada en el proceso de caracterización de las auditorías (materia y objetivos) y establecen fechas teniendo en cuenta que para cada proceso auditor se deben configurar 2 AT’s (Ejecución e Informe Final). Acorde con las fechas establecidas en los Lineamientos Estratégicos del 27 de noviembre de 2014, las Asignaciones de Trabajo – AT´s deberán estar creadas y validadas a más tardar el 23 de enero de 2015.
PVCF 2015
ACTIVIDAD A-1 – OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Según la Guía de Auditoría: “En razón a que la asignación de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario que el Supervisor Encargado establezca los objetivos específicos de la auditoría.” Estos objetivos específicos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de riesgo reflejan los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditoría (si es a un ente o un asunto) y la coherencia con el objetivo general. “Con base en las matrices de riesgo construidas por la UES, las directrices y lineamientos del Contralor General, el Supervisor del Nivel Central presentará al comité técnico del Nivel central, propuesta de objetivos generales y específicos para la Asignación de Actividades de las auditorías de las Entidades principales de la UE a la que está adscrito y de los puntos de control de las entidades principales, particulares o inversiones.”
De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el supervisor encargado también acopiará información sobre: Antecedentes sectoriales y de Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro, Funciones de Advertencia, Denuncias y Fechas claves del proceso, las cuales serán registradas en el SICA. A la par con el proceso de creación de las AT´s de Ejecución, los Supervisores Encargados en cada proceso auditor, deberán registrar en SICA la Actividad A1 una vez sea validada la AT por parte del Ejecutivo de Auditoría, registro que de igual forma tiene fecha máxima de diligenciamiento el 23 de enero de 2015, esto con el fin que cuando los Auditores inicien su proceso el 26 de enero, tengan disponible esta información. (Ver Ejemplo Excel)
PVCF 2015
ACTIVIDAD A-1 – OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• El trabajo realizado por los auditores en cada nivel, y en cada fase de la fiscalización, debe ser adecuadamente supervisado durante la auditoría y la documentación obtenida debe ser revisada.
• La supervisión es esencial para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el mantenimiento de la calidad del trabajo.
Supervisión
La supervisión debe estar dirigida a que: • Los miembros del equipo auditor conozcan y sigan lo previsto
en el plan de trabajo. • El equipo auditor lleve a cabo los objetivos establecidos. • La fiscalización se realice de acuerdo con normas y prácticas
aplicables. • La documentación contenga las pruebas y análisis que sirvan
de fundamento suficiente y adecuado a las conclusiones expresadas.
• El informe o resultado final incluya, de forma adecuada, las conclusiones y opiniones.
Supervisión
Supervisión
Responsable Evento SICA u Otro
• Auditorías
Supervisor Encargado
Supervisor
Visado módulo Supervisión
Monitoreo de la ejecución de la auditoría
tanto del Nivel Central como
Desconcentrado
• Actuaciones
Especiales
Supervisor Encargado
Supervisor
- Programa específico:
Objetivo “Supervisión”
- Enviar/Revisar Observaciones de
equipo
• Denuncias Supervisor Encargado
Supervisor
- Documentar actividades:
Carpeta “Supervisión”
- Enviar/Revisar Observaciones de
equipo
MÓDULO AUDITORÍAS PGA
Rol Supervisor Flujo de Revisión de Informe: Rol Auditor -
Rol Auditor Supervisor Encargado - Ejecutivo de Auditoría y
Directivo Superior
MEMORANDO DE ASIGNACIÓN FASE PLANEACIÓN FASE PLANEACIÓN
A1.: Establecer los objetivo de la auditoría A2.: Conocer el Ente o Asunto a Auditar A3.: Evaluar Riesgos y Controles
A1.1 Actualizar objetivo general y materia a auditar A2.1 Analizar en detalle el Ente o Asunto a examinar A3.1 Crear materias especificas por proceso
A1.2 Definir objetivos especificos de la auditoría
A2.2 Identificar personal clave del Ente Objeto de Control Fiscal
A3.2 Asociar factores de riesgo de auditoría a materias específicas
A1.3 Analizar normatividad de Control Fiscal A2.3 Analizar la función de auditoría interna
A3.3 Evaluar Factores de Riesgo y Definir Procesos Significativos
A1.4 Analizar antecedentes del Control Fiscal Micro A3.4 Evaluar la Calidad y Eficiencia del Control Interno
A1.5 Definir fechas claves del proceso
FASE PLANEACIÓN FASE EJECUCIÓN FASE EJECUCIÓN
A4.: Definir Estrategia, Alcance y Plan de Trabajo A5.: Ejecutar Procedimientos y Estructurar Hallazgos de
A6.: Actualizar MR y Justificar Cambios Etrategia y Alcance de la Auditoria
A4.1 Evaluar riesgo combinado de procesos significativos
A5.1 Diseñar Procedimientos de Auditoría A6.1 Actualizar Matriz de Riesgo del ente objeto de control fiscal
A4.2 Determinar estrategia y alcance de la auditoria A5.2 Ejecutar y concluir procedimientos de auditoría
A6.2 Justificar cambios en la MR, estrategia y alcance de la auditoría
A4.3 Elaborar Plan de Trabajo A5.3 Estructurar observaciones y hallazgos de auditoría
A6.3 Definir conclusiones para dictamen integral y conformar Archivo General.
FASE EJECUCIÓN FASE INFORME FASE INFORME
A7.: Cierre Fase de Ejecución A8.: Fase de informe y cierre de auditoría A9.: Acciones post-auditoria
A7. 1 Realizar reunión final con el ente objeto de control fiscal
A8.1 Envíar observaciones al ente objeto de control fiscal
A9. 1 Elaborar resumen ejecutivo del informe de auditoría
A7.2 Preparar informacion para elaborar proyecto de informe
A8.2 Recibir respuestas a observaciones de auditoría
A9. 2 Evaluar la auditoría
A8.3 Información Hallazgos
A8.4 Enviar informe final de Auditoría
Módulo en SICA Responsable Evento SICA Producto
• Auditorías Equipo
designado
Módulo Auditorías
(A2, A3, A4, A5-1)
• Plan de trabajo (A4-3)
• Programa de auditoría
(A4-3)
• Procedimientos (A5-1)
• Actuaciones
Especiales
Equipo
designado
•Programa específico de
actividades (Objetivo
“Planeación del proceso y
soportes documentales”)
• Plan de
trabajo/Programa de
fiscalización
•Programa específico de
actividades
• Objetivos y Actividades
(procedimientos: qué,
cómo, para qué)
• Denuncias Equipo
designado Documentar actividad • Plan de trabajo
Planeación operativa
Evaluación Controles
3.220 usuarios
MATRICES DE RIESGO
MATRICES DE EVALUACIÓN DE CONTROLES INFORMES DE AUDITORIA
821 funcionarios del proceso auditor
Conclusiones basadas en evidencia
• El auditor debe diseñar procedimientos que ofrezcan una garantía razonable de que se detecten los errores, irregularidades y actos ilícitos.
• Para fundamentar las opiniones y las conclusiones del auditor
relativas a la organización, al programa, a la actividad o a la función fiscalizada, deben aportarse pruebas adecuadas, pertinentes y razonables.
• Los auditores y las EFS deben emplear la debida diligencia en la
concreción, acumulación y evaluación de las pruebas, así como en el informe sobre resultados y en la elaboración de las conclusiones.
Conclusiones basadas en evidencia
• Los documentos de trabajo deben ser lo suficientemente completos y detallados como para permitir a otro auditor que no haya tenido previa relación con la auditoría, descubrir a través de ellos, el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones.
Conclusiones basadas en evidencia
Responsable Evento SICA
• Auditorías Equipo designado (auditor)
Supervisor Encargado
Módulo Auditorías
A2-A3-A4-A5-A6-A7-A8
(Visación)
• Actuaciones
Especiales Equipo designado
Supervisor Encargado
- Ejecutar Programa
específico de actividades
- Enviar/Revisar
Observaciones de equipo
• Denuncias Equipo designado
Supervisor Encargado
- Documentar actividades:
Carpeta “Supervisión”
- Enviar/Revisar
Observaciones de equipo
HALLAZGOS/ FUNCIONES DE ADVERTENCIA Y BENEFICIOS DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL
Revisión del producto final
• Los auditores y las EFS deben ser objetivas e imparciales en sus valoraciones y al informar sobre los resultados de sus tareas.
• Los informes de fiscalización y las opiniones y decisiones finales
emanan de la EFS en su conjunto, por lo que es necesaria la participación de las personas competentes en la revisión y aprobación de los informes, opiniones y decisiones finales.
Revisión del producto (final)
Producto Responsable Evento SICA
• Auditorías Informe Final Equipo designado
Supervisor encargado
Ejecutivo de auditoría
Ejecutivo superior
Revisión Informe
• Actuaciones
Especiales Informe Final Revisión Informe
• Denuncias Respuesta de fondo Revisión oficio
respuesta
SE DESAPROVECHA LA FUNCIONALIDAD “FLUJO DE REVISIÓN DE INFORME”
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
OFICINAS DE CAPACITACIÓN Y
PLANEACIÓN
ENERO 7 de 2015