DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
SERVICIO DE INFRAESTRUCTURAS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Infraestructuras
Abril 2015
SÍMBOLOS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Infraestructuras
Abril 2015
SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (I)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud de usuario
Estimación económicay viabilidad técnica del programa de necesidades facilitado por el destinatario de la obra
>18.000 €(requiere expediente de
contratación administrativa)Sí
No
<18.000 €(asistencia técnica interna o
contratación directa)
Requiere firma de todas las partes integrantes; dirección facultativa, contratista y SDI Se establece la fecha de inicio de las obras e inicio del plazo de ejecución
Se inicia la obra bien con una licencia
definitiva, licencia condicional o bien transcurridos dos meses de silencio
administrativo tras la solicitud de las mismas.
Si requeríalicencia
Elaborado por la empresa contratista y aprobada por el coordinador de Seguridad y Salud.
Se le entrega copia visada del proyecto
Aviso previo de inicio de obra a la Consellería
correspondiente
¿Decisión ejecución?
Estudio y valoración de la
obra (o instalación) solicitada
Remisión de documentación para iniciar expediente de
contratación de obras
Elaboración y supervisión de documentación
técnica SDI01P02
Firma de la documentación del proyecto por
la empresa contratista
Elaboración y supervisión de
proyectos SDI01P01
Estimación presupuestoAsistenciaTécnica
Elaboración del acta de
comprobación de replanteo
Remisión al usuario
Revisión del estado del
expediente de licencia
Recepción copia del contrato con datos de la empresa contratista
adjudicataria
Recepción de documentación de Seguridad y Salud y firma del acta de
aprobación
A
Consulta con Gerencia
En cualquiercaso
Obras de nueva planta y grandes reformas y Ampliaciones
<50.000 €(obras menores)
B
Presupuestoestimado
obra
> 50.000 €(requiere
expedientede contrataciónadministrativa)
SCO01: Contratación administrativa
Servicio de Contratación
Versión 2 - Junio 2013
SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (II)
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Emisión de certificaciones
En cualquier caso
Finalizaciónde obraSolicitud de ocupación provisional
Sí
Sí
No
No
Modificaciones de proyecto
A partir de las mediciones de la dirección facultativa,
para que se efectúen propuestas de pago
Durante la ejecución de la obra hasta:1.- Finalización de obra2.- Solicitud de ocupación provisional 3.- Fin de plazo establecido
Fin plazo establecido
Recepción de obras
SDI01P04
Establecimiento de nuevo plazo
de ejecución
Paralización de certificaciones
mensuales
¿Sesolicita
ampliación de plazo?
Elaboración de certificaciones de
obra acordadas y en su caso honorarios
facultativos y remisión al Servicio de Financiación y
Presupuesto
¿Se concede?
Control de obras e instalaciones
Elaboración del Acta de ocupación
provisional o parcial
Modificación de proyecto
SDI01P03
Dirección y/o control de la ejecución de la obra e
interlocución entre empresa contratista y
destinatarios de la obra
A
Versión 2 - Junio 2013
SDI01: EJECUCIÓN DE OBRAS E INSTALACIONES (III)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
<50.000€(Obra menor)
Redacción de memoria técnica
- Mediciones y presupuesto- Planos- Pliego de prescripciones técnicas
Hasta alcanzar consenso con destinatario de la obra
Solicitud de ofertas
económicas
Empresas contratistas
Mínimo tres ofertas
Recepción y valoración de las
ofertas
Adjudicación de la obra o
instalación
Empresas contratistas
Establecimiento de inicio de ejecución consensuada con
el destinatario de la obra
Control de la ejecución de la obra e
interlocución entre contratas y
destinatario de la obra
Comprobación final de obra y elaboración de certificado de
recepción
Remisión de documentación
- Certificado de recepción- Presupuesto original y copias- Factura original y copias- VºBº del usuario
Solicitando subsanación de incidencias detectadas
B
Recepción de factura
correspondiente
Recepción de aviso de fin de
obra
Correcto Sí
Solicitud de factura
correspondiente
Empresas contratistas
No
Comunicación al adjudicatario
Servicio de Contratación
SCO01: Contratación administrativa
Versión 2 - Junio 2013
SDI01P01: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE PROYECTOS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Seguimiento y gestiones de
ajuste continuo hasta la concesión
Solicitud de licencias a la
Administración Local
Seguimiento de la elaboración del proyecto
Ingenierías y Estudios de Arquitectura
Recepción de proyecto básico
Orden de inicio de elaboración del proyecto de
ejecución
Ingenierías y Estudios de Arquitectura
Encargo de elaboración del proyecto básico
Remisión al destinatario de la
obra para consenso
Recepción de proyecto de ejecución
Recepción de la resolución del
contrato administrativo
Solicitud de apertura del expediente de
Asistencia Técnica
Ajuste del proyecto con Ingeniería y
beneficiario hasta la aceptación
técnico-economica
Ajuste del proyecto hasta la aceptación técnico-economica
Sí
No
Solicitud de supervisión de la
parte de arquitectura
¿Supervisión externa de
arquitectura?
Supervisión de la parte de
arquitectura del proyecto
Recepción de informe de supervisión
Supervisión de la parte de
ingeniería del proyecto
Compilación y revisión de
documentación
Ingenierías y Estudios de Arquitectura
Ingenierías y estudios de Arquitectura adjudicatarios
Remisión de Pliego de prescripciones técnicas elaboración del proyecto y/o dirección facultativa
Se incluye estudio de Seguridad y
Salud
- Copia del proyecto- Informe de aceptación del proyecto - Documentación asociada:
. Informe de Supervisión
. Informe Económico
. Acta de replanteo previo
. Conformidad del usuario
. Certificado de viabilidad
SCO01: Contratación administrativa
Servicio de Contratación
Hasta aprobación de modificaciones por ambas partes
Versión 2 - Junio 2013
SDI01P02: ELABORACIÓN Y SUPERVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Redacción de documentación técnica
para la ejecución de obras
Ingenierías y Estudios de Arquitectura
No
Sí
Encargo de la parte correspondiente de la documentación
técnica
¿Requiereasistencia técnica
externa?
Redacción de parte de la
documentación técnica
Recepción de documentación
elaborada
Supervisión de la asistencia
técnica
Compilación de ladocumentación
para la ejecución de obras
- Memoria técnica- Pliego de cláusulas administrativas- Pliego de prescripciones técnicas- Mediciones y presupuesto- Planos- Cuestionario anejo al pliego pliego de prescripciones técnicas
En cualquier caso
Seguimiento y gestiones de
ajuste continuo hasta la concesión
Solicitud de licencias a la
Administración Local
Si requiere licencia de obras
Versión 2 - Junio 2013
SDI01P03: MODIFICACIÓN DE PROYECTO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Ajuste del proyecto con destinatario de
la obra hasta la aceptación técnico-
economica
Se le entrega copia visada del proyecto
Recepción de proyecto
modificado
Firma de la documentación del proyecto por
la empresa contratista
Compilación y revisión de
documentación
Ingenierías y Estudios de Arquitectura
Remisión de documentación para iniciar expediente de
contratación de obras de modificado
Recepción copia del contrato modificado
con datos de la empresa contratista
adjudicataria
Solicitud de redacción del
proyecto modificado
Detección de problemas o deficiencias o
recepción de solicitud de modificado
Valoración previa y
comunicación al usuario
¿Se acepta el modificado?
No
No
Firmada por Empresa contratista, dirección facultativa, Jefe de servicio y Rector
Supervisión del proyecto modificado
y emisión del informe
correspondiente- Copia del proyecto- Informe de aceptación del proyecto, si procede - Documentación asociada:
. Informe de Supervisión
. Informe Económico
. Acta de precios contradictorios
. Audiencia del contratista
. Copia de la Solicitud de redacción del proyecto modificado
¿Afecta al presupuesto?
Sí
No
En cualquiercaso
Solicitud de la empresa contratista, el usuario o el destinatario de la obra
Se indica el nuevo presupuesto y plazo de ejecución correspondiente
¿Requiere paralización de la obra?
Sí
Sí
Paralización de la obra
Si obraparalizada
Solicitud a la empresa
contratista de continuar con la
obra
SERVICIO DE CONTRATACIÓNSCO02: MODIFICADO / PRÓRROGA DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS
Versión 2 - Junio 2013
SDI01P04: RECEPCIÓN DE OBRAS
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Positiva NegativaEmpresas
contratistas
Recepciónde notificación por
parte de la empresa contratista de solicitud de recepción de obra
Valoración
Solicitud de subsanación de
deficiencias
Remisión del Acta de
recepción
Inspección de la obra ejecutada y firma del Acta de recepción de obra
Requiere informe favorable de la dirección facultativa
¿Hay observaciones a
subsanar?
No
Sí
Establecimiento de plazo de
subsanación de deficiencias
Inspección de la obra
Periodo de subsanación de deficiencias por parte de la empresa contratista
Recepción de la solicitud de contrata de
devolución de fianza Hasta pasados, al menos, 12 meses
desde inicio plazo de garantía
Solicitud de informe a la
dirección facultativa
Elaborada por la contrata y la
dirección facultativa y
revisada por el SDI
Valoración del informe
Positiva
Negativa
Resolución de incidencias desde la ocupación hasta fin del periodo de garantías
- Inicio plazo de garantía.- Ocupación de la obra
Citación para la recepción de obra
y solicitud de documentación
Empresas contratistas
Recepción de la documentación
asociada de final de obra
Medición final de la obra
y/o revisión
Compilación de documentos y
remisión al usuario
Remisión de informes para
subsanar deficiencias detectadas
Empresas contratistas
Recepción del documento y
reenvío al Servicio de
Contratación
Remisión para la firma de la
aprobación de la liquidación final
de la obra
Rector
Requiere la firma del Jefe de servicio y usuario para que remitan al Servicio de Contratación y procedan a
la devolución de fianzas
Hasta conformidad
A Servicio de Contratación, a
los técnicos facultativos y a la
contrata, A los destinatarios de
la obra se les notifica el final de
la misma
Control de obras e instalaciones
SCO01: Contratación administrativa
Versión 2 - Junio 2013
SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (I)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Averías
Configuración
Alta, Baja,Trasladoextensión
o cableado
Suministro
Alta líneasdatos
Solicitud
Programación
Periodicidad mensual
Mantenimientocentral
A solicitud de usuario o por programación
Análisis de Tráfico
Empresas de telefonía y datos
Solicitud trabajo de cableado
Supervisión técnica trabajo
realizado
Entrega a usuario
RemisiónSolicitud
Carga de datos
Revisión técnica de solicitud
Recepción confirmación
trabajo realizado
Actualización de datos en
aplicación y si procede en
planos
Cambios de Configuración
AveríasSDI02P02
Clasificacióndel servicio
Comprobación de cumplimiento de condiciones de facturación
Tipo
Web
Tra
Aprovisionamiento del equipo
Empresas de telefonía y datos
Tipo
Generación de informes
Remisión aviso a usuario de
equipo disponible para
su recogida
Trabajos GenéricosSDI02P01
Análisis de la evolución del
tráfico y acumulado
Recepción aviso alta realizada
Mantenimiento Central
SDI02P03
Para posible ajuste de las necesidades reales de los usuarios
En caso de incumplimiento, solicitud
de subsanación por parte de la empresa proveedora
Intr
an
et
- Usuarios: pueden consultar los cambios en intranet- Gestores: pueden cambiar on line a través de la intranet
A
Versión 2 - Junio 2013
SDI02: SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Y DATOS (II)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
ÁREA ECONÓMICA:AGE07 GESTIÓN DE GASTOS
Transferencia de cargos y facturas
A
Versión 2 - Junio 2013
SDI02P01: TRABAJOS GENÉRICOS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
No
Empresas de telefonía y datos
Recepción de confirmación de trabajo realizado
Identificación de preaviso de
solicitud
Remisión de la orden de cambios
Visita a usuario, comprobación y ajuste datos de
preaviso
Programación
Actualización de planos en la
Oficina Técnica
Información al usuario
Ges
tión
Te
lefó
nic
a
Ge
stió
nT
elef
ónic
a
Ges
tión
Te
lefó
nic
a
Tipo Preaviso
Alta/baja de supletorioBaja/Traslado de extensión Suministro equipamiento
telefónico
Programación manual en la
central
Tipo
Otros
Validación automática de la
solicitudGes
tión
Te
lefó
nica
¿?
¿Requiere actualización?
Sí
Versión 2 - Junio 2013
SDI02P02: AVERÍA
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Identificación de la incidencia
recibida
Tipo deincidencia
Resto
¿Requiere actuación externa?
Revisión de la avería
Reparación de la avería
No
Empresas de telefonía y datos
Recepción de la notificación de
avería reparada
Confirmación o recepción de cierre
de avería en aplicación de gestión
Remisión de la solicitud de reparación
Sí
Extensiones IP
Recepción confirmación
trabajo realizado
Remisión de la solicitud
ASIC01:PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC
Versión 2 - Junio 2013
SDI02P03: MANTENIMIENTO DE CENTRAL
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
BianualRevisión de estado
de la central y detección de las necesidades de
hardware
Redimensionamiento de central en función
de las previsiones
Realización de la previsión técnica de ampliación y
los trabajos necesario
¿Necesidades derivadas de la ampliación del
campus?
Sí
Solicitud de presupuesto
Empresas de telefonía y datos
Recepción del presupuesto y negociación
definitiva
Solicitud de trabajo
Empresas de telefonía y datos
Recepción de confirmación de trabajo realizado
Comprobación y verificación del funcionamiento
No
¿Correcto?
Sí
No
¿Se acepta?
Sí
No
Versión 2 - Junio 2013
SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (I)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Cambio de datos administrativos
(centro de facturación/de coste o de usuario)
Préstamo línea/
terminal Avería
A solicitud o de oficio(vencimiento temporal)
Cambio de configuraciónCambio de titular
BajaRobo o pérdida
Gestión de TarjetasCompra/Renovación/Alta
de terminalCambio de operador
Periodicidad mensual
A solicitud del usuario o de oficio
Empresa de telefonía móvil
Carga de datos
Comprobación de
cumplimiento de condiciones de facturación
Clasificacióndel servicio
Análisis de la evolución tráfico y
acumulado
Generación de informes
Confirmación de servicio
realizado
Tipo
Para posible ajuste de las necesidades reales de los usuarios
De oficio(análisis de tráfico)
Empresa de telefonía móvil
Preparación del pedido y aviso al
usuario
Realización del cambio
requerido
Atención y, en su caso,
recepción de lo averiado
Registroweb
mov
¿?
¿Requiere entregar material?
No
web
mov
Sí
A
B
C
D
Solicitud de información
¿Discrepancias?
Sí
A’ No
La propia aplicación envía
un email de aviso al usuario
La propia aplicación envía un email de
aviso al usuario
Recepción del material y aviso
al usuario
web
mov
¿Requiere reserva de
crédito?Sí
No
Solicitud de reserva de
crédito
Área económica
Recepción aprobación
crédito
Versión 3 - Abril 2015
SDI03: SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL (II)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Sí
No
Verificación de facturas
Entrega del material
Recepción Informe
web
mov
A’’ B’
Confirmación del pedido a
recoger Préstamo: devolución voluntaria o seguimiento a los 2 meses
C’
D’
¿Correcto?
ÁREA ECONÓMICA:AGE07 GESTIÓN DE GASTOS
Transferencia de cargos y facturas
Versión 3 - Abril 2015
SDI04: SERVICIO DE AUDIOVISUALES
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario
Revisión y evaluación de
los partes
Revisión de la calidad de las
asistencias realizadas
Ge
stió
n a
udio
visu
al
Registro inicial de la solicitud
Empresas servicios
audiovisuales
Introducción de la información
Empresas servicios
audiovisuales
Recepción de los partes de
finalización del servicio
El usuario recibe automáticamente el parte-recibo del servicio y si procede, entrega de contenidos
Transferencia de cargos y facturas
ÁREA ECONÓMICA:AGE07 GESTIÓN DE GASTOS
¿Información adicional?
Contacto con el usuario para
recabar información
Sí
Ge
stió
n a
udio
visu
al No
Versión 2 - Junio 2013
SDI05: SOPORTE TÉCNICO DE INFRAESTRUCTURAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud de usuario
Identificación de las características específicas de la
solicitud
¿Es pertinente su solicitud?
Existe documentación de acceso restringido
SíNo
¿Se dispone de la información?
Consulta BBDD de proyectos
Sí
No
Comunicación al usuario
FormatopapelFormato
digital
Consulta disponibilidad de
la información
¿Disponible?No Sí
Soporte solicitado
Entrega de la copia de la
documentación al usuario
Copia de CD, correo electrónico
y/o impresión realizada
Búsqueda de la documentación en el archivo o impresión
de la misma
PréstamoEntrega
copia documentos
Búsqueda de la documentación en el
archivo y/o consulta del formato digital de la
misma
Identificación de los formatos disponibles
Consulta de la documentación
Pordefecto
Tiposolicitud
Toma de datos del usuario
Entrega al usuario de
documentación
¿Entrega?
Los alumnos han de dejar su acreditación UPV en depósito
Contacto con usuario
reclamando la entrega de
documentación
No
Sí
Devolución de la documentación
al archivo
Solicitud de información o consulta de documentación de expedientes y proyectos de obras e instalaciones
Asesoramiento a alumnos
Asesoramiento técnico con relación
a proyectos y/o trabajos docentes
Devolución de la documentación
al archivo, si procede Devolución de la
acreditación en depósito al alumno
En el caso de proyectos se requiere la aceptación del autor del mismo
En el caso de proyectos se requiere
la aceptación del autor del mismo
Plazos acordados
Versión 1 - Enero 2007
SDI06: INCIDENCIAS DE APARCAMIENTO Y SISTEMAS DE SEGURIDAD DEL CAMPUS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Carnet UPV(ACOM)
A solicitud de usuario Tipo
Comunicación al ACOM
Incidencia decarnet
Recepción de comunicación de
resolución de incidencia
Comunicación al SAG
Asignación para resolución
Precisaexternos
Empresaexterna
¿Resuelta?
Sí
No
Análisis del problema
Incidencia deaparcamiento
DecisiónSe desestima
Validación y verificación de la
actuación
Análisis de la solicitud y
comprobaciones
Tipo
Gre
gal
Gre
gal
Gre
gal
Se repara
AparcamientoSistemas de seguridad
(SAG)
ASIC01:PRESTACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS TIC
Precisa ASIC
Versión 2 - Junio 2013