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REGISTRO Y RECEPCIÓN EN CONGRESOS Y CONVENCIONES
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¿QUIÉN SE ENCARGA DE ESTO?
Dentro de la organización de un evento se crean comites los cuales tienen asignado cierta tarea a realizar, así facilitar el trabajo y tener una organización para el evento y poderlo llevar al éxito.
Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades.
Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido.
Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión.
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QUE MANERAS HAY PARA INSCRIBIRSE
Se pueden realizar de diferentes formas:
Por correo
Por correo electrónico (e-mail).
Personalmente
Vía Fax
Pagina web
También se pueden ofrecer facilidades de pago, transferencias bancarias, descuentos a grupos, asociaciones, por pago anticipado, efectivo etc.
Es fundamental la elaboración de planillas para cada día.
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Con anticipación
Fomenta el pre-registro
Diseña formas sencilla a prueba de errores
Pide a un colega que llene cada una de tus formas para asegurarse que son de fácil compresión
Haz que tus formas sean atractivas para que los delegados quieran llenarlas en cuanto las reciban
Considera la posibilidad de ofrecer incentivos por registro pronto
Considera la posibilidad de imponer multas por registro tardío
Fomentar el pago con tarjeta de crédito
Envía gafetes por adelantado
Utiliza internet para el pre-registro
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EN LA SEDE
Emplea personas por alrededor de 50 delegados
Da a tu persona una preparación completa
Utiliza varias mesas de registro
Trata de evitar el pago en efectivo (pero manen los bloques de recibo a la mano)
Pon letreros claros y completos
Toma en cuenta la seguridad (tanto de la gente como el dinero)
Toma en cuenta las necesidades de guardarropa
Considera la posibilidad de computarizar el proceso de registro
Asigna a los invitados especiales, al personal, a los proveedores y a los medios de comunicación mesas de registro separadas
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Emplea a personal flotante de apoyo
Dispón una mesa de registro para casos especiales
Considera la posibilidad de ofrecer distracción y entretenimiento en distintos puntos de las filas si éstas se hacen demasiado largas
Reserva un área central privada para tus necesidades personales y almacenamiento
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RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES, ORADORES O INVITADOS ESPECIALES EN AEROPUERTO O TERMINAL DE AUTOBUSES.
Esta tarea puede delegarse a un chofer o mensajero d la institución, quien provisto de un cartel alusivo al evento, se identificara para que los participantes lo encuentren y puedan hospedarse convenientemente. Es muy importante coordinar esta actividad ya que se evitará la pérdida de tiempo y asegurará el transporte y desplazamiento de los participantes
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CONTROL DE LLEGADA
Para esta tarea será necesario confeccionar una lista provisora con base en las confirmaciones de asistencia enviada por fax, télex, telegramas, cartas etc.
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CONTROL DE RESERVACIÓN DE ALOJAMIENTO
Verificar con anticipación las reservaciones en los hoteles designados
Verificar que las habitaciones sean las correctas
Recepción y distribución de la correspondencia a los participantes
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Mantén en contacto con las agencias de viajes contratada para la reservación y confirmación de pasaje de regreso. No debe olvidarse que muchas veces los participantes y oradores son personas con cargos de responsabilidad y que no pueden desperdiciar días por conexiones de aerolíneas mal coordinadas.
Confirma los transporte de regreso y si los participantes se irán el día acordado
Control de refrigerios que se servirán durante las sesiones
Confirmas y asegurar reservas a restaurantes si es que no brindaras el servicio de alimento en ele evento.