REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 1
PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE
MUESTRAS EN EL ALMACÉN DE RETENCIÓN DEL LABORATORIO QUIMPAC
DE COLOMBIA S.A.
AUTOR
JULIO CESAR RIASCOS PINEDA
Ensayo ABP presentado como requisito para optar al título de:
INGENIERO INDUSTRIAL
Directora:
CLAUDIA CAROLINA CALDERÓN LÓPEZ
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ, 03 DE JUNIO DE 2021
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 2
Propuesta de Reestructuración de Estantes y Distribución de Muestras en el Almacén de
Retención del Laboratorio Quimpac de Colombia S.A.
Julio César Riascos Pineda
Código D6201050
Programa de Ingeniería Industrial
Facultad de Estudios a Distancia FAEDIS, Universidad Militar Nueva Granada
Nota del Autor
Julio César Riascos Pineda, Estudiante del Programa de Ingeniería Industrial FAEDIS presenta
este proyecto ABP para para optar al título de Ingeniero Industrial.
Este trabajo fue dirigido por la docente Claudia Carolina Calderón López, Docente de Cátedra
del Programa de Ingeniería Industrial FAEDIS.
Cualquier correspondencia referente a este proyecto debe ser enviado a
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 3
Contenido
Resumen ......................................................................................................................................... 8
1 Planteamiento del Problema .............................................................................................. 12
2 Objetivos .............................................................................................................................. 15
2.1 Objetivo General ............................................................................................................ 15
2.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 15
3 Justificación ......................................................................................................................... 15
4 Marco de Referencia ........................................................................................................... 17
4.1 Marco Contextual ........................................................................................................... 17
4.2 Antecedentes .................................................................................................................. 18
4.3 Bases Teóricas ................................................................................................................ 19
4.4 Definición de Términos. ................................................................................................. 21
5 Metodología ......................................................................................................................... 22
5.1 Análisis de la Información ............................................................................................. 22
5.2 Reestructuración de Estantes .......................................................................................... 23
5.3 Distribución de las muestras .......................................................................................... 23
5.3.1 Método FIFO ................................................................................................. 24
5.3.2 Método ABC para el Control de Inventarios ................................................ 24
5.3.3 Distribución de Productos por Compactibilidad Química ............................ 24
5.3.4 Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del Almacenamiento ........ 25
5.4 Medición de Tiempos de Búsqueda de Muestras ........................................................... 25
6 Resultados ............................................................................................................................ 26
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 4
6.1 Capítulo 1. Análisis Preliminar del Estado de los Estantes y del Proceso de Distribución
de Muestras ............................................................................................................................... 27
6.1.1 Descripción Inicial de los Estantes................................................................ 27
6.1.2 Distribución Actual de los Estantes .............................................................. 29
6.1.3 Inventario del Almacenamiento año 2020 .................................................... 32
6.1.4 Análisis DOFA .............................................................................................. 36
6.1.5 Lluvia de Ideas .............................................................................................. 38
6.2 Capítulo 2. Materiales para la Elaboración de los Estantes ........................................... 39
6.3 Capitulo 3. Prototipo de Estante para Favorecer el Almacenamiento y Disminuir el
Desperdicio de Espacio ............................................................................................................. 40
6.4 Capítulo 4. Análisis de los Métodos que se Pueden Establecer para Mejorar la
Distribución de las Muestras ..................................................................................................... 47
6.4.1 Implementación de 5S para Mantener el Orden y la Distribución del Almacén
y sus Estantes. 54
6.4.2 Propuesta Ampliación del pasillo. ................................................................. 56
7 Alternativas de Solución ..................................................................................................... 58
8 Presupuesto .......................................................................................................................... 60
Conclusiones ................................................................................................................................ 64
Bibliografía .................................................................................................................................. 66
Anexos .......................................................................................................................................... 70
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 5
Tablas
Tabla 1 .......................................................................................................................................... 27
Tabla 2 .......................................................................................................................................... 27
Tabla 3 .......................................................................................................................................... 28
Tabla 4 .......................................................................................................................................... 33
Tabla 5 .......................................................................................................................................... 36
Tabla 6 .......................................................................................................................................... 43
Tabla 7 .......................................................................................................................................... 43
Tabla 8 .......................................................................................................................................... 44
Tabla 9 .......................................................................................................................................... 44
Tabla 10 ........................................................................................................................................ 44
Tabla 11 ........................................................................................................................................ 45
Tabla 12 ........................................................................................................................................ 46
Tabla 13 ........................................................................................................................................ 52
Tabla 14 ........................................................................................................................................ 53
Tabla 15 ........................................................................................................................................ 59
Tabla 16 ........................................................................................................................................ 61
Tabla 17 ........................................................................................................................................ 61
Tabla 18 ........................................................................................................................................ 62
Tabla 19 ........................................................................................................................................ 63
Tabla 20 ........................................................................................................................................ 63
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 6
Figuras
Figura 1 ......................................................................................................................................... 29
Figura 2 ......................................................................................................................................... 30
Figura 3 ......................................................................................................................................... 32
Figura 4 ......................................................................................................................................... 34
Figura 5 ......................................................................................................................................... 35
Figura 6 ......................................................................................................................................... 41
Figura 7 ......................................................................................................................................... 42
Figura 8 ......................................................................................................................................... 47
Figura 9 ......................................................................................................................................... 49
Figura 9 ......................................................................................................................................... 51
Figura 10 ....................................................................................................................................... 52
Figura 11 ....................................................................................................................................... 56
Figura 12 ....................................................................................................................................... 57
Figura 13 ....................................................................................................................................... 58
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 7
Anexos
Anexo A. Caja para el almacenamiento de las muestras en los estantes. ..................................... 70
Anexo B. Cotización de las cajas para guardar las muestras en los estantes. ............................... 71
Anexo C. Consolidado de reclamos año 2020 Quimpac de Colombia S.A .................................. 72
Anexo D. Requerimiento de medidas de estantes teniendo en cuenta medidas de las cajas. ....... 73
Anexo E. Solicitud de cotización de cajas .................................................................................... 74
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 8
Resumen
Dada la necesidad que tiene el Laboratorio Quimpac de Colombia de mejorar los
procesos de almacenamiento y distribución de muestras en el almacén de retención, se realiza
una propuesta que se enfoca en la reestructuración de los estantes y la disposición de las
muestras que allí reposan con el fin de optimizar el espacio usado y lograr así, una mayor
capacidad de acopio y orden.
Para esto, se realizó un análisis de la situación actual en el almacén de retención,
enfocado en el estado físico de los estantes, la capacidad de almacenamiento, el inventario que se
maneja en un año de acopio de muestras, y la forma como se distribuyen éstas en el almacén. El
análisis de esta información ratificó lo que se venía evidenciando, acerca de la insuficiencia de
espacio para el almacenamiento. También se realizó un análisis utilizando la matriz DOFA como
herramienta para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y así tener
una visión más detallada de la situación.
A fin de brindar una solución al Laboratorio con respecto al proceso de almacenamiento
y apoyado en la herramienta Sketchup, se propone un diseño de estante compacto, hecho de
materiales de fibra de vidrio, resistente al ambiente y con mayor capacidad, teniendo en cuenta
las necesidades del almacén. En cuanto al proceso de distribución de muestras, se plantea utilizar
la combinación del método FIFO para la gestión del inventario, una clasificación ABC en
función a la demanda o rotación para localizar los productos en los estantes y los criterios
generales para almacenamiento de químicos y separación de productos por incompatibilidades.
Adicionalmente, se recomienda aplicar la metodología 5s para que el proceso de ingreso y retiro
de muestras sea más visual, ordenado y limpio.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 9
De esta forma, el impacto en el proceso será evidente en sus estanterías, en el orden, la
distribución de muestras, reducción de tiempo horas hombre en la búsqueda de una muestra para
análisis y optimización del espacio.
Palabras claves: Muestras de retención, optimización, 5S, organización, almacenamiento,
estantes.
Summary
Given the need of the Quimpac Laboratory of Colombia to improve the processes of storage and
distribution of samples in the retention warehouse, a proposal is made that focuses on the
restructuring of the shelves and the arrangement of the samples that rest there, favoring the space
used and thus achieving a greater capacity of collection and order.
For this, an analysis of the current shelf situation was performed, documenting the
physical condition, storage capacity, inventory that is handled in a year of collection of retention
samples, and how samples are distributed in the warehouse. With the help of Excel, the collected
information was disclosed with descriptive statistics the data that confirms the inadequacy of
storage space. Subsequently, a DOFA analysis was carried out as a tool to study the situation
aimed at identifying the strengths, weaknesses, threats and opportunities for changes that favor
the process.
To provide a solution according to the Laboratory's needs about the storage process and
making use of the Sketchup tool, a compact shelf design is proposed, made of fiberglass
materials that meets the needs in the warehouse, making them environmentally resistant and with
greater capacity. Taking into account that the combination of the FIFO method for inventory
management should be improved, an ABC classification based on demand or rotation to locate
the products on the shelves and the general criteria for storing chemicals and separating the
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 10
products by incompatibilities , additional will be applied the management tool 5s to make the
process of entry and removal of samples more visual, orderly and clean.
In this way, the impact on the process will be evident on your shelves, in order, the
distribution of samples, reduction of time in man hours when searching for a sample for analysis
and space optimization.
Keywords: Retention, optimization, 5S, organization, storage, shelves samples.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 11
En el campo de la logística es de vital importancia mantener el orden y la disposición del
espacio, esto facilita los flujos de los procesos en los lugares de almacenamiento, por ello las
estanterías se convierten en un sistema de almacenaje muy importante que permite organizar y
optimizar los espacios donde se acopian diferentes materiales. Este proyecto ABP está enfocado
en reestructurar la estantería, mantener el orden y la distribución de muestras en el almacén de
retención del Laboratorio Quimpac de Colombia. La mejora de este proceso apalancaría la
solución de otros inconvenientes, como son los tiempos de respuesta a los clientes cuando estos
realizan solicitudes, reclamos y verificaciones de calidad que implican un reanálisis de las
muestras guardadas en el almacén.
Con la intención de dar solución a este problema se investigaron las causas que están
retrasando el proceso, y que han ido desencadenando una serie de sucesos que indican una falta
de capacidad de acopio en los estantes, una ineficiente distribución y organización de los
productos almacenados en ellos. Aprovechando esta situación, se propone cambiar los materiales
que componen los estantes actuales para darles una mayor resistencia al ambiente corrosivo que
se maneja en la empresa por causa de las características químicas de los productos
manufacturados, además establecer procedimientos basados en un sistema de almacenamiento
ordenado que faciliten la búsqueda de muestras en el almacén de retención y sea orientado a la
organización, sistematización y categorización de las mismas, aplicando la herramienta de
gestión 5s.
Con el desarrollo de este proyecto, se espera aportar al almacén de retención de muestras
una posibilidad de mejorar el proceso de almacenamiento, que por falta de organización y
capacidad se percibe caótico, con mucho desorden, haciendo de este espacio un lugar incómodo
para trabajar.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 12
Los resultados que presentó el análisis de mejora realizado al almacén de muestras de
retención soportan la propuesta planteada en este trabajo, éstas se explicarán al detalle a lo largo
del documento y posteriormente se evaluarán los beneficios que podrían obtenerse al momento
de decidir implementar las mejoras planteadas.
1 Planteamiento del Problema
Quimpac de Colombia S.A es una empresa productora de suministros químicos dirigidos
a la desinfección y tratamiento del agua, estos productos son cloro líquido, cloro gas, hipoclorito
de sodio, cloruro férrico y ferroso, ácido clorhídrico, soda cáustica, policloruro de aluminio,
hidroxicloruro de aluminio y derivados.(Quimpac, 2016)
La compañía garantiza las especificaciones de calidad de manufactura de sus productos al
realizarle los respectivos análisis y ensayos de control, para ello cuenta con un laboratorio
químico, que no solo se encarga de hacer análisis fisicoquímicos a los productos terminados, sino
que adicionalmente monitoriza el proceso de fabricación de estos productos y asegura su calidad
final (Ministerio de Salud, 1998). Una vez liberado el producto, este es enviado a los tanques de
almacenamiento y desde allí se procede a llenar los carrotanques para despachar a cada cliente.
De cada carro despachado se recoge una muestra para nuevamente verificar la calidad por medio
de un análisis químico y físico.
La muestra recolectada, que también se denomina contramuestra, es guardada en el
almacén de retención durante el periodo de caducidad como constancia de la calidad del
despacho. Esta muestra testigo es la garantía que tiene el área de control de calidad, cuando se
presentan casos de reclamación de clientes o sean solicitadas en alguna auditoria de calidad
como seguimiento de trazabilidad. (MSCBS, 2006)
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 13
Al momento de presentarse una solicitud de reclamo por deficiencias en la calidad de
producto, se procede hacer la respectiva investigación y un informe de esta, donde inicialmente
se revisa la muestra guardada en el almacén de retención, se analiza nuevamente para verificar
las especificaciones de calidad declaradas en el certificado de análisis del despacho, estas deben
coincidir con el nuevo reporte de los análisis realizados. Para la empresa es de gran importancia
realizar este procedimiento y darle a conocer al cliente los resultados de lo sucedido para no
perder la confianza que se tiene entre las dos partes, este proceso es una estrategia de la
compañía para respaldar la calidad de los productos (Quimpac, 2018). De acuerdo con los
resultados de la investigación, se llega a un acuerdo financiero, si la inconformidad es causada
por deficiencias en los procedimientos internos de la empresa; de no ser así el cliente asume los
gastos de transportes por devolución.
Los ácidos clorhídrico y sulfúrico son los productos de mayor control en la compañía,
debido a que son suministros controlados por estupefacientes y alguna deficiencia en su
concentración tiene implicaciones legales, las cuales deben ser soportadas técnica y legalmente
(López, 2013).
El trabajo de los analistas debe ser bien ejecutado desde la revisión del proceso de
producción, el análisis de producto final, hasta el despacho y almacenamiento de la muestra en el
almacén de muestras de retención, debido a que esta últimas son el respaldo que garantiza la
confiabilidad de los resultados emitidos por el laboratorio químico de la compañía. (Ministerio
de Salud, 2016).
El almacenamiento de muestras de retención de los productos despachados es de gran
importancia, porque son un material de referencia y deben estar disponibles al momento de ser
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 14
requeridas con fines analíticos, por reclamos de clientes o asuntos legales. Estas muestras son la
representación de los lotes de producto producido y despachado.
En el almacén de retención se ubican las muestras que respaldan a la compañía en el
proceso de calidad de los productos, este almacén está sufriendo daños en sus estantes por la
corrosión causada por lo vapores y los goteos generados por muestras mal almacenas debido a la
falta de espacio.
Para fines prácticos y por buenas prácticas de laboratorio, las muestras de retención
deben ser de fácil acceso y de localización. La falta de capacidad de almacenamiento y de un
sistema de organización adecuado, aumenta el problema de búsqueda en el almacén por
deficiencias en el almacenamiento de muestras. Actualmente el ingreso de materiales está
presentando inconvenientes observándose una falencia en la ubicación, búsqueda y orden en
general, donde no se logra identificar de una manera fácil y rápida la localización de las muestras
de retención, y uno de los motivos de esta situación radica en la insuficiencia de la capacidad de
almacenamiento.
El costo del mantenimiento del almacén de muestras de retención está contemplado
dentro de los análisis de control de calidad que se les realizan a los productos manufacturados
por la compañía, sin embargo, este proceso se convierte en el respaldo de garantía de la calidad.
Considerando la importancia del buen manejo de las muestras de retención según lo planteado
anteriormente, se requiere mejorar el almacenamiento y distribución de éstas para que el uso del
almacén sea más eficiente y así mitigar el problema que se está presentando.
Por lo anterior se plantea la siguiente pregunta de investigación:
¿Cómo disponer de un espacio adecuado que facilite el almacenamiento y distribución de
muestras en el almacén de retención del Laboratorio Quimpac de Colombia S.A.?
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 15
2 Objetivos
2.1 Objetivo General
Diseñar una propuesta de reestructuración de estantes y distribución de muestras en el
almacén de retención del laboratorio Quimpac de Colombia S.A., ofreciendo una solución que
redunde en una mejor organización de esta área.
2.2 Objetivos Específicos
• Realizar un análisis preliminar del estado de los estantes y del proceso de distribución de
muestras, estableciendo las condiciones que se tienen en el almacén de retención del
Laboratorio.
• Establecer cuáles son los materiales adecuados y resistentes a las condiciones ambientales
del almacén para la elaboración de los estantes y disposición adecuada de las muestras
retención.
• Diseñar una propuesta de un prototipo de estante que sea compacto y que favorezca el
almacenamiento, disminuyendo el desperdicio de espacio en esta área.
• Realizar un análisis de los métodos que se pueden establecer para mejorar la distribución
de las muestras en el almacén de retención en el Laboratorio Quimpac de Colombia S.A,
para que el proceso de almacenamiento, distribución, orden y búsqueda sea eficiente.
3 Justificación
Con este proyecto ABP se pretende abordar el problema logístico que se está presentando
con los estantes y la distribución de las muestras en almacén de retención del Laboratorio de
Quimpac de Colombia S.A. Esta propuesta nace de la necesidad de mejorar la estantería por
causa del deterioro, falta de capacidad de almacenamiento y una inadecuada distribución Dado lo
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 16
anterior y con el fin de brindar un servicio de calidad, el laboratorio requiere hacer cambios que
muestren resultados rápidos y tangibles.
Los estantes, sean metálicos, de madera, o de otros materiales, permitirán la colocación
de las unidades logísticas sobre las estructuras, el uso de dichas estructuras permite
aprovecharlos para el almacenamiento de materiales. Para diseñar unos estantes que cumplan con
las condiciones de calidad necesarias, se debe tener en cuenta algunas normativas como la
estabilidad y la capacidad de carga. Tamborero del Pino ( 1993) afirma que “en general se
pueden considerar como estables, con una capacidad de carga suficiente y una posición vertical,
las estanterías cargadas y descargadas a mano, si la altura del estante con carga no es superior al
quíntuplo de su profundidad” (p.3). Es importante tener en cuenta la capacidad de carga de la
estantería, esta información deberá ser suministrada por el fabricante; para el almacén de
retención no se tiene esta información y se deben hacer ensayos. Según Tamborero del Pino (
1993) “la capacidad de carga de los elementos sustentadores se podrán complementar o sustituir
con ensayos. Para determinar la capacidad de carga de instalaciones y elementos de almacenaje,
la seguridad contra la rotura debe ser de al menos 1,8 de la carga prevista” (p.2). Esto significa
que después de elaborados los estantes se deben realizar las respectivas evaluaciones para
determinar si los estantes reestructurados son los adecuados para soportar el peso de los
productos que allí se almacenarán.
En cuanto a la distribución en general, la instalación de los estantes debe estar acorde con
un buen sistema de almacenamiento que cubra estas necesidades.
El mejor aprovechamiento del espacio, la reducción al mínimo de la manipulación de las
mercancías, la facilidad de acceso al producto almacenado, el máximo índice de rotación posible,
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 17
la flexibilidad máxima para la colocación del producto y la facilidad de control del inventario o
cantidades almacenadas (Mecalux, 2021).
La distribución se utiliza para mejorar los procesos de los almacenes de suministros. Con
ayuda del boceto o diseño logrará proyectar la mejor ubicación del inventario en el almacén,
permitiendo fluidez, la seguridad del personal y los inventarios, asegurando mejoras en tiempos
y movimientos (Mejía et al., 2016).
Este trabajo está enfocado en reestructurar los estantes, cambiando los materiales que lo
componen, mejorando la distribución de los productos, la capacidad de almacenamiento y el
orden. Además, se incluirá una propuesta para una futura reforma en el espacio del almacén, y
dar a conocer otras necesidades existentes que darán lugar a futuros proyectos de mejora. En
cuanto a la reforma de estantes y distribución de las muestras es considerada viable por la
disposición de los recursos y se evidenciará con la disminución de los tiempos de búsqueda por
parte de los usuarios del almacén de retención, logrando agilizar el servicio prestado a los
clientes internos y externos, ofreciendo un servicio más rápido y oportuno cuando se realice una
solicitud o reclamo de algún cliente.
4 Marco de Referencia
4.1 Marco Contextual
Con el objetivo de hacer una reestructuración que facilite el proceso de almacenamiento y
la distribución de las muestras en el almacén de retención de Quimpac de Colombia S.A, este
proyecto busca facilitar una solución que, genere un impacto positivo en cuanto a la situación
que se está presentando en esta área.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 18
Una vez definido el sistema de almacenamiento o un estante bien distribuido
acondicionado a las condiciones ambientales del almacén, se debe establecer un método
para almacenar los materiales. Existen dos métodos básicos, válidos tanto para el
almacenamiento en bloque como para el almacenamiento con estanterías (Carreño Solís,
2018, p.75)
El primer método es el almacenamiento caótico que consiste guardar materiales en
cualquier zona que este libre en el almacén, pero se requiere de una excelente marcación o
codificación.
El segundo método es el almacenamiento fijo donde a cada material se le asigna una zona
fija para ser almacenada, este último se pretende implementar para mejorar la organización y
tener un almacén bien reestructurado. Y se complementará con métodos para el flujo de
inventario como lo son el FIFO, ABC y el método de gestión de 5s para mantener el orden y la
limpieza.
Para lograr resultados favorables y resolver esta problemática, se revisaron algunos
documentos referentes al tema de investigación como son tesis de grados, normas, libros de
logística, guías para el almacenamiento adecuado de sustancias químicas, páginas web, de los
cuales se dará una breve explicación a continuación.
4.2 Antecedentes
Se revisaron diferentes trabajos de grado y seleccionaron los más relevantes. . Las tesis
consultadas son:
• Consideraciones para la Selección, Diseño y Montaje de Instalaciones de
Almacenamiento (Estanterías) para Uso Industrial. Con objetivo de recopilar, evaluar y
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 19
presentar consideraciones técnicas y económicas para la selección, diseño y montaje de
instalaciones de almacenamiento industrial (Quixtan Cajas, 2019).
• Diseño de la Distribución Física de la Bodega de Producto Terminado en la Empresa
Arrocera La Esmeralda S.A.S para Mejorar la Capacidad de Almacenamiento. Con el
objetivo de diseñar una alternativa para la distribución física de la zona de
almacenamiento de la Arrocera la Esmeralda, con el fin de aumentar su capacidad de
almacenaje mediante un modelo que optimice la utilización de los espacios (Caviedes
Charry & Gonzalez, 2016).
Las tesis anteriores son un material importante para este proyecto debido a que se ajustan
al tema que se trabajará en este proyecto, porque se da referencia a las especificaciones técnicas
que se deben cumplir al momento de diseñar un estante y las metodologías que se pueden aplicar
para mejorar la distribución de los materiales que allí serán almacenados, estas metodologías son
FIFO y ABC para la gestión de inventario.
4.3 Bases Teóricas
La primera tesis trabaja con la norma española NTP 298: Almacenamiento en estanterías
y estructuras, esta contiene la descripción técnica que se debe cumplir para estanterías y
estructuras, indicándose los riesgos relacionados con el diseño y montaje, así como las medidas
de prevención y protección en cada caso(Tamborero del pino, 1993).
De acuerdo con la revisión bibliográfica realizada y analizada para este proyecto, se
escogieron las siguientes normas:
• Debido a que el Laboratorio no aplica una norma específica para elaboración de estantes,
se adoptará la NTP 298 para tener una referencia técnica. También se consultó la norma
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 20
técnica Colombia NTC 5689 para estanterías elaboradas en acero, pero la NTP 298 se
ajusta más a las necesidades de este proyecto.
• Para la organización de los productos por compactibilidad en los estantes se citó la NTP
725: Seguridad en el laboratorio almacenamiento de productos químicos (Rosell Farrás,
2004).
• Con el objetivo de realizar una mejor distribución se consultó, las herramientas para la
mejora de la calidad, del instituto uruguayo de normas citándose información de “análisis
DOFA para múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la
organización o en diferentes circunstancias de análisis tales como: producto, mercado,
producto- mercado, sector de la organización, unidad estratégica de negocio” (López
Lemos, 2009, p.91).
Los siguientes libros se citaron como fuentes principales.
• Almacenamiento de materiales de la Editorial Universidad Manuela Beltrán primera
edición del año 2018. Donde se citaron los temas:
“Sistemas y Métodos de Almacenamiento, Principios y Funciones del Almacenaje,
Unidades de Manipulación Sistemas de Almacenamiento Arrumes en Tarima, Tipos y
Equipos para el Almacenamientos, Ubicación de los Objetos en las Zonas de
Almacenamiento y Zonificación ABC” (Pachón Pedraza, 2018, p.43).
• Métodos de almacenamiento y gestión de las existencias, de la biblioteca virtual Marge
Books, de esta bibliografía se citó el método gestión de almacén “FIFO first in, first out
que facilita la trazabilidad del artículo y reduce el almacenaje de productos obsoletos, al
dar salida primero a los más antiguos” (Flamarique, 2018, p.8). Y el método de
clasificación ABC para ubicación de muestras por zonas de los estantes.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 21
Se consultaron varias guías para el almacenamiento de químicos de las cuales se citan la
NTP 725 y la guía de Buenas Prácticas en el Almacenamiento de Productos Químicos (Aurelio
et al., 2009). Para darle una mejor ubicación a las muestras de retención en los estantes según su
compactibilidad química. También se consultaron una gran variedad de páginas web referentes al
tema de investigación para complementar algunos conceptos.
4.4 Definición de Términos.
FIFO “(first in, first out o el primero que entra es el primero que sale), la última
mercancía entrada se debe ubicar de manera que facilite la salida del producto con mayor
antigüedad que se tenga en el almacén” (Flamarique, 2018, p.8).
Zonificación ABC. A.- alta rotación y de valor alto, B.- media rotación, C.- baja rotación.
Basados en esta premisa, podemos clasificar los productos dentro del almacén, en zonas
debidamente diferenciadas, de manera que cada uno de ellos corresponda adecuadamente a las
características de los materiales y /o productos que allí se ubican. (Pachón Pedraza, 2018, p.62)
DOFA. Es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo
de cuatro tipos de estrategias que representan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
Las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de
aprovechar las oportunidades externas (Campos, 2009, p.1).
Muestra de Retención: Muestra completamente acondicionado tomada de un lote de
producto terminado que se almacena durante el período de validez.(Ministerio de sanidad y
politica social, 2006).
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 22
5 Metodología
En este proyecto se realizará un análisis de la situación actual para dar conocer un
panorama general de la estantería y la distribución de las muestras en el almacén de retención del
laboratorio de Quimpac de Colombia S.A., con el propósito de mejorar algunos de los aspectos
que están afectando este proceso.
Para dar solución a esta situación problema, se plantea lo siguiente:
5.1 Análisis de la Información
En primer lugar, se hizo una descripción de la condición física de los estantes, se dio a
conocer la capacidad teórica de almacenamiento y el inventario que se manejó en el año 2020,
evidenciado en tablas y gráficas. Se describió la forma de almacenamiento o distribución actual
de las muestras, seguido se realizaron registros fotográficos que evidencian el estado de los
estantes.
Este procedimiento se realizó usando de herramienta SAP (Systems, Applications,
Products in Data Processing) para determinar el inventario de los productos almacenados en el
año 2020, con esta información se calculó el porcentaje real de la capacidad de almacenamiento
de los estantes. Y con la herramienta Excel se tabularon y graficaron los datos del porcentaje de
espacio que ocupa cada producto en los estantes. Se realizó una descripción de la distribución
actual del almacenamiento y posteriormente se hizo un análisis DOFA como “una herramienta
analítica que permitirá trabajar con toda la información que se posea sobre el objeto de estudio,
para identificar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas que se
presentarán en el proyecto”(López Lemos, 2009, p.91).
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 23
Con estos puntos identificados, se procedió a desarrollar una lluvia de ideas con el grupo
de trabajo de control de calidad, para así establecer los puntos claves en los que se deben
concentrar.
5.2 Reestructuración de Estantes
Los estantes son una herramienta muy importante para aprovechar los espacios en
bodegas o almacenes porque sirven para almacenar mercancías de una forma organizada usando
espacios verticales.
En Quimpac se utiliza estantes de método fijo “los materiales se ubican en zonas
determinadas, con número fijo de estantes. Es utilizado en almacenes con poca variedad de
materiales por su simplicidad y porque, en casos extremos, no requiere ningún código formal de
la ubicación”(Carreño Solís, 2018, p.75).
Con este tipo de estantes hay que ser cuidadosos porque al determinar lugares fijos en los
estantes para almacenar se puede llegar a tener problemas de alto stock causando que el espacio
sea insuficiente. Para evitar esto es importante tener almacenamiento adicional y una
metodología de almacenamiento adecuada.
En consecuencia, para tener un máximo provecho de espacio en el almacén de retención,
se utilizó el software Sketchup 2018 como herramienta para realizar los planos de la estantería y
lograr aumentar la capacidad de almacenamiento, eliminando desperdicio de espacios en la
estantería (Trimble, 2018). Y finalmente dar a conocer las medias exactas de los materiales que
se necesitarán para la elaboración de estos y calcular su costo.
5.3 Distribución de las muestras
Hay varios tipos de estrategias para el proceso de almacenamiento asignados, que no
requieren precisamente de estudios matemáticos a profundidad, sino que, por el contrario, a
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 24
través de la experiencia propia y de la lógica humana, permiten establecer algunas directrices
muy útiles para la disposición y la distribución de los materiales y productos (Pachón Pedraza,
2018, p.59)
Para esta investigación se tiene la estrategia de combinar métodos para que la
distribución de las muestras en los estantes restructurados sea más organizada y darles máximo
provecho a los espacios. Algunas de las estrategias para esta investigación son:
5.3.1 Método FIFO
“ Los primeros productos en entrar al almacén son los primeros en salir” (Castro, 2006).
Este método será de mucha utilidad para este proyecto debido a que la mayoría de los productos
de Quimpac tienen la misma fecha de caducidad, esto facilitaría la evacuación de las muestras
sabiendo que las primeras muestras almacenas van a ser las primeras en salir.
5.3.2 Método ABC para el Control de Inventarios
Consiste en segmentar el almacenamiento en tres (3) zonas según Flamarique 2018.
A productos de alta rotación, el 15% al 20% representa el 60% al 80% de movimientos
en costos, ventas e inventarios.
B producto con rotación media, el 25% al 35% representa el 10% a 20% de movimientos
en costos, ventas e inventarios.
C productos con rotación baja, el 40% al 60% representa el 5% a 10% de movimientos en
costos, ventas e inventarios.
5.3.3 Distribución de Productos por Compactibilidad Química
El almacenamiento de productos químicos presenta unas características de peligrosidad
que pueden materializarse en accidentes importantes si no se han tomado las medidas técnicas u
organizativas necesarias. Estos riesgos están relacionados con la peligrosidad intrínseca de los
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 25
productos, la cantidad almacenada, el tipo y tamaño del envase, la ubicación del almacén y la
distribución dentro del mismo.(Rosell Farrás, 2004,p.1)
Nieto et al (2009), nos dice que “Las sustancias corrosivas contenidas en recipientes
pequeños (ácidos y álcalis) deben almacenarse separados entre sí y sobre bandejas, no
directamente sobre estanterías”(p.27).
Diaz ( 2008), dice que “los líquidos tóxicos, ácidos, cáusticos, combustibles, se colocarán
en niveles bajos”(p.4).
De acuerdo con los criterios anteriores se procedió a hacer un planteamiento de la
distribución de las muestras en los estantes.
5.3.4 Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del Almacenamiento
“Las 5´S es una metodología de trabajo, originaria de Japón, después de la Segunda
Guerra Mundial, y se basa en los principios de aumento de la productividad, reducir el consumo
de materiales y los tiempos de trabajo”(Álvarez Velezmoro & Paucar Poma, 2021, p.4).
Para nadie es un secreto que el orden es clave para desarrollar un trabajo, este punto
queda como una sugerencia para mantener el almacén en condiciones óptimas y realizar un buen
uso de los estantes y un buen almacenamiento. El objetivo es lograr un lugar de trabajo con una
mejor organización. Las 5s tiene como principios básicos el orden y la limpieza. La herramienta
necesaria para ejecutarlo es la disciplina y se puede lograr con el compromiso del personal del
área.
5.4 Medición de Tiempos de Búsqueda de Muestras
La medición de tiempos es importante para poder determinar qué tan eficiente puede
llegar a ser la propuesta aquí planteada, además servirá para realizar el análisis de costos hora
hombre que implica la utilización del almacén de muestras de retención.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 26
En conjunto con el personal del área de calidad, se realizaron 6 medidas de tiempos de
búsqueda de muestras de retención por conveniencia, debido al poco personal relacionado del
área, estos tiempos servirán para hacer cálculos de ahorros.
6 Resultados
Luego de analizar la situación que se presenta en el almacén de retención del Laboratorio
Quimpac de Colombia S.A., se evidencia falta de organización, la mala ubicación de muestras,
deterioro de los estantes y capacidad de almacenamiento insuficiente.
Para el desarrollo de este proyecta se procede a seguir con los puntos planteados en el
proceso metodológico, para esto es preciso:
• Definir bien el problema haciendo un estudio detallado de las causas por las cuales se está
presentando la problemática, haciendo un análisis de la situación inicial de para saber
cómo se encuentra el almacén de retención y precisar cuáles son las necesidades y
aspectos que mejorar, como se plantea en el apartado 5.1 de la Metodología.
• Formular las posibles soluciones junto con el jefe de calidad y el analista líder, quienes
están involucrados directamente con el proceso, son los responsables del área y de las
aprobaciones que requiera el almacén del laboratorio de Quimpac de Colombia S.A.
• Evaluar las alternativas propuestas para seleccionar la más conveniente para el proceso.
También se tendrá en cuenta lo siguiente:
• Análisis Preliminar.
• Análisis DOFA.
• Lluvia de Ideas.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 27
6.1 Capítulo 1. Análisis Preliminar del Estado de los Estantes y del Proceso de
Distribución de Muestras
En este apartado se evidenciará el estado de los estantes, dimensiones, la capacidad de
almacenamiento, la distribución de muestras y el inventario almacenado en el año 2020.
6.1.1 Descripción Inicial de los Estantes
Es importante saber las condiciones iniciales en las que se encuentran los estantes. Para
conocer el estado físico, sus dimensiones y la capacidad de almacenamiento.
En la siguiente tabla se presenta el resumen las características físicas de los estantes
Tabla 1
Características físicas de los estantes actuales
Altura (m) Ancho (m) Fondo (m) Número de niveles
Estante 1 2,00 3,68 0,45 7
Estante 2 2,00 2,73 0,45 7
Nota. Los datos anteriores fueron medidos directamente en los estantes ubicados en el almacén.
Elaboración propia.
A continuación, en la tabla 2 se muestra el resumen de la capacidad de almacenamiento
de cada estante y la capacidad total.
Tabla 2
Resumen Capacidad Actual de Almacenamiento de Muestras en los Estantes 1 y 2
Módulos Capacidad de Cajas Capacidad de
muestras por caja
Capacidad de
muestras
Estante 1 4 84 20 1680
Estante 2 3 63 20 1260
Total 7 147 - 2940
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 28
Nota. Los datos anteriores fueron medidos directamente en los estantes ubicados en el almacén.
Elaboración propia.
A continuación, en la tabla 3 se muestra el peso promedio que se almacena cada uno de
los estantes y el peso total.
Tabla 3
Peso Promedio que se almacena en los Estantes
Cajas Peso caja con 20 Unidades de Muestras kg Peso kg
Estante1 84 8,9 748
Estante2 63 8,9 561
Peso total - - 1308
Nota. Los estantes están diseñados para una capacidad de carga de1960 kg y 1470 kg respectivamente.
Fuente de especificaciones de Rimax. Elaboración propia adaptada con la información de Rimax.
El material de estos estantes es de plástico, polímero que es más resistente a la corrosión
que el metal pero que también sufre efectos de oxidación por absorción con el contacto de los
productos de Quimpac.
La absorción de los químicos causa ablandamiento, plastificación, distorsión de la
estructura o incluso pérdida de peso del material. la corrosión causa la oxidación de las
moléculas de la resina, como resultado de exposición de condiciones de oxidación. Un
polímero que ha sufrido oxidación generalmente se endurece y fractura con más facilidad
(Jiménez, 2005, p.1)
En los estantes del almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A, ya se
observan cambios físicos, siendo evidente en partes una degradación del color en el plástico y
una rigidez en el material. Tal y como se observa en la Figura 1.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 29
Figura 1
Estado del plástico que conforman los estantes
Nota. En la Figura 1 se puede detallar el cambio de color en el plástico que conforma los estantes, esto es
causado por la oxidación y deterioro del material por el contacto de los productos. Fotografía tomada a los
estantes del almacén de muestras de retención. Elaboración propia.
6.1.2 Distribución Actual de los Estantes
En la actualidad los estantes del almacén de muestras de retención de Quimpac de
Colombia S.A., no cuenta con alguna normatividad o procedimiento documentado que haga
referencia a la distribución, esta se realizó bajo el criterio del jefe del laboratorio.
Por lo que se evidencia, se puede observar que el almacén se basa en el método de
ubicación aleatoria o caótica.
Carreño Solís ( 2018) afirma que:
Consiste en almacenar los materiales en cualquier zona que esté libre dentro del almacén.
Este método produce una mejor utilización del espacio que, pero requiere la utilización de
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 30
un código de ubicación para la zona o estante que permita la rápida localización de los
materiales lo estudiado se puede reconocer un Método de ubicación aleatoria o caótica.
(p.75)
Pero este método en el almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.,
tiene problemas cuando existen picos altos en el ingreso de materiales, debido a que existe poco
espacio en los estantes, el sistema colapsa y por estos motivos se empieza a ver cajas con
sobrecargas o muestras fueras de las mismas.
Figura 2
Distribución actual del estante 1
Nota. La figura 2 da a conocer como es la orientación para realizar el almacenamiento de las muestras en
el estante 1 marcado por secciones para cada producto por meses y otros por semanas. Datos tomados
directamente de los estantes. Elaboración propia con Microsoft Excel.
El almacenamiento en los estantes no cuenta con algún método de organización ni norma
alguna que esté documentada, simplemente se ha seccionado por bloques el estante, se marca con
lun ma mi lun ma mi julio agos sep oct nov Dic
ju vi sa ju vi sa abril mayo junio dic dic dic
lun ma mi lu ma mi ene feb mar nov dic dic
ju vi sa ju vi sa oct nov dic nov nov nov
lun ma mi enero feb marz sept sept sept oct oct nov
ju vi sa marz abril abril julio agosto agosto dic dic dic
lun ma mi ju vi sa mayo mayo junio nov nov nov
semana1 hipoclorito semana 1 soda
semana1 hipoclorito semana 1 soda
semana2 hipoclorito semana 2 soda
semana 2 Acidos semana 2 Acidos Acidos de exportacion Cloruro ferrico
maeterias prima MP
semana2 hipoclorito semana 2 soda
semana 1 Acidos acido exportacion
semana 1 Acidos acido exportacion Acidos de exportacion
Acidos de exportacion
Acidos de exportacion
maeterias prima MP
maeterias prima MP maeterias prima MP
pac-ach-derivados
pac-ach-derivados
pac-ach-derivados
pac-ach-derivados
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 31
el nombre de cada producto que se almacena y se le asignan cajas por meses durante el trascurso
del año, a medida que se va guardando las muestras. En la figura 2, se evidencia la marcación del
estante 1 según el tipo de producto que se desea almacenar y las fechas por meses o días, meses
para las muestras de mayor permanencia o semanas para los productos de salida rápida.
Las muestras con mayor flujo que corresponden a hipoclorito de sodio, ácido clorhídrico
y soda cáustica se ubican más cerca a la salida en el estante 1, las cajas son marcadas por días
agrupadas en semana uno y dos como se muestra en la figura 2.
Finalizado el año se hace un barrido de las muestras, liberando nuevamente las cajas para
continuar con el almacenamiento.
El estante 2 es un poco más organizado está dividido en tres bloques, y cada bloque o
módulo está marcado para un tipo de producto. A estos bloques se le asignan cajas marcadas por
meses para ir almacenando durante el transcurso de un año.
A continuación, en la figura 3, se presenta la marcación de los estantes y la distribución
de las cajas por meses para cada producto.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 32
Figura 3
Distribución actual del estante 2
Nota. La figura 3 muestra como es la orientación para realizar el almacenamiento de las muestras en el
estante 2. Datos tomados directamente de los estantes. Elaboración propia con Microsoft Excel.
La distribución de las muestras que tiene actualmente el almacén de Quimpac de
Colombia S.A., no cuenta con criterios de separación de productos por compactibilidad.
Rosell Farrás ( 2004) afirma que “se debe agrupar y clasificar los productos por su riesgo
respetando las restricciones de almacenamientos conjuntos de productos incompatibles”(p.3).
Las restricciones son que las sustancias básicas deben estar separados de los ácidos y el
hipoclorito no debe estar junto a los ácidos (Diaz, 2008).
6.1.3 Inventario del Almacenamiento año 2020
El inventario del almacén es necesario para saber que los estantes están con la capacidad
de almacenar las muestras de un año, para decir con la suficiente seguridad que la restauración
debe hacerse lo más pronto posible, además que se necesita para saber cuánto espacio se
requiere para la reestructuración y darle una verdadera solución al acopio de muestras generadas
enero enero enero junio junio junio enero enero febre
enero febre febre junio julio julio febre marz marz
febre febre marz julio julio julio abril abril mayo
marz marz marz agost agost agost mayo mayo junio
abril abril abril agost sept sept junio julio julio
abril mayo mayo sept sept sept agosto agosto septiem
mayo mayo mayo octub octub octub septiem octub octubpac-ach-derivados pac-ach-derivados Cloruro ferrico
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 33
en un año, dado que estas deben permanecer de 6 a 12 meses en el almacén como mínimo para
asegurar estén presentes durante el tiempo de vigencia de los productos.
La información del inventario anual se recopiló de los datos registrados en el sistema
SAP de cada producto despachado en el año 2020, y así se determinó la cantidad de muestras que
ingresaron al almacén de retención en ese periodo. Con la información de los ingresos del año
2020, se realizó el siguiente tratamiento de datos estadísticos como se muestra en la Tabla 4. A
continuación, se presentan los datos del inventario en el año 2020.
Tabla 4
Inventario de Muestras Ingresadas al Almacén de Retención en el Año 2020
Muestras Tiempo de
almacenamiento
Cantidad de muestras
almacenadas en el año
2020
% Ocupado en los
Estantes
Ácido 2 Semanas 240 8
Hipoclorito 2 Semanas 240 8
Soda al 32 y 50% 2 Semanas 240 8
Materias primas 6 Meses 240 8
Ferrico 6 Meses 587 20
ACH 20 6 Meses 715 24
PAC 19 6 Meses 229 8
PAC 10 6 Meses 72 2
ACH 10 6 Meses 92 3
QP5500Q 6 Meses 131 4
QP5500_91 6 Meses 159 5
Ácido de Exportación 1 Año 442 15
Total almacenado - 3387 115a
Nota. a Este resultado indica que los estantes estan almacenando el 15% más de su capacidad en un año.
Datos extraídos del sistema SAP de las muestras almacenadas en el año 2020. Elaboración propia.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 34
Para los productos ácido, hipoclorito y soda 50% y 32%, y materias primas (MP), el
inventario fijo es doce cajas o 240 unidades de muestras para cada material, este es un espacio
fijo que ocupan en los estantes.
En la siguiente figura 4 se hace la distribución gráfica de los datos presentados en la tabla
4 para ver de una manera detallada la distribución de los productos.
Nota. Distribución del almacenamiento año 2020 de muestras ingresadas al almacén de retención con los
datos tabla 3, extraídos de sistema SAP usado en Quimpac de Colombia. Grafica elaboración propia en
Microsoft Excel.
En la tabla 4 se puede observar el porcentaje de la distribución de las muestras por cada
producto ingresadas al almacén a lo largo del año 2020. Este inventario es más alto que la
capacidad de almacenamiento de los estantes, quedándose por fuera de los estantes un 15% de
las muestras ingresadas, de esta manera se determina que no se tiene la capacidad de almacenar
todas las muestras producidas, debido a que las muestras se deben almacenar por lo menos un
año.
Figura 4
Distribución del Almacenamiento Realizado el año 2020
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 35
Este sobrecupo en el almacén se hace evidente porque hay muestras que están quedando
mal almacenadas, por fuera de las cajas y sobre los estantes como se muestra a continuación en
la figura 5. Esto es un número considerable de muestras, equivalente a 441 unidades que
quedarían generando desorden y confusión, causando que la búsqueda de una muestra de
retención requiera de más tiempo.
Figura 5
Estado Actual año 2021. Almacenamiento en los estantes del almacén retención de muestras
Nota. Lado izquierdo estante 1 y 2, lado derecho acercamiento estante 2. Primeros meses del 2021 se
observa la falencia en capacidad de almacenamiento por falta de cajas para los meses de enero y febrero.
Fotografía elaboración propia tomada en el almacén de muestras de retención.
De la distribución actual se puede concluir que es de carácter urgente una
reestructuración de los estantes y la forma de la distribución de las muestras porque la falta de
espacio para almacenar hace que siempre se tenga un desorden, haciendo que el proceso de
almacenamiento sea deficiente y que repercute en muchos otros aspectos afectando finalmente la
calidad del servicio que presta.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 36
6.1.4 Análisis DOFA
El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que
en su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su
evaluación externa; es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta
que puede considerarse sencilla y permite obtener una perspectiva general de la situación
estratégica de una organización determinada. (Ponce, 2006, p.2)
Tabla 5
Análisis de los estantes y la distribución de las muestras.
Fortalezas Oportunidades
F1. Existe el compromiso del personal del área para
mantener en buen uso del almacén.
O1. Mejorar los estantes del almacén para
favorecer capacidad de almacenamiento de
muestras.
F2. El personal del laboratorio es calificado para
darle un buen manejo al almacén de muestras de
retención.
O2. Se pueden diseñar estantes con materiales más
resistentes a los productos manejados por la
empresa y lograr una mayor resistencia.
F3. Disponibilidad de recursos para que el proyecto
sea tangible.
O3. Mejorar la distribución de las muestras en los
estantes para disminuir los tiempos de búsqueda
en el almacén favoreciendo el trabajo del personal
del área.
F4. Disponibilidad de estantes, cajas, de un espacio
para el almacenamiento de las muestras.
O4. Implementar procedimiento de ingreso de
muestras al almacén de retención dando camino a
otras posibilidades de mejoras.
Debilidades Amenazas
D1. Los estantes tienen espacios muertos, que
desfavorece la capacidad de almacenar más cantidad
de muestras.
A1. Posibilidad de no encontrar las muestras en el
almacén por causa de la mala distribución y el
desorden, afectando el tiempo de respuesta del
personal del área.
D2. Los materiales que componen los estantes sufren
degradación por causa de los productos mal
almacenados y generan goteos.
A2. Una posible saturación por falta de capacidad
en el almacenamiento puede causar incremento en
el desorden.
D3. Las cajas de polipropileno para contener las
muestras en los estantes son muy blandas y sufren
daños con facilidad.
A3. Una posible fractura de los estantes causada
por la salpicadura de productos que degradan los
materiales que lo componen.
D4. La distribución de las muestras en los estantes no
es la adecuada porque favorece al desorden.
A4. La distribución de las muestras en los estantes
no está separada por compactibilidad química.
D5. El proceso de búsqueda de una muestra en el
almacén requiere de mucho tiempo.
A5. Que los gastos superen las expectativas del
jefe de control de calidad.
D6. Ausencia de una normas y procedimientos A6. Salpicaduras por químicos mal almacenados
en los estantes.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 37
Nota. La tabla 5 presenta las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas que se encontraron en los
estantes y la distribución del almacenamiento. Elaboración propia en Microsoft Excel.
Con el análisis de cruces se generarán estrategias que ayudarán a disminuir el problema
en el almacenamiento de las muestras en almacén de retención. Y serán de apoyo para la
generación de ideas.
Estrategias FO: Aprovechar las fortalezas y oportunidades para generar una estrategia.
• Seleccionando a una persona calificada, comprometida a mejorar el almacén en busca de
un buen almacenamiento, que proponga ideas para la distribución, que se encargue de la
administración y la logística.
Estrategias DO: se debe buscar una estrategia que con las oportunidades ayuden a
disminuir las debilidades.
• Buscar un diseño de estante que sea más compacto para que se eliminen los espacios
muertos y así favorecer la capacidad de almacenamiento, la distribución y que cumpla
con las características técnicas para el almacenamiento de los productos de Quimpac de
Colombia.
Estrategias FA: se debe aprovechar las fortalezas para sacar una estrategia que pueda
frenar las amenazas.
• Teniendo en cuenta que una de las fortalezas del área de control de calidad es su recurso
humano, se debe proponer una estrategia para frenar las amenazas más relevantes que
está sufriendo el almacén. Una estrategia es seleccionar un responsable del almacén que
supervise el proceso periódicamente y que haga una propuesta para que se mantenga el
orden y aseo en el área si es necesario que se disponga de recursos para trabajar en
conjunto con el personal de servicios generales.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 38
Estrategia DA: Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y
evitar las amenazas del entorno.
• Por la falta de normas y procedimientos en el almacén, se de buscar adoptar métodos de
almacenamientos que ayuden a mejorar la distribución y clasificación de las muestras, así
el proceso será ordenado y distribuido por la compatibilidad de los productos.
• Se debe adoptar normas para la elaboración de estantes y para tener estantes que cumplan
características técnicas de almacenamiento, es necesario fabricar estantes en fibra de
vidrio para tener una mayor resistencia a los químicos.
• Se debe hacer cambios de cajas a unas más resistentes para proteger las estructuras por
derrames o salpicaduras.
Con los puntos anteriores se buscará disminuir las debilidades, y se logrará un impacto
considerable para evitar las amenazas.
6.1.5 Lluvia de Ideas
Con el objetivo de solucionar la problemática, se conformó un equipo de trabajo
integrado con el jefe del laboratorio y el analista líder, y teniendo en cuenta el análisis de cruces
de la matriz DOFA, se generaron ideas para solucionar el problema y alcanzar el objetivo de esta
investigación.
• En este punto se realizaron dos propuestas principales que son complemento una de la
otra. La reestructuración de los estantes y la distribución de las muestras.
“Se reacondicionarán los espacios y metodologías de almacenamiento con el fin de
aumentar la capacidad de almacenaje y mejorar la distribución”(Caviedes Charry &
Gonzalez, 2016).
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 39
La reestructuración de los estantes se realizará bajo la norma NTP 298 que son las
Normas Técnicas de Prevención en el Trabajo y las metodologías de distribución a usar
son las FIFO para el flujo del inventario, ABC para sectorizar los estantes por
movimientos de mercancías y distribución por compactibilidad química.
• La segunda es la implementación Metodología 5s para Mantener el Orden y Aseo del
Almacenamiento
• Por último, la propuesta para la mejora del espacio en el pasillo, se propone la ampliación
del cuarto de retención.
6.2 Capítulo 2. Materiales para la Elaboración de los Estantes
Con la reestructuración se buscará mejorar los estantes para que sean más resistentes a la
corrosión, con mayor capacidad de almacenamiento y una apropiada distribución.
Precediendo a ejecutar este trabajo se realizó una búsqueda de materiales en fibra de
vidrio, usados en las diferentes áreas del proceso por Quimpac de Colombia S, A, estos
materiales hacen parte del stock del almacén de planta, esto facilitó el acceso a ellos para
tomarles medidas, y con ayuda del software skethchup darles una configuración a los estantes
para condicionarlos al espacio del almacén.
Teniendo antecedentes de este material usado por la empresa, se dan a conocer las
características de la fibra de vidrio a continuación:
Es un material que posee la capacidad de soportar altas temperaturas hasta de 150°C,
buena adherencia fibra-matriz, resistencia mecánica específica muy alta, buenas
propiedades dieléctricas, Incombustibilidad. - Estabilidad dimensional. - Buena
resistencia a los agentes químicos ácidos y básicos. Este material es usado en la
fabricación de barcos, pisos de plataformas, partes de autos, y escaleras. la fibra de vidrio
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 40
es resistente a la erosión química y del medio ambiente. Por tanto, no se deteriora
fácilmente. (Palsa, 2021, p.3)
6.3 Capítulo 3. Prototipo de Estante para Favorecer el Almacenamiento y Disminuir el
Desperdicio de Espacio
Para la elaboración de los estantes se tendrá en cuenta la Norma NTP 298:
Almacenamiento en estanterías y estructuras. Donde se especifican algunos de los aspectos
importantes que deben cumplir este tipo de estructuras y están en los apartados:
• Cálculos, Diseño y Estabilidad (Tamborero del pino, 1993).
Los aspectos para tener en cuanta son:
El informe técnico con datos geométricos, plan de cargas, capacidad de carga que se
puede remplazar con ensayos midiendo la seguridad contra la rotura que debe ser al menos 1,8
de la carga prevista (suma de la carga máxima útil admisible y los pesos propios de la
instalación). Todas las instalaciones deberían tener un cuerpo máximo de 4 metros de ancho,
para estantes cargados y descargados a mano la relación altura ancho (H/A) no debe ser mayor a
5.
A continuación, se muestra un bosquejo de los estantes teniendo en cuenta las medidas
reales de los materiales.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 41
Figura 6
Bosquejo para la elaboración del estante
Nota. Teniendo en cuenta las dimensiones de los materiales, tubos en fibra y ángulos, se propone la
configuración entre ellos, como resultado Estante 1 Con medidas de 3,77 metros de largo, alto 2m y de
fondo 40cm con un almacenamiento de 96 cajas. Elaboración propia con el software Sketchup 2018
obtenido de (Trimble, 2018). www.sketchup.com.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 42
Figura 7
Bosquejo para la elaboración del estante 2
Nota. Teniendo en cuenta las dimensiones de los materiales, tubos en fibra y ángulos, se propone la
configuración entre ellos, como resultado Estante 2 Con medidas de 2,83 metros de largo, alto 2m y de
fondo 40cm con un almacenamiento de 72 cajas. Elaboración propia con el software Sketchup 2018
obtenido de (Trimble, 2018) www.sketchup.com.
Estos estantes, aunque cumplen la relación de profundidad altura de la NTP 298, para
darles una mejor estabilidad es importante asegurarlos mediante elementos que permitan la unión
entre estanterías y dejarlos anclados al piso.
A continuación, se muestran los resúmenes de capacidad de almacenamiento y de peso
que almacenaría los estantes reestructurados tablas 6 y 7.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 43
Tabla 6
Resumen Capacidad de Almacenamiento de Muestras con la Reestructuración de Estantes
Módulos Cajas Capacidad de
muestras por caja Capacidad de muestras
Estante 1 4 96 24 2304
Estante 2 3 72 24 1728
Total 7 168 4032
Nota. Valores de capacidad de almacenamiento que se obtendrían en los estantes 1 y 2. Datos fuente
teórica obtenidos de la reestructuración de los estantes. Elaboración propia.
Tabla 7
Peso Promedio que se Almacenara en los Estantes Reestructurados
Cajas Peso caja con 24 unidades de
muestras kg Peso total kg
Estante1 96 11,18 1073
Estante2 72 11,18 805
Total 1878
Nota. Valores de la cantidad de carga que se tendrían en los estantes 1 y 2. Datos fuente teórica obtenidos
de la reestructuración de los estantes. Elaboración propia.
Con la restructuración de los estantes se logrará un aumento en la capacidad de
almacenamiento de 1092 muestras más, correspondiente a un porcentaje de 37,14% en aumento
de capacidad comparado con los estantes anteriores, con una disminución en el ancho del estante
de 5cm, y una ganancia de espacio en el pasillo de 9 cm ±1cm, que facilitaría moverse por el
almacén de retención.
A continuación, se especifican los materiales en fibra de vidrio necesarios para la
reestructuración de los estantes.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 44
Tabla 8
Especificaciones requeridas para la elaboración del Estante # 1 medidas: 2m de alto x3,77m de largo x
0,40m de fondo
Especificaciones Fabricante Código SAP Medida Unidad Cantidad Total,
metros
Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 3,770 m 2 7,54
Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 0,40 m 45 18
Tubo cuadrado de 3x3cm Fibratore 007 024413 3,770 m 42 158,34
Nota. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en el almacén de materiales de Quimpac de
Colombia. Elaboración propia.
Tabla 9
Especificaciones requeridas para la elaboración del Estante # 2 medidas: 2m de alto x2,83m de largo x
0,40m de fondo
Especificaciones Fabricante Código SAP Medida Unidad Cantidad Total,
metros
Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 2,830 m 2 5,66
Angulo de 5x5cm de 4,8mm Fibratore 007 033806 0,40 m 36 14,4
Tubo cuadrado de 3x3cm Fibratore 007 024413 2,830 m 40 113,2
Nota. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en el almacén de materiales de Quimpac de
Colombia. Elaboración propia.
Tabla 10
Requerimiento total de Especificaciones de fibra de vidrio para los dos estantes reestructurados
Angulo de 5x5cm de 4,8mm 45,6 metros
Tubo cuadrado de 3x3cm 271,54 metros
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 45
Nota. El precio de estos materiales se está negociando con un valor inicial de $16.000 el metro. para un
valor más o menos de $5.074.240 solo materiales. Especificaciones obtenidas del sistema SAP usado en
el almacén de materiales de Quimpac de Colombia. Elaboración propia.
A continuación, con la tabla 11 se dará a conocer ganancias que se tendrán después de la
reestructuración de los estantes y se hace una pequeña comparación para visualizarlas de forma
rápida.
Tabla 11
Comparación entre los Estantes Actuales y los de la Propuesta de Reestructuración
Estantes actuales Estantes Reestructurados
Capacidad de almacenamiento: 2940 muestras. Capacidad de almacenamiento:4032 muestras.
Aumento de capacidad 37.14%.
Tamaño del pasillo: 55 cm. Tamaño del pasillo: 64cm.
Almacenamiento muy cerca a la ultura del techo. Almacenamiento hasta los 2m de altura, sobra
37cm entre el estante y techo.
Cajas encima de los estantes quedando fuera de los
entrepaños. Todas las cajas en los entrepaños.
Sin espacio entre el suelo y el primer nivel. 31 cm libres entre el primer nivel y el suelo.
Capacidad de carga 70kg por entrepaño.
Según las caracteristicas de los materiales la
capacidad de carga debe ser mayor a 70kg. Hacer
ensayo con 1.8 de la carga nominal.
Materiales de los estantes se afectan por los
productos almacenados.
Estantes compuestos de materiales más resistentes
a la corrosión.
Nota. Tabla 11 adaptada con la información de los estantes actuales, los resultados de los estantes
reestructurados e información NTP 298. Elaboración propia.
Con los resultados de la reestructuración de los estantes, se logrará alcanzar una mayor
capacidad de almacenamiento 37,14% más de los que se tiene actualmente. Se lograría un pasillo
más amplio más o menos de 10 cm que facilitaría la movilidad del personal, al tener más espacio
de almacenamiento no se debería encontrar muestras fuera de las cajas de almacenamiento
siendo evidente un cambio en cuanto al orden.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 46
Se logrará tener un almacenamiento a menor altura, facilitando el ingreso de muestras a
lugares más altos de los estantes. Se tendrá espacio libre entre el suelo y el primer entrepaño
dando la posibilidad de mantener el área limpia por debajo de los estantes, además que facilitaría
la movilidad del personal.
A continuación, en la tabla 12 y la Figura 8, se puede visualizar que los estantes nuevos
le darán al almacén una capacidad adicional del 16%, este valor resulta después de hacer una
ubicación teórica del inventario del año 2020 en los estantes después de la reestructuración como
se muestra en la figura 8.
Tabla 12
Inventario de Muestras almacenadas en el año 2020 en Estantes Reestructurados
Muestras Tiempo de almacenamiento Cantidad de muestras
almacenadas en el año 2020
% Ocupado en los Estantes
Reestructurados
Ácido 2 Semanas 240 6
Hipoclorito 2 Semanas 240 6
Soda al 32 y 50% 2 Semanas 240 6
Materias primas 6 Meses 240 6
Ferrico 6 Meses 587 15
ACH 20 6 Meses 715 18
PAC 19 6 Meses 229 6
PAC 10 6 Meses 72 2
ACH 10 6 Meses 92 2
QP5500Q 6 Meses 131 3
QP5500_91 6 Meses 159 4
Ácido de Exportación 1 Año 442 11
Total Inventario 2020 - 3387 84a
Nota. Datos extraídos del sistema SAP de los despachos realizados de Quimpac de Colombia año
2020. a Porcentaje que ocuparían las muestras ingresadas al almacén en el año 2020 pero
reubicadas en los estantes Reestructurados. Elaboración propia.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 47
A continuación, se gráfica la información de la tabla 12 para visualizar la distribución del
inventario en el año 2020 en los estantes reestructurados.
Figura 8
Distribución Gráfica de las muestras almacenadas en el año 2020 con los datos de la tabla 12
Nota. La figura 8 muestra cómo sería la distribución de las muestras producidas en el año 2020 en los
estantes Reestructurados, se evidencia un espacio libre del 16%. Elaboración propia usando Microsoft
Excel.
6.4 Capítulo 4. Análisis de los Métodos que se Pueden Establecer para Mejorar la
Distribución de las Muestras
Establecer una distribución adecuada de las muestras en el almacén de retención en el
Laboratorio Quimpac de Colombia S.A, es de gran importancia para que el proceso de
almacenamiento, distribución, orden y búsqueda sea eficiente.
La propuesta de la distribución de muestras en los estantes consiste utilizar varios
métodos en conjunto para tener un almacenamiento organizado por zonas de alta, media y baja
rotación con el método ABC, el otro método de rotación de inventario es el FIFO donde las
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 48
primeras muestras que ingresan serán las primeras muestras en salir al terminar un periodo de un
año de almacenamiento. Además, se hará una separación de productos por compactibilidad
química.
Los estantes y cajas serán debidamente identificados por colores y números
correspondiente a cada tipo de producto o zona. La idea es llenar los estantes empezando de
abajo hacia arriba siguiendo el orden numérico para no generar confusiones. Y mantener las
condiciones de organización, orden y limpieza se pretende implementar la metodología de las 5s
para que el almacenamiento se mantenga limpio y ordenado.
A continuación, se presenta los métodos que se usaran para distribuir las muestras en los
estantes.
Método FIFO, las primeras muestras en entrar al almacén serán las primeras en salir.
Será de gran utilidad debido a que la mayoría de las muestras tienen un tiempo de permanencia
de un año en el almacén.
Método ABC, se realizará la clasificación ABC de los productos almacenados,
el cual indica el orden estratégico para la acomodación de las referencias existentes según
el nivel de rotación de cada una, esto con el fin de tener las referencias de mayor flujo
más cerca a la puerta y separar los productos por zonas (Caviedes Charry & Gonzalez,
2016, p.49).
• Productos o artículos A de una rotación alta o muy alta. Normalmente constituyen entre
el 15 % y 20 % de los artículos y representan entre el 60 % y 80 % de los movimientos,
las ventas, los costos y el inventario.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 49
• Productos o artículos B con una rotación media. Normalmente constituyen entre el 25 %
y 35 % de los productos y representan entre el 10 % y 20 % de los movimientos, las
ventas, los costos y el inventario.
• Productos o artículos C con una rotación baja o muy baja. Normalmente constituyen entre
el 40 % y 60 % de los artículos y representan entre el 5 % y 10 % de los movimientos, las
ventas, los costos y el inventario.(Flamarique, 2018, p.12)
Con la información de los reclamos realizados en el año 2020 del anexo F, se procedió a
realizar el diagrama de Pareto para clasificar las zonas de los estantes.
Figura 9
Gráfico de Pareto de los movimientos por reclamos.
Nota. Los datos de esta gráfica fueron sacados del anexo C, consolidado de reclamos año 2020
Quimpac de Colombia S.A. Elaboración propia en Microsoft Excel.
En la figura 9 se puede observar que el ácido, la soda y el hipoclorito son clasificación A
de alta rotación. El férrico queda clasificado como zona B y el Ach, Pac y sus derivados en zona
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 50
C. Con esta información se procederá a clasificar estas zonas por colores para identificarlas más
rápido.
La distribución de los productos por contabilidad química se realiza para evitar posibles
accidentes por mezclas peligrosas.
Nieto et al (2009), nos dice que “Las sustancias corrosivas contenidas en recipientes
pequeños (ácidos y álcalis) deben almacenarse separados entre sí y sobre bandejas, no
directamente sobre estanterías”(p.27).
Diaz ( 2008), dice que “los líquidos tóxicos, ácidos, cáusticos, combustibles, se colocarán
en niveles bajos”(p.4).
Cuando un producto o material ingresa al almacén, este deberá ya tener una
ubicación bien definida que le permita su posterior localización, principalmente si nos
encontramos ante un modelo desorganizado. Se recomienda para definir la ubicación
utilizar modelos basados en coordenadas que se basan en números, letras o en
combinaciones de ambas. Se debe primero definir las zonas dentro del almacén,
posteriormente se deberá identificar el espacio (Pachón Pedraza, 2018, p.64).
Para estos estantes se procederá a utilizar coordenadas numéricas conservando la
marcación de los estantes, para los productos de la zona A hipoclorito, soda y acido de rotación
semanal se marcará alfanumérico.
De acuerdo con los criterios anteriores, se procederá hacer un planteamiento de la
distribución de las muestras en los estantes. Como se observa en las siguientes figuras.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 51
Figura 10
Propuesta de la Distribución de las Muestras para el Estante 1 Reestructurado
Nota. Con esta distribución se pretende cambiar la distribución actual del estante 1 para eliminar la
dependencia de cajas marcadas por meses. Elaboración propia con Microsoft Excel.
En el estante 2 se deja el ácido separándose de los productos incompatibles como los son
la soda caustica y el hipoclorito de sodio. La metodología de ingreso es la misma que el estante 1
para seguir un proceso que sea ordenado.
Modulo 4 Modulo 3 Modulo 2 Modulo 1
Nivel 8 L96 M95 MI94 72 71 70 48 47 46 24 23 22
Nivel 7 J93 V92 S91 69 68 67 45 44 43 21 20 19
Nivel 6 L90 M89 MI88 66 65 64 42 41 40 18 17 16
Nivel 5 J87 V86 S85 63 62 61 39 38 37 15 14 13
Nivel 4 L84 M83 MI82 60 59 58 36 35 34 12 11 10
Nivel 3 J81 V80 S79 57 56 55 33 32 31 9 8 7
Nivel 2 L78 M77 MI76 54 53 52 30 29 28 6 5 4
Nivel 1 J75 V74 S73 51 50 49 27 26 25 3 2 1
Cajas
ZONA C Almacenamiento PAC, ACH y Derivados
ZONA B Almacenamientode férrico
ZONA A Almacenamiento hipoclorito
Almacenamiento de soda
semana 1 soda c
semana 2 soda c
semana 2 soda c
semana 1 hipoclorito
semana 1 hipoclorito
semana 1 soda c
semana 2 hipoclorito
semana 2 hipoclorito
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 52
Figura 11
Propuesta de la Distribución de las Muestras para el Estante 2 Reestructurado
Nota. Con esta distribución se pretende cambiar la distribución actual del estante 2 para eliminar la
dependencia de cajas marcadas por meses. Elaboración propia con Microsoft Excel.
En la siguiente tabla se muestra el sistema de coordenadas que se debe seguir para hacer
el ingreso de las muestras en el almacén de retención.
Tabla 13
Sistema de codificación para el ingreso de muestras al almacén de retención con la reestructuración
E M N C
Estante Modulo Nivel Caja
Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3
Nivel 8 22 23 24 46 47 48 70 71 72
Nivel 7 19 20 21 43 44 45 67 68 69
Nivel 6 16 17 18 40 41 42 64 65 66
Nivel 5 13 14 15 37 38 39 61 62 63
Nivel 4 10 11 12 34 35 36 J58 V59 S60
Nivel 3 7 8 9 31 M32 MI33 L55 M56 MI57
Nivel 2 4 5 6 28 29 30 J52 V53 S54
Nivel 1 1 2 3 25 26 27 L49 M50 Mi51
ZONA C Almacenamiento PAC,ACH y Derivados
ZONA A Almacenamiento de Ácido
ZONA C Almacenamiento materias primas 61 AL 72
semana 1 Acidos
semana 2 Acidos
semana 2 Acidos
semana 1 Acidos
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 53
Nota. Por ejemplo, la ubicación de la primera muestra de cloruro férrico seria: cajas cafés, Estante 1,
Modulo 2, Nivel 7, Caja 43 el código queda E1M2N7C43 ver figura 9. Elaboración propia con Microsoft
Excel.
A continuación, en la tabla 14 se muestran las ventajas que tiene la distribución
reestructurada y se contrasta con las desventajas de la distribución que se quiere cambiar.
Tabla 14
Desventajas y Ventajas entre la Distribución Actual y la Propuesta para la Reestructuración
Desventaja de la distribución actual Ventajas de la distribución con la reestructuración
El almacenamiento está limitado al número de cajas
designadas por meses.
No está limitado el almacenamiento por cajas
marcadas en meses.
No existe registro de ingreso para las muestras. Existe registro de ingreso de muestras antes de ser
almacenadas en los estantes.
No hay una separación de productos por
compactibilidad química.
Existe separación de productos por
compactibilidad química y orientación por colores
en los estantes.
Tiempos extensos en la búsqueda de una muestra
almacenada.
Por la organización, encontrar las muestras será
más rápido.
No se pueden mover todas las cajas a la vez para
realizar la limpieza porque no hay seguridad de que
cuando se regresen a los estantes queden en el
mismo lugar.
Se pueden mover todas las cajas para hacer
limpieza de los estantes. debido a que cada caja
tiene su lugar asignado por numeración.
No hay supervisión del almacenamiento. Tiene la propuesta de las 5S para mantener en
condiciones el almacenamiento y distribución.
No existe protocolos de mantenimiento y limpieza No tiene desventajas con respecto a la distribución
actual.
No se observan ventajas en la distribución de las
muestras con respecto a la propuesta.
Nota. Elaboración propia con Microsoft Excel.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 54
6.4.1 Implementación de 5S para Mantener el Orden y la Distribución del Almacén y sus
Estantes.
Para mantener la distribución del almacén de muestras de retención es muy importante
tener un personal con disciplina que se preocupe del estado de los estantes y por lo menos que
una persona sea la encargada de supervisar el proceso de las 5S para que el almacén se mantenga
en las mejores condiciones de trabajo.
1S SEIRI (seleccionar, eliminar, reducir)
Con esta primera S se quiere eliminar lo innecesario en el almacén de retención, como
espacios muertos en los estantes, muestras que no estén en el envase destinado para las muestras
de retención, sobrecargas en las cajas de almacenamiento, cajas de cartón en el pasillo y
muestras sin ubicar puestas en el piso o en otro lugar que no sean en su respectiva caja y estante.
etc. En general no debe haber materiales que no estén relacionados con el almacenamiento.
2S SEITON (ordenar, identificar)
Esta segunda S consistirá en ordenar los estantes por sectores de colores asignados para
cada producto, se identificará las cajas con rótulos y número, además se marcará bien cada
estante, modulo, nivel y se dejará una imagen fotográfica en la entrada de cómo está la
distribución del almacén para que el personal siempre tenga presente el orden.
Este procedimiento es importante para establecer un lugar específico para cada cosa, de
manera que se facilite su identificación, localización, disposición y devolución o regreso a su
lugar de origen.
Con el objetivo de tener un proceso rápido, sencillo, eliminando el error y gestionando el
orden de forma visual.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 55
3S SEISO (limpiar, sanear, anticipar)
Definitivamente este es un punto muy importante para implementar en el almacén de
muestras de retención debido a que se están presentando muchos desperdicios que están
generando degradación de los estantes y visualmente hace ver el almacén en un mal estado,
descuidado y sin importancia
En esta S se debe tener en cuenta para el almacén en general un proceso de limpieza
programado y que por lo menos una vez al mes se destine a un personal del laboratorio de
calidad y un auxiliar para ejecutar un protocolo establecido de limpieza con una lista de chequeo
de cada punto a revisar para hacerlo de la misma manera el ejercicio de limpieza y dejar una
evidencia fotográfica del estado en que queda el almacén para que lo tenga en cuenta la otra
persona que realice el proceso.
4S SEIKETSU (estandarizar y normalizar)
Con esta S se busca mantener el cumplimiento de las S anteriores y lo ideal es establecer
un protocolo que estandarice la ejecución de las tres S anteriores para que este procedimiento se
mantenga y se haga siempre de la misma manera.
5S SHITSUKE (auditar, autodisciplina, hábito)
Por último, en esta S es muy importante crear la disciplina de supervisión con listas de
chequeo, estar revisando constantemente el estado de los estantes, que la distribución de las cajas
esté siempre igual siguiendo la numeración y la secuencia, que se mantenga limpio y sin objetos
o muestras en el pasillo que se guarden las muestras de materias primas en los envases adecuados
no en bolsas plásticas ni en envases de vidrio de otras dimisiones.
Es importante mantener siempre una disciplina de propuestas de mejora con el objetivo
de mantener un almacén con estantes en optimas condición y con una distribución impecable.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 56
A continuación, se muestran algunas inconsistencias que se quieren eliminar para hacer
un proceso ordenado de almacenamiento y distribución.
Figura 12
Desorden generado por los malos hábitos de almacenamiento
Nota. En la imagen se puede observar las consecuencias de un almacenamiento en desorden,
estantes sucios por el mal almacenamiento generando goteos, almacenamiento en el envase no
apropiado sumadas a una mala ubicación de las muestras. Fuente almacén de muestras de
retención. Elaboración propia.
6.4.2 Propuesta Ampliación del pasillo.
Para el pasillo se recomienda la adecuación con una ampliación de 60cm para lograr un
pasillo cómodo de 123cm basado en el instructivo de almacenamiento y en el Manual de Gestión
de Almacenes, para pasillos secundarios o peatonales en almacenes se recomienda tenga una
dimensión mínima de 100cm (Iglesias, 2012).
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 57
Esto se puede realizar moviendo la pared de superboard junto al estante 1 y haciendo el
movimiento del mesón de la estación análisis de sales. cómo se observa en la figura 14, la pared
de color amarillo y el mesón adjunto serian desplazados a la derecha 60cm.
Figura 13
Plano del almacén de retención de muestras del laboratorio de Quimpac de Colombia S.A
Nota. En amarillo se resalta la pared en superborad de se deberá correr para ampliar el almacén de
muestras del laboratorio. Fuente archivos Quimpac de Colombia SA. Elaborado por Agudelo & Javela
Ingeniería S.AS con la herramienta AutoCAD.
Con estos cambios el almacén quedaría con un espacio muy adecuado con pasillo de 1
metro y 23 centímetros, cómodo para entrar y buscar muestras sin presentar problemas.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 58
Figura 14
Ampliación del almacén de muestras de retención
Nota. Adecuación de pasillo con 1,23 m. Elaboración propia con el software Sketchup 2018 obtenido de
(Trimble, 2018). www.sketchup.com.
7 Alternativas de Solución
Teniendo en cuenta las oportunidades de mejora que se le exponen al equipo de trabajo
del laboratorio químico, jefe de laboratorio y analista líder, ellos con su previa aprobación por el
Gerente de procesos. Tomarán la decisión de calificar las ideas y determinar las propuestas que
serán ejecutadas según su criterio, ellos disponen de la toma de decisión y de un presupuesto
anual para los gastos de insumos y tecnología necesarias para el laboratorio. Se presenta este
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 59
trabajo para darle valor a la decisión de ejecutarse las propuestas aquí plasmadas con este
proyecto.
A continuación, se presenta formato de evaluación de las propuestas calificadas.
Tabla 15
Evaluación de alternativas
1.Propuesta de Reestructuración de los Estantes calificación 4,6
Evaluación de alternativas SI NO 1 2 3 4 5
¿Se dispone del recurso necesario para alcanzar el objetivo? x x
¿Cumple con las expectativas de los objetivos? x x
¿Cree que se obtengan resultados rápidos? x x
¿Se puede implementar esta propuesta de forma rápida? x x
¿Cumple con las condiciones financieras, ambientales y técnicas
para que la propuesta sea exitosa? x x
2.Propuesta Distribución de muestras en el almacén de retención calificación 5,0
Evaluación de alternativas SI NO 1 2 3 4 5
¿Se dispone del recurso necesario para alcanzar el objetivo? x x
¿Cumple con las expectativas de los objetivos? x x
¿Cree que se obtengan resultados rápidos? x x
¿Se puede implementar esta propuesta de forma rápida? x x
¿Cumple con las condiciones financieras, ambientales y técnicas
para que la propuesta sea exitosa? x x
3.Propuesta 5S para mantener el orden y la Distribución de
muestras en el almacén de retención calificación 5,0
Evaluación de alternativas SI NO 1 2 3 4 5
¿Se dispone del recurso necesario para alcanzar el objetivo? x x
¿Cumple con las expectativas de los objetivos? x x
¿Cree que se obtengan resultados rápidos? x x
¿Se puede implementar esta propuesta de forma rápida? x x
¿Cumple con las condiciones financieras, ambientales y técnicas
para que la propuesta sea exitosa? x x
4.Propuesta ampliación del pasillo calificación 2,0
Evaluación de alternativas SI NO 1 2 3 4 5
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 60
¿Se dispone del recurso necesario para alcanzar el objetivo? x x
¿Cumple con las expectativas de los objetivos? x x
¿Cree que se obtengan resultados rápidos? x x
¿Se puede implementar esta propuesta de forma rápida? x x
¿Cumple con las condiciones financieras, ambientales y técnicas
para que la propuesta sea exitosa? x x
Con los resultados obtenidos, se toma la decisión de adoptar las tres (3) primeras
propuestas y verbalmente el jefe de calidad afirmo que destinara se un presupuesto de
$18.000.000 para ejecutar el proyecto de los estantes y se establece el compromiso de cumplir
con las propuestas 2 y 3 para mantener el almacén ordenado, se asigna al encargado del almacén,
para que lo supervise periódicamente y este pendiente de las ordenes de mantenimiento si es
necesario.
Con respecto a la ampliación de la propuesta 4, se argumentó que no es factible por falta
de recursos, aunque el presupuesto de ampliación es bajo, hacer la implicaría reducir el área de
análisis de sales. Y en este momento tiene más necesidad esta área que ampliar el almacén.
8 Presupuesto
A continuación, se presenta presupuesto basado a los requerimientos del laboratorio de
reestructurar los estantes del almacén de retención, elaborados en material de fibra de vidrio, y el
cambio de las cajas de almacenamiento en polipropileno. A su vez, se presenta el presupuesto de
la ampliación del pasillo del almacén de muestras de retención.
Para este presupuesto se realizó un trabajo muy preciso de toma de medidas para no
generar desperdicios de materiales en la elaboración y ejecución de este proyecto.
A continuación, en la tabla 16, se presenta el costo para la elaboración de los estantes en
fibra de vidrio.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 61
Tabla 16
Costo Total de la Reestructuración de los Estantes
Material Medidas Unidades
necesarias Valor unidad Valor
Angulo de 5x5cm de 4,8mm 45,6m 45,6 $ 16.000 $ 729.600
Tubo cuadrado de 3x3cm 272m 272 $ 16.000 $ 4.352.000
Tornillo panel punta broca 2" 2" 100 $ 50 $ 5.000
Tornillo panel punta broca
1/2" 1/2" 100 $ 30 $ 3.000
Cajas de polipropileno a 260 $ 22.346 $ 5.810.070
Papel Contac de colores 3mx 45cm 12 $ 9.750 $ 117.000
Mano de Obra - - $ $ 3.600.000
Gasto total $ 14.616.670,24
Nota. a Anexo B se adjunta cotización de las cajas de polipropileno, datos obtenidos del sistema
SAP del almacén de materiales. Elaboración propia.
A continuación, se calcula el tiempo promedio gastado para la búsqueda de una (1)
muestra en el almacén de retención.
Tabla 17
Cálculo de Costos por búsquedas en el almacén de Muestras en el año 2020
Analista Guía
Cantidad de
Muestra
Tiempo búsqueda
minutos
Costo
Analista 1 MT 60247796 1 45 $ 10.631,25
Analista 2 RT 60273610 1 32 $ 7.560,00
Analista 3 MD 60276358 1 70 $ 16.537,50
Analista 4 MS 60276895 1 30 $ 7.087,50
Analista 5 JR 60247950 1 75 $ 17.718,75
Analista 6 CC 60247918 1 43 $ 10.158,75
Promedio 1 49 $ 11.615,63
Búsquedas de muestras año 2020 146a 7.154b $ 1.690.132,50
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 62
Nota. La búsqueda de las muestras se realizó con ayuda de los analistas del laboratorio para determinar el
tiempo promedio que se gasta para buscar una (1) muestra en el almacén. Costo de la hora de trabajo
$14.175. a Este valor fue tomado del archivo de estadísticas de reclamos anuales ver Anexo C. b valor del
tiempo gastado para 146 búsquedas. Para calcular cuánto sería el gasto en un año de búsqueda de
muestras en el almacén de muestras. Elaboración propia.
Con la tabla 18 se quiere dar a conocer el gasto total que genera el almacén actualmente en
mantenimiento, organización y búsquedas.
Tabla 18
Gastos anuales en mantenimiento, organización y búsqueda de muestras.
Gastos anuales año 2020 Valor
Búsquedas de muestras $ 1.690.132,50
Mantenimiento de estantes $ 500.000,00
Organización 24 horas $ 340.200,00
Total $ 2.530.332,50
Nota. La búsqueda de las muestras se realizó con ayuda de los analistas del laboratorio para determinar el
tiempo y costo de mano de obra anual y el mantenimiento está sujeto al consto por cambio de estantes.
Elaboración propia.
En la tabla 19 se muestra los gastos anuales que se pretenden alcanzar después de
ejecutar el proyecto en mantenimiento, organización y búsquedas de muestras.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 63
Tabla 19
Gastos anuales en mantenimiento y búsqueda de muestras que se pretende con la reestructuración
Gastos anuales que se pretenden Valor
Búsquedas de muestras 5min $ 172.462,50
Mantenimiento de estantes $ 167.000,00
Mano de obra en organización 8 horas $ 113.400,00
Total $ 452.862,50
Nota. Con la reestructuración se pretende reducir costos en el mantenimiento de estantes y búsquedas de
muestras. Elaboración propia.
Con base en los resultados expuestos en las tablas 18 y 19 con esta propuesta se pretende
tener un ahorro anual de $ 2.077.470,00, con esto se lograría recuperar la inversión de la
reestructuración de los estantes en 7 años.
A continuación, en la tabla 20 se presenta cotización para la ampliación del pasillo del
almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.
Tabla 20
Cotización de los costos para hacer la ampliación del pasillo en el almacén
Material Especificaciones Unidades
necesarias
Valor
unidad Valor total
Superboard Estándar 6mm de
244x122cm 7 $44.000 $308.000
Perfil Paral Fibrocemento Ternium 89x42x0.60mm
2.44m 10 $13.944 $139.440
Tornillo panel punta broca 6X1/2" 1/2" 200 $30 $6.000
Masilla Sellaflex Juntas Cuñete x 28
KG 28 kg 1 $184.150 $184.150
Mano de obra demolición
construcción $1.600.000
Gasto total $2.237.590,0
Nota. Fuente de información de los materiales para la construcción de la pared con Drywall. Cotización
Realizada en adldrywall.com/shop/.
REESTRUCTURACIÓN DE ESTANTES Y DISTRIBUCIÓN DE MUESTRAS 64
Conclusiones
• Se diseñó una propuesta que diera solución al problema de almacenamiento y distribución
al almacén de retención, y que dejara unos estantes más compactos, con mayor capacidad
de almacenamiento con métodos de distribución que mejorara la calidad de los
procedimientos que ahí se realizan.
• Con el análisis preliminar se logró identificar los aspectos a mejorar en el almacén de
retención, en los estantes y el proceso de distribución de muestras, esto permitió presentar
oportunidades de mejora que se evidenciarán en el almacenamiento, distribución y orden
del almacén de muestras de retención de Quimpac de Colombia S.A.
• Al mejorar la distribución de los estantes se mejoran los tiempos de entrada y búsqueda
de muestras en el almacén de retención, se tendrá más orden, un almacén más limpio y un
ambiente agradable, con ahorro en mano de obra y mejora en la calidad del servicio que
el laboratorio presta a los clientes internos y externos.
• Se estableció un sistema de almacenamiento basado en la metodología ABC y FIFO
adecuado, guiado por colores, distribuido por compatibilidad de productos dando una
secuencia lógica al proceso de ingreso sin generar confusiones, este permitió instaurar la
distribución, orden y mejorar el proceso de búsqueda en el almacén de muestras de
retención en Quimpac de Colombia S.A,
• Se logró proponer un prototipo de estantería con materiales en fibra de vidrio, lo cual
resultó ser el más adecuado para evitar el deterioro por la corrosión del ambiente, este
diseño permite un mayor almacenamiento, mejor distribución orden y manejo de las
muestras de retención almacenadas, mejorando los tiempos de respuesta del laboratorio
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químico que involucran el análisis fisicoquímico de las muestras de retención de
Quimpac de Colombia. S.A.
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Anexos
Anexo A. Caja para el almacenamiento de las muestras en los estantes.
Nota. Medidas Externas 30cm de frente, 40 de fondo y altura de 17cm, y medidas internas de 27x37 cm,
capacidad de muestras 24 unidades
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Anexo B. Cotización de las cajas para guardar las muestras en los estantes.
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Anexo C. Consolidado de reclamos año 2020 Quimpac de Colombia S.A
Nota. Elaborado por el personal de aseguramiento de calidad Quimpac de Colombia S.A año 2020
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Anexo D. Requerimiento de medidas de estantes teniendo en cuenta medidas de las cajas.
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Anexo E. Solicitud de cotización de cajas