Proyecto (PCP)Planificación Costos Personal
Colombina S.A.
1. Introducción2. Motivaciones3. Alcance4. Objetivos5. Metodología6. Beneficio7. Innovación8. Proceso (PCP – Planificación de costos de personal)
Agenda
Introducción
Colombina S.A.
Planta la Paila: Confitería
Plantas de Helados
Personal Administrativo
y fuerza de ventas
Colcauca S.A.
Planta: Galletas y pasteles
Conservas
Planta: Salsas, compotas y conservas
Comexa
Planta: ajíes y deshidratados
de pescado
Filiales
Venezuela
Puerto Rico
USA
Chile
Perú
Ecuador
Capsa
Guatemala
Salvador
Costa Rica
Honduras
Panamá
Grupo Colombina S.A.
• Volumen de 9.000 empleados Aproximadamente.
• Presupuesto de personal equivale al 30% de los gastos de la Organización y el 15% de los costos de producción.
• Proceso Manual en hojas electrónicas con tiempos estimados de 3 a 4 meses
• Procesos independientes para cada sede.
• Poca flexibilidad al momento de solicitar ajustes o modelamiento de escenarios cuando se requería hacer variaciones en % de incrementos.
• Necesidad de una herramienta robusta donde:
• La información se pueda almacenar • Los procesos sean unificados y • Generar en el menor tiempo posible.
Motivaciones
El proyecto tuvo un impacto sobre el 90% de los empleados de la Organización ubicados en las siguientes empresas:
Nombre de la empresa No. Empleados Valor PPTO 2014 (M)
Colombina S.A 6.022 164.000Colombina del Cauca S.A 1.470 30.000Conservas Colombina S.A 369 8.000Comexa 162 2.700
TOTAL 8.023 204.700
Alcance
El proceso de presupuesto de personal (PCP) incluyó la posibilidad de realizar análisis con un alto nivel de detalle:• Empresa• Unidad• Posiciones • Centros de costos
Nombre de la empresa Áreas
organizativasCargos
(Posiciones)Centros de
costo
Colombina S.A 788 6022 2773Colombina del Cauca S.A 134 1.470 696Conservas Colombina S.A 48 369 118Comexa 39 162 52
TOTAL 1.009 8.023 3.639
Alcance
M.O.D.M.O.I.
El presupuesto de gastos de personal (PCP) se genera con aproximadamente 50 agrupaciones de conceptos por empleado tales como:
• Salarios• Incentivos• Comisiones• Bonificaciones• Bonos, Auxilios• Subsidio de transporte• Horas extras• Vacaciones
• Primas (legal, extralegal, vacaciones, quinquenal)
• Premios • Viáticos de alojamiento • Fondo de empleados • Seguro de vida • Nivelaciones de salarios
Adicionalmente generar las Provisiones de: Cesantías, interés de cesantías, prima legal, prima extralegal, prima de vacaciones, dotación y aportes a seguridad social: salud, pensión, riesgo, CAJA, ICBF, SENA entre otros.
Alcance
• La implementación abarca la ejecución de diferentes escenarios de la planificación de costos de personal por periodos: • Mensuales • Trimestres • Anuales
• Transferencia a los módulos Financieros (FI) y de Costos (CO) del presupuesto de manera automática.
• Dentro del proyecto se incluyó la seguridad de la información a través del
control de acceso a las transacciones y objetos a los responsables de los procesos.
Alcance
• Centralizar y estandarizar los procesos adoptando las mejores prácticas para la elaboración del presupuesto laboral.
• Automatizar el proceso en la elaboración del presupuesto laboral simulando diferentes escenarios.
• Contar con información oportuna, confiable e integrada
• Disminuir el tiempo de ejecución del presupuesto de forma que se puedan realizar más análisis.
• Adquirir una herramienta que facilite las operaciones del día a día y la toma de decisiones al área de Gestión de Humana.
• Realizar control al momento de la ejecución del presupuesto
Objetivos
Se selecciono el módulo PCP- Planificación de costos de personal de SAP porque se encuentra integrado 100% con los módulos de:
• OM- Gestión de la Organización, • PY-Nomina y • FI/CO – Finanzas y costos.
Esta integración toma como base la estructura organizativa para la validación del headcount, los valores reales de las liquidaciones de la nómina, Finanzas y costos para la contabilización automática del presupuesto de gastos de personal por centro de costo, cuenta y valor.
Se contó con el apoyo de la firma de consultoría EPI-USE y los miembros del equipo del Grupo Colombina S.A.
Metodología
En la implementación del proyecto se utilizo la metodología ASAP:
Equipo de trabajo Plan de trabajo Plataforma
Tecnológica Modelo del negocio
Alcance Plan
Configuración Integración OM –
PA – FI/CO Plan de
desarrollos de funcionalidades no contenidas en el standard
Plan Carga Datos Gestión del
Cambio
Configuración del sistema
Diseño y desarrollo de funciones cliente.
Perfiles de autorización
Capacitación usuarios
Pruebas unitarias Inicio de pruebas
Integrales Documentación de
usuario y generación de manuales
Funcionalidad probada y certificada
Pruebas Integrales Entrenamiento
usuarios Carga de datos Plan de corte
Funcionalidad Salida en vivo y
soporte
Metodología
COMITÉ DIRECTIVOVicepresidente Administrativo y Financiero
Vicepresidente de Gestión Humana Director Corporativo de Tecnología informática
Jefe de Proyecto Funcional
Jefe de Compensación y
beneficios
Usuario LíderAnalista de
Compensación
Usuarios ClavesJefes de G.H. cada
sede
Usuario DocumentaciónEstudiante en
práctica
Jefe Proyecto Técnico
Jefe de Proyectos de Tecnología
Consultor PCPEPI-USE
Consultor HCM Ingeniero soporte
HCM
Consultor FI/COIngeniero de
soporte FI/CO
Consultor ABAPConsultor externo
ABAP
Equipo del proyecto
• Plan de trabajo: Se tuvo como fecha de salida en vivo el mes de Septiembre del 2013 donde se ejecuta el presupuesto de la Compañía.
• Tiempo de implementación: El proyecto tomo cinco (05) meses
• Plataforma tecnológica: se contó con el ERP SAP ECC 6.0 Enhancement packages 6
• Gestión al cambio: de forma trasversal se llevó a cabo un proceso de Gestión del cambio dentro de la Compañía.
La población total impactada fue de 7.260 empleados para el 2013 actualmente para el 2014 se tienen 8.023, sin embargo los usuarios responsables del proceso en cada área son:
Cargo Responsable de: PersonasImpactadas
Vic. de Gestión Humana • Responsable presupuesto de la Compañía ante la Presidencia Ejecutiva. 1
Compensación beneficios• Responsable presupuesto Corporativo • Velar por la ejecución de los presupuestos en plantas, distritos
y Filiales. • Realizar la consolidación de las compañías.
3
Plantas• Responsables presupuesto en cada sede, en esta área los
responsables están separados por Mano de obra directa (MOD) y Mano de obra indirecta (MOI).
11
Fuerza de ventas • Responsables presupuesto de la fuerza de ventas del sector secos y helados. 2
TOTAL 17
• Flexibilidad en la herramienta para modelar diferentes escenarios y administración de los datos en tiempo real.
• Presentar un presupuesto laboral proyectado para:• Los últimos meses del año en curso (estimado)• Mes por mes, • Año por año y por cada una de las variables organizacionales.
• Analizar variaciones del costo laboral real por mes del año actual Vs el presupuesto del año siguiente (incrementos o disminuciones).
• Se eliminaron los errores que se cometían al digitar el presupuesto de gastos de personal en la contabilidad.
Beneficio
• Verificar el presupuesto Vs el costo laboral real por mes, por centro de costo, grupos de centros de costo y por cuentas contables.
• Reducción del tiempo del proceso de ejecución presupuestal de un estimado de 3 meses a 1 día.
• Mayor precisión entre los valores presupuestados Vs los ejecutados, se cuenta con información en tiempo real.
• Automatización del proceso, permitiendo un mayor análisis y datos reales.
• Optimización del proceso de presupuesto del costo laboral de la MOD-MOI, para llevar a cabo un control efectivo y confiable de este rubro.
Beneficio
• Evitar la pérdida del conocimiento por rotación de personal con la estandarización del proceso.
• Permite generar presupuesto con relación al HEADCOUNT actual de la Compañía.
• Información consolidada de manera centralizada para analizar en la toma de decisiones.
• Generar información con mayor control y confiabilidad.
Beneficio
• Permitió sistematizar y centralizar la información del presupuesto del Gasto laboral (Mano de obra directa y Mano de obra indirecta)
• Cada responsable en las sedes y plantas tiene una herramienta para analizar y planear mejor sus gastos de personal.
• Pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando mayor tiempo de análisis en cada rubro del presupuesto de Gastos de personal.
Innovación
Proceso
RECOLECCION EJECUCION DE PLANES TRANSFERENCIA A FI
Empleado: IT0666, IT0008, IT0014, IT0015, resultados nomina, nivelaciones
Unidad organizativa: conceptos globales
Posición: Cargos nuevos con/sin referencia
Ejecutar Planes: por empresa, MOD y MOI
Permite obtener cálculos automáticos: Factor prestacional, bono compensación variable, subsidio transporte, estimado
Contabilizar: por MOD, MOI y empresa.
Comparar versiones en la contabilización
Proceso
GRACIAS