Guía Rápida
Projects & Teamwork
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Tabla de contenidos
1. Mi perfil, tutoriales y ayuda contextual .................................................................................................. 3
2. Crear proyectos .............................................................................................................................................. 6
3. Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas ...................................................................................... 7
4. Crear y manejar tareas ...............................................................................................................................10
5. Colaboración social empresarial y documentación.........................................................................12
6. Parámetros organizativos: grupos, unidades organizativas y procesos ...................................14
7. Asignar esfuerzos a tareas ........................................................................................................................17
8. Perfiles profesionales y costes estándar ..............................................................................................18
9. Crear presupuestos .....................................................................................................................................20
10. Licencias y Roles ...........................................................................................................................................23
11. Parte de horas ...............................................................................................................................................25
12. Seguimientos ................................................................................................................................................26
13. Riesgos .............................................................................................................................................................29
14. Campos personalizables............................................................................................................................30
15. Parámetros avanzados ...............................................................................................................................31
16. Configuración de comunicaciones ........................................................................................................32
17. Manejo de su cuenta ..................................................................................................................................33
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1. Mi perfil, tutoriales y ayuda contextual
Mi perfil
Al registrarse en ITM Platform recibirá un correo con la dirección URL y los datos de acceso ❶.
Acceda a su entorno de ITM Platform e introduzca el usuario y la contraseña de acceso ❷.
El nombre de usuario será su dirección de correo electrónico, donde recibirá las notificaciones del sistema.
Podrá modificar los datos de su perfil así como la contraseña ❸:
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Tutoriales
Consulte los video-tutoriales accediendo a la opción Tutoriales ❶ en el botón de ayuda contextual
o bien a través del canal YouTube de ITM http://www.youtube.com/user/itmplatform ❷
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Ayuda contextual
Acceda a la ayuda contextual en el menú seleccionando la opción Ayuda ❶.
Le será útil para identificar los distintos elementos y áreas de cada ventana activa ❷. Pulse la tecla ESC para salir en el momento que lo desee.
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Tutoriales
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2. Crear proyectos
Haga clic en el acceso directo Crear nuevo proyecto ❶ o en el menú GESTIÓN, opción Proyectos ❷ y añada un
nuevo proyecto ❸:
En la sección General ❹ el único dato obligatorio que debe proporcionar es Nombre del proyecto ❺. También
podrá introducir más detalles que le ayudarán a clasificar y enriquecer la ficha de proyecto.
Una vez guardada la ficha general tendrá acceso al resto de secciones donde podrá efectuar acciones como asignar
equipo, crear tareas o especificar y realizar seguimientos del presupuesto.
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Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas
Crear presupuesto del proyecto
Seguimiento de actividades
Colaboración Social Empresarial y documentación
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3. Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas
Crear usuarios
Haga clic en el acceso directo Crear nuevo usuario ❶ o en el menú ORGANIZACIÓN ❷, opción Usuarios y añada
un nuevo usuario ❸:
En la sección Personal ❹ los únicos datos obligatorios que debe proporcionar son Nombre de usuario (correo
electrónico) y Contraseña ❺. Cada usuario tendrá un rol que determinará los permisos de acceso.
Podrá introducir más detalles que le ayudarán a clasificar y enriquecer la ficha de usuario. El perfil profesional
determinará los costes de los proyectos en los que el usuario participe, en caso de que utilice el sistema de costes
estándar (vea Presupuesto y Seguimiento de costes).
Una vez creado el usuario recibirá un correo con sus claves de acceso.
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Roles y licencias
Perfiles profesionales y costes estándar
Asignar usuarios a proyectos
Asignar usuarios a tareas
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Asignar usuarios a proyectos
Una vez creados los usuarios puede asignarlos a proyectos y tareas. Haga clic en Proyectos ❶ y seleccione un
proyecto donde desee asignar el Equipo ❷. Para agregar usuarios pulse la opción añadir personas ❸.
A continuación asigne a cada usuario su función en el proyecto mediante uno de los roles disponibles ❹: jefe de
proyecto, para crear tareas, asignar a otros usuarios miembros de éstas y administrar las diferentes variables del
proyecto; miembro del equipo del proyecto, para participar en él de forma activa, o bien como interesado, para
acceder a la información del proyecto en modo lectura.
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Roles y licencias
Perfiles profesionales y costes estándar
Crear proyectos
Parámetros organizativos
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Asignar usuarios a tareas
Una vez asignadas las funciones a cada usuario en el proyecto, puede asignar también las funciones en las tareas.
Haga clic en Proyectos ❶ y seleccione un proyecto. Desde la sección Equipo ❷ asigne a cada usuario una de las
funciones disponibles: Responsable de la tarea ❸, para realizar seguimientos y adjuntar documentación, o bien
como Miembro de la tarea.
Puede ver la estimación de horas asignadas a cada tarea haciendo clic en el enlace esfuerzo estimado ❹.
Una vez asignadas las funciones a cada usuario, recibirá un mensaje en su panel personal de comunicación para
acceder a la tarea y disponer de los elementos de información necesarios para realizarla. Asimismo, visualizará la
tarea en su calendario y podrá establecer conversaciones en relación a la misma e ir cumplimentando el parte de
horas correspondiente.
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Roles y licencias
Perfiles profesionales y costes estándar
Crear proyectos
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4. Crear y manejar tareas
ITM Platform utiliza dos formatos para la creación y el manejo de las tareas: el diagrama de Gantt y la lista de tareas.
Uso del Gantt
El diagrama Gantt permite representar gráficamente las tareas a lo largo de una escala temporal. Se puede utilizar
para presentar una programación o hacer seguimiento.
Seleccione el proyecto ❶ donde desee crear la tarea. En la sección Calendario ❷ añada o elimine tareas ❸:
Desde esta interfaz puede modificar fechas y duración de tareas así como realizar la gestión básica de las mismas
añadiendo, eliminando o moviéndolas de posición en el diagrama con la función de arrastrar y soltar.
También puede establecer relaciones de dependencia entre tareas arrastrando y soltando con el ratón en el
diagrama Gantt.
Haciendo clic sobre el icono de maximizar, obtendrá una vista de pantalla completa para que pueda trabajar más
confortablemente. Una vez realizados los cambios, pulse el botón “Guardar” para que sus modificaciones queden
grabadas.
Si necesita mayor detalle por cada tarea, haga clic en su identificador y tendrá acceso a la ficha completa.
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Crear proyectos
Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas
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Uso de la lista de tareas
Los proyectos incluyen una vista de las tareas donde puede añadir, actualizar y mover fechas de una manera ágil y sencilla.
Haga clic en el menú GESTIÓN, Proyectos y seleccione el proyecto ❶ donde desee crear la tarea.
En la sección Tareas ❷ podrá crear tres tipos básicos ❸: hito, tarea resumen o tarea normal.
En la ficha General indique el Nombre de la tarea ❹ como único dato obligatorio:
Puede añadir información adicional que le ayudará a completar la gestión de la tarea como por ejemplo la
asignación de fechas, equipo, esfuerzos requeridos, adjuntar documentos o realizar seguimientos.
Además de crear tareas, también puede exportarlas o mover varias tareas en el calendario en un solo paso.
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Crear usuarios y asignar a proyectos y tareas
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5. Colaboración social empresarial y documentación
Colaboración social empresarial
ITM Platform ofrece un entorno de colaboración social empresarial similar a las redes sociales actuales donde los
usuarios pueden mantener una comunicación interna y actualizada dentro de la organización.
Cada miembro de equipo puede editar mensajes en el cuadro de diálogo ❶, visible en cualquier pantalla de
ITM Platform, relacionados con la opción y elemento abierto en cada momento. Es decir, si trabaja en una tarea, sólo
podrán ver el mensaje los miembros del equipo que participen en esa tarea.
Puede ver notificación de los mensajes recibidos en su panel personal de comunicación ❷ donde a su vez puede
filtrar y participar en conversaciones.
Cada usuario puede hacer comentarios:
Generales para todo el sistema
Particulares de un proyecto (solo los ven los miembros del equipo del proyecto)
Particulares de un elemento concreto del proyecto, como por ejemplo “Riesgos” o “Presupuesto” Particulares de un tarea (solo los ven los intervinientes en la tarea y el jefe de proyecto) Comentarios uno-a-uno como cualquier sistema de mensajería
ITM Platform dispone también de otro tipo de comunicaciones, a través de mensajes de aviso, para la asignación de
tareas y proyectos a usuarios o el registro de nuevos usuarios, entre otros.
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Crear usuarios
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Documentación
Cada proyecto y tarea pueden tener documentos asociados a disposición de los miembros del equipo.
Seleccione el proyecto ❶ al que desee adjuntar archivos y en la sección Documentos ❷ añada los archivos de su
carpeta local.
También puede vincular una dirección URL externa en caso de que ya disponga de su propio sistema documental o
quiera hacer referencia a una página ya existente.
Asimismo puede adjuntar documentos a la tarea de un proyecto seleccionando la tarea y, desde la sección
Documentos ❸, añadir archivos de la misma manera que para un proyecto.
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Crear proyectos
Crear y manejar tareas
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6. Parámetros organizativos: grupos, unidades organizativas y procesos
Grupos
Los grupos de trabajo permiten vincular usuarios entre sí de forma diferente a la estructura organizativa.
Por ejemplo, un grupo podría ser “Equipo de mejora” o “Comisión de evaluación”.
Desde el menú CONFIGURACIÓN, vaya a la sección Grupos de trabajo y añada el grupo ❶:
El Nombre del grupo de trabajo ❷ es el único dato obligatorio que debe proporcionar. Puede añadir después los
usuarios que formarán parte e información adicional que le ayude a gestionar mejor el grupo.
Los usuarios pueden formar parte de varios grupos de trabajo pero sólo pertenecer a una unidad de la estructura
organizativa.
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Crear usuarios
Asignar usuarios a proyectos
Asignar usuarios a tareas
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Unidades organizativas
Las unidades organizativas representan la estructura interna de una organización y le ayudarán a definir los equipos
de trabajo para sus proyectos.
Desde el menú CONFIGURACIÓN, haga clic en ORGANIZACIÓN y la sección Unidades organizativas ❶ y cree una
nueva unidad ❷:
Introduzca el Nombre de la unidad organizativa ❸ como único dato obligatorio que debe proporcionar.
Asocie después los usuarios que formarán parte de la unidad.
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Crear usuarios
Asignar usuarios a proyectos
Asignar usuarios a tareas
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Procesos
ITM Platform permite reflejar los procesos de la organización con el esquema “Cadena de valor, Actividad y Proceso”.
Este esquema no es necesario salvo que la organización se estructure de esta manera.
Puede definir más de una “Cadena de Valor” que contenga una o varias “Actividades” y, a su vez, para cada actividad
los “Procesos” concretos en los que se estructura la organización.
Con esta estructura puede asignar proyectos a los distintos procesos, y analizar cómo la actividad de un
departamento afecta a otros procesos de la organización.
Desde el menú ORGANIZACIÓN, en la sección Procesos ❶ añada la cadena de valor ❷ y a su vez las actividades y
procesos correspondientes.
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Crear proyectos
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7. Asignar esfuerzos a tareas
Un esfuerzo es la cantidad de horas estimadas para una tarea. Cada tarea puede tener una duración determinada de
días pero una estimación de esfuerzo de varias horas.
Desde el menú GESTIÓN, seleccione el proyecto y a continuación la tarea a la cual asignar el Esfuerzo ❶.
Asigne los esfuerzos (es decir, tiempo dedicado a esa tarea, especificado en horas y minutos):
A un determinado perfil profesional ❷, cuando, por ejemplo, necesita 120 horas para un perfil de ingeniero
pero aún desconoce la persona que realizará esa tarea.
A un miembro del equipo ❸ directamente.
ITM Platform analiza los recursos que están sobrecargados de trabajo al asignar horas y si eso ocurre muestra el
cuadro de edición en naranja y visualiza un icono de alarma.
Para conocer el motivo de la sobrecarga, haga clic en el icono para acceder a la ventana de ocupación de recursos y
evaluar su carga de trabajo y la de otros miembros del equipo.
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Crear y manejar tareas
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8. Perfiles profesionales y costes estándar
ITM Platform puede calcular los costes de las tareas y los proyectos en base a los perfiles profesionales y costes
estándar y tarifas.
Perfiles profesionales
ITM Platform utiliza una clasificación de perfiles profesionales. Para asignar un usuario a una tarea o actividad debe
tener asignada al menos una posición dentro de la organización que a su vez le vinculará a un perfil.
Desde el menú ORGANIZACIÓN, seleccione Perfiles y Tarifas ❶ y añada un nuevo perfil:
El único dato obligatorio que debe proporcionar es el Nombre del perfil profesional ❷.
De esta manera ITM Platform puede calcular las estimaciones de costes y los costes reales a partir del perfil
profesional al que pertenece.
Es recomendable utilizar perfiles conocidos por la organización o, en su defecto, perfiles aceptados en la profesión,
como ingeniero, analista, técnico de marketing, etc.
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Costes estándar
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Costes estándar
ITM Platform permite diferenciar los costes según estos tipos: coste estándar global y costes por perfiles.
Vaya al menú ORGANIZACIÓN, opción COSTES y seleccione Perfiles y Tarifas. En Coste estándar global ❶ se
indican los tipos de costes cuando no está definido el equipo de trabajo y tampoco se ha identificado cuál será su
perfil profesional.
En la sección Costes estándar de perfiles ❷ se crean los costes estándar para personal interno.
En el siguiente esquema puede ver cómo se definen y utilizan los costes en ITM Platform.
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Perfiles profesionales
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9. Crear presupuestos
Presupuesto general
Una vez creado un proyecto puede definir los valores del presupuesto estimando el consumo de horas y las compras.
Haga clic en Proyectos ❶ desde GESTIÓN y a continuación seleccione el proyecto. En la sección Presupuesto ❷
especifique las horas estimadas en el campo Equipo interno ❸ aunque aún no esté asignado el equipo de trabajo.
Utilice la calculadora para el cálculo del coste de horas en función de su coste estándar.
En compras puede también asignar un presupuesto estimado y calculando la suma de horas y compras obtiene un
presupuesto general del proyecto.
En este gráfico puede ver la estructura interna de generación de presupuestos en Projects & Teamwork:
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Asignar esfuerzos a tareas
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Estimación de coste
La estimación de horas y el coste de las mimas es un cálculo realizado por ITM Platform en función de los esfuerzos
definidos en las tareas por el jefe de proyecto. De igual manera, la estimación de costes de compras vendrá dado por
la suma de las partidas presupuestarias destinadas al proyecto.
Vaya a Proyectos ❶ en GESTIÓN y, a continuación, seleccione el proyecto donde calcular la estimación de coste.
En la sección Presupuesto a medida que se asignan los esfuerzos a tareas se calcula la estimación de costes a partir
de las horas asignadas en la Estimación de coste ❷.
De esta manera puede ver la Diferencia con presupuesto ❸ donde aparece la desviación económica con respecto
al presupuesto general.
Por tanto, primero se introducen los datos del presupuesto antes de detallar el proyecto, en estimación de coste se
calculan los costes una vez estimados los esfuerzos y presupuestos de compras y, valores reales se va actualizando
con los reportes de horas del equipo del proyecto.
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Crear y manejar tareas
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Asignar esfuerzos a tareas
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Presupuesto de compras y asignación de facturas
En cualquier proyecto puede realizar compras cuyo presupuesto puede asignar al proyecto. Inicialmente puede
definir una estimación y posteriormente asignar las facturas de las compras y calcular así el valor real en el
presupuesto.
Vaya a Proyectos ❶ desde GESTIÓN, seleccione el proyecto y haga clic en la sección Compras ❷. Añada una nueva
cuenta de presupuesto e introduzca la partida presupuestaria y el presupuesto de la misma.
Una vez recibida la factura de la compra puede añadirla desde la sección Compras, haciendo clic en Añadir nueva
factura e introduciendo los datos en esta ficha:
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Presupuesto general
Estimación de coste
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10. Licencias y Roles
Licencias
Cuando adquiere una solución de ITM Platform obtiene una serie de licencias que configuran el acceso a las
diferentes funcionalidades durante el periodo de tiempo que haya contratado.
Únicamente el usuario administrador de su entorno puede consultar las licencias en uso desde la sección Manejo de
su cuenta ❶ de CONFIGURACIÓN.
A continuación accederá al menú Administración de Cuenta para ver el Consumo de licencias ❷ y licencias
disponibles.
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Roles
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Roles
ITM Platform dispone de un mecanismo flexible de configuración de permisos basados en roles de usuarios. Las
licencias determinan el acceso a determinadas funcionalidades y los roles se basan en las licencias para configurar
una serie de permisos específicos de usuarios.
Projects & Teamwork dispone de los roles Full Access y Team Member por defecto, pero puede crear otros roles
adaptados a su organización.
Haga clic en Definición de roles ❶ del menú ORGANIZACIÓN y añada un nuevo rol ❷:
Puede asignar y quitar permisos para cada rol y definir tantos roles como desee. Un usuario puede tener más de un
rol asignado y en ese caso los permisos de cada rol se suman. Vea Crear usuarios para saber cómo se asignan roles.
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Crear usuarios
Licencias
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11. Parte de horas
Cada miembro de un equipo puede cumplimentar el tiempo dedicado a sus tareas asignadas de dos modos:
semanalmente o en un rango de fechas.
Haga clic en Parte de horas ❶ desde MI ESCRITORIO y asigne el tiempo dedicado en el cuadro correspondiente a cada
día de la semana ❷:
O bien asigne horas a tareas habituales diarias en un rango de fechas desde la sección Mis tareas ❸. Haga clic en el
icono de Parte de horas ❹, seleccione las fechas e incluya las horas dedicadas a la tarea.
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Asignar usuarios a tareas
Asignar esfuerzos a tareas
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12. Seguimientos
ITM Platform permite realizar seguimientos de los proyectos y tareas para la consecución de objetivos y ejecución de
las actividades planificadas.
Seguimiento de una tarea
Durante el progreso de una tarea puede realizar seguimientos para indicar el porcentaje de avance de la tarea y
registrar sucesos que ponen en riesgo la finalización de la tarea (cambios en la funcionalidad, etc.).
Puede efectuar seguimientos de la tarea manualmente o bien actualizar el avance de la tarea desde el Calendario y
crear un seguimiento del proyecto automáticamente.
Vaya a Mis tareas desde MI ESCRITORIO o seleccione el proyecto ❶ donde esté la tarea en el menú GESTIÓN.
Haga clic en la sección Seguimiento ❷ de la tarea y añada los datos del nuevo seguimiento.
Cumplimente los datos, entre ellos el porcentaje completado para indicar el avance de la tarea y la fecha de creación
del seguimiento.
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Seguimiento de un proyecto
Seguimiento en el portfolio
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Seguimiento de un proyecto
Durante el avance de un proyecto puede realizar seguimientos para evaluar su estado con dos objetivos:
- Informar de la evolución y avance del proyecto
- Registrar eventos importantes y mantener un historial del desarrollo completo del proyecto
Vaya a Mis proyectos desde MI ESCRITORIO o seleccione el proyecto ❶ en el menú GESTIÓN. Haga clic en la
sección Seguimiento ❷ y añada uno nuevo.
Cumplimente los datos obligatorios marcados con asterisco para el nuevo seguimiento, entre ellos el porcentaje
completado del proyecto.
Puede realizar seguimientos en el proyecto desde la sección Calendario y crear automáticamente seguimientos al
actualizar el porcentaje completado de tareas. Vea Seguimiento de una tarea.
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Seguimiento de una tarea
Seguimiento en el portfolio
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Seguimiento en el portfolio
El seguimiento del portfolio ofrece una visión del avance de componentes y eventos significativos, es decir de los
proyectos y las tareas incluidos en el portfolio.
En esta sección se pueden ver dos áreas diferenciadas, la primera, Seguimiento de componentes, muestra los
seguimientos de elementos del portfolio y, en Seguimiento de eventos significativos se muestran tareas y que
particularmente se hayan marcado como de especial interés, mostrando así su grado de avance en el portfolio.
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Seguimiento de una tarea
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13. Riesgos
ITM Platform permite identificar y gestionar riesgos en los proyectos, es decir, los posibles sucesos que afectarían
negativamente al proyecto si se produjeran.
La gestión de riesgos se divide en identificación y clasificación inicial, elaboración de planes de mitigación
(o reducción de la probabilidad) y planes de contingencia (o reducción de impacto). A su vez se puede asignar un
responsable que gestione cada uno de los riesgos identificados.
Vaya al menú CONFIGURACIÓN y haga clic en Ajustes de riesgos dentro de la sección PARÁMETROS.
Configure los parámetros de los riesgos como el Nivel de riesgo ❶ para ajustar los niveles a los valores adecuados a
las necesidades de su organización, el estado y el tipo de riesgo. No obstante, ITM Platform ofrece valores
predeterminados que puede modificar.
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14. Campos personalizables
Si desea mostrar información de sus proyectos y tareas que no aparece de forma estándar en el entorno ITM
Platform, puede crear campos personalizables, es decir, contenedores de información de proyectos y tareas.
Desde el menú OTROS AJUSTES, acceda a Campos personalizables ❶ y seleccione el entorno ❷ de la plataforma
donde desee añadir los campos, es decir, si son campos para tareas o proyectos.
Indique el Nombre de campo y Tipo así como otros campos obligatorios marcados. Complemente los demás
valores, por ejemplo, si se mostrará en la ficha de proyecto o será un tipo de campo de uso obligatorio.
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15. Parámetros avanzados
Puede personalizar ITM Platform según su terminología y estructura de información configurando una serie de
parámetros y valores que puede utilizar posteriormente en proyectos, tareas, riesgos, etc.
ITM Platform permite modificar entre otros los Parámetros de proyectos ❶ de manera que le ayuden a clasificar y
determinar su comportamiento. En el caso de proyectos, puede añadir, modificar o eliminar las prioridades, estados,
tipos y aprobación de los proyectos.
Asimismo también puede modificar los Parámetros de tareas ❷ para establecer sus prioridades, estados y tipos.
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Campos personalizables
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16. Configuración de comunicaciones
Puede configurar las preferencias que heredarán los nuevos usuarios relativas a las comunicaciones automáticas.
Posteriormente cada usuario puede cambiar estas preferencias en el menú Mi Perfil de la ayuda contextual.
Desde el menú CONFIGURACIÓN, en la sección Opciones ❶ configure las Preferencias para nuevos usuarios ❷
para las comunicaciones.
En Ajustes de correo electrónico ❸ defina las notificaciones que se enviarán por correo a los usuarios, por ejemplo,
informar al Jefe de Proyecto del avance de tareas, envío de credenciales a nuevos usuarios o comunicar a los
miembros de equipo la asignación de tareas, entre otras opciones.
Puede personalizar en Plantillas ❹ el contenido de los mensajes de ITM Platform así como los correos electrónicos,
seleccionando el idioma la plantilla y modificando el contenido de la misma.
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Ayuda contextual
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17. Manejo de su cuenta
Sólo los usuarios registrados como administradores principales del entorno ITM Platform pueden ver la
configuración de su cuenta en el menú CONFIGURACIÓN, sección ORGANIZACIÓN y Manejo de su cuenta ❶:
En las opciones de Administración de Cuenta ❷ puede consultar los datos de facturación, el consumo de licencias,
la gestión de productos y pagos realizados por licencias en uso.
Puede volver de nuevo al entorno de trabajo de ITM Platform desde la opción Home del menú.
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