Download - Programa de gestión documental
![Page 1: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/1.jpg)
![Page 2: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/2.jpg)
INTEGRANTES: 11°6
SINDY PAOLA MONTES GAVIRIA
NATALIA CASTAÑEDA CUERVO
ANDREA CALLEJAS
CRISTIAN PUERTA
KATERINE LOPEZ
SARAI HENAO
SANTIAGO
CAMILO
![Page 3: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/3.jpg)
¿QUE ES?
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación .
![Page 4: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/4.jpg)
Un programa de gestión documental se puede
definir como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo
de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como: Producción
Recepción Distribución Trámite Organización
Consulta Conservación y Disposición final de los
documentos
![Page 5: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/5.jpg)
![Page 6: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/6.jpg)
![Page 7: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/7.jpg)
1) PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Definición: Generación de documentos de las instituciones en cumplimientode sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos deorigen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollode las funciones propias de cada entidad o dependencia.
Aspectos relacionados con la producción: Creación y diseño dedocumentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas deescribir y procesadores de texto).
Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas,CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática entérminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.Adecuado uso de la reprografía.
![Page 8: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/8.jpg)
![Page 9: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/9.jpg)
2) Recepción de Documentos
Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
19. Recepción de documentos: se debe verificar que estén
completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia
de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito
de dar inicio a los trámites correspondientes.
20. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de
documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias,
anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
![Page 10: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/10.jpg)
![Page 11: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/11.jpg)
3) Distribución de documentos
Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentoslleguen a su destinatario. ACTIVIDADES La distribución se relacionacon el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad.Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debecontar con mecanismos de control y verificación de recepción yenvío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
Distribución de documentos externos Identificación dedependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentosen buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos adependencia competente. Reasignación de documentos maldireccionados. Registro de control de entrega de documentosrecibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación dedependencias. Enrutamiento de documentos a dependenciacompetente. Registro de control de entrega de documentosinternos.
![Page 12: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/12.jpg)
![Page 13: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/13.jpg)
![Page 14: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/14.jpg)
4) Trámite de documentos
Definición: Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa.
![Page 15: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/15.jpg)
5) Organización
Son las acciones orientadas a la clasificación, orientación y
descripción de los documentos de una institución como parte
integral de los procesos archivísticos.
Como su misma palabra lo dice lo que la organización busca esllevar un orden en los procesos archivísticos para tener una mayor
eficacia a la hora de necesitar un documento y esto refleja una
buena imagen corporativa.
![Page 16: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/16.jpg)
![Page 17: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/17.jpg)
6) Consulta
Acceso a un documento o grupos de documentos con el fin de
conocer la información que contiene.
![Page 18: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/18.jpg)
7) Conservación
Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.
![Page 19: Programa de gestión documental](https://reader034.vdocuments.co/reader034/viewer/2022051516/55967a4b1a28ab10178b4600/html5/thumbnails/19.jpg)
8) Disposición final
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación, (conservación total, eliminación de documentos,
selección documental, microfilmación y digitalización).