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PROCESO ADMINISTRATIVO Y DIRECCIÓN
Tema:
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PROCESOADMINISTRATIVOUn proceso es el conjunto de pasos oetapas necesarias para llevar a cabo unaactividad.
El proceso administrativo se define comoel conjunto de pasos o etapas sucesivas einterrelacionadas entre sí, a través de lascuales se efectúa la administración.
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PROCESO ADMINISTRATIVO
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PROCESOADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas,diagnóstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades demando y procedimientos.
- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección,contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entreotros.
4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, tomade decisiones, supervisión, delegación, instrucciones ycomunicación.
5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación,determinación de las desviaciones, corrección de fallas yretroalimentación.
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PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE PLANEACIÓN
MECÁNICA O
Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimientos
ESTRUCTURAL
División del TrabajoORGANIZACIÓN
Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones
Coordinación
FASE
DIRECCIÓN O EJECUCIÓN
Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Supervisión
OPERATIVAO
DINÁMICACONTROL
Establecimientode estándares Medición Corrección Retroalimentación
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PROCESO ADMINISTRATIVO
¿QUE SE QUIERE HACER? ¿QUE SE VA A HACER?
¿ COMO SE VA A HACER?
ORGANIZACION
MECÁNICA
VER QUE SE HAGA
DIRECCION
¿ COMO SE HA REALIZADO?
DINÁMICA
ADMINISTRACION
CONTROL PLANEACION
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PROCESOADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIÓNPROPÓSITOS MISIÓN
INVESTIGACIÓN
PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS
OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE-CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS-ALCANZABLES
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
PROCEDIMIENTOS
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PROCESOADMINISTRATIVOETAPAS DE LA PLANEACIONO PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de
tipo cualitativo que se orientan y persiguen a través de losobjetivos - directrices que definen la razón de ser de laempresa - Constituyen la misión que la identifica –
O INVESTIGACION: Apoya la planeación al brindarle, precisión,cuantificación flexible y certera, aplicando el métodocientífico en general al explicar, describir y predecir, a travésde sus etapas el respectivo proceso científico así:O Definición del problema. (qué se desea resolver).O Obtención de Información (Datos: Observación,
experimentación - encuestas - muestreo).O Determinación de la Hipótesis (Proposición de respuesta -
ideas para solucionar el problema).O Comprobación de Hipótesis. (Aceptación o rechazo).O Presentación del Informe. (Resultado para tomar
decisiones).
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PROCESOADMINISTRATIVOETAPAS DE LA PLANEACION (II)
O PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas yOportunidades, de carácter político, legal, económico,social, técnico y por otros factores.
O OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propósitode los PROPOSITOS o de la misión, son fines a lograr, con suscaracterísticas: medibles, cuantificables, claras, precisas,ESPECIFICAS y alcanzables. Se clasifican en: Estratégicos oGenerales de toda la entidad a largo plazo. Tácticos odepartamentales a corto y mediano plazo. Operacionales oESPECIFICOS a niveles de sección, a corto plazo.Para determinar objetivos se deben hacer preguntas clavesde la Administración: qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Porqué?
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PROCESOADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION
O ESTRATEGIAS: Cursos de acción general o alternativas deutilización de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos,determinando alternativas, evaluando los cambios al interior,y seleccionando alternativas
O POLITICAS: Guías para orientar las acciones con criterioslógicos en la toma de decisiones.
Esquema quepara realizar
establece secuencias delos objetivos, identificando
cronogramas, interrelacionando y asignando
O PROGRAMAS:actividadesactividades,actividades.
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PROCESOADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)
O PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en términos económicos omonetarios, determinando el origen y la asignación derecursos para lograr objetivos, en un período determinado.
O PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividadesen orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevara cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escritoy en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando laresponsabilidad, evitando duplicidad y evaluándolospermanentemente.
O PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendoobservaciones como Autorización - Preparación, Ejecución yControl.
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PROCESOADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Medios ExternosAMENAZAS( INCONVENIENTES PARA CUMPLIR OBJETIVOS)
Situaciones coyunturales y/o estructurales de la entidad en relación
con tendenciasqueOPORTUNIDADES( Proyecciones, Posibilidades)
Entorno que se presenta para la
efectiva organización y prestación de servicios a la
comunidad.
influyen en la organización y servicios en su grado de fuerza
(mayores-menores)
a.Tendencias políticas, sociales,
administrativa,económicas,
tecnológicas,que afecten el
futuro.b)Análisis de
las entidadescon las que se
tienerelaciones.c)Análisis de
aspectos inherentes a los servicios a ciudadanos.
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FORTALEZAS( Aspectos positivos, cualidades destacadas) En cuanto a la
organizaciónyadministración que presta un servicio
midiendo sus resultados,positivos
o negativos.DEBILIDADES(Aspectos negativos,inconvenientes)
Guías:a) Organizaciónb) Resultados
c)Objetivos- metasd) Satisfaccióne)Recursos:
Físicos Humanos Técnicos
Administrativosf)Óptimos- ideales.
FACTORES CRÍTICOS PARA LOGRAR EL ÉXITO
Qué cosas actualmente y enel futuro se deben
hacer bienpara lograrobjetivos.
VISIÓN DEL FUTUROIDEAL
Expresar ideas,deseos y sueños que
buscan armonía
Áreas, actividades elementos
indispensables para lograr el éxito de la entidad y hace bien
para lograr resultados positivos.
Lo ideal en la prestación del
servicio y satisfacer al usuario.
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PLANILLA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA COMO ELEMENTO BÁSICO DEL CONTROL INTERNO
DEFINIR1. MISIÓN
2.VISION DEL FUTURO IDEAL
3. OBJETIVO
4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
MEDIOS INTERNOS FACTORES CRÍTICOS PARA LOGRAR ÉXITO
VISIÓN DEL FUTURO
MEDIOS EXTERNOS
AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES
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PROCESO ADMINISTRATIVO
¿QUE ES FODA?OFortalezasO Oportunidades ODebilidades OAmenazas
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FODA
FORTALEZASSon de carácter interno e involucran losaspectos positivos y cualidades destacadas enla organización. Ej. El personal cuenta con unacultura de alto nivel de trabajo en equipo.
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FODA
OPORTUNIDADESSon de carácter externo
posibilidadesproyeccionesmejoramiento
odel entorno. Ej. Acceso
e involucran lasen el
atecnología más avanzada.
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FODA
DEBILIDADESSon de carácter interno e involucran aquellosaspectos negativos e inconvenientes. Ej. Faltade Pertenencia y responsabilidad en lacompañía por parte del personal.
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FODA
AMENAZASSon de carácter externo e involucran losinconvenientes para cumplir los objetivos.Ej. La competencia.
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DIRECCION
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DIRECCION
Son La ejecución de los planes de acuerdo con laestructura organizacional, mediante la guía de losesfuerzos del grupo social a través de lamotivación, comunicación y la supervisión.
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PRINCIPIOSO De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses.
La dirección será eficiente en tanto se encamine haciael logro de los objetivos generales de la empresa.
O Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio(el mando), surgen como una necesidad de laorganización para obtener ciertos resultados; por esto,tanto los subordinados como los jefes deben estarconscientes de que la autoridad que emana de losdirigentes surge como un requerimiento para lograr losobjetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
O De la supervisión directa. Se refiere al apoyo ycomunicación que debe proporcionar el dirigente asus subordinados durante la ejecución de los planes,de tal manera que éstos se realicen con mayorfacilidad.
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PRINCIPIOSO De la jerarquía. Postula la importancia de respetar los
canales de comunicación establecidos por laorganización formal, de tal manera que al emitirse unaorden sea transmitida a través de los niveles jerárquicoscorrespondientes, a fin de evitar conflictos, fugas deresponsabilidad, debilitamiento de autoridad de lossupervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.
O De la resolución del Conflicto. Indica la necesidad deresolver los problemas que surjan durante la gestiónadministrativa, a partir del momento que aparezcan.
O Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es unproblema u obstáculo que se antepone al logro de lasmetas de la organización, pero que, al obligar aladministrador a pensar en soluciones para el mismo,ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias yemprender diversas alternativas.
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ETAPAS DE LA DIRECCIONDirección
Comunicación
Supervisión
Motivación
Integración
Toma de Decisiones
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TOMADE DECISONESAl tomar decisiones es necesario:O Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico
definir perfectamente cuál es el problema que hay queresolver y no confundirlo con los colaterales.
O Analizar el Problema: Una vez determinado el problemaes necesario desglosar sus componentes, así como loscomponentes del sistema en que se desarrolla a fin depoder determinar posibles alternativas de solución.
O Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayornúmero posible de alternativas de solución, estudiar lasventajas y desventajas que implican, así como lafactibilidad de su implementación, y recursos necesariospara llevarlas a cabo de acuerdo con el marcoespecífico de la organización.
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TOMADE DECISIONESO Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las
diversas alternativas, elegir la más idónea paralas necesidades del sistema, y la que redituemáximos beneficios; seleccionar, además, dos otres más para contar con estrategias lateralespara casos fortuitos.
O Aplicar la decisión: Consiste en poner enpráctica la decisión elegida, por lo que se debecontar con un plan para el desarrollo de lamisma. Dicho plan comprenderá: los recursos,los procedimientos y los programas necesariospara la implantación de ka decisión.
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INTEGRACIÓN• Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega,de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamenteestablecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así comohumanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución.
• Etapas.• O Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la
empresa.• O Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los
diversos candidatos al más idóneo para el puesto.• O Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al
nuevo elemento con los objetivos de la empresa.• O Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e
incremento de las capacidades del personal, para lograr su máximaeficiencia.
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MOTIVACIONLa motivación es la labor más importante de ladirección, a la vez que la más compleja, pues através de ella se logra la ejecución del trabajotendiente a la obtención de los objetivos, deacuerdo con los estándares o patronesesperados. Múltiples son las teorías que existenen relación con la motivación, pero se puedenagrupar en dos tendencias:
O Teorías de ContenidoO Jerarquía de las necesidades, de MaslowO Teoría de la Motivación e higiene , de Herzberg.O Motivación de Grupo
O Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
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COMUNICACIÓN
La comunicación puede ser definida como elproceso a través del cual se transmite y recibeinformación de un grupo social.
De tal manera vista, la comunicación en unaempresa comprende múltiples interaccionesque abarcan desee conversaciones telefónicasinformales hasta los sistemas de información máscomplicados. Su importancia es tal, que algunosautores sostienen que es casi imposibledeterminar todos los canales que transmiten yreciben información en una organización
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SUPERVISIÓNConsiste en vigilar y guiar a los subordinados de talforma que las actividades se realicenadecuadamente.El liderazgo o supervisión, es de gran importancia parala empresa, ya que mediante él imprime la dinámicanecesaria a los recursos humanos, para que logran losobjetivos.En esta función confluyen todas las etapas dedirección anteriormente estudiadas, y su importanciaradica en que una supervisión efectiva dependerá:O La productividad del personal para lograr objetivosO La observancia de la comunicaciónO La relación entre jefe - subordinadoO La corrección de errores.O La observancia de la motivación y del marco formal de
disciplina
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