1. Propósito
Determinar la metodología para tomar acciones que eliminen las causas de no conformidades (acción correctiva) o para eliminar las causas de no conformidades potenciales (acción preventiva).
2. Alcance
Aplica a todas las áreas funcionales de la organización involucrada en la operación del sistema de gestión de la calidad.
3. Referencias
3.1. Norma ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008), requisitos 8.5.2 y 8.5.3.
3.2. Manual de Gestión de la Calidad, sección 8.
4. Responsabilidades
4.1. Notario: Responsable de autorizar este procedimiento.
4.2. Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Responsable de revisar y supervisar la correcta aplicación de este procedimiento.
4.3. Jefes de Área: Responsables de verificar la correcta implantación de este procedimiento en sus áreas de trabajo.
5. Definiciones
5.1. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.2. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
5.3. No-conformidad: Incumplimiento de un requisito.
5.4. Gestión de la Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo
relativo a la Calidad.
5.5. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
6. Método de Trabajo
6.1. Diagrama de Flujo
Control de Solicitudes
Emitidas (P-RH-02-F-02)
Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva
(P-RH-02-F-01)
(P-RH-02-F-01)
Programa de Acciones
(P-RH-02-F-03)
(P-RH-02-F-01)
(P-RH-02-F-01)
Inicio
1
Detectar la necesidad de emitir una acción para
corregir o prevenir una no conformidad
2 Emitir solicitud de acción
3 Recibir y revisar solicitud
5 Analizar hallazgo, investigar causas y elaborar programa
de acciones
4 Recibir, revisar y aprobar
solicitud
6
(P-RH-02-F-03)
(P-RH-02-F-01)
(P-RH-02-F-03)
(P-RH-02-F-03)
1
(P-RH-02-F-03)
(P-RH-02-F-01)
6 Ejecutar acciones.
7 Dar seguimiento a cada
solicitud
8 Informar avances al comité
de calidad.
9 Solicitar al representante de
la dirección que revise el cumplimiento de cada
solicitud
(P-RH-02-F-02)
O-1
(P-RH-02-F-03) O-1
(P-RH-02-F-01) O-1
10 Confirmar efectividad de las
acciones
Fin
5
6.2. Descripción de las Actividades
No. Responsable Descripción de la Actividad Documento
01 Cualquier
persona de la Notaría
Detecta la necesidad de emitir una acción para corregir o prevenir una no conformidad en función a lo función a lo siguiente:
Acción correctiva: cuando ya se presentó una no conformidad.
Acción Preventiva: Cuando aún no sucede la no conformidad y puede prevenirse.
02 Cualquier
persona de la Notaría
Emite una Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva para cada hallazgo detectado y las presenta al Jefe del Área que le corresponde atenderlas.
Nota: Si el hallazgo o no conformidad se puede atender inmediatamente y además no ha sido repetitivo, se omite la emisión de la Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva
Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva
(P-RH-02-F-01)
03 Jefe de Área
Recibe Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva y revisa que se justifique su emisión y que esté correctamente elaborada. Si cumple, firma dando su visto bueno y la entrega al Representante de la Dirección; en caso contrario solicita su adecuación o cancelación.
Asigna al personal responsable de corregir o prevenir el hallazgo.
P-RH-02-F-01
04
Representante de la dirección
Recibe la Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva y realiza las siguientes actividades:
a) Asigna el número consecutivo.
b) Firma de visto bueno.
c) La registra en el formato “Control de Solicitudes Emitidas”.
d) Obtiene la aprobación por parte del Notario.
e) La presenta al Jefe de Área (responsable asignado) y solicita su firma.
P-RH-02-F-01
Control de Solicitudes Emitidas
(P-RH-02-F-02)
No. Responsable Descripción de la Actividad Documento
05
Jefe de Área
Responsable Asignado
Representante de la Dirección
Analizan la descripción del hallazgo de la Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva.
El responsable asignado investiga, analiza y registra las causas del hallazgo en la misma solicitud.
Una vez identificadas las causas reales o potenciales, elabora un programa de acciones el cual es revisado por el Jefe de Área. El Jefe de Área entrega copia de cada documento al Representante de la Dirección.
El representante de la Dirección, se asegura de que los documentos recibidos; estén correctamente elaborados (describan las actividades apropiadas para corregir las causas de cada no conformidad presentada y de las potenciales).
Nota: Cualquier acción adoptada para corregir o prevenir las causas de una no conformidad, debe ser apropiada a la magnitud de ésta.
P-RH-02-F-01
Programa de Acciones
(P-RH-02-F-03)
06 Responsable
asignado Ejecuta la acción o acciones de acuerdo a lo programado. P-RH-02-F-03
07
Responsable Asignado
Representante de la Dirección
Informa al Representante de la Dirección respecto al avance del Programa de Acciones con base en las fechas compromiso establecidas.
Nota: Las acciones que no fueron realizadas o no fueron efectivas se deberán reprogramar conjuntamente con el Representante de la Dirección y registrar en el mismo Programa de Acciones.
P-RH-02-F-01
P-RH-02-F-03
08 Representante de la Dirección
Informa durante juntas del Comité de Calidad, el avance y estado que tiene cada una de las Solicitudes de Acción Preventiva/Correctiva. Para lo anterior utilizará el Control de Solicitudes Emitidas.
P-RH-02-F-01
P-RH-02-F-03
09 Responsable
Asignado
Solicita al Representante de la Dirección que revise el cumplimiento de sus acciones correctivas o preventivas.
Nota: Esta solicitud se hace una vez que fue concluida la última acción programada.
P-RH-02-F-03
No. Responsable Descripción de la Actividad Documento
10 Representante de la Dirección
Confirma la efectividad de las acciones realizadas, esto puede ser a través de:
Revisión de evidencia documental (registros)
Entrevistas con el personal
Observación directa
Si todo fue adecuado, escribe la palabra “TERMINADO” en el campo “Avance” en la Solicitud de Acción Preventiva/Correctiva y en el formato “Control de Solicitudes Emitidas”
Nota: Anexar evidencia documental que muestre que el hallazgo fue corregido o prevenido de raíz.
Con esta actividad termina el procedimiento.
P-RH-02-F-01
P-RH-02-F-02
P-RH-02-F-03
7. Registros de Calidad.
No. Documento Código Responsable de
Retención Tiempo de Retención
01 Solicitud de Acción
Preventiva / Correctiva P-RH-02-F-01
Representante de la Dirección
1 año
02 Control de Solicitudes Emitidas P-RH-02-F-02 Representante de la
Dirección 1 año
03 Programa de Acciones P-RH-02-F-03 Representante de la
Dirección 1 año
8. Anexos
No. Documento Código
01 Solicitud de Acción Preventiva / Correctiva P-RH-02-F-01
02 Control de Solicitudes Emitidas P-RH-02-F-02
03 Programa de Acciones P-RH-02-F-03
