1. Propósito
Establecer la metodología para llevar a cabo las Auditorías Internas de Calidad en forma sistemática en las Unidades Administrativas del Ayuntamiento de Cuernavaca.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas de del Ayuntamiento de Cuernavaca, involucradas en la operación del Sistema de Gestión de Calidad.
3. Referencias
3.1. Norma ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008), requisito 8.2.2.
3.2. Manual de Calidad (MA-PM-CMA-01), sección 8.
4. Responsabilidades
4.1. Presidente Municipal: Responsable de autorizar este procedimiento.
4.2. Coordinador de Modernización Administrativa: Responsable de revisar y supervisar la correcta aplicación de este procedimiento.
4.3. Consultor de Gestión de Calidad: Responsable de elaborar y aplicar este procedimiento.
4.4. Auditores de Calidad: Responsables aplicar este procedimiento.
5. Definiciones
5.1. Auditorias de calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
5.2. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
5.3. Conformidad: Cumplimiento de los requisitos de calidad.
5.4. Evidencia Objetiva: Información que puede ser probada como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de la observación, medición, prueba u otros medios.
5.5. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
5.6. Verificación: Confirmación del cumplimiento de los requisitos especificados por medio del examen y aporte de evidencia objetiva.
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Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad
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6. Método de Trabajo
6.1. Diagrama de Flujo
PR-PM-CMA-03-F-04
PR-PM-CMA-03-F-04
PR-PM-CMA-03-F-03
PR-PM-CMA-03-F-03
Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva (PR-PM-CMA-03-F-02)
Listado de Verificación
para auditorias (PR-PM-CMA-03-F-04)
Plan de Auditoria y Programa Detallado
(PR-PM-CMA-03-F-03)
Evaluación para Selección de Auditores
Internos (PR-PM-CMA-03-F-02)
PR-PM-CMA-03-F-01
Programa Anual de Auditorías Internas
(PR-PM-CMA-03-F-01)
Inicio
1 Elaborar Programa Anual
de Auditorías Internas
3 Preparar la ejecución de la
auditoria
4 Realizar reunión de
apertura con los involucrados
2 Seleccionar al equipo
auditor
5 Ejecutar auditoria conforme
al plan
6 Informar a los auditados el resultado de la auditoria
El equipo auditor debe designarse dos semanas antes de la auditoria
Auditor Líder Califica las observaciones o las No Conformidades
7
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Reporte Anual de Auditorias Internas(S/C)
P-PM-CMA-02-F-02
Reporte de Auditoria
(S/C)
PR-PM-CMA-03-F-04
Fin
7 Analizar y Clasifica los
hallazgos u observaciones
8 Preparar el reporte oficial
de la Auditoria
9 Realizar reunión de cierre
de la auditoria
10 Solicitar acciones y dar seguimiento control y
verificación de los planes de acción
11 Entregar reporte anual de
auditoritas internas
6
Procedimiento para Acciones Preventivas y
Correctivas PR-PM-CMA-02
Procedimiento para Acciones Preventivas y
Correctivas PR-PM-CMA-02
PR-PM-CMA-03
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6.2. Descripción de las Actividades
No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo Documento
01
Consultor de Gestión de
Calidad (CGC)
Elabora el Programa anual de auditorías internas y solicita la aprobación al Coordinador de Modernización Administrativa. La frecuencia de la auditoría debe determinarse en función de los cambios significativos en los procesos del Ayuntamiento.
5 días Programa anual de auditorías internas
(PR-PM-CMA-03-F-01)
02 CGC
Selecciona a las personas que actuarán como auditores en la siguiente auditoría programada, en base a los resultados obtenidos en la aplicación de la evaluación para selección de auditores internos, y les informa con dos semanas de anticipación.
Nota: Las personas que forman parte del equipo de auditores internos deberán ser ajenas al proceso que auditarán.
5 días
PR-PM-CMA-03-F-01
Evaluación para selección de auditores
internos (PR-PM-CMA-03-F-02)
03 Auditor Líder
(AL)
Prepara la ejecución de la Auditoría.
a) Analiza los antecedentes del área por auditar consultando los reportes de auditorías previas, así como las solicitudes de acción correctiva o preventiva asignadas a dichas áreas.
b) Elabora/actualiza el Listado de verificación, tomando como referencia la norma ISO 9001:2008, el Manual de Calidad, los procedimientos y los antecedentes encontrados.
c) Prepara el Plan de auditoría y envía copia al responsable del área por auditar. El Plan de auditoría debe enviarse por lo menos 2 semanas antes de su ejecución y debe contener la siguiente información:
Objetivo.
Alcance de la auditoría.
Documentos que serán tomados como referencia para la ejecución de la misma.
Nombre de los auditores.
Fecha.
Duración del evento.
Programa de auditoría detallado.
El plan de la auditoria deberá ser revisado por el Jefe de Sistemas de Calidad y autorizado por el Coordinador de Modernización Administrativa.
5 días
Plan de auditoría y programa detallado
(PR-PM-CMA-03-F-03)
Listado de verificación para auditorías
(PR-PM-CMA-03-F-04)
Solicitud de acción preventiva / correctiva (P-PM-CMA-02-F-01)
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No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo Documento
04 AL
Realiza reunión de apertura en la fecha y hora programada con el personal responsable del área por auditar, y les presenta los siguientes puntos:
Propósito y alcance de la auditoría.
Programa y tiempo de auditoría.
Mecánica a seguir para la ejecución de la auditoría.
Resolución de cualquier duda que exista.
1 hora PR-PM-CMA-03-F-03
05 AL / Equipo Auditor (EA)
Ejecuta la auditoría obteniendo información y evidencia relevante y suficiente que asegure una evaluación confiable y válida. La evidencia debe ser recolectada a través de:
a) Entrevistas.
b) Revisión de documentos.
c) Observación directa tanto de actividades como de las condiciones en las áreas auditadas.
En caso de que se detecta una área de oportunidad para la mejora continua, aunque no sea un requerimiento especificado por la norma o procedimiento de trabajo y los indicios sugerentes de no-conformidades que parezcan significativos, deben ser anotadas aunque éstas no estén cubiertas por el Listado de verificación deben ser investigadas. Dichas anotaciones recibirán el nombre genérico de “Observaciones”.
Las No conformidades deberán ser identificadas en términos de los requisitos especificados en la norma o documento de referencia contra los cuales haya sido la auditoria., y deberán ser registrados en la columna de Observaciones del listado de verificación.
De acuerdo
al Programa Detallado
PR-PM-CMA-03-F-04
PR-PM-CMA-03-F-03
06 EA
Informa al auditado respecto a los hallazgos encontrados que se consideren relevantes, esto con el fin de asegurar que se ha comprendido claramente el resultado de la auditoria.
15 minutos
PR-PM-CMA-03-F-04
07 EA / AL
Revisa y clasifica los hallazgos, y determina el número de observaciones y no conformidades detectadas.
El Auditor Líder debe asegurar que los hallazgos estén documentados de una manera clara, concisa y fundamentada con evidencia.
1 hora PR-PM-CMA-03-F-04
PR-PM-CMA-03
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No. Responsable Descripción de la Actividad Tiempo Documento
08 AL
Prepara el reporte de auditoría, que deberá contener únicamente aquellos hallazgos declarados en la junta de final. Si durante la preparación del informe, se descubre otro hallazgo que no fue reportado, éste debe ser investigado y comunicado al auditado antes de la emisión del Reporte de Auditoría.
El reporte de Auditoría debe incluir:
Número de identificación del reporte
Información general, objetivo, alcance, relación de los documentos que fueron tomados como referencia, nombre de los integrantes del equipo auditor y las fechas y horas en que se llevó a cabo la auditoría.
Personal que asistió a la junta inicial y final e información relevante surgida en dichas juntas.
Recomendaciones.
Conclusiones.
Listado de distribución del documento.
3 horas Reporte de Auditoría
(S/C)
09 AL
Realiza reunión final de auditoría de acuerdo a lo establecido, entrega informe al Consultor de Gestión de Calidad, quien lo valida y distribuye copias a los auditados.
1 hora
Reporte oficial de la auditoría
(S/C)
10 Auditado
Solicita la ejecución de las acciones necesarias para corregir o prevenir las no conformidades detectadas, mediante la aplicación del Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas.
Nota: El Consultor de Gestión de Calidad dará seguimiento y verificará la efectividad de los planes de acción para los hallazgos detectados y reportados por la auditoria.
1 día
Procedimiento para Acciones Correctivas y
Preventivas (PR-PM-CMA-02)
11 CGC
Elabora el Reporte Anual de Auditorías Internas al final del año, cuando se haya completado el Programa Anual de Auditorías Internas, conteniendo los hallazgos encontrados durante ese lapso, incluyendo las contramedidas tomadas; y lo entrega al Coordinador de Modernización Administrativa para que éste a su vez lo utilice en sus actividades de seguimiento en las reuniones del Comité de Calidad y la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.
Con esta actividad termina el procedimiento.
5 días Reporte Anual de
Auditorías Internas (S/C)
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7. Registros de Calidad.
No. Documento Código Responsable de
Retención Tiempo de Retención
01 Programa anual de auditorías internas PR-PM-CMA-03-F-01 Consultor de Gestión de
Calidad 1 año
02 Evaluación para selección de auditores internos
PR-PM-CMA-03-F-02 Consultor de Gestión de
Calidad 1 año
03 Plan de auditoría y programa detallado PR-PM-CMA-03-F-03 Consultor de Gestión de
Calidad 1 año
04 Listado de verificación para auditorías PR-PM-CMA-03-F-04 Consultor de Gestión de
Calidad 1 año
8. Anexos
No. Documento Código
01 Programa anual de auditorías internas de calidad PR-PM-CMA-03-F-01
02 Evaluación para selección de auditores internos PR-PM-CMA-03-F-02
03 Plan de auditoría y programa detallado PR-PM-CMA-03-F-03
04 Listado de verificación para auditorías PR-PM-CMA-03-F-04
9. Políticas
9.1. La auditoría interna de deberá llevar a cabo de acuerdo al Plan de Auditoría y Programa Detallado, y en caso de variación se informara al personal auditado.
9.2. La viabilidad de la auditoría debe determinarse teniendo en consideración la disponibilidad de la información, de los recursos requeridos, y el personal involucrado.
9.3. Antes de las actividades de la auditoría in situ, la documentación del auditado debe ser revisada por los auditores asignados para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría.
9.4. El Auditor Líder asignará a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar, los procesos, las funciones, los lugares o áreas y las actividades específicas.
9.5. El Comité de Calidad deberá verificar la implantación de la Acción Correctiva o Acción Preventiva derivada de las auditorías internas, y evaluar su eficacia; esta verificación debe ser parte de una auditoría posterior.
9.6. Es facultad del Auditor Líder informar al auditado cuando la documentación es inadecuada y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se solventen.
10. Directorio
Nombre Puesto Teléfono oficial Domicilio oficial
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización
Administrativa 329-55-34
Cuauhtemotzin No. 4, Centro, Cuernavaca.
Miguel Castro Rodríguez Consultor de Gestión de
Calidad 329-55-28
Cuauhtemotzin No. 4, Centro, Cuernavaca.
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11. Registro de actualización
Rev.
Cambio Revisión
Coordinación de Modernización Administrativa
Aprobación
Coordinación de Modernización Administrativa
Fecha de vigencia
Motivo Páginas Apartado
0 Emisión Todas Todos
