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PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO
Técnica de OficinaRicardo Andrés Becerra A
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).
Estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.
SISTEMAS ALFABÉTICO
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas: La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida
En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas.
Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos profesionales, sociales y personales.
Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc.
En las empresas en general para la correspondencia de sus clientes
USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO
El sistema alfabético se subdivide en:
1.Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil)2.Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.3.Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo geográfico.4.Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia: Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.
«Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo» (Código Civil)
Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los nombre de las personas naturales constan de dos unidades importantes: los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).
Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se desglosan de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO ALFONSO COSTA TABARES.
NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
Algunas personas llevan un solo apellido, por razones
personales o por costumbres. En tales casos, la
primera unidad sólo tendría un solo elemento e irá
separado de la segunda unidad con una coma.
REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de dos unidades: los apellidos y los nombres. Eje:
Gaspar Contreras Vélez José Daniel Betancur MuñozGenaro Atistizábal Torres Gloria María Colón Ch.Luis Felipe Castro Ramón Cruz Colorado
PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
ARISTIZÁBAL Torres, Genaro
BETANCUR Muñoz, José
CASTRO, Luis Felipe
COLÓN Ch., Gloria María
CONTRERAS Vélez, Gaspar
CRUZ Colorado, Ramón
Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya característica es que todos los apellidos empiezan por la misma letra. Para facilitar la organización de cada unidad de clasificación, es conveniente descomponerla por letras así:
NOMBRE COMPLETO NOMBRE POR UNIDADES
Gaspar Carazo Vélez CARAZO Vélez, Gaspar
Oliver Castelar García CASTELAR García, Oliver
Luis Felipe Castro CASTRO, Luis Felipe
Michael Castañeda Jaramillo CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
Gloria María Canales Paéz CANALES Páez, Gloria María
Lidia Casas Solano CASAS Solano, Lidia
Ramón Carranza Jaramillo CARRANZA Jaramillo, Ramón
Teodoro Camacho Cano CAMACHO Cano, Teodoro
Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y correcto orden alfabético.
OBSERVEMOS:
C A M A C H O
C A N A L E S
C A R A Z O
C A R R A N Z A
C A S A S
C A S T A Ñ E D A
C A S T E L A R
C A S T R O
PRIMERA UNIDADAPELLLIDOS
SEGUNDA UNIDADNOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
CAMACHO Cano, Teodoro
CANALES Páez, Gloria María
CARAZO Vélez, Gaspar
CARRANZA Jaramillo, Ramón
CASAS Solano, Lidia
CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
CASTELAR García, Oliver
CASTRO, Luis Felipe
VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:
SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda unidad para el ordenamiento.
PRIMERA UNIDADAPELLLIDOS
SEGUNDA UNIDADNOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
RÍOS ROJAS Alberto
RÍOS ROJAS Ana Cristina
RÍOS ROJAS Ana María
RÍOS ROJAS Dagoberto
RÍOS ROJAS John
RÍOS ROJAS José
RÍOS ROJAS José Manuel
TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad, la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Calle 40 40ª-21
ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Diagonal 20 80-10
REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 3.976.220
REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 5.227.310
CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada elemento.PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
De la Fuente Rizo, María José
De la Osa Mejía, Raúl
De la Rosa Amado, Ángel
De la Torre, Juan Diego
De la Vega Delgado, Fabián
O`Neill, Rober
QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
Cardenal Aníbal Duque DUQUE, Aníbal (Cardenal)
Coronel Fausto Martínez MARTÍNEZ, Fausto (Coronel)
Ingeniero Antonio Páez PÁEZ, Antonio (Ingeniero)
Sor Consuelo Pérez PÉREZ, Consuelo (Sor)
Hermana Mariana Restrepo RESTREPO, Mariana (Hermana)
Monseñor Ángel Trujillo TRUJILLO, Ángel (Monseñor)
SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos criterios originados por dos necesidades específicas:
En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades toman como primer apellido el paterno y la clasificación es así según el ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de SuárezRueda de Pérez, María Victoria García de Suárez Martha
Dora Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de
MoraPosada viuda de Escobar, Emilia Morales de Mora
Martina
Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de GómezEspinosa de Polanco, Rosario Russo de Gómez, Gloria
Cristina
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
ESPINOSA (de)
Polanco, Rosario
GARCÍA (de) Suárez Martha Dora
MORALES (de) Mora Martina
POSADA (viuda de)
Escobar, Emilia
RUEDA (de) Pérez, María Victoria
RUSSO (de) Gómez, María Cristina
Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente y por sus respectivas unidades:
La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez) para efectos de archivo.
El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar como primer apellido el del esposo y con base en este criterio, observemos el siguiente ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de SuárezPérez, María Victoria Rueda de Suárez, Martha Dora García de Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de MoraEscobar, Emilia Posada viuda deMora, Martina Morales de
Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de GómezPolanco, Rosario Espinosa de Gómez, Gloria Cristina Russo de
Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación
«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil)
PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. Eje:
Banco Mundial
REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES
Primera unidad
Segunda unidad
NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES
Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas, civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.
Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón social, por ejemplo:
La Casa de los JóvenesPrimera unidad
Segunda unidad
Tercera unidad
Descompongamos en unidades los siguientes nombres de empresas:
Industria Nacional de AutomóvilesLa Industria del CalzadoLa ErmitaBar y Restaurante «La Cabaña»Diario «El Liberal»Diario «Tribuna Libre»PRIMERA UNIDAD SEGUNDA
UNIDADTERCERA UNIDAD
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario El Liberal
Diario Tribuna Libre
SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato aclaratorio.
Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)Asociación Protectora de AnimalesInstituto de Desarrollo Económico Agropecuario
(IDEA)
Observemos la división en Unidades de estas empresas:
PRIMERA UNIDAD
SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
CUARTA UNIDAD
Instituto Colombiano de
Administración
Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario
TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de cadena, etc., este conserva el orden y la escritura numéricos. Eje:
Juzgado 25 civil municipal Juzgado 25 civil municipalEmisora 1110 Emisora mil cienAlmacén Avenida 39 Almacén Avenida treinta y nueveNotaría 13 Notaría 13
PRIMERA UNIDAD
SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
CUARTA UNIDAD
QUINTA UNIDAD
Emisora Mil Cien
Juzgado 25 Civil Municipal
Almacén Avenida Treinta y Nueve
Notaría 13
Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como se hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer apellido. Eje:
Juan Iguazú e Hijos Limitada Iguazú e Hijos Limitada, Juan
QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad. Observemos los siguientes ejemplo:
NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO
Empresa Colombiana de Gas S.A. Colombiana de Gas S.A. (Empresa)Empresa Nacional de Electricidad S.A. Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)Empresa Mexicana de Módulos S.A. Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)