Aprovechamiento del Tiempo
El tiempo es un recurso invaluable;
puede aprovecharse al máximo o
dejarse pasar y, bien utilizado, puede
convertirse en un fiel aliado.
“Presentación”
Actividad
“Expectativas”
Actividad 1
• ¿Qué esperan del curso? ¿Qué esperan del curso?
• ¿Qué ofrecen para el desarrollo del mismo?¿Qué ofrecen para el desarrollo del mismo?
OBJETIVOS DEL TALLER
• Objetivos del Curso :
– Identificar las características de su estilo personal de uso del tiempo y su
vinculación con la productividad.
– Ayudar a los preventistas y merchandisers a definir prioridades para lograr una
mejor administración de su cartera de clientes y optimizar los tiempos de visita.
– Brindar herramientas de planificación y coordinación de trabajo previo y durante
la visita.
– Elaborar un plan de acción orientado a hacer un mejor aprovechamiento del
tiempo laboral
• Competencias que se construyen:– Planificación y Control– Criterio y autonomía
• Factores de Éxito:– Crecimiento de ventas y SOM a través de mayor eficiencia de ruta
• Pre Taller: Relevamiento de la distribución de los tiempos del Preventista
• Sesión I : Comprendiendo al tiempo
• Sesión II: Construyendo la Matriz del tiempo propio
• Sesión III : Construyendo la Matriz del tiempo propio
• Sesión IV : Compartiendo aprendizajes de otro territorio
• Sesión V : Cómo estamos aprovechando el tiempo
• Sesión VI: Elaborando un Plan de Acción de Mejora
• Audiencia sugerida: Preventistas - Merchandisers
• Diseño del Curso:
– Incluye una actividad Pre Taller de Relevamiento de la distribución de los tiempos del Preventista, que la empresa puede optar por realizar.
– Estructurado en Sesiones de 2hs, con actividades motivacionales, marco conceptual áulico y ejercicios prácticos.
• Duración Total del curso: 14hs (6 sesiones de aula de 2hs cada una, más 2 hs actividades preparatorias fuera de aula)
CONTENIDOS
Comprendiendo al tiempo
SESIÓN I
Agenda de la Sesión I
• Importancia de trabajar el tema “tiempo”
• Concepto y significado del tiempo
• El tiempo y la planificación
• El tiempo como recurso
• El tiempo real y el tiempo percibido
Importancia de trabajar el tema “tiempo”
Actividad 2
¿Por que hoy es importante hacer hoy un
taller de aprovechamiento del tiempo en
las empresas?
¿Por qué hacer un taller sobre el tiempo?
Por las características del recurso tiempo:• Es uno de los recursos más importantes, escasos y caros
para el cual no existe un substituto.
• Es una variable a manejar y controlar para si se desean alcanzar objetivos predefinidos.
Por los cambios en la sociedad:• Cambio tecnológico
• La vida moderna introdujo en el ámbito laboral un nuevo concepto: PRISA / APURO, que puede producir estrés, agotamiento e ineficacia
Por los cambios en la gestión de las empresas• Las exigencias de los clientes acortan los plazos de entrega
• La cantidad de trabajo aumenta
• Se trabaja más horas
¿Qué hacer entonces…?
En función de la situación descripta, concluimos que es necesario…
– Analizar y reflexionar el tema del tiempo
– Reconocer la manera en que cada uno aborda y considera el tiempo en su trabajo y en su vida personal
– Analizar el impacto que el modo actual de usar el tiempo tiene en las personas y en la empresa
– Identificar algunas técnicas que puedan contribuir a hacer un mejor uso del tiempo tanto laboral, como personal y familiar.
Concepto y significado del tiempo
Actividad 3
Concepto y significado del tiempo
¿Qué es el tiempo y qué significa para nosotros?
¿Ha cambiado nuestra perspectiva del tiempo a lo largo de los años?
¿Qué poder ejerce sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos?
¿Qué es el tiempo y qué significa para nosotros?
• El tiempo es un recurso único e invaluable
• Puede aprovecharse al máximo o dejarse pasar
• Bien utilizado, puede convertirse en un fiel aliado
• No está ni a favor ni en contra nuestro, somos nosotros los únicos
responsables de su manejo positivo o negativo.
• Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo
• No se puede guardar o acumular para otro momento.
• Una vez pasado ya no se recupera.
• Cualquier actividad requiere tiempo.
¿Ha cambiado nuestra perspectiva del tiempo a lo largo de los años?
Síntomas:
• No hay tiempo para almorzar• Cultura del video clip (muchas imágenes en poco tiempo)• Auto – Mac• Comer en el escritorio mientras se trabaja• Reemplazo del almuerzo por barras de cereales• Comidas rápidas• Mala alimentación• Vacaciones de fin de semana• Televisión las 24hs• Kioscos las 24hs• Mercados abiertos las 24hs• Etc.
Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!
¿Qué poder ejerce sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos?
• El tiempo es independiente de nosotros, es ajeno.
• No podemos manejarlo.
• No ejerce ningún poder sobre las personas.
• Aunque muchas veces lo parezca, el tiempo no nos
presiona.
Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permiteSomos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permite
Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permiteSomos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permite
Por lo tanto…
ES UN PROBLEMA DE ES UN PROBLEMA DE PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
ES UN PROBLEMA DE ES UN PROBLEMA DE PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
¿Qué planificamos?
Actividad 4
¿Se puede planificar el tiempo?
¿De qué manera podemos intervenir sobre el tiempo para tener
más del que tenemos?
¿Debemos hablar de Planificación del tiempo o de Planificación de actividades?
“¿Qué planificamos?
¿Podemos controlar el tiempo?
NO!!!
Lo que sí podemos controlar son las actividades que
hacemos en un cierto tiempo
Entonces… ¿qué planificamos?
No es adecuado hablar de “gestionar”, “manejar” o “planificar” el tiempo
Se trata de algo que nosotros no podemos manejar
El tiempo transcurre, no lo podemos detener ni acelerar
¿Cómo gestionar nuestras actividades?
¿Cómo planificar nuestro trabajo en el tiempo que tenemos disponible?
¿cuáles son los hábitos adecuados que nos permiten alcanzar mejores rendimientos?
El enfoque debe estar en:
Planificación
“El que planea las actividades del día por la mañana y
realiza su plan, lleva un hilo que lo guiará a través del
laberinto del día más ocupado. El arreglo ordenado de
su tiempo es como un rayo de luz que alumbra todas
sus ocupaciones; pero donde no hay un plan
establecido, donde el uso del tiempo se rige por la
casualidad, pronto reinará el caos”.
Víctor Hugo
¿Quiénes deben planificar?
NO!!NO!!NO!!NO!!
Gran parte de los actos de nuestra vida Gran parte de los actos de nuestra vida
cotidiana y laboral los planificamos sin cotidiana y laboral los planificamos sin
darnos cuenta o de manera informaldarnos cuenta o de manera informal
Gran parte de los actos de nuestra vida Gran parte de los actos de nuestra vida
cotidiana y laboral los planificamos sin cotidiana y laboral los planificamos sin
darnos cuenta o de manera informaldarnos cuenta o de manera informal
• Cuando preparamos
nuestras vacaciones• Cuando programamos
nuestro trabajo diario• Cuando decidimos el
camino a tomar para visitar
un cliente
¿La planificación está reservada para las empresas y sólo
para sus niveles gerenciales?
TODOSTODOS PLANIFICAMOSPLANIFICAMOS
DE UNA U OTRA MANERA EN NUESTROS TRABAJOS
EL DESAFIO ESTÁ EN EL DESAFIO ESTÁ EN
HACERLO DE MANERA HACERLO DE MANERA
FORMAL Y SISTEMÁTICAFORMAL Y SISTEMÁTICA
EL DESAFIO ESTÁ EN EL DESAFIO ESTÁ EN
HACERLO DE MANERA HACERLO DE MANERA
FORMAL Y SISTEMÁTICAFORMAL Y SISTEMÁTICA
¿Por qué es importante planificar?
Porque gracias a la planificación podremos alcanzar los
resultados de manera eficiente.
Porque gracias a la planificación podremos decir que nuestros
resultados no son obra de la casualidad o el azar sino de
nuestra decisión.
Porque gracias a la planificación podremos enfrentar los
inconvenientes de forma proactiva y no reactiva.
¿Qué es Planificar? Algunas definiciones
IMAGEN DE UN PUNTO DE PARTIDA, UN PUNTO DE LLEGADA Y EL CAMINO
Es establecer un objetivo, para
luego determinar el curso de
acción que debe seguirse para
alcanzarlo.
Es crear un camino desde el
presente hacia el futuro
Consiste en decidir con
anticipación lo que hay que
hacer, quién tiene que
hacerlo, y cómo deberá
hacerse.
La planificación debe
concebirse como un medio
para la consecución de un fin,
objetivo o propósito
Planificar implica priorizar.
Planificación. Conceptos Centrales
Según las definiciones anteriores, planificar implica:
– Establecer objetivos o metas a lograr
– Elegir los medios más convenientes para alcanzar los objetivos (planes)
– Priorizar las actividades a realizar
– Un proceso de toma de decisiones
Tipos de planificación
Planificación Estratégica:Planificación Estratégica:Fija la misión, la visión, los valores, la estrategia y las políticas de la organización en general.
Planificación Táctica:Planificación Táctica:Fijación de objetivos específicos para cada área y para cada empleado y pasos necesarios para cumplir o exceder los objetivos.
Planificación operativa:Planificación operativa:Decidir cómo se utilizarán los recursos para garantizar el logro de los resultados esperados, de la mejor manera.
La Planificación y el Aprovechamiento del tiempo
La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la manera en que aprovechamos el tiempo porque nos permiten:
La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la manera en que aprovechamos el tiempo porque nos permiten:
Planificar el trabajoPlanificar el trabajo
Formular Planes de Acción de MejoraFormular Planes de Acción de Mejora
Organizar el trabajo: Pensar y mejorar el modo en que se realizan las actividades en el día a día
Promover cambios: Elaborar e implementar cambios orientados a modificar comportamientos o procesos de trabajo
El tiempo como un recurso
Recursos en las empresas
• las personas
• el dinero
• los materiales
• las máquinas
• los métodos de trabajo
• la dirección
• EL TIEMPO+
El tiempo. Un recurso muy particular…
• No lo podemos alquilar• No lo podemos comprar• No podemos conseguir más que 24hs por
día• Es perecedero• No puede ser almacenado• No puede ser reemplazar por ningún otro
recurso.
El tiempo como recurso
• No se lo toma en cuenta porque se lo considera como dado e inagotable
¿Qué consecuencias tiene sobre las empresas?
• No se lo toma como un recurso que debe aprovecharse
• No se lo vincula con la eficiencia
• No se lo toma como un recurso que debe aprovecharse
• No se lo vincula con la eficiencia
El tiempo y la eficiencia
• las personas
• el dinero
• los materiales
• las máquinas
• los métodos de trabajo
• la dirección
• EL TIEMPO
+
EFICIENCIA
Eficiencia
Es el logro de las metas con la menor
cantidad de recursos.
Resultados
RecursosE =
Eficiencia en el uso del tiempo
Es el logro de las metas con la menor
cantidad de recursos.
E =Resultados Obtenidos
Tiempo empleado
A menor tiempo empleado,
mayor eficiencia.A menor tiempo empleado,
mayor eficiencia.
El tiempo real y el tiempo percibido
Actividad 5
551010
1515
2020
25253030
35354040
4545
50505555 6060
StartStart
551010
1515
2020
25253030
35354040
4545
50505555 6060 1 Minuto1 Minuto
Para la reflexión
• ¿Por qué creen que sucede esta diferencia entre el tiempo que uno percibe y el tiempo real?
• ¿Les parece que esto es una característica propia del ser humano o tiene que ver con nuestra forma actual de vida?
• ¿Qué consecuencias tiene para el trabajo de cada uno?
• ¿Qué consecuencias tiene para la vida personal y familiar?
Construcción de la Matriz del Tiempo
Actividad 6
¿Qué es la Matriz del Tiempo?
• Es una grilla que permite ordenar todas las actividades de un trabajo según criterios de urgencia e importancia.
• Permite ver y analizar el modo en que se distribuye el tiempo laboral.
• ¿A qué tipo de actividades se le está dedicando el mayor tiempo?
• ¿A cuáles se les dedica un tiempo menor cuando, en realidad, merecen la mayor dedicación?
Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas
• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)
–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una
semana de trabajo.
• ETAPA 2: LO IMPORTANTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Importancia.
• ETAPA 3: LO URGENTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Urgencia.
• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO
–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades
laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.
• ETAPA 5: REFLEXION
–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto
que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.
Construcción de la Matriz del Tiempo
Actividad 6: Fuera del Aula
ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO
Ejemplo
MATRIZ DEL TIEMPO
Planilla 1: Lista de las Actividades de mi puesto
• Verificar Imagen externa Incorrecto(Incluye muchas
tareas más simples)
• Chequear presentación externa• Reemplazar material de comunicación externa• Agregar material de comunicación externa• Informar al superior sobre necesidad de nueva cartelera
Correcto
Ideas Fuerza
Cambios sociales y cambios en las empresas.
Debemos lograr eficiencia en el uso del tiempo
Se trata de planificar nuestras actividades
El tiempo es un recurso muy particular
Diferencias entre el tiempo percibid y el tiempo real
Y para cerrar el día…
Hoy puede ser un gran día (Joan Manuel Serrat)Hoy puede ser un gran día (Joan Manuel Serrat)
Construcción de la Matriz del Tiempo
SESIÓN II
Agenda de la Sesión 2
• Repaso Sesión I
• Refrescando las rutinas de trabajo
• Ley de Pareto o la regla del 80/20
• Factores clave para Planificar el trabajo
• Criterios para priorizar actividades
• Construcción de la Matriz del Tiempo
– Etapa 2: Lo Importante
– Etapa 3: Lo Urgente
Repaso Sesión I
Actividad 7
Rutinas de trabajo
Agenda de un día de trabajo
Reuniones matinales Participar de la reunión con el Desarrollador de Negocios, Supervisor de Ventas y Gtes de ZonaRevisión de Indicadores Check de reportes de ventas y ejecución, cambios en condiciones de pagos y retornos.Planificación de ruta Revisar objetivos para el dia (volumen, spots, coberturas, etc) y el listado de clientes a visitar o
con no-conformidad en REDPreparación de la visita Proveerse de los lineamientos, propuestas, materiales de merchandising y otros materiales para
el dia de trabajoAgendas y visitas Visitar al primer cliente de ruta aprox. a las 8.30hs AM y seguir la secuencia de visitas.
Antes de la salida
En el Cliente
Nuevos Clientes Estar atentos durante el recorrido a la captura de nuevos clientes o exclusivos de la competenciaAnalizar la situación del cliente Previo a la visita refrescar las condiciones de crédito, Programas comerciales y FdE del cliente.
Repasar objetivos de ventas, vencimientos de productos y promociones.Verificar Imagen externa Chequear presentación externa, reemplazar o agregar material de comunicación externa, combos
o portafolio de consumo inmediato. Informar al superior sobre necesidad de nueva carteleria.Saludo inicial Recordar el nombre del cliente y darse a conocer por su nombre o apodo. Ser cordial y amable.Verificar Ejecución interna Verificar la activación de los puntos de conexión claves, la ubicación y estado de las heladeras.
Revisar y o reemplazar las condiciones del POP interno.Precios Validar marcación de precios y controlar vs precios sugeridos para el canal/segmentación.
Marcar/corregir nuevos precios de ser necesario. Informar al cliente de los ajustes realizados.Inventario de productos Chequear disponibilidad de productos claves a la vista, stock, condición de almacenamiento.
Monitorear fecha de vencimiento y rotar según PEPS.Exhibición de productos Reponer y ordenar productos de acuerdo a la FdE. Rellenar heladera y otros puntos de conexión.
Tomar ventaja de puntos de exhibición libres o temporalmente vacíos y colocar productos.Heladeras Revisar condiciones de seguridad y funcionamiento de los equipos de frío, luces y comunicación Promociones y Competencia Relevar información de la competencia y tomar nota para el Desarrollador de Negocios.Conformidad del Cliente Comentar con el cliente el trabajo realizado y oportunidades de ejecución vs los lineamientos.Cierre de visita Agradecer al cliente su esfuerzo por la ejecución, relevar inquietudes y agendar nueva visita.Luego de rutaProcesamiento de Ventas En caso de haber efectuado ventas, bajar información de Palm para procesamiento.Reporte de novedades Informe a su superior sobre novedades del dia, acciones de la competencia o requerimiento de
los clientes. Reporte nuevos espacios ganados / perdidos.
Lineamientos : Antes de la Salida al mercado
Entender nuevos lineamientos, planes comerciales y focos del dia
Proveerse del POP necesario para activar los clientes
Revisar el listado de clientes a recorrer y ajustar orden si fuera necesario
Tener presente todas las acciones promocionales vigentes por canal y tipo de cliente.
En caso de tomar pedido, verificar el correcto funcionamiento de la palm/ hand-held
Lineamientos : En el recorrido
Caminar entre caminos alternativos para detectar nuevos clientes y reportar alta.
Realizar el recorrido en forma ordenada para eficientizar tiempos
Dejar una nota de visita si el cliente estuviera cerrado o no pudiera atender y no fuera posible regresar en otro horario.
Revisitar alternadamente clientes exclusivos de la competencia para identificar oportunidad de convertirlo.
Relevar acciones de la competencia que pudieran verse en la via pública o próximos a los clientes.
Lineamientos : Frente al local
Verificar estado general de la marquesina y cartelería permanente
Renovar afiches externos (consumo inmediato y promocional) si estuvieran desactualizados o en mal estado
Verificar ubicación de stoppers y presencia de los mismos.
Rellenar heladera externa. Debe estar al menos 70% llena.
Lineamientos : Dentro del Local
Verificar el stock del cliente y tomar nota de los faltantes para informar a su supervisor
Reponer en los diferentes puntos de conexión los productos faltante (góndola, racks, anaqueles, equipos de frio, punteras, islas, etc)
Asegurarse la rotación de producto según PEPS (primero entrado, primero salido) Fecha de vencimiento mas próxima debe ir por delante.
Verificar limpieza y estado de los productos
Detectar productos de otras franquicias para informar al supervisor
Verificar o ajustar la presentación de los distintos sectores segun % de SOVI y orden de marcas y empaques
Retirar de la venta producto vencido, con tapa dañada, sin etiqueta o en mal estado. Colocar precintos para devolución.
Lineamientos : Dentro del Local
Informar sobre nuevas promociones o planes comerciales
Detectar oportunidad de colocación de racks en puntos calientes
Detectar oportunidad de armado de islas promocionales en zonas de alto tránsito
Armar o mantener activación de punteras o anaqueles : Foco principal en productos claves; foco secundario próximo a competencia.
Verificar y activar precios a consumidor en forma clara y visible.
Verificar o renovar materiales de comunicación temporales o promocionales.
Relevar la siguiente información :Combos, publicaciones de la competencia, lanzamientos .Desviós a la ejecución que no este a su alcance resolverMal funcionamiento de equipos de frío para informar al servicio técnicoPlanes comerciales
Ley de Pareto o la regla del 80/20
¿Qué idea transmite esta frase?
No nos podemos permitir el lujo de gastar
demasiado tiempo en cosas pequeñas,
mucho menos invertir poco tiempo en
grandes cosas.
Jim Rohn
Distribución del tiempo
Las tareas a realizar no son todas iguales, algunas tienen mas
impacto que otras sobre los resultados
Por lo tantoPor lo tanto
Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que
más impacto tienen sobre los resultadosmás impacto tienen sobre los resultadosDebemos dedicar mas tiempo a las tareas que Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que
más impacto tienen sobre los resultadosmás impacto tienen sobre los resultados
Destinar demasiado tiempo a tareas
poco relevantes.Destinar demasiado tiempo a tareas
poco relevantes.
ERROR
FRECUENTE
Ley de Pareto o la regla del 80/20
20% de las acciones20% de las acciones
generan80% de los 80% de los resultadosresultados80% de los 80% de los resultadosresultados
20%20%
80%80%Acciones con valor agregado
Es necesario
invertir mas tiempo
Ley de Pareto
Actividad 8
• ¿Cuál es el 20% de sus tareas que mayor valor agregan a sus resultados?
• ¿Está dedicando el tiempo suficiente a esas actividades?
Planificar el trabajo
Factores clave para Planificar el trabajo
Para hacer una correcta Planificación del trabajo es necesario:
1. Conocer las responsabilidades
2. Tener claro los objetivos
3. Priorizar tareas
Planificar el trabajo
• Cada uno debe conocer y delimitar sus responsabilidades.
• Haga una lista de las tareas de las que se compone su trabajo
• Si no tiene una descripción del trabajo, debe buscarla.
• Una vez conocido el trabajo, la forma de hacerlo depende de cada uno, siempre que se respeten las normas generales de la empresa.
1º - Conocer las responsabilidadesCLAVECLAVE
Luego de comprendido esto, será más fácil conocer sus objetivos e Luego de comprendido esto, será más fácil conocer sus objetivos e identificar sus prioridadesidentificar sus prioridades
Funciones y Responsabilidades de los preventistas
Fuera del Punto de Fuera del Punto de VentaVenta
Respetar la frecuencia de visita
Proveerse de los elementos de la Ejecución Básica
Mantenerse alerta a cualquier actividad de la competencia
Relevar y comunicar a sus supervisor las inquietudes, objeciones o necesidades del cliente
En el Punto de En el Punto de VentaVenta
Brindar a los clientes servicio de excelencia
Identificar y Activar los puntos clave de ejecución
Exhibir correctamente nuestros productos
Marcar los precios a consumidor y resaltar ofertas
Mercadear adecuadamente el local con POP
Activar Promociones o lanzamientos de nuevos productos
Planificar el trabajo
• Establecer un objetivo es determinar y definir el resultado que queremos lograr en un plazo determinado de tiempo.
• Dan una idea clara de qué es lo que hay que hacer y cuál es el tiempo disponible.
• Sin objetivos no es posible plantear cuándo comenzar, ni cuanto tiempo se va a tardar, ni cuándo se va a terminar.
2º - Tener claro los objetivosCLAVECLAVE
Planificar el trabajo
Conocer los objetivos ayuda a:
• Armar agendas de trabajo
• Focalizar en lo que se está haciendo
• Tener claro lo que se debe obtener
• Monitorear el grado de cumplimiento
• Hacer un seguimiento del trabajo
• Evita pérdidas de tiempo
2º - Tener claro los objetivos (continuación)
Objetivos de los Preventistas
Objetivos de Performance:
• Volumen ventas
• Participación de mercado (SOM)
Objetivos de Ejecución:
• % de visitas efectivas• % cobertura de productos• % SOVI
Planificar el trabajo
• Implica ordenar las tareas, estableciendo algún criterio y en función de su contribución al logro de los objetivos
• Si no se identifican prioridades se hace más difícil alcanzar los objetivos en un tiempo determinado
3. Priorizar tareasCLAVECLAVE
La esencia de la administración efectiva La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades organizar y ejecutar prioridades
equilibradas.equilibradas.
La esencia de la administración efectiva La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades organizar y ejecutar prioridades
equilibradas.equilibradas.
Construcción de la Matriz del Tiempo
Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas
• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)
–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una
semana de trabajo.
• ETAPA 2: LO IMPORTANTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Importancia.
• ETAPA 3: LO URGENTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Urgencia.
• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO
–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades
laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.
• ETAPA 5: REFLEXION
–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto
que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.
Construcción de la Matriz del Tiempo – Etapa 2
Actividad 9
LO IMPORTANTE
¿Qué es Importante?
Las tareas importantes son aquellas que tienen
que ver con los resultados, y que tienen un
impacto relevante en el futuro de la empresa.
Las tareas importantes son aquellas que tienen
que ver con los resultados, y que tienen un
impacto relevante en el futuro de la empresa.
• Lo importante contribuye a nuestras metas de alta prioridad
• Lo importante se vincula con el desarrollo de nuestra capacidad de
respuesta futura a los desafíos del entorno.
• Lo importante que no es urgente requiere comportamientos proactivos
Ejemplos de Tareas Importantes y No Importantes
IMPORTANTES
• Establecer buen trato y una relación
de confianza con los clientes
• Revisar objetivos para el día
(volumen, spots, coberturas, etc) y
el listado de clientes a visitar
• Previo a la visita a un cliente,
refrescar las condiciones de crédito
• Informar al servicio técnico sobre el
mal funcionamiento de equipos de
frío
NO IMPORTANTES
• Recibir una llamada de un amigo
durante el recorrido
• Contestar cadenas de correos
electrónicos
Construcción de la Matriz del Tiempo – Etapa 3
Actividad
LO URGENTE
¿Qué es Urgente?
Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención
inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien
importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega
determinado, muy cercano o quizás ya vencido.
Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención
inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien
importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega
determinado, muy cercano o quizás ya vencido.
• Lo urgente es por lo general muy visible
• Lo urgente tiene una persona reclamando
• Lo urgente actúa sobre las personas, presiona, reclama acción
• Lo urgente exige comportamientos reactivos
Ejemplos de Tareas Urgentes y No Urgentes
URGENTES
• Atender a un cliente que nos está
llamando por teléfono
• Ir a una reunión que comenzó hace 5
minutos
• Reparar una goma del auto que se
desinfló media hora antes de salir a
trabajar
• Un cliente llama minutos antes de
terminar la jornada laboral modificando el
pedido a recibir el día siguiente
• Retirar productos de la competencia de
las heladeras propias
• Responder a un cliente que llama porque
no le llegó el pedido hecho ayer.
NO URGENTES
• Preocuparse por un tema familiar
comentado por un cliente
• Capacitarse en técnicas de venta
• Planificar el trabajo de la semana
siguiente
• Comprar zapatos cómodos para el
trabajo
Ideas Fuerza
El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados
Necesidad de planificar el trabajo
Matriz del tiempo
Necesidad de Priorizar las tareas en función de criterios
Lo Importante y Lo Urgente
Construcción de la Matriz del Tiempo
SESIÓN III
Repaso Sesión II
Actividad 11
Agenda de la Sesión III
• Construcción de la Matriz del Tiempo
– Etapa 4: Construcción de la Matriz Propia
– Etapa 5: Reflexión sobre la Matriz Propia
• Analizando Cada Cuadrante
• Características de las personas efectivas
• Matriz del Tiempo y la Efectividad
• Preguntas para la reflexión
Construcción de la Matriz del Tiempo – Etapa 4
Actividad 11
MATRIZ DEL TIEMPO
¿Qué es la Matriz del Tiempo?
• Es una grilla que permite clasificar todas las actividades según criterios de urgencia e importancia.
Actividades Importantes pero
No Urgentes
Actividades No Importantes y No Urgentes
Actividades Urgentes e Importantes
Actividades Urgentes pero No Importantes
Matriz del Tiempo
• Nos permite ver y analizar el modo en que distribuimos nuestro tiempo laboral.
• ¿A qué tipo de actividades le estamos dedicando el mayor tiempo?
• ¿A cuáles les dedicamos un tiempo menor cuando, en realidad, merecen la mayor dedicación?
¿En qué nos puede ayudar la Matriz del Tiempo?
Aprovechar mejor el tiempo
Aprovechar mejor el tiempo
Nos Permite
Lograr mayor Efectividad
Lograr mayor Efectividad
Y
Matriz del tiempo
Cuadrante ITareas que generan
resultados significativos.
Cuadrante IITareas con alto poder
para generar capacidad de producción.
Cuadrante IVTareas que deberían
dejar de hacerse, delegarse o destinar
menos tiempo.
Cuadrante IIITareas que parecen
importantes, pero generalmente remiten a
expectativas y prioridades de otros.
Matriz del tiempo
CUADRANTE ICrisisProblemas apremiantesProyectos, reuniones y reparaciones contra relojQuejas de los clientesProyectos cuyas fechas vencenAlgunas visitasAlgunas llamadasAlgunas reunionesAlgunos correos
CUADRANTE IIPrevenciónPreparación y planificaciónReconocer nuevas oportunidades de desarrollo e innovación Aclaración de valoresDesarrollar Capacidad de Producción (CP)Construir relaciones con clientes o compañerosAlgunas visitas. Algunas llamadasAlgunas reuniones. Algunos correos
CUADRANTE III
Interrupciones
Algunas llamadas
Algunos correos
Algunos informes
Algunas reuniones
Muchos asuntos inmediatos
CUADRANTE IV
Trivialidades
Algunas llamadas
Pérdidas de tiempo,
Actividades “escape”
Correos irrelevantes
Algunas discusiones
¿Cómo completar la Matriz del Tiempo?
Planilla 2: Actividades Importantes
a) Actividades Muy Importantes
Deben hacerse
b) Actividades ImportantesEs necesario hacerlas
c) Actividades No tan importantesPueden no ser necesarias
d) Actividades Sin importanciaPueden eliminarse
Planilla 3: Actividades Urgentes
A) Actividades Muy UrgentesNo pueden esperar
B) Actividades Urgentes Deben hacerse pronto
C) Actividades No tan UrgentesDeben hacerse a mediano o largo
plazo
D) Actividades Sin UrgenciaEl tiempo no es un factor
Partimos de las Planillas ya elaboradas:
Tenemos que volcar estas planillas en la Planilla 4: Matriz del Tiempo
¿Cómo trasladar las Planillas 2 y 3 a la Matriz?
Planilla 4: Matriz del Tiempo
Urgente No urgente
Importante
Cuadrante I
Tareas Importantes a y b
Tareas Urgentes A y B
Cuadrante II
Tareas Importantes a y b
Tareas Urgentes C y D
No Importante
Cuadrante III
Tareas Importantes c y d
Tareas Urgentes A y B
Cuadrante IV
Tareas Importantes c y d
Tareas Urgentes C y D
Construcción de la Matriz del Tiempo
ANALIZANDO CADA CUADRANTE
• Compuesto de las actividades urgentes e importantes.
• Generan resultados significativos
• Tareas que reclaman atención inmediata
• Se las puede denominar como crisis o problemas: se vienen
encima, son fuerzas exteriores a las cuales hay que
responder
• Exigen comportamientos reactivos.
• Este cuadrante puede crecer
hasta que nos domina.
• “Apagador de incendios”.
Matriz del tiempo. Cuadrante I
• Compuesto por actividades Urgentes pero No Importantes.
• Interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc.
• En general representan deseos y necesidades de otros, que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes I y II.
• Ceder es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal
Matriz del tiempo. Cuadrante III
• Compuesto por actividades no urgentes y no importantes.
• Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado,
pérdidas de tiempo, etc.
• Pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear
una crisis por falta de previsión y preparación adecuada
para enfrentar nuestros problemas.
• La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante.
• Quienes dedican mucho tiempo al
cuadrante I suelen refugiarse aquí
Matriz del tiempo. Cuadrante IV
• Compuesto de actividades no urgentes pero importantes.
• Es el corazón de la auto-administración efectiva.
• Incluye construir relaciones, redactar un enunciado de la
misión personal, la planificación de largo alcance, la
ejercitación, el mantenimiento preventivo
• Tareas que sabemos que hay que hacer pero que solemos
eludir, porque no son urgentes.
Matriz del tiempo. Cuadrante II
• Las personas efectivas permanecen fuera de los Cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes.
• Pasan más tiempo en el cuadrante II, y así reducen la cantidad de tareas del cuadrante I.
• Las personas efectivas son básicamente proactivas, se anticipan a las tareas del cuadrante I.
• Cuanto más tiempo se dedique al cuadrante II más manejables serán las crisis
• Las personas efectivas se dedican más a la prevención de crisis (cuadrante II) que a “apagar incendios” (Cuadrante I).
Características de las Personas Efectivas
Apagando incendios
Es necesario esforzarse por distinguir
lo urgente de lo importante, para no
estar todo el tiempo “trabajando de
bombero”, “apagando fuegos” y
olvidando lo trascendental del
trabajo.
Es necesario esforzarse por distinguir
lo urgente de lo importante, para no
estar todo el tiempo “trabajando de
bombero”, “apagando fuegos” y
olvidando lo trascendental del
trabajo.
Paradoja
“Lo que resulta
verdaderamente urgente, es
ocuparse de lo importante.“
“Lo que resulta
verdaderamente urgente, es
ocuparse de lo importante.“
Matriz del Tiempo y la Efectividad
• La efectividad, entendida como el
equilibrio entre P/CP, dependerá
del balance que se logre entre la
energía asignada a atender lo
Urgente y la energía asignada a lo
Importante.
CPP
EquilibrioP/CP
UrgenteImportante
CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DEL TIEMPO
Actividad 13
ETAPA 5: REFLEXIÓN
Preguntas para la reflexión:
1. ¿Cómo ve su actual distribución de las actividades?
2. ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que le dedica a cada uno de los cuadrantes?
3. ¿Cuál es el cuadrante que le consume el mayor porcentaje de tiempo? ¿cuál es el que consume el menor porcentaje?
4. En función de los conceptos vistos durante el taller, ¿cree que la distribución actual de su tiempo es la más eficaz?
5. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica a los cuadrantes III y IV?
6. ¿Qué tareas de los cuadrantes III y IV podría dejar de hacer o al menos dedicarle mucho menos tiempo que el actual?
7. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica al Cuadrante I? ¿Cuántas de las actividades del Cuadrante I son “apagar incendios”? ¿Cuántas de estas actividades se podrían prevenir?
8. ¿Qué actividades debería hacer en el Cuadrante II para reducir las actividades que tiene en el Cuadrante I identificadas como “apagar incendios”?
9. ¿Qué sugerencias puede hacer a la empresa para que disminuyan las tareas del Cuadrante I, III y IV y aumenten las del Cuadrante II?
Ideas Fuerza Sesión II y III
El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados
Necesidad de planificar el trabajo
Matriz del tiempo
Priorizar en función de criterios de Importancia y Urgencia
Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante
Las personas efectivas no están en el Cuadrante III o IV
Las personas efectivas dedican más tiempo al Cuadrante II
Compartiendo aprendizajes de otro territorio
SESIÓN 4:
Agenda de la Sesión IV
• Repaso Sesión II y III
• Película: Compartiendo aprendizajes de otros territorios
– Contenido del video
– Temas abordados durante la entrevista
• Uso y control del tiempo propio
• Planificación de actividades y estrategias de aprovechamiento del tiempo
• Ideas y estrategias para aprovechar el tiempo
Repaso Sesión II y III
Actividad 14
Compartiendo aprendizajes de otros territorios
Película
Contenido del Video
• Entrevista a Preventistas de la Empresa Reginald Lee SA
• Objetivo: compartir diferentes experiencias y estrategias positivas utilizadas por ellos para hacer su trabajo de manera más efectiva
• La entrevista se estructuró en base a dos ejes temáticos:
1. Uso y control del tiempo
2. Planificación de actividades y estrategias de aprovechamiento del tiempo
Temas abordados en la entrevista
• Recorrido de visita a los clientes
• Zonas con características diferentes que exigen estrategias diferentes
• Clientes con características diferentes que exigen tratos diferentes
• Planificación del tiempo y control del tiempo laboral
• Estrategias frente a la salida de productos nuevos
• Estrategias de aprovechamiento del tiempo
• El preventista como socio del cliente
• El clima laboral y el trabajo del preventista
• La tecnología al servicio del aprovechamiento del tiempo
• Definición de prioridades
• Relaciones basadas en la confianza
Compartiendo aprendizajes de otros territorios
Actividad 15: Película
Eje 1: Uso y control del tiempo propio
¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?
1. El preventista tiene la posibilidad de variar la secuencia de clientes en función del horario de cierre del local.
2. Hay zonas cuyos clientes demandan más tiempo que otras.
3. Al cliente del centro “le gusta más que le estés encima, que le hablés, que le prestés la oreja para ciertas cosas…”.
4. El tiempo destinado a cada cliente no se puede planificar previamente, sino que es “el día a día”.
5. El preventista experimentado ya conoce los tiempos de los clientes.
6. El preventista dispone del tiempo suficiente para hacer su trabajo en forma cómoda.
7. Todos los preventistas se manejan de forma similar.
8. Los preventistas pueden cruzarse de rutas y colaborar con algún compañero.
9. El preventista tiene total y absoluto control sobre su tiempo laboral.
¿Cómo actuar cuando salen productos nuevos?
1. ¿Deben modificar de alguna manera la rutina habitual de trabajo?
2. ¿Lo comunican el mismo día a todos los clientes o a algunos un día y al resto en otro momento? ¿De ser así, cuál es el criterio para seleccionar a quién se lo comunican y a quién no?
3. ¿A algunos clientes se lo mandan aunque no lo pida? ¿Cuál es el criterio para decidir a quién se lo pueden enviar sin que lo pida y a quién no?
Compartiendo aprendizajes de otros territorios
Actividad 16: Película
Eje 2: Planificación de actividades y
estrategias de aprovechamiento del
tiempo
¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?
1. Hay muchos clientes grandes a los que el preventista les puede armar el pedido, mantener el stock, y hacer que no le falten productos en góndola.
2. Cuando un cliente tiene cerrado su negocio el preventista le puede armar un pedido en función a lo que habitualmente vende.
3. El clima de trabajo y el sentirse apoyado en la empresa es fundamental para salir tranquilo y cómodo a la calle.
4. El merchandising es lo que mas tiempo lleva
Responder a las siguientes preguntas para cada uno de los temas
1. Tareas que pueden pasar a un segundo plano
¿Qué actividades o tareas pasan a un segundo plano y pueden posponerse cuando hay un limitante de tiempo, es decir, cuando no alcanza el tiempo y no pueden extenderse en el horario de trabajo?
2. Llamar por teléfono a los clientes
¿Se puede llamar por teléfono a algunos clientes si un día no se llega con el recorrido? ¿Cuál es el criterio para decidir a quienes llamar?
3. Tecnología para aprovechar mejor el tiempo
¿Con qué herramientas cuentan o sería necesario contar para lograr un mejor aprovechamiento del tiempo?¿A lo largo de los años, ha variado el tiempo dedicado a las tareas administrativas? ¿Cómo? ¿Cuál fue la causa?
4. Prioridades
¿Quién decide las prioridades? ¿Cuáles son los criterios para definirlas?
5. Ganarse la confianza del cliente
¿De qué manera el preventista se puede ganar la confianza del cliente? ¿En qué cuadrante de la Matriz del tiempo se podrían ubicar las tareas orientadas a ganar la confianza del cliente?
Listado de Ideas y Estrategias para Aprovechar el Tiempo
Actividad 17
Estrategias comentadas en el video
• Preparar los afiches con los precios antes de salir a la calle.
• Modificar los recorridos salteando a algunos clientes que estén cerrados y volver luego.
• Si hay que esperar a un cliente, se puede visitar a otro y luego regresar.
• Si hay confianza y conocimiento con el preventista, algunos clientes le piden que haga el pedido.
• Arrancar el recorrido de atrás para adelante.
• Darle el número de teléfono móvil y la dirección de correo al cliente.
• Calcular de no llegar a los colegios en los horarios de los recreos.
• Cambiar los precios en dos visitas en vez de todo en una.
• Logra que muchos clientes hagan parte del trabajo del preventista, tal como rotar la mercadería, pegar los afiches, etc.
Ideas Fuerza
Diferentes clientes exigen estrategias diferentes
Control del tiempo propio
Diferentes zonas permiten estrategias diferentes
Estrategias para aprovechar el tiempo
Experiencias de preventistas
Cómo estamos aprovechando el tiempo
SESIÓN V
Agenda de la Sesión V
• Repaso Sesión IV
• Beneficios del Aprovechamiento del tiempo
• Efectividad en las organizaciones
• Relato del Hachero Esforzado
• Indicadores de gestión
• Relación entre Indicadores y Objetivos
• Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo
Repaso Sesión IV
Actividad 8
Beneficios del Aprovechamiento del Tiempo
Actividad 19
Beneficios del aprovechamiento del tiempo
“¿Qué ventajas o beneficios pueden obtener las
personas y la empresa si se logra hacer un buen
aprovechamiento del tiempo laboral?”
Beneficios del aprovechamiento del tiempo
Beneficios para la persona:
• Disponer de más tiempo
• Organizar mejor su trabajo
• Trabajar más relajado
• Ser más productivo
• Disminuir su estrés
• Identificar más clientes potenciales
• Mejor relacionamiento con los clientes
• Mejores resultados que impactan en la compensación
• Mejor salud física y mental
• Menos estrés y menos fatiga
Beneficios para la empresa:
• Planificar mejor
• Ser más productivos
• Mejores resultados
• Incrementar las ventas
• Mejorar el ambiente de trabajo
• Mejorar las comunicaciones
Efectividad en las organizaciones
Equilibrio entre Beneficios
de la Empresa y Beneficios
de sus miembros
P= Producción de los resultados esperadosCP= Capacidad de Producción
Equilibrio entre
P / CP=
Imagen de balanza
Equilibrio entre P y CP
Imagen de un auto viajando
Punto de PartidaBuenos Aires
Punto de LlegadaCórdoba
P= Producción= llegar a Córdoba
CP= Capacidad de Producción = hacer mantenimiento al auto para que conserve su capacidad de llegar a Córdoba
IMAGEN
IMAGEN DEL AUTO EN EL MECANICO HACIENDO UN SERVICE O SIMILAR
El hachero esforzado*
Relato
* Autor desconocido
El hachero esforzado
Había una vez un hachero que se presentó a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aún; así que el hachero se decidió a hacer un buen papel.
El primer día se presentó al capataz, quien le dio un hacha y le designó una zona.
El hombre entusiasmado salió al bosque a talar.
En un solo día cortó dieciocho árboles.
—Te felicito –dijo el capataz— sigue así…Animado por las palabras del capataz, el hachero se decidió a mejorar su propio desempeño al día siguiente; así que esa noche se acostó bien temprano.
Poner Imágenes
El hachero esforzado
A la mañana se levantó antes que nadie y se fue al bosque.
A pesar de todo el empeño, no consiguió cortar más que quince árboles.
—Me debo haber cansado –pensó y decidió acostarse con la puesta del sol.
Al amanecer, se levantó decidido a batir su marca de dieciocho árboles. Sin embargo, ese día no llegó ni a la mitad.
Al día siguiente fueron siete, luego cinco y el último día estuvo toda la tarde tratando de voltear su segundo árbol.
Inquieto por el pensamiento del capataz, el hachero se acercó a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se esforzaba al límite de desfallecer.
Poner Imágenes
El hachero esforzado
El capataz le preguntó:
—¿Cuándo afilaste tu hacha la última vez?
—¿Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy
ocupado cortando árboles.
Poner Imágenes
En síntesis…
“¿Qué ventajas o beneficios
pueden obtener las personas y
la empresa si se logra hacer un
buen aprovechamiento del
tiempo laboral?”
Mayor Efectividad
Equilibrio entre
P / CPEquilibrio entre
P / CP
Mayor Eficiencia
Mejor
aprovechamiento
de los recursos
Mejor
aprovechamiento
de los recursos
Indicadores de Gestión
Indicadores de Gestión (IG)
“Pocos factores son tan importantes
como la medición para el perfecto
funcionamiento de las
organizaciones”.Peter Drucker
Solo se puede mejorar aquello que se puede medir
Imagen de una regla, un reloj, una planilla, etc.
• Es una variable que facilita monitorear y evaluar el resultado de un proceso frente a los objetivos, metas y responsabilidades propuestas.
¿Qué es un Indicador de Gestión (IG)?
• El estado de esta variable indica si el proceso en cuestión está funcionando como se espera o no.
Donde haya objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión.Donde haya objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión.
Un Indicador de Gestión nos permite…
• Monitorear de forma temprana el comportamiento de un proceso
• Identificar problemas o dificultades en los procesos de trabajo
• Saber si se debe o no tomar ciertas medidas correctivas
• Corregir su rumbo y alcanzar el resultado deseado
Relación entre Indicadores y Objetivos
Si hay objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión, que
vayan monitoreando el grado de cumplimiento.
Si hay objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión, que
vayan monitoreando el grado de cumplimiento.
OBJETVO INDICADOR
Objetivos de Performance Indicadores de Performance
Objetivos de Ejecución Indicadores de Ejecución
Objetivos de Eficiencia Indicadores de Eficiencia
Estos son los indicadores que nos va a interesar trabajar en este curso
Indicadores de Eficiencia en el uso del Tiempo
Indicador I: VisitasA. % de visitas reales en relación a las programadas
Indicadores II: Distribución de TiemposB. % tiempo en la calle sobre horas trabajadasC. % tiempo en el PdV sobre horas trabajadasD. % tiempo de desplazamiento sobre horas trabajadasE. % tiempo en rutinas de planificación sobre horas trabajadasF. % tiempo en tareas de bajada sobre horas trabajadasG. % tiempo de descanso o pausas sobre horas trabajadasH. % tiempo otras actividades sobre horas trabajadas
Indicadores III: Tiempos MediosI. Tiempo medio en el PdVJ. Tiempo medio de desplazamiento
Datos relevados usados como base para construir los Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo
1. Cantidad de Visitas diarias programadas
2. Cantidad de Visitas diarias reales
3. Horas de trabajo reales
4. Total tiempo en la calle
5. Tiempo total en el PdV
6. Tiempo total de desplazamientos
7. Tiempo total rutinas de planificación
8. Tiempo total tareas de bajada
9. Tiempo total de descanso o pausas
10.Tiempo total otras actividades
Presentación y Análisis de Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo
Actividad 20
Indicador I: Visitas
I.- Visitas Diarias
93%
A. % de visitas reales
Cantidad de Visitas
55
59
40
50
60
70
80
90
100
1. Cantidad de Visitasdiarias programadas
2. Cantidad de Visitasdiarias reales
Indicador II: Distribución de tiempos de trabajo
II.- Distribución de Tiempos
70%
B. % tiempo en la calle
II.- Distribución de Tiempos
C. En el PdV; 50%
D. Desplazamiento; 20%
E. Rutinas de planif icación; 4%
F. Tareas de bajada; 7%
G. Descanso o pausas; 19%
H. Otras actividades; 0%
C. En el PdV D. Desplazamiento E. Rutinas de planificación
F. Tareas de bajada G. Descanso o pausas H. Otras actividades
Indicador III: Tiempos Medios (en minutos)
III.- Tiempos Medios
6,5
2,6
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
I. Tiempo medio en el PdV J. Tiempo medio dedesplazamiento
Ideas Fuerza
Los beneficios son para el empleado y para la empresa
Efectividad de las organizaciones y del trabajador
Equilibrio entre P y CP
Indicadores de Gestión
Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo
Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Sesión VI
Agenda de la Sesión V
• Recuperación de lo aprendido
• Ciclo de aprendizaje
• Plan de Acción de Mejora
• Objetivos de Mejora• Cambios de hábitos• Elaboración del Plan de Acción de
Mejora
Recuperación de lo aprendido
Actividad 21
OK
Ciclo de Aprendizaje
Hacer
Planificar los Pasos Siguiente a partir
de la Conclusiones
Reflexionar sobre el Hacer
Sacar Conclusiones a
partir de la Reflexión
CAMBIO
Nuevo HacerAprendizaje
Ciclo de Aprendizaje y El Hachero Esforzado
Hacer
Planificar los Pasos Siguiente a partir de
la Conclusiones
Reflexionar sobre el Hacer
Sacar Conclusiones a partir de la
Reflexión
CAMBIO
Nuevo HacerAprendizaje
El hachero corta cada vez menos árboles
Inquieto y sorprendido consulta al capataz.
“—¿Cuándo afilaste tu hacha la última vez?”
“Detenerse a afilar el hacha hace que luego
avancemos más rápido”
El hachero seguramente va a dedicar un tiempo
considerable a afilar su hacha
A partir de la próxima jornada el hachero
mantiene constante o aumenta su producción.
Plan de Acción de Mejora
Esquema de trabajo
La locura está en pretender obtener un
resultado diferente, haciendo siempre lo
mismo.
Albert Einstein
Definir Objetivos de mejora
Formular Plan de Acción
Cambio de algún procedimiento de trabajo
Matriz del Tiempo Personal
Reflexión y conclusiones surgidas de la Entrevista
a Preventistas(Video)
Propia Experiencia
Laboral
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Lo trabajado y aprendido durante
el taller
Cambios de hábitos y/o comportamientos
Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
Definir Objetivos de mejora
Matriz del Tiempo Personal
Reflexión y conclusiones surgidas de la Entrevista
a Preventistas(Video)
Propia Experiencia
Laboral
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Lo trabajado y aprendido durante
el taller
Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
¿Qué son los Objetivos de Mejora?
• Son declaraciones de resultados medibles que se deben lograr dentro del marco
de tiempo de un plan.
• Un objetivo implica “determinar y definir el resultado que queremos lograr”.
• Un objetivo correctamente establecido consta de tres elementos: 1) Un verbo de acción o logro
2) Un resultado clave medible
3) Una fecha límite para lograrlo
• Ejemplos:
• Incorrectamente definido:
“Disminuir los tiempos de desplazamiento ál máximo posible”.
• Correctamente definido:
“Disminuir los tiempos de desplazamiento en un 10% para julio del 2009”.
Definir Objetivos de mejora
Formular Plan de Acción
Cambio de algún procedimiento de trabajo
Matriz del Tiempo Personal
Reflexión y conclusiones surgidas de la Entrevista
a Preventistas(Video)
Propia Experiencia
Laboral
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Lo trabajado y aprendido durante
el taller
Cambios de hábitos y/o comportamientos
Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
Cambios de hábitos y Aprovechamiento del tiempo
• Nadie pierde el tiempo a propósito
• La pérdida de tiempo es en general involuntaria
• Muchas veces es producto de malos hábitos
vinculados con:
• La comunicación
• Las relaciones interpersonales
• El uso del teléfono
Sugerencias para una Comunicación Eficaz
• Mejore su forma de expresarse
• Aprenda a adaptar su comunicación a las otras personas
• Utilice redundancia para eliminar malos entendidos
• Nunca asuma que el otro entiende lo que le quiere decir
• Aprenda a preguntar
• Aprenda a escuchar
• No prejuzgue
• Verifique siempre sus comunicaciones
Sugerencias para Evitar Conflictos Interpersonales
• Comprender que los conflictos con otras
personas con terribles devoradores de tiempo
• No perder el objetivo de su trabajo, así se
reduce el riesgo de entrar en conflicto
• Distinguir entre los mensajes dirigidos a la
“persona” y los dirigidos al “Preventista”
Sugerencias para el uso adecuado del teléfono
• Resérvese ciertas horas al día para hacer llamadas
• Concentre la realización de las llamadas
• No atienda todas las llamadas
• Establezca un tiempo fijo de no atención de llamadas
• Limite la duración de las llamadas
• Elimine el habito de colgarse al teléfono
• “Cierre” las llamadas, que no se hagan interminables
Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.
Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Actividad 22
Formulación del Plan
Pasos a seguir
1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar1.a) Indicador de Eficiencia del uso del Tiempo a mejorar1b) Descripción de la situación
2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias generadas por la situación descripta2.a) Para el trabajo del Preventista2.b) Para la empresa
3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar mediante3.a) Formulación del objetivo3.b) Indicador Clave de Performance a mejorar3.c) Valor objetivo
4) Plan de Acción o Sugerencia de Cambios4.a) Acciones a Implementar4.b) Sugerencias de cambios4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la empresa
1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar
1.a) Indicador de Eficiencia del uso del tiempo a mejorar
ValorHoy
1.b) Descripción de la situación
Objetivos: • Identificar una o varias situaciones que
a su criterio necesiten ser modificadas para lograr un mejor aprovechamiento de su tiempo laboral.
• Analizar y reconocer las variables que definen y caracterizan dicha situación.
Insumos: • Datos obtenidos del Relevamiento de
tiempos del Preventista• Entrevista a Preventistas• Matriz del Tiempo• Su propia experiencia
Anotar el Indicador que se desee modificar
Valor surgido del relevamiento
1º Paso. Preguntas guía para la reflexión.
1. ¿Tenía una idea aproximada de la distribución del tiempo que expresan los Indicadores de Eficiencia del Uso del Tiempo?
2. ¿Le parece que en algunos de los ítems se está destinando más tiempo del necesario?
3. ¿Piensa que se debería destinar más tiempo a alguno de los otros ítems?
4. ¿Reconoce algunas actividades que usted realiza habitualmente que contribuyen a que la distribución de los tiempos sea la que expresan estos resultados?
5. ¿Considera que estos resultados muestran su forma de organización diaria?
a. Si ( ) ¿Por qué?
b. No ( ) ¿Por qué?
6. ¿Qué acciones podría realizar que le permitieran una mejor distribución de sus actividades en el tiempo?
2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias generadas por la situación descripta
2.a) Para el trabajo del Preventista 2.b) Para la empresa
Objetivo: • Analizar y reconocer cómo impactan estos indicadores, tanto en el trabajo
del preventista como en los resultados de la empresa.
¿Cómo impacta el actual uso del tiempo en el trabajo que el preventista debe hacer diariamente?
¿Cómo cree que impacta el actual uso del tiempo en los resultados esperados
por la empresa?
3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar mediante
Objetivo: • Definir un objetivo a alcanzar que implique un mejor aprovechamiento del tiempo.• Identificar cuáles ICP es necesario modificar para alcanzar el objetivo deseado.
3.a) Formulación del objetivo3.b) Indicador de Eficiencia del uso del
tiempo a mejorar3.c) Valorobjetivo
Definir en su grupo o en forma individual el objetivo a lograr.
Anotar los Indicadores de Eficiencia incluidos
en el objetivo
Indicar el valor que el Indicador deberá tener al finalizar el Plan de
Acción de Mejora
4º Paso: Plan de Acción o Sugerencia de Cambios
Objetivo: • Formular las acciones a implementar en el trabajo cotidiano del
preventista orientadas a lograr los objetivos propuestos.• Formular las propuestas de cambio o modificación de algún
procedimiento de trabajo, orientado a lograr los objetivos propuestos.
4.a) Acciones a Implementar 4.b) Sugerencias de cambios
4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas: 4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la empresa:
¿Qué acciones va a implementar en su trabajo que le permitirán lograr los objetivos propuestos?
¿Cuándo nos comprometemos a comenzar a implementar las acciones propuestas en este Plan de Acción de Mejora?
¿Qué cambios propone hacer a la empresa a fin de lograr los objetivos propuestos?
¿Cuándo nos comprometemos a presentar a la empresa las sugerencias de cambios propuestas en este Plan de Acción de Mejora?
Actividad
Exposición de los Planes de Acción de Mejora
ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA
Actividad de Cierre
5 Recomendaciones
FIN
FIN