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PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL
By:
ING. OSCAR ORLANDO OYOLA
GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS
ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
UNIVERSIDAD EAN
SEPTIEMBRE 21 DE 2012
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IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS CON CONCEPTOS BÁSICOS
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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FUNCIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
• Realizar el análisis de documentos procedencia, contenidos y custodia.
• Definir las unidades y el sistema de almacenamiento.• Rediseños de servicios de Información.• Asesoría a las áreas.• Acompañamiento
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NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
• Constitución Política de Colombia • Ley 594 de 2000 (AGN). Ley General de Archivos• Código Penal.• Código Sustantivo de Trabajo.• Código de Procedimiento Civil• Código Contencioso Administrativo• Acuerdo 060 de 2001
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ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada. En el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una entidad publica o privadas en razón de sus actividades o funciones.
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
Valores Primarios
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores secundarios
CulturalHistóricoCientífico
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
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SERIE DOCUMENTALConjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
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METODOLOGÍA Y ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Representación Grafica de la estructura de una empresa o organización para la identificación de las dependencias Productoras.
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EJEMPLOFUNCIONES DE EL ÁREA TÉCNICA
► Presidir y registrar los asuntos tratados en las reuniones del Comité de Obra.
► Informar las actividades que se han ejecutado en la obra.
► Realizar transferencias de los documentos producidos en la obra.
► Registrar los expedientes que se producen en la obra.
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CODIFICACIÓN
FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN
MHC 412 - CAU2-010
Mario Huertas Cotes
Dirección de Obra
Área Técnica
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CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
SERIE SUBSERIE UnidadDOCUMENTAL
CAU2- 010.03
ACTAS
CAU2- 010.03-09
Actas comité de Obra
Expediente
CAU2- 010.44
INFORMES
CAU2- 010.44-197
Informes de gestión
Expediente
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales.
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ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES
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INVENTARIO DOCUMENTAL
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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APLICACIÓN DE LAS TRD
DIFUSIÓN
► ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIÓN
► INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN
► NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
► TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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IMPORTANCIA DE LAS TRD
► Facilita el manejo de la información.
► Contribuye a la racionalización de la producción documental.
► Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
► Facilita el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
► Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
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► Permite el manejo integral de los documentos .
► Facilita la organización de los documentos a partir del concepto archivo total.
► Ayuda a controlar la producción y tramite documental.
► Identifica y reflejan las funciones institucionales .
► Integra los procesos archivísticos para el manejo.
► Permite identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa y que se pueden eliminar en el archivo de gestión.
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APLICACIONES QUE SE EVALUAN
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FIN
MUCHAS GRACIAS
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