Download - Presentación de PowerPoint - Archivo General
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.
Ponentes: Hivon Maritza Sanabria
Natalia Muñoz Gómez
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Unidad x:
Módulo x:
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
6. Instrumentos archivísticos.
2. Transferencias secundarias
3. Promoción del Patrimonio Documental
4. Sitio en Intranet
5. Plan de Mejoramiento Archivístico
7. Inventarios Documentales Archivos de Gestión
8. Capacitaciones e-learning
9. Implementación del Protocolo DDHH
10. Instrumentos de gestión de Información
Pública
TEMÁTICA
1. Historia de la gestion documental
Ministerio de Relaciones Exteriores.
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Unidad x:
Módulo x:
1994-1998
•Organización y clasificación de las carpetas por dependencias y temas en Archivo Central.
•Entrega de archivos de gestión con listados.
Evolución del Archivo Central.
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
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Unidad x:
Módulo x:
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
Clasificación (por dependencia y por tema)
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Unidad x:
Módulo x:
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
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Unidad x:
Módulo x:
1999-2002•Elaboración, aprobación e implementación de Tabla de Retención Documental - TRD.
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
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Unidad x:
Módulo x:
2003-2007
• Continúa organización, ordenación y descripción.
• Transferencias primarias con TRD.
• Consultas mas eficientes.
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
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Unidad x:
Módulo x:
2008-2009
Sistema de gestión
de calidad:
Creación y
formalización
de formatos,
procedimientos, guías
, manuales.
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
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Unidad x:
Módulo x:
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
2010-2017
Archivos de Gestión:Depuración y organización
de archivos de gestión.
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Unidad x:
Módulo x:
2010-2017
Servicio al ciudadano:
•Implementación de sistemas de información.
•Premio Gobierno en Línea.
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores
2018-2020
•Convalidación y aplicación de TRD y TVD.•Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos•Instrumentos de Gestión de Información Pública•Implementación del Protocolo de archivos de DDHH•Control y seguimiento de archivos de gestión
2. Transferencias Secundarias.
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Módulo x:
N° de
Transfer Series DocumentalesFechas
Extremas
N° de
Unidades de
Conservación
N° de
Tomos
N° de
Cajas
1 Copiadores de correspondencia 1900-1965
Colonia y Correspondencia Legaciones
Organismos Internacionales
Reseñas de Pasaportes Bgtá-Manizales – Medellín.
Embajada en Washington
Embajada de Colombia ante Quirinal
Visas.
Correspondencia GM-SG y Reclamaciones
Correspondencia Legaciones, Embajadas y Consulados
Límites y Canal de Panamá
Correspondencia Gobernaciones, Juzgados, Registro
Pasajeros, Policía, Misiones
Límites Costa Rica, Brasil, Ecuador, ETC.
Reseñas de Pasaportes Gobernaciones, Bogotá
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1745-1908
1824-1969
1926-1965
1901-1968
1910-1965
1810-1969
1753-1965
1742-1903
1814-1970
1739-1961
1918-1970
1871-1972
12
2671
1811
1760
4644
874
7197
1113
59
22
2294
611
6
52
3
36
376
27
145
318
376
225
876
102
869
139
9
445
2. Transferencias secundarias
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N° de
TransferSeries Documentales
Fechas
Extremas
N° de Unidades
de Conservación
N° de
TomosN° de
Cajas
14 Asilo Haya de la Torres 1933-1954
Copiadores de Correspondencia General
Visas, Tratados, Documentos Históricos, un mapa y un
plano.
Cintas de Audio
Fotografías
Consecutivo de correspondencia y copiadores
Libreta de Pasaportes
Reseñas de Pasaportes Bogotá, Fotografías
Reseñas de Pasaportes Bogotá, Fotografías
Tomos varios temas
Reseñas de Pasaportes Expedidos en Bogotá,
Gobernaciones y Consulados.
Visas
Cartas de Naturaleza y Visas
Reseñas de Pasaportes expedidos en Bogotá,
Gobernaciones y Consulados.
15
16
17
18
19
20 hasta 31
31 hasta 36
37
38 hasta 41
1812-1914
1961-1978
1952-1965
1918-1956
1847-1975
1926-1970
1966-1971
1972-1976
1877-1954
1972-1992
1941-1992
1829-1992
1979-1994
108
1
140
120 Cintas
70 Unidades
183 Libretas
1043
1321
54691
14939
7273
9107
191
0
600
0
5
0
0
0
0
12
49
3
2
95
2
260
335
9776
2542
534
1821
2. Transferencias secundarias
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TRANSFERNCIAS 41
❑ Carpetas❑ Cintas❑ Fotos❑ Libretas❑ Lomos❑ Cajas❑ Metros L.
111.06012070
1834.357
18.7903.969,40
2. Transferencias secundarias
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Cartas de Naturaleza 1829-1994
2. Transferencias secundarias
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Tratados (1821-1978 )
•De amistad•De extradición•De límites•De comercio y navegación•De extinción de tráfico de esclavos.
2. Transferencias secundarias
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Reseñas de Pasaportes 1927-1994
2. Transferencias secundarias
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Módulo x:
Copiadores de
Correspondencia
1849-1977
2. Transferencias secundarias
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Módulo x:
2. Transferencias secundarias
Solicitudes de Visas 1910-1992
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Unidad x:
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Registro de Pasajeros.
Comisiones colombianas de límites con los países vecinos.
Correspondencia con Legaciones, Embajadas y
Consulados.
Acuerdos: de transporte, de correos, entre otros.
Convenios: de comercio, de cooperación, militares, entre
otros.
Comunicaciones de antecedentes de tratados.
Reclamaciones de Extranjeros.
Actas de asambleas y conferencias.
Consecutivos de correspondencia.
Comunicaciones con otras entidades públicas.
Entre otros.
2. Transferencias secundarias
3. Promoción del Patrimonio
Documental.
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Creación de “Don Patrimonio de la Cruz San Carlos”
3. Promoción del patrimonio Documental
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Módulo x:
•Charlas sobre el Patrimonio documental de la
entidad en el AGN y en la Cancillería
•Publicaciones en la intranet.
3. Promoción del patrimonio Documental
4. Sitio en Intranet
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Unidad x:
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4. Sitio en Intranet
Creación de un sitio en la intranet para promover el patrimonio documental y los temas de gestión documental al interior de la entidad.
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5. Plan de Mejoramiento Archivístico.
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Módulo x:
5. Plan de Mejoramiento Archivístico
OB
SE
RV
AC
IÓN
EV
IDE
NC
IA
1. Programa de Gestión Documental PGD.
Resolución 2144 mayo 2019
2. Tablas de Valoración Documental TVD
Plan de Trabajo TVD
3. Organización de archivos de gestión.
Implementación Hoja de Control
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5. Plan de Mejoramiento Archivístico
OB
SE
RV
AC
IÓN
EV
IDE
NC
IA
4. Historias Laborales
Evidencia capacitación H.C
5. Actos Administrativos.
Procedimiento numeración Actos A
6. Sistema Integrado de Conservación SIC.
Resolución 2144 mayo 2019
6. Instrumentos Archivísticos.
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6. Instrumentos archivísticos
PINAR PGD TRD TVD
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6. Instrumentos archivísticos
FUID
CCD
BT
TCA
7. Inventarios Documentales
Archivo de Gestión Share Point.
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7. Inventarios Documentales Archivo de Gestión Share point
8. Capacitaciones e-learning
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8. Capacitaciones E-learning
1
3
2
9. Implementación del Protocolo DDHH
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9. Implementación del Protocolo DDHH.
Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos
10. Instrumentos de Gestión de
Información Pública
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10. Instrumentos de gestión de Información Pública
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