www.5deventos.com
Planificación Académica
Ficha Técnica
Consigna
Objetivos
Sinopsis
Conclusiones Grupales
Conclusiones Personales
Agradecimientos
Anexo 1
1
Pag. 01
Pag. 09
Pag. 10
Pag. 14
Pag. 15
Pag. 24
Pag. 26
Pag. 33
Pag. 34
www.5deventos.com 2
www.5deventos.com 3
www.5deventos.com 4
www.5deventos.com 5
www.5deventos.com 6
www.5deventos.com 7
www.5deventos.com 8
Título del Evento: “Moulin Rouge”
Tipo de Evento: Publicitario/Lanzamiento de temporada SS.
Formato: Cocktail.
Autores:
García, Gabriela.
Iezzi, María Elena.
Milanesi, Micaela.
Prieto, Esteban.
Sabbatini, Jonatan.
Nombre de la Asignatura: Organización de Eventos I.
Comisión y Turno de cursada: Martes turno noche.
Fecha de la cursada: Segundo Cuatrimestre 2016.
Fecha Examen Final: Martes 13 de Diciembre 2016.
Nombre del Profesor:
Solís, Mariana.
www.5deventos.com 9
Síntesis del Brief:
Fecha: 23 de Noviembre de 2016
Cliente: Cocot
Categoría de producto o servicio: lencería/indumentaria
Target: hombres y mujeres entre 25 y 40 años, residentes en
Capital Federal y de nivel socioeconómico medio-alto.
Tipo de evento: cocktail
Temática: Moulin Rouge
Objetivos:
• Dar a conocer sus nuevos productos de lencería para la
temporada primavera – verano 2016 -2017.
• Establecer lazos con nuevos clientes y fortalecerlos con
los clientes actuales mediante la participación de los
mismos en experiencias no convencionales, originales y
memorables.
www.5deventos.com 10
• Lograr identificar de manera directa las necesidades de los
consumidores y generar una base de datos de los
asistentes al evento, para poder comunicar nuevos
productos y acciones en el futuro.
Interpretación realizada:
En base a lo solicitado por el cliente, nuestra productora propone la
realización de un evento con las siguientes características:
Formato: cocktail
Cantidad de invitados: 100 personas
Fecha y hora: Miércoles 23 de Noviembre de 2016 de 19:00 a
21:00 hs.
Idea creativa: Se buscará a través de la música, la danza y
ambientación, dar a conocer los nuevos productos de la marca
Cocot y lograr una experiencia inolvidable para sus invitados.
• Ambientación: el espacio estará decorado acorde a la
estética de ese lugar en aquella época. Abundarán los
colores rojo y negro acompañados por luces tenues de
esas mismas tonalidades.
www.5deventos.com 11
• Artística: se propone la presencia de “maniquíes
vivientes”, que serán representados por modelos las
cuales exhibirán los productos del cliente durante todo el
evento. Esto permitirá a los participantes estar en
permanente contacto con los productos de la marca.
Además, se realizarán dos actos de baile, debido a que el
mismo es el corazón del Moulin Rouge. Serán llevados a
cabo por bailarinas profesionales las cuales lucirán
vestimenta de la época. Por otro lado, se incluirá un show
musical en vivo y música funcional acorde con la temática
del evento y de la época en la que está situado.
• Iluminación y sonido: se contratará a la empresa Miss
Beats para proveer el servicio de iluminación y sonido. Se
contará con Iluminación LED, la cual posee una alta
eficiencia energética.
• Fotografía: se contratarán dos fotógrafas profesionales
Leticia Berterré y María Laura Zunino.
• Gastronomía y bebidas: se servirá comida del tipo “finger
food”. La misma estará compuesta por canapés y
bruschettas entre otros. Al finalizar se contará con una
mesa dulce en la cual de ofrecerán brownies, cupcakes y
www.5deventos.com 12
otras delicias. En lo que a bebidas se refiere, se ofrecerán
aperitivos y vino tinto, durante todo el evento. Para el brindis
de cierre y la mesa dulce se agasajará a cada invitado con
una copa de champagne.
Durante la reunión con el cliente, tuvimos la oportunidad de
mostrar nuestra propuesta y enriquecernos con sus comentarios y
devoluciones. En este ejercicio cada integrante de la productora
detalló las diferentes acciones a realizar y pudo responder a las
dudas y sugerencias del cliente.
www.5deventos.com 13
Objetivos propuestos para la realización del evento:
• Cumplir con las expectativas y exigencias del cliente.
• Lograr un evento de calidad brindando un servicio
diferenciado a través de la planificación, coordinación y
supervisión de cada detalle antes, durante y luego del
evento.
• Conseguir que el evento sea un acontecimiento
memorable para todos los invitados y el cliente.
www.5deventos.com 14
PRE-PRODUCCIÓN
Negociaciones con el sponsor: al ser anoticiados de que debíamos
realizar un evento de lanzamiento de lencería inmediatamente
consideramos la posibilidad de conseguir un sponsor a fin de
agregarle valor y prestigio al evento. Nos contactamos con varias
marcas reconocidas del rubro hasta que finalmente fue Cocot quien
aceptó nuestra propuesta. Las negociaciones fueron muy llevaderas
en todo momento y la encargada de RRPP de la marca se mostró
siempre muy predispuesta para colaborar.
Por otro lado, en el rubro bebidas, se intentó negociar con dos
bodegas reconocidas pero finalmente no se llegó a ningún acuerdo.
División de tareas: las diferentes tareas a realizar por cada
integrante fueron repartidas en función de la experiencia y
competencia de cada uno en los distintos rubros. Sin embargo,
cada decisión tomada fue consensuada previamente entre todos los
integrantes.
www.5deventos.com 15
Timetable:
www.5deventos.com 16
Contrataciones:
Las modelos fueron contratadas por la página de la carrera de
indumentaria y producción de modas de la U.P. El trabajo de ellas
contó de un ensayo común, un ensayo general, un día de prueba
de vestuario y el evento. Su remuneración fue pactada con la
modalidad de canje. Recibieron 5 prendas de indumentaria de la
marca Cocot cada una y el material fotográfico en alta definición.
Las bailarinas tuvieron una contratación más informal, ya que son
compañeras de ballet de una de las integrantes del equipo. Ellas
tuvieron 5 ensayos y su trabajo no fue remunerado. A su vez, la
D.J. y las fotógrafas, tuvieron un pacto similar al de las bailarinas.
Ellas, por ser amigas de los integrantes de la productora trabajaron
sin remuneración asignada y tuvieron que asistir a una reunión
informativa informal y al evento propiamente dicho.
Las cantantes fueron contratadas vía Instagram. Y trabajaron por
una remuneración de $400, el material de fotografía y video en alta
calidad y canje de ropa de las marcas auspiciantes: Cocot y
Micadel.
Proveedores: el alquiler de mesas y vajilla se realizó mediante la
página web de Mercado Libre.
Las empresas seleccionadas fueron para las mesas “ByL Vajillas” y
“Sinfonía” para la vajilla. Todo se reservó con más de un mes de
anticipación puesto que Noviembre es temporada alta de eventos.
www.5deventos.com 17
Invitaciones:
En cuanto a las invitaciones y difusión virtual contamos con una
página de Facebook donde publicamos una invitación formal al
evento, la cual mantenemos actualizada desde la etapa de pre-
producción y en la cual hoy en día estamos plasmando toda la
información post-evento.
También realizamos un evento de Facebook en el que los invitados
y los potenciales invitados podían confirmar asistencia, invitar a
gente de su entorno que creían que les podía interesar el evento,
hacer alguna sugerencia o agregar cualquier comentario que
quisieran hacer llagar a la productora organizadora.
En cuanto a Instagram, contamos con una página que se mantenía
actualizada al simultáneo que el Facebook, pero con el agregado de
las publicaciones que hicieron las influenciadoras que elegimos para
difundir el evento.
También contamos con Invitaciones Especiales Impresas, las cuales
fueron diseñadas conservando el estilo del evento. Las mismas
consistían en un corset de color blanco con encaje negro, atadas
con un cordón de igual color. En su interior, al abrir el corset se
encontraba la invitación impresa.
La decoración del sobre conservaba el mismo estilo, realizado en
papel de color negro adornado con una pluma de color rojo.
www.5deventos.com 18
Material gráfico: La comunicación gráfica fue pensada con dos
objetivos principales. El primero que era transmitir visualmente la
estética de Moulin Rouge y la idea de clandestinidad que tenían los
cabarets de la época. Y por otro lado buscar una síntesis grafica lo
más minimalista posible. Fácil era optar por la exuberancia y cargar
de elementos típicos las gráficas, pero no quisimos caer en lo
común. Sin perder las tonalidades oscuras y el clásico rojo, intentar
transmitir lo que comentábamos previamente.
Presupuesto real del evento: $12.000
Timing:
• 11:00 a 18:50 hs: Armado.
• 19:00 hs: Modelos en tarimas (Brenda y Celina). Recepción de
invitados. Primer bandejeo de pinchos, invitar a los invitados a
servirse un trago en la barra y tomarse fotos en el espacio selfie.
• 19:20 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Celina, ingresa
Delfina). Inicio del show musical. Continúa bandejeo de pinchos
y bruschettas.
• 19:50 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Delfina, ingresa
Celina). Desarme de cantantes. Bandejeo de sandwiches.
www.5deventos.com 19
• 20:10 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Brenda, ingresa
Delfina). Primer show de ballet. Continúa bandejeo de
sándwiches.
• 20:30 hs: Cambio de modelos en tarimas (sale Delfina, ingresa
Brenda). Segundo show de ballet que engancha con el desfile
final.
• 20:45 hs: Bandejeo de dulces y espumante. Sorteo de premios.
• 20:55 hs: Agradecimientos, brindis y saludo final.
• 21:00 a 22:00 hs: Desarme.
www.5deventos.com 20
PRODUCCIÓN
Armado: Se inició con el armado del escenario a las 11:00hs del
día del evento, el cual consistió en unificar, nivelar e insonorizar las
seis (6) tarimas con las que contábamos, esto fue necesario para el
correcto desempeño de los diferentes números que transcurrirían
en el mismo. Luego se siguió con el entelado del techo, espalda del
escenario y colocación de la pollera. Estas tareas consumieron
bastante tiempo, quizás más del esperado. Luego se prosiguió con
la ambientación, decoración, iluminación, sonido y detalles finales.
Realización: El evento comenzó aproximadamente a las 19:10hs y
se prosiguió con el timing estipulado.
Las cantantes que abrieron el espectáculo, estando a la altura del
evento, completamente mimetizadas con la estética y la
ambientación lograda para la ocasión. Interpretaron canciones de la
época y se lucieron con su dominio vocal tanto en castellano como
en francés.
Las modelos -totalmente lookeadas con la ropa interior de la nueva
línea primavera/verano de Cocot- posaron como “maniquíes
vivientes”, sin perder la actitud enigmática que transmitían las
mujeres que trabajan en el cabaret Moulin Rouge en la mágica Paris
del siglo XX. Las mismas se mostraron de principio a fin del
evento, haciendo distintas intervenciones por la pasarela y el
www.5deventos.com 21
escenario montado en el centro del salón. Finalmente realizaron un
desfile de cierre que culminó con un sorteo en el que se entregaron
premios de las marcas auspiciantes.
A la mitad del evento se realizó un show de ballet estilizado con
música de jazz de los años 20. Las artistas -3 bailarinas del Teatro
Colón- lucieron su virtuosismo técnico con las puntas de ballet,
vestidas con ropa de cabaret acorde al evento.
Además, de principio a fin se contó con una DJ que ambientó
musicalmente el acontecimiento y acompañó cada una de las
intervenciones artísticas con la música requerida para cada
momento.
También se contó con el acompañamiento constante de dos
fotógrafas profesionales que registraron cada momento con fotos y
videos.
Desarme: Finalizado el evento se prosiguió al desarme, iniciando
por la recolección de basura, vajilla y objetos pequeños. Luego se
continuó con la retirada del entelado y finalmente del mobiliario y
estructuras más grandes. El mismo se llevó a cabo en un tiempo de
una hora según lo estipulado.
www.5deventos.com 22
POST-PRODUCCIÓN
Redes Sociales: durante la semana posterior al evento se recolectó
todo el material fotográfico y el mismo se subió a la red social
Facebook en donde previamente se había creado un perfil y evento.
Debido a que los asistentes al evento fueron invitados también por
esta vía fue posible etiquetarlos en las fotos para que puedan
verlas, descargarlas y hacer comentarios.
Agradecimientos: se realizaron los correspondientes agradecimien-
tos a todos los involucrados en la producción del evento de manera
personalizada y de manera pública a los asistentes a través de las
redes sociales.
www.5deventos.com 23
El resultado del evento fue muy favorable, basándonos en las
repercusiones del público asistente.
Uno de los principales puntos a destacar fue la amplia concurren-
cia, la cual supero nuestras expectativas, resultado de la buena
comunicación y buen trabajo en las relaciones públicas del equipo.
El desarrollo del evento se llevo a cabo de la manera planeada de
acuerdo al timing establecido. La distribución de la comida, la
bebida y las cantidades previstas fue óptima.
A la hora de la ambientación tuvimos que sortear algunos incon-
venientes respecto a las mesas, que no eran las previstas, los
elementos solicitados a la facultad no estaban en las condiciones
que esperábamos pero de todas maneras con trabajo en grupo
pudimos preparar todo el mobiliario para que el salón se encuentre
de la mejor manera para recibir a los invitados.
El público pudo disfrutar espectáculos artísticos presentes en el
evento, tanto el show musical y los cuadros de baile. Ambas
actividades fueron claves para hacer que el evento tenga un
sustento y que genere el marco estético deseado complementán-
dose a la ambientación del salón.
www.5deventos.com 24
Luego del imprevisto de una de las bailarinas, miembro del equipo,
tuvimos que redistribuir las tareas, para que no se perdiera la
fluidez del evento planteada en el timing.
Y teniendo en cuenta los resultados finales podemos decir que este
fue uno de los logros más importantes.
www.5deventos.com 25
García, Gabriela:
La experiencia de realizar un evento me resultó emocionante, al
principio pensé que iba a ser casi imposible poder coordinar con el
equipo cada una de las áreas a desarrollar pero cuando cada uno
encontró la tarea que mejor se adaptaba a su persona el proyecto
salió adelante.
El compromiso y la responsabilidad de cumplir con las expectativas
del cliente nos llevo a analizar y prestar mucha atención a cada una
de las decisiones que tomábamos para poder controlar la mayor
cantidad de variables posibles, dejando como resultado un grupo
solido que ofreció un evento importante y bien coordinado.
www.5deventos.com 26
Iezzi, María Elena:
Considero, desde lo personal, que la realización de este evento fue
una experiencia muy enriquecedora desde diferentes puntos de
vista.
Por un lado, significó un desafío desde el lado de las relaciones
públicas el tener que conseguir un sponsor e interactuar con varias
empresas. Debí aprender a manejar la ansiedad en los tiempos de
espera y a afrontar las respuestas negativas. Finalmente el
resultado fue positivo ya que el cliente quedó muy satisfecho con
el evento logrado.
Por otro lado, el trato con los proveedores fue muy ameno, si bien
fueron necesarias numerosas consultas y averiguaciones para
poder conseguir precios que se adecuaran al presupuesto pactado.
El trabajo en equipo fue bastante intenso y muchas veces
desgastante debido a los diferentes puntos de vista de cada
integrante. Sin embargo, las asperezas se limaron en el día del
evento y pudimos entendernos muy bien. En lo personal me sirvió
para aprender a ser un poco más paciente, tolerante y saber que
los tiempos y las formas de trabajar de los demás son muy
diferentes a los propios.
www.5deventos.com 27
Uno de los aspectos más gratificantes fue la relación con los
invitados, quienes desde el primer día se mostraron entusiasmados
e intrigados por el desarrollo del evento. Los comentarios y
repercusiones posteriores fueron sumamente positivos y eso me
hizo sentir muy conforme y satisfecha con el esfuerzo realizado.
Finalmente, si bien fue un proceso bastante agotador debido a que
muchas variables son difíciles de manejar, pude darme cuenta que
el rubro de eventos me interesa más de lo que imaginaba y es muy
probable que continúe cursando las otras asignaturas de la carrera.
.
www.5deventos.com 28
Milanesi, Micaela:
El resultado del evento, en rasgos generales, fue muy favorable.
Yo en lo personal sufrí un accidente en medio del show (ya que era
una de las bailarinas que iban a hacer la presentación de ballet en
el acontecimiento) y no pude terminar de vivir el evento hasta el
final.
El accidente - un golpe en la cabeza - hizo que no recuerde que
pasó al 100%, pero los comentarios y las repercusiones de los
invitados asistentes fueron de completa satisfacción.
El pre-evento, que es la etapa que recuerdo con claridad, fue un
momento de bastante estrés: el horario nos corría, hubieron
algunos cruces de palabras entre los integrantes del equipo y faltó
delimitar exactamente cuál era el rol de cada uno para evitar malos
entendidos. Sin embargo, el público afirmó y que nada de esto se
notó, y que supimos saltear los obstáculos con gran facilidad,
estando a la altura de las circunstancias.
www.5deventos.com 29
Prieto, Esteban:
En cuanto al evento en sí, el balance de la realización arrojo
resultados positivos, basándonos principalmente en los
comentarios del público asistente. Sin embargo siempre hay cosas
que se pueden mejorar y a mi parecer lo importante es ser lo
suficientemente crítico para tener la capacidad de mejorar en
futuros eventos, aprendiendo de lo transcurrido.
Algunos de los puntos más sobresalientes fueron por ejemplo, el
buen trabajo en equipo durante todo el desarrollo del mismo. Como
así también la materialización de lo anteriormente planteado y la
flexibilidad para sortear las diversas dificultades que surgieron.
Pero para realizar una correcta evaluación, no solo tenemos que
quedarnos con el evento en sí, sino con la aplicación de los
diferentes pasos por los cuales hemos transcurrido.
Cada uno de estos pasos me ha aportado diversos conocimientos,
los cuales en determinado momento me cuestioné, como por
ejemplo determinadas diferencias en el grupo de trabajo, por
nombrar una. Planteándome no entender el funcionamiento de la
materia dado que la conformación de grupos se había dado sin
tener conocimiento de los integrantes, interpretando con el
www.5deventos.com 30
transcurso de las clases lo enriquecedor de este punto. Algo con lo
que muy posiblemente tengamos que lidiar en nuestro futuro, el
correcto ensamble de un equipo de trabajo con visiones,
compromisos y aportes diferentes, respetando las posturas y
sacando lo mejor de cada uno para alcanzar las metas previamente
fijadas.
Entendiendo esto, en primera medida debíamos enfocarnos en los
objetivos planteados y hacer foco en las habilidades personales,
dejando de lado las diferencias por un fin común, asumiendo que
cada evento es un nuevo desafío, un nuevo reto, en el cual
debemos interpretar lo que se busca replicar, comunicar, generar
en los asistentes. Brindando ideas mejoradoras que nos destaquen,
para llevar adelante de la mejor manera el evento y generar a través
de éste una experiencia única, no solo para los asistentes sino
también para el anfitrión.
En lo personal, la organización de eventos me ha hecho descubrir
una parte de mí que me llena, me moviliza y me completa.
Obviamente que los conocimientos previos con los que contaba,
por haberme desarrollado laboralmente en este ámbito, no eran
suficientes. A pesar de estar en el 1º cuatrimestre de la carrera he
descubierto cosas que en la práctica muchas veces se pasan por
alto y sin lugar a dudas continuaré descubriendo muchas otras que
aporten a mi correcto desempeño en esta profesión. .
www.5deventos.com 31
Sabbatini, Jonatan:
En lo personal debo decir que el proceso del evento fue algo que
no disfrute demasiado. Se hizo difícil a la hora de poder juntarse y
coincidir en los tiempos libres de cada uno. Eso hizo que todo se
vaya haciendo por partes y a veces de esa manera se pierde un
poco el eje del trabajo.
Tuvimos inconvenientes a la vista de cualquiera que haya estado
en clase mientras debatíamos ideas y demás. Pero si hay algo que
rescato por sobre todas las cosas es que en el evento esas
diferencias de opiniones jamás se vieron. Desde el momento en que
comenzamos a armar el salón cualquier diferencia fue dejada de
lado y trabajamos como un verdadero equipo. Claro que el llegar el
mismo día al armado del salón nos vimos apremiados por el tiempo
pero así y todo solo nos retrasamos 10 min en el comienzo del
evento.
En conclusión creo que fue una experiencia humana positiva el
trabajar con compañeros que quizás no pensaban igual que uno en
algunos puntos y de todas maneras terminar logrando un producto
que alcanzó y superó nuestras propias expectativas.
www.5deventos.com 32
Queremos agradecer a la marca Cocot, por confiar en nosotros y
brindarnos la lencería necesaria para el evento.
A Leandro Cáceres de la UP por su colaboración y predisposición
ante cada consulta.
A la DJ Rocío Rienda, a las fotógrafas Leticia Berterré y María
Laura Zunino, a las modelos Brenda Pelmaut, Celina Cosaf y
Delfina Giance, a las bailarinas Micaela Ava y Lucía Muiño y al
grupo musical Pa lachacot por su enorme ayuda y el excelente
trabajo realizado, sin ellas nada hubiera sido posible.
Y finalmente a todos los asistentes al evento quienes brindaron su
alegría y energía para que fuera una noche mágica e inolvidable.
www.5deventos.com 33
Invitaciones:
Invitación Virtual
Invitación Especial Impresa
www.5deventos.com 35
Renders:
www.5deventos.com 36
El Evento:
www.5deventos.com 37
El Evento:
www.5deventos.com 38
El Evento:
www.5deventos.com 39
El Evento:
www.5deventos.com 40
www.5deventos.com