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Administración de lasComunicaciones
Instructor:
Francisco Javier Romero
16 de Enero de 2010
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Objetivos del Módulo
Determinar cuál información y
cuáles tipos de comunicación son
necesarios en los proyectos. Analizar u! información necesitan
los "ta#e$olders% cuándo la necesitan
y ui!nes de&en proporcionarla.
'
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Contenido
(ntroducción (dentificar las )artes (nvolucradas )lanear las *omunicaciones
Distri&uir la (nformación+estionar expectativas de las )artes
(nvolucradas
Reportar el Desempe,o -i&liografa "itios /e&
0
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Introducción
generada% capturada% distri&uida%
almacenada y retirada
a administración de las comunicaciones%
en los proyectos% incluye procesos para
asegurar ue la información pertinente sea
oportunamente2
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Estos procesos pueden
traslaparse e incluso
interactuar en todas lasfases de los proyectos.
4
Introducción … cont.
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Ejercicio #1.1
Escriba el orden de importancia de las
siguientes habilidades que deben desarrollar
los gerentes de proyectos
Leadership Skills ____ Technological Skills _______ Team Building Skills _______ Communication Skills ____ Organization Skills ____
5
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La importancia de laComunicación
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Sugerencia para el
Examen
Es importante EO!"#$! que el %&' del tiempo de
un gerente de proyectos se dedica a CO()"C$!SE
con los dem*s.
En el e+amen )O espere usted preguntas directas, como-
67o8 muc$ time does a pro9ect management
spend communicating:;
<
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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓNORGANIACIONAL
= >adie puede escapar del contacto con
las organizaciones.
= ?l
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Di!tri"ución del tiempo
de!tinado a la comunicación#
$%&'(&
))&
*&+& Teléfono
Juntas no
programadas
Juntas programadas
Trabajo de
escritorio
Recorridos
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Birtualmente% todos se comunican en el
tra&a9o. "in importar el área y cuanto
se sepa acerca del tra&a9o% elconocimiento especializado por si solo
no es suficiente para garantizar el
!xito% las $a&ilidades de comunicación
tam&i!n son importantes.
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La naturale,a de la comunicación
?s más fácil reconocer la importancia
de la comunicación ue definir el
t!rmino. Cn acercamiento a lo ue
sucede cuando las personas intentan
comunicarse puede ofrecernos pistasacerca de poru! algunos esfuerzos
tienen !xito y por ue otros fallan.
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Communication Principle!
Comunicación e! Ine-ita"le
Comunicación opera en do! ni-ele! – *ontenido del mensa9e
– ensa9es realcionales
Comunicación e! irre-er!i"le
Comunicación e! un proce!o
Comunicación no e! una PanaceaComunicación .recuentemente pre!enta reto!
/tico!
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La importancia de la comunicaciónen el mana0ement
E*uáles son las $a&ilidades ue consideras mas
importantes para el pro9ect management:
*ommunication s#ills 3Grganiztion s#ills H4
Ieam &uilding s#ills H'
eaders$ip s#ills 5
Iecnological s#ills 3
encuesta realizada por el )( a )ro9ect anagersK
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El proce!o de comunicación
"in importar la escena o el nLmero de personas
involucradas% toda comunicación consta de
algunos elementosM entender estos puede ayudar
a explicar u! sucede cuando una personaintenta transmitir una idea a otros.
– Remitente – Decodificador
– ensa9e – Respuesta
– *odificador – Ruido – *anal – *ontexto
– Receptor
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Modelo "1!ico de Comunicación
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19/102odelo +eneral de *omunicaciones
Percei-in02decodin0 andunder!tandin0
*$annel
essage
Feed&ac#
*$annel
T3in4in0 andencodin0
5ENDERRECEI6ER
1<
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Remitente
?l proceso de comunicación
inicia con un remitente% esdecir% la persona ue
transmite el mensa9e.
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Men!a7e
Cn mensaje es cualuier
se,al ue genera larespuesta de un receptorM
algunos mensa9es son
deli&erados% mientras ueotros son involuntarios.
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Codi.icación
?l remitente de&e elegir ciertaspala&ras o m!todos no ver&ales para
enviar un mensa9e intencional. ?sta
actividad es denominada
codificación. as pala&ras y canales
elegidos para entregar el mensa9e
pueden $acer una gran diferencia de
cómo sea reci&ido el mensa9e.
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Canal
?l canal tam&i!n llamado
medioK es el m!todo usado
para entregar el mensa9e.
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Receptor
Cn receptor es cualuier
persona ue se percata del
mensa9e y a,ade unsignificado al mismo. ?n el
me9or de los casos% el
mensa9e localiza a sureceptor intencional sin
pro&lemas.
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Decodi.icación
(ncluso si un mensa9e es
o&tenido intacto por su
receptor intencional% no $ayninguna garanta de ue
sea entendido como su
remitente pensó ue sera.?l receptor todava de&e
descifrar !ste.
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Re!pue!ta
os receptores no sólo
a&sor&en los mensa9es como
espon9as% tam&i!n respondena estos. a contestación
discerni&le de un receptor al
mensa9e del remitente esconocida como respuesta.
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Ruido
?n algunas ocasiones las
ideas del remitente pueden no
coincidir con las del receptor.Cna de las principales fuentes
de comunicaciones fallidas es
el ruido. ruido fsico y ruidopsicológicoK
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'
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Conte8to
a comunicación es
influenciada por el
contexto en el ueocurra. ?xisten varias
dimensiones de contexto2
físico, social, cronológico
y cultural .
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Modelo de Comunicación
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U!o de Rede! de Comunicación
*uando las personas se comunican a lo
largo de una organización% aunue sea
peue,a% necesitan un sistema para
dirigir el flu9o de informacióncom&inación personaN personaK.
?stos sistemas son denominados
redes de comunicación.?xisten dos tipos de redes2 formales
e informales.
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9lu7o! de la Comunicación
Redes Formales2 siguen el caminotrazado por la relación de los roles
definidos en el organigrama
Redes (nformales2 surgen al interior de
la organización% sin planificación y al
margen de los conductos oficiales
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!ESI"E$E
A"MIIS$!A"O!%E!E$E "E!O"&CCI'
%E!E$E "E(E$AS
CO$A"O! )E*E "E O*ICIA
+&IMICOME,C-A"O!
"E MA$.(E"E"O!
)E**E "EOE!ACIOES"E EMA+&E
"AC$I-O%!A*A OE!A"O! EMA+&E / "ESAC0O"AC$I-O%!A*A
O!%.*O!MA-
O!%.I*O!MA-
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03
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Rede! de Comunicación 9ormal
as redes de
comunicación formales
son sistemas designados
por la administración para
dictar ui!n de&e $a&lar
con uien para tener un
tra&a9o $ec$o.
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Or0ani,ación In.ormal
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Rede! de Comunicación In.ormal
Junto a las redes formales%cada organización tiene
tam&i!n redes de
comunicación informal %cuyo modelo de interacción
se &asa en la amistad%
intereses personales y
profesionales comunes% y
la proximidad.
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)onerbal
/aralingual
$ctie listening
Effectie listening
0eedback
3
12u3 significan los t3rminos siguientes4
E7ercicio
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Comunicación In.ormal
>onver&al *ommunication
– Any communication exc$ange t$at does
not use 8ords% or uses 8ords to carry
more meaning t$an t$e strict
definition of t$e 8ords t$emselves. – uc$ of t$e content of a
message may &e transmitted
&y facial expression aloneM
ot$er message content isderived from inflection and tone
of t$e voice. Gnly a small portion
of t$e message content is due to t$e
8ords in t$e message.
9aciale8pre!!ion$$&
In.lectionand tone*:&
;ord! int3e me!!a0e
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Comunicación In.ormal
>onver&al *ommunication cont;dK
– Oinds of nonver&al communication practiced &y
managers2
• ImagesPt$e #inds of 8ords people elect to use
to give emp$asis and effect to 8$at t$ey say.
• SettingsP&oundaries% familiarity% $ome turf e.g.%
office location% size% and furnis$ingsK are sym&ols
of po8er and influence $o8 people c$oose to
communicate in organizations.
• Body languageP$o8 people of different culturesand &ac#grounds p$ysically position t$emselves
and react to t$e stance and &ody movements of
ot$ers $as a strong influence on communications
&et8een individuals.
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ONL= ONE>T?IRD O9 COMPANIE5GI6E EMPLO=EE5 @AD NE;59ACE>TO>9ACE
Open2 3one!t communication .rom leader! critical durin0 cri!e! IA@C !ur-eB
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"A> FRA>*("*G% *A Q 1 January '5 Q ?mployee
communication experts agree t$at &ad ne8s s$ould &e delivered&y organization leaders in a faceNtoNface forum. 7o8ever%
according to a recent survey conducted &y t$e (nternational
Association of -usiness *ommunicators (A-*K% only 0H percent
of companies use faceNtoNface meetings 8it$ employees as t$eir
primary ve$icle to communicate difficult ne8s.
-ased on t$e (A-* survey% &esides faceNtoNface meetings% t$e ot$er
ve$icles used &y organizations to deliver &ad ne8s to employees
are eNmails '
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eB .indin0!
Gnly 0H of companies use faceNtoNfacemeetings 8it$ employees as t$eir primaryve$icle to communicate difficult ne8s.
Additionally% almost $alf of respondents NN 3H NNsay t$eir leaders try to spin issueNrelated ne8s
/ee# 1
3H
Deli-erin0 "ad ne! to emploBee!
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@a!ed on t3e IA@C !ur-eB2 primarB -e3icle! u!ed"B or0ani,ation! to deli-er "ad ne! are
= *to>.ace meetin0!= )%& E>mail= ')& LetterFmemo .rom companB leader!3ip= :& Internal emploBee e" !ite= +& Telecon.erenceF-ideocon.erence= *#$& CompanB ne!letter = (#$& None= & Ot3er
3
Deli-erin0 "ad ne! to emploBee!
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"emana 1
3<
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T3e mo!t common di..icultie! communicator! 3a-e 3ad
to communicate to emploBee! are
'# LaBo..!)# @ene.it! c3an0e!F!alarB reduction!
*# Mer0er!FacHui!ition!# C3an0e! in !enior leader!3ip$# 5iteF.acilitBFplant clo!in0!+# 9inancialF"ud0et i!!ue!
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Or0ani,ation!J !ucce!! at deli-erin0 di..icult ne!to emploBee!
= ''& 6erB !ucce!!.ul
= (& PrettB !ucce!!.ul
= )#$& 5ome3at !ucce!!.ul
= +#$& Not !ucce!!.ul
41
Deli-erin0 "ad ne! to emploBee!
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"emana 1
4'
?o to impro-e communication!
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?o to impro-e communication!on Bour pro7ect
40
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9orma! de Comunicaciónen Or0ani,acione!
Iipos de Redes
)
'
$
*
Rueda *
$'
)
=
* ) $)' )
Cadena
)
' *
$
All c3annel
)
' *
$
Circulo
;3 " t 7 t K
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;3o care! a"out Bour pro7ect anBaBK
44
Con!ideracione! al ele0ir
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Con!ideracione! al ele0irel canal de comunicación
Ad i i ió d l
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Admini!tración de laComunicación Or0ani,acional
-arreras para la *omunicación efectiva
Ejercicio. Señale el método de comunicación más
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japropiado en cada caso
4
?o to c3oo!e t3e ri03t communication
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?o to c3oo!e t3e ri03t communication-e3icle! .or Bour pro7ectK
4<
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9i0ure '(>'
5
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Identi.icar la!
Parte!In-olucrada!
51
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= Eui!n $a mostrado inter!s en el proyecto en
t!rminos del proceso o del resultado:= Eui!n tiene información para contri&uir al
proyecto:
= Eui!n de&e estar involucrado en las decisiones del
proyecto:= Eui!n tiene la autoridad para apro&ar los gastos
del proyecto:
= Eui!n se &eneficiara de la participación:
= Eui!n de&e de estar involucrado desde unaperspectiva organizacional o poltica:
5'
Identi.B 5ta4e3older!
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Input!
50
)ro9ect *$arter
)rocurement documents ?nterprise environmental factors Grganizational )rocess Assets
Identi.B 5ta4e3older!
Identi.B 5ta4e3older!
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Tool! TecniHue!
53
"ta#e$older analysis
?xpert 9udgment
Identi.B 5ta4e3older!
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E5emplo de $n*lisis de Comunicaciones con las partes
inolucradas "ta#e$oldersK 54
Identi.B 5ta4e3older!
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Output!
55
"ta#e$older register
"ta#e$older managementstrategy
Identi.B 5ta4e3older!
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Planear la!
comunicacione!
5H
EA ui!n se le
de&e distri&uirinformación:
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E7ercicio
5
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E7ercicio
)arte interna del proyecto?xterna del proyecto
"ponsor
anagement)ro9ect anager
?uipo
anagers del euipo
Gtros )ro9ect anagers
Gtros "ta#e$olders
5<
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Planear la!
comunicacione!
H
Plan communication!
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Input!
H1
"ta#e$older register
"ta#e$older management strategy ?nterprise environmental factors
Grganizational )rocess Assets
Plan communication!
Plan communication!
-
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Tool! TecniHue!
H'
*ommunications reuirements
analysis *ommunication tec$nology
*ommunication models *ommunication met$ods
Plan communication!
Plan communication!
-
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Output!
H0
*ommunication management plan
)ro9ect documents updates
Plan communication!
5ituation Communication Met3odC d ti 9 t t l
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Cpdating pro9ect management plans
)resentations to management
Irying to solve a complex pro&lem
a#ing notes regarding a telep$oneconversation
a#ing c$anges to a contract
(nforming a team mem&er of poor performancefirst noticeK
(nforming a team mem&er of poor performancesecond noticeK
"c$eduling a meeting
*larifying a 8or# pac#age
Reuesting aditional resources
Irying to discover t$e root cause of apro&lem
"ending an eNmail to as# for clarificationof an issue
7olding a milestone partyH3
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H4
M/todo de Comunicación Cuando !e u!a
Formal ?scrito )ro&lemas comple9os%planes% comunicacióndistante
Formal Ber&al )resentaciones% discursos
(nformal ?scrito emos% emails% notas
(nformal Ber&al Juntas% conversaciones
5ituation Communication Met3odC d ti 9 t t l F l ? it
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Cpdating pro9ect management plans Formal ?scrito
)resentations to management Formal Ber&al
Irying to solve a complex pro&lem Formal ?scrito
a#ing notes regarding a telep$oneconversation
Formal ?scrito
a#ing c$anges to a contract Formal ?scrito
(nforming a team mem&er of poor performancef irst noticeK
Formal Ber&al
(nforming a team mem&er of poor performancesecond noticeK Formal ?scrito
"c$eduling a meeting (nformal ?scrito
*larifying a 8or# pac#age Formal ?scrito
Reuesting aditional resources Formal ?scrito
Irying to discover t$e root cause of apro&lem
(nformal Ber&al
"ending an eNmail to as# for clarificationof an issue
(nformal ?scrito
7olding a milestone party (nformal Ber&al
*onducting a &idder conference Formal Ber&al
H5
Cómo di!earan un plan de
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pdocumentación de la! comunicacione!K
HH
E7ercicio
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u/ in.ormación B documento! nece!itan !ercomunicado! en un proBectoK
H
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H<
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Di!tri"uir laIn.ormación
Di!tri"ute in.ormation
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Input!
1
)ro9ect management plan
)erformance reports Grganizational process assets
Di!tri"ute in.ormation
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Tool! TecniHue!
'
*ommunication met$ods
(nformation distri&ution tools
Di!tri"ute in.ormation
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Output!
0
Grganizational process assets
udpates
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Ge!tionare8pectati-a!
de la! Parte!In-olucrada!
3
La! leccione! aprendida! Hue tipo de
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La! leccione! aprendida! Hue tipo dein.ormación contienenK
4
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= o ue se $izo correcto
= o ue se $izo incorrecto
= o ue se $ara de manera diferente
= "e de&e de cu&rir tres áreas
= Aspectos I!cnicos del proyecto
= )ro9ect anagement creación del /-"%riesgo% etcK
anagement *omunicaciones y liderazgoK5
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H
Mana0e 5ta4e3older E8pectation!
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Input!
"ta#e$older register "ta#e$older management strategy
)ro9ect management plan (ssue log *$ange log Grganizational process assets
Mana0e 5ta4e3older E8pectation!
-
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Tool! TecniHue!
<
*ommunication met$ods
(nterpersonal s#ills anagement s#ills
Mana0e 5ta4e3older E8pectation!
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Output!
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Reportar elde!empeo
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92/102
Input!
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93/102
Tool! TecniHue!
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94/102
Output!
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95/102
communication plan
-
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96/102
(ndiue cuál es el medio de
comunicación más apropiado para
cada uno de los casos siguientes.
-
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>Lmero de canales de comunicación
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6etermine cu*ntos canales de
comunicaci7n podr8an establecerseentre- 9a: ; personas, 9b:
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=erzner, >arold 9?&&@:, “Project Management – A systemsapproach to planning, scheduling, and controlling”, Seenth
Edition, Aohn iley and Sons, )e Dork.
)eell, ichael 9?&&?:, “Preparing for the Project
Management Professional (PMP®) Certification !am”,
Second Edition, $merican anagement $ssociation, )e
Dork.
/ro5ect anagement "nstitute 9?&&:, “A guide to the project
management "ody of #no$ledge (PM%&' ® guide)”, 0ourth
Edition, )eton Square, /ennsylania (S$.
1
Sitios 4eb
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8/18/2019 Pres Comunicaciones3
101/102
http-FF.dspace.orgFimplementFcommunications.html ample !ommunications "lan
http-FF.hieran.comFcometFplan
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8/18/2019 Pres Comunicaciones3
102/102
Communications /lan template from the innesota Office of Technology.http-FF.state.mn.usF
Communications anagement /lan e+ample from the ashington State "nformation
Serices Board.
http-FFisb.a.goFtoolsFpmframeorkFe+ecutionFcommunications.asp+
Communications anagement /lan template from Kantthead.comhttp-FFgantthead.comFKanttheadFcontentFtemplatesFcommplan