Plan de Gobernabilidad Gestión Documentaria y Sitios Colaborativos con SharePoint
Gobernabilidad
“La gobernabilidad involucra a personas, procesos, tecnología y
políticas con el fin de definir un servicio,
resolver una ambiguedad y mitigar conflictos en las
organizaciones”
Fuente: The Burton Group
¿Porqué un plan de Gobernabilidad para SharePoint?
Plan de Gobernabilidad VPR
“Incrementar la colaboración mediante el uso efectivo de SharePoint”
Componentes del Plan de Gobernabilidad
PersonasRoles y responsabilidades
ProcesosComo se realizarán las tareas cotidianas como la creación de un Nuevo sitio y los requerimientos de negocio.
TecnologíaBrindar características y herramientas para el refuerzo de las políticas – ¿Cuando Realizar backup? ¿Como desplegar las aplicaciones?
PolíticasGrupo de Principios – ¿Quien será el administrador del sitio? ¿Que pueden y no pueden hacer los Administradores de sitio?, ¿Como se debe de solicitar la creación de nuevas funcionalidades?
Personas – Roles y Responsabilidades
Equipo de Estrategia• Coordinador General• Gerente Ejecutivo• Gerentes Directivos
Equipo Táctico• Administrador de Operaciones• Administrador de Soporte• Líder de Desarrollo
Procesos
Políticas – Modelo de Continuidad
Control de T.I.Control del
Usuario
ControlEn Exceso
Pérdida De control
DescentralizaciónCentralizaciónFederación
Políticas - Jerarquía de Sitios y Permisos
Control de T.I.Control del
Usuario
Procesos - Crecimiento de Sitios
Home IntranetAplicaciones VPR Intranet
Sitios Colaborativos
Controlado por TI
Sitios a DemandaLineamientos de ColaboraciónLineamientos de DiseñoLineamientos de Seguridad
Actualización de Datos Permanentes por Gestión y Desarrollo HumanoNoticiasEventosCumpleañosReconocimientosBlogsForos
Responsabilidad de actualización de una áreaLineamientos para la creación por Gestión Humana y TI
El responsable será cada propietario del sitioResponsabilidad a cargo del Líder de Cada áreaAudtoría de TI
Modelo de Gobernabilidad de SharePoint
Enfoque de crecimiento de una Intranet
Intranet Informativa
• Sitios de Colaboración• Bibliotecas de
Documentos• Gestión de Tareas• Foros• Blogs• Encuestas• Wikis
Intranet Colaborativa
• VPR Intranet Home
Gestión Doc. Y Workflows
• Gestión de Trámite Documentario
• Workflows de Procesos y solicitudes
• Digitalización de documentos
• Búsqueda Empresarial
Políticas – Creación de Nuevos Sitios
Definición de Política Recomendación
Solicitud a través de formato de creación
formato con los siguientes datos:• Nombre y Objetivo del Site• Contenidos a cargar (Listas y Bibliotecas)• Grupos de usuarios y permisos (Propietarios,
Aprobadores, Colaboradores, Visitantes.)
Actualización de Datos Presentación de cronograma de actualización de contenidos y responsables (6 meses o 1 año)
Responsabilidad de Accesos
Propietario de Cada Site (No al área de TI. TI y GDH cumplen rol de Auditoría)
Política de Entrenamiento Entrenamiento Virtual con Evaluaciones
Seguimiento del Site 1 vez al mes por el Coordinador del Portal
Cuotas del Site Blogs/ Wikis 1GBSite Colaboración sin repositorio de documentos 5GbSite Colaboración con repositorio de documentos 10Gb
Solicitud de Nuevos Permisos
Plantilla Ejemplo para Sitios Colaborativos
Plantilla Propuesta para Vía Parque Rimac
Políticas de Gobernabilidad
Siguientes pasos:
1. Preparación del Documento de Gobernabilidad2. Preparación de la Plantilla de Sitio3. Revisión y Aprobación4. Difusión y seguimiento del Plan de Gobernabilidad
Recomendaciones Finales
1. Trabajar primero con las áreas de la empresa organizadas, y organice las otras áreas antes de implementar la solución Intranet
2. Entrenar a usuarios TI onsite3. Desarrollar el material virtual para las capacitaciones a usuarios
finalez4. Trate a su Intranet como un servicio de alta disponibilidad5. Brinde a los usuarios un seguimiento del uso del internet y
promocione su actualización6. Obtenga comentarios de los usuarios finales y aplique ideas
novedosas para motivar el constante uso de su Intranet