MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2012
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MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO
TRABAJO DE GRADO
TUTOR
INGENIERO. EDICSON JAIR GIL ACOSTA
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2012
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Tabla de contenido
Págs. RESUMEN 8 INTRODUCCIÓN 9 CAPÍTULO 1. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 16
1.1 Necesidad de los sistemas de información 17 1.1.1 División de sistematización 19 1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones 22
1.2 Creación y desarrollo de aplicativos 25 1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información 27
1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente 43 1.3.1 El tablero de control 45 1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE® 53 1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO) 70 1.3.4 Documentos para la toma de decisiones 82
1.4 Formulación estratégica y sistemas de información 87 1.4.1 Clasificación de los sistemas de información 88
1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología para la formulación y operacionalización del Plan Estratégico Institucional 95
1.5.1 La oferta de valor 96 1.5.2 La MEGA 101 1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas 104
Conclusión 105 CAPÍTULO 2. DIFICULTADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 108
2.1 Gestión de los sistemas 109 2.1.1 Objetivo de los sistemas de información 113
2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información 113 2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional 118
2.3 Estrategia de los sistemas de información 120 2.3.1 Estrategias de supervivencia 121 2.3.2 Estrategias de crecimiento 134
2.4 Principales amenazas y riesgos 140 2.4.1 Estrategias de fuga 141
Conclusión 147 CAPÍTULO 3. EL DEVENIR DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 149
3.1 Contexto de la Policía Nacional 149 3.1.1 Factores de cambio 155
3.2 Impacto de los sistemas de información 159 3.2.1 Calificación de expertos 159
4
3.2.2 Construcción de eventos 162 3.3 Rol de los sistemas de información 167
3.3.1 Construcción de escenarios 167 3.3.2 Escenario La Fourmi 172 3.3.3 Iniciativas estratégicas 177
Conclusión 182 Conclusión general 184 Bibliografía 186 Anexos 190
5
Lista de figuras
Págs.
Figura 1. Desarrollo general de la investigación 14 Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía 18 Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización 20 Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de sistematización 22 Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones 24 Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia 25 Figura 7. Mapa de Procesos Policía 26 Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 28 Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2 28 Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3 29 Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4 29 Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5 30 Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 30 Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7 30 Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8 31 Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9 32 Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10 33 Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11 33 Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12 34 Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13 34 Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14 35 Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15 36 Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16 36 Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17 37 Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18 37 Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19 38 Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20 38 Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21 39 Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22 40 Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23 40 Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24 41 Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25 41 Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26 42 Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 42 Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28 42 Figura 36. Estructura orgánica Policía 46 Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE 54 Figura 38. Categorías de usuarios SVE® 58 Figura 39. Pantallazo módulo BSC 59 Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo 64 Figura 41. Mapa general SVE® 66 Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad 70
6
Págs.
Figura 43. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 1 74 Figura 44. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 2 74 Figura 45. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 3 74 Figura 46. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 4 75 Figura 47. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 5 75 Figura 48. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 6 76 Figura 49. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 7 76 Figura 50. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 8 76 Figura 51. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 9 77 Figura 52. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 10 77 Figura 53. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 11 78 Figura 54. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 12 78 Figura 55. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 13 79 Figura 56. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 14 79 Figura 57. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 15 80 Figura 58. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 16 80 Figura 59. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 17 81 Figura 60. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 18 81 Figura 61. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 19 82 Figura 62. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 20 82 Figura 63. Clasificación sistemas de información 88 Figura 64. Red de la oferta de valor 98 Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión 101 Figura 66. Ejes para plantear la MEGA 102 Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1 122 Figura 68. PHVA estrategia de supervivencia 2 125 Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 127 Figura 70. PHVA estrategia de supervivencia 4 129 Figura 71. PHVA estrategia de supervivencia 5 131 Figura 72. PHVA estrategia de supervivencia 6 133 Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1 135 Figura 74. PHVA estrategia de crecimiento 2 137 Figura 75. PHVA estrategia de crecimiento 3 139 Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1 142 Figura 77. PHVA estrategia de fuga 2 144 Figura 78. PHVA estrategia de fuga 3 146 Figura 79. Ejes de Peter Schwartz 168 Figura 80. Distribución en el Plano Cartesiano 180 Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO 181 Figura 82. Matriz IGO 182
7
Lista de tablas
Págs.
Tabla 1. Sistemas de información policial 49 Tabla 2. Sistemas de información de gestión 89 Tabla 3. Sistemas de información administrativos 90 Tabla 4. Sistemas de información de personal 91 Tabla 5. Sistemas de información de control 92 Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía 93 Tabla 7. Sistemas de información operacionales 94 Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de valor 97 Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la oferta de valor 99 Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor 99 Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de valor 100 Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de las ofertas de valor 100 Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para plantear la MEGA 103 Tabla 14. División de los niveles de despliegue 111 Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA 114 Tabla 16. Matriz DOFA 117 Tabla 17. Cruce de variables de DOFA 120 Tabla 18. Matriz DOFA 155 Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget 157 Tabla 20. Matriz de factores de cambio 158 Tabla 21. Factores de cambio 160 Tabla 22. Construcción de eventos 162 Tabla 23. Ábaco de François Régnier 165 Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz 167 Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia 171 Tabla 26. Actores que inciden 173 Tabla 27. Tabla de actores 175 Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores 175 Tabla 29. Valoración de influencia de los actores 176 Tabla 30. Valoración de los actores 176 Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario 177 Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO 178 Tabla 33. Calificación de las acciones 179
8
MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Resumen ejecutivo
La evolución de los sistemas de información ha causado cambios
organizacionales importantes, como es el caso de la Policía Nacional de
Colombia, pero no se tiene certeza cómo van a ser utilizados. Esta
investigación tiene como objetivo caracterizar estos cambios y proponer rumbos
para la Institución policial.
Por lo anterior, el primer capítulo establece la situación actual de los sistemas
de información y cuáles son los principales para tomar decisiones; en el
segundo capítulo se identifican las dificultades en conjunto, con estrategias para
potenciar los sistemas de información y al finalizar se realiza un estudio
prospectivo al año 2019.
Palabras clave: Sistemas de información; toma de decisiones; anticipación;
calidad; tecnología.
9
MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Introducción
La presente investigación tiene como objetivo caracterizar el futuro de los
sistemas de información al interior de la Policía Nacional de Colombia,
partiendo de la idea que aumentando su utilización, se convertirán en una
estrategia del servicio y no solo como apoyo a la gestión de la organización.
En atención a que en la Policía Nacional ha adquirido creciente importancia el
aprovechamiento de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC),
cuya evolución es rápida, como base para el cumplimiento eficiente y eficaz de
las políticas del alto mando, se estima que la Institución ha destinado una
cantidad importante de recursos a lo largo de los últimos años para la
implantación de sistemas computarizados de información, destinados a facilitar
un mejoramiento de la gestión en las esferas de los recursos humanos, las
finanzas y la administración, entre otros.
Por lo tanto, esta investigación ofrece a la Policía una perspectiva desde las
ciencias de la administración de cómo los sistemas de información se han
venido utilizando desde sus inicios hasta la actualidad y cuál será su devenir al
año 2019.
10
Esto se desarrolla a través de tres capítulos, el primer capítulo inicia con la
caracterización e historia de los sistemas de información desde sus inicios en la
Policía hasta el presente; identificando los cuatro principales sistemas de
información para la toma de decisiones, estableciendo cuál es la razón de la
situación actual de los sistemas de información.
Posteriormente, en el segundo capítulo, se identifican los principales problemas
y dificultades de la gestión y uso de los sistemas de información mediante el
análisis de fuentes primarias y secundarias. Además, se proponen estrategias
para corregir el curso de estos errores, como también para mejorar su
aplicación, implementación y utilización.
Para finalizar, en el tercer capítulo se utilizan los métodos de investigación
científica aplicados según las herramientas de análisis que provee la
prospectiva estratégica para la construcción de escenarios; buscando de igual
forma priorizar las estrategias propuestas en el capítulo anterior para ser
implementadas en el tiempo.
Planteamiento del problema
A pesar de que la Policía Nacional de Colombia ha tenido una evolución a
través del tiempo en relación con el uso e implementación de sistemas de
información, se desconoce cuáles son sus proyecciones y el futuro posible de
estos sistemas al interior de la Institución como en el cumplimiento de su
11
misionalidad, en donde no se ha realizado un estudio prospectivo que permita
establecer los rumbos y acciones a tomar.
Igualmente, no se han establecido formalmente cuáles son las dificultades que
evitan el avance efectivo de los sistemas de información en la Institución
policial, que permitan utilizarlos en diferentes ámbitos del servicio.
Mediante la comprensión de este problema propuesto, se permitirá vislumbrar la
función de los sistemas de información de la Policía Nacional para el
Bicentenario de la Independencia de Colombia al año 2019, así como las
tendencias de estos para los años siguientes.
Justificación
En el mundo moderno, las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación NTIC han permitido un avance sin precedente -especialmente
Internet- en todos los campos (económico, social, científico y cultural), por ello
las organizaciones han implementado en sus procesos estas tecnologías para
optimizarlos.
El mundo globalizado ofrece una gama alta de tecnologías de aplicabilidad en el
ámbito Policial, razón por la cual la Dirección General de la Policía Nacional
considera que los adelantos tecnológicos de última generación deben
12
referenciarse, adaptarse, incorporarse y desarrollarse a la infraestructura
tecnológica de la Institución.
En el caso de la Policía Nacional de Colombia, estos sistemas han permitido
una mejoría en la prestación del servicio y la calidad del mismo; en este sentido,
la Policía cuenta con treinta y nueve (39), entre aplicativos y programas, con
patentes, que permiten establecer la importancia de estos como sistemas de
información desde la mirada tecnológica, pero no se tiene un fuerte referente de
la evolución de estos sistemas de información desde la perspectiva de la
gestión.
La tecnología en comunicaciones e informática se ha venido fortaleciendo en
las áreas administrativas y operativas con el fin de mejorar el acceso a los
sistemas de información institucionales existentes y potenciar la llegada de
nuevas aplicaciones; garantizando la funcionalidad, disponibilidad y eficiencia
en las labores policiales que permitan el logro de los objetivos misionales. Por
otra parte, es necesario optimizar la labor de cada uno de los usuarios
mejorando su productividad en tiempos de respuesta de los aplicativos a los
cuales tiene acceso y que utiliza acorde con las necesidades de organización,
desempeño y funcionalidad requeridas para hacer más efectivo su trabajo.
La ciencia y la tecnología, como principios y prácticas, han sido siempre parte
del quehacer de la Policía Nacional a través de su historia. De diversas
maneras, la Institución ha avanzado en la apropiación de conocimientos
13
científicos, los cuales han sido aplicados mediante la tecnología y la innovación,
para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades frente a la
convivencia ciudadana.
Esta investigación es de interés académico por utilizar métodos científicos para
la comprensión de esta evolución, así como para establecer sus perspectivas,
teniendo en cuenta las políticas públicas del Estado colombiano y, según estas,
poder establecer cuál será el futuro y la forma en que la Policía se debe adaptar
y cambiar su ambiente para fortalecer e integrar los sistemas de información en
la mejora del cumplimiento de la misión y el acercamiento a la ciudadanía.
Igualmente, desde la visión de la administración, es de interés caracterizar el
impacto de los sistemas de información, en todos los niveles de la organización,
como en la toma de decisiones, dentro de su futuro inmediato y las
proyecciones institucionales; la utilización de diversas herramientas que
establezcan cómo se deben implementar estas nuevas tecnologías, la dirección
y los pasos a seguir para aprovechar al máximo los beneficios que ofrecen los
sistemas de información, para el cumplimiento de su misión constitucional.
Objetivos
General: Caracterizar las perspectivas de los sistemas de información en el
devenir de la Policía Nacional de Colombia.
14
Específicos:
1. Describir la evolución de los sistemas de información y su situación actual.
2. Establecer las falencias y problemas de los sistemas de información.
3. Proponer las perspectivas de los sistemas de información.
Hipótesis
La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser solo un
instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertirlos
en una estrategia del servicio de Policía.
Metodología
Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador puede integrar
los conocimientos teóricos a través de las articulaciones de conocimientos
disponibles en un estudio bibliográfico, permitiendo la creación de nuevos
conocimientos accionables para las organizaciones, para caracterizar las
perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional
de Colombia, teniendo en cuenta el poco material existente para la consulta de
estudios anteriores, como documentos al interior de dicha Institución, que
brinden orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.
Para responder a los objetivos de la investigación, se realizarán entrevistas a
miembros de la Oficina de Planeación y Oficina de Telemáticas de la Policía
15
Nacional, quienes tienen conocimiento y trabajan con sistemas de información
con los cuales se toman decisiones por parte de los altos mandos, con el fin de
comprender y definir el rol y las actividades cumplidas actualmente y sus
antecedentes históricos.
Posteriormente, para dar respuesta a la hipótesis de investigación se realizará
un estudio prospectivo, que permita establecer los escenarios posibles en el
devenir de los sistemas de información en la Institución policial.
Figura 1. Desarrollo general de la investigación
• Conocimientos teóricos • Documentos internos • Entrevistas a policiales • Los sistemas de información y las decisiones estratégicas
Evolución de los sistemas de información
• Iden<ficación de problemas • Iden<ficación de soluciones • Estrategias para el futuro
Ar<culación de conocimientos • Creación de escenarios
• Escenario ideal • Límites • Futuras inves<gaciones
Futuro de los sistemas de información
16
Capítulo 1. Situación actual de los sistemas de información
En este capítulo se comienza con un recuento de por qué y cómo nacieron los
sistemas de información en la Policía Nacional de Colombia, su historia y la
situación actual de estos sistemas, haciendo principal énfasis en la gestión de
estos sistemas para la toma de decisiones de carácter estratégico, las cuales
afectan toda la institución en conjunto.
De igual forma se tratará cómo se crean los sistemas de información en la
institución policial, su desarrollo y organización, según la estandarización de
procesos basados en el sistema de calidad; igualmente, cómo serían utilizados
para apoyar las decisiones en el servicio de Policía.
Una parte importante de este capítulo es la identificación de cuatro sistemas de
información gerencial inmersos en la Policía Nacional: El tablero de control, la
Suite Visión Empresarial, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO y
los documentos para la toma de decisiones –los cuales no estaban
documentados como tal–; así como la caracterización y descripción de sus
funciones y sus flujos de información.
Se realiza una clasificación de los sistemas de información para que se
articulen con la metodología para la formulación y operacionalización del Plan
17
Estratégico Institucional de la Policía Nacional de Colombia; permitiendo que
esta pueda ser planteada de una forma óptima y con visión holística.
Por ello, se articulan los sistemas de información con que cuenta la Policía,
además de otras informaciones necesarias para apoyar la toma de decisiones,
con la formulación estratégica basada en el Cuadro de Mando Integral, pasando
del criterio personal y el conocimiento individual, a poseer información clara de
resultados, experiencias y explorando todos los ámbitos operativos y
administrativos de la Policía.
1.1 Necesidad de los sistemas de información
La evolución de los sistemas de información en la Policía Nacional está muy
ligada a la evolución de las tecnologías de información y comunicación,
igualmente se le ha delegado la implementación de los sistemas de
información. Por eso la necesidad de sistemas de información se basa en la
historia de la Oficina de Telemática de la Policía para conocer cómo se inició la
necesidad de los sistemas de información en la Policía.
Además que, como se tratará más adelante, la Policía siempre ha vinculado los
sistemas de información a las áreas o dependencias que gestionan el desarrollo
tecnológico.
18
Establecida en la publicación Lecciones Aprendidas II, Fortalecimiento del
Servicio Policial a partir del Gerenciamiento de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (Policía Nacional de Colombia, PONAL,
2010, pp. 175-189), donde presenta dos fuentes de información sobre la
división de sistematización que será explicada enseguida, y la división de
transmisiones y comunicaciones, hasta llegar a la Oficina de Telemática, quien
a través del procesos de direccionamiento tecnológico gestiona la
implementación y creación de tecnología.
Se hace este paralelo puesto que en la historia de la Policía, en sus estructuras
orgánicas y para la toma de decisiones, se ha asignado la gestión, creación y
evolución de los sistemas de información a esta oficina, hasta la actualidad.
En sus inicios, los sistemas de información se utilizaban para transmitir órdenes
y cumplimientos; posteriormente, con la implementación del internet, servidores
y computadores se dio vida a la Oficina de Telemática de la Policía Nacional,
con los principios estratégicos de cobertura, movilidad y convergencia.
19
Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía
1.1.1 División de sistematización. En 1914, en un parqueadero de la
Escuela General Santander, por intermedio de una difusora, era donde el oficial
de guarnición1 se comunicaba con la Dirección General para informar lo que
ocurría a los mandos, siendo este el primer sistema de información
documentado, por el cual se tomaban decisiones y se transmitían al personal,
principalmente para la ciudad de Bogotá D.C. (PONAL, p. 177-178).
De igual manera desde 1891, año de fundación de la Policía, se han
establecido bases de datos, la primera fue una base de datos manual para
pagar los sueldos del personal policial; en 1934 fue cambiando la técnica
manual por las máquinas de escribir, hasta 1972 cuando se dieron los primeros
computadores y para el año de 1973 se establecieron las bases para la
sistematización de la Institución.
1 Oficial encargado de las novedades del personal y unidades policiales en la guarnición de la unidad.
Sistemas de información
Sistema<zación
Bases de datos
Transmisiones y comunicaciones
Transmi<r órdenes y
cumplimientos
20
Esto permitió tener una nueva concepción del manejo de la información,
iniciando con la creación de bases de datos, para tener información de acceso
rápido y poder tomar decisiones con mayor información y rapidez.
Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización
Posteriormente, entre 1974 y 1980 se realizaron toda clase de estudios para la
recolección y sistematización de datos a nivel local y nacional. Para 1983 se
creó la división de sistematización y mediante un crédito se adquieren equipos
de alta tecnología para tener información operacional y administrativa confiable
de la Institución, con cinco niveles de desarrollo: operacional, personal,
logística, formación y sanidad, abarcando todas las actividades de la Policía.
La descentralización de los sistemas fue un avance significativo, se crearon
estaciones remotas para que el usuario pudiera tomar y orientar sus decisiones
de forma rápida y oportuna.
1891 Fundación de la Policía, bases de datos manuales.
1914 Primer SI
documentado, transmisión de
órdenes y novedades.
1934 Se cambia las bases de datos manuales por máquinas de escribir.
1972 Llegan los primeros
computadores.
1973 Bases de datos computarizadas.
21
Para el año de 1987 se crea un aplicativo para el subsistema jurídico (SIJUR)
como anexo del Sistema Integrado de Información Policial, al año siguiente se
enlazan 50 puertos locales, siendo esta la red de computadores más grande del
país, y así más comandantes en diferentes unidades policiales del país tenían
acceso a información para tomar decisiones e informar al mando las novedades
ocurridas.
Como la Oficina de Prestaciones Sociales estaba congestionada, se debió
mejorar este sistema de información anexando nueva información y dando
facilidad para su manejo y oportunidad para los mandos, siendo esta una de las
primeras necesidades de ampliar, agilizar y tecnificar los sistemas de
información.
Igualmente se intentaron enlazar de diferentes formas los sistemas de
información de forma satelital, microondas y demás tecnologías, pero hasta el
año de 1997 se fusionan y se establece la integración de la Oficina de Gestión
Institucional -hoy de Planeación- y la Oficina de Telemática, esto significó la
fusión de voz, datos y video en los procesos de producción y manejo de la
información, para realizar procesos administrativos y de gerencia,
especialmente la toma de decisiones y el asesoramiento de ellas.
22
Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de Sistematización * Oficina de Gestión Institucional ** Oficina de Telemática
Después de conocer cómo se organizaron las bases de datos y cómo se
utilizaban estas para la toma de decisiones, posteriormente se especificará
cómo la Policía comenzó a comunicar las decisiones, órdenes y consignas para
el servicio, producto de los sistemas de información.
1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones. Encargada de
administrar los medios necesarios para la transmisión y las comunicaciones
relacionadas con las decisiones y actividades propias del servicio de Policía. En
el año 1914, se transmitía a través de teléfono.
Para la década de los 40 se comienza a transmitir de forma radial, para luego
hacerlo de forma móvil a las patrullas en la calle. A este centro se le da el
nombre de Estación Cien. Para la década de los años 50, la Policía ya contaba
con retransmisión de la información a través de radios portátiles, para tomar
1974-‐1980 Estudios para
sistema<zación y recolección de
datos a nivel local y nacional.
1983 Adquisición equipos de alta tecnología, abarca todas las ac<vidades de la
Policía.
1987 Creación
Subsistema Jurídico, como anexo al
Sistema Integrado de Información
Policial.
1988 Enlace 50 puertos locales, red de
computadores más grande del país.
1997 Fusión satélites,
voz, datos, microondas y
demás tecnologías; integración OGESI *
y OFITE**.
23
decisiones y atender a la ciudadanía (PONAL, p. 179-181). Esto permitió que no
solo los altos mandos tuvieran acceso a la información y tomar decisiones, sino
que los mandos medios y encargados de la seguridad pública conocieron qué
pasaba en su entorno, y pudieron ejercer control y dar instrucciones al personal
con el que contaba para el servicio.
Para 1982 se crea el Centro Automático de Despacho (CAD), para la ciudad de
Bogotá, en esa misma época fueron creados en Cali, Barranquilla, Medellín y
Bucaramanga. Este centro de despacho es el sistema de información principal
del servicio de Policía en la calle, puesto que allí se encuentran las bases de
datos de antecedentes penales y contravencionales de personas, vehículos y
motos, de igual forma las direcciones y números de teléfono, patrullas en
servicio, apoyo de otras entidades, igual que todas las órdenes y consignas
para el servicio. Hoy día, el CAD es llamado Sistemas Integrados de Seguridad
y Emergencia (SIES 123), donde se agrupan diferentes organismos de servicio
público.
En la actualidad la Oficina Asesora de Telemática (OFITE), es quien diseña,
controla, actualiza y maneja los sistemas de información en la Policía, de
acuerdo con el mapa de procesos de la Institución. Dentro del proceso de
direccionamiento tecnológico, y según las necesidades del servicio, crea los
sistemas de información, e inmediatamente se utilizan a través de los sistemas
informáticos.
24
Esta Oficina nace en 2001 y durante esta última década ha expandido el
alcance de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), por toda la
geografía nacional, llevando así a todos los niveles de la policía los sistemas de
información. Así mismo, su labor ha sido poner a la Policía como una de las
instituciones más avanzadas en el uso de las TIC y la ampliación de cobertura
sobre la geografía nacional.
Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones
Así mismo, esta Oficina, dentro del proceso de direccionamiento tecnológico
que es dueña, tiene bajo sus funciones el diseño e implementación de los
sistemas de información.
1914 Decisiones y
ac<vidades propias del servicio se transmiten por
teléfono.
Década años 40 Se comienza a
transmi<r de forma radial, se dio inicios a la forma móvil a patrullas en la calle,
creación de la estación 100 de comunicaciones.
Década años 50 Consolidación
transmisión portá<l de información; instrucciones de forma inmediata, mejora el control y la atención del
servicio.
1982 Creación Centro Automá<co de Despacho (CAD) Bogotá D.C., y posteriormente Cali, Barranquilla,
Medellín y Bucaramanga.
2001-‐actualmente Ampliación de cobertura y
actualización de tecnología.
25
1.2 Creación y desarrollo de aplicativos
La Policía Nacional de Colombia tiene implementado un Sistema de Gestión
Integral SGI, en el cual se especifica administrativamente como debe satisfacer
las necesidades de sus clientes y sobrevivir en el tiempo. Este SGI tiene tres
grandes componentes Direccionamiento Estratégico, Gerencia de Procesos y
Gestión del Talento Humano (Policía Nacional de Colombia, 2010).
Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa
Este sistema se fundamenta en los siguientes principios: enfoque sistémico,
orientación al cliente, liderazgo colectivo, planeación participativa y gestión
basada en datos y hechos.
El avance tecnológico permea toda la estructura de la Institución y orienta de
otra forma la concepción de los sistemas de información, siendo este caso
26
donde la Oficina de Telemática diseña, propone e implementa los sistemas de
información en la Policía.
Dentro de la gerencia de procesos, que precisa los servicios y productos que se
deben ejecutar para cumplir la misión, actuando como un sistema productivo
(Policía Nacional de Colombia, 2010), se ubica el mapa de procesos de la
Policía y en los procesos de soporte, está el proceso de direccionamiento
tecnológico, el cual especifica y expone cómo se deben realizar los sistemas de
información.
En la Figura 7 se ubica el proceso de direccionamiento tecnológico, cuyo dueño
de proceso es el jefe de la oficina asesora de Telemática.
Figura 7. Mapa de Procesos Policía Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa
27
En la actividad número seis (6), “desarrollar e implementar tecnología” (Policía
Nacional de Colombia, 2010), es donde se encuentra hacer sistemas de
información, donde específicamente se delega esta función a quien direcciona
la tecnología en la Policía.
1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información. Se debe tener en
cuenta que la Policía no realiza sistemas de información manuales, estos se
desarrollan directamente sobre una plataforma tecnológica, es por ello que la
oficina que direcciona la tecnología crea estos sistemas; siguiendo los
requerimientos de los clientes quienes los solicitan.
Esta actividad está articulada a través del procedimiento “Desarrollar sistemas
de información”, cuyo objetivo es desarrollar y construir sistemas de información
para la implementación de nueva tecnología, teniendo en cuenta las
necesidades de cada una de las unidades de la Policía Nacional.
Su alcance es desde que el proceso inicia con la recepción de los
requerimientos para el nuevo sistema de información y finaliza con la puesta en
marcha, aplica para el Grupo investigación, proyección, desarrollo e
implementación de software y todas las unidades que desarrollen software
institucional.
28
A continuación explicaremos cada uno de los pasos del procedimiento, cada
uno de los cuales están estandarizados y documentados, según las normas de
calidad ISO 9000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP
1000 y Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000.
Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 La unidad o usuario solicita automatizar un proceso que actualmente se esté
realizando manualmente o que se deba mejorar sobre un sistema ya existente;
diseñando y construyendo uno nuevo para mejorar tiempos o procesos. Estos
requerimientos se deben hacer a través de comunicaciones escritas dirigidas a
la Oficina de Telemática.
Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2
Los integrantes del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se reúnen
para analizar y revisar el requerimiento, determinando la viabilidad de la
necesidad, teniendo en cuenta si la Policía Nacional ya cuenta con un sistema
RECEPCIONAR REQUERIMIENTOS
Requerimiento
ANALIZAR SOLICITUD
29
de información o software que realice las mismas funciones que se solicitaron o
si es necesario desarrollar un nuevo sistema.
Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3
En la reunión del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se autoriza
el requerimiento teniendo en cuenta las variables expuestas en la anterior
actividad y debe quedar registrada en el acta de reunión del Grupo. Se debe
informar a la unidad solicitante la conclusión del requerimiento.
Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4
El Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología toma la decisión de adquirir
el bien a través de una compra por un tercero o hacer el desarrollo del Sistema
de Información. Esta decisión debe quedar registrada en el acta de reunión de
las actividades "ANALIZAR SOLICITUD" y "SE AUTORIZA REQUERIMIENTO”.
¿SE AUTORIZA REQUERIMIENTO
?
* Acta de reunión * Comunicación oficial
¿EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ES DESARROLLADO
POR OFITE?
SI
ON
30
Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5
Se hace un estudio de conveniencia y oportunidad teniendo en cuenta la guía
de estudios previos o anteriormente llamados Estudios de Conveniencia y
Oportunidad ECOS de la DIRAF2, donde se incluyen los parámetros técnicos y
económicos de la necesidad que se desea adquirir. Este documento se entrega
al Grupo Estructurador de Ecos para su revisión y corrección.
Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 La DIRAF ejecuta el procedimiento con la compra del bien, siguiendo los
parámetros establecidos en las leyes vigentes.
Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7
2 Dirección Administrativa y Financiera
REALIZAR ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y
OPORTUNIDAD - ECO
REALIZAR ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y
OPORTUNIDAD - ECO
ASIGNAR EQUIPO DE TRABAJO
* Comunicación Oficial. * Acta de Asignación Equipo de trabajo
SI
31
El jefe del grupo de proyección e implementación de software, asigna el
requerimiento a una persona o grupo de personas para que se encarguen de
realizar el desarrollo y construcción del sistema de información. De igual forma
se solicita el usuario Líder Funcional que va a ser el puente entre los
Desarrolladores de la Oficina de Telemática y la Unidad que solicita el
requerimiento. Para los desarrollos de software adquiridos por terceros, el
equipo de trabajo debe estar acompañando al contratista en todo el proceso de
desarrollo del proyecto a partir de la siguiente actividad.
Este el siguiente paso es el principal, donde se ligan del todo los sistemas de
información y el desarrollo tecnológico.
Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8
Se diligencian los formatos mencionados con el fin de conocer el proceso,
analizarlos y darle un alcance al sistema de información a construir; el objetivo
es satisfacer la necesidad plasmada en el requerimiento contribuyendo a
mejorar el funcionamiento de la Institución.
LEVANTAR INFORMACIÓN
FORMATOS: *Ámbito del Problema * Requerimiento de la Unidad de Policía * Identificación de eventos del requerimiento
* Acta de Asignación Equipo de trabajo
A
32
Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9
Se realiza el esquema del caso del uso el cual describe los requisitos
potenciales de un nuevo sistema; proporcionando uno o más escenarios que
indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario. Los formatos pintan
y explican los casos de uso, realizando tantos casos de uso como se
identificaron los eventos. También se debe diligenciar el formato de Arquitectura
donde se describe la necesidad técnica o requerimientos no funcionales
soportados por el grupo de desarrollo del software y los responsables de
administrar la red y las bases de datos de la Policía.
Esta arquitectura del software, viene afectando y diseñando directamente el
desempeño y funciones del sistemas de información, como estableciendo
cuáles son las responsabilidades de sus usuarios y quienes tendrán acceso a
este sistema.
DOCUMENTAR Y REALIZAR CASOS DE USO
FORMATOS: *Especificaciones caso de uso *Arquitectura
A
33
Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10
Se diseña el modelo entidad relación a través de las herramientas licenciadas
de modelamiento de datos, el cual determina la integridad de las entidades y
permite ver de primera mano cómo va a ser la construcción del sistema.
Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11
El modelo se genera y se expone a un grupo que lo valida conformado por el
usuario funcional y el grupo de desarrollo asignado, donde se revisa y se hacen
las observaciones que haya a lugar; esta revisión queda registrada en el
formato de validación donde se especifica qué tipo de validación se hace. Esta
actividad es VALIDACIÓN DEL MODELO ENTIDAD RELACIÓN.
REALIZAR MODELAMIENTO
ENTIDAD-RELACION
FORMATO: * Modelo entidad-relación
NO
VALIDAR MODELO ENTIDAD-RELACIÓN Y/O MODELO DE PROCESOS
FORMATO: * Validación
34
Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12
Si el modelo se valida satisfactoriamente se puede pasar a la siguiente
actividad “DISEÑAR Y CONSTRUIR EL PROTOTIPO” de acuerdo con las
especificaciones técnicas relacionadas en el formato “ARQUITECTURA”; si por
el contrario no se valida el modelo, este debe ajustar el modelo desde la
actividad “REALIZAR MODELAMIENTO ENTIDAD-RELACIÓN” justificando lo
que se debe mejorar en el formato de VALIDACIÓN.
Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13
Se diseña todo el código fuente y se definen los objetos en la base de datos de
Desarrollo, identificando los requisitos originados en los formatos de “CASOS
DE USO”, centrado en una representación rápida de aquellos aspectos que son
¿MODELOS SON VALIDADOS?
SI
NO
DISEÑAR Y CONSTRUIR EL PROTOTIPO
FORMATO: *Script- Tablas de base de datos * Plantilla de diseño
35
visibles para el usuario final como la interfaz para el usuario y la información de
salida; teniendo en cuenta las herramientas de desarrollo licenciadas con que
cuenta la Policía Nacional para iniciar esta actividad.
Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14
El Prototipo se valida con el usuario funcional, presentándolo en ambiente de
pruebas y navegando sobre el prototipo para su aprobación o cambios al
mismo. El usuario debe diligenciar el formato de “VALIDACIÓN” de acuerdo al
tipo de validación que se realice "validación del desarrollador" y "validación del
usuario" especificando los cambios que se requieren. Dentro de esta actividad
es viable hacer pruebas sobre las validaciones que realiza el desarrollador
registrando la prueba en el formato “PRUEBAS DE EL SOFTWARE". Se debe
enviar a COEST3 el modelo del ícono del software que se publica en el
gestionador documental SharePoint llamado POLIRED, para que se revise y
ajuste a los estándares de imagen institucional.
3 Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.
VALIDAR PROTOTIPO
FORMATOS: * Validación * Pruebas del Software. * Comunicación oficial.
36
Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15
Si el prototipo se valida se debe realizar la actividad “DESARROLLO TOTAL
DEL PROTOTIPO” donde se termina el desarrollo del software para publicarlo
en producción. Si no se valida el prototipo se debe ir a la actividad “REALIZAR
AJUSTES AL PROTOTIPO”.
Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16
El Grupo de desarrollo asignado realiza los ajustes finales que requiere el
prototipo e informa al usuario funcional los resultados de los ajustes.
REALIZAR AJUSTES AL PROTOTIPO
Informe de ajustes realizados.
B
¿EL PROTOTIPO SUFRIÓ
CAMBIOS?
SI
ON 2
37
Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17
Se complementa el prototipo para terminar el desarrollo, se hacen las
validaciones finales nuevamente en compañía de los usuarios, registrando la
información en el formato de validación.
Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18
El desarrollador debe realizar pruebas con algunos usuarios, para verificar y
garantizar el funcionamiento del sistema de información, probando también el
ingreso de usuarios, permisos, formas, procedimientos, información.
Adicionalmente se debe relacionar las pruebas de calidad realizadas por el
Grupo de Calidad.
DESARROLLAR EL PROTOTIPO TOTAL
FORMATO: Validación 2
B
REALIZAR PRUEBAS
FORMATOS: * Pruebas del Software * Pruebas de calidad
38
Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19
Se solicita la creación de usuarios al Grupo administración de recursos
tecnológicos. Luego se programa las capacitaciones sobre el manejo del
sistema de información donde se hace entrega del manual de usuario y se
formaliza en un Acta de Capacitación.
Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20
Se solicita por mesa de ayuda la instalación del ambiente de producción que
comprende bases de datos, red o conectividad, servidores de aplicaciones,
publicación en la POLIRED, con las mismas características del esquema de
pruebas para poner en marcha y habilitar el sistema de información a todos los
usuarios que intervienen en el proceso. Se realiza el manual técnico del nuevo
DICTAR CAPACITACIÓN AL USUARIO
* Comunicación oficial creación de usuarios *Acta de Capacitación * Manual del Usuario
PONER EN PRODUCCION
* Solicitud Autorización para puesta en producción * Manual Técnico
39
sistema de información, esta solicitud debe ir con el visto bueno o el autorizado
del Jefe del Área.
Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21
Se realiza la entrega del sistema de información al Grupo de Administración y
soporte de recursos tecnológicos con acta de entrega anexando el manual
técnico, manual de usuario, acta de capacitación de los usuarios, solicitud de
autorización puesta en producción y una transferencia de conocimiento por
parte del Grupo de Desarrollo asignado hacia el funcionario que recibe el
software. El jefe de grupo debe supervisar que en la entrega del sistema de
información haya cumplido con todas las actividades del procedimiento y que se
encuentre documentadas en su respectiva carpeta.
Manual técnico
Realizar entrega del Sistema de Información
al Grupo de Administración de
Software
ACTA DE ENTREGA
40
Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22
Si el sistema de información desarrollado fue construido por funcionarios de la
policía o fue adquirido por terceros y dentro de los pliegos se determina sesión
de derechos patrimoniales sobre el software se debe ir a la actividad REALIZAR
REGISTRO DERECHOS DE AUTOR.
Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23
En este proceso los sistemas de información se deben Registrar en la Oficina
de Derechos de Autor del Ministerio del Interior. Los desarrolladores deben
enviar a la Oficina de Telemática los datos del sistema de información a
registrar, el CD-ROM con los fuentes ejecutables reportes, manuales,
¿SISTEMA TIENE AFECTACION
POR DERECHOS DE AUTOR?
3 NO
SI
C
REALIZAR REGISTRO DE DERECHOS DE AUTOR
Comunicación oficial
C
41
procedimientos y demás material que se desea registrar, así como las
constancias laborales de los autores del sistema. Para poder dar inicio a la
actividad el jefe de grupo debe emitir una comunicación oficial donde aprueba
realizar el registro de derechos de autor. La sesión de derechos patrimoniales
se aplica en los casos de compra de software desarrollado a la medida, de
acuerdo con lo establecido en el contrato.
Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24
Se diligencian los formularios para registrar los sistemas de información ante la
Dirección de Derechos de autor.
Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25
Se radica oficio con formularios e información requerida para solicitar el
Certificado de Derechos de Autor.
DILIGENCIAR EL FORMULARIO DE REGISTRO DEL
SISTEMAANALIZAR SOLICITUD
FORMULARIO DE REGISTRO DE SOFTWARE
DAR TRAMITE ANTE LA DIRECCIÓN DE DERECHOS DE
AUTOR
COMUNICACIÓN OFICIAL
ENVIANDO FORMULARIOS DE REGISTRO
42
Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26
Se reciben los Certificados que garantizan la propiedad intelectual de los
sistemas de información desarrollados por la Policía Nacional. Estos
Certificados se deben guardar de forma segura como documentos de
conservación.
Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 Se realiza el proceso de ingreso del bien a los inventarios de la Policía
Nacional.
Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28
ENTREGAR CERTIFICADOS DE DERECHOS DE AUTOR
CERTIFIFICADOS DE DERECHOS
DE AUTOR
ENTREGA DEL BIEN A LOS INVENTARIOS DE LA OFICINA
DE TELEMÁTICA 3
RECEPCIONAR SOFTWARE POR LA UNIDAD QUE
SOLICITÓ
COMUNICACIÓN OFICIAL
43
Se realiza el informe final relacionando las actividades realizadas, la descripción
del sistema de información, los usuarios con copia acta de capacitación,
responsable usuario funcional que debe dar soporte de primer nivel a sus
usuarios de su unidad y funcionario que soporte técnico para el mantenimiento
del sistema de información.
Este procedimiento es orientado hacia el diseño e implementación de la
tecnología, pero solo en los primero pasos se tiene en cuenta la esencia de los
sistemas de información gerencial para la toma de decisiones. Este elemento
reduce al sistema de información a una base de datos de información, el cual es
alimentado con datos, para alguien que debe analizarlo posteriormente.
Pero durante gran parte de su proceso luego de la implementación y puesta en
marcha del software, si este no tiene un puente de análisis o interpretación de la
información entre quien alimenta el sistema y quien toma la decisión. Es decir el
actuar humano de gestión del conocimiento no está presente para asesorar o
corregir durante el proceso.
1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente
Actualmente la Policía Nacional, cuenta con los 39 aplicativos que funcionan
como sistemas de información para tomar decisiones, sin embargo, a través de
esta investigación se pudo concluir que éstos funcionan como bases de datos,
44
como antecedentes de cumplimiento de órdenes, mas no son utilizados como
herramientas para tomar decisiones trascendentales o estratégicas,
simplemente como control del día a día.
Durante el estudio se establecen cuatro tipos de sistemas de información para
tomar decisiones:
El tablero de control que modifica la asesoría de los dueños de los
procesos o quien tiene la responsabilidad de la actividad o tarea.
El software Suite Visión Empresarial (SVE), es el sistema de información
sobre el control de gestión de los indicadores de procesos, es el programa
en el cual se monta el cuadro de mando integral.
En situaciones propias del servicio de Policía por desórdenes públicos o
emergencias, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO.
Documentos para la toma de decisiones: estudio de planeación, concepto
de planeación, apreciación de inteligencia y memoria local y topográfica
(Policía Nacional de Colombia, 2008)
Estos son los cuatro sistemas de información que tiene principalmente la Policía
colombiana para que sus altos mandos tomen decisiones.
45
1.3.1 El tablero de control. Las decisiones a que hace relación este
tablero son de tipo operativas y administrativas, principalmente de control del
día a día del desempeño de los procesos; por ejemplo: en lo operativo, el
número de capturas durante el día; en lo administrativo, el número de
demandas contra la institución; esta información tiene la característica de ser
muy detallada.
Este tablero de control a la fecha está en proceso de implementación y
perfeccionamiento, reemplaza la forma de cómo llega la información a los
directivos que deben tomar las decisiones. Anteriormente la información llegaba
a los directivos a través de la asesoría de los dueños de proceso, los asesores
de los Directores y Comandantes de las unidades.
Esto ocurre tanto en el nivel más alto de la jerarquía o nivel estratégico, donde
las oficinas asesoras, directores y comandantes de segundo y tercer nivel,
servían como interpretes de la información que requerían los altos mandos en
sus decisiones; al ser analizada la información por una persona diferente a
quien debe tomar las decisiones, podía ser mal interpretada o modificada en el
caso que no sea beneficiosa de quien la transfiere. Puesto que en algunas
ocasiones, quien la interpreta es el mismo que la administra o la produce.
La finalidad de este tablero de control es tener informado en tiempo real a los
altos mandos sin nadie quien sirva de intérprete, respetando principios de la
46
información de confiabilidad, oportunidad, integridad, disponibilidad y
confidencialidad.
Está basado sobre la estructura orgánica actual, donde se consulta los
indicadores de gestión de cada unidad, estos se consultan a través de la Suite
Visión Empresarial SVE; su manipulación es a través de las tabletas Ipad, para
ser portadas en todo momento, con conexión a internet móvil.
La estructura vigente es la siguiente:
Figura 36. Estructura orgánica Policía Fuente: Decreto 4222 de 2006, modificado por el Decreto 216 de 2010
47
El cuadro de control hará seguimientos a las direcciones y oficinas asesoras, en
todo lo relacionado con los indicadores de gestión establecidos en el Cuadro de
Mando Integral CMI, según la formulación estratégica de la institución. Por el
momento se evalúan tres indicadores de procesos por unidad de acuerdo a su
misionalidad, tomando los colores de semáforo, por ejemplo capturas,
antecedentes, que sean relevantes a cada dirección.
Es creado y diseñado desde la Oficina de Telemática (OFITE), como ya hemos
mencionado quien direcciona la tecnología y los sistemas de información en la
Policía.
El tablero de control permite al mando, tener información total de qué resultados
tiene cada una de las unidades, al dar clic compara el lapso de tiempo actual
con el año anterior, además llega hasta las unidades desconcentradas, si es el
caso, hasta el nombre del funcionario, lugar geográfico y demás datos
detallados de la información que se quiera analizar.
Permite enlazar todas las bases de datos y sistemas de información de la
Policía, a través de los aplicativos. Facilita el acceso global a la información y
no aplicativo por aplicativo, estos se muestran en la tabla No.1 sistemas de
información de la Policía. Esta información es actualizada directamente en las
bases de datos transaccionales generando diferentes tipos de reportes según la
información requerida. Estas bases de datos se actualizan a diario, pero no es
48
en tiempo real debido a que obedece a la carga de información por parte de las
unidades.
Este tablero de control de igual forma esta enlazado con la POLIRED4, de
donde se alimenta de información actualizada o publicada por las unidades
desconcentradas, o desde el nivel central.
Para todo esto se está desarrollando la política de información de la Policía a
nivel estratégico, con sus respectiva política de seguridad de la información, y
cubriendo todas las unidades desconcentradas en todo el territorio nacional.
Puesto que el tablero de control no se ha perfeccionado lo suficiente para ser
llevado a todos los niveles de despliegue de la Institución, las unidades deben
consultar los sistemas de información separadamente para obtener elementos
útiles para la toma de decisiones.
Como una herramienta de información que apoya la toma de decisiones, a nivel
táctico y operacional, los comandantes tienen acceso a los sistemas de
información, para la toma de decisiones operativas, a través de los diferentes
sistemas de información, donde aparecen las estadísticas, los indicadores
individuales de cada uno de sus procesos, reportes a las entidades públicas,
estadísticas de personal y la operatividad, en la siguiente tabla se puede
apreciar la diversidad de sistemas de información con que cuenta la Policía. 4 Intranet de la Policía Nacional
49
Tabla 1. Sistemas de información de la Policía
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SECAC Sistema de información para el seguimiento y control de atención a casos
Registra la recepción de llamadas por parte de los ciudadanos, despacho patrullas, control tiempos de llegada de las patrullas, generación de reportes e interfaz estadística.
SECAD Sistema Estadístico de centro automático de despacho
Registrar información respecto a los recursos administrativos, logísticos, informáticos y del talento humano utilizados para el servicio de policía en la modalidad de vigilancia. Adicionalmente este sistema genera estadística y georreferenciación de los delitos y contravenciones que se atienden en el servicio.
SIATH
Sistema de información para la admisión del talento humano
Registra información del proceso de incorporación al personal que aspira a ingresar a la Institución
Sistema administración del talento humano
Registra, controla y administra la información del talento humano de la Policía Nacional
SIBIN Sistema de información de bienes e inmuebles
Registra y controla información de los bienes e inmuebles que se encuentra a cargo de las unidades de policía a nivel nacional.
SICBI Sistema de información para el control de bienes incautados
Registra la información de los bienes asignados por parte de la Dirección de Estupefacientes a la Policía Nacional
SICLI Sistema de información para la medición del clima laboral
Registra y controla la información sobre las mediciones del clima institucional
SICOG Sistema de planeación estratégica y control de gestión
Registra la información de la gestión policial que realizan las unidades de policía, comandos de departamento, oficinas asesoras, grupos especiales.
SIDENCO Sistema de información de denuncias y contravenciones
Registra la información de las denuncias y contravenciones que hace la ciudadanía en cualquier centro de atención al ciudadano.
SISEC Sistema de información de seguridad ciudadana y red de cooperantes
Registra y controla la información de fuentes humanas que suministran datos sobre hechos delincuenciales.
SISEGA Sistema de seguridades para los aplicativos
Registra y controla los permisos que se les otorgan a los usuarios que utilizan las diferentes aplicaciones de la Policía Nacional.
SISUR Sistema de información para la suscripción de la revista de la Policía Nacional
Registra la información de los suscriptores de la revista de la Policía Nacional
SICOVI Sistema de información para el control de visitantes
Registra y controla la información de los visitantes, elementos y armamento que ingresan a las instalaciones de la Policía Nacional.
SIVIDE Sistema de información víctimas de la violencia y/o desastres naturales
Registra y controla la información de donaciones y aportes de fundaciones y ONG’S a las viudas y huérfanos de Policías muertos o heridos en actos del servicio.
SIJUME Sistema de información de juntas medico laborales
Registra la información de las juntas médico laborales que se realizan al personal de la Policía Nacional.
50
Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación) MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
*SIASE *SICAP *SICAR *SICCA *SICOD *SICOP *SIECI *SIEDU *SIENI *SIHOV *SILAC *SIPET *SIPQUI *SISEA *SISED
Sistema de información para la gestión de operaciones antinarcóticos
•Sistema de información de admisiones • sistema de información para las actividades del área de prevención • Sistema de información para el control de requisas de aeronaves • Sistema de información para el control de combustibles aeronáuticos • Sistema de información para el control de devolutivos • Sistema de información para el control de empresas • Sistema de información para el control de erradicación de cultivos ilícitos • Sistema de información para la educación continuada • Sistema de información de enlaces internacionales • sistema de información para el control de horas de vuelo • Sistema de información para lavado de activos • Sistema de información para la pro eficiencia y entrenamiento de tripulaciones • Sistema de información para el control procesos químicos • Sistema de información servicios DIRAN
SIJUR Sistema de información jurídico para la Policía Nacional
Registra los procesos disciplinarios de los funcionarios investigados en la Policía Nacional
SINTEL Sistema de información de inteligencia policial
Registra la información de las actividades de secuestro, narcotráfico, contrabando y delitos contra la vida
SINVE Sistema de información para la administración de hardware y software
Registra y controla los inventarios de los equipos de comunicación de voz, datos, equipos de cómputo y software.
SIOPER Sistema de información operativo de antecedentes
Registra información criminal, antecedentes, gestión y control de casos, bienes y archivo operacional. Personas, bienes, org. delincuenciales, órdenes de trabajo
SIPCO Sistema de información para la Policía Comunitaria
Registra la información de los Frentes de Seguridad, Policía Cívica Juvenil, escuelas de Seguridad Ciudadana
SIPDE Sistema de información plan democracia
Registra y controla la información de las novedades y dispositivo de la Fuerza Pública y los puestos de votación durante los periodos electorales.
SIPRE Sistema de información para las prestaciones sociales
Registra la información de los reconocimientos de cesantías, prestaciones e indemnizaciones del personal de la Policía Nacional.
SIPROD Sistema de información para la protección a dignatarios
Registra la información de los dignatarios y del personal de la Policía Nacional que presta la seguridad a los mismos.
SIQUER Sistema de información de quejas y reclamos
Registra la información de las quejas y reclamos que la ciudadanía denuncia a nivel nacional.
SISAC Sistema de información y seguimiento en atención al ciudadano
Registra la información de las quejas y reclamos que la ciudadanía denuncia a nivel nacional.
SIPLAC Sistema de información plan de compras
Registra la información de los planes de necesidades de las unidades y genera el plan de compras de la Policía Nacional.
SADAP Sistema de información para las disponibilidades y apoyo
Registra la información del personal que participa en los diferentes apoyos y disponibilidades a las unidades de policía.
51
Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación) MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SITIES Sistema de información de tráfico ilegal de especies silvestres
Registra información sobre el tráfico ilegal de especies silvestres flora y fauna que se ponen en conocimiento a la Policía Nacional.
SIKAR Sistema de información procesos contractuales kárdex de proveedores
Registra y controla la información de los proveedores que desean contratar por mínima cuantía con la Policía Nacional.
SARCV Sistema de información para la administración de reservas en centros vacacionales
Registro histórico y control de asignación de las reservas a los diferentes centros vacacionales con que cuenta la Policía Nacional a nivel país, así como informes estadísticos y control de facturas por concepto de alojamiento.
SIGEA Sistema de información para la gestión del equipo automotor
Registra la información de la vida útil del parque automotor que tienen asignados la Policía Nacional en todo el país
SICOI Sistema de información control de bienes cooperación internacional
Registra y controla la información de todos los bienes que se entregan en comodato o donados por otros países o entidades extranjeras al servicio de la Policía Nacional
SICCA Sistema de información control de cambios
Registra y controla los cambios y ajustes a los sistemas de información desarrollados en la Policía Nacional.
SIORD Sistema de información para la administración de ordenes
Registra y controla las órdenes dadas por el mando institucional para diferentes unidades de policía a nivel nacional.
SIEDCO Sistema de información de estadística delincuencial, Contravencional y operativa
Registra la información estadística de los delitos y contravenciones ocurridos a nivel nacional
SIFAC Sistema de información de facturación para la Policía Nacional
Registra la información sobre el control de la dotación que la Policía Nacional asigna a los funcionarios
SIFRE Sistema de información de funciones y requisitos para los cargos
Registra información de los requisitos y funciones de los cargos que se desempeñan en la Policía Nacional.
SIGAC Sistema de información para la gestión académica
Registra y controla la información referente al proceso académico que lleva en las diferentes escuelas de formación y especialidades de la Policía Nacional
SIGEP Sistema de información geográfico estratégico policial
Registra la información de hechos trascendentales e importante que ocurren a nivel nacional
A través del Sistema Único de Seguridad y Emergencias 123, se maneja el
sistema SECAD5, para sacar la estadísticas delincuenciales, además de las
salas CIEPS6. Esto permite a los comandantes de las unidades
desconcentradas, sin poseer aun el tablero de control, tener información para la
toma de decisiones y poder plantear sus estrategias y actividades diarias, e
5 Sistema Estadístico de Centro Automático de Despacho 6 Centro de Información Estratégica Policial
52
igualmente la información que requiera de los aplicativos antes expuestos. En el
nivel central son gestionados estos aplicativos por la Oficina de Información
Estratégica Policial (INEPO).
Beneficios y Ventajas del tablero de control. Articula todos los sistemas de
información actuales de la Policía, permite un espectro más amplio para
articular todos los ámbitos del servicio y ligar información de forma general
hasta lo particular, para tomar una decisión.
Evita la interpretación de terceros de los hechos que muestran las cifras,
alcanzando un criterio más claro de los resultados de cada unidad.
El nivel de detalle de la información es tan amplio que si debe contactar a quien
fue el actor principal de un hecho, lo puede hacer en el momento, teniendo
información de primera mano.
Potencia el sistema de calidad con la misionalidad, puesto que todas las
consultas son basadas en la información que produce el sistema reflejado en
sus indicadores, los cuales dan cumplimiento a políticas, planes de acciones,
planes de mejoramiento y planes de manejo de riesgos.
53
1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE®. Como proyecto de fortalecimiento
del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional a través de la Oficina de
Planeación adelantó la adquisición e implementación del Software Suite Visión
Empresarial SVE®, como un elemento constitutivo del proyecto que hace
posible la automatización de la gestión en términos de los procesos y la
estrategia, permitiendo la integración de los sistemas de información utilizados
por la Institución, como igualmente tareas que se venían haciendo en forma
manual; ahora el seguimiento y control en tiempo real. Asimismo, facilita a los
intervinientes en los procesos: dueños, responsables y ejecutores, desde
cualquier lugar, sustentar sus desempeños y ejercer controles de acuerdo con
su rol y competencia (Oficina de Planeación Policía Nacional, OFPLA, 2011).
Es decir que sirve como un sistema de información gerencial para la toma de
decisiones estratégicas y el control del desempeño de estas, además de sus
tareas, consultas e históricos de todas las tareas relacionadas, permite hacer
comparaciones del desempeño de los procesos e indicadores a través de
fechas, horas, lugares y unidades. Por lo tanto seria una herramienta óptima y
eficaz para la formulación estratégica de la institucional y como sistema de
información gerencial. Pero por el momento no es una herramienta eficaz para
la toma de decisiones por falta de decisión y contundencia de la institución en
adoptarla.
54
Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE Fuente: Presentación beneficios SVE Oficina de Planeación
Actualmente las decisiones son tomadas por comunicaciones y asesorías de los
dueños y responsables de procesos, pero en gran parte no son basadas en los
sistemas de información, es decir que estos sistemas de información no son
manipulados por quienes deben tomar las decisiones, sino por subalternos
quienes administran directamente estos sistemas, es por ello que este sistema
alimenta el tablero de control, para que esta información sea consultada
directamente por quien debe tomar la decisión.
Algunas veces quienes asesoran las decisiones son los responsables de las
falencias en los procesos, que además no consultan todo el tiempo estos
sistemas de información y asesoran a criterio y percepción.
• Mapa Estratégico Cuadro de Mando Integral - CMI
• Indicadores • Metas
Indicadores
• De acción • Manejo riesgos • Matriz operacional • Otros proyectos
Planes
• Procesos • Procedimientos • Formatos • Guías
Documentos
• Acciones: preventivas, correctivas de mejora
Mejoras
• Programas de Auditoría
• Auditorías • Revisiones Gerenciales
Verificaciones
• Identificar, documentar, medir, controlar, monitorear el riesgo
Gestión del Riesgo
• Programación, documentación y seguimiento a las reuniones y compromisos
Reuniones
55
Es un Software que cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para
apoyar la gestión estratégica a través de Balanced ScoreCard, y la gestión de
procesos a través del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta herramienta
adquirida por la Institución, con licencias ilimitadas, permite su operación desde
la intranet o Polired; brinda apoyo en la definición de tareas, cuenta con un
excelente sistema de almacenamiento, control, análisis y seguimiento de
incidentes y no conformidades detectadas en la operación diaria.
Es una solución software que permite optimizar el desempeño de la Institución y
aumentar su ventaja competitiva, a través de la integración del Sistema de
Gestión en una sola Suite, garantizando la centralización de la información,
facilitando los procesos de toma de decisiones y promoviendo el seguimiento y
el control para el mejoramiento continuo.
La Policía Nacional adquirió dos funcionalidades de la Suite Visión Empresarial
SVE ®:
Visión Empresarial® - Balanced ScoreCard
Visión Empresarial® - Sistema de Gestión de Calidad
Definición y Concepto. Es una solución software que permite evidenciar al
interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica,
diseñado bajo la metodología del Balanced ScoreCard, define el Mapa
Estratégico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos
56
Estratégicos, Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Planes
de Acción.), para monitorear su desempeño y contribuir con el enfoque y
alineación de la estrategia, además permite integrar automáticamente los
sistemas de información para la toma de decisiones (Oficina de Planeación
Policía Nacional, OFPLA, 2011). Se explicará según la guía de la SVE su
funcionabilidad y formas de utilización.
Características de la Suite Visión Empresarial®
Ofrece varios módulos desde los cuales es posible acceder a las diferentes
funcionalidades del Sistema, de acuerdo con los roles y responsabilidades
asignados a cada usuario, cuenta con un módulo administrador, el módulo
BSC o cuadro de mando integral, módulo de calidad, módulo de riesgos y
reuniones.
Permite la conectividad en línea con cualquier base de datos de la
Institución a través de la infraestructura de red, usando la arquitectura
genérica ODBC (Object Data Base Conector). Principalmente con motores
que contengan bases de datos en Oracle, SQL Server, Access, Excel y
archivos planos.
Permite asignar responsables para cada uno de los indicadores y objetivos
del sistema.
Permite el despliegue por WEB con el ciento por ciento de la funcionalidad
en esta plataforma para cualquier tipo de usuario final.
57
Cuenta con herramientas de análisis tipo Drill Down, es decir, que permite
al usuario navegar hasta la raíz de las variables componentes, verificar su
estado y determinar su influencia en el comportamiento del indicador que
se está analizando.
Módulo Administrador. El Módulo Administrador es el encargado de las
funcionalidades básicas para la operación general del sistema de gestión
diseñado para la Institución. Este módulo debe ser manejado por el
Administrador del Sistema (OFPLA, 2011).
Las opciones del Módulo Administrador están clasificadas según su finalidad en
las siguientes subsecciones:
- Seguridad Básica
- Auditoría del Sistema
- Datos Básicos
- Fuentes Externas
- Administración de Agentes
- Licenciamientos
Categoría de Usuarios: Con el propósito de articular los diferentes módulos de
la Suite Visión Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta,
se diferencian varias clases de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus
responsabilidades dentro del Sistema, estas categorías son:
58
Figura 38. Categorías de usuarios SVE® Fuente: SVE® Módulo BSC. El Ingreso al Módulo BSC se realiza a través de la opción BSC
del menú Módulos, enseguida se presenta una nueva pantalla de bienvenida al
módulo. Allí están contenidos todos los indicadores de gestión definidos e
igualmente se establece la configuración de cómo se deben presentar (OFPLA,
2011).
Permite establecer fechas de cumplimiento, periodicidad, fórmula de cálculo y
demás elementos para controlar el desempeño de los indicadores.
Además encontrará un menú de exploración con las opciones del Módulo. En
cualquier momento se puede seleccionar una de las pantallas como su página
inicial. Para hacerlo, se selecciona en el menú Preferencias la opción Página
Inicial.
59
Figura 39. Pantallazo módulo BSC Fuente: SVE®
Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas
estratégicos, estos podrán ser visualizados por medio de la opción Temas
ubicada en la parte superior de la ventana. Al seleccionar uno de los temas, en
el mapa desplegará únicamente los objetivos que pertenecen a este.
Módulo Planes. Permite definir una estructura que incluye las tareas, acciones
y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la Policía
Nacional, involucrando de ésta forma a todo el personal y enfocando sus
acciones y determinaciones hacia la estrategia de la Institución (OFPLA, 2011).
Los conceptos más importantes dentro de este módulo son:
Plan: Es la disposición general de un proyecto planteado en un espacio de
tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecución de
acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de
los recursos empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar
las categorías o etapas del mismo con cada una de sus tareas, el presupuesto,
60
responsables y un cronograma o programación para cada una de las
actividades.
Categoría: Es una división o clasificación de un plan en diversas etapas.
Subcategorías: Es una subdivisión de la categoría que permite la
desagregación de la misma, cuando la complejidad del desarrollo de cada
categoría así lo amerite.
Tarea del plan de acción: Es la máxima desagregación de la planificación
estratégica, que contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa
con la ejecución de acciones.
Si se requiere para el desarrollo de una tarea, la participación de un
corresponsable, en cuyo caso se denomina “Recurso” debe señalarse la unidad
y el tiempo estimado para su contribución.
Acción: Es el resultado de la ejecución de un avance para determinada tarea.
En las acciones se especifica el consumo progresivo de los recursos (dinero,
tiempo y personas).
Tiempo: Corresponde a periodo entre el cual se prevé el inicio y la finalización
de la ejecución del Plan de Acción. En consecuencia se debe considerar la
61
fecha en la cual se dará cumplimiento al reporte de la primera acción y la fecha
en la cual se dará cumplimiento al reporte de la última acción.
Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento
a cada tarea.
En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la
Institución, ya sea que desarrollen la estrategia, o estén relacionados con los
riesgos, planes de mejoramiento, etc.
Módulo Calidad. El módulo de calidad contribuye a la optimización del Sistema
de Gestión de Calidad de la Institución, a través del apoyo que brinda a las
actividades de planeación, implantación, administración, mantenimiento y
mejoramiento continuo del mismo, integrando la información clave definida
dentro de los procesos que identifican su cadena de valor y permitiendo una
gestión efectiva de su desempeño (OFPLA, 2011).
Entre los beneficios que se destacan del módulo de Calidad, es posible
mencionar los siguientes:
Permite acceder fácilmente a los distintos componentes del Sistema de
Gestión de Calidad: desde la política y los objetivos hasta el detalle de los
diferentes procesos, mejoras y auditorías.
62
Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y
procesos centrales que favorecen el flujo eficaz de la información.
Alinea al personal con las políticas y procesos del Sistema de Gestión
Integral.
Integra la Institución a través de los procesos definidos dentro de su cadena
de valor.
Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las
tareas y compromisos del Sistema de Gestión Integral
Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medición,
análisis y mejora continua.
Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la información
del SGI.
Los módulos del Sistema de Gestión de Calidad pueden ser complementados
con el módulo de Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad,
procesos de la empresa o cualquier otro elemento que se considere que
permita tomar decisiones acertadas.
Módulo de Gestión de Riesgos. El Módulo de Gestión de Riesgos, permite
identificar los riesgos (Nombre y Descripción), asociar los riesgos a los
procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratégico, Operativo, Financiero, de
Cumplimiento, Tecnológico etc.) y hacer el análisis causa-efecto para cada uno
de ellos.
63
Además mide el impacto de los riesgos en la Institución (leve, Moderado,
Catastrófico), asigna a cada riesgo una probabilidad de ocurrencia (alta, media,
baja) y evalúa los riesgos (riesgo aceptable, tolerable, moderado, importante o
inaceptable) (OFPLA, 2011).
Igualmente, es posible definir controles para mitigar los riesgos en los procesos
(Plan de Calidad, Auditoría Interna, Reunión de seguimiento etc.); definir
acciones para controlar los riesgos identificados responsables, Cronograma); y
generar reportes personalizados (Mapa de Riesgos) con la información de cada
riesgo que se desee consultar.
Esta opción de la herramienta, permite cumplir con los requerimientos necesario
para cumplir con el Modelo Estándar de Control Interno adoptado a través del
decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 en lo que respecta a la Administración
de riesgos. Además se deben seguir establecidos en el Documento
“Lineamientos Metodológicos para la Administración del Riesgo en la Policía
Nacional”.
Etapas de gestión del riesgo: A continuación se listan los estados posibles en
que se puede encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de
gestión del riesgo.
64
Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo Fuente: Guía SVE®
Módulo de Reuniones. Finalmente, el Módulo de Reuniones, posibilita la
administración de las reuniones, buscando que sean efectivas y se logren los
objetivos programados y no se conviertan en el riesgo inminente de pérdida de
tiempo (OFPLA, 2011).
Utilizando esta opción la Institución puede hacer la programación,
documentación y seguimiento a las reuniones y los compromisos que desde
estas se originen; genera automáticamente la notificación de invitación a los
participantes, con la agenda de la reunión: objetivos, participantes, lugar, fecha
y hora y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunión se puede registrar
las asistencias y las anotaciones de cada punto así como los compromisos y
conclusiones a las que el grupo llegue, generando automáticamente el acta de
la reunión.
1 2 3 4 5
65
66
Figura 41. Mapa general de funcionalidades de la SVE® Fuente: SVE®
67
Beneficios y ventajas SVE. La SVE como sistema de información, permite a
los usuarios tener ciertas actividades que facilitan el control, supervisión y
apoya la toma de decisiones, a través de conocer el desempeño de los
indicadores, cumplimientos, respuestas de requerimientos con las fechas
establecidas; por tener toda la información del sistema de calidad y del cuadro
de mando integral de toda la Institución en un solo software.
Constituye en un agente de cambio cultural, al involucrar nuevas metodologías,
la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, puesto que
facilita el envío de la información, la verificación de la misma, mejora los
tiempos y controles de la información, además de la difusión por todos los
niveles organizacionales. Esto obliga a los usuarios a sentir control constante y
responsabilidad individual.
Integra todos los elementos que constituyen el Cuadro de Mando Integral (CMI)
con sus respectivas perspectivas y ejes, Sistema de Gestión Integral (SGI) con
los desempeños de los procesos y Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
indicando el resultado de sus componentes y elementos, esto permite articular
todos los sistemas de gestión adoptados para tomar decisiones y no
individualmente.
Facilita la toma de decisiones, las actividades de seguimiento, control y
evaluación de la estrategia y los procesos, en la búsqueda de la mejora
68
continua, puesto que toda actividad que se realice es anexada a la SVE,
entonces es de libre consulta para las decisiones de todo nivel.
Realiza seguimiento permanente de acuerdo a roles y responsabilidades, es
decir de las actividades de que cada unidad y persona es responsable,
individualizando compromisos, permitiendo comprobar que las respuestas sean
efectivas a los requerimientos.
No hay límite de usuarios ilimitados para el ingreso a la SVE, beneficiando la
inclusión de todo tipo de información de todos los ámbitos del servicio,
ampliando la articulación de las decisiones con las informaciones más triviales.
Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la información del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), donde el control del ingreso de
documentos es centralizado pero de consulta a todos los usuarios; guarda una
hoja de vida por cada documento en donde el usuario puede consultar la
descripción, el código, el tipo de documento, responsable, el proceso y área
organizacional a la cual pertenece, la versión actual, los usuarios control de
copias y documentos asociados.
Posee un sistema de alertas del incumplimiento de las tareas o resultados de
los indicadores a través de etiquetas descriptivas y semáforos, para focalizar
aspectos que requieren especial atención.
69
Genera el listado de las tareas de la cual el usuario es responsable o actúa
como recurso de ayuda, organizando el trabajo de todos los usuarios que tienen
tareas en común, también evitando la duplicidad de funciones.
Trazabilidad con evidencias del cumplimiento de acciones para tareas propias y
de responsabilidades, en todos los niveles del sistema de calidad estratégico,
táctico y operacional.
El ambiente gráfico facilita la interpretación de la información, permitiendo
analizar los pequeños cambios, tendencias, modificaciones; con ello beneficia el
análisis de tendencias y efectividades de las acciones tomadas.
Identifica los riesgos (Nombre y Descripción), asociar los riesgos a los
procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratégico, Operativo, Financiero, de
Cumplimiento, Tecnológico etc.) y hacer el análisis causa - efecto para cada
riesgo, donde los encargados de realizar las acciones de mejora, preventivas y
correctivas pueden medir el impacto de sus acciones y referenciarse con otras
unidades donde aplicaron acciones para mitigar el riesgo.
70
1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO). El sistema de
información de INEPO tiene la función de dar información al mando para la
toma de decisiones cuando ocurre la novedad de mucha trascendencia en
cualquier lugar del país; estas novedades son de tipo operativo o misional de la
Policía, por ejemplo, ataques a poblaciones, atentados terroristas, capturas
importantes, afectaciones de ola invernal, manifestaciones violentas, entre
otros.
El sistema de información de INEPO es principalmente para reaccionar contra
la novedad es de forma verbal o por medios electrónicos si es posible, esto se
debe a que los sucesos ocurren muy rápido y de forma imprevista.
El siguiente es el flujo de información que tiene este sistema de información,
desde que nace la información hasta que es llevada a la toma de decisiones:
Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad.
1. Unidad de la novedad
2. Sala 123 departamento de
Policía
3. Otras Organizaciones
4. Comandante de Departamento
Comandante de Región
5. INEPO
Altos mandos según corresponda
Otras organizaciones y unidad de la
novedad
71
1. Unidad de la novedad:
Generalmente la estación de Policía o unidad policial de la jurisdicción donde
acontece la novedad, llama Sistema Único de Seguridad y Emergencias, sala
123 de la base del departamento de Policía, este llama al Comandante de
Departamento quien de acuerdo al tipo de novedad y las capacidades que
tenga toma decisiones e informa al comando de región, de igual forma la sala
123 del departamento de Policía informa a INEPO y realiza las coordinaciones
con otras entidades como fuerzas militares, defensa civil, Gobernación o
Alcaldía entre otros. INEPO informa a los altos mandos según corresponda.
2. Sala 123 departamento de Policía:
El flujo de información interno en INEPO cuando es recibido en las regiones, se
le llama salas 123, allí es tomada por el operador de boletines quien informa al
jefe de turno, quien a su vez toma contacto con el comandante de la zona
donde ocurre la novedad y al comandante de departamento para confirmar la
novedad, para además tener información pormenorizada y actualizada.
Esta sala 123 debe informar al comandante de la unidad que a su vez informa
al comandante de región.
72
3. Otras organizaciones:
Después de esto, para superar el hecho, como un ataque a población o
secuestro colectivo, se deben contactar más entidades del Estado como las
Fuerzas Militares, gobernaciones, alcaldías, o Cruz Roja, Defensa Civil, se toma
contacto inmediato, si la novedad trasciende aún más, esto es responsabilidad
de la sala 123.
4. Comandante de Departamento:
Es a nivel regional el representante del Director General de la Policía, él debe
tomar decisiones y articular esfuerzos en pro de solucionar la situación que
ocurre e informar al comandante de región.
5. INEPO:
El Área de Información Estratégica Policial (INEPO), tiene una gran
responsabilidad dentro del flujo de la información, puesto que es quien
considera la relevancia de la novedad y establece su transcendencia, además
que coordina refuerzos, apoyos y acciones inmediatas a nivel nacional,
articulando recursos de la Policía como de otros entes; como por ejemplo apoyo
aéreo, o brindar apoyo moral al llamar quienes se encuentra en combate para
dar motivación y saber sus necesidades.
73
Después de la confirmación y obtener los detalles de la novedad INEPO
informa, si es el caso, al Director General o Subdirector General o el señor
Comandante quien debe tomar decisiones en el momento, en el término de la
distancia.
En la situación cuando una novedad es muy grave, el comandante de
departamento llamaría al Director General directamente, sin desconocer el
canal formal el cual se realiza en todos los casos, la sala 123 del departamento
informa a INEPO y se esperan instrucciones. Algunas veces se basan en el
internet o noticieros puesto que las novedades son informadas primero por
medios de comunicación, lo cual no es frecuente y principalmente sucede
durante las horas del día, por ello se monitorea la televisión, la radio, internet y
la red de cooperantes.
El Sistema de Información Geográfico Policial (SIGEP o SIG-PONAL), es la
base de datos donde registra la novedad para ser analizadas, establecer
fortalezas y debilidades, puntos por mejorar y que sirva como lección aprendida;
Boletín Informativo Policial (BIP). Como casi toda la actividad es verbal por la
premura del tiempo, con el fin de ampliar, analizar y conocer más
profundamente la novedad, así como las acciones tomadas, permitiendo un
análisis más profundo, esta novedad se inserta en el aplicativo SIGED, al igual
que se comienza a producir el Boletín Informativo Policial (BIP), el cual es
producido para informar a los altos mandos, el Ministerio de Defensa y a la
74
Presidencia de la República, con el objetivo de que sirva como material de
análisis y toma de decisiones.
Figura 43. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 1
Las salas 123 de cada uno de las unidades recibe el relato de los hechos
ocurridos que sean trascendentales, los cuales deben ser insertados en el
aplicativo SIG-PONAL.
Figura 44. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 2
Se verifica que la información este actualizada, en tiempo real y cumpla con los
parámetros establecidos por la Dirección de seguridad Ciudadana (DISEC) para
ser insertados en el Boletín Informativo Policial.
Figura 45. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 3
75
Se establece si la novedad u hecho ocurrido de trascendencia cumple con los
parámetros establecidos, permitiendo su ingreso al programa o descartando la
información.
Figura 46. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 4
Una vez se define que cumple con los parámetros, se ingresa al aplicativo SIG-
PONAL, para generar el consecutivo correspondiente.
Figura 47. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 5
Según la información recibida y con el consecutivo correspondiente, se
selecciona la información del hecho informativo y se empieza a diligenciar los
campos del aplicativo SIG-PONAL, como son los hechos, organización,
complementos, resultados, actividades y documentos; según la información
recibida por la unidad que conoce el caso.
76
Figura 48. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 6
Una vez radicado el hecho en el aplicativo SIG-PONAL, se informa a través de
los medios de comunicación institucionales al Área de Información Estratégica
Policial.
Figura 49 Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 7
Como la unidad descentralizada informa que ha sucedido un hecho informativo
el Centro Automático de Despacho CAD, éste puede recibir la información, vía
correo electrónico o por el aplicativo SIG-PONAL.
Figura 50. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 8
77
Se revisa la información enviada por las unidades, tanto en el aplicativo SIG-
PONAL, como por el correo electrónico, con el fin de que sea insertado en el
B.I.P., para posteriormente confirmar a la unidad de donde procede el hecho, si
cumplió o no con los parámetros establecidos para el ingreso en el B.I.P.
Figura 51. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 9
Se notifica a las unidades con los siguientes fines: comunicarles si la
información cumple o no con los parámetros para su inclusión en el B.I.P.,
solicitarles complementos o correcciones a los datos que enviaron y/o en su
defecto devolverles la información por no cumplir con los parámetros
establecidos.
Figura 52. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 10
78
Si el hecho cumple con los parámetros establecidos, el operador procede a
resumir la información mediante el consecutivo del aplicativo SIG-PONAL,
realizándole las correcciones pertinentes e insertándolo en el B.I.P.
Figura 53. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 11
Se realiza un resumen estadístico con todas las novedades que se hallaron en
el B.I.P., tanto operativas como de criminalidad.
Figura 54. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 12
Se verifica por correo electrónico la información enviada por las unidades en
cuanto a criminalidad y operatividad. El operador se pregunta sobre la clase de
información que recibe por correo; según los hechos se determinan los formatos
preestablecidos con la información requerida por el alto mando institucional.
79
Asimismo, cuando es un factor de atención, el operador consulta al jefe de
turno, sobre la importancia para agregarlo al B.I.P.
Figura 55. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 13
El administrador de información determina si la información corresponde a un
factor de atención, para diligenciar el formato según la importancia de la misma.
Figura 56. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 14
El administrador de información, determina si la información proviene de la
DIJIN7, DIRAN8 o del C.I.C.9 , con el fin de diligenciar los formatos y elaborar la
estadística, para después ser anexada al B.I.P. físico.
7 Dirección de Investigación Criminal e Interpol. 8 Dirección Antinarcóticos. 9 Centro de Investigaciones Criminológicas.
80
Figura 57. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 15
El operador Boletines, recibe impresa la información de los formatos
estadísticos consolidados por parte del Administrador de Información, con el fin
de ser anexados al B.I.P.
Figura 58. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 16
El Operador Boletines, recibe la información estadística que proviene de las
diferentes unidades, al igual que el factor de atención, por parte del
Administrador de Información, para que sea consolidada con el Boletín
Informativo Policial, para posteriormente entregar el documento al personal
autorizado.
81
Figura 59. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 17
Se determina si el B.I.P se entrega mediante comunicado oficial en forma física
o digital -depende de la confidencialidad del documento y la cercanía del
destinatario-.
Figura 60. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 18
Cuando se decide que el B.I.P no será entregado en forma física a quien
corresponda sino en formato digital. En la circunstancia que se decida no,
aunque se exprese que se pasa al paso 1, en esta ocasión no es claro qué se
debe hacer, pues con anterioridad se decidía si era una información útil o no.
82
Figura 61. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 19
Una vez consolidada la información, se dispone a enviarla por correo
electrónico al personal autorizado, según los estándares de seguridad, en forma
encriptada y con la clave de acceso de la información al destinatario final.
Figura 62. Procedimiento “Producir el Boletín Informativo Policial”, paso 20
Una vez consolidada la información se hace entrega del Boletín Informativo
Policial, para el despliegue de la información al Alto Mando Institucional.
1.3.4 Documentos para la toma de decisiones. Este sistema de
información está integrado por documentos que se actualizan constantemente,
pues son el resultado del análisis de situaciones que ocurren de manera
continua; en otras palabras, corresponden a un análisis de la jurisdicción o el
lugar geográfico especifico, tomando en cuenta múltiples variables que permiten
determinar la situación, estos documentos están en todos los niveles de la
83
Institución y son de consulta por los comandantes y directores de unidades
(Policía Nacional de Colombia, 2008).
Son soporte para la toma de decisiones, la Institución utiliza la formulación
estratégica basada en estudios que permiten direccionar los esfuerzos para una
efectiva prestación del servicio.
Estudio de planeación. Es un documento formal que comprende el análisis
conciso y exacto de una situación determinada y planteando alternativas de
solución. Una de sus características es su brevedad, debiendo hacerse, si es
necesario, la sustentación correspondiente en anexos. De esta forma se dan los
principales elementos de juicio con información concisa para la toma de
decisiones.
Cualquiera que sea su propósito o grado de complejidad, debe contemplar: el
enjuiciamiento del problema, la enumeración de las hipótesis, la presentación
de hechos, el análisis de las implicaciones, las conclusiones y las
recomendaciones.
• Encabezamiento: El encabezamiento está compuesto por el membrete,
lugar, fecha y tema del estudio de planeación. Si requiere clasificación de
seguridad, ésta se colocara en la parte superior e inferior de cada
página.
84
• Problema: El problema se expresa en forma clara y concreta, por
ejemplo: Determinar si es conveniente o no reactivar el Departamento de
Policía Vaupés.
• Hipótesis: Se incluyen las hipótesis pertinentes que se consideren
necesarias; en ausencia de informaciones concretas, estas constituyen
base para el estudio o para ampliar o reducir el problema. Se emplean
hipótesis que deben tener fundamento real.
• Hechos relacionados con el problema: Se indican los hechos esenciales
que deben ser considerados, relacionados con antecedentes, costos,
estadísticas, apreciación de situación, entre otros.
• Análisis: Estudio cuidadoso y detallado de todos los factores pertinentes,
incluyendo las ventajas y desventajas, consideraciones a favor o en
contra, para llegar a conclusiones juiciosas. En este párrafo el analista
expone de manera clara y concisa el análisis de los datos obtenidos
durante la investigación. En un estudio de planeación extenso o
complejo, éste debe ser un resumen y los detalles se incluirán en un
anexo de análisis.
• Conclusiones: Se presentan conclusiones mediante el previo análisis de
todos los factores importantes; todas las soluciones probables al
problema y los factores que las afectan.
85
• Recomendaciones: Como resultado de los aspectos anteriores se
expone de manera clara y concisa la acción o acciones que se deben
seguir y se consideren apropiadas para solucionar el problema.
• La acción recomendada: Debe estar en armonía con las conclusiones y
se deben citar los documentos a emitir para ponerla en ejecución,
(directivas, instructivos, planes, proyectos, entre otros). No se debe
recomendar la realización de otros estudios de planeación para
solucionar el mismo problema.
• Firma: Se coloca firma y post firma con grado, nombres, apellidos y
cargo del funcionario responsable de la elaboración del estudio.
• Acuerdos y desacuerdos: El documento será enviado a las unidades
comprometidas con la solución del problema, con el fin que emitan el
concepto de acuerdo o desacuerdo, con relación a las recomendaciones
planteadas en el estudio, a través de un oficio que contenga la
justificación correspondiente, la cual se manejara como anexo. En el
documento se escribe el grado, nombres y apellidos de los funcionarios
que están de acuerdo o desacuerdo con recomendaciones.
• Anexo: Se enumeran aquellos que acompañen el estudio.
• Visto Bueno: Los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de
región, policías metropolitanas, departamentos de policía y las escuelas
de formación señalaran la aprobación o no del estudio, cuando son de
carácter interno de acuerdo con el formato anexo.
86
Concepto de planeación. Documento formal, que se emplea para emitir
percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos,
documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permiten la toma
de decisiones sobre temas específicos. Es una forma sencilla y abreviada de
presentar análisis y recomendaciones.
Apreciación de inteligencia. Tiene como finalidad orientar al Mando
Institucional en la toma de decisiones, programación de servicios, utilización de
recursos humanos y materiales ante fenómenos perturbadores del orden
público, identificados por el servicio de inteligencia.
Sirve además para la adopción de otros planes paralelos concordantes con el
momento y la situación anormal registrados. Se convierte en herramienta
fundamental que elimina las pérdidas humanas y lleva a la conducción exitosa
de las operaciones.
Memoria local y topográfica. Es un documento que sirve de insumo para la
planeación y organización del servicio de Policía. Contiene información amplia y
detallada de todos los aspectos geográficos de la jurisdicción y los políticos,
sociales, económicos, delincuenciales y contravencionales de la comunidad que
recibe el servicio, al igual que los recursos materiales y el talento humano con
que cuenta la Institución para el cumplimiento de la misión.
87
Se debe tener en cuenta que estos documentos reposan en cada una de las
unidades desconcentradas que los genera y no se encuentran sistematizados,
los dos primeros documentos son de carácter administrativos y los dos últimos
diseñados para el ámbito operativo, con el fin de apoyar la toma de decisiones
según corresponda.
1.4 Formulación estratégica y sistemas de información
Dentro de la Policía Nacional no se tiene una clasificación de los sistemas de
información, ni la determinación de cómo es su utilización para realizar la
formulación estratégica, por ello dentro de nuestra hipótesis de investigación se
propone que a mayor utilización de los sistemas de información, éstos dejarían
de ser un instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para
convertirse en una estrategia del servicio de Policía.
Empero, para cumplir el objetivo principal de la investigación de caracterizar las
perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional
y proponer unas perspectivas de estos sistemas, se debe proponer una
clasificación de los sistemas de información, para que sean alineados e
integrados con la metodología para la formulación y operacionalización del plan
estratégico institucional (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010).
88
1.4.1 Clasificación de los sistemas de información. Para integrar los
sistemas de información con la metodología del Plan Estratégico, la cual está
basada en el cuadro de mando integral (Balance ScoreCard), propuesto en
1992 por sus autores Robert Kaplan y David Norton; y, teniendo en cuenta que
los programas pueden cambiar de nombre o realizar nuevas tareas, -si bien en
esencia lo importante es la información que proveen-, a continuación se
propone la siguiente clasificación de los sistemas de información:
Figura 63. Clasificación sistemas de información
1. Sistemas de Información de Gestión
Son aquellos para verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de la institución
en todas las áreas como administrativas, operativas, docentes, derechos
1. SI de ges<ón
2. SI administra<vos
3. SI de personal
4. SI de control
5. SI para la ciudadania
6. SI opereacionales
89
humanos, basados en sistema de gestión integral, sistema de gestión de la
calidad:
Tabla 2. Sistemas de información de gestión
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SVE Suite Visión Empresarial
Es una solución software que permite evidenciar al interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica, es utilizado para hacer seguimiento a la gestión Institucional, es actualizado por cada una de las unidades desconcentradas.
Polired Intranet de la Policía
Contiene los documentos digitales de las órdenes de los actos administrativos por los cuales se ordena la prestación el servicio de Policía en sus diferentes especialidades. Igualmente el protocolo, el acceso a todos los sistemas de información y micrositios por unidad, principalmente es un programa de consulta.
Tablero de control Tablero de control
Control del día a día del desempeño de los indicadores y los procesos, es utilizado por los altos mandos, desde dispositivos móviles “Tablet” que permiten ver en tiempo real el desempeño de los indicadores y las estadísticas operativas.
Documentos de toma de decisiones
Estudio de planeación Concepto de planeación Apreciación de inteligencia Memoria local y topográfica
Documentos que se actualizan constantemente, puesto que están integrados de análisis de situaciones que ocurren por decirlo son un análisis de la jurisdicción o el lugar geográfico especifico, están dispuestos para consulta constantemente, puesto que son referentes de consulta para toma de decisiones.
2. Sistemas de Información Administrativos
Los Sistemas de Información Administrativos compilan la información de los
bienes, armamento, equipo informático, vehículos y otros de soporte del servicio
de Policía.
90
Tabla 3. Sistemas de información administrativos
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SIBIN Sistema de información de bienes e inmuebles
Registra y controla información de los bienes e inmuebles que se encuentra a cargo de las unidades de policía a nivel nacional, es utilizado para establecer el inventario real de la Policía.
SINVE Sistema de información para la administración de hardware y software
Registra y controla los inventarios de los equipos de comunicación de voz, datos, equipos de cómputo y software.
SISEGA Sistema de seguridades para los aplicativos
Registra y controla los permisos que se les otorgan a los usuarios que utilizan las diferentes aplicaciones de la Policía Nacional.
SICOVI Sistema de información para el control de visitantes
Registra y controla la información de los visitantes, elementos y armamento que ingresan a las instalaciones de la Policía Nacional.
SIVIDE Sistema de información víctimas de la violencia y/o desastres naturales
Registra y controla la información de donaciones y aportes de fundaciones y ONG’S a las viudas y huérfanos de Policías muertos o heridos en actos del servicio.
SIPLAC Sistema de información plan de compras
Registra la información de los planes de necesidades de las unidades y genera el plan de compras de la Policía Nacional.
SIKAR Sistema de información procesos contractuales kárdex de proveedores
Registra y controla la información de los proveedores que desean contratar por mínima cuantía con la Policía Nacional.
SARCV
Sistema de información para la administración de reservas en centros vacacionales
Registro histórico y control de asignación de las reservas a los diferentes centros vacacionales con que cuenta la Policía Nacional a nivel país, así como informes estadísticos y control de facturas por concepto de alojamiento.
SIGEA Sistema de información para la gestión del equipo automotor
Registra la información de la vida útil del parque automotor que tienen asignados la Policía Nacional en todo el país.
SIGAC Sistema de información para la gestión académica
Registra y controla la información referente al proceso académico que lleva en las diferentes escuelas de formación y especialidades de la Policía Nacional
SISUR Sistema de información para la suscripción de la revista de la Policía Nacional
Registra la información de los suscriptores de la revista de la Policía Nacional
3. Sistemas de Información de Personal
Son aquellos que brindan toda la información sobre los integrantes de la Policía,
como por ejemplo su situación disciplinaria, hoja de vida, clima organizacional,
91
a este se debe anexar la información de la Justicia Penal Militar, no obstante,
resulta pertinente resaltar que en el momento no existe un aplicativo para incluir
esta información.
Tabla 4. Sistemas de información de personal
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SIATH
Sistema de información para la admisión del talento humano
Registra información del proceso de incorporación al personal que aspira a ingresar a la Institución. Registra, controla y administra la información del talento humano de la Policía Nacional. Sistema administración del
talento humano
SICLI Sistema de información para la medición del clima laboral
Registra y controla la información sobre las mediciones del clima institucional.
SIJUME Sistema de información de juntas medico laborales
Registra la información de las juntas médico laborales que se realizan al personal de la Policía Nacional.
SIJUR Sistema de información jurídico para la Policía Nacional
Registra los procesos disciplinarios de los funcionarios investigados en la Policía Nacional.
SIPRE Sistema de información para las prestaciones sociales
Registra la información de los reconocimientos de cesantías, prestaciones e indemnizaciones del personal de la Policía Nacional.
SIFRE Sistema de información de funciones y requisitos para los cargos
Registra información de los requisitos y funciones de los cargos que se desempeñan en la Policía Nacional.
4. Sistemas de información de control:
Éstos permiten a los comandantes y directores dentro de la organización,
controlar el uso de los recursos asignados, como también el seguimiento de las
ordenes; igualmente se anexan dos sistemas del Gobierno Nacional, los cuales
son utilizados por la Policía para hacer control: el Sistema de Seguimiento a
Metas de Gobierno (SISMEG) -el cual entrará en servicio este año- y, el
92
Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE),
para verificar como se está ejecutando el presupuesto público a través de la
contratación.
Tabla 5. Sistemas de información de control
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SECAC Sistema de información para el seguimiento y control de atención a casos
Registra la recepción de llamadas por parte de los ciudadanos, despacho patrullas, control tiempos de llegada de las patrullas, generación de reportes e interfaz estadística.
SECAD Sistema Estadístico de centro automático de despacho
Registrar información respecto a los recursos administrativos, logísticos, informáticos y del talento humano utilizados para el servicio de policía en la modalidad de vigilancia. Adicionalmente este sistema genera estadística y georreferenciación de los delitos y contravenciones que se atienden en el servicio.
SICBI Sistema de información para el control de bienes incautados
Registra la información de los bienes asignados por parte de la Dirección de Estupefacientes a la Policía Nacional
SICOI Sistema de información control de bienes cooperación internacional
Registra y controla la información de todos los bienes que se entregan en comodato o donados por otros países o entidades extranjeras al servicio de la Policía Nacional
SICCA Sistema de información control de cambios
Registra y controla los cambios y ajustes a los sistemas de información desarrollados en la Policía Nacional.
SIORD Sistema de información para la administración de ordenes
Registra y controla las órdenes dadas por el mando institucional para diferentes unidades de policía a nivel nacional.
SIFAC Sistema de información de facturación para la Policía Nacional
Registra la información sobre el control de la dotación que la Policía Nacional asigna a los funcionarios
93
5. Sistemas de Información para la Ciudadanía
Son todos aquellos que proveen los requerimientos ciudadanos como quejas,
reclamos y sugerencias, incluyendo los de los propios policías.
Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
SIDENCO Sistema de información de denuncias y contravenciones
Registra la información de las denuncias y contravenciones que hace la ciudadanía en cualquier centro de atención al ciudadano.
SIPCO Sistema de información para la Policía Comunitaria
Registra la información de los Frentes de Seguridad, Policía Cívica Juvenil, escuelas de Seguridad Ciudadana
SIQUER Sistema de información de quejas y reclamos
Registra la información de las quejas y reclamos que la ciudadanía denuncia a nivel nacional.
SISAC Sistema de información y seguimiento en atención al ciudadano
Registra la información de las quejas y reclamos que la ciudadanía denuncia a nivel nacional.
SISEC Sistema de información de seguridad ciudadana y red de cooperantes
Registra y controla la información de fuentes humanas que suministran datos sobre hechos delincuenciales.
6. Sistemas de Información Operacionales
Contienen todo lo relacionado con la actividad misional de la Policía, la
actividad operativa (por ejemplo el control de delitos y contravenciones,
protección de dignatarios, actividades especiales, etc).
94
Tabla 7. Sistemas de información operacionales
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
*SIASE *SICAP *SICAR *SICCA *SICOD *SICOP *SIECI *SIEDU *SIENI *SIHOV *SILAC *SIPET *SIPQUI *SISEA *SISED
Sistema de información para la gestión de operaciones antinarcóticos
• Sistema de información de admisiones • sistema de información para las actividades del área de prevención • Sistema de información para el control de requisas de aeronaves • Sistema de información para el control de combustibles aeronáuticos • Sistema de información para el control de devolutivos • Sistema de información para el control de empresas • Sistema de información para el control de erradicación de cultivos ilícitos • Sistema de información para la educación continuada • Sistema de información de enlaces internacionales • sistema de información para el control de horas de vuelo • Sistema de información para lavado de activos • Sistema de información para la pro eficiencia y entrenamiento de tripulaciones • Sistema de información para el control procesos químicos • Sistema de información servicios DIRAN
SINTEL Sistema de información de inteligencia policial
Registra la información de las actividades de secuestro, narcotráfico, contrabando y delitos contra la vida.
SIOPER Sistema de información operativo de antecedentes
Registra información criminal, antecedentes, gestión y control de casos, bienes y archivo operacional. Persona, bienes, Org. Delincuencial, ordenes de trabajo.
SIPDE Sistema de información plan democracia
Registra y controla la información de las novedades y dispositivo de la Fuerza Pública y los puestos de votación durante los periodos electorales.
SIPROD Sistema de información para la protección a dignatarios
Registra la información de los dignatarios y del personal de la Policía Nacional que presta la seguridad a los mismos.
SADAP Sistema de información para las disponibilidades y apoyo
Registra la informa información del personal que participa en los diferentes apoyos y disponibilidades a las unidades de policía.
SITIES Sistema de información de tráfico ilegal de especies silvestres
Registra información sobre el tráfico ilegal de especies silvestres flora y fauna que se ponen en conocimiento a la Policía Nacional.
SIEDCO Sistema de información de estadística delincuencial, Contravencional y operativa
Registra la información estadística de los delitos y contravenciones ocurridos a nivel nacional.
SIGEP Sistema de información geográfico estratégico policial
Registra la información de hechos trascendentales e importantes que ocurren a Nivel nacional.
Entonces para integrar la metodología para la formulación y operacionalización
del plan estratégico institucional con los sistemas de información, clasificados
en gestión, administrativos, de personal, de control, para la ciudadanía y
95
operacionales; el Plan Estratégico Institucional debe ser elaborado con
fundamento en estos sistemas.
1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología para la
formulación y operacionalización del Plan Estratégico Institucional
El objetivo de la metodología del Plan Estratégico -la cual es de tipo
participativa para su construcción- consiste en ofrecer elementos que pretenden
trascender en la unión de la estrategia con la operación, para identificar las
oportunidades de gestión y mejora de las estrategias e implementarlas con
rapidez y efectividad (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010). Para
formular este Plan Estratégico se deben tomar una serie de decisiones, las
cuales afectan el futuro de la institución y el cumplimiento de su misionalidad,
por ello la importancia de articular estas decisiones con el apoyo de los
sistemas de información.
Esto construye las grandes metas de la organización y a partir de estos los
objetivos estratégicos, sus respectivos indicadores y las iniciativas estratégicas
que originas los planes de acción, por ello se reitera la importancia de los
sistemas de información en la formulación estratégica.
La metodología específica son cuatro pasos para la formulación del Plan
Estratégico Institucional:
96
1. La oferta de valor.
2. La MEGA.
3. El mapa estratégico.
4. Los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas.
1.5.1 La oferta de valor. Según la metodología del Cuadro de Mando
Integral (CMI), el primer paso es la formulación de la oferta de valor que se
define como los elementos de valor, que pide el cliente (el “que”), que hace la
institución para lograr el “que” (el “como”), tiene dos beneficios que es la
focalización y la priorización.
Para la construcción de ofertas de valor -que son herramientas que presenta
nuestro entendimiento de cómo creamos valor a nuestros clientes-, se
desarrollan tres pasos: la identificación de los clientes, definición de los
elementos y las actividades para cada cliente, priorización de las actividades de
las ofertas de valor para cada cliente. (PONAL, 2010)
A la par, además que los sistemas de información, contienen los hechos
ocurridos en el pasado al interior de la Policía.
A continuación se propone la siguiente matriz de la utilización de los sistemas
de información, con los pasos de la oferta de valor, así como otra serie de
97
informaciones para identificar las ofertas de valor a los clientes, las cuales por
una parte pueden ser consideradas como externas, y por otra no dependen
directamente del control de la institución policial:
Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de valor
Actividades Sistemas de información
Otras Informaciones
1. Identificación clientes. 2. Definición de los elementos
y las actividades para cada cliente.
3. Priorización de las actividades de las ofertas de valor para cada cliente.
Gestión. Para la ciudadanía. Operacionales.
Análisis de encuestas*. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación**. Redes sociales.
*Encuestas de credibilidad, electorales, percepción del servicio, tanto internas como externas **Noticias de transcendencia, crónicas, artículos investigativos, noticias reiterativas, entrevistas, otras donde muestren las necesidades de los clientes.
Se debe tener en cuenta, que quienes realicen la formulación y
operacionalización del Plan Estratégico Institucional, seleccionan los aplicativos
dentro de la clasificación de los sistemas de información, puesto que en ese
momento de interacción social se establecerán criterios y prioridades.
Después que se han identificado los clientes y las prioridades de sus
requerimientos, y se articulan con la oferta de valor de la institución con sus tres
componentes: clientes, elementos y actividades -los elementos son los
aspectos que el cliente valora, y las actividades las acciones que realiza la
institución para ofrecer esos elementos-, nace la red de oferta de valor, la cual
se debe realizar para cada uno de los clientes.
98
Figura 64. Red de la oferta de valor. Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.
Después de realizar esta red es necesario priorizar las actividades de las
ofertas de valor; es primordial e indispensable que sean apoyados por los
sistemas de información, teniendo en cuenta que la metodología es
reduccionista, pues se priorizan las ofertas de valor a través de la escogencia
de un grupo de personas de la institución con un conocimiento global del tema,
quienes individualmente deben diligenciar los formatos.
Para apoyar la visión holística de estas personas escogidas, se propone que
sean apoyadas por los sistemas de información para establecer los elementos y
las actividades, esto permite articular todas las actividades del servicio, su
tendencia y resultados con informaciones externas de la siguiente manera:
Cliente de la PONAL
Elemento 2
Elemento 1
Elemento N
ActividadN
ActividadN
ActividadN
Actividad 2
ActividadN
Actividad N
Actividad 1
ActividadN
Elemento de la oferta de valor: Esos aspectos que el cliente
valora
Actividades que apoyan la oferta: Lo que la PONAL
realiza (procesos) para poder ofrecer
los elementos
99
Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la
oferta de valor
Actividades Sistemas de información Otras Informaciones
Elementos.
Gestión. Para la ciudadanía. De personal.
Análisis de encuestas. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.
Actividades.
Gestión. Para la ciudadanía. De personal. Operacionales.
Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.
La priorización se podría realizar de una manera más profunda después de
analizar los clientes, elementos y actividades apoyados por los sistemas de
información.
Para realizar la priorización de las actividades de las ofertas de valor se tienen
dos escalas de clasificación (PONAL, 2010):
Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor.
5 Alta
4 Alta-Media
3 Media
2 Media-Baja
1 Baja
La PONAL está cumpliendo a cabalidad con la actividad.
La PONAL está cumpliendo con la mayoría de las características de la actividad.
La PONAL está cumpliendo algunas de las características de la actividad.
La PONAL está cumpliendo con pocas características de la actividad.
La PONAL está cumpliendo con las características de la actividad.
Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.
100
Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de
valor.
5 Alta
4 Alta-Media
3 Media
2 Media-Baja
1 Baja
La actividad es de suma importancia para el cliente de la PONAL
La actividad es bastante importante para el cliente de la PONAL
La actividad es importante para el cliente de la PONAL
La actividad no es tan importante para el cliente de la PONAL
La actividad no tiene importancia para el cliente de la PONAL
Fuente: Metodología para la formulación y operacionalización del plan estratégico institucional.
Los sistemas de información para priorizar las actividades de las ofertas de
valor:
Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de las
ofertas de valor
Actividades Sistemas de información Otras Informaciones
Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor.
Gestión. Para la ciudadanía. De personal.
Análisis de encuestas. Políticas y metas de gobierno. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.
Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la oferta de valor.
Gestión. Para la ciudadanía. De personal. Operacionales.
Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.
La información suministrada por los sistemas de información y otras
informaciones, permitirán optimizar los análisis para la posterior toma de
decisiones más racionales y con menos especulaciones, ni a solo criterios
personales.
101
1.5.2 La MEGA. Una vez obtenidos los resultados de la priorización de
las ofertas de valor, el segundo paso de la formulación y operacionalización del
plan estratégico institucional a través del CMI es las creación de la MEGA10,
que es el gran propósito o sueño que una la organización con la misión, es decir
concreta y unifica los esfuerzos de todos los miembros de la institución con una
fuerza superior, es el conector de la misión con la visión (PONAL, 2010).
Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión
Para establecer la MEGA se deben analizar ciertas informaciones o variables
necesarias, en la metodología de formulación y operacionalización del Plan
Estratégico Institucional (Policía Nacional de Colombia, PONAL, 2010) se
plantean los siguientes aspectos fundamentales:
• Es indispensable que la MEGA esté de acuerdo con la ideología y
propósito central de la institución. Para la articulación con los sistemas de
información lo llamaremos el eje 4. Prospectiva y doctrina.
10 Meta ambiciosa y audaz.
Misión MEGA Visión
102
• La MEGA debe ser clara y generar entusiasmo en aquellos encargados de
que ésta se haga realidad. Integrada al eje 5. Talento humano.
• La MEGA claramente, y casi por definición, está fuera de toda zona de
comodidad/confort; debe exigir un gran esfuerzo y al mismo tiempo ser
alcanzable. Integrado al eje 2. Capacidades institucionales.
• Dentro de una misma entidad se puede encontrar la MEGA e impulsores
de la MEGA, los cuales apuntan a su cumplimiento. Integrado al eje 1.
Requerimientos ciudadanos.
• La MEGA debe tener una fecha de cumplimiento con el fin de facilitar su
evaluación. Integrado al eje 3. Visión y misión.
Figura 66. Ejes para plantear la MEGA
Para la construcción de la MEGA se deben analizar estos ejes, para ser
integradas a priori por los analistas, con ello es posible iniciar un mejor proceso
MEGA
1. Requerimientos ciudadanos
2. Capacidades ins<tucionales
3. Visión y misión
4. Prospec<va y doctrina
5. Talento humano
103
de construcción del la MEGA, tanto como los elementos centrales de la MEGA
los impulsores de la MEGA.
Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para plantear
la MEGA
Actividades Sistemas de información Otras Informaciones
1. Requerimientos ciudadanos. Gestión. Para la ciudadanía.
Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales.
2. Capacidades institucionales.
Gestión. Administrativos. De personal. Operacionales.
Análisis de encuestas. Rendiciones de cuentas. Medios de comunicación. Redes sociales. Policía en cifras11. Comunicaciones estratégicas12.
3. Visión y misión. Gestión. Operacionales. De control.
Normatividad. Plan de desarrollo. Metas y objetivos de gobierno. Informes de gestión.
4. Prospectiva y doctrina.
Gestión. Administrativos. De personal. De control. Para la ciudadanía. Operacionales.
Análisis de encuestas. Renciones de cuentas. Medios de comunicación. B.I.P. Medición clima organizacional. Policía en cifras. Informes de gestión.
5. Talento humano. Gestión. De personal.
Medición clima organizacional. Rendiciones de cuentas.
11 Documento producido por la Oficina de Planeación, donde se encuentran todas las capacidades institucionales actualizadas mensualmente en números. 12 Oficina asesora del más alto nivel sobre la comunicación interna y externa de la Institución.
104
1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e iniciativas
estratégicas. El tercer paso de la metodología para la construcción del Plan
Estratégico Institucional basado en el CMI, es el mapa estratégico; el cuarto
paso corresponde a los indicadores, sus metas e iniciativas estratégicas; el
quinto paso concierne a las iniciativas, los planes de acción y acuerdos de
desempeño. Estos últimos pasos son resultado de los primeros dos pasos
ofertas de valor y la MEGA, no necesita análisis de información externa, sino
son actividades para establecer qué objetivos se establecen, es mas sobre lo
que quiere lograr el alto mando, sus propósitos.
Puesto que para formular la MEGA se toma la organización holísticamente con
análisis de los sistemas de información y diferentes variables, se apunta
directamente a los últimos pasos, por ejemplo las perspectivas del mapa
estratégico de clientes, recursos para atender los clientes, procesos
generadores de valor y cliente interno, fueron ya analizados y se pueden
plantear estos objetivos según el pensamiento del alto mando de la institución.
En últimas, los sistemas de información son una herramienta útil para la toma
de decisiones, funcionan como seguimiento a la gestión, corrigiendo los errores
en la práctica y ejecución de los procesos, para llegar a los objetivos
propuestos.
105
Conclusión
El crecimiento institucional en diferentes campos como talento humano,
presupuesto, infraestructura, armamento, etc., así como los requerimientos
ciudadanos, han llevado a que los procesos y procedimientos de la Policía
Nacional se vuelvan más complejos y difíciles de gestionar, esto ha obligado a
la Institución a mejorar la forma de administrar esta información.
Los sistemas de calidad permitieron estandarizar los procesos institucionales,
entregado esta responsabilidad a la Oficina de Telemática de la Policía
Nacional –Oficina encargada de los procesos de direccionamiento tecnológico y
de la articulación de los sistemas de información con el desarrollo e innovación
tecnológica-.
En consecuencia todos los sistemas de información de la Policía están
soportados en aplicativos y otras herramientas tecnológicas, diseñadas
principalmente al interior de la institución y, en algunas ocasiones, adquiridas a
terceros.
Por otra parte, la gestión de toma de decisiones esta soportada en cuatro
sistemas de información, principalmente para las decisiones operativas y de
seguimiento diario detallado, a través del tablero de control.
106
Las decisiones de contingencias o novedades trascendentes con la Oficina de
Información Estratégica Policial (INEPO), donde existe un flujo de información
constante entre los mandos e instituciones de apoyo y de donde surge la
novedad; además en cada nivel donde la información es recibida, se toman
decisiones o realizan coordinaciones, que durante todo el proceso se articulan.
Esto se complementa con el Boletín Informativo Policial B.I.P., que permite a los
altos mandos y autoridades políticas analizar mejor el hecho y tomar otras
decisiones.
Las decisiones estratégicas asesoradas con la Suite Visión Empresarial (SVE)
sobre la concepción del Cuadro de Mando Integral (CMI) y el sistema de gestión
integral y sistema de calidad; estas proyectan la institución en el futuro, esta
herramienta contiene la información integral de la organización de riesgos,
planes de mejoramiento, desempeño de los procesos, políticas de calidad,
documentos de la estandarización de los procesos, y toda información
producida por el desarrollo del sistema de calidad.
Pero esta herramienta no es óptimamente utilizada por quienes deben tomar las
decisiones, porque dentro de sus criterios no es necesaria o no saben utilizarla,
y esto produce que muchas de estas decisiones sean asesoradas por quienes
son los responsables del desempeño de los procesos, en consecuencia, quien
debe tomar las decisiones no se basa en la información real de los sistemas de
información, sino en la interpretación de quien asesora.
107
El despliegue tecnológico y de organización de los sistemas de información
están bien estructurados, pero su utilización y gestión en el servicio, en otras
palabras, para lo que deberían servir, está limitado por la no utilización correcta.
Teniendo en cuenta lo anterior se propone una matriz de alineación, para las
decisiones de tipo estratégico, de los sistemas de información con la
metodología de formulación y operacionalización del Plan Estratégico
Institucional, para ligar cada paso de la metodología con la utilización de los
sistemas de información, permitiendo una mejor asimilación en el uso de los
sistemas de información de la Policía.
108
Capítulo 2. Dificultades de los sistemas de información
En el siguiente capítulo, se presentará como se gestionan los SI en la Policía
Nacional de Colombia, explicándolos desde la perspectiva organizacional, pues,
como se trató en el capítulo anterior, se le ha venido dando a este tema un
enfoque muy técnico.
Así mismo, se analizan las principales dificultades actuales que tiene la gestión
de los sistemas de información (SI), como las debilidades y amenazas de la
Policía Nacional de Colombia desde las perspectivas técnicas y
organizacionales, analizando los factores que provocan estas situaciones, pero
proponiendo salidas a través de estrategias organizacionales donde se integra
la parte técnica de los SI.
Con base en el capítulo precedente, se plantea el objetivo de optimizar la
utilización de los SI en la toma de decisiones estratégicas. Este análisis permite
proponer unas estrategias de crecimiento y supervivencia de la organización
desde la perspectiva de los sistemas de información. De igual manera para
mitigar las principales amenazas y riesgos se proponen estrategias de fuga
para que estas debilidades no pongan en riesgo el futuro de la organización.
109
El análisis de las dificultades fue basado en la metodología DOFA13, priorizando
los factores más importantes de cada uno de sus componentes, estableciendo
en el contexto actual, y según el objetivo de esta investigación, cuáles de estos
factores son preponderantes para establecer cuál sería el devenir de los
sistemas de información en esta institución.
Para cumplir el objetivo se propone una serie de estrategias de carácter
organizacional que se articulen y permitan mutar de una concepción meramente
técnica de los sistemas de información, a una organizacional donde se observe
en conjunto todos los aspectos de los sistemas; se utiliza la metodología
PHVA14 para mostrar el modo de implementación de cada una de las
estrategias.
La función de este capítulo es exponer la situación actual de los sistemas de
información, y se propone cómo se deben articular para la toma de decisiones
estratégicas.
2.1 Gestión de los sistemas
Según el ISMS (International Standars for Management Systems), la Gestión de
los Sistemas implica la supervisión y toma de decisiones para cumplir el
objetivo de la organización, a través de la protección de los activos de 13 Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas 14 Planear, Hacer, Verificar y Ajustar
110
información de la organización. La gestión de este sistema de información
incluye la estructura organizacional, políticas, planeación de actividades,
responsabilidades, practicas, procedimientos, procesos y recursos (ISO, 2009).
Se realiza la división que se expone a continuación, teniendo en cuenta que
hasta el momento no se tiene documentada una división de la estructura
organizacional dentro de los niveles de despliegue del sistema de calidad.
Para lograr establecer un objetivo y desplegar estrategias que permitan aprobar
o por el contrario improbar la hipótesis de esta investigación, se debe tener esta
clasificación, toda vez que cada uno de estos niveles deben estar articulados
según su nivel de subordinación y deben dar solución a los problemas de
gestión de los sistemas de información.
De acuerdo a la estructura orgánica de la Policía Nacional, los niveles de
despliegue se dividen de la siguiente forma:
111
Tabla 14. División de los niveles de despliegue
Desde la perspectiva organizacional en el nivel estratégico, se trabaja sobre la
política de los sistemas de información para toma de decisiones, a través del
cuadro de mando integral y de los diferentes indicadores de procesos, para que
los sistemas de información en un futuro muy próximo, estén presentes en
todos los ámbitos del servicio de forma activa y protagónica.
Por el momento se cuenta con sistemas de información a través de aplicativos
informáticos, en los cuales se inserta la información, si embargo no se cuenta
con un buen sistema de correlación o complementariedad, ni se tiene
Estratégico Director General
Subdirector General
Direccion de seguridad ciudadanana
Dirección de inves<gación criminal e Interpol
Dirección de inteligencia
Dirección administra<va y financiera
Dirección de talento humano
Oficinas asesoras
Tác<co Dirección de carabineros y seguridad rural
Dirección de an<narcó<cos
Dirección de protección y servicios especiales
Dirección an<secuestro y an<oextorsión
Dirección de tránsito y transporte
Dirección de sanidad
Dirección de bienestar social
Dirección de incorporación
Dirección Nacional de Escuelas
Operacional Regiones de Policía
Metropolitanas
Departamentos
Distritos, estaciones, CAI y puestos de policía
Seccionales de policía judicial e inteligencia
Hospitales y centros de salud.
Colegios y centros vacacionales
112
documentado un sistema de información gerencial que permita articular la
información con las decisiones de forma clara.
Por lo anterior, se propuso en el capítulo anterior, la articulación de los sistemas
de información con la metodología de formulación y operacionalización del Plan
Estratégico, es decir para la toma de decisiones estratégicas.
A nivel táctico, los directores de direcciones de este nivel, tienen acceso a la
consulta de estos aplicativos, pero bajo revisión y control del nivel estratégico, -
por ejemplo los reportes a los alcaldes, estadísticas de personal y la
operatividad, resultados de sus metas e indicadores-. El resultado es que
actualmente no todas las herramientas que brindan los sistemas de información
son aprovechadas, ya sea por el desconocimiento, la falta de cultura o por no
tener una política clara a nivel central de su utilización.
A su turno, en el nivel Operacional las salas 123 se tiene el SECAD (Sistema
Estadístico de centro automático de despacho), mediante el cual se gestiona la
información estadística del servicio además de las salas CIEPS (Centro de
Información Estratégica Policial Seccional); el principal problema para su
funcionamiento normal es que los comandantes no se apropian de la
tecnología, aunque en sus salas 123 tienen todo lo necesario para direccionar
sus unidades y tienen los medios tecnológicos para gestionar la información
113
Este nivel tiene las mismas características del nivel táctico en lo relacionado
con el uso adecuado de los sistemas de información, el aprovechamiento y la
articulación con las decisiones.
2.1.1 Objetivo de los sistemas de información. Según lo establecido
en el capítulo anterior, el principal inconveniente de los SI es la no adecuada
utilización de los mismos para la toma de decisiones, es decir las herramientas
están allí, solo que no se saben o no se quieren utilizar.
Para formular estrategias que incrementen el uso de los SI en la toma de
decisiones estratégicas del sistema de calidad, el objetivo propuesto es
“Optimizar la utilización de los sistemas de información en la toma de
decisiones estratégicas”.
El significado del vocablo Optimizar es: “Buscar la mejor manera de realizar una
actividad” (Real Academia Española, 2011), siendo este el verbo rector del
objetivo, se apunta efectivamente a crear una cultura de decisiones basadas en
los SI.
2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información
Conociendo de forma general el problema de gestión que, se reitera, es que los
SI no se utilizan en la toma de decisiones estratégicas, y para establecer las
114
causas de los problemas y riesgos de los sistemas de información en la Policía,
se aplicara la matriz DOFA, con el objetivo de determinar los principales
problemas para su gestión.
Se partió con la realización de una lluvia de ideas de la OFITE15, pero se
encontró que solo tenían temas técnicos de los sistemas de información,
teniendo en cuenta que esta es una monografía en administración, se analizó
para establecer la matriz con temas organizacionales.
Para iniciar, se utilizará la lluvia de ideas únicamente para establecer la matriz
DOFA en situaciones organizacionales, clasificando su importancia en los
problemas de gestión y riesgos de los sistemas de información en la Policía,
así: 1 poco importante, 2 importante y 3 muy importante; como su clasificación
en amenazas.
Lo anterior, con el fin de establecer el contexto estratégico en el cual se
encuentran los SI de la Policía Nacional.
Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA
FACTORES PRIORIDAD Calificación
AMENAZAS 1. Daños en la infraestructura, por acciones terroristas o accidentes en los servidores. 2
2. Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc. 3
15 Oficina de Telemática
115
3. Falla en el fluido eléctrico que inhabilite la disponibilidad de la información. 1 4. Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización. 3
5. Falla en la conectividad de las unidades móviles y desconcentradas. 1 6. Desastres por fenómenos naturales. 1 7. Daño en la infraestructura tecnológica por causa interna. 2 8. Presencia de usuarios con accesos no autorizados por la administración de bases de datos. 3
9. Falla en los equipos servidores por virus o problemas técnicos. 2 10. Errores humanos en la administración de aplicativos. 3 11. Cambio de las políticas gubernamentales y normativas que afectan la continuidad de los objetivos institucionales. 1
12. Obsolescencia de la plataforma utilizada. 1 13. Cambio de la legislación de telecomunicaciones. 2 19. Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución. 3
14. Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos. 3 15. Bloqueos a los usuarios por políticas de seguridad. 1 16. Tráfico de influencias para desviar la labor de los sistemas de información en el cumplimiento de la misionalidad. 1
DEBILIDADES 1. Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones. 3
2. Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio. 3
4. Desconocimiento del funcionamiento de la infraestructura tecnológica, para saber cobertura, disponibilidad de la información, capacidades y límites. 2
5. Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el crecimiento de usuarios y requerimientos de información. 3
6. Poco mantenimiento y actualización de equipos de cómputo y telecomunicaciones. 1
7. Incumplimientos Códigos, Leyes, Entidades y Normas sobre la utilización de los sistemas. 1
8. Inexperiencia en atención de casos de fallas en las plataformas tecnológicas. 1 9. Falta de niveles de seguridad tecnológica tanto técnica como organizacional. 2 10. Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI. 3
11. No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional. 3
12. Falta de personal para la atención de solicitudes sobre los SI, sobre fallas técnicas, que incidan en la disponibilidad de la información. 1
13. Falta de actualización de conocimientos de las herramientas en relación a sus capacidades tecnológicas. 1
14. Centralización de los SI en Bogotá D.C., puesto que se tienen concentrado todo el manejo, control, actualización y backup en la capital, una falla aquí, replicaría en todas las unidades.
2
15. Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías. 3
16. Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información. 3
17. Falta de conocimiento de los inventarios web, sobre las herramientas que allí están para las diferentes modalidades del servicio. 1
18. Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información. 3
19. Retardos en el soporte técnico, para la atención de incidentes de la 2
116
disponibilidad de la información. 20. Resistencia al cambio de los usuarios, jefes y comandantes para tomar decisiones o hacer análisis de las nuevas herramientas que proveen los sistemas de información.
2
21. Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales. 3 OPORTUNIDADES 1. Capacitación en la migración de plataformas, cuando se actualicen los recursos tecnológicos. 2
3. Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.
3
3. Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones. 3 4. Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el personal en servicio. 3
5. Lecciones aprendidas de los incidentes de seguridad ocurridos. 1 6. Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI. 3 7. Mejoramiento y actualización de los SI. 2 8. Planes de mejoras para cobertura y movilidad a los diferentes niveles de despliegue. 1
9. Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet. 3
10. Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional. 3 11. Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales. 3 12. Promoción de nuevas tecnologías en el entorno global. 2 13. Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas 3 14. Ampliación de ancho de banda para la acceder a la información de una forma más rápida. 1
15. Cambios en Códigos, Leyes, Entidades y Normas tecnológicas. 2 16. Dinamización de procesos con empresas proveedoras de bienes y servicios. 2 FORTALEZAS 1. Backup’s de comunicaciones actualizado. 3 2. Disponibilidad permanente de canales de datos. 3 3. Disponibilidad permanente de las herramientas de comunicación unificadas. 1 4. Herramientas de gestión de redes. 2 5. Diversidad de SI para todos los ámbitos del servicio. 3 6. Actualización permanente de tecnología de punta. 3 7. Accesibilidad sostenible en ambiente de red. 2 8. Administración de datos. 2 9. Plataforma robusta de las tecnologías de información. 1 10. Control de la información. 1 11. Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones. 3 12. Capacidad y destreza en la solución de incidentes de seguridad. 2 13. Satisfacción del cliente institucional. 2 14. Holgura en los anchos de banda. 2 15. Mejora tecnológica continúa. 2 16. Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico, cuando ocurre el aislamiento de las unidades. 3
17. Evaluación de la calidad del servicio. 3 18. Preparación y retroalimentación profesional. 3 19. Experiencia en el ejercicio de las funciones de soporte técnico. 2
117
Posterior a determinar la prioridad de cada idea tratada, se establece cuáles
son las más importantes, las cuales deben ser tratadas o priorizadas. Esta
matriz DOFA provee los insumos para cruzar variables donde se planteen las
estrategias o acciones.
Tabla 16. Matriz DOFA
MATRIZ DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES
Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones.
Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.
Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio.
Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones.
Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el crecimiento de usuarios y requerimientos de información.
Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el personal en servicio.
Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI.
Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI.
No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional.
Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet.
Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías.
Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional.
Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información.
Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales.
Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información.
Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas
Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales.
AMENAZAS FORTALEZAS Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc. Backup’s de comunicaciones actualizado.
Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización.
Disponibilidad permanente de canales de datos.
Presencia de usuarios con accesos no Diversidad de SI para todos los ámbitos del
118
autorizados por la administración de bases de datos.
servicio.
Errores humanos en la administración de aplicativos.
Actualización permanente de tecnología de punta.
Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución.
Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones.
Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos.
Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico.
Preparación y retroalimentación profesional.
La anterior clasificación presenta la incidencia que ha tenido la OFITE en los
sistemas de información, en el entendido que las fortalezas son de tipo técnico
y las debilidades son de tipo organizacional, consecuentemente, las estrategias
a desarrollar deben ser enfocadas a fortalecer el ámbito organizacional, lo cual
aumenta el aprovechamiento de la información
2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional.
Teniendo en cuenta el anterior análisis y las entrevistas realizadas al señor
Teniente Coronel JAMES GUSTAVO ARANA REYES Jefe Área de
Administración de la Información y la señora Subcomisaria VITALIA
ARTUNDUAGA MARTÍNEZ Administrador Suite Visión Empresarial, ambos
miembros de la Policía Nacional, los principales problemas de la gestión de los
sistemas de información en la Policía radican en:
• La falta de apropiación de la tecnología voluntaria o involuntariamente.
• El desconocimiento de las capacidades de la tecnología y la información
puesta a su servicio
• El uso inadecuado de estos recursos.
119
Estos son problemas relacionados con la gestión del personal, no de la
tecnología es decir, de nuevo se observa que la Institución ha avanzado
considerablemente en la adquisición y mejora de los recursos tecnológicos,
pero no se ha avanzado en la inclusión de la gestión de esta tecnología en la
cultura organizacional.
Así mismo, se tienen problemas actualmente de corte técnico con la seguridad
de los sistemas de información, pero no son aún notables los problemas con la
actualización de las plataformas tecnológicas, pero se trataran porque estos
problemas identificados generan también riesgos de seguridad en la gestión de
la información, que podrían poner en peligro el cumplimiento de la misionalidad
institucional.
Después de establecer el objetivo y los factores más prioritarios a tener en
cuenta, se cruzan las variables para establecer estrategias de supervivencia, de
fuga y de crecimiento, encaminando estas estrategias hacia el ámbito
organizacional, pero articulándolas con el excelente desempeño técnico con
que cuenta la Policía.
Estas acciones están articuladas hacia como se convertirán los SI en
herramientas útiles para la toma de decisiones estratégicas en todos los
ámbitos del servicio de policía, teniendo en cuenta que la información es el
insumo más importante de una organización.
120
Tabla 2. Cruce de variables de DOFA
CRUCES DE VARIABLES (ESTRATEGIAS O ACCIONES) DO (DE SUPERVIVENCIA) DA (DE FUGA) I. Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.
I. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.
II. Ampliar la cobertura de cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.
II. Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.
III. Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.
III. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.
FO (DE CRECIMENTO) FA (DE SUPERVIVENCIA)
I. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos.
IV. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información.
II. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.
V. Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.
III. Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.
VI. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.
En consecuencia, se debe enfatizar en estrategias de tipo organizacional
articuladas con la parte técnica de los sistemas de información, con el fin de
aprovechar las capacidades de los SI, para una óptima toma de decisiones de
tipo estratégico en cada uno de los niveles de despliegue de la Institución.
2.3 Estrategia de los sistemas de información
Después de realizar el análisis DOFA apuntando al objetivo propuesto, se va a
priorizar en estrategias de corte organizacional, para articular todas las
unidades que deben tomar decisiones estratégicas.
121
A continuación se explicará en qué consiste cada una de estas estrategias
propuestas, utilizando la metodología DOFA, así:
2.3.1 Estrategias de supervivencia
1. Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para
permear todas los procesos y procedimientos de la organización.
Para la supervivencia institucional desde la perspectiva de los sistemas de
información, como primera medida se deben desplegar planes de formación y
capacitación de los sistemas de información para permear todas las personas
que administra, operan o requieren los SI para su labor, con el fin de que en el
momento de la toma de decisiones todos los eslabones de la cadena
comprendan el uso de estos y su aplicabilidad a la decisión a tomar.
Lo precedente, teniendo en cuenta que son las personas que integran la
organización quienes le dan vida a la misma, y estos integrantes de la
Institución son cada vez más dependientes de los sistemas de información.
Entonces se vuelve imperativo que todas las personas de la organización
conozcan y utilicen los sistemas de información de la Institución policial, y que
estos estén articulados con el sistema de calidad que utilizan para gerenciar la
organización.
122
Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1
Planear: Se deben diseñar programas académicos que permitan aprender
desde lo básico de los sistemas de información, como su funcionamiento e
interfaz y su articulación con el desempeño de los procesos y procedimientos.
Para esto se deben escoger docentes tanto que enseñen en la parte técnica de
los programas como en administración que faciliten el aprendizaje; finalmente si
deben ser formaciones y capacitaciones en medios virtuales o presenciales
según la complejidad de los temas.
Igualmente es posible desarrollar esta estrategia con instituciones que tengan
más experiencia en este tipo de formaciones tanto virtuales como presenciales,
Ajustar • Ajustar programas y metodologías • Incluir nuevos asistentes • Métodos de evaluación
Planear • Diseñar programas académicos • Escoger docentes • Establecer medios virtuales o presenciales de educación
Verificar • Evaluaciones de lo aprendido • Asistencia • Impacto del pensum
Hacer • Iniciar clases • Exigir la presencia de los dueños de proceso • Exigir la presencia de los usuarios de los SI
123
por ejemplo el SENA16 el cual tiene acuerdo de cooperación con la Policía y
posee basta te experiencia en estos tipos de formación como en la temática.
Hacer: Una vez se inicien las formaciones y capacitaciones, los dueños de
proceso en cada uno de los niveles de despliegue del sistema de calidad deben
liderar la mejora en el uso de los SI; en idéntico sentido los usuarios de los SI,
es decir responsables y ejecutores de proceso.
Verificar: Como en todo programa académico se debe evaluar el conocimiento
obtenido, entonces se deben aplicar valoraciones o test de aprendizaje; así
mismo evaluar el impacto del pensum y recibir retroalimentación de los
estudiantes, para aplicar la mejora, y verificar la asistencia a los programas de
los comprometidos, como la realización de las actividades de aprendizaje, sean
virtuales o presenciales.
Ajustar: De acuerdo a la retroalimentación de los estudiantes, ajustar los
programas, por ejemplo en contenidos, intensidad horaria o aquellos aspectos
detectados para la mejora; incluir nuevos asistentes o reforzar conocimientos si
es el caso, e igualmente los métodos de evaluación para que sean más
objetivos.
16 Servicio Nacional de Aprendizaje
124
2. Ampliar la cobertura de conectividad de las unidades desconcentradas,
para soportar más requerimientos y flujos de información.
Logrando que los sistemas de información lleguen a todos los niveles
organizacionales, se debe fundamentar las decisiones sobre la base de los
sistemas de información, en todos los niveles de despliegue del sistema de
calidad. Es decir que estos sistemas no se queden en los niveles más altos de
la organización, sino que pasen por los niveles estratégico, táctico y operacional
para la toma de decisiones.
Para lograr lo anterior, se debe ampliar y mejorar la cobertura, es importante
apoyarse en los beneficios tecnológicos mejorando la cobertura de la
conectividad y del hardware de las unidades en los diferentes lugares de la
geografía; soportando más requerimientos y flujos de información.
En otros términos, si se quiere que toda la organización sea permeada y utilice
los sistemas de información otra estrategia, se debe llegar a toda la geografía
nacional con tecnología de punta, que permita unos flujos de información
óptimos, sin restricciones técnicas, facilitando la utilización y manipulación de la
información.
125
Figura 68. PHVA estrategia de supervivencia 2
Planear: Establecer que unidades según su importancia para el cumplimiento
de la misionalidad deben ser prioritarias y proyectar su inversión como la
financiación, es decir si por recursos de la nación, propios o a través de
convenios interinstitucionales públicos o privados, y si es por varios establecer
el porcentaje, esto debe estar plasmado en un proyecto de inversión con el
cumplimiento de los requisitos ordenados en la normatividad vigente.
Hacer: Simplemente ejecutar el proyecto de inversión, según sus fases y
cronograma.
Ajustar
• Las fases del proyecto si es necesario • Los Fempos de ejecución de ser necesario
Planear • Establecer la prioridad de unidades a mejorar cobertura • Proyectar la inversión con costos claros de adquisición y futuros • Diseñar plan de ejecución de proyecto
Verificar • Fases del proyecto • Recursos uFlizados • Resultado esperado
Hacer
• Ejecutar proyecto de inversión, según las fases establecidas
126
Verificar: El cumplimiento del proyecto según lo establecido, si fueron bien
ejecutados los recursos o se deben ajustar y si el porcentaje de avance es el
esperado.
Ajustar: Si el proyecto no se ha realizado según lo planeado se deben ajustar
las fases del proyecto como los tiempos de ejecución del mismo y la utilización
de los recursos.
3. Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información,
en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.
Esta estrategia debe iniciar con un cambio cultural, primero socializando y
capacitando en las bondades de los sistemas de información en la toma de
decisiones, posteriormente que la más alta dirección comience a tomar sus
decisiones basados en los SI, lo cual exigiría que estos sistemas estén
actualizados y consultados por quienes deben interactuar como insumos de las
decisiones.
Posteriormente exigir formalmente que quienes deben tomar o asesorar la toma
de decisiones estratégicas, basen sus criterios en información y no en
percepción personal.
127
Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 *Tecnologías de la Información y la Comunicación
Planear: Actualmente no existe un sistema que ofrezca la guía de cómo se
deben tomar decisiones basadas en los SI tanto operativas como
administrativas, al igual que un programa informático que articule todos estos,
por ello se debe estructurar cómo debe un sistema de información gerencial que
satisfaga estas necesidades; y que incluya igualmente un protocolo de toma de
decisiones ágil y articulado con el SI propuesto.
Hacer: Para implementar el SI gerencial, se debe regularizar a través de actos
administrativos que ordenen, articulen y den responsabilidades claras de su
utilización, teniendo en cuenta que todo su despliegue debe ser basado en las
TIC y con un fuerte compromiso y seguimiento de la alta dirección.
Ajustar
• Flujos de información • Protocolos de toma de decisiones • La tecnología a uFlizar
Planear • Estructurar el sistema de información gerencial • Establecer protocolos de toma de decisiones
Verificar • Los flujos de información lleguen a los desFnatarios • La apropiación de los protocolos para la toma de decisiones
Hacer • Implementar el sistema de información gerencial • Que los flujos de información sean a través de TIC* • Comprometer a la Alta Dirección
128
Verificar: Que quienes deben tomar decisiones en todos los niveles de
despliegue sean provistos de información y que así mismo cumplan los
protocolos de toma de decisiones.
Ajustar: Los flujos de información para dar o suprimir receptores de información
o la información suministrada, los protocolos bajo la lógica de la eficacia y
oportunidad de la decisión; la tecnología a utilizar buscando todo el tiempo la
movilidad de la información.
4. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad
de los sistemas de información.
Para mantener la supervivencia, puesto que todas las actividades tienen riesgo,
el cual debe ser mitigado a niveles controlables, entonces como estrategia
fortalecer la administración del riesgo informático, basados en el sistema de
seguridad de los sistemas de información con controles estrictos; permitirá tener
un nivel de riesgo moderado y controlable para que los sistemas de información
sean seguros y permitan el normal desempeño de la organización.
Es decir establecer riesgos reales en el servicio de policía, que su
materialización podría afectar los ciudadanos receptores del servicio de policía,
por ejemplo no analizar las tendencias del delito que ofrecen las estadísticas
delincuenciales, las cuales proveen los SI.
129
Figura 70. PHVA estrategia de supervivencia 4
Planear: Actualmente solo los riesgos que afectan los procesos misionales
están desplegados, los demás solo alimentan los riesgos del nivel estratégico;
se deben desplegar todos los riesgos puesto que cada unidad presenta
problemáticas diferentes y decisiones diferentes, llevando este despliegue hasta
cómo afecta la conformidad del servicio.
Hacer: Estableciendo los riesgos que afectan la misionalidad con relación a las
TIC y la toma de decisiones basados en SI, se deben incluir en un plan de
manejo de riesgos, individual por unidad, puesto que actualmente las unidades
alimentan el despliego del riesgo del primer nivel y cada unidad debe manejar
su propio plan de manejo de riesgos, por ejemplo los mismos delitos
Ajustar
• Los riesgos establecidos • Los planes de manejo de riesgo
Planear
• Diseñar un plan de ampliación de cobertura de la administración del riesgo de los SI
Verificar • La materialización de los riesgos • Los planes de manejo de riesgos
Hacer • Establecer los riesgos que afectan la misionalidad, que Fenen relación las TIC. • Establecer riesgos sobre mala toma de decisiones al no uFlizar los SI • Realizar un plan de manejo de riesgos
130
informáticos que afectan el departamento de Amazonas son los mismos de la
ciudad de Medellín, por lo tanto las decisiones o los ataques a SI específicos
afectarían de manera diferente a cada unidad.
Verificar: Si los controles de los riesgos fueron efectivos y si el plan de manejo
de riesgos causó un impacto positivo en la prestación del servicio.
Ajustar: Los riesgos establecidos si se deben modificar, crear nuevos o su
impacto y probabilidad e igualmente el plan de manejo de riesgos si las
acciones propuestas no cumplieron el impacto esperado.
5. Asegurar recursos para fortalecer y mantener los sistemas de información
en el tiempo.
El presupuesto para mantener las estrategias de supervivencia es esencial para
asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el
tiempo, puesto que sin ellos no se podrían hacer adquisiciones de tecnología
mantener un hardware que permita óptimos de flujos de información, con un
riesgo moderado y sin que causa traumatismo en la prestación del servicio.
131
Figura 71. PHVA estrategia de supervivencia 5
Planear: se debe realizar un plan de inversiones de mínimo 10 años como un
marco fiscal de mediano plazo, proyectando las necesidades de mantenimiento
y adquisición de tecnología, estos deben comprometer vigencias futuras del
presupuesto nacional o recursos propios y si es posible vía convenios.
Hacer: igualmente se buscará la inversión de organizaciones públicas y
privadas, las cuales pueden beneficiarse de los servicios que provee la Policía
con relación a los SI, por ejemplo las secretarias de transito con las cámaras de
control o una empresa multinacional que quiera conocer la situación de
convivencia y seguridad de una región para invertir.
Verificar: anualmente en los planes de necesidades, planes de acción y plan de
compras que los elementos proyectados estén incluidos.
Ajustar • Los términos de convenios y las fuentes de financiación • Ampliar los interesados en inverFr
Planear • Realizar un plan de inversiones • GesFonar los recursos por presupuesto general y convenios
Verificar
• Que estos recursos se mantengan en el Fempo
Hacer • Comprometer a enFdades públicas y privadas que se beneficien invirFendo en los SI de la Policía
132
Ajustar: los valores y elementos a adquirir anualmente, por los cambios de la
tecnología y políticas organizacionales, como los interesados en recibir
servicios de los SI de la Institución para anexar más.
6. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.
Para potencializar y asegurar el éxito de la organización desde la perspectiva
de los sistemas de información, primero se debe propender que los sistemas de
información permitan cumplir la misión institucional, al utilizar los sistemas de
información para llegar al mayor contacto a los ciudadanos.
Esto se refiere a que la misión institucional está plasmada en la Constitución
Política de 1991 en el artículo 218 “La Policía Nacional es un cuerpo armado
permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el
mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y
libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan
en paz” (Asamblea Nacional Constituyente, 1991). Esto se refiere a que muchos
delitos se realizan utilizando Internet y filosóficamente la Policía es preventiva
del delito, se pueden realizar prevención por estos medios digitales, por ejemplo
un ciudadano que es víctima de un robo y otros ciudadanos pueden usar Twitter
para publicar el hecho y dar datos, o chats con niños y padres que tienen dudas
de cómo los delincuentes a provechan estas redes.
133
Esta estrategia es importante puesto que los ciudadanos tienden a utilizar cada
vez más las redes y realizar su vida normal de trámites y servicios en internet,
esto permite una retroalimentación del cliente, conociendo sus gustos y la
tendencia que podría tomar el delito y los modus operandi de los delincuentes,
este sola situación alimenta los SI.
Figura 72. PHVA estrategia de supervivencia 6
Planear: conocer que quiere el ciudadano en cuento a servicio de policía en las
redes, cual es esa oferte de valor propuesta para su necesidad, todo esto
estará apoyado en la información brindada según los SI existentes.
Ajustar
• Los servicios prestados • Forma de prestarlos a través de internet
Planear
• IdenFficar que servicios se deben prestar en internet con el apoyo de los SI
Verificar • SaFsfacción del servicio en forma virtual • Oportunidad e impacto del mismo en la solución de requerimientos ciudadanos
Hacer
• Implementar los servicios de Policía virtuales • Reducir el uso del servicio presencial
134
Hacer: implementar en los SI y los medios digitales de la Policía estos servicios,
mediante actos administrativos que impartan instrucciones y responsabilidades
claras; el enfoque es prevenir para prestar menos servicio de forma presencial.
Verificar: si el cliente o ciudadano está satisfecho con los servicios prestados y
si realmente está solucionando sus problemas y reduciendo el uso del servicio
presencial.
Ajustar: los servicios ofrecidos para mejorar el impacto y la reducción del
servicio presencial, y el modo en que se presta por ejemplo interfaces,
información presentada, horarios, disminución de requerimientos, etc.
2.3.2 Estrategias de crecimiento
1. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los
ciudadanos.
La siguiente estrategia complementa la anterior porque debe abarca abarcar
que la ciudadanía interactúe de una manera más simple con la Policía Nacional,
pueda acceder al servicio de policía, y prestar un servicio de forma automática,
como por ejemplo el caso actual de reportar pérdida de documentos por
Internet, en un futuro la asesoría por chat para denuncias por delitos o
diferentes tramites.
135
Esta estrategia tiene como fin que cumplir con las metas del CONPES 3654
Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos, que
tiene como eje que los ciudadanos intervengan en la gestión de las entidades
públicas, no solo reciban información sino participen activamente en ellas
(Consejo Nacional de Política Económica y Social, 2010).
Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1
Planear: caracterizar e implementar que mecanismos de participación
ciudadana deben estar articulados para que los ciudadanos participen en la
toma de decisiones, los cuales están directamente ligados a la información que
se les brinde a los ciudadanos es decir su articulación es directa con los SI.
Ajustar • El proceso de recepción de aportes • El proceso de inclusión en las decisiones
Planear • Caracterizar los mecanismos de parFcipación ciudadana en los cuales la ciudadanía puede intervenir en la toma de decisiones de la organización.
Verificar • El nivel de avance del aplicaFvo • La cobertura y parFcipación de la ciudadanía • La inclusión de aportes en las decisiones
Hacer • Diseñar un aplicaFvo en la pagina web de la Policía, donde el ciudadano tenga conocimiento de las decisiones tomadas o que se van a tomar, permiFendo sus aportes a ellas.
136
Hacer: utilizar Internet para facilitar el acceso a la información, que sea
interactivo y con información oportuna, que sea permanentemente actualizada,
así como un aplicativo que permita la interacción con los ciudadanos.
Verificar: la facilidad de utilización del aplicativo, si hay cobertura en todo el país
e identificar que zonas no para diseñas planes de mejoramiento, y si la
retroalimentación del ciudadano es tenida en cuenta en las decisiones.
Ajustar: tanto como se reciben los aportes en la gestión por parte de los
ciudadanos, como la forma en que se incluyen las decisiones en los niveles de
despliegue de la Policía.
2. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en
servicio en cada una de las modalidades.
Para poder prevenir y luchar contra el delito, el crecimiento de los SI no solo
debe ser al exterior sino al interior igualmente, con asegurar el uso de los
sistemas de información por todos los policiales en cada una de las
modalidades del servicio; como por ejemplo actualmente se pueden utilizar los
SI de forma portátil para la toma de antecedentes por red, o los comparendos
de transito electrónicos, en cuanto a labores propias del servicio.
137
Pero existen otras situaciones del servicio donde se deberían tener de forma
portátil mucha información como direcciones, ubicación de sitios, estado del
tránsito o en una reunión inter-fuerzas para tomar decisiones, etc.
Además que otras para la toma de decisiones en el momento con información
de diferentes eventos, consultar normatividad, el estado del tiempo o de las
vías, para un desplazamiento o simplemente para dar información a un
ciudadano.
Figura 74. PHVA estrategia de crecimiento 2
Planear: en el plan de priorización se debe incluir que necesidades hay de
conectividad, hardware y software según las regiones o departamentos que
Ajustar • La priorización de necesidades y unidades de cobertura • Las fases de implementación
Planear • Diseñar un plan de priorización de necesidades de conecFvidad y soVware • Plantear la ampliación de cobertura por fases
Verificar • El cumplimiento de las fases • El impacto real de las unidades priorizadas en cobertura
Hacer
• Implementación de los planes según las fases establecidas
138
presenten una mayor necesidad en términos de problemática de convivencia y
seguridad, como establecer que SI deben acceder en primer término.
Hacer: aplicar el plan según lo aprobado y establecido en el mismo.
Verificar: el cumplimiento del plan según lo establecido y si esto está generando
el impacto esperado, teniendo en cuenta la priorización.
Ajustar: tanto la priorización de unidades o SI, como las fases del plan de
implementación.
3. Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en
el extranjero.
Apuntar a servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país
como en el extranjero, permite crecer en otros ámbitos y retroalimentarse de
ellas, vendiendo la marca y potenciando la Institución en otros escenarios.
Esta estrategia tiene un gran componente de integrar no solo los sistemas de
información de forma local, sino de servir de insumo y alimentarse de otros
sistemas, además de apoyarse en otras plataformas y procesos. Esto se debe a
que no se puede olvidar el impacto de la globalización y la apertura de
fronteras, ahora las decisiones que se tomen deben analizar el ambiente
internacional.
139
Actualmente esta estrategia tiene gran camino abonado, puesto que para
vender o asesorar en servicios, la Policía cuenta con certificación en calidad por
parte de ICONTEC17 Colombia, en todos los niveles estratégicos, tácticos y
operacionales, e igualmente se está ampliando su certificación.
Figura 75. PHVA estrategia de crecimiento 3
Planear: identificar las fortalezas y avances de los SI, los cuales serán insumo
del portafolio de servicios, identificando igualmente los clientes potenciales de
estos servicios basados en SI.
Hacer: al prestar asesoría siempre generar valor agregado al solicitado, lo cual
permitirá ampliar los demandantes futuros de servicios.
17 Instituto Colombiano de Normas Técnicas
Ajustar • El portafolio de servicios • El valor agregado en las consultorías
Planear • Crear portafolio de servicios • Ofrecer asesorías a posibles clientes
Verificar • Impacto de las asesorías en las organizaciones • Los servicios solicitados
Hacer • Prestar las asesorías con amplio valor agregado • Ampliar los demandantes de asesorías
140
Verificar: el impacto de los servicios ofrecidos en la gestión de las
organizaciones asesoradas, y la calidad como la utilización o demanda de
nuevos servicios.
Ajustar: el portafolio de servicios en relación al valor agregado ofrecido, es decir
el costo beneficio para la Policía, para potenciar el impacto en la gestión del
cliente.
2.4 Principales amenazas y riesgos
El análisis DOFA también permitió establecer debilidades y amenazas que
pueden llevar a no cumplir la misionalidad de la organización y más aun su
supervivencia en el tiempo. Para cumplir el objetivo planteado, es decir las
situaciones que no permitan optimizar la utilización de los SI y que las
decisiones estratégicas se sigan tomando en criterios, por esto se establecen
estrategias de fuga, que permitan mitigar estos efectos negativos.
Actualmente, además de los principales problemas de la gestión de los
sistemas de información, existen otros que generan problemas de seguridad;
por lo anterior como manifiesta el señor Teniente Coronel JAMES GUSTAVO
ARANA REYES Jefe Área de Administración de la Información, como medida
se ha hecho un convenio con la firma TES de América la cual es una empresa
especializada de ingeniería para la industria de las telecomunicaciones, donde
141
la Policía trabajara con su Dirección Nacional de Escuelas y la Oficina de
Telemática para desarrollar el programa llamado “software seguro”.
Principalmente desarrollado, capacitando y mejorando practicas de los sistemas
de información y la tecnología relacionada; así mismo se está reconfigurando la
red, puesto que existen problemas de disponibilidad de servicios y lentitud de
los flujos de información.
Desde el punto de vista técnico concurren o habrá problemas, puesto que se
está actualizando las plataformas, el desarrollo de nuevas aplicaciones y
servicios, el incremento de la demanda en cuanto a consultas de las bases de
datos (antecedentes, solicitudes, traslados, reporte de sueldos), esta
sobrepasando las capacidades técnicas actuales.
2.4.1 Estrategias de fuga
1. Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades
públicas y privadas.
Complementariamente a la estrategia anterior y sabiendo que la actividad
policial afecta diferentes actividades sociales del estado y de los particulares,
articular los SI con otras organizaciones es fundamental para evitar que la
misionalidad se cumpla más eficazmente, es permitir tomar decisiones
142
estratégicas más ampliamente y con información donde antes no se tenía
acceso; asegurando en todo caso los principios disponibilidad, confiabilidad y
oportunidad.
Es decir ver más allá al proponer equipos interinstitucionales para tomar
decisiones en común y compartir información que pueda ser complementaria,
proponer no solo objetivos comunes sino estrategias con funciones
compartidas.
Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1
Planear: definir las empresas, organizaciones, entidades públicas y privadas
que son estratégicas para la Policía en la toma de decisiones, cuya información
facilitaría la prestación del servicio.
Ajustar • La información requerida • Protocolos de acceso
Planear • Definir las organizaciones y sus SI necesarios para comparFr información para toma de decisiones internas
Verificar • La uFlización de la información • El impacto en la Policía para la toma de decisiones
Hacer • Solicitar los accesos a los SI y bases de datos de las organizaciones definidas, según las necesidades de información
143
Hacer: iniciar contactos con las organizaciones identificadas, para crear
convenios que permitan acceso a las informaciones detectadas como
estratégicas.
Verificar: la utilización optima de la información y el impacto en la gestión de la
Policía.
Ajustar: la información requerida según su oportunidad, claridad, veracidad e
igualmente el acceso a los flujos de información y solicitar la modificación a los
protocolos.
2. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información,
apoyado con otras organizaciones.
Las principales amenazas y riesgos se deben tratar a través de estrategias de
fuga, las cuales son consideradas de alta prioridad, con el fin de controlar las
debilidades y mitigar el riesgo que incide directamente en el éxito del objetivo.
Por ello la estrategia es consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de
información, con red apoyo con otras organizaciones, para proteger la
información al interior de la organización, y de las organizaciones relacionadas
con el servicio de policía, ministerios, el aparato judicial, entidades
administrativas, puesto que alguna información no puede ser divulgada.
144
Esto integra el compartir información, con un sistema de seguridad compartido,
los flujos de información y su protección deben ser responsabilidades comunes,
esto en general es aplicar los lineamientos de política de ciberseguridad y
ciberdefensa del Estado colombiano (Consejo Nacional de Política Económica y
Social , 2011).
Figura 77. PHVA estrategia de fuga 2
Planear: teniendo en cuenta que los lineamiento de política de ciberseguridad y
ciberdefensa están integrados en el ColCERT18 liderado por el Ministerio de
Defensa y la Policía a través del Centro Cibernético Policial que es el equipo
encargado de la seguridad ciudadana en el ciberespacio, debe integrar
18 Equipo coordinador a nivel nacional en aspectos de seguridad informática
Ajustar • Los flujos de información • Compromisos y responsabilidades
Planear • Convocar las organizaciones públicas y privadas que pudiesen integrar el sistema de seguridad
Verificar
• Cumplimientos de los compromisos y responsabilidades
Hacer • Crear los flujos de información • Asignar compromisos y responsabilidades
145
organizaciones públicas y privadas que son claves para mantener seguro el
ciberespacio.
Hacer: mantener flujos de información constante con las organizaciones
identificadas como claves, y asignar compromisos y responsabilidades para
anticipar y contrarrestar los ataques informáticos.
Verificar: que las tareas asignadas sean cumplidas y que estén generando el
impacto esperado.
Ajustar: si es necesario los flujos de información verificado su oportunidad,
veracidad y confidencialidad, al igual que los compromisos y responsabilidades,
según las necesidades de anticipar y contrarrestar los ataques.
3. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el
sistema de calidad.
La ultima estrategia de fuga en relación a los sistemas de información, es
integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema
de calidad. Va encaminada a manejar integralmente las normas de calidad
ISO19 27001. Alineados con la política de ciber-defensa y ciber-seguridad del
estado colombiano.
19 International Organization for Standardization
146
De igual forma, se tienen avances con la creación del Centro Cibernético
Policial o el CSIRT PONAL, más el proyecto de implementar y certificar de la
norma ISO 27001, esto capacitando, organizando grupos de trabajo y
recibiendo asesoría internacional.
Figura 78. PHVA estrategia de fuga 3
Planear: definir los procesos, procedimientos y responsabilidades de las
unidades en la implementación del sistema de seguridad de los sistemas de
información, según la formulación estratégica de la Policía Nacional.
Hacer: los planes de gestión están integrados por el plan de actividades, el plan
de acción, los planes de mejoramiento y los planes de manejo de riesgos, es
Ajustar
• Procesos, procedimientos, responsabilidades y plan de gesFón
Planear
• Definir procesos, procedimientos y responsabilidades
Verificar • Plan de gesFón: mapa de riesgos, plan de acFvidades, plan de gesFón y plan de mejoramiento
Hacer
• Integrar el tema en los planes de gesFón de las unidades
147
decir que los nuevos procesos con sus componentes deben ser creados con un
plan de gestión completo y alienado con las políticas y metas institucionales.
Verificar: el plan de gestión, detallando cada uno de sus componentes que
están alineados y generando impacto en la misión institucional.
Ajustar: si es conveniente modificar los procesos, procedimientos y
responsabilidades, según los cambios del entorno, las fallas detectadas o las
oportunidades de mejora.
Conclusión
La organización ha emprendido una tecnificación de los sistemas de
información, que ha permitido tener nuevas herramientas para gestionar mejor
su información y que sea aprovechada en cada una de las actividades del
servicio de policía.
El enfoque tecnológico afecta directamente a las maneras de gestionar y
cambiar los métodos de gerencia al interior de la organización, lo cual genera
traumatismo en los integrantes de la institución para adoptar estas nuevas
formas de tomar decisiones y de control de la gestión.
148
Esto debido a que hasta el momento la perspectiva desde la administración no
había tenido una influencia fuerte en los sistemas de información, de hecho se
podría decir que se consideraba una situación meramente de los ingenieros.
Este análisis muestra como la Policía Nacional empieza a llevar a la
organización a depender más de los sistemas de información en la medida que
los integrantes comienzan a utilizar mejor los sistemas y en más ámbitos; pero
esto directamente incide en la seguridad de estos sistemas y de la información
que estos manejan.
Por ello se propone dos tipos de estrategias: uno para que los sistemas de
información permeen la organización, esta crezca y permita la supervivencia en
el tiempo; y otra para mitigar el riesgo que genera este desarrollo, todo
articulado con el sistema de gestión integral en el marco de la calidad.
149
Capítulo 3. El devenir de los sistemas de información
Con el fin de llevar a cabo el objetivo planteado y dar solución a la hipótesis de
investigación, se realizará un estudio prospectivo de los sistemas de
información en la Policía Nacional de Colombia, tomando como base la Guía
para la planeación prospectiva de la Policía Nacional (Policía Nacional de
Colombia); donde se plantea toda metodología para realizar prospectiva.
Complementando el estado del arte, el cual se ha venido desarrollando en los
dos capítulos anteriores, a continuación se analizarán varios documentos como
el Plan de Desarrollo actual y proyecciones de entes públicos y privados tanto
nacionales como internacionales como la CEPAL, el Banco Interamericano de
Desarrollo y el Consejo Privado de Competitividad de Colombia, entre otros.
Se continúa con la aplicación de diferentes herramientas de la prospectiva para
establecer las variables estratégicas y los escenarios futuros, desarrollando el
escenario deseable y el juego de actores del mismo.
3.1 Contexto de la Policía Nacional
Dentro de las políticas institucionales de la Policía Nacional de Colombia, se
concibe un uso de las TIC al interior de la organización y de los sistemas de
información al servicio ciudadano, enfocadas en el uso de la tecnología, pero no
150
se plantea su utilización en el campo organizacional o desde la perspectiva de
la administración, es decir están las herramientas pero no se saben aprovechar
y usar, sin estar completamente articuladas con el sistema de calidad todavía y
los requerimientos ciudadanos; esta política desea incorporar la nueva
transformación cultural de la sociedad moderna que provee la globalización al
servicio de policía, como estrategia de interacción con las personas, deteniendo
igualmente las acciones delictivas que se fraguan con estos sistemas,
ampliándolos más allá del internet (Policía Nacional de Colombia, 2010, pp. 48-
49).
El Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para todos” señala que se debe
ampliar la infraestructura en TIC, gobierno en línea e internet, enfocado a
mejorar la competitividad del país, tanto para agilizar los trámites
gubernamentales, ampliar la cobertura en educación, investigación y desarrollo
(Departamento Nacional de Planeación, 2011) queriendo en el momento que
las personas se relaciones y las aprendan a utilizar para sus trámites ante el
Estado.
Las proyecciones de Colombia para el 2019: “La información deberá ser en la
sociedad colombiana un derecho efectivo y un instrumento de difusión y
apropiación del conocimiento, una herramienta que promueva el desarrollo
económico, la equidad social y la democracia”, esto para mejorar la eficiencia y
transparencia del Estado, simplificando el acceso del ciudadano a la
información, no solo se tiene proyecciones hacia el acercamiento a la
151
comunidad sino un enfoque en términos de competitividad y desarrollo
económico”
Teniendo como metas para el 2019 consolidar un gobierno para el ciudadano,
donde toda la información y todos los tramites se realicen en línea; lograr un
gobierno interconectado, todas las entidades y todos los niveles; crear un
sistema estadístico nacional; garantizar niveles apropiados de acceso/servicio
universal en todos los servicios de comunicaciones, incluso población
discapacitada y minorías; masificar la banda ancha con el 60% de la población,
2% del PIB en inversión y 1000 bits per cápita; desarrollar capacidades en la
población para el uso y apropiación de las TIC, con un enfoque a mejorar las
capacidades de aprendizaje de estudiantes y docentes; masificar la
información, utilización de las TIC en todos los sectores; desarrollar incentivos;
adoptar estándares y mejores prácticas, cero papel en la administración central,
y fijar políticas y arreglo institucional, actualizarlas (Departamento Nacional de
Planeación, 2005).
Es decir el Estado colombiano quiere hasta el momento utilizar las TIC para
mostrar su información, facilitar el acceso a la misma, facilitando los trámites
con un enfoque económico y competitivo, todavía no se propone la toma de
decisiones a través de estos, ni una participación de la ciudadanía en estas, por
medio de los SI.
152
El Banco Interamericano de Desarrollo, publica que los trámites de acceso a la
información debe ser libre, gratuito, fácil y que el Estado debe propender por
eso, permitiendo esto que el ciudadano actúe e intervenga en las decisiones de
él, al solicitar que se tomen acciones con sus requerimientos. Principalmente a
través de la internet, redes sociales (Facebook, Twitter, etc.) que permitan una
interacción inmediata entre el gobierno y el ciudadano, debiendo haber una
marco jurídico establecido, con el fin de evitar los riesgos con la privacidad de la
información y de las personas (Harbitz & Arcos Axt, 2011).
A continuación se tomarán informes de competitividades tanto regionales como
nacionales, en virtud de que los sistemas de información están comprendidos
en la medición de la competitividad cuya definición es “la capacidad de una
economía para crecer su producción a altas tasas, de manera sostenida y que
promueva el más alto grado de mejoramiento permanente del bienestar de la
población” (Naciones Unidas CEPAL, 2007, p. 13).
Teniendo en cuenta que este bienestar está muy ligado al servicio de policía, en
permitir el libre desarrollo de los derechos y deberes, que en este caso es a
través de los sistemas de información. Esto permite establecer cuál es el futuro
de los sistemas de información según las perspectivas que se plantean a nivel
local, nacional e internacional.
En 2001 en la cumbre de las Américas se expuso fomentar en relación a los
sistemas de información: el gobierno electrónico, promoviendo una
153
administración transparente, eficiente y colectiva con las necesidades sociales
(Naciones Unidas CEPAL, 2007, p. 44)continuando con este informe de la
CEPAL son los departamentos más ricos quienes tienen mayor ingreso a la
conectividad y al internet, en relación al ingreso per cápita, desigualdad,
pobreza y logro educativo.
Para las regiones en Colombia se debe iniciar hasta ahora con infraestructura
tecnológica para la educación, es decir que la población aprenda a usar estos
recursos y segundo instalación de centros con acceso a internet en sitios
remotos de bajo costo. Este nivel de atraso no permite ahondar en estrategias
más amplias de forma inmediata de aprovechar el máximo de los sistemas de
información en toma de decisiones o como herramienta competitiva, por ahora
solo aprender la utilización de los equipos informáticos.
En cuestión de competitividad de las TIC según el Consejo Privado de
Competitividad Colombia, actualmente el país no se encuentra bien posicionado
puesto que las TIC no son usadas en todo el aparato productivo, la cobertura en
banda ancha y móvil esta rezagada siendo en 2010 en promedio menor que la
de Brasil, México, Perú y Chile. Igualmente en el sector educativo cerca del
70% de los estudiantes están por debajo del nivel mínimo requerido de lectura
digital para navegar en internet de forma eficaz y efectiva.
Por lo tanto El Consejo Privado de Competitividad Colombia recomienda
masificar la banda ancha mediante generalizar y extender la oferta de banda
154
ancha prepago, compra de servicio de internet al adquirir un computador e
incluir el computador como costo marginal a las viviendas de interés social. Así
mismo, un uso y apropiación de las TIC para mejorar la productividad del sector
público y privado, a través del fortalecimiento de gobierno en línea y
capacitaciones para las Mi pymes. Finalmente, la aplicación de las TIC en áreas
transversales de la competitividad como e-educación y e-justicia aprovechando
los recursos de las regalías (Consejo privado de competitividad Colombia,
2011).
A nivel regional en Colombia se destaca el desarrollo de la conectividad en
telecomunicaciones e informática, en 2004 según datos de la CEPAL la
penetración de internet fue de 19.9 habitantes por cada 100 en Bogotá D.C., 9.9
Valle y 7.7 Antioquia, teniendo en cuenta que en Choco, Córdoba, Sucre y
Cundinamarca están por debajo de 1.5 por cada 100 habitantes, siendo un nivel
muy bajo para poder desplegar los servicios que pidiese proveer internet.
El vínculo entre el gobierno y los ciudadanos dependen de cómo los ciudadanos
posean la información, esta ha sido una tendencia global ratificada a través de
diferentes acuerdos internacionales, buscando una sociedad más igualitaria,
con el mismo nivel de oportunidades, utilizando los sistemas de información
como elementos de difusión, que permitan a los ciudadanos interactuar con la
administración pública (Presidencia República de Colombia, 2007).
155
Compartir información simplemente y facilitar la comunicación con el Estado
son las proyecciones en el corto y mediano plazo, pero la toma de decisiones
en ambas partes podría llegar en el largo plazo, tanto para que el ciudadano
tenga la información y conozca que puede hacer con ella, como para que el
Estado colombiano incluya al ciudadano como parte activa en la toma de
decisiones.
3.1.1 Factores de cambio
Continuando con la metodología, con el fin de aproximarse y encontrar posibles
variables, se trae la matriz DOFA que se realizó en el segundo capítulo con el
fin de establecer las debilidades y fortalezas que son de carácter interno y las
oportunidades y amenazas de carácter externo, las cuales son un análisis de la
situación actual de los sistemas de información de la Policía Nacional de
Colombia.
Tabla 18. Matriz DOFA
MATRIZ DOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES
Uso inadecuado de recursos tecnológicos para obtener información útil para la toma de decisiones.
Tercerización de los contratos de servicio y mantenimientos de los equipos de cómputo, para evitar las subutilización de personas en mantenimiento y solución de problemas técnicos.
Desconocimiento de las capacidades de los sistemas de información, al nivel central y desconcentrado en los diferentes ámbitos del servicio.
Comunicación directa con los usuarios que toman las decisiones.
Respuesta a la sobre demanda de los sistemas de información, por el
Disponibilidad de la plataforma tecnológica a través de dispositivos móviles para todo el
156
Complementando este análisis DOFA se utilizará el árbol de competencia de
Marc Giget con el fin de establecer la competencia de la Policía en el pasado,
presente y futuro de sus sistemas de información. Este análisis contempla tres
niveles: la raíces (la competencias técnicas y el saber-hacer) el tronco
(capacidad de producción) y las ramas (líneas de productos y mercados) (Godet
& Durance, 2007).
crecimiento de usuarios y requerimientos de información.
personal en servicio.
Desconocimiento de la implementación y desarrollo de los sistemas de información para la toma de decisiones, capacidades de los SI.
Innovaciones tecnológicas para ampliar la cobertura de los SI.
No utilización optima de los SI para la toma de decisiones en los niveles estratégico, táctico y operacional.
Uso de SI para todas las modalidades del servicio de forma móvil o a través de internet.
Falta de actualización de conocimientos en las nuevas herramientas que proveen las nuevas tecnologías.
Prioridad de los SI en el Gobierno Nacional.
Desconocimiento pleno de las aplicaciones cliente-servidor, en relación al aprovechamiento para el análisis de información.
Asesorías a otras organizaciones nacionales e internacionales.
Acumulación de requerimientos o actualizaciones de las bases de datos, puesto que se toma más tiempo del deseado para montar la información.
Articulación de mesas de trabajos con otros procesos y áreas
Falta de cobertura entre los nodos centrales y las unidades policiales.
AMENAZAS FORTALEZAS Delitos informáticos, robo de información, suplantación, estafa electrónica, etc.
Backup’s de comunicaciones actualizado.
Fuga de información a personas no autorizadas o que ponga en riesgo las actividades de la organización.
Disponibilidad permanente de canales de datos.
Presencia de usuarios con accesos no autorizados por la administración de bases de datos.
Diversidad de SI para todos los ámbitos del servicio.
Errores humanos en la administración de aplicativos.
Actualización permanente de tecnología de punta.
Pérdida de información necesaria para continuar la normal operación de la institución.
Excelente desempeño en el manejo y administración de aplicaciones.
Suplantación de acceso de los proveedores del canal de datos.
Actualización permanente del sistema de contingencia alterna geográfico.
Preparación y retroalimentación profesional.
157
Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget
Posterior a los análisis anteriores se establecerá una matriz de cambio con tres
componentes: los cambios esperados (son circunstancias que vemos que van a
venir y que van a favorecer a la Institución) los cambios temidos (Son
circunstancias que vemos que van a venir y que podrían desfavorecer el
PASADO PRESENTE FUTURO Los servicios prestados donde participaban los SI eran de carácter interno y no tenían incidencia directa en el servicio de policía. No tenía acceso a los SI tanto el cliente interno como externo, tan solo se tenía acceso por requerimientos de información, que estaba en las bases de datos.
Facilitación de algunos trámites poniendo a disposición los SI a los ciudadanos y cliente interno. Los clientes internos y externos tienen acceso a los SI, para interponer requerimientos, consultar información y conocer la gestión de la organización. Los ciudadanos pueden consultar información relacionada con la convivencia y seguridad.
Prestación del servicio de policía a través de los SI. Interconectividad de los ciudadanos con los SI institucionales, que permita la solución de requerimientos de forma inmediata. Facilidad en la participación de las decisiones de la Policía, tanto en al ámbito administrativo como operativo.
Lentitud en los flujos de información y consulta de las bases de datos. Poca utilización de los SI en el servicio a la comunidad. Lenta respuesta a requerimientos, solicitudes internas y externas. No había articulación de los Si con la toma de decisiones estratégicas.
Muy buena plataforma tecnológica para la creación, utilización y difusión de los SI. Buena utilización de los SI en el servicio a la comunidad. Aunque ha mejorado sustancialmente sigue siendo lenta la respuesta a requerimientos internos y externos. Se tiene en cuenta de forma deficiente los Si para la toma de decisiones
Utilización optima y permanente de los SI en todos los procesos productivos, tanto misionales, gerenciales de soporte y de evaluación y mejora. Respuesta rápida a los requerimientos y participación de los ciudadanos y cliente interno en la toma de decisiones. Cobertura de los SI en todas las unidades a nivel país.
Conocimiento básico de bases de datos manuales. Capacitación en la utilización de las herramientas tecnológicas. Inicios de incluir los SI en la estructura organizacional.
Conocimientos avanzados de la implementación de plataformas tecnológicas. Poca utilización de los SI en la toma de decisiones. Desconocimientos de las capacidades de los SI.
Utilización permanente de los SI en todos los ámbitos del servicio de policía. Conocimiento avanzado de las capacidades de los SI en la toma de decisiones. Articulación total de los SI y el sistema de gestión de calidad.
158
desempeño de la Policía) y los cambios anhelados (son situaciones que nos
gustarían que ocurrieran porque van a favorecer la Policía).
Tabla 20. Matriz de factores de cambio
Cambios esperados Cambios temidos Cambios anhelados
Incremento de la demanda tanto interna como externa de información.
Incremento del riesgo informático por la mayor demanda en la utilización, de los medios electrónicos o utilización de los SI.
Liderar el colCERT (Equipo de Respuesta a Equipo de Respuesta a Emergencias Informáticas de Colombia).
Mayor participación de los ciudadanos en las decisiones de la Institución, por medio de los SI.
No tener la legislación adecuada para el uso de los SI.
Asesorar toma de decisiones sobre los SI en el Ministerio de las TIC.
Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.
Ataques por parte de hackers extranjeros.
Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.
Estandarización de los procesos para la articulación de los sistemas de información con las decisiones.
Ciberataque a la infraestructura critica del país.
Articulación de los SI del Estado y enlace constante con instituciones públicas y privadas.
Mejoramiento y actualización de la plataforma tecnológica
La subutilización de los SI en la prestación del servicio.
Asesorar gobiernos extranjeros y empresas públicas y privadas en materia de SI.
Facilitación de trámites ante la Policía como pérdida de documentos, instauración de denuncias, solicitud de información o del servicio de policía.
Lentitud en la respuesta a los requerimientos o solicitudes ciudadanas, por congestión de los SI.
Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
Incremento de las competencias de los miembros de la Institución para el manejo de los SI.
No contar con la infraestructura necesaria para soportar la demanda de información.
Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.
Movilizaciones sociales convocadas por redes sociales, generadas por la mala prestación del servicio.
Manipulación de la información para desprestigiar la imagen institucional, llamada la infoguerra.
159
Con el fin de dar respuesta a la hipótesis de la investigación, se propone una
matriz de 23 cambios que pudiesen llegar a ocurrir, teniendo una visión
sistémica y amplia de los sistemas de información, su importancia en la
organización y como estos por su aplicación y manejo pueden ser positivos o
negativos.
3.2 Impacto de los sistemas de información
3.2.1 Calificación de expertos. Con el fin de establecer la importancia
de los factores de cambio se consultan dos expertos de áreas y perfiles
diferentes vinculados a la Policía Nacional de Colombia, quienes valoraran
estos factores según la siguiente escala:
5= muy importante (¡Atención! Sólo se puede calificar con este valor el 25% de
los factores)
4= importante
3= duda
2= poco importante
1= Sin importancia
0= No responde
Los expertos son el señor Mayor CARLOS ALBERTO ROJAS BAÑOL
Coordinador de prospectiva de la Oficina de Planeación de la Policía desde
hace 2 años, además de 15 años de servicio en diferentes ámbitos del servicio
160
de Policía como vigilancia urbana y rural y grupos operativos; con pregrado en
administración policial, especialización en prospectiva y pensamiento
estratégico; autor de documentos doctrinarios para la Policía Nacional de
Colombia para los niveles estratégico, táctico y operacional, como líder en la
producción de estudios prospectivos; quien será el experto “A”.
El experto “B” es el señor Subcomisario HERNÁN GARCÍA BARRERA Analista
y desarrollador de sistemas de información de la Oficina de Telemática, con
pregrado en ingeniería de sistemas, complementaria a su cargo posee 20 años
de experiencia en desarrollo de software, aplicaciones y sistemas de
información. El promedio de los dos expertos se establecer en “T”.
Tabla 21. Factores de cambio
Factores A B T
1 Incremento de la demanda tanto interna como externa de información.
3 4 3,5
2 Mayor participación de los ciudadanos en las decisiones de la Institución, por medio de los SI.
4 4 4
3 Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.
4 5 4,5
4 Estandarización de los procesos para la articulación de los sistemas de información con las decisiones.
3 4 3,5
5 Mejoramiento y actualización de la plataforma tecnológica 3 4 3,5
6 Facilitación de trámites ante la Policía como pérdida de documentos, instauración de denuncias, solicitud de información o del servicio de policía.
2 4 3
7 Incremento de las competencias de los miembros de la Institución para el manejo de los SI.
3 5 4
8 Incremento del riesgo informático por la mayor demanda en la utilización, de los medios electrónicos o utilización de los SI.
3 3 3
161
9 No tener la legislación adecuada para el uso de los SI. 4 4 4
10 Ataques por parte de hackers extranjeros. 4 4 4
11 Ciberataque a la infraestructura critica del país. 4 4 4
12 La subutilización de los SI en la prestación del servicio. 5 3 4
13 Lentitud en la respuesta a los requerimientos o solicitudes ciudadanas, por congestión de los SI.
3 3 3
14 No contar con la infraestructura necesaria para soportar la demanda de información.
4 3 3,5
15 Liderar el colCERT (Equipo de Respuesta a Equipo de Respuesta a Emergencias Informáticas de Colombia).
4 4 4
16 Asesorar toma de decisiones sobre los SI en el Ministerio de las TIC.
3 4 3,5
17 Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.
5 4 4,5
18 Articulación de los SI del Estado y enlace constante con instituciones públicas y privadas.
3 4 3,5
19 Asesorar gobiernos extranjeros y empresas públicas y privadas en materia de SI.
3 3 3
20 Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
5 4 4,5
21 Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.
5 4 4,5
22 Movilizaciones sociales convocadas por redes sociales, generadas por la mala prestación del servicio.
4 4 4
23 Manipulación de la información para desprestigiar la imagen institucional, llamada la infoguerra.
4 4 4
Después de la valoración de los expertos se toman los factores con mayor
puntuación, para este caso los que tienen 4,5, los cuales se consideran
variables estratégicas, así:
1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía
nacional.
2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en
menos de un año.
162
3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de
documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del
Estado.
3.2.2 Construcción de eventos. Para determinar las tendencias de los
eventos actuales, se realiza la siguiente matriz que presentará las definiciones
de las variables y se formularan preguntas (Lopez Caidedo, 2004) en relación
al futuro de los SI de la Policía para el año 2019, con excepción del la segunda
variable.
Tabla 22. Construcción de eventos
Variables estratégicas Definición Evento y su probabilidad
1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.
Que los SI de la Policía puedan ser utilizados en toda le geografía nacional, mediante cobertura, preferiblemente con conectividad móvil.
¿Qué tan probable es para el 2019, que la Policía amplíe la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país?
2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.
Iniciar labores con el equipo de respuesta a incidentes de seguridad de la Policía, con el fin de reducir el riesgo informático.
¿Qué tan probable es para el 2013, que el Centro Cibernético Policial este en funcionamiento?
3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
Siendo responsables con el planeta y agilizar los flujos de información, reducir a su mínima expresión la utilización de papel y documentos impresos, con el fin de que todos los documentos sean digitales y de entrega inmediata.
¿Qué tan probable es para el 2019, que los documentos impresos en la Policía sean reducidos a su mínima expresión y solo se trabaje con documentos digitales?
4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.
Que se convierta en una política de Estado el uso de los SI en relación a la
¿Qué tan probable es para el 2019, se tenga una política de Estado en materia de
163
seguridad y defensa, que se comprometan más ministerios y entes descentralizados, con el fin de articular los diversos SI en pro de la seguridad y defensa del Estado y limitar las acciones de terroristas y delincuentes.
seguridad y defensa para el uso de los SI?
Para establecer la probabilidad de cada una de las variables se aplicará el
ábaco de François Régnier (Ibíd., P. 80) con tres grupos de policiales
pertenecientes a la Oficina de Planeación de la Policía Nacional de Colombia,
dichos grupos se encuentran integrados así:
Grupo 1:
Teniente FLOR ANGELA PAZMIÑO RODRÍGUEZ, quien es analista del centro
de pensamiento de la Policía Nacional, pregrado en relaciones internacionales y
diplomacia, especialista en servicio de policía y actualmente cursa la
especialización en gobierno gerencia y asuntos públicos.
Intendente DORA LIBIA HENAO BOTERO, quien es analista de doctrina,
pregrado en administración de empresas y está cursando la especialización en
responsabilidad social empresarial.
164
Grupo 2:
Subteniente HUGO ALEXANDER PEÑA CAÑÓN, quien es analista de
información y seguimiento de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional,
pregrado en ingeniería electrónica, especialista en telemática y cursa
actualmente la especialización de gerencia en tecnología.
Intendente DORIS SÁNCHEZ LADINO, quien es analista de seguimiento de la
Oficina de Planeación de la Policía Nacional, con 12 años de experiencia en la
especialidad de inteligencia, 3 años en convivencia y seguridad ciudadana y 2
años en su cargo actual.
Grupo 3:
Subteniente HAROL MAURICIO ORTEGÓN, quien es analista de mejora e
innovación de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional, pregrado en
matemáticas y estadística, se encuentra cursando la especialización en
matemáticas aplicadas.
Patrullero YUBER OSWALDO MORENO RATIVA, quien es secretario del grupo
de mejora e información de la Oficina de Planeación de la Policía Nacional,
siendo técnico profesional en servicio de policía y técnico profesional en policía
judicial, 1 año de experiencia en convivencia y seguridad ciudadana y 1 año en
el cargo actual.
165
Se diferenciaran las respuestas por colores, los cuales se representan de la
siguiente manera:
Tabla 23. Ábaco de François Régnier
Muy probable Probable Duda Poco probable Muy improbable
GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 1. Ampliar la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país.
2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.
3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.
Cada grupo al interior discutió los temas teniendo como resultado las siguientes
conclusiones, por las cuales valoraron la probabilidad de las variables:
1. Ampliar la cobertura de los SI en todas las unidades en la geografía nacional.
Por la capacidad tecnológica y la inversión que se viene haciendo la Institución
en mejorar la conectividad a nivel nacional, es probable que para el 2019 la
cobertura llegue al 95%, además de le penetración que ha tenido internet y el
aumento de la necesidad de los SI en el servicio.
166
2. Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos
de un año.
Los tres grupos toman como poco probable la implementación y funcionamiento
del Centro Cibernético, puesto que hasta el mes de enero del 2012, tan solo se
han pasado propuestas para su funcionamiento, estructura, recursos y
competencias del personal. Es decir no se ha iniciado su creación o aprobación
de estos elementos.
3. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de
documentos en papel, en el sistema de calidad de la Policía.
Las repuestas fueron diversas, debido a la cultura organizacional del papel, el
protocolo y la jerarquía castrense que tiene la Policía, teniendo como
respuestas que es probable, duda y muy improbable, lo cual muestra que el
futuro hará falta un trabajo fuerte de sensibilización y ruptura de paradigmas.
4. Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado.
Esta es la probabilidad más fuerte, debido a que en el momento el Ministerio de
Defensa Nacional, se encuentra atendiendo este tema, a pesar que no sea
comenzado a estructurar una política, si se encuentra organizando mesas de
trabajo y recibiendo propuestas de las diferentes fuerzas para su estructuración.
167
3.3 Rol de los sistemas de información
3.3.1 Construcción de escenarios. Posterior a establecer la
probabilidad de las variables estratégicas en el ábaco de François Régnier, se
organizaran las variables estratégicas según su probabilidad para establecer la
tendencia del escenario; igualmente se propondrán escenarios tomando los
ejes de Peter Schwartz para establecer los futuros posibles o futuribles que son
una realidad múltiple (Mojica, 2011).
Estos direccionadores se toman puesto que permitirán establecer si la hipótesis
de investigación “La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser
un instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertir a
estos en una estrategia del servicio de Policía” es cierta o no. Puesto que esta
investigación nos lleva a que los SI apoyan las gestión y toma de decisiones
pero de forma deficiente lo cual se debe mejorar para que en un futuro, se
conviertan en una estrategia del servicio de policía.
Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz
Variables estratégicas Direccionadores o vectores de futuro Inclusión del uso de los SI en la política de seguridad y defensa del Estado. Direccionador uno
Articulación de los SI y las decisiones Ampliar la cobertura de los SI en el 95% de las unidades a nivel país. Manejo de toda la información a través de las TIC y eliminación de documentos en papel, en el
Direccionador dos Los SI como estrategia del servicio de
168
sistema de calidad de la Policía. policía
Tener implementado y funcionando el Centro Cibernético Policial en menos de un año.
(+) Articulación de los SI y las decisiones
(-) Los SI no son
utilizados como
estrategia del
servicio de
policía
(+) Los SI como
estrategia del
servicio de
policía
(-) Poca articulación de los SI y las
decisiones
Figura 79. Ejes de Peter Schwartz
Los nombres de los escenarios están basados en la fabula La cigale et la fourmi
(la cigarra y la hormiga) escrita por el francés Jean de La Fontaine (1621-1695).
La fourmi (la hormiga): La Policía Nacional de Colombia tienen amplio
conocimiento de las capacidades de los sistemas de información y las utiliza
para la toma de decisiones estratégicas y en los demás ámbito del servicio,
estando los SI completamente articulados al sistema de gestión de calidad; esto
La priant La fourmi
La cigale Dansez maintenant!
169
le permite que los SI sean puestos a disposición de los clientes internos y
externos, permitiendo que se conviertan en una estrategia del servicio,
solucionando requerimientos propios de su misionalidad.
Igualmente, sigue las políticas del Estado en materia de seguridad y defensa,
donde casi todas las unidades desconcentradas tienen acceso a estos SI para
la mejor prestación del servicio, existe agilidad en los flujos de información y
facilidad en los trámites puesto que todos los documentos son digitales y se
mueven rápidamente. Esto es complementado con la reducción del riesgo
informático a tener en funcionamiento del Centro Cibernético Policial.
Dansez maintenant! (¡ahora baile!): los SI son utilizados como estrategia para el
servicio permitiendo acercamiento con los ciudadanos, solucionando
requerimientos y se encuentra en todos los ámbitos del servicio; pero estos no
son utilizados de forma óptima en las decisiones, todavía existen las decisiones
estratégicas a percepción, sin una amplia articulación de los resultados y
gestión de la organización.
Se cumple la política de seguridad y defensa en relación a los SI, se tiene la
cobertura deseada en las unidades desconcentradas, no toda la información
esta digitalizada y los flujos de información son lentos al interior de la
Institución, a pesar de que el Centro Cibernético está en funcionamiento no es
lo suficientemente anticipativo y ágil para la respuesta a incidentes de
seguridad.
170
La priant (rogando): existe una muy buena articulación de los SI y la toma de
decisiones en todos los ámbitos del servicio, los SI están articulados totalmente
con el sistema de calidad, se conocen sus capacidades y se aprovechan; pero
todavía no son puestos a disposición de los ciudadanos, quienes deben realizar
la solución a sus requerimientos de forma presencial y esperar por la respuesta.
Se siguen los parámetros de la política de seguridad y defensa en relación a los
SI, todas las unidades a nivel desconcentrado toman decisiones basados en los
SI, se tiene un gran avance en la digitalización de los documentos y los flujos de
información son rápidos, pero se podría mejorar mucho más. Ha aumentado el
riesgo de ataques informáticos, pero por los flujos de información rápidos se
puede anticipar y solucionarlos.
La cigale (la cigarra): La Policía ha retrocedido en el uso de los SI, los cuales se
encuentran totalmente separados de las decisiones, siendo estas a percepción
y sin análisis alguno del contexto e información de los resultados de gestión; así
mismo, los SI no funcionan como estrategia para el servicio y tanto clientes
externos como internos estas inconformes con la respuesta a sus
requerimientos.
Solo se cumple con los requerimientos de la política de seguridad y defensa en
relación a los SI, pero no generan impacto en la Institución, no se ha llegado a
la meta de cobertura en las unidades desconcentradas, entonces el servicio no
171
se presta según los requerimientos de los ciudadanos del 2019, los flujos de
información son lentos y poco eficientes, puesto que se utiliza mucho papel
para dar respuesta y realizar requerimientos internos. El Centro Cibernético
Policial está en funcionamiento pero la demora en los flujos de información no
permite anticipar y contrarrestar los ataques informáticos que han sido en
ocasiones exitosos.
Siendo entonces la fourmi que trabajo todo el verano el escenario deseado; la
cigale el escenario catastrófico o negativo, puesto que sabiendo que venía el
invierno no hizo nada para soportarlo; y los otros dos con una variable positiva y
otra negativa, dansez maintenant! Que es la respuesta de la hormiga a la
cigarra por no trabajar y esperar que la hormiga que se esforzó todo el verano
le brinde todas las comodidades; la priant se refiere a que es lo único que
puede hacer la cigarra, puesto que solo se debe adaptar a lo que pase, sin
poder satisfacer todos los requerimientos de sus clientes ni propios. A
continuación se realiza una matriz de causa de ocurrencia para establecer qué
pudo haber ocurrido para que ocurriera (Ibíd., P. 77):
Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia
Articulación de los SI y las decisiones
Los SI como estrategia del servicio de policía
Nombre escenario Posible causa de ocurrencia
(+) (+) La fourmi
Se le brinda importancia a los SI para que sea un elemento de prestación del servicio, además de que se articula con el sistema de gestión de calidad, puesto que la alta dirección apropia y toma como insumo a sus decisiones
172
los SI y exige a sus subalternos su utilización, al igual que valora la importancia de la rapidez en los flujos, como de que todas las unidades en todos los ámbitos del servicio deben utilizarlos en pro de la misionalidad.
(+) (-) La priant
La alta dirección comprende la importancia de decisiones de corte holístico donde articule los resultados de gestión y el entorno, datos que son provistos por los SI, pero no considera relevante su puesta a disposición de los ciudadanos para complementar el servicio prestado.
(-) (+) Dansez maintenant!
Los SI como estrategia del servicio es importante, puesto que la alta dirección considera apropiado para la misión preventiva de la Policía solucionar los requerimientos ciudadanos donde ellos pueden utilizar los SI, pero las decisiones están desarticuladas, puesto que se sigue considerando acertada la percepción y se desconoce los beneficios y capacidades de los SI.
(-) (-) La cigale
No se comprendió y brindo la importancia a los SI, la alta dirección creyó que la institución por si sola puede subsistir son los nuevos requerimientos de clientes internos y externos, las decisiones son a percepción personal, sin análisis profundo de la información o con información incompleta; siendo que los ciudadanos requieren mayor información de las entidades públicas, la Institución todavía trabaja con solicitudes escritas y respuestas lentas, donde estos requerimientos no son utilizados en las decisiones.
Con el fin confirmar la hipótesis de investigación en un escenario futuro se
desarrollará el escenario “la fourmi” el cual cuanta con los dos direccionadores
positivos e integra en su desarrollo las cuatro variables estratégicas.
3.3.2 Escenario La Fourmi. Este escenario corresponde al deseado
donde la Policía Nacional de Colombia tienen amplio conocimiento de las
capacidades de los sistemas de información y las utiliza para la toma de
decisiones estratégicas y en los demás ámbitos del servicio, estando los SI
completamente articulados con sistema de gestión de calidad; esto le permite
173
que los SI sean puestos a disposición de los clientes internos y externos,
permitiendo que se conviertan en una estrategia del servicio, solucionando
requerimientos propios de su misionalidad.
Igualmente, sigue las políticas del Estado en materia de seguridad y defensa,
donde casi todas las unidades desconcentradas tienen acceso a estos SI para
la mejor prestación del servicio, existe agilidad en los flujos de información y
facilidad en los trámites puesto que todos los documentos son digitales y se
mueven rápidamente. Esto es complementado con la reducción del riesgo
informático a tener en funcionamiento del Centro Cibernético Policial.
Juego de actores
Tabla 26. Actores que inciden
Actor Objetivo Estrategia Favorece o desfavorece
Fuerzas Militares Defender la soberanía nacional.
Control territorial, acercamiento a la población civil y respeto de los derechos humanos.
Favorece pues debe cumplir las políticas de seguridad y defensa en relación a los SI y apoya el servicio de policía.
Ministerio de Defensa
La formulación, diseño, desarrollo y ejecución de las políticas de defensa, seguridad nacional.
La prevalencia del Estado de Derecho es la consolidación de la seguridad en todo el territorio nacional, la observancia plena de los derechos humanos, y el funcionamiento eficaz de la justicia.
Favorece por mantener la estabilidad económica, el apoyo a la justicia y las políticas de protección de derechos y cumplimiento de deberes de los ciudadanos.
Ministerio de las TIC Diseñar, adoptar y promover las políticas,
Incrementar y facilitar el acceso de
Favorece en la medida de que
174
planes, programas y proyectos del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y a sus beneficios.
permita la ampliación de la cobertura de las redes y promueva política clara sobre las TIC.
Presidencia de la República
Máxima autoridad administrativa, jefe máximo de la fuerza pública, líder de la política pública.
La prosperidad democrática, PND 2010-2014 “prosperidad para todos”.
Favorece en la medida que disponga de política clara t resultados esperados.
Congreso El encargado de expedir las leyes en Colombia.
Articularse con los proyectos del gobierno y ejercer un fuerte control político.
Desfavorece en la medida que siga con los actos de corrupción y la falta de credibilidad.
Entes de control
Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República. Garantizar que los servidores públicos realizan bien sus funciones y que los recursos asignados a ellos se destinen al beneficio de la población.
Atacar de forma directa la corrupción que afecta la administración pública.
Desfavorece en la medida que no controlen de forma efectiva los actos de corrupción en la administración pública o los privados que realizan funciones públicas.
Gremios
Realizar su actividad económica, emplear personas y satisfacer necesidades o requerimientos de los clientes.
Ser más competitivos con el fin de afrontar los retos que propone una economía globalizada.
Favorece cuando apoya las políticas estatales y genera responsabilidad social empresarial.
Interpol/Europol/Ameripol
Trabajar en conjunto con las agencias de policía del mundo con el fin de prevenir y combatir el crimen internacional.
Facilitar las relaciones diplomáticas entre los estados, tomando acciones dentro de los límites de las legislaciones y los derechos humanos.
Favorece en la medida que la cooperación internacional amplia la acción de los SI y potencia los propios.
Sociedad civil, JAC20, veedurías
Buscar beneficios para su población representada.
A través de los mecanismos de participación ciudadana y otros, velar porque los entes públicos cumplan su misionalidad y satisfagan las necesidades.
Favorece puesto que son los clientes primarios del Estado y son sus requerimientos son la azimut de la política pública.
20 Junta de Acción Comunal
175
Inversionistas extranjeros
Expandir su mercado en nuevos mugares y obtener ganancias de ello.
Realizando inversión directa o indirecta en Colombia.
Favorece si cumple con las normas internas y tiene responsabilidad social y desfavorece si causas daños al territorio, ecosistema o ambiente social y genera corrupción.
Para establecer las estructuras de poder entre los actores, se ponderarán
según la siguiente matriz (Ibíd., P. 81).
Tabla 27. Tabla de actores
A1 Fuerzas militares A6 Entes de control
A2 Ministerio de Defensa A7 Gremios
A3 Ministerio de las TIC A8 Interpol/Europol/Ameripol
A4 Presidencia de la República A9 Sociedad civil, JAC, veedurías
A5 Congreso A10 Inversionistas extranjeros
Se medirán a través de la siguiente valoración entre las relaciones:
Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores
0 Influencia nula 2 Influencia moderada
1 Influencia débil 3 Influencia fuerte
Se cruzaran cada uno de los actores, con el fin de establecer la influencia de
cada uno de ellos con los demás, en un eje vertical y otro horizontal:
176
Tabla 29. Valoración de influencia de los actores
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
A1 0 3 1 3 2 1 2 0 3 2 17
A2 3 0 3 3 3 2 3 2 3 3 25
A3 2 3 0 3 2 2 2 1 3 2 20
A4 3 3 3 0 3 2 3 3 3 3 26
A5 3 3 3 3 0 3 3 2 3 3 26
A6 3 3 3 3 3 0 1 1 2 2 21
A7 2 2 2 2 2 1 0 0 3 3 17
A8 1 3 0 2 1 0 1 0 3 3 14
A9 3 3 3 3 3 3 2 1 0 3 24
A10 1 3 2 3 3 1 3 3 3 0 22
21 26 20 25 22 15 20 13 26 24
Se procede a restar el eje vertical menos el horizontal correspondiente a cada
uno de los actores del mismo nombre, organizando los actores según su
resultado, por lo cual se obtiene el siguiente resultado:
Tabla 30. Valoración de los actores
A1 Fuerzas Militares -4 A6 Entes de control 6
A2 Ministerio de Defensa -1 A7 Gremios -3
A3 Ministerio de las TIC 0 A8 Interpol/Europol/Ameripol 1
A4 Presidencia de la República 1 A9 Sociedad civil, JAC, veedurías -2
A5 Congreso 4 A10 Inversionistas extranjeros -2
Después de obtener los resultados de la valoración de los actores se organizan
del mayor resultado al menor, siendo así mismo la escala de poder, se cruza
177
con la tabla 23 actores que inciden, para establecer si desfavorece o favorece,
según las características planteadas:
Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario
Actor Valor tabla Poder Favorece o
desfavorece Entes de control 6 10 Desfavorece Congreso 4 9 Desfavorece Presidencia de República 1 8 Favorece Interpol/Europol/Ameripol 1 7 Favorece Ministerio de las TIC 0 6 Favorece Ministerio de Defensa -1 5 Favorece Sociedad civil, JAC, veedurías -2 4 Favorece Inversionistas extranjeros -2 3 Favorece Gremios -3 2 Favorece Fuerzas militares -4 1 Favorece
Esto nos indica la fuerte incidencia de los entes de control el cual
desfavorecería un crecimiento y mejoramiento de los sistemas de información
por las deficiencias de control en el tema de corrupción, al igual que el
Congreso de la República puesto que en él se aprueban todos los lineamientos
y políticas del Estado en relación al tema de investigación, teniendo en cuenta
que por los actos de corrupción y falta de credibilidad de este ente legislativo, el
futuro de los SI podrían no obtener su impacto y desarrollo.
3.3.3 Iniciativas estratégicas. Con el fin de articular las estrategias
planteadas para los sistemas de información, se tomaran estas planteadas en el
capítulo 2 de la presente investigación, con el fin de establecer cuáles de estas
deben ser aplicadas, utilizando la matriz de Importancia y Gobernabilidad (IGO)
178
teniendo en cuenta que estas acciones ya han sido consideradas importantes
para el desarrollo de los SI en la Policía de Colombia, pero se establecer la
importancia entre cada una de ellas; lo anterior siguiendo la metodología para
realizar prospectiva en la Policía Nacional.
Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO
ESTRATEGIAS O ACCIONES DE SUPERVIVENCIA DE FUGA Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.
Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.
Ampliar la cobertura de cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.
Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.
Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.
Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.
DE CRECIMENTO DE SUPERVIVENCIA
Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos.
Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información.
Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.
Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.
Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.
Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.
Formato priorización de las acciones criterios de importancia y gobernabilidad,
donde se califican las acciones en importancia donde todas deben sumar hasta
60 puntos y la gobernabilidad en la siguiente escala (Universidad de Colima):
Fuerte (F) = 5
Moderada (M) = 3
179
Débil (D) = 1
Nula (N) = 0
Estas acciones fueron calificadas por la Teniente FLOR ÁNGELA PAZMIÑO
RODRÍGUEZ, Subteniente HUGO ALEXANDER PEÑA CAÑÓN e Intendente
DORA LIBIA HENAO BOTERO, quienes vienen colaborando de forma activa
con esta investigación; a continuación se presenta el promedio de las
calificaciones:
Tabla 33. Calificación de las acciones
Acciones Importancia Gobernabilidad F M D N Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización.
5 X 5
Ampliar la cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información.
4 X 3
Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad.
6 X 1
Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos. 5 X 1
Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades.
6 X 0
Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero. 2 X 5
Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones.
5 X 0
Articular los SI de la Policía con otros complementarios de entidades públicas y privadas.
4 X 1
Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad.
6 X 3
Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los 6 X 0
180
sistemas de información.
Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo. 5 X 3
Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes. 6 X 1
60
Para establecer que acciones son las más importantes, se grafican en el plano
cartesiano, siendo la distribución en el plano para su interpretación, así:
Figura 80. Distribución en el plano cartesiano
RETOS
ACCIONES INMEDIATAS
INNECESARIAS
MENOS URGENTES
181
Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO
Según la matriz realizada las acciones a seguir son las siguientes, con el fin de
priorizar su aplicación y desarrollo en la Institución:
RETOS ACCIONES INMEDIATAS Fundamentar las decisiones sobre la base de los sistemas de información, en todos los niveles de despliegues del sistema de calidad. Utilizar los sistemas de información para incrementar el contacto con los ciudadanos. Asegurar el uso de los sistemas de información para todo el personal en servicio en cada una de las modalidades. Consolidar el sistema de seguridad de los sistemas de información, apoyado con otras organizaciones. Articular los SI de la Policía con otros
Planes de formación y capacitación de los sistemas de información para permear todas los procesos y procedimientos de la organización. Ampliar la cobertura de las unidades desconcentradas, para soportar más requerimientos y flujos de información. Integrar el sistema de seguridad de los sistemas de información con el sistema de calidad. Asegurar recursos para fortificar y mantener los sistemas de información en el tiempo.
5, 5
3, 4
1, 6
1, 5
0, 6
5, 2
0, 5
1, 4
3, 6 0, 6
3, 5
1, 6
0
1
2
3
4
5
6
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5
IMPO
RTAN
CIA
GOBERNABILIDAD
182
complementarios de entidades públicas y privadas. Fortalecer la administración del riesgo, basados en el sistema de seguridad de los sistemas de información. Prestar el servicio de policía de forma virtual sobre las redes.
INNECESARIAS MENOS URGENTES Servir de consultores a entidades públicas y privadas, en el país como en el extranjero.
Figura 82. Matriz IGO
Como lo prueba este ejercicio las acciones o estrategias propuestas para
mejorar y solucionar los problemas de los SI en la Policía Nacional de
Colombia, son acertadas teniendo en cuenta que ninguna fue innecesaria, sin
querer decir que son de fácil aplicación, pues que la mayoría de estas acciones
están en los retos, es decir, que para que el escenario Fourmi se lleve a cabo
se deben tomar estas acciones, siguiendo la matriz IGO.
Conclusión
Los sistemas de información en la Policía Nacional como en todas las
proyecciones y estrategias propuestas con el fin de mejorar el servicio a la
comunidad, juegan un rol fundamental y protagónico al interior de la institución.
Para cumplir su misionalidad esta conectados y en constante contacto en la
solución de requerimientos ciudadanos -poner a disposición de los clientes el
acceso a los sistemas de información de la Policía-.
183
Pero no solo se debe propender por permitir el acceso de los sistemas de
información a los ciudadanos con el fin de agilizar trámites y tener
retroalimentación de ellos, sino también la cooperación de entes privados y
públicos con el fin de reducir los riesgos informáticos que puedan surgir, es
decir, apertura de información.
Para finalizar, un rol muy significativo es en la toma de decisiones por parte de
quienes dirigen la institución policial, teniendo en cuenta que la tendencia es a
tomar decisiones con información en tiempo real, actual y muchas veces muy
grande, por lo tanto las competencias de análisis de los directores y
comandantes debe ser mayor, pero esto solo se lograría conociendo los
beneficios y capacidades que brindan los sistemas de información.
184
Conclusión General
La presente investigación se encuentra enmarcada en las ciencias de gestión o
administración en la disciplina de los sistemas de información, orientada a
establecer cuál sería el devenir de los sistemas de información. A pesar de que
sea una investigación exploratoria, se propuso una hipótesis de investigación
que fue resuelta mediante método científico y herramientas de la prospectiva
estratégica -sin ser determinista- y se da respuesta a los objetivos de
investigación tanto general como específicos.
Pudiendo establecer que en cualquier escenario futuro en el devenir de la
Policía, los sistemas de información son fundamentales para el futuro
organizacional y su supervivencia en el tiempo, entonces se determina que,
desde la base del constructivismo, el futuro depende de las decisiones tomadas
actualmente y se construye cada día, sin ser deterministas, se concluye que la
Policía Nacional de Colombia debe enfocar más esfuerzos en la gestión o
administración de los sistemas de información, aprovechando sus capacidades
tecnológicas para el cumplimiento de su misionalidad.
Igualmente, fundamentar las decisiones en la información provista por dichos
sistemas y utilizar en menor medida la percepción personal o las creencias de
cómo debería ser o interpretarse la realidad, de quienes deben decidir sobre el
futuro de la organización.
185
Para ello, se analizaron los inicios de los sistemas de información, su evolución,
formas de uso y problemas desde la perspectiva de la administración,
proponiendo y creando cuatro escenarios posibles: uno ideal, uno catastrófico y
dos alternos, desarrollando el escenario ideal y contrastando las acciones
propuestas, como integrados los objetivos de investigación. Dando así, de una
forma no determinista, respuesta a la hipótesis de investigación en la cual en
cualquier caso los sistemas de información se deben fortalecer para la toma de
decisiones, pero del mismo modo fortalecer éstos como una estrategia para la
prestación del servicio de policía a los ciudadanos.
Este trabajo está limitado por el énfasis hacia las decisiones estratégicas,
dejando otro tipo de decisiones, por ejemplo las operativas o propias del
momento de verdad con el cliente.
De igual forma, la escasa bibliografía disponible, como de estudios prospectivos
al interior de la institución policial, impidió tener una línea clara de lo que desea
el alto mando para el futuro de la Institución.
Como perspectivas y futuras investigaciones, teniendo en cuenta que los
sistemas de información son transversales a toda la organización, se debería
investigar sobre el impacto de estos en cada una de las modalidades del
servicio y cada uno de los componentes de la estructura orgánica, con el fin de
conocer más detalladamente la evolución de los sistemas de información según
los requerimientos particulares.
186
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de Colombia de 1991. Recuperado el 29 de Diciembre de 2011, de Political
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competitividad 2011-2012. Bogotá D.C.: Editorial Nomos S.A.
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Universidad de Colima:
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195428732143094059%3Auynwoio4ium&cof=FORID%3A11&x=0&y=0
190
Anexo 1
MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ENTREVISTA
Subcomisario LEONARDO SIMON PEREZ OLMOS, Ingeniero de Sistemas
Analista y Desarrollador de Sistemas
Email: [email protected]
Teléfono: 3159000 ext. 9140
Marzo 08 del 2011
1. ¿Cómo se utilizan los sistemas de información actualmente para tomar
decisiones?
191
Actualmente la Policía Nacional, cuenta con los 39 aplicativos para tomar
decisiones, pero para tomar decisiones trascendentales o estratégicas, tiene un
poco de problema, puesto que su actualización no es inmediata o en tiempo
real, y algunas veces se utiliza simplemente como control del día a día.
Las decisiones son tomadas a través de la asesoría de los dueños de proceso y
los asesores de los Directores o Comandantes de las unidades
desconcentradas. Así el nivel más alto de la jerarquía obtiene la información
necesaria, puesto que actualmente se está desarrollando el Tablero de Control
para la toma de decisiones.
2. ¿Qué características tiene este tablero de control?
Es hecho para los altos mandos, señores Generales, pero por el momento para
el Director y Subdirector General y para ser manejado por ellos en sus Ipad de
Apple. El cual hará seguimientos a las direcciones y oficinas asesoras, en el
desempeño de sus procesos.
Es creado y diseñado desde la Oficina de Telemática de la Policía, se crea
sobre la base de la estructura orgánica y evalúa el desempeño de tres
indicadores de procesos por unidad o dirección de acuerdo a su misionalidad
que sean relevantes a cada dirección, tomando los colores de semáforo, el rojo
cada vez que se realiza un cambio y el verde cuando permanece constante, por
192
ejemplo para la Dirección de Seguridad ciudadana se hace seguimiento a las
capturas, antecedentes y lesiones personales.
3. ¿Cómo y cada cuanto se actualiza esta información?
Esta información actualizada, directamente en las bases de datos
transaccionales y es actualizado a través de SIEDCO (Sistema de información
de estadística delincuencial, contravencional y operativa), que generan
boletines los cuales se actualizan a diario, no es en tiempo real, e igualmente
por los boletines INEPO (Información Estratégica Policial) o los 1,2,3.
4. ¿Qué ventajas tiene para quien toma la decisión, este tablero de control?
Esta herramienta que permite al mando, tener control total sobre lo que hace
cada una de las unidades, al dar clic sobre el indicador, compara el lapso de
tiempo actual con el año anterior, por ejemplo mire el indicador de homicidios,
le indica cuantos van con respecto al mismo periodo de tiempo del año anterior;
además llega hasta las unidades desconcentradas, si es el caso, hasta el
nombre del funcionario, lugar geográfico y demás, en el caso de una
investigación disciplinaria o penal.
Provee información necesaria para tomar decisiones y enlaza todas las bases
de datos y sistemas de información de la Policía, a través de los aplicativos.
Facilita el acceso global a la información y no aplicativo por aplicativo.
193
5. ¿Este tablero de control ya está en funcionamiento?
En el momento se le están realizando pruebas piloto, con los señores
Generales e igualmente está en periodo de diseño, puesto que la idea es
insertar toda la información de los procesos, no solo los tres indicadores de
desempeño y mejorar su forma de actualización en tiempo real.
6. ¿Actualmente que sistema de información, utilizan los mandos para
hacer el seguimiento completo al desempeño de los procesos?
Existe un programa que se llama la Suite Visión Empresarial, pero no solo la
parte técnica es manejada desde acá, para saber cómo funciona en el
seguimiento debe preguntar en la Oficina de Planeación.
7. ¿Cuál es la posición de los sistemas de información de la Policía, en el
sector defensa?
Podría decir que tecnológicamente la Policía es la mejor del sector defensa, por
ejemplo, los militares solicitan asesoría en proyectos tecnológicos y programas.
El Sistema de Administración del Talento Humano SIATH, se desarrollo para
todas las fuerzas y el Ministerio de la Defensa, creado por la Policía, se entrego
a ellos en el 2001, pero no fue actualizado por ellos, en cambio la Policía ya
está en la versión 2.
Al SIATH se le agrego el modulo de Inteligencia de negocios, el cual permite
elaborar informes para el mando, para tomar decisiones en todo lo relacionado
194
con los recursos humanos. Este ultimo modulo fue solicitado por la Fuerza
Aérea.
La Policía es la asesora de sistemas de información del Ministerio de Defensa.
Además solicitaron ponerse al día con el aplicativo SIATH el cual esta
patentado por la Policía.
Pero este sistema de información no solamente es utilizado en Colombia, la
Policía de Costa Rica solicito la instalación del SIATH, puesto que este sistema
tiene registros de 170.000 activos.
Igualmente cuando sale un nuevo sistema al mercado, se reproduce en la
Policía y siempre se está a la vanguardia.
8. ¿Pero estos sistemas de información como el SIATH, como obtuvo tanto
éxito?
Pienso que porque quienes lo diseñaron e implementaron son Policías que
trabajaron en la calle, en el verdadero servicio de Policía, y conocemos como
es el manejo y necesidad de la información de las unidades; es por ello que
nunca se contratan externos para estos sistemas, todos son hijos de acá.
Algunas veces en programas muy especializados los compramos porque “si la
rueda esta inventada”, se procura que la empresa ceda los códigos fuente, para
ser ajustada a la Policía.
195
9. ¿Existen otros sistemas de información que sean creados en la Policía y
utilizados en el sector defensa?
Claro que si, tenemos el SIOPER el cual maneja todos los antecedentes a
personas, vehículos, información propia de la parte operativa, por ejemplo en
convenios de cooperación se le da acceso al sistema a las fuerzas militares,
para que puedan consultar estos antecedentes.
El SIJUR sistema de información jurídica, donde se tiene acceso a los
informativos disciplinarios, se creó en la Policía, y se dio copia al Ministerio de
Defensa para el manejo de la Justicia Penal Militar.
El de los cooperantes de la Policía, se presta a la Fuerza Aérea.
El sistema de prestaciones sociales donde se liquidan las cesantías, se trabajo
en conjunto con el Ministerio de Defensa, pero bajo la tutoría de la Policía.
El SIORD, que es una central de órdenes del Director General de Policía, el
Ministro de la Defensa actual, solicito que este sistema se montara en el
ministerio desde el año pasado. Así el señor Ministro solicito el SICONI de
convenios y el SICOS de los consejos de seguridad.
10. ¿Qué otros países solicitan las utilización de los sistemas de información
de la Policía?
La presidenta de Costa Rica solicito al Presidente de Colombia, solicito un
diagnostico de la Policía de su país, para asesorarlo en la implementación de
196
tecnologías, al igual que de los procesos que se manejan, y el direccionamiento
estratégico, mas aun ella ya habla del SIATH y lo conoce.
Existen otras solicitudes de países de Centroamérica para implementar
nuestros sistemas de información en sus países, e igualmente adaptarlos a sus
necesidades.
En Sudamérica tenemos la solicitud de Paraguay para el mismo motivo.
Me gustaría decir que no solo buscan a la Policía por la tecnología, sino por su
experiencia en narcotráfico y delincuencia nacional e internacional, puesto que
los problemas que teníamos se van desplazando.
En cuanto a las visitas al ministerio de defensa, cuando vamos a asesorar
siempre tienen una tecnología menor, en eso estamos muy bien, puesto que
tenemos solo tecnología de punta.
Estos sistemas de información hacen más eficiente el trabajo de nuestros
compañeros en la calle, por ejemplo el SUNAMI, que es un sistema de
antecedentes de personas y vehículos por Avantel, por ejemplo en un turno de
6 horas pueden pedir más de 300 antecedentes, sin radioperador como
antiguamente y sin espera. La tecnología es algo fundamental hoy día para el
servicio.
197
MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ENTREVISTA
Mayor ÁLVARO HERNÁN PATIÑO FRANCO
Jefe de Turno INEPO (Información Estratégica Policial)
Email: [email protected]
Teléfono: 3159000 ext.
Marzo 09 del 2011
1. ¿Cómo funciona el sistema de información de INEPO, para dar
información al mando para la toma de decisiones?
Por ejemplo ocurre la novedad en cualquier lugar del país, de allí la estación de
Policía o unidad policial de la jurisdicción donde ocurre llama a la estación 100
198
(1,2,3), este llama al Comandante de Departamento y a INEPO o este ultimo lo
hace.
Cuando esta llamada es recibida en INEPO, es tomada por el operador de
boletines quien informa al jefe de turno, quien llama al comandante de la zona
de la novedad y al comandante de departamento para confirmar la novedad,
además de tener información pormenorizada y actualizada.
Después de la confirmación y obtener los detalles de la novedad se informa si
es el caso al Director General o Subdirector General o el señor Comandante
quien debe tomar decisiones en el momento.
2. ¿Quien considera la relevancia de la novedad?
El jefe de turno de INEPO establece la relevancia y trascendencia, además de
coordinar refuerzos, apoyos y acciones inmediatas, como por ejemplo apoyo
aéreo o llamar al personal en combate para motivación y saber sus
necesidades.
3. ¿Qué sucede cuando una novedad es muy grave?
Cuando es algo muy grave, el comandante de departamento llama al Director
General directamente, la sala 1,2,3 me informa y se esperan instrucciones.
199
4. ¿Qué tipos de novedades se manejan por este sistema de información?
En la sala INEPO, solo se manejan novedades de tipo operativas, directamente
relacionadas con el servicio de policía.
5. ¿Por el avance en las comunicaciones, algunas veces no se basan en el
internet o noticieros?
No sucede muy seguido y principalmente pasa durante el día, puesto que las
novedades son informadas primero a los medios de comunicación, por ello
monitoreamos la televisión, la radio, internet y nuestra red de cooperantes.
6. ¿Se registra en algún sistema o documento la novedad?
Casi toda la actividad es verbal, por la premura del tiempo, pero para ampliar
las acciones, analizar y conocer más profundamente la novedad, este se inserta
en el aplicativo SIGED (Sistema de información geográfico policial).
200
MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ENTREVISTA
Subcomisaria VITALIA ARTUNDUAGA MARTINEZ
Administrador Suite Visión Empresarial
Email: [email protected]
Teléfono: 3159000 ext.
Marzo 10 del 2011
1. ¿Qué es la Suite Visión Empresarial, y como es utilizada por la Policía?
La Suite Visión Empresarial (SVE), es el sistema de información sobre el control
de gestión de los indicadores de procesos, es el programa sobre el cual se
monta el cuadro de mando integral.
201
Es una herramienta gerencial que contiene toda la información sobre la
estrategia y los procesos, el desempeño, cumplimiento y comportamiento del
proceso, sus indicadores.
De igual forma los riesgos y el cumplimiento de la administración del riesgo, la
mitigación de los riesgos y seguimiento a los planes de mejoramiento. La matriz
operacional y planes de acción, plan de manejos de riesgos y plan de
mejoramiento.
Tiene un modulo de mejoras que es el seguimiento a toda la trazabilidad de la
mejora, identificación de mejora, cumplimiento de acciones, pero no se ha
desarrollado aún.
Verificaciones de las revisiones por la dirección, programa de auditorías y
auditorias, reuniones dejar registro y programación, compromisos derivados de
las reuniones, subcomité de control interno y de gestión humana, solo con estos
dos hasta el momento.
2. ¿Cómo están distribuidos los módulos?
Existe un modulo de indicadores que contiene: el mapa estratégico del cuadro
de mando integral (CMI), los indicadores y metas.
202
Uno de planes donde están los planes de acción, el manejo riesgos, la matriz
operacional y otros proyectos.
Uno de documentos que es el más desarrollado que contiene toda la
información de los procesos, procedimientos, formatos y guías.
El modulo de verificaciones, donde están los programas de auditorías,
auditorias y revisiones generales, después el de gestión del riesgo que tiene
identificar, documentar, medir, controlar, monitorear el riesgo.
Para finalizar los últimos dos que como dije no han sido desarrollados todavía,
el de mejoras donde estarán las acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Y el modulo de reuniones para la programación, documentación y seguimiento
a las reuniones y compromisos.
3. ¿Cómo se toman decisiones con este sistema de información?
Por el momento no es una herramienta eficaz para la toma de decisiones por
falta de decisión y contundencia de la institución en adoptarla.
Decisiones tomadas por comunicaciones y asesorías de los dueños y
responsables de procesos, pero no basados en los sistemas de información, es
decir no es manipulado directamente por quien toma las decisiones.
203
4. ¿Qué se está haciendo para que este sistema se convierta en una
herramienta útil en la toma de decisiones?
Primero que todo Para todo esto se está desarrollando la política de información
de la Policía a nivel estratégico. A nivel táctico los comandantes tienen acceso a
los sistemas de información, para la toma de decisiones operativas, a través de
los diferentes sistemas donde aparecen las estadísticas, los indicadores
individuales de cada uno de sus procesos, reportes a las entidades públicas,
estadísticas de personal y la operatividad.
Así mismo en un futuro se espera articular todos los sistemas de información de
la Policía con la SVE.
204
MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ENTREVISTA
Teniente Coronel JAMES GUSTAVO ARANA REYES
Jefe Área de Administración de la Información
Email: [email protected]
Teléfono: 3159000 ext. 9140
Marzo 11 del 2011
1. ¿Cuáles son los principales problemas de la gestión de los sistemas de
información?
Por el momento como acciones contra los problemas de seguridad, hemos
hecho un convenio con la firma TES de América, la Policía trabajara con la
Dirección de Educación y la Oficina de telemática para el software seguro.
205
Principalmente desarrolladores, capacitando y mejores prácticas. Estamos
reconfigurando la red puesto que tenemos problemas de disponibilidad de
servicios y lentitud.
Estamos creando igualmente la política de la información de toma de decisiones
a nivel estratégico, a través del cuadro de mando integral, y de los diferentes
indicadores de procesos.
A nivel táctico, los comandantes de departamento, tiene acceso para el tema
operativo de indicadores individuales, los reportes a los alcaldes, estadísticas
de personal y la operatividad.
Esto está empezando al igual que mantener la disponibilidad de indicadores
actualizados.
Operativamente las salas 1,2,3, tiene el SECAD (Sistema Estadístico de centro
automático de despacho), gestiona la información estadística del servicio
además de las salas CIEPS (Centro de Información Estratégica Policial
Seccional), pero el principal problema para que todo esto funcione normalmente
es que los comandantes no se apropian de la tecnología, en sus salas 1,2,3,
tiene todo lo necesario para direccionar sus unidades.
Desde el punto de vista técnico tenemos problemas o vamos a tener problemas
puesto que se está actualizando las plataformas, el desarrollo de nuevas
206
aplicaciones y servicios, el incremento de la demanda en cuanto a consultas de
las bases de datos (antecedentes, solicitudes, traslados, reporte de sueldos).
2. ¿A qué estrategia le apuntara la Policía, en relación a los sistemas de
información?
A la actualización de las plataformas, el desarrollo de nuevas aplicaciones y
nuevos servicios, a responder al incremento de demanda de la información de
la Policía como antecedentes, solicitudes, traslados, reportes de sueldos.
En cuanto a la seguridad de la información, va encaminada a manejar
integralmente las normas de calidad ISO 9001, 24001 y TIL COBIC. Igualmente
la política de ciberdefensa y ciberseguridad del estado colombiano; todo lo
anterior alineado con los documentos CONPES de la política de seguridad del
estado y la política gubernamental del señor presidente.
En lo relacionado a la seguridad informática, el control y prevención del delito
informático, de los hackers con ataques específicos.
De igual forma la creación del Centro Cibernético Policial o el CSIRT, la
certificación de la norma 27001, esto capacitando, organizando grupos de
trabajo y recibiendo asesoría internacional y si es posible ofreciendo.
207
3. ¿Cuáles son las principales amenazas y riesgos de los sistemas de
información de la Policía?
Tenemos las mismas de la administración pública y el gobierno.
Además los problemas de seguridad interna, que se deben corregir con la
sensibilización de los usuarios finales. Igualmente la perdida de información y
las caídas de soporte eléctrico.
Nuestro principal riesgo está relacionado con la disponibilidad de la información.
4. ¿Cuál podría ser el devenir y rol, de los sistemas de información en la
Policía Nacional?
La integración a los sistemas de información de la redes sociales, la
ciberdefensa y la ciberseguridad, y tener un ciberciudadano con una
normatividad clara del delito informático.
Su rol es para cambiar la cultura de la prestación del servicio de Policía, es
decir para cambiar la cultura ciudadana.
Los sistemas de información dejaran de ser electrodomésticos a ser parte del
hombre, además los riesgos son más altos con menor tiempo y menores
recursos.
Para este año tendremos una política contra el ciberterrorismo y algunas
acciones.
208
Anexo 2
CARTA DE DERECHOS DE AUTOR:
AUTORIZACIÓN DE PUBLICACIÓN A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD EAN
Yo Andrés Giovanni Pérez Coronado mayor de edad, vecino de Bogotá D.C.,
identificado con cédula de ciudadanía Nº 80.161.820 de Bogotá D.C., actuando
en mi calidad de autor del Trabajo de Grado titulado “Perspectivas y evolución
de los sistemas de información, caso Policía Nacional de Colombia”, de
conformidad con lo establecido en la Ley 23 de 1982 y en las demás normas
concordantes sobre la materia, autorizo a la Universidad EAN, para:
• Utilizarlo como medio de consulta para la comunidad universitaria.
• Publicarlo en formato electrónico de la página Web de LA EAN o de los
ambientes virtuales por ésta utilizados.
• Publicarlo en formato impreso en la Revista de LA EAN.
La anterior autorización se otorga siempre y cuando, mediante la
correspondiente cita bibliográfica se me dé crédito al informe final de
investigación.
Manifiesto que la obra objeto de la presente autorización es original y la realicé
sin violar o usurpar derechos de autor de terceros, y por lo tanto la obra es de
209
su exclusiva autoría y detento la titularidad sobre la misma. En caso de
presentarse cualquier reclamación o acción por parte de un tercero en cuanto a
los derechos de autor sobre la obra en cuestión, asumo toda la responsabilidad.
Para todos los efectos la EAN actúa como un tercero de buena fe.
__ __________________
ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO
CC. 80.161.820 de Bogotá D.C.
210
Anexo 3
Tipo Investigación formativa - monografía
Titulo Perspectivas y evolución de los sistemas de información,
caso Policía Nacional de Colombia
Programa Administración de empresas a distancia
modalidad
programa Pregrado
Edición Bogotá D.C., EAN 2012
Autor Andrés Giovanni Pérez Coronado
Palabras clave Sistemas de información; decisiones; anticipación; calidad;
tecnología.
Descripción
Esta investigación analizó desde los inicios de los sistemas de
información, su evolución, formas de uso y problemas desde la
perspectiva de la administración, proponiendo y creando cuatro
escenarios posibles uno ideal, uno catastrófico y dos alternos,
desarrollando el escenario ideal y contrastando las acciones
propuestas, como integrados los objetivos de investigación.
Dando así de una forma no determinista, respuesta a la
hipótesis de investigación donde en cualquier caso los sistemas
de información se deben fortalecer para la toma de decisiones
pero del mismo modo fortalecer estos como una estrategia para
la prestación del servicio de policía a los ciudadanos.
211
Fuentes
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de la República de Colombia de 1991. Recuperado el 29 de
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ntorno&cx=018195428732143094059%3Auynwoio4ium&cof=FO
RID%3A11&x=0&y=0
Contenido
La investigación contiene el siguiente desarrollo:
Introducción general
Capítulo 1. Situación actual de los sistemas de información
Capítulo 2. Dificultades de los sistemas de información
Capítulo 3. El devenir de los sistemas de información
Conclusión general
Metodología
Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador
puede integrar los conocimientos teóricos a través de las
articulaciones de conocimientos disponibles en un estudio
bibliográfico permitiendo la creación de nuevos conocimientos
accionables para las organizaciones para caracterizar las
perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la
Policía Nacional de Colombia, teniendo en cuenta el poco
material existente para la consulta de estudios anteriores, como
documentos al interior de dicha institución que brinde
orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.
Conclusiones En cualquier escenario futuro en el devenir de la Policía, los
215
sistemas de información son fundamentales para el futuro
organizacional y su supervivencia en el tiempo.
La Policía Nacional de Colombia debe enfocar más esfuerzos
en la gestión o administración de los sistemas de información,
aprovechando sus capacidades tecnológicas para el
cumplimiento de su misionalidad.
Fundamentar las decisiones basadas en la información de
dichos sistemas y utilizar en menor medida la percepción
personal o las creencias de cómo debería ser o interpretan la
realidad quienes deben decidir sobre el futuro de la
organización.
Periodo
académico 2012-1