Download - Office Procedures · Web viewde Word 2010 Básico

Prácticas de Word 2010 Básico

Procedimientos de la oficinaTABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO....................................................................................................................... 1

ADMINISTRACIÓN GENERAL............................................................................................................. 2

Información de contacto..................................................................................................................................... 3

Instalaciones....................................................................................................................................................... 3Oficina.....................................................................................................................................................................3Almacén..................................................................................................................................................................4Sistema telefónico...................................................................................................................................................4

Solicitud de suministros...................................................................................................................................... 5Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos....................................5Suministros.............................................................................................................................................................5

ENVÍO....................................................................................................................................................... 6

Recepción de paquetes....................................................................................................................................... 6Recepción de paquetes para enviar........................................................................................................................7Recepción de artículos para empaquetar y enviar..................................................................................................7

Procesamiento de pedidos.................................................................................................................................. 7Evaluación de un pedido.........................................................................................................................................7Creación de una factura..........................................................................................................................................9Procesamiento de una factura................................................................................................................................9

CONTABILIDAD................................................................................................................................... 10

Tenedor de libros.............................................................................................................................................. 10

Contable........................................................................................................................................................... 10

UPDATING PEOPLEDerechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

Instrucciones:

1. Aplique un espaciado “Expandido” a 3 puntos.


Programa de contabilidad................................................................................................................................. 10

Banco............................................................................................................................................................... 10



ADMINISTRACIÓN GENERALInformación de contactoInstalacionesSolicitud de suministros



Información de contactoPara entregas generales:

Avda. Portugal, n.º 123XXMadrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal de los muelles de carga comprobará los artículos respecto al albarán y, a continuación, llevará el albarán a la oficina. Los empleados de la oficina serán responsables de agregar la información del albarán a la base de datos de inventario.)Números de teléfono:

Teléfono: (91) 123-XX-67Fax: (91) 123-XX-68

Correo electrónico:[email protected]

Sitio web:www.consolidatedmessenger.com

InstalacionesOficinaAlmacénSistema telefónico

OficinaLa oficina de atención al público y el vestíbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de la oficina y para los clientes. El espacio de la oficina de atención al público consta de un mostrador con tres estaciones, cada una de ellas con teléfonos y terminales informáticas con conexiones T1. El vestíbulo ofrece una zona de preparación de paquetes y recipientes con artículos para su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de la zona de preparación de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del día, según sea necesario. Los empleados de la oficina se encargarán de ambas actividades.El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sábado. Los clientes que alquilen buzones tendrán acceso a ellos 24 horas al día.



AlmacénLa parte trasera del edificio contiene el almacén, que ocupa la mayor parte del espacio del edificio. El almacén se divide en cuatro zonas diferentes: recepción, envío, empaquetado y almacenamiento de inventario:

La zona de recepción consta de dos muelles de carga (que también se usan para los envíos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de envío se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepción, comparte el espacio de los muelles de carga y también tiene una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios tamaños, plástico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y material de etiquetado.

La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

Sistema telefónicoEl sistema telefónico de la oficina tiene un interfono y una conexión directa que permite a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacén. Siga las instrucciones de las hojas situadas junto a cada teléfono para comunicarse entre los dos espacios del edificio.

Para usar el interfono desde la oficina:1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numérico.2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.3. Cuando escuche un clic, presione el botón del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una respuesta.



Solicitud de suministrosArtículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibosSuministros

Artículos de papelería para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibosProveedor: Lucerne PublishingDirección web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/Información de acceso a la cuenta:Dirección de correo electrónico: [email protected]ña: ConsMess

1. Para solicitar artículos de papelería, visite www.lucernepublishing.com.

2. Haga clic en Obtener trabajo guardado.3. Dirección de correo electrónico:

[email protected] Contraseña: ConsMess4. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página.5. Agregue la solicitud de comprobación láser más reciente al carro.6. Haga clic en Ver carro de la compra.7. Haga clic en Modificar contenido.8. En Contenido, haga clic en Modificar.9. Haga clic en Aceptar.10. Haga clic en Ir a caja.11. Asegúrese de que todos los datos de envío son correctos y haga

clic en Continuar a caja.12. Escriba la información de facturación correcta y haga clic en

Enviar.

SuministrosProveedor: Fabrikam, Inc.Dirección web: www.fabrikam.comInformación de acceso a la cuenta:



Nombre de usuario: DiegoAContraseña: CMess01A continuación, se incluye una lista de los artículos que pedimos a Fabrikam:

Cajas Material de empaquetado de espuma de poliestireno Cinta Papel de copia Cartuchos de tóner (5SI y HP 4000) Suministros de minorista:

Notas adhesivas Etiquetas adhesivas Sobres acolchados Cinta Rotuladores Cajas Plástico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesión con los siguientes datos:Nombre de usuario: DiegoAContraseña: CMess01

2. Busque y localice todos los artículos que desea adquirir y agréguelos al carro de la compra.

3. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la compra.

4. Haga clic en Caja.5. Si no tiene ningún cupón, haga clic en Continuar.6. Compruebe que las direcciones de envío y de facturación son

correctas.7. Haga clic en Continuar.8. Escriba la información de facturación correcta.9. Haga clic en Continuar.10. Revise el pedido y haga clic en Enviar.



11. Recibirá una carta de confirmación por correo postal y electrónico. Guarde una copia impresa.

ENVÍORecepción de paquetesProcesamiento de pedidos

Recepción de paquetesTodos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el día que se reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:Recepción de paquetes para enviarRecepción de artículos para empaquetar y enviar

Recepción de paquetes para enviarCuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.

a. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un pedido de compra para realizar el pago.

2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.

3. Agregue la información a la base de datos y genere la factura y el albarán. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

4. Dele una copia de la factura y el albarán al cliente.

Recepción de artículos para empaquetar y enviarCuando un cliente deposita artículos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.

b. Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregúntele si usará un pedido de compra para realizar el pago.

2. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el método de envío (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.

3. Mida el artículo para determinar el material de empaquetado necesario.



4. Agregue la información a la base de datos y genere la factura y el albarán. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

5. Dele una copia de la factura y el albarán al cliente.

Procesamiento de pedidosCuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.Evaluación de un pedidoCreación de una facturaProcesamiento de una factura

Evaluación de un pedidoAntes de poder crear una factura, deberá conocer los siguientes datos:¿Quién es el cliente?¿El cliente tiene ya una cuenta?¿Cuál es el descuento?¿Cuál es el método de pago?

¿Quién es el cliente?Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo Método de pago

Particulares Efectivo, tarjeta de crédito o cheque personal con identificación

Clientes con pedidos de compra (principalmente empresas)

Factura, neto 30

¿El cliente tiene ya una cuenta?Para buscar un cliente:

1. En Access, busque en la base de datos de clientes.2. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de

clientes inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.

Comprobación del crédito de los nuevos clientes



Las comprobaciones de crédito se realizan para nuevos clientes que desean usar pedidos de compra.

Hay una copia de la solicitud de crédito en la carpeta Admin. Dele la solicitud de crédito al cliente o pídale que la rellene mientras

está sentado en su estación. Cuando reciba la solicitud de crédito rellenada, deberá enviar por fax

los formularios de referencia de crédito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica ningún número de fax, llame por teléfono.

Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crédito.

Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de datos de la forma correspondiente.

Creación de una nueva cuenta de cliente1. In Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la

ventana Trabajo de cliente: Lista.2. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.3. Escriba la información sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.

¿Cuál es el método de pago?Aceptamos los siguientes métodos de pago:

Pedido de compra : se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones con financiación pública sin una comprobación de crédito. Debe comprobarse el crédito de todas las demás empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los archivaremos como una promesa de pago.

Neto 30 : a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.

Tarjeta de crédito : Aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard.

Cheque personal : un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el número del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrarán 25 € adicionales por cada cheque que se devuelva.



Creación de una facturaPara crear una factura de cliente:

1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la información.

2. Asegúrese de actualizar el campo N.º de factura para evitar números de factura duplicados.

3. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita enviarlo por fax o por correo ordinario. En otro caso, envíelo al cliente por correo electrónico.

Procesamiento de una facturaProcesamiento de una factura de tarjeta de créditoProcesamiento de una factura de pedido de compraProcesamiento de una factura de cheque personal

Procesamiento de una factura de tarjeta de créditoNuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crédito es Woodgrove Bank:Para procesar un pago mediante tarjeta de crédito:

1. Envíe la factura como adjunto a [email protected] para solicitar su aprobación.

2. Si se aprueba el pago, abra Access.3. Busque el nombre del cliente.4. Busque el número de factura actual en la cuenta del cliente.5. Especifique el método de pago, el importe y el número de

aprobación en los campos adecuados.

Procesamiento de una factura de pedido de compraCompruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es así, asegúrese de que envía por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente acude a nosotros, será necesario realizar una comprobación de crédito antes de aceptar el pedido de compra.

Procesamiento de una factura de cheque personalSi el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de crédito, siga estos pasos:



1. Cree una factura de cliente.2. Envíe la factura al cliente.3. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta

que reciba el cheque y el banco haya liquidado el cheque.

CONTABILIDADTenedor de librosContablePrograma de contabilidad

Tenedor de librosEnrique [email protected]

ContableAntonio Bermejoantonio@northwind traders.com

Programa de contabilidadActualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.

BancoNuestra cuenta está en Woodgrove Bank.

N.º de cuenta corriente 11111122222 N.º de cuenta en el mercado monetario 345689

Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en la cuenta corriente y, a continuación, se realizará una transferencia semanal de todos los importes que superen los 5.000 € a la cuenta del mercado monetario.Según la ley, no podemos retirar cantidades más de tres veces al mes de la cuenta del mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertirá en una cuenta de ahorro estándar y se nos penalizará.


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