RESOLUCIÓN 1307 DE 2010
(agosto 4)
Diario Oficial No. 47.801 de 14 de agosto de 2010
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014>
Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del artículo 2o de la Resolución número 0280 de 2009 y se
adicionan otros Procedimientos.
Resumen de Notas de Vigencia
NOTAS DE VIGENCIA:
- Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014, 'por medio de la cual se adopta el
Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras
disposiciones', publicada en el Diario Oficial No. 49.374 de 23 de diciembre de 2014.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución
Política, artículo 4o de la Ley 87 de 1993, artículo 2o del Decreto 1537 de 2001, artículo 8o del Decreto 1018 de 2007
y el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo.
CONSIDERANDO:
-- Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos
y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios
de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos
institucionales.
-- La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar oportuna respuesta a los requerimientos de sus
vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización
del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.
-- La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del
Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por
cada una las dependencias de la Superintendencia.
-- El Manual de Procesos y Procedimientos, modificado, que se adopta contó con la revisión y aprobación del
Superintendente Delegado para la Atención en Salud y Secretaría General de la Superintendencia Nacional de
Salud.
-- Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la Superintendencia Nacional de Salud, se hace necesario
implantar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de
Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización.
-- De conformidad con el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad de la Superintendencia Nacional de
Salud, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la Superintendencia Nacional de Salud.
-- El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere de los Manuales de
Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados.
-- Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es
obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta
el Manual de Procesos y procedimientos adoptado.
-- Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de
Salud y se le adicionaron nuevas funciones.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Modificar y adicionar al
Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los procesos y procedimientos
contenidos en la presente resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad, con criterios de
eficiencia y eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión y los objetivos que la ley y los
reglamentos le señalen a la Superintendencia Nacional de Salud.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Los procesos y
procedimientos que se adoptan fueron aprobados mediante comité de alta gerencia y se relacionan a continuación:
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DEL ALMACÉN E INVENTARIOS
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
CÓDIGO
PT-GAFI-5206
VERSIÓN
03
ELABORÓ
Liliana Cifuentes Pregonero,
Coordinadora
REVISÓ
Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora
de Planeación
APROBÓ
María Elisa Morón Baute
Secretaria General
FECHA FECHA FECHA
30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010
1. OBJETIVO
Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar el suministro
1. OBJETIVO
Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar el suministro oportuno y eficiente de los elementos y bienes
necesarios para el desarrollo de las actividades realizadas por cada una de las áreas de la entidad, así como
también, administrar, manejar y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo y mantenerlos
actualizados.
2. ALCANCE
Disponer para los funcionarios de cada una de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud de los
elementos devolutivos y de consumo, necesarios para el desarrollo de sus funciones, al igual que de la debida
organización y conservación en el Almacén general de la entidad.
La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisiciones, adquisiciones por caja menor,
donaciones, reintegros, recuperación, reposición y sobrantes.
El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Entidad, lo cual posibilita
efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro,
merma y desperdicios de elementos.
3. RESPONSABLES
Coordinador Grupo Administración de Recursos Físicos y funcionarios responsables del manejo del almacén general.
4. DEFINICIONES
Adquisiciones: Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Entidad, adquiere bienes mediante la
erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes.
Adquisiciones por Caja Menor: Son adquisiciones de bienes a través del sistema de Fondos Fijos Reembolsables.
Donación: Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfiere, gratuita e
irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una Entidad Estatal, previa aceptación del
funcionario administrativo competente.
Recuperación: Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de estos, una vez han sido
descargados de los registros de inventarios, contables, cuya pérdida fue asumida por la Entidad.
Reposición: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas derivadas del mal
uso o indebida custodia, por otros bienes iguales o de similares características, previa aprobación del Coordinador
del Grupo de Recursos Físicos.
Sobrantes: Se considera que hay sobrantes de inventarios, cuando en el momento de practicarse pruebas
selectivas, se determina que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros de Kárdex o
listados.
Base de datos de Kárdex: Base donde se asientan todos los movimientos físicos y sus correspondientes
pecuniarios, con sus saldos que se realizan en cada uno de los bienes de la Superintendencia.
Estado diario de bienes: Documento en el cual se registran diariamente los saldos pecuniarios del movimiento de
las entradas y salidas de bienes del Almacén General.
Entrada de Almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de cada uno de los bienes que se
reciben e ingresan en el Almacén General.
Salida de Almacén: Es el documento donde se hace un registro detallado de los bienes que salen del Almacén
General indicando el nombre del funcionario responsable de recibir estos bienes. Es el documento legal que
identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera, la responsabilidad por la
custodia, administración, conservación, etc., por parte del encargado del almacén y quedando en poder del
funcionario destinatario.
Reintegros: Es la devolución al Grupo de Administración de Recursos Físicos de bienes que no se requieren en una
dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron asignados.
Inventarios: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la
Superintendencia Nacional de Salud.
Bienes: son las cosas tangibles e intangibles de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud o que tenga en
custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.
Bienes Tangibles: son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de inventariarse. Los bienes
tangibles se clasifican en muebles e inmuebles.
Bienes muebles: Son cosas inventariales destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento
de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período
de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en
cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del
producto o por el momento en que son puestos en uso. Los bienes muebles se clasifican en elementos devolutivos y
de consumo.
Elementos devolutivos: Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse
del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se
produce su baja definitiva de los inventarios.
Elementos de consumo: Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran
a formar parte integrante o constitutiva de aquellos.
Bienes inmuebles: Son las cosas inventariales que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y
las que se adhieren a ellas.
Bienes intangibles: Son aquellos que carecen de existencia material.
Bienes entregados a terceros: Son los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Superintendencia Nacional
de Salud, entregados en préstamo o en comodato a terceros para su uso, administración, custodia o depósito, los
cuales deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.
Bienes en Depósito/Servibles: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como
usados ubicados en la bodega del almacén de la Entidad.
Bienes en Servicio: Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en las diferentes oficinas, y dependencias de la
Entidad.
Almacén: Es el lugar físico para el recibo, registro y almacenamiento temporal de los bienes devolutivos o de
consumo adquiridos o transferidos a la Superintendencia Nacional de Salud, a cualquier título, con el fin de atender
el desarrollo de su función administrativa, las necesidades básicas de sus dependencias y del sector salud.
Baja de Bienes: Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, físicamente y de los registros de inventarios y
contables, de bienes servibles o inservibles, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
-- Elementos de consumo con placa de inventario.
-- Formalización de la gestión procedimental del Almacén a través de documentos aprobados por las directivas
correspondientes.
-- Verificar periódicamente los saldos de Almacén confrontando la sumatoria de la Base de datos de Kárdex con el
saldo del estado diario de bienes.
-- Práctica de arqueos periódicos de las bodegas del Almacén.
-- Depuración anual de los bienes inservibles en bodega.
Entrada de Bienes
-- El ingreso de bienes al almacén se efectúa con la orden de entrada, que es el documento que acredita el ingreso
real del bien o elemento a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de los registros en almacén y
contabilidad.
-- La recepción de los bienes debe realizarse en el almacén o bodega de la Superintendencia Nacional de Salud.
Solamente en los casos de entrega de materiales y equipos de difícil movilización y demás bienes que según la
necesidad del servicio requieren de este tratamiento, se recibirán en el lugar de su utilización, para lo cual se debe
trasladar a ese sitio el encargado del almacén.
-- En los contratos en que se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que
deban verificarse por peritos mediante ensayos, la recepción en el almacén se hace a título de depósito y en forma
condicional, mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas; el registro de estos
bienes se lleva en forma extracontable.
-- Los bienes recibidos en demostración sólo ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición:
provisionalmente se registran extracontablemente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o
servicio.
-- Queda terminantemente prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén.
-- Los bienes que hacen parte de una adquisición, sin descripción y valor en la factura, como los recibidos embalados
de una importación y los bienes que se encuentren dentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los
inventarios, es decir, no especificados ni valorizados se identifican conforme a las agrupaciones contenidas en el
Índice Universal de Inventarios y valor comercial, elaborada la respectiva orden de entrada con las observaciones
pertinentes.
Salida de Bienes
-- El comprobante de salida debe elaborarse por el responsable del almacén en forma simultánea a la entrega de
bienes, con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el Coordinador de Administración
de Recursos Físicos.
-- Cuando las existencias disponibles en el Almacén sean insuficientes, en relación con las cantidades solicitadas en
el pedido, el responsable del almacén anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas
dejando clara constancia en la solicitud de pedido.
-- El encargado del almacén no puede variar el destinatario, ni el lugar de destino en el comprobante de salida, ni
cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
-- El comprobante de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones y
cuando a ello hubiere lugar deben ser previamente autorizadas por el Coordinador de Administración de Recursos
Físicos o el Secretario General.
-- El encargado del almacén debe admitir como firma de recibo del comprobante de salida la del funcionario que
recibe y la de los jefes de oficina o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes,
con anotación del número de sus documentos de identidad.
-- Cuando se trate de entrega de bienes a personas naturales o jurídicas, la firma en el comprobante es la de su
representante legal, o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo el requisito de anotar
su documento de identidad.
-- El encargado del almacén no puede hacer firmar el comprobante de salida de bienes del almacén al destinatario,
mientras no le entregue todos los elementos que en él figuren, como tampoco expedirle constancias de que queda
debiendo o que posteriormente le entrega determinados elementos.
-- El comprobante de salida es el único documento válido como soporte para registros de movimientos por salidas en
los listados o tarjetas del almacén, control de inventarios de devolutivos en servicio asientos contables.
Inventario de Bienes
-- El Coordinador de la administración de recursos físicos debe llevar el registro por dependencias y a título individual
de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de los bienes y para determinar las
responsabilidades a que haya lugar.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Registro y Control de la Entrada de Bienes al Almacén
ID Área
Responsable
Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de Control
1 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Funcionarios
responsables
Recibe al proveedor para la entrega del bien, en el sitio que se haya
pactado según el contrato.
Nota: Previamente solicita al interventor su presencia en el lugar, en
fecha y hora acordada para la entrega del bien.
2 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Funcionarios
responsables
Verifica los elementos contra factura o remisión y contrato, nombre del
proveedor, fecha de la factura, valores, cantidades etc.; si existe alguna
inconsistencia en documento, reciben los elementos provisionalmente y
solicita al proveedor que los envíe correctamente; si hay inconsistencia
en lo físico (cantidad, calidad, especificaciones, etc.) no se realiza la
entrada y se solicita al proveedor los elementos de acuerdo a lo
contratado.
3 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Funcionarios
responsables
Recibe los bienes entregados por el proveedor,
firmando los documentos de remisión o factura
del mismo.
Nota: se debe dejar original y copia de los
documentos (remisión y/o factura).
Bienes entregados y
documento de remisión
y/o factura del
proveedor
4 Interventor Interventor Verifica que los bienes cumplan con las
características establecidas y expide la
certificación de recibo de los mismos y entrega
original a Grupo Administración Financiera para
pago, copia al grupo de contratación de bienes
y servicios y copia a Grupo Administración de
Recursos Físicos para soporte del Contrato y
Almacén.
Certificación de recibo
de bienes expedida por
el interventor
5 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico y
Secretario
Clasifica los bienes de acuerdo a su naturaleza, y los almacena en la
bodega correspondiente.
6 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico y
Secretario
Elabora la Orden de Entrada correspondiente, en cuatro originales para
distribuirlas de la siguiente manera:
– Primer original para el Grupo de Administración Financiera que
acompaña la factura con el fin de dar trámite para el pago.
– Segundo original como soporte de la cuenta mensual del almacén que
se entrega al Grupo de Administración Financiera.
– Tercer original soporte de la base de datos del Kárdex.
– Cuarto original como soporte de la cuenta mensual del archivo del
almacén.
Nota: La Orden de entrada debe contener, la siguiente información
básica:
-- Lugar y fecha
-- Número de comprobante, en forma ascendente y continua.
-- Identificación del Almacén y bodega, si es el caso.
-- Negocio Jurídico que dio origen a la transacción y número del
documento soporte; especificando: nombre del proveedor, documento de
identidad o NIT, nombre y agrupación del elemento, unidad de medida,
cantidad, valor unitario, valor total por elementos en números y en letras,
valor total del comprobante, en número y letras, firma del encargado del
almacén y visto bueno del Coordinador de Recursos Físicos.
Grupo
Administración de
Recursos Físicos
Técnico y
Secretario
En el caso de ser una adquisición por Caja Menor, en toda compra de
elementos devolutivos, el funcionario responsable de la adquisición debe
enviar copia de la factura debidamente tramitada al encargado del
almacén, para que este produzca la respectiva orden de entrada y a su
vez la orden de salida a nombre del funcionario que recibe el bien.
Grupo
Administración de
Recursos Físicos
Técnico y
Secretario
En el caso de que la Entidad reciba bienes a título de donación de
personas naturales o jurídicas o de Entidades Estatales, Departa-
mentales o Municipales, previa autorización de la entidad, el responsable
del almacén elabora la respectiva orden de entrada, efectúa los registros
correspondientes e informa al Grupo de administración de Recursos
Físicos y al Grupo de Administración Financiera.
Si la donación proviene de Entidad Oficial, la orden de entrada se hace
con base en el acta de baja de la Entidad donante debidamente
diligenciada la cual debe contener la relación de los elementos por
grupos.
En caso de que los elementos provengan de Entidad o persona
particular, la orden de entrada se elabora con base en acta de recibo y el
precio se fija mediante avalúo practicado por peritos legalmente
facultados y designados por la Secretaría General.
Grupo
Administración de
Recursos Físicos
Técnico y
Secretario
Al tratarse de bienes recuperados; si posteriormente al descargo de
bienes perdidos estos son recuperados, se les da nuevamente entrada
al almacén y el encargado debe producir la respectiva orden de entrada,
en donde se detallan las características y especificaciones contempladas
en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido
disminución en su valor o condición física por daño o depreciación.
Si hubiere juicio de responsabilidad fiscal en curso, el responsable del
almacén informará para que cese o varíe su valor.
Si un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para
su reincorporación será calculado por el funcionario compe-tente,
dejando clara constancia en la orden de entrada.
Para la entrada de bienes por reposición cuando el responsable los entregue en
igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y
estado de los que falten se debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
– El responsable de los bienes faltantes entregará un informe de los hechos ocurridos a
la Secretaría General ofreciendo los bienes que va a reponer y el detalle de estos y en
el caso en que la aseguradora responda por los faltantes dicho informe debe ser
enviado al Grupo de Administración de Recursos Físicos con el fin de adelantar los
trámites pertinentes ante dicha aseguradora.
– Aceptación en principio de que se haga la reposición por la Secretaría General.
– Concepto técnico del funcionario competente designado por la Secretaría General
que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los faltantes.
– Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable del bien en donde se
especifique claramente la diligencia de reposición.
El responsable del almacén, una vez aceptados los elementos objeto de reposición por
parte del Coordinador del Grupo de Administración de Recursos Físicos dará entrada al
almacén, elaborando la respectiva orden de entrada con base en el acta y concepto de
la reposición.
Técnico y
Secretario
En el caso de presentarse un sobrante, se hará una revisión de la base
de datos del Kárdex, se efectuará la compensación en caso de
encontrarse el error y por último, si no hay explicación alguna, esta
mayor cantidad se relacionará en el acta de la diligencia, y el encargado
del almacén elaborará en forma inmediata la respectiva orden de entrada
por sobrante.
7 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico Firma la Orden de Entrada correspondiente. Orden de entrada
firmada
8 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Secretario Registra en la base de datos del kárdex los
bienes relacionados en la orden de entrada y
luego archiva la copia en la carpeta respectiva.
Base de datos de
kárdex actualizada
9 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico Entrega la Orden de Entrada firmada con los
soportes al Coordinador del Grupo
Administración de Recursos Físicos.
Orden de Entrada y
soportes
10 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Coordinador Verifica la información registrada en la orden de
entrada y la firma.
Orden de entrada
firmada
11 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico Recibe las órdenes de entrada revalidadas,
procesa la información en la base de datos de
estado diario de bienes.
Estado de diario de
bienes actualizado
12 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico y
Secretario
Envía copia de la orden de entrada, fotocopia
del contrato, original de la factura y de la
remisión al Grupo Administración Financiera
para el trámite de pago.
Orden de entrada y
orden de compra o
contrato remitidos a
Grupo Administración
Financiera
13 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico Envía al Grupo Administración Financiera, original de la Orden de
Entrada para el registro contable.
14 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico y
secretario
Revisa semanalmente en la base de datos de
kárdex los saldos físicos y valores pecuniarios
consignados en las mismas.
kárdex actualizado
15 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos
Técnico y
Secretario
Inspeccionan diariamente las bodegas para
mantenerlas en perfecto orden y aseo.
Bodegas en perfecto
estado
5.2.2 Registro y Control de la Salida de Bienes del Almacén
ID Área
Responsable
Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de Control
1 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Secretaria. Recibe de las dependencias el formato
diligenciado de pedido de elementos y lo
entrega al Coordinador del Grupo.
Nota: El pedido, debidamente autorizado por el
Jefe de la dependencia correspondiente, debe
enviarse según el cronograma previamente
Pedido de elementos
autorizado por el Jefe
inmediato.
establecido por el Grupo Administración de
Recursos Físicos, especificando clara y
detalladamente la clase de elementos y el
número de unidades, anulando los renglones no
utilizados y señalando la persona que los
recibe, quien se hace responsable
administrativa y fiscalmente de su tenencia.
2 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Coordinador Autoriza el pedido de elementos por el número
de unidades que considere necesario, teniendo
en cuenta las necesidades del servicio, firma el
pedido en señal de aprobación y lo devuelve a
la Secretaría.
Pedido de elementos
aprobado
3 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Funcionario
responsable
Numera el pedido aprobado, lo radica en el libro
respectivo y lo envía al Almacén General para
que sea despachado.
Pedido numerado y
registrado en el libro
4 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico y
secretario
Recibe los formatos de pedidos, analiza las cantidades solicitadas,
autoriza las cantidades a despachar y los entrega a Secretaría.
Nota: Autoriza las cantidades según existencias de bienes solicitados y
número de funcionarios de la dependencia respectiva.
5 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Secretario. Consulta en la base de datos de kárdex los
costos unitarios de cada elemento autorizado,
consigna en el pedido interno el valor unitario
del elemento.
Pedido valorizado
6 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico y
secretario
Recibe el pedido interno valorizado, elabora la
Orden de Salida a nombre del destinatario.
Nota: La orden de salida debe contener la
siguiente información básica:
– Lugar y fecha de emisión.
– Numeración en forma ascendente y continua.
– Concepto de salida, especificando:
dependencia destinataria, nombre y código de
elementos, unidad de medida, cantidad
despachada, firma del Coordinador de
Administración de Recursos Físicos, firma del
responsable del almacén o quien haga sus
veces, firma del empleado que recibe y su
identificación.
Orden de salida
diligenciada, verificada
y visada
– Número y fecha de la solicitud del pedido.
– Descripción de cada elemento.
– Valor unitario y Valor total.
7 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico y
secretario
Entrega original y tres copias de la Orden de Salida al Secretario para
que descargue en la base de datos de kárdex.
Nota: la tercera copia se utiliza para descargar la base de datos de
kárdex.
8 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Secretario Procede a descargar en la base de datos de
kárdex las cantidades de los elementos
consignados en la orden de salida, firma la
orden y archiva la tercera copia.
Base de datos de
kárdex actualizado
9 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico Registra en la base de datos del estado diario
de bienes, los elementos relacionados en la
orden de salida.
Estado diario de bienes
actualizado
10 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico y
Secretario
Alista y empaca por dependencia los elementos relacionados en la
Orden de Salida.
11 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico y
Secretario
Traslada los elementos con la Orden de Salida
a la dependencia respectiva; entrega los
elementos a la secretaría o a algún funcionario
de la dependencia correspondiente, verifica con
este los elementos entregados y solicita firma
de recibido registrando el número de documento
de identidad como prueba del recibo a
satisfacción y entrega segunda copia.
Orden de salida con
firma de recibido por el
funcionario
12 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Técnico. Recibe original y primera copia de la Orden de Salida ejecutada y la
entrega al Coordinador del Grupo Administración de Recursos Físicos.
13 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Coordinador Verifica la información registrada en la orden de salida y firma.
14 Grupo
Administración
de Recursos
Físicos.
Secretario Recibe la Orden de Salida ejecutada con firma y
envía el original a la carpeta con destino al
Grupo Administración Financiera; archiva el
pedido interno en carpeta por dependencia y la
primera copia en la carpeta de movimiento
diario del Almacén.
Orden de salida
ejecutada remitida a
Grupo Administración
Financiera
5.2.3 Reintegro de Bienes
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de
Control
1 Dependencias
Superintendencia
Nacional de salud
Directivos,
coordinadores, jefes,
empleados,
trabajadores,
contratista, etc.,
Realiza una solicitud escrita donde
se especifique claramente las
características del bien a devolver,
referente a las especificaciones
contempladas en el inventario
individual, mediante el cual recibió
o las contempladas en la orden de
salida.
Solicitud escrita
2 Grupo Administración de
Recursos Físicos.
Responsable de
inventarios
Recibe los bienes, debiendo
constatar su estado, clase, cali-
dad, marca, modelo, y demás
características que se encuentren
en la orden de salida con que
fueron entregados los bienes.
– De encontrar conforme el bien,
dará su Visto Bueno con el fin de
continuar con el proceso pertinente.
– En caso de que los elementos no
concuerden o hayan sido
sustituidos, o tengan
especificaciones, marcas, o
Bienes a devolver
a satisfacción
números diferentes se abstendrá
de recibir el elemento e informará
por escrito al Coordinador del
Grupo de Administración de
Recursos Físicos, a fin de que se
investiguen las causas y se
establezcan responsabilidades.
Nota: Por ninguna razón el en-
cargado de Inventarios del Grupo
de Administración de Recursos
Físicos debe aceptar la sustitución
o reemplazo de bienes entregados
ini cialmente con otros diferentes, o
aceptar bienes dañados,
deteriorados, con roturas o avería
sin haber determinado la
responsabilidad, salvo el deterioro
normal por el uso
3 Grupo Administración de
Recursos Físicos
Responsable de
inventarios
Elabora la Orden de Entrada por
Reintegro correspondiente, en tres
originales para distribuirlas de la
siguiente manera:
– Primer original como soporte de
la cuenta mensual del almacén que
se entrega al Grupo de
Administración Financiera.
– Segundo original soporte de la
base de datos del kárdex.
– Tercer original como soporte de
la cuenta mensual del archivo del
almacén.
Orden de Entrada
por Reintegro
autorizada
4 Grupo Administración de
Recursos Físicos
Secretario Registra en la base de datos de
kárdex los bienes relacionados en
la orden de reintegro y luego
archiva la copia en la carpeta
respectiva.
Base de datos de
kárdex
actualizada
5 Grupo Administración de
Recursos Físicos
Técnico Entrega la Orden de Reintegro
firmada con los soportes al
Coordinador del Grupo Admi-
nistración de Recursos Físicos.
Orden de Entrada
y soportes
6 Grupo Administración de
Recursos Físicos.
Coordinador Verifica la información registrada
en la orden de reintegro y la firma.
Orden de entrada
firmada
7 Grupo Administración de
Recursos Físicos
Técnico Recibe las órdenes de reintegro
revalidadas, procesa la información
en la base de datos de estado
diario de bienes. FIN.
Estado de diario
de bienes
actualizado
5.2.4 Inventario de Elementos de Consumo y Devolutivos en Servicio
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de Control
1 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Coordinador y
técnico
Elabora la programación del
inventario de elementos de
consumo y devolutivos en
servicio para la vigencia, le
Programación de
inventario de elementos
de consumo y devolutivos
para la vigencia
informa y da las pautas para la
ejecución de los inventarios, e
igualmente entrega al encargado
del almacén copia de la misma.
2 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico y Secretario Entrega impresión a la fecha del inventario de cada
funcionario de la entidad al encargado del levantamiento del
inventario; informa verbalmente al funcionario
correspondiente la fecha de realización del inventario
individual de acuerdo con la programación establecida.
3 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico y Secretario
y Auxiliar
Administrativo
Realiza el inventario físico
individual, en los formatos
respectivos, de los bienes
devolutivos en servicio, del
funcionario correspondiente. Los
registros individuales deben
contener como mínimo los
siguientes aspectos:
-- Nombre de la dependencia o
código.
-- Nombre del funcionario
responsable y cédula de
ciudadanía.
-- Detalle de los elementos:
grupo, características, valor y
número de placa.
Nota: El inventario se realiza en
el lugar de trabajo del funcionario
correspondiente y en presencia
del mismo.
Inventario físico realizado
4 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico y Secretario
y Auxiliar
Administrativo
Compara la información incluida en la planilla del registro
de bienes devolutivos en servicio del funcionario
correspondiente, contra la toma física de los elementos
encontrados y mostrados en el lugar de trabajo del
funcionario y hace conocer al funcionario las
inconsistencias encontradas si existen.
5 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Secretario Entrega el resultado –la planilla–
del inventario físico individual al
Coordinador Grupo
Administración de Recursos
Físicos para actualización de la
base de datos respectiva.
Resultado del inventario
físico individual
6 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico Registra en la base de datos de
bienes devolutivos en servicio
(inventario individual), el
resultado del inventario físico e
imprime el formato de inventario
individual actualizado.
Base de datos de bienes
en servicio actualizado
7 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico Confronta la información entre el registro del inventario
actual con el anterior; si encuentra inconsistencias, procede
a iniciar el procedimiento de “Aclaración de inconsistencias
en el inventario de bienes devolutivos en servicio”; en caso
contrario continúa en la actividad siguiente (8).
8 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Procedimiento Aclaración de inconsistencias en el inventario de bienes
devolutivos en servicio.
9 Grupo
Administración de
Recursos Físicos y
Dependencia
Interesada
Técnico y Secretario Hace firmar y entrega copia del
formato del inventario
actualizado de los bienes
devolutivos, al funcionario
responsable de los bienes, como
aceptación del mismo.
Formato del inventario
actualizado de los bienes
devolutivos firmado
10 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Técnico Archiva original del registro de los bienes en el listado del
registro actualizado de los bienes devolutivos en servicio en
la carpeta correspondiente.
11 Grupo
Administración de
Recursos Físicos
Técnico y Secretario Realiza el inventario físico de los
bienes devolutivos y de consumo
en bodega a 31 de diciembre de
la vigencia, llevándolo a cabo en
el instrumento destinado para tal
fin, el cual debe contemplar
como mínimo los siguientes
aspectos:
– Nombre y descripción del
elemento o bien.
– Agrupación.
– Unidad de medida.
– Detalle de la operación.
– Fecha: día, mes, año.
– Procedencia o destino
(documento soporte).
– Número de unidades (entrada
o salida).
– Entradas: cantidad.
– Valores: unitario, total.
– Saldo: cantidades.
– Valor: total.
Nota: Los registros de los bienes
en depósito se efectúan
únicamente a través de órdenes
de entrada diligenciados por el
responsable del manejo del
almacén.
Inventario realizado
12 Grupo
Administración de
Recursos Físicos.
Coordinador Seguimiento periódico del proceso de levantamiento y
actualización de inventarios.
5.2.5 Aclaración de Inconsistencias en el Inventario de Bienes Devolutivos en Servicio
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de Control
1 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Secretario Elabora memorando dirigido al
funcionario correspondiente
solicitando aclaración de las
inconsistencias encontradas entre
la toma física del inventario
individual y el registro del inventario
individual, lo hace firmar del
Coordinador y lo entrega.
Memorando radicado y
entregado
2 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Técnico y/o
Secretario
Recibe el memorando, enviado por
el funcionario del área
correspondiente justificando las
diferencias resultantes de la toma
del inventario físico.
Memorando de
justificación de
diferencias
3 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Técnico y/o
Secretario
Verifica las justificaciones
expuestas por el funcionario en el
memorando; si estas son
totalmente comprobables realiza
una actualización del inventario,
hace firmar y entrega copia del
formato del inventario actualizado
de los bienes devolutivos, al
funcionario responsable de los
bienes, como aceptación del
mismo; en caso de encontrar que
las justificaciones no son
comprobables y persisten las
inconsistencias, elabora, y entrega
informe al Coordinador del Grupo
Administración de Recursos
Físicos.
Formato del inventario
actualizado de los
bienes devolutivos o
Informe de diferencias
sin justificar
4 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Coordinador de
Grupo
Decide el trámite a seguir frente a
las inconsistencias encontradas.
Decisión informada
5 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Técnico Recibe instrucciones del
Coordinador del Grupo
Administración de Recursos Físicos
para realizar las acciones
pertinentes, respecto a los
elementos en cuestión.
Documentos, acciones
en marcha
6 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Técnico Se toman los correctivos a que
haya lugar y se subsanan las
inconsistencias presentadas.
Informe final
5.2.6 Permuta de Bienes
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de Control
1 Comité evaluador de
bajas
Comité evaluador de
bajas
Autoriza, realizar el acto
administrativo para la baja
definitiva de los bienes muebles
y su descargo del inventario
general. En el mismo acto
determina si los bienes deben
destruirse, destinarse para la
venta o permuta o para su
traspaso a Entidades Públicas
del sector salud, en cuyo caso
se establecerá el mecanismo
para tal fin o se establecerá
Acto administrativo
autorizado
claramente la entidad o
entidades a las que se le
asignan con la descripción
exacta de los bienes.
Nota: La resolución deberá ser
motivada, numerada, fechada y
foliada en la Secretaría General,
en donde se conservará.
2 Comité evaluador de
bajas
Comité evaluador de
bajas
Gestionan el Acta del Comité en
la que se autoriza la permuta de
los bienes muebles.
Acta
3 Grupo Administración
de Recursos Físicos.
Coordinador Elabora y presenta a la
Secretaría General la relación
de bienes muebles a permutar,
de acuerdo a los inventarios
realizados por el Grupo de
Administración de Recursos
Físicos, especificando la
cantidad, clase, descripción,
estado del bien y valores que
figuren en los mismos.
Relación
4 Secretaría General Secretaria General Si lo considera pertinente, ordena mediante acto
administrativo la realización de avalúo, para cuyo efecto
podrá designar a un funcionario o a un tercero para
llevarlo a cabo, fijándole un término prudencial para su
realización.
5 Grupo Administración
de Recursos Físico o
quien haya sido
delegado.
Coordinador o quien
haya sido delegado.
Gestiona la realización del
avalúo de los bienes muebles a
permutar, según el
procedimiento aprobado,
presentando el resultado a la
Secretaría General.
Nota: Si el Secretario General
no está de acuerdo con el
avalúo practicado, podrá
ordenar nuevos avalúos.
Avalúo de bienes
6 Secretaría General Secretaria General Ordena al grupo de Contratación de bienes y servicios
elaborar el contrato de permuta de acuerdo con la
resolución que la ordenó y con las normas legales que
rige la materia.
7 Despacho
Superintendente o
Secretaría General
Superintendente o
Secretaria General
Autoriza el contrato de permuta. Contrato autorizado
8 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Ordena el descargo, mediante la
elaboración de la orden de
salida del elemento de la cuenta
de bienes en servicio o en
depósito, según el caso, y
comunica de este hecho al
Grupo de Administración
Financiera para que efectúe el
registro contable
correspondiente, por el valor
que figure en el Sistema de
Inventario.
Nota: Se expedirá el
Orden de salida
comprobante de egreso cuando
los bienes salgan del dominio
de la Superintendencia Nacional
de Salud o se haya agotado el
procedimiento utilizado para la
baja.
9 Grupo de
administración de
recursos físicos
Coordinador Ordena efectuar las acciones tendientes a cumplir lo
establecido en el contrato de permuta, para la salida
física de los bienes.
10 Grupo de
administración de
recursos físicos
Coordinador Tramita el acta de entrega y
recibo de bienes, firmado por
quienes intervienen en el
proceso de permuta.
Acta
11 Ordenador del Gasto Ordenador del Gasto Expedición de la orden de
entrada al almacén de los
elementos entregados y
recibidos recíprocamente de
acuerdo con el acta. FIN.
Orden de entrada
5.2.7 Avalúo de Bienes
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de
Control
1 Grupo Administración de
Recursos Físico o quien
haya sido delegado.
Coordinador o quien
haya sido delegado.
Realiza solicitud escrita de avalúo
del bien, a la Secretaría General en
donde se exprese la necesidad del
avalúo, la descripción del bien,
estado actual y grupo de inventario
al que pertenece.
Solicitud escrita
2 Secretaría general Secretaria general Si lo considera pertinente, ordena mediante acto
administrativo su realización, para cuyo efecto podrá
designar a un funcionario o a un tercero para llevarlo a
cabo, fijándole un término prudencial para su
realización.
3 Grupo Administración de
Recursos Físico o quien
haya sido delegado.
Coordinador o quien
haya sido delegado.
Gestiona la realización del avalúo de
los bienes muebles a permutar,
según el procedimiento aprobado,
presentando el resultado a la
Secretaría General. FIN.
Nota: Si el Secretario General no
está de acuerdo con el avalúo
practicado, podrá ordenar nuevos
avalúos.
Avalúo de
bienes
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
03 30-jul-2010 Se modifica contenido general del procedimiento.
9. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
CÓDIGO
PT-GAFI-5215
VERSIÓN
01
ELABORÓ
Liliana Cifuentes Pregonero,
Coordinadora
REVISÓ
Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de
Planeación
APROBÓ
María Elisa Morón
Baute
Secretaria General
FECHA FECHA FECHA
30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010
1. OBJETIVO
Programar, garantizar, dirigir, coordinar y controlar la baja de bienes servibles o inservibles que ya no son útiles para
el servicio al cual fueron destinados, realizando el retiro definitivo del patrimonio de la entidad y la actualización de
los inventarios de bienes correspondientes.
2. ALCANCE
Disponer de los bienes dados de baja, perfeccionando el retiro físico, el descargo de los registros contables y de
inventarios y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen.
3. RESPONSABLES
Ordenador del gasto, Coordinador Grupo Administración de Recursos Físicos y funcionarios responsables del
manejo del almacén general.
4. DEFINICIONES
Bienes: Son las cosas tangibles e intangibles de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud o que tenga
en custodia, depósito o comodato, representativas de un valor o de un derecho.
Bienes Tangibles: Son los bienes que poseen naturaleza material y son susceptibles de inventariarse. Los bienes
tangibles se clasifican en muebles e inmuebles.
Bienes muebles: Son cosas inventariales destinadas al funcionamiento interno de la entidad o para el cumplimiento
de su misión institucional y como tales pueden ser movilizados de un lugar a otro; algunos disponen de un período
de vida útil mientras mantienen su capacidad de operación y por ende pueden catalogarse como duraderos; otros, en
cambio, son eminentemente fungibles y perecibles, y su vida útil está determinada por el tiempo de vencimiento del
producto o por el momento en que son puestos en uso. Los bienes muebles se clasifican en elementos devolutivos y
de consumo.
Elementos devolutivos: Son aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. A criterio y responsabilidad de la administración pueden retirarse
del servicio, sin perjuicio de que físicamente se custodien y se garantice su adecuado almacenamiento, mientras se
produce su baja definitiva de los inventarios.
Elementos de consumo: Son bienes que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran
a formar parte integrante o constitutiva de aquellos.
Bienes inmuebles: Son las cosas inventariales que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y
las que se adhieren a ellas.
Bienes intangibles: Son aquellos que carecen de existencia material.
Bienes entregados a terceros: Son los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Superintendencia Nacional
de Salud, entregados en préstamo o en comodato a terceros para su uso, administración, custodia o depósito, los
cuales deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos.
Bienes en Depósito/Servibles: Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como
usados ubicados en la bodega del almacén de la Entidad.
Bienes en Servicio: Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en las diferentes oficinas, y dependencias de la
Entidad.
Bienes servibles no necesarios para el servicio: Son aquellos bienes que estando en buen estado no son
utilizables en las labores inherentes a la Superintendencia Nacional de Salud porque la finalidad para la cual fueron
adquiridos no se encuentra vigente ni se evidencia que puedan requerirse en un futuro; también se consideran
bienes no necesarios para el servicio los elementos tecnológicamente obsoletos y en general aquellos que por su
alto costo de mantenimiento frente a las opciones de renovación existentes en el mercado, hacen muy onerosa su
permanencia en los activos fijos de la Superintendencia.
Bienes inservibles: Son aquellos bienes que por su desgaste, deterioro natural y obsolescencia física, no son útiles
para el servicio al cual fueron destinados y tampoco ofrecen posibilidad alguna de uso o aprovechamiento de sus
partes.
Baja de Bienes: Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad, físicamente y de los registros de inventarios y
contables, de bienes servibles o inservibles, previo el cumplimiento de los requisitos administrativos y fiscales.
Existen las siguientes clases de bajas:
-- Bajas por pérdida, daño o deterioro de bienes.
-- Bajas por caso fortuito o fuerza mayor.
-- Bajas de bienes servibles no necesarios para el servicio u obsoletos.
-- Bajas de bienes inservibles.
-- Programa Presidencia de la República-computadores para educar: para el caso de los equipos de cómputo,
siempre que se ajusten a los requerimientos exigidos por el programa.
Destrucción de bienes: Son los bienes dados de baja que carecen de valor comercial y no se ha logrado su venta.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
-- La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventarios y el cumplimiento
de los requisitos establecidos para cada caso.
-- Para la baja de bienes muebles se requiere un estudio técnico y de conveniencia previo, que deberá ser elaborado
y presentado al Comité Evaluador de Bajas.
-- La resolución y el acta en donde consta la destrucción de bienes serán los comprobantes del asiento contable de
la baja.
-- No podrán adquirir bienes dados de baja, la Coordinadora del Grupo de Administración de Recursos Físicos, los
miembros del comité evaluador que participan del procedimiento de comercialización de los bienes dados de baja, ni
las personas que se encuentren vinculadas a estos por parentesco hasta en primer grado de afinidad, segundo
grado de consanguinidad y primero civil.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Baja por pérdida, daño o deterioro de bienes
ID Área
Responsable
Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de Control
1 Responsable del
Bien en depósito
o en servicio
Responsable del
Bien en depósito
o en servicio
Presenta un informe detallado de los
hechos al Coordinador del Grupo de
administración de recursos físicos.
Nota: Si se trata de pérdida, el
responsable del bien debe adjuntar
además el original de la denuncia
presentada ante la autoridad
competente, dentro de las veinticuatro
(24) horas siguientes de detectado el
Informe
hecho.
2 Grupo de
administración
de recursos
físicos.
Coordinador Una vez efectuadas las diligencias previas de averiguación sobre
los hechos, remite la documentación surtida hasta el momento, al
grupo de Control Interno Disciplinario o a la dependencia que haga
sus veces, para que realice la indagación preliminar y, si es
procedente, adelante la investigación disciplinaria y determine si
como consecuencia de la misma puede derivarse responsabilidad
fiscal.
– Si como resultado de la investigación administrativa se
determina la existencia de responsabilidad del funcionario por la
pérdida del bien, continúa, paso 7.
– Si no procede la investigación administrativa (fiscal y
disciplinaria) o procediendo estas no se llegare a comprobar la
responsabilidad del funcionario por la pérdida del bien, continúa
paso 8.
3 Grupo de
administración
de recursos
físicos.
Coordinador Elabora y presenta al Comité evaluador
de bajas el estudio técnico y de
conveniencia previo, de los bienes en
depósito o en servicio para dar de baja,
con la documentación pertinente,
solicitando su estudio y la
recomendación de baja de los bienes
respectivos.
Nota: el estudio técnico y de
conveniencia previo, deberá contener,
por lo menos:
a) Un informe detallado de las
condiciones técnicas del bien o bienes
que van a ser dados de baja.
b) Una relación pormenorizada de los
costos de mantenimiento preventivo y
correctivo del bien o bienes, si fuere del
caso, debidamente documentada.
c) Las razones por las cuales el bien o
bienes se consideran inservibles,
obsoletos o por las cuales la Entidad no
los necesita, según sea el caso y la
conveniencia de darlos de baja.
Estudio técnico y de
conveniencia
4 Comité
evaluador de
bajas
Comité evaluador
de bajas
Gestionan la orden de baja, impartida
por el Ordenador del gasto o Secretaria
General mediante resolución motivada,
numerada, fechada y foliada en la
Secretaría General, en donde se
conservarán.
Resolución autorizada
5 Grupo de
administración
de recursos
físicos.
Coordinador Tramita por intermedio de los
corredores de seguros la
correspondiente indemnización ante la
Compañía de Seguros.
Comunicación que
tramita indemnización
6 Grupo de
administración
de recursos
físicos.
Coordinador Efectúa el descargo del elemento de la
cuenta de bienes en servicio o en
depósito, según el caso, y comunica de
este hecho al Grupo de Administración
Financiera para que efectúe el registro
Descargo de bienes en
inventarios y
contablemente
contable correspondiente en la cuenta
de responsabilidades en proceso, por el
valor que figure en el Sistema de
Inventario, a cargo del funcionario bajo
cuyo cuidado estaban los bienes al
momento de los hechos.
7 Responsable del
Bien en depósito
o en servicio
Responsable del
Bien en depósito
o en servicio
El responsable del bien tendrá dos opciones:
a) Reponer el bien por uno de iguales, similares o superiores
características, previa solicitud escrita y aprobación por parte de la
Secretaria General.
b) Cancelar el valor del bien al precio del avalúo comercial o en su
defecto, al que comercialmente se encuentre en el mercado. Este
avalúo debe ser practicado por el funcionario que designe la
Secretaría General.
8 Grupo de
Control Interno
Disciplinario /
Grupo de
administración
de recursos
físicos
Jefe Grupo de
Con-trol Interno
Disci-plinario /
Coordi-nador del
Grupo de
administración de
recursos físicos.
Remite al Coordinador del Grupo de Administración Recursos
Físicos copia del fallo producido por la instancia competente para
que comunique de este hecho al Grupo de Administración
Financiera con el fin de efectuar los ajustes contables pertinentes.
9 Grupo de
administración
de recursos
físicos.
Coordinador Si el responsable opta por el pago del elemento, comunica de este
hecho al Grupo de Administración Financiera para que efectúe el
descargo de la cuenta responsabilidades, con cargo a baja de
bienes. FIN.
En el caso de la reposición del bien por otro de iguales, similares o
superiores características, comunica al Grupo de Administración
Financiera para que efectúe el descargo del valor del bien de la
cuenta “Responsabilidades” y tramita la entrada al Almacén del
bien recibido. FIN.
Nota: No obstante el responsable puede reponer o pagar el bien
en cualquier etapa del proceso.
5.2.2 Baja de bienes por caso fortuito o fuerza mayor
ID Área Responsable Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de Control
1 Responsable del
Bien en depósito o
en servicio
Responsable del
Bien en depósito o
en servicio
Presenta un informe detallado de los
hechos al Coordinador del Grupo de
Administración de Recursos Físicos,
con copia a Secretaría General.
Informe
2 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Elabora y presenta al Comité
evaluador de bajas el estudio
técnico y de conveniencia previo, de
los bienes en depósito o en servicio
para dar de baja, con la
documentación pertinente,
solicitando su estudio y la
recomendación de baja de los
bienes respectivos.
Nota: El estudio técnico y de
conveniencia previo, deberá
contener, por lo menos:
a) Un informe detallado de las
Estudio técnico y de
conveniencia
condiciones técnicas del bien o
bienes que van a ser dados de baja.
b) Una relación pormenorizada de
los costos de mantenimiento
preventivo y correctivo del bien o
bienes, si fuere del caso,
debidamente documentada.
c) Las razones por las cuales el bien
o bienes se consideran inservibles,
obsoletos o por las cuales la Entidad
no los necesita, según sea el caso y
la conveniencia de darlos de baja.
3 Comité evaluador de
bajas
Comité evaluador de
bajas
Gestionan la orden de baja,
impartida por el Ordenador del gasto
o la Secretaria General, mediante
resolución motivada, numerada,
fechada y foliada en la Secretaría
General, en donde se conservarán.
Resolución autorizada
4 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Tramita por intermedio de los
corredores de seguros la
correspondiente indem-nización ante
la Compañía de Seguros.
Comunicación que
tramita indemnización
5 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Ordena el descargo, mediante la
elaboración de la orden de salida del
elemento de la cuenta de bienes en
servicio o en depósito, según el
caso, y comunica de este hecho al
Grupo de Administración Financiera
para que efectúe el registro contable
correspondiente en la cuenta de
responsabilidades en proceso, por el
valor que figure en el Sistema de
Inventario, a cargo del funcionario
bajo cuyo cuidado estaban los
bienes al momento de los hechos.
Orden de salida
6 Grupo de
administración de
recursos físicos
Coordinador Cuando la Compañía de Seguros cubra el valor del bien o
lo reponga por uno de iguales, similares o superiores
características, comu-nica de este hecho al Grupo de
Administración Financiera con el fin de que produzcan el
descargue del valor de la cuenta “Responsabilidades en
Proceso”. FIN.
5.2.3 Baja de bienes servibles no necesarios para el servicio
ID Área
Responsable
Cargo Responsable Descripción Actividad Punto de
Control
1 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Presenta un informe detallado de los
bienes en depósito o en servicio que se
encuentra en alguna de las situaciones
contempladas en la definición de bienes
servibles no necesarios para el servicio,
a la Secretaría General.
Nota:
– Si se trata de bienes correspondientes
al Inventario de Activos en Servicio, se
Informe
especifican uno a unos los bienes, con
su respectiva identificación (placa),
serie, descripción, valor y demás datos
que lo individualizan.
– Si se trata de bienes correspon-
dientes al Inventario de Bienes en
Bodega, se especifican por agru-pación
de inventario, código, descripción, valor
unitario y valor total, de acuerdo con la
información que figura en los
inventarios generales de la entidad.
2 Secretaría General Secretaria General Elabora y presenta al Comité evaluador de bajas el
estudio técnico y de conveniencia previo, de los bienes
servibles no necesarios para el servicio, para dar de baja,
solicitando su estudio y la recomendación de baja de los
bienes respectivos.
Nota: El estudio técnico y de conveniencia previo, deberá
contener, por lo menos:
a) Un informe detallado de las condiciones técnicas del
bien o bienes que van a ser dados de baja.
b) Una relación pormenorizada de los costos de
mantenimiento preventivo y correctivo del bien o bienes,
si fuere del caso, debidamente documentada.
c) Las razones por las cuales el bien o bienes se
consideran inservibles, obsoletos o por las cuales la
Entidad no los necesita, según sea el caso y la
conveniencia de darlos de baja.
3 Comité evaluador
de bajas
Comité evaluador de
bajas
Designa los funcionarios de la entidad que harán las
veces de peritos en la diligencia de inspección física y
ocular de los bienes y que como tales deben dictaminar,
de acuerdo a su especialidad, sobre el estado real de los
bienes.
4 Funcionarios
designados peritos
Funcionarios designados
peritos
Realizan la inspección física y ocular de
los bienes, dictaminando el estado real
de los bienes mediante acta, la cual
debe ser presentada al Comité
evaluador de bajas.
Acta de
inspección física
y ocular
5 Comité evaluador
de bajas
Comité evaluador de
bajas
Autoriza, si es del caso, realizar el acto
administrativo para la baja definitiva de
los elementos y su descargo del
inventario general. En el mismo acto
determina si los bienes deben
destruirse, destinarse para la venta o
permuta o para su traspaso a Entidades
Públicas del sector salud, en cuyo caso
se establecerá el mecanismo para tal
fin o se establecerá claramente la
entidad o entidades a las que se le
asignan con la descripción exacta de
los bienes.
Nota: La resolución deberá ser
motivada, numerada, fechada y foliada
en la Secretaría General, en donde se
Resolución
autorizada
conservará.
6 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Ordena el descargo, mediante la
elaboración de la orden de salida del
elemento de la cuenta de bienes en
servicio o en depósito, según el caso, y
comunica de este hecho al Grupo de
Administración Financiera para que
efectúe el registro contable
correspondiente, por el valor que figure
en el Sistema de Inventario.
Nota: Se expedirá el comprobante de
egreso cuando los bienes salgan del
dominio de la Superintendencia
Nacional de Salud o se haya agotado el
procedimiento utilizado para la baja.
Orden de salida
7 Grupo de
administración de
recursos físicos
Coordinador Ordena efectuar las acciones tendientes a cumplir lo
establecido en dicho acto administrativo para la salida
física de los bienes. FIN
5.2.4 Baja de bienes inservibles
ID Área
Responsable
Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de Control
1 Secretaría General
/ Grupo de
administración de
recursos físicos.
Secretaria General /
Coordinador del
Grupo de
administración de
recursos físicos.
Elabora y presenta al Comité evaluador
de bajas el estudio técnico y de
conveniencia previo, de los bienes
inservibles para dar de baja, solicitando
su estudio y la recomendación de baja de
los bienes respectivos.
Nota: El estudio técnico y de
conveniencia previo, deberá contener, por
lo menos:
a) Un informe detallado de las
condiciones técnicas del bien o bienes
que van a ser dados de baja.
b) Una relación pormenorizada de los
costos de mantenimiento preventivo y
correctivo del bien o bienes, si fuere del
caso, debidamente documentada.
c) Las razones por las cuales el bien o
bienes se consideran inservibles,
obsoletos o por las cuales la Entidad no
los necesita, según sea el caso y la
conveniencia de darlos de baja.
Nota:
– Si se trata de bienes correspondientes
al Inventario de Activos en Servicio, se
especifican uno a unos los bienes, con su
respectiva identificación (placa), serie,
descripción, valor y demás datos que lo
individualizan.
Estudio técnico y de
conveniencia
– Si se trata de bienes correspondientes
al Inventario de Bienes en Bodega, se
especifican por agrupación de inventario,
código, descripción, valor unitario y valor
total, de acuerdo con la información que
figura en los inventarios generales de la
entidad.
2 Comité evaluador
de bajas
Comité evaluador
de bajas
Designa los funcionarios de la entidad que harán las veces de
peritos en la diligencia de inspección física y ocular de los
bienes y que como tales deben dictaminar, de acuerdo a su
especialidad, sobre el estado real de los bienes.
3 Funcionarios
designados peritos
Funcionarios
designados peritos
Realizan la inspección física y ocular de
los bienes, dictaminando el estado real de
los bienes mediante acta, la cual debe ser
presentada al Comité evaluador de bajas.
Nota: El Acta debe especificar los bienes;
igualmente debe contener una propuesta
del mecanismo a utilizarse para la baja
(venta, permuta, desnaturalización,
destrucción, etc.), esta propuesta deberá
ser consultada o concertada previamente
con las dependencias que tengan
injerencia directa con estos bienes.
Acta de inspección
física y ocular
4 Comité evaluador
de bajas
Comité evaluador
de bajas
Autoriza, si es del caso, realizar el acto
administrativo para la baja definitiva de los
elementos y su descargo del inventario
general. En el mismo acto determina si los
bienes deben destruir-se, destinarse para
la venta o permuta o para su traspaso a
Entidades Públicas del sector salud, en
cuyo caso se establecerá el mecanismo
para tal fin o se establecerá claramente la
entidad o entidades a las que se le
asignan con la descripción exacta de los
bienes.
Resolución
autorizada
Nota: La resolución deberá ser motivada, numerada, fechada y foliada en la Secretaría General, en donde se
conservará.
5 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Ordena el descargo, mediante la
elaboración de la orden de salida del
elemento de la cuenta de bienes en
servicio o en depósito, según el caso, y
comunica de este hecho al Grupo de
Administración Financiera para que
efectúe el registro contable
correspondiente, por el valor que figure en
el Sistema de Inventario.
Nota: Se expedirá el comprobante de
egreso cuando los bienes salgan del
dominio de la Superintendencia Nacional
de Salud o se haya agotado el
procedimiento utilizado para la baja.
Orden de salida
6 Grupo de
administración de
recursos físicos
Coordinador Ordena efectuar las acciones tendientes a cumplir lo
establecido en dicho acto administrativo para efectuar la baja
física de los bienes. FIN
5.2.5 Destrucción de Bienes
ID Área Responsable Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de Control
1 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Elabora y presenta a la Secretaria General
la relación de bienes para destrucción
indicando la descripción de los mismos,
cantidad, valor en inventario, justificación
de su destrucción, modalidad recomen-
dada para proceder a la misma (desman-
telamiento, incineración, etc.) y toda la
documentación que servirá de sustento
para emitir la autorización
correspondiente, haciendo parte de esta el
acta de inspección ocular y física de los
elementos a destruir, elaborada por los
peritos, designados por el Comité
evaluador de baja de bienes.
Nota: La destrucción se realizará cuando
los bienes dados de baja carecen de valor
comercial y no se ha logrado su venta.
Relación de
bienes
2 Secretaría General Secretario general Expide el acto administrativo por el cual
autoriza la destrucción de los bienes.
Acto
administrativo
autorizado
3 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Coordina la destrucción de los bienes, la
cual finaliza con el acta respectiva que se
levanta en el sitio de la misma, en esta
diligencia deben participar como mínimo
un delegado del Grupo de administración
de Recursos Físicos, un delegado del
Secretario General, un delegado de
Control Interno, un delegado del Grupo de
Administración Financiera y el
responsable del almacén quienes actúan
en calidad de observadores.
Acta
4 Grupo de
administración de
recursos físicos.
Coordinador Envía copia del acto administrativo y del acta al Grupo de
Administración Financiera y a la compañía aseguradora, para
que los bienes dados de baja y destruidos sean descargados,
además de los registros de inventario, de los registros
contables y de las pólizas de seguros. FIN.
Nota: La resolución y el acta en donde consta la destrucción
serán los comprobantes del asiento contable de la baja.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
9. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO CAJA MENOR
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
CÓDIGO
PT-GAFI-5210
VERSIÓN
03
ELABORÓ
Liliana Cifuentes Pregonero,
Coordinadora
REVISÓ
Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de
Planeación
APROBÓ
María Elisa Morón
Baute
Secretaria General
FECHA FECHA FECHA
30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010
1. OBJETIVO
Administrar y controlar los recursos asignados para las compras de menor cuantía de bienes o servicios urgentes e
inmediatos que se realizan por intermedio de la caja menor de la Entidad, los gastos para viáticos y gastos de viaje
en cumplimiento de comisión de servicios.
2. ALCANCE
Responder a las necesidades urgentes e inmediatas en la compra de bienes o servicios de tipo urgente e inmediato,
así como los gastos para viáticos y gastos de viaje de todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de
Salud.
3. RESPONSABLES
Funcionarios designados y Secretario General (Ordenador del Gasto).
4. DEFINICIONES
Vigencia: Periodo que corresponde a un año fiscal generalmente comprendido entre el 1o de enero y el 31 de
diciembre del mismo año.
Arqueo: Verificación, recuento del efectivo o de los documentos existentes, en un momento determinado.
Saldo: Suma algebraica de la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas durante un
periodo nuevo.
Caja menor: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado, con el fin de realizar gastos de menor
cuantía, urgentes e inmediatos.
Estado diario de bienes: Documento en el cual se registran diariamente las entradas y salidas de bienes del
Almacén General.
Adquisiciones por Caja Menor: Son adquisiciones de bienes a través del sistema de Fondos Fijos Reembolsables.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Autorización previa de la solicitud de compra urgente e inmediata, por el Secretario General (Ordenador del
Gasto);
b) Arqueos diarios realizados por el responsable de la Caja menor;
c) Arqueos periódicos realizados por Grupo de Pagaduría y la Oficina de Control Interno;
d) En toda compra de elementos devolutivos, el funcionario responsable de la adquisición debe enviar copia de la
factura debidamente tramitada al encargado del almacén, para que este produzca el respectivo comprobante de
entrada y a su vez el comprobante de salida a nombre del funcionario que recibe el bien;
e) Para legalización de la adquisición por Caja menor es condición indispensable que los elementos hayan sido
registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante de entrada.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.2 Administración de los Fondos de la Caja Menor
ID Área
Responsable
Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto de
Control
1 Secretaria General Secretaria General Recibe el memorando de solicitud de
compra de bienes y servicios, lo aprueba
y remite al Grupo de Recursos Físicos. En
el caso de solicitudes de comisión de
servicios, la cual debe contener el nombre
completo del funcionario, fecha de
duración de la visita, lugares de
desplazamiento, objeto de la visita, rubro
de afectación presupuestal, firma del
funcionario que autoriza, lo aprueba y
remite al Grupo de Remuneraciones.
Memorando de
solicitud
2 Despacho del
Superintendente
Nacional de Salud
Superintendente
Nacional de Salud
Recibe el memorando de solicitud de comisión de contratistas,
aprueba y remite al Grupo de Remuneraciones
3 Recursos Físico o
Remuneraciones
Coordinador Envía la solicitud aprobada al funcionario responsable del
manejo de la caja menor, con el fin de que se le dé el trámite
pertinente.
4 Recursos Físico Funcionario
responsable
De acuerdo a la solicitud determina la naturaleza del gasto y
verifica si en el Almacén hay existencias del mismo o si está
incorporado al plan de compras.
5 Secretaria General Secretaria General Si no hay existencias, ni está en el plan de
compras, Aprueba el trámite de la
solicitud de acuerdo con la compra o
servicio pedido.
Nota: Tener en cuenta los decretos sobre
restricción del gasto.
Memorando de
solicitud aprobado
6 Recursos Físico o
Remuneraciones
Funcionario
responsable
En el caso de adquisición de bienes
revisa si hay recibos provisionales de caja
menor con más de veinticuatro (24) horas;
si no existe, elabora recibo provisional de
caja menor y entrega el dinero o cheque
para la compra del bien o servicio. En el
caso de viáticos revisa que el funcionario
Visitador no tenga pendiente legalización
alguna por Viáticos y Gastos de Viaje.
Recibo provisional
7 Recursos Físico Funcionario
responsable
Compra el bien o servicio y entrega la
factura dentro de las 24 horas siguientes
a la entrega de los recursos.
Nota: En toda compra de elementos
devolutivos, el funcionario responsable de
la adquisición debe enviar copia de la
factura debidamente tramitada al
encargado del almacén, para que este
produzca el respectivo comprobante de
entrada y a su vez el comprobante de
salida a nombre del funcionario que recibe
el bien.
Factura entregada
en el término
establecido
8 Recursos Físico Funcionario
responsable
Liquida las respectivas retenciones, si es
pertinente, de acuerdo con los montos
ordenados por la norma y las descuenta
de la cuenta a pagar.
Nota: Para compra de bienes y de
servicios, los porcentajes topes para
retenciones son diferentes y cambia cada
año de acuerdo a la normatividad en
materia tributaria para cada vigencia.
Recibo caja
pagaduría
9 Recursos Físico o
Remuneraciones
Funcionario
responsable
Elabora el comprobante contable de
gastos de acuerdo a la resolución de
constitución de la caja menor de la
entidad o resolución de constitución de la
caja menor de viáticos y gastos de viaje,
según corresponda.
Nota: Si es compra de elementos
devolutivos entregar copia a Almacén
general de los documentos para el
Comprobante
contable elaborado
y firmado
ingreso del elemento devolutivo y anexar
copia de la entrada al comprobante de
gastos de caja menor.
10 Remuneraciones Funcionario
responsable
Realiza solicitud de tiquetes aéreos para contratistas y
funcionarios y proyecta el acto administrativo que da soporte a
la liquidación y pago de viáticos a funcionarios.
11 Remuneraciones Coordinador Revisa y da visto bueno a la resolución de comisión de
funcionarios y al compro-bante de pago y traslada a SecretarÍa
General.
12 Secretaria General Secretaria General Aprueba los actos administrativos y da visto bueno a
comprobantes.
13 Remuneraciones Funcionario
responsable
Recibe actos administrativos numerados y fechados, entrega
copia al funcionario y guarda una copia en su hoja de vida.
14 Recursos Físico o
Remuneraciones
Funcionario
responsable
Entrega el respectivo bien o servicio al
solicitante y recoge las firmas respectivas
en el comprobante de caja menor para
legalizar el gasto. En el caso de viáticos
realiza abono en cuenta al funcionario o
contratista.
Nota: Si hay lugar a retención entrega al
proveedor copia de la consignación de la
respectiva retención discriminada y sus
montos.
Nota: Si la comisión se prorroga, de
nuevo se realiza el procedimiento desde
paso 1.
Bien o servicio
entregado a
satisfacción o
legalización viáticos
15 Recursos Físico o
Remuneraciones
Funcionario
responsable
Registra en los libros presupuestales de
caja menor de acuerdo a:
Rubro presupuestal anotando fecha de
comprobante de caja menor fecha y lugar
de visita, razón social o nombre del
funcionario y número del comprobante de
gastos, gasto efectuado y saldo a la fecha
del rubro presupuestal y sus ordinales.
Registros contables
en el libro de caja
menor
16 Remuneraciones Funcionario
responsable
Recibe por parte del funcionario o
contratista: Pasabordo, certificado de
cumplimiento, informe gerencial de la
visita, comprobantes de pago por
transporte terrestre o fluvial, comprobante
de consignación en caso de devolución.
Viáticos
Legalizados
17 Recursos Físico o
Remuneraciones
Funcionario
responsable
Anexa los comprobantes de gastos de caja menor en orden,
cuando se legaliza parcial o definitivamente la caja menor con
los informes de los registros presupuestales y la resolución
pertinente, agrupados por rubro presupuestal.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
PROCEDIMIENTO LEGALIDAD
CONSTITUCIÓN COOPERATIVAS
ESPECIALIZADAS EN SALUD
PROCESO ATENCIÓN EN SALUD
CÓDIGO
PT-ATSA-2217
VERSIÓN
01
ELABORÓ
Directora de
Aseguramiento
REVISÓ
Jefe Oficina Asesora de Planeación
APROBÓ
Superintendente Delegado para la
Atención en Salud
FECHA FECHA FECHA
30-07-2010 30-07-2010 30-07-2010
1. OBJETIVO
Decidir sobre las solicitudes de control de Legalidad de las Reformas Estatutarias, de las Cooperativas,
Precooperativas, Cooperativas de Trabajo Asociado y Entidades de Economía Solidaria.
2. ALCANCE
El presente procedimiento inicia con la solicitud del interesado si cumple requisitos y termina cuando se expide con el
acto administrativo de aceptación de legalidad de constitución y reforma estatutaria.
3. RESPONSABLES
Es responsable del desarrollo de las actividades el Jefe de Oficina Asesora Jurídica, el profesional asignado y el
técnico administrativo.
4. DEFINICIONES
Grupos de práctica profesional: Es decir si es un grupo con infraestructura (Institución Prestadora de Salud) o
simplemente un grupo que ofrece la prestación de los servicios de salud sin clínica.
Naturaleza Jurídica Autogestionaria: Para establecer que los cooperados asociados bajo esta naturaleza son
aportantes y gestores de la misma cooperativa y establecer que corresponden a una Cooperativa de Trabajo
Asociado.
Régimen de compensaciones: Autorización que emite el Ministerio de Protección Social que indica el cumplimiento
de disposiciones como expresión de sujeción a las decisiones colectivas adoptadas por todos los cooperados.
SIT: Sistema Interno de Trámites.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL Y/O GENERALIDADES
a) Al recibir la documentación, verificar el cumplimiento de los requisitos y solicitar mediante oficio los documentos
faltantes, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recibo.
5.2 DESCRIPCIÓN
ID Área Responsable Cargo
Responsable
Descripción Actividad Punto
de Control
1 Grupo Archivo y
Correspondencia
Coordinador Grupo PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA
Registro en el SIT y
entregado
2 Dirección de
Aseguramiento
Directora Revisa las solicitudes y efectúa el reparto según sea: solicitud
de certificado de existencia y representación legal o reformas
estatutarias, constituciones de legalidad, representantes
legales y órganos sociales.
3 Dirección de
Aseguramiento
Secretaria Registra traslado a funcionario
asignado en el Sistema Lotus Notes.
Registro traslado en
SIT y entregado
4 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Revisa los requisitos de la solicitud de reforma estatutaria,
constitución de legalidad, representante legal y órganos
sociales y verifica que estén completos y cumplan con las
exigencias establecidas:
a) Están completos y cumplen requisitos, continúa paso 7.
b) Si no están completos, elabora requerimiento de
complemento de información y requisitos.
5 Dirección de
Aseguramiento
Directora Revisa y firma requerimiento de
complemento de información.
Requerimiento firmado
6 Grupo Archivo y
Correspondencia
Coordinador Grupo PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA
Requerimiento
radicados y entregado
7 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Evalúa solicitud y elabora acto administrativo de aceptación
de reformas estatutarias, constituciones de legalidad,
designación de representantes legales y órganos sociales.
8 Dirección de
Aseguramiento
Directora Revisa y firma acto administrativo de
constitución y reforma estatutaria.
Acto Administrativo
firmado
9 Secretaria General Profesional
Asignado
PROCEDIMIENTO DE
NOTIFICACIONES
Acto administrativo
notificado
10 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Registra en base de datos las
reformas estatutarias, constituciones
de legalidad, representantes legales y
órganos sociales y archiva solicitud,
fin procedimiento.
Base de datos
actualizada
11 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Recibe solicitud de copia de certificado de existencia y
representación legal y revisa en base de datos.
12 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Elabora certificado de existencia y representación legal,
dentro de los cinco días hábiles.
13 Dirección de
Aseguramiento
Directora Revisa y firma certificado de
existencia y representación legal.
Certificado firmado
14 Dirección de
Aseguramiento
Secretaria Registra en el Sistema Interno de
Trámites.
Registro en el SIT
15 Dirección de
Aseguramiento
Profesional
Asignado
Entrega solicitud al peticionario y
archiva copia firmada.
Copia firmada de
recibido por el usuario
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIO
Versión Fecha Descripción
01 30-jul-2010 Se traslada procedimiento de la Oficina Asesora Jurídica, Resolución 807 del 16 de
junio de 2009 |
9. FLUJOGRAMA
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> La Oficina Asesora
de Planeación mantendrá un ejemplar del manual en copia dura y entregará al Despacho de la Superintendencia
Nacional de Salud, Secretaría General, las Superintendencias Delegadas, las Direcciones Generales, Oficinas
Asesoras, Oficina de Tecnología de la Información y la Oficina de Control Interno un Manual de Procesos y
Procedimientos, una copia del contenido en medio magnético para su conocimiento y cumplimiento. Igualmente, la
Oficina de Tecnología de la Información instalará en la intranet de la Entidad un icono del Manual de Procesos y
Procedimientos de la Entidad, para que pueda ser consultado y conocido por cada uno de los servidores públicos de
la Superintendencia Nacional de Salud para su cumplimiento.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Corresponde a la
Secretaria General, Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores, impartir de forma
oportuna la orientación necesaria para el conocimiento y cumplimiento por parte de los servidores públicos a su
cargo, de los procesos y procedimientos en el Manual que se modifica y adopta con el presente acto administrativo.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El manejo de la
actualización del manual estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación; ante la cual, el Jefe inmediato del Área
debe liderar y solicitar las inclusiones, modificaciones, aclaraciones y actualizaciones de los Procesos y
Procedimientos que sean necesarias, las cuales serán aprobadas por el Superintendente Nacional de Salud.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El incumplimiento
de lo establecido en la presente resolución será sancionable conforme a las normas disciplinarias vigentes.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 4 de agosto de 2010.
El Superintendente Nacional de Salud,
MARIO MEJÍA CARDONA.
Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Normograma de la Administradora Colombiana de Pensiones - ColpensionesISSN 2256-1633Última actualización: 17 de Marzo de 2016