República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
REALIZADO POR:
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y EVALUACIÓN
SAN JUAN DE LOS MORROS, ENERO 2013
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
1
CONTENIDO
1.- OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA.
2.- BASES NORMATIVAS.
3.-DISPOSICIONES GENERALES.
4.-BASES LEGALES.
4.1.-Marco Legal Para Las Organizaciones Del Sector Publico En Materia De
Control Interno.
4.1.1.- Sistema De Control Interno.
4.1.2.- Definición.
4.1.3.- Alcance.
4.1.4.- Responsable.
4.2.-Directrices Estratégicas Institucionales UNERG.
4.3.-Adopción De Nuevos Paradigmas Y Modelos Para Mejorar La Calidad.
4.4.-Adopción De Un Nuevo Modelo: Iso 9004-2000 Generalidades.
5.- El MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
5.1.-Definicion
5.2.-Objetivos
5.3.-Beneficios
5.4.-Elementos Que Integran El Manual De Organización Y Funciones.
6.-MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
6.1.-Deficion
6.2.-Beneficios
6.3.-Elementos Que Integran El Manual De Normas Y Procedimientos.
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
2
7.-CRITERIOS PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS.
8.-CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES. 9.-CRITERIOS PARA LA REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, APROBACIÓN Y
AUTORIZACIÓN DE LOS MANUALES.
10.-CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR NUEVA VERSION DE LOS
MANUALES.
11.-CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UNA
DEPENDENCIA.
CONTENIDO
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
3
1.- OBJETIVO
Establecer la metodología para la elaboración de los Manuales Administrativos, así
como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los
mismos de acuerdo a la normativa legal vigente y a la teoría administrativa desarrollada
hasta la actualidad.
1.1.-ALCANCE
Proporcionar a todas las áreas y dependencias de la UNERG, criterios uniformes y
los elementos que permitan la administración, elaboración y control de la documentación
de la Universidad Rómulo Gallegos y su aplicación, en cuanto a: Manuales de
Organización y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas,
Flujogramas, Formularios, Proyectos, Proyectos de Organización y de Reorganización y
otros que se consideren necesarios desarrollar.
OBJETIVO Y ALCANCE
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
4
2.- BASE NORMATIVA
El fundamento legal que confiere a la Universidad Nacional Experimental Rómulo
Gallegos, las atribuciones para expedir las presentes Normas y Procedimientos son las
siguientes:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del 20 de diciembre de
1999, Publicada en Gaceta Oficial No 5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de marzo
del 2000.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial de la República de Venezuela
N° 36.229 del 17 de junio de 1997.
Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional, Gaceta Oficial Nº 37.783 del 25 de septiembre del 2003.
Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial Nº 37.305 del 17 de
octubre de 2001.
Decreto Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos, Gaceta Oficial No
36.845 del 07 de diciembre 1999.
Ley de Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, Gaceta Oficial Extraordinaria No 5.891 de fecha 15 de julio de 2008.
Ley del Estatuto de la función Pública. Gaceta Oficial N° 35,522 de fecha 06 de
septiembre de 2002.
Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario de fecha 07 de
abril de 2003.
Ley de Universidades, Gaceta Oficial N° 1.429 Extraordinario de fecha 8 de
septiembre de 1970.
Reglamento General Interno de la Universidad Nacional Experimental Rómulo
Gallegos, Gaceta Oficial N° 36. 917 de fecha 23 de marzo de 2000
BASE NORMATIVA
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
5
3.-DISPOSICIONES GENERALES
1. La Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos (UNERG) a través de la Dirección de
Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), proporcionará la asesoría técnica necesaria a
las unidades administrativas, a través del representante de la mesa técnica de trabajo designado, en
todo lo relacionado a la elaboración y control de la documentación inherente a: Manuales de
Organización y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas,
Formularios, Proyectos de Organización y Reorganización, entre otros.
2. La Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) a través del
Departamento de Organización y Métodos, es la responsable de establecer la metodología
en cuanto a la elaboración y control de la documentación, referida en el alcance del
presente documento.
3. Es deber de la unidad administrativa que se trate, remitir a la Dirección de Planificación,
Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), todos los Manuales de la Institución, cada vez que se
genere una nueva versión y una vez avalado por esta Dirección, someterlo a la aprobación
del Consejo Universitario.
4. Toda propuesta de: Reglamento, Manuales de Organización y Funciones, Manuales de
Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas, Formularios, Proyectos de
Organización y Reorganización que afecte la Estructura Organizativa de la Institución;
debe ser remitida a la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE); a
los fines de efectuar el análisis y darle el aval correspondiente.
5. Todo Proyecto inherente al área Organizacional, de Sistemas y/o Procedimientos, elaborado por
cualquier Dependencia y presentado ante la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación
(DIPLADE) para su revisión, debe tener el aval de la máxima autoridad de adscripción de la
Dependencia.
DISPOSICIONES GENERALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
6
4.-BASES LEGALES
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la
institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras,
objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de
responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se
concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no
son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos,
directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. El principal propósito
de los manuales administrativos deberá ser el de instruir al personal acerca de aspectos
como: estructura, funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos y normas para
lograr una mayor eficiencia en el trabajo.
ASPECTOS BASICOS:
A. Políticas Nacionales de Educación Superior o Universitaria.
B. Directrices Estratégicas Institucionales UNERG.
C. Objetivos Estratégicos Institucionales UNERG.
D. Adopción de Nuevos Paradigmas o Modelos de Gestión.
E. Elementos de análisis estratégico.
F. Crecimiento y Desarrollo Institucional.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
7
4.1.- MARCO LEGAL PARA LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR PÚBLICO
EN MATERIA DE CONTROL INTERNO.
4.1.1.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
4.1.2.- DEFINICION:
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ARTICULO 35:
“El control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las
políticas, las normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente
u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía
y calidad de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.
4.1.3.- ALCANCE:
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ARTICULO 37:
“Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las norma básicas
dictadas por la Contraloría General de República las normas, manuales de procedimientos,
indicadores de gestión, indicadores de rendimientos y demás instrumento o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema del control interno.”
4.1.4.- RESPONSABLE:
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ARTÍCULO 36:
“Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad
de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.”
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
8
LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ARTÍCULO 39:
ARTÍCULO 39:
“Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o
cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las
normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumento de control
interno a que se refiere el artículo 35 de esta ley, sobre las operaciones y actividades
realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa
supervisión.”
4.2.-DIRECTRICES ESTRATÉGICAS INSTITUCIONALES UNERG:
1. Replanteará la revisión de los manuales de organización y procedimientos; para
diseñar un proyecto de actualización y reforma organizativa, académica y
administrativa para la Universidad Rómulo Gallegos, a la luz de los nuevos
paradigmas gerenciales centrados en la ciencia y tecnología.
2. Ampliación y mantenimiento de la capacidad operativa de la Universidad en niveles
satisfactorios de eficiencia y racionalidad en la presentación de los servicios
administrativos.
3. Garantizará el normal, eficiente y eficaz funcionamiento de los servicios que
permitan el desarrollo de las actividades académicos, administrativas, de
investigación, extensión, cultural y deportivas de la universidad.
4. Asumirá la planificación como una herramienta de cambio transformacional y de
conducción de gestión que permita direccionar el proceso de toma de decisiones a
todos los niveles de la Universidad.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
9
5. Participará activamente en el diseño de los instrumentos de evaluación Institucional
y Acreditación de la Universidad, centradas en indicadores pertinentes a la
idiosincrasia, valores, carrera, identidad independencia y autonomía, que permitan
medir la calidad de las actividades administrativas, Docentes, Investigación,
Extensión.
6. Promocionará la evaluación institucional y acreditación de la Universidad, como
una herramienta fundamental a la excelencia académica, buscando la factibilidad y
vialidad para su implementación, con la participación sinérgica de los estudiantes,
docentes, empleados, obreros y autoridades universitarias.
7. Implementará sistemas de control administrativo, académicos, financieros, así como
de seguimiento y convalidación que dictaminen los organismos competentes.
4.3.- ADOPCIÓN DE NUEVOS PARADIGMAS Y MODELOS PARA MEJORAR
LA CALIDAD DE LOS PROCESOS UNIVERSITARIOS
La Universidad Nacional Rómulo Gallegos, en base al contexto legal y reglamentario
que existe en el país, al igual, el que proveen los diferentes convenios internacionales
suscritos por la República, podrá adoptar el o los modelos de gestión de calidad en sus
procesos internos que considere pertinentes; por otra parte y conforme a las atribuciones
que le confiere la Ley de Universidades (art. 9), dispone de:
Autonomía organizativa, en virtud de la cual podrán dictar sus normas internas.
Autonomía académica, para planificar, organizar y realizar los programas de
investigación, docentes y de extensión que fueren necesario para el cumplimiento de
sus fines;
Autonomía administrativa, para elegir y nombrar sus autoridades y designar su
personal docente, de investigación y administrativo;
Autonomía económica y financiera, para organizar y administrar su patrimonio.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
10
A continuación algunas leyes y disposiciones que sirven como ejemplo o guía:
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Principio de funcionamiento planificado y control de la gestión y resultados: el
funcionamiento de la Administración Pública se sujetará a los planes estratégicos y
comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la evaluación y control del
desempeño institucional y de los resultados alcanzados (Art.18).
Principio de eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas fijados (Art. 19 ).
La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública perseguirá el
cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y
compromisos de gestión, bajo la orientación de las políticas y estrategias superiores.
Principio de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos (Art.
20). El funcionamiento de la Administración Pública propenderá a la utilización
racional de los recursos humanos, materiales y presupuestarios...
Principio de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines
institucionales (Art. 21). Las formas organizativas que adopte la Administración
Pública serán suficientes para el cumplimiento de sus metas y objetivos y
propenderán a la utilización racional de los recursos del Estado.
Principio de coordinación (Art. 23). La organización de la Administración Pública
comprenderá la asignación de competencias, relaciones, instancias y sistemas de
coordinación necesarios para mantener su orientación institucional de conformidad
con la Constitución.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
11
LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA VENEZOLANO PARA LA CALIDAD
El objetivo de la Ley es estimular la calidad y la competitividad del Estado y de las
empresas en cuanto a los servicios y los bienes que éstos proveen, ya que los órganos del
Poder Público están obligados a proveer a las personas bienes y servicios de calidad y a tal
efecto establecerán los mecanismos apropiados para la prestación de los mismos (Artículos
1, 2, 8, 9 y 18).
Artículo 1. - Esta Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en
materia de calidad consagra la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, determinar sus bases políticas, y diseñar el marco legal que regule el
Sistema Nacional para la Calidad, asimismo establecer los mecanismos necesarios
que permitan garantizar los derechos de las personas a disponer de bienes y
servicios de calidad en el país, a través de los subsistemas de Normalización,
Metrología, Acreditación, Certificación y Reglamentaciones Técnicas y Ensayos.
Artículo 2: Los objetivos generales de la presente Ley son: “…4. Estimular la
calidad y la competitividad del Estado y de las empresas en cuanto a los servicios y
los bienes que éstos proveen…. 5. Promover y asegurar la participación de todos los
interesados en el funcionamiento del Sistema, como mecanismo para la mejora
continua…”
A los efectos de la presente Ley y su Reglamento se reconocen las definiciones establecidas
en las Normas Venezolanas COVENIN, las normas ISO y OIML en vigencia, las
aprobadas en los tratados y convenios internacionales suscritos y ratificados por la
República Bolivariana de Venezuela.
Artículo 9: Los organismos del Poder Público están obligados a proveer a los
ciudadanos bienes y servicios de calidad y a tal efecto deberán establecer los
mecanismos apropiados para la prestación de los mismos.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
12
Artículo 18: Se entiende por Sistema Nacional para la Calidad al conjunto de
principios, normas, procedimientos, subsistemas y entidades que interactúan y
cooperan de forma armónica y contribuyen a lograr los propósitos de una óptima
Gestión Nacional de la Calidad.
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR
PÚBLICO
El sistema de control interno del sector público, comprende el conjunto de normas,
órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración
financiera así como la auditoria interna. El sistema de control interno tiene por objeto
promover la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos, el acatamiento de las
normas legales en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la información que se
genere y divulgue sobre los mismos; así como mejorar la capacidad administrativa para
evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento
de la obligación de los funcionarios de rendir cuenta de su gestión (Art. 5)
4.4.- ADOPCIÓN DE UN NUEVO MODELO: Norma ISO 9004:2000:
Generalidades:
NORMAVENEZOLANA - COVENIN-ISO 9004:2000
La presente norma es una adopción de la Norma ISO 9004:2000. Sistemas de
gestión de la calidad — Directrices para la mejora del desempeño.
La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica que
tome la alta dirección de la organización. El diseño y la implementación de un sistema de
gestión de la calidad de una organización están influenciados por diferentes necesidades,
objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño
y estructura de la organización. Esta Norma Internacional se basa en ocho principios de
gestión de la calidad. Sin embargo, la intención de esta Norma Internacional no es implicar
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
13
necesariamente uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la calidad ni en la
documentación, sino que va mucho más allá.
El propósito de una organización es:
Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes/usuarios y otras
partes interesadas (estudiantes, empleados, docentes, proveedores, instituciones,
sociedad, comunidad universitaria) para lograr ventaja competitiva y para hacerlo de
una manera eficaz y eficiente.
Obtener, mantener, y mejorar el desempeño global de una organización y sus
capacidades.
La aplicación de los principios de la gestión de la calidad no sólo proporciona
beneficios directos sino que también hace una importante contribución a la gestión de
costos y riesgos. Las consideraciones de beneficios, costos y gestión de riesgos, son
importantes para la organización, sus clientes, usuarios, comunidad universitaria y otras
partes interesadas. Estas consideraciones, en relación con el desempeño global de la
organización, pueden tener impacto sobre:
La fidelidad del cliente / usuario /miembros comunidad universitaria.
La reiteración de negocios y referencia o recomendación de la empresa, dinámica
propia del proceso global universitario.
Los resultados operativos, tales como los ingresos y participación de mercado
(oportunidades de estudio, ofertas nuevas carreras, etc.).
Las respuestas rápidas y flexibles a las oportunidades del mercado, (creación
nuevas carreras, extensiones, núcleos, nuevas estructuras, etc).
Los costos y tiempos de ciclos mediante el uso eficaz y eficiente de los recursos.
La alineación de los procesos que mejor alcanzan los resultados deseados, la
ventaja competitiva mediante capacidades mejoradas de la organización.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
14
La comprensión y motivación de las personas hacia las metas y objetivos de la
organización, así como participación en la mejora continua.
La confianza de las partes interesadas en la eficacia y eficiencia de la organización,
según demuestren los beneficios financieros y sociales del desempeño, ciclo de vida
del producto y reputación de la organización.
La habilidad para crear valor tanto para la organización como para sus proveedores
mediante la optimización de costos y recursos, así como flexibilidad y velocidad de
respuesta conjuntamente a mercados cambiantes.
BASES LEGALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
15
5.- El MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
5.1.- DEFINICIÓN
Los Manuales de Organización son documentos normativos del sistema de control
interno. Expone detalladamente la estructura formal de la organización.
El Manual de Organización es un documento que permite conocer la estructura
orgánica de una institución en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por; marco
jurídico; atribuciones; funciones y responsabilidades; organigrama; misión y visión;
objetivo, funciones, jerarquía, autoridad y responsabilidad de los cargos, etc. Además,
define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las áreas
que integran la institución.
5.2.- OBJETIVO
Presentar en forma ordenada la organización, funciones y cargos de las áreas que
integran la institución.
5.3.- BENEFICIOS
Presenta una visión de conjunto de la institución y de las áreas administrativas que
la integran.
Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a las áreas administrativas para
evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de
modernización administrativa.
Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
16
Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las áreas que
integran la institución.
Establece la jerarquía, autoridad y responsabilidad de la Fundación.
Es un medio para determinar el tamaño de las áreas organizacionales.
Es un instrumento para la re-organización de procesos de transformación y cambio
organizacional.
5.4.- ELEMENTOS QUE INTEGRA EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
PORTADA
Es la primera plana del manual y puede contener los siguientes datos:
1) Logotipo de la entidad.
2) Nombre del Manual.
3) Nombre de la Unidad.
4) Fecha de elaboración y vigencia.
5) Nº de Página.
6) Nombre del procedimiento.
7) Firmas autorizadas de elaboración, validación y aprobación.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
17
Ejemplo:
1)
2) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
5) No.
Página
UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" Fecha de
elaboración
3) UNIDAD: 4) Vigencia:
3)
6)
7) PREPARADO POR
REVISADO POR APROBADO POR AUTORIZADO POR
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
18
CONTENIDO
Acta de creación de la dependencia/ Resolución
Hoja de control del manual-Formato de Diplade.
Objetivo y alcance del manual.
Base Legal.
Misión y Visión de la Dependencia.
Descripción de la estructura / Adscripción / Tipo y relaciones / Atribuciones.
Organigrama Estructural
Descripción de los objetivos y funciones de las unidades estructurales
Organigrama Posicional
Anexos (Si es el caso).
INTRODUCCIÓN
Se refiere a la presentación que el titular de la Entidad dirige al lector, sobre el
contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se
pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el ámbito
de competencia de la organización, cómo se usará y cuando se harán las revisiones y
actualizaciones. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.
ANTECEDENTES/ RESEÑA HISTÓRICA
Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes
sobre la existencia de la Unidad. Se mencionan las leyes, resoluciones que crearon y han
modificado los aspectos de su organización.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
19
OBJETIVO Y ALCANCE
El Objetivo: deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos
breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la
segunda, PARA QUÉ SE HACE.
Ejemplo: Proporcionar la información necesaria a las dependencias que conforman la
Dirección de........................, con el fin de dar a conocer la forma de organización, los
objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.
El Alcance: Se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación
del manual.
Ejemplo: el manual va dirigido a los servidores públicos tanto de la institución como
de la Dirección que deseen conocer el funcionamiento organizacional de este
departamento pero primordialmente al personal de nuevo ingreso.
BASE LEGAL
En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan
la operación y funcionamiento de la Entidad.
MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Es una breve descripción de la organización, el por qué? de su existencia y hacia
donde está dirigida.
La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una
declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
20
La Visión representa el escenario altamente deseado, que se quisiera alcanzar en un
periodo de largo plazo.
DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA/ ESTRUCTURA ORGÁNICA
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica
en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas
como a su nivel jerárquico y al orden de presentación.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área
subordinada.
ATRIBUCIONES
Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el
caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas por las
competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación,
determinan su ámbito de competencia.
Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la unidad
administrativa con base en el Reglamento Interno de la UNERG y/o Reglamento Interno de
la Dependencia de que se trate.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
21
ORGANIGRAMA GENERAL DE LA UNIDAD
Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la
posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones.
OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES
Objetivo:
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una
unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.
Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias
actividades de la institución, por lo que sus objetivos reflejarán su contribución al
cumplimiento de éstas.
Funciones:
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el
desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de
acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate.
Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes
con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se
recomienda un máximo de diez.
ORGANIGRAMA POSICIONAL:
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a cargos, así como el
número de unidades existentes o necesarias. También pueden incorporar los cargos
específicos que cumplen las personas que ocupan las unidades.
Organigrama posicional
Junta directiva
1 Presidente
1 Vicepresidente
3 Secretaria
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
22
6.- MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:
6.1.- DEFINICIÓN
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica,
sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la
ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo dónde y
para qué han de realizarse.
6.2.- BENEFICIOS
Orientado a la obtención de resultados de una organización.
Fuente oficial de la organización para el cumplimiento y realización de las
actividades.
Medio para fortalecer la productividad en la organización.
Instrumento para el mejoramiento continuo en los procesos de la organización.
Medio para el registro oficial de insumos y resultados organizacionales basados en
indicadores de cumplimiento y de valor agregado.
6.3.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
PORTADA
1) Logotipo de la entidad.
2) Nombre del Manual.
3) Nombre de la Unidad.
4) Fecha de elaboración y vigencia.
5) Número de Página.
6) Nombre del Procedimiento.
7) Asunto a indicar.
8) Firmas autorizadas de elaboración, revisión y aprobación
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
23
Ejemplo:
1)
2) MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
5) No.
Página
UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" Fecha de
elaboración
3) UNIDAD: 4) Vigencia:
6) Procedimiento:
7) Asunto:
8) PREPARADO POR
REVISADO POR APROBADO POR AUTORIZADO POR
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
24
CONTENIDO
Objetivos del Manual
Unidades que intervienen.
Documentos utilizados
Formularios a utilizar (ENUNCIARLOS)
Normas
Identificación del procedimiento
Identificación del responsable o responsables
Descripción de la acción
Flujograma.
Formularios o instructivos de llenado ( anexos)
INTRODUCCIÓN
Es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades
del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas.
ANTECEDENTES/ RESEÑA HISTÓRICA
Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes
sobre la existencia de la Dirección y unidades que la conforman. Se mencionan las leyes,
resoluciones que crearon y han modificado los aspectos de su organización.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
25
BASES LEGALES
En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan
la operación y funcionamiento de la Fundación.
OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO: deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos;
además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la segunda,
PARA QUÉ SE HACE.
ALCANCE: Se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la
aplicación del manual.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dará de acuerdo con la función o
actividad que se describa.
INSTRUCTIVOS
Son los documentos y formularios que se generan y dan inicio en la realización del
procedimiento.
NORMAS
Es la descripción de las reglas o reglamentos específicos a las que se sujeta la
realización de una actividad o procedimiento.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
26
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
acciones que se realizan en un procedimiento, explicando EN QUÉ CONSISTE,
CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, señalando los responsables a cabo, haciendo énfasis en los
puntos decisivos de cada uno de ellos.
Cuando la descripción del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda
varias áreas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de su
ejecución; si se trata de una descripción detallada, es decir, que incluye los cargos que
participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre específico del
cargo.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las
actividades, indicando a los responsables de la ejecución. (Es importante indicar, que el
diseño del diagrama de flujo será realizado por el Departamento Organización y Métodos).
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
27
7.-PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1. La Dependencia responsable del Manual debe notificar mediante Oficio a la
Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), cualquier modificación o
creación de los Procedimientos.
2. Toda incorporación o modificación de un Procedimiento, deberá estar orientado al
cumplimiento de los objetivos y alcances del Manual al que pertenezcan.
3. La incorporación o modificación deberá estar enfocada a:
Reducir o simplificar las operaciones del trabajo de la Dependencia, bajo el
ordenamiento legal vigente.
Facilitar el proceso de supervisión y la determinación de los indicadores de
gestión.
Racionar el uso del material de oficina.
4. Toda modificación o incorporación de Procedimientos debe contener los siguientes
aspectos:
Portada de Identificación de la Modificación o Incorporación del
Procedimiento.
Identificación del Procedimiento en el Manual.
Descripción de la Situación Actual del Procedimiento.
Justificación del Procedimiento Propuesto.
Descripción del Procedimiento Propuesto (objetivos, responsabilidades,
vínculo con otros Manuales).
Formatos involucrados en Procedimiento Actual y Propuesto.
CRITERIOS PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
28
8.- CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES.
Para la encuadernación de los Manuales deben utilizarse carpetas de tres (3) aros,
tamaño carta con plástico corrido transparente en la tapa y en el lomo, que permita
introducir la carátula y anotaciones de presentación que identifique el Manual.
El tamaño del papel a utilizar debe ser carta, tipo bond base 20 y en hojas sueltas,
para así facilitar, la inserción y extracción de las mismas.
Los Manuales en su portada deben tener en la parte centro superior el Emblema
Oficial de la Institución y debajo el título Universidad Rómulo Gallegos,
seguidamente en la parte inferior se indica la Unidad Superior inmediata a la
Dependencia involucrada en su elaboración y debajo la Dependencia que los
realiza, el tipo de letra a utilizar es Times New Roman, tamaño 14 y en negrita. En
el centro, el título correspondiente con letra tamaño 18, en negrita. En la parte
inferior central, se indicará la fecha de elaboración del Manual y en el extremo
inferior derecho, la Versión del mismo, tamaño 11 y en negrita respectivamente.
CUERPO DE DESARROLLO
Para comenzar a desarrollar el contenido del Manual se debe configurar para todo el
documento: El párrafo en formato Times New Roman, tamaño 12 y en negrita para
los títulos o subtítulos y tamaño 11 para el contenido, interlineado de 1.5, la sangría
y espaciado en cero y alineación justificada.
Se debe dejar un espacio entre párrafos y dos para pasar a otro Título.
Todos los Manuales de la Institución deben transcribirse en los formatos
suministrados por la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación
(DIPLADE).
CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
29
MÁRGENES
Los márgenes de las hojas deben ser los siguientes:
· Superior: 4 cm.
· Izquierdo: 4 cm.
· Derecho: 3 cm.
· Inferior: 3 cm.
· Encabezado: 1,25 cm.
· Pie de página: 1,25 cm.
TIPO DE LETRA
· Para Título: Times New Roman, en negrita, tamaño 12.
· Para Subtítulo, Textos y Ejemplos: Times New Roman, en negrita, tamaño 11.
CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
30
9.-CRITERIOS PARA LA REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, APROBACIÓN Y
AUTORIZACIÓN DE LOS MANUALES
El uso de todo Manual será autorizado por la Dirección de Planificación, Desarrollo
y Evaluación (DIPLADE).
Es deber de la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE)
solicitar la generación de una nueva Versión de los Manuales, luego de realizar tres
revisiones al contenido de los mismos.
Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Dirección de Planificación,
Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) lo solicite, la información necesaria para la revisión
y/o actualización de los Manuales bajo su custodia en un plazo no mayor de cinco (5) días
hábiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomará la información con que cuenta
la Dirección (DIPLADE) como válida para lo requerido anteriormente.
Una vez analizada la información suministrada por una Dependencia, la Dirección
(DIPLADE), realizará informe definitivo el cual deberá ser revisado, avalado por dicha
unidad en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, y remitido al Consejo Universitario
para su autorización. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumirá la conformidad y
aval de dicho informe por parte de la Dependencia.
En caso de existir observaciones al informe elaborado por DIPLADE, se deben
realizar las modificaciones conjuntamente entre la Dependencia solicitante y el
Departamento de Organización y Métodos; aprobadas por la Dirección de Planificación,
Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) y autorizadas por el Consejo Universitario.
CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
31
10.-PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIÓN DE LOS MANUALES
1. Todos los Manuales deben ser revisados cada dos (2) años, o cuando ocurran
cambios que así lo justifiquen.
2. Luego de tres (03) revisiones del contenido de los Manuales se debe generar una
nueva Versión.
3. Toda revisión puede ser generada, tanto en las Dependencias responsables del
Manual, como en la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE).
CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIÓN DE LOS
MANUALES
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
32
11.-PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA DEPENDENCIA
Todo Proyecto de Creación de una Dependencia o reorganización de una ya
existente, debe garantizar el cumplimiento de los objetivos Institucionales.
Todo Proyecto de Creación de una Dependencia que afecte la estructura
organizativa de la Institución, debe ser presentado para la evaluación respectiva ante la
Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación – Dpto. de Organización y Métodos,
mediante Oficio enviado por la Autoridad competente (Rector, Vicerrector Académico,
Vicerrector Administrativo, Secretario o Decano).
TODO PROYECTO DE CREACIÓN DE UNA UNIDAD DEBE CONTENER
LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
Portada de Identificación de la Propuesta.
Índice o Contenido.
Justificación legal y funcional de la Propuesta, para la creación de la dependencia,
ajustada al programa de la Institución.
Indicar el propósito, misión, objetivos y funciones de la Dependencia.
Organigrama proyectado de la Dependencia.
Estructura Posicional de Cargos propuesta para la Dependencia.
Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Dirección de Planificación,
Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) lo solicite, la información necesaria para la
creación o reorganización de una Dependencia en un plazo no mayor de cinco (5) días
hábiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomará la información disponible en la
Dirección (DIPLADE) como válida para lo requerido anteriormente.
La Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) enviará, una vez
analizada la información suministrada por la Dependencia, informe definitivo el cual
deberá ser revisado, avalado y devuelto por dicha Unidad en un plazo no mayor de cinco
CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA
DEPENDENCIA
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Nacional Rómulo Gallegos
Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación
Departamento de Organización y Métodos
33
(5) días hábiles, a los fines de aprobar y remitir al Consejo Universitario para su
autorización. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumirá la conformidad y aval de
dicho informe por parte de la Dependencia.
Es deber de la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), emitir
informe escrito sobre la evaluación del proyecto de creación de una Dependencia.
Es deber de la Autoridad responsable del proyecto, presentar ante el Consejo
Universitario el informe para la creación de una Dependencia, una vez avalado por la
Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE).
De igual forma es deber de la autoridad responsable del proyecto, someter a
consideración del Consejo Universitario el proyecto de creación de una dependencia e
informar oportunamente a la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación
(DIPLADE), acerca del resultado obtenido.
CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA
DEPENDENCIA