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MonitorMonitorííaa de Subcontratosde Subcontratos
María Vargas CaprilesDirectora Auxiliar
Centro de Recursos para Ciencias e Ingeniería
Monitoría de Subcontratos
Temas:DefinicionesTipos de subcontratosTérminosReglamentaciónResponsabilidadesTipos de monitorías y procesosExperienciasRecomendaciones
Monitoría de Subcontratos
Definiciones“Grantee” – entidad a quien se le otorga el “grant award “
Subcontrato – relación contractual que se genera entre el “grantee” y otra entidad para que lleve a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”
Entidad subcontratada (subrecipient) – entidad que recibe fondos a través de un subcontrato para llevar a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”
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Transferencia de Fondos – método de asisgacion de fondos entre unidades o recintos de un mismo sistema
Monitoría – proceso por el cual el “grantee” se asegura que la entidad subcontratada cumple con los términos y requisitos del
subcontrato
Evidencia de Gasto – documento que respalda la aquisición de un bien o servicio para llevar a cabo los objetivos establecidos en la propuesta aprobada
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Tipos de Subcontratos
ContratoMOUs – Memorandum of UndertandingTransferencias de fondos
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Terminos utilizados para los subcontratos“Subaward”“Subcontract”“Subgrant”“Subagreement”“Subrecipient agreement”
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Reglamentación
A-133 – Single AuditA-110 – Costs PrinciplesAgencia auspiciadora – NSF, NIH, NASA u otra“Grant Award” – Special Terms and ConditionsNormas y procedimientos de la institución
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Responsabilidades
Responsabilidad del PIVerificar los informes de progresoVerificar las facturas recibidasRealizar visitas periódicas a la entidades subcontratadas
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Responsabilidad de la Oficina de FinanzasAsegurarse de recibir copia del informe de Auditoría de la unidad subcontratada – (Circular A-133)Custodio de Evidencia de certificaciones e informesEvaluar las facturas recibidas
Gastos admisiblesGastos razonablesTenga consistencia Cumpla con los términos y condiciones del “Grant Award” (Compliance)
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Tipos de Monitorías y Procesos
Visita físicaRemota
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Visita físicaSe coordina visita Se verifica si cumple con los criterios establecidos en el subcontratoVerifica evidencia de documentosSe realiza inventario de equipo adquirido con los fondosSe dialoga con el Investigador Principal del subcontrato
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Remota - Area FiscalCumplimiento términos del contratoGastos dentro del período del contratoReconciliación cantidad facturada vs. autorizadaEvidencia requerida, solicitud de documentos adicionalesGastos
Admisibles, razonablesConsistentes
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Remota - Area FiscalCostos Indirectos acorde con la negociaciónSistema Contable del “grantee”Solicite autorización para redistribución de presupuesto
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Nuestra experiencia en una Monitoría de un Subcontrato
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Recomendaciones
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Recuerde que usted como “grantee” es responsable ante la Agencia Federal de los fondos asignados en su totalidad al
“grant” incluyendo los de los subcontratos