Modulo de Gestión de Expediente Electrónico Solicitudes de Compras y Contrataciones
SCC v 2
Expediente Electrónico
• Modulo que Iniciara el proceso de adquisiciones determinando el procedimiento a seguir por objeto de contrato, modalidad, monto y condiciones particulares; elaboración de las bases, y pre-compromiso presupuestario SIAFI, concluyendo en fase de divulgación de la solicitud misma en Honducompras.
• En este modulo el sistema tiene los criterios legales y técnicos para determinar la legislación aplicable a cada proceso (BM, BID, PNU, Etc.y los montos y objetos de la adquisición para determinar cual es el procedimiento de selección aplicable (Licitación, concurso o contratación directa)
• Artículos 23, 31 numeral 3, 41, 47 y 153 de la Ley de Contrataciones del Estado y 98, 100, 101, 104 del Reglamento de la LCE.
Sub-módulos Futuros• Expediente con firma electrónica y autenticación de documentos.• Modulo de elaboración de documentos bases de licitación en formularios
electrónicos ONCAE, para carga manual en el sistema.• Modulo de elaboración de formularios de compras (FCC), pliegos de
condiciones, autos de iniciación del proceso, dictamen de la comisión y resolución en el sistema (online).
• Interrelaciones entre la Solicitud de compras y el Plan Anual de Compras, para los contratos de suministro de bienes y servicios.
• Interrelación S.C. con otros Sub-módulos como Registro de Proveedores y Precalificación.
• Modalidades especiales de solicitud de compra Online, como compra por cotización, subasta inversa etc.
Modulo Difusión
• Comprenderá todo lo relativo a los avisos previos de información general, avisos e invitaciones a precalificación, avisos de licitación, concurso o compra menor, notificación de resoluciones de adjudicación, así como la información sobre el registro de proveedores y contratos adjudicados a oferentes del Estado.
• Así mismo prevé el sistema de consultas y respuestas en los procesos de contratación.
• Artículos 43 párrafo 3, 46, 59 y 61 de la Ley de Contratación del Estado y 106, 107, 108, 109, 158, 159 del Reglamento de la LCE.
Diagrama del ProcesoExpediente Electrónico
NO
Consulta EstructuraPresupuestaria
El Servidor Recibela aprobación, rechazo o error
del precompromiso
SI
La administración del Hospital envía
observaciones o corrección de la
solicitud de compra o contratación No
Se crea Precompromiso
en SIAFI
No
Fin
Inicio
Notifica cual es el motivo de rechazopor el Sistema o Error
El servidor con la información Brindada envia la solicitud delF01 de precompromiso, En caso de que sea Modificación se envian Datos para modif. precompromiso
Sí
Se envía informaciónPar crear el Pecompromiso
NoSe Genero
F01?
Administración del Hospitalverifica que la información este Correcta y envía a la dirección de su unidad, o puede corregir o regresar a elaboraciónel expediente
El usuario ingresa o Corrige la información de la Apertura del Expediente
Fue Aprobada
?
Sí
Fue Aprobada
?
Notifica aAdministración
de la UE
Se almacena la información de la
solicitud
A
A
SIAFI
Sí
Notifica a laAdministración
para la elaboraciónde las condiciones
de la compra
El usuario ingresa o corrige la información decondiciones de compras
Administración verifica que las condiciones estén correctas
Cuando las fechas sonestán en el períodode difución
No
Sí
No
No
SíSí
SeEmitió el
Auto?
Esta correctas?
Sí
El Servidor monitoreada fecha de difusión
de la solicitud de compra
No
Cumple fecha de difusión?
Encargado de Bienes y Suministro da su VoBo
Esta correctas?
El GA Apruebala compra
No
Enviar Notificaciónes por correo Director y Administracionque el Precompromiso ha sido rechazado
Esta correctas?
Hace Reversión dePrecompromiso enSEFIN
Cancela el Proceso?
Sí
No
Es Compra Menor?
Sí
Sí
Se envía a solicituddel Auto para compra al ministro o delegadode firma
No
A
Adjudicacióny
CompromisoSIAFI
Se Procesa Compromiso
en SIAFI
NoSe Genero
F01?
Sí
Encargado de Recepción de Ofertaslas Reciben
Admon UE Ingresa Participantes
Comisión deEvaluaciónRealiza DictamenY Recomienda Adjudicación
Admon Hospital Ingresa Dictamen y envía al Director, Gerente o Ministro la Aprobación del mismo
Director, Gerente o Ministro Realiza laAprobación de la Adjudicación
Admon Hospital Ingresa la Contrato u Orden de Compra
Se verifican u obtienen códigos SIAFI del proveedor
SIAFI
DEISe verifica el pago de impuestos si esta al día
Admon Hospital Ingresa la Adjudicación, Se verifican Códigos SIAFI
Ventajas Sistema Integrado son SIAFI y DEI Se almacena en un lugar único para consulta y gestión el expediente de la compra Acceso para autorizaciones desde cualquier lugar que encuentre una conexión a
internet Reducción de los tiempos de compra y en el tiempo gastados en el proceso de
compra propiamente dicho Mejoría del proceso de compra, con reducción en los costos operacionales Aumento potencial del número de proveedores participantes del proceso y en
algunos casos llegada a proveedores que nunca se hubiera podido llegar Reducción en los stock por la reducción de los lead-times, esto se produce recién
cuando el proceso de compras esta completamente aceitado y es uno de sus mayores ventajas
Requisición de materiales en base a necesidades reales Eliminación de excesos Cumplimiento de los planes de compra Se puede realizar estados comparativos de planificado vs ejecutado Estadísticas exactas de productos o servicios adquiridos Estadísticas a nivel de hospitales o toda la secretaria en su conjunto