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Universidad Central de Venezuela.Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.
Postgrado en Ciencias Administrativas.Especialización: Organización de Empresas.Asignatura: Gerencia y Toma de Decisiones.
MODELO DE KEPNER y TREGOEAnálisis de problemas y toma de decisiones
Expositores: Juan José EspinozaJhon RaveloJosefina RuggieroSubdelia De Barcia
Caracas, Junio 2013
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Contenido de la exposición
1.) El directivo frente a los problemas 2.) Resolución de problemas bajo presión3.) Los conceptos y los métodos4.) Por dónde comenzar5.) Cómo especificar un problema6.) Análisis para encontrar distingos y cambios7.) Hallar la causa8.) Comprobación de la causa que se ha encontrado9.) Aplicaciones prácticas10.) Análisis de decisiones11.) Análisis de problemas en potencias
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1.) El directivo frente a los problemas
Juan José Espinoza
Problema Causas Decisiones
Proceso Mental
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2.) Resolución de problemas bajo presión
Juan José Espinoza
Realización de preguntas
Causas
Toma de decisiones
Información
Enfoque sistemático
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3.) Los Conceptos y los métodos
Juan José Espinoza
Análisis del problema y toma de decisiones
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¿POR DÓNDE COMENZAR?
- ¿CUAL ES LA DESVIACIÓN?- ¿CÓMO SURGIO LA CAUSA?- POTENCIAL CRECIMIENTO- ¿CUÁL ES LA GRAVEDAD?
- EN QUE PROBLEMA PUEDE AVANZAR MAS RAPIDAMENTE Y LOGRAR RESULTADOS EN TIEMPO LIMITADO- ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES- ¿PRIORIDAD DE QUIEN?
JHON RAVELO
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Kepner y Tregoe
CONCEPTO DE PROBLEMA
JHON RAVELO
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¿CÓMO ESPECIFICAR UN PROBLEMA?
JHON RAVELO
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Lo que se debe preguntar el directivo para apuntar con relativa rapidez los elementos de
una especificación precisa
¿Qué anda mal? ¿Qué objeto es afectado? ¿En que parte del objeto ocurre la desviación? ¿Donde se observan los objetos con tal desviación? ¿Cuándo aparece la desviación en el objeto? ¿Cuándo se observan los objetos con la desviación? ¿Cuantos objetos en desviación se han observado?
JHON RAVELO
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PREGUNTAS PERTINENTES QUE GENERAN INFORMACIÓN UNICA, SISTEMÁTICA Y
NECESARIA
¿Qué es la desviación y cuál es la cosa u objeto sobre el cual se observa la desviación?
¿Dónde se localiza la desviación en la cosa u objeto y donde se observan los objetos donde se presenta la desviación?
¿Cuándo aparece la desviación sobre la cosa u objeto y cuando se observan los objetos en los que se presenta la desviación?
¿De que magnitud son las desviaciones y cuantos objetos con desviación se observan?
JHON RAVELO
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ANÁLISIS PARA ENCONTRAR DISTINGOS Y CAMBIOS
1) La búsquedas de aquellas características que distinguen al ES pero no al NO ES en la especificación, y
2) La búsqueda de cambios dentro de tales áreas de distingo.
JHON RAVELO
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ANÁLISIS PARA ENCONTRAR DISTINGOS Y CAMBIOS
JHON RAVELO
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Análisis de la Situación- Clarificar la situación- Esbozar una línea general
Análisis de Problemas
Análisis de Decisiones
Análisis de Problemas Potenciales
- Identificar alternativas- Analizar el riesgo de cada alternativa- Cómo lo vamos a solucionar
Cuatro Pasos de la Metodología
¿Qué está ocurriendo?
1) Definirproblemas
2) Análisis para encontrar Distingos
y Cambios
3) HallarCausas
4) ComprobaciónCausa
¿Porqué ocurrió esto?
¿Qué camino se debe seguir?
¿Qué nos espera?
Hay una forma ordenada y sistemática de avanzar en la secuencia:Problema-causa-decisión
- Como lo vamos a poner en marcha- Cómo sabemos que hemos resuelto
el problema( Evaluación)
Josefina Ruggiero
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Hallar las Causas
P1: El Volumen de las ventas ha descendido
Problema
Josefina Ruggiero
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Hallar las causas
Fuente :Kepner y Tregoe, El Directivo Racional ,1970.Josefina Ruggiero
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Hallar las Causas
¿Qué significa hallar la Causa?Es la búsqueda de aquel cambio (algo nuevo, diferente, imprevisto)Y que ha trastornado el curso de una secuencia esperada de hechos, produciendo las no conformidades (Kepner y Tregoe 1970)
Observar, escarbarPara localizar el cambio
Josefina Ruggiero
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Fuente: Kepner y Tregoe, El directivo racional.
Hallar las causas – Ejemplo 1D
e 24°C a 35°C
Josefina Ruggiero
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Comprobación de la causa
A fin de poder calificarse como la causa más probable, su enunciado debe explicar los dos lados de la especificación, el ES y el NO ES y debe hacerlo de manera lógica, sencilla y completa. ( Kepner y Tregoe)
1) Testar para encontrar la causa más probable
2) Verificar la causa real- Buscar los defectos y puntos débiles de laexplicación encontrada
-Probar el razonamiento o la solución
-Buscar mas información,-Mas detalles
Josefina Ruggiero
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Comprobación de la causaProbar el razonamiento en el ejemplo de la mantequilla putrefacta
Apilado de bolsas de mantequilla en Tarimas (8B x 8T) tal cual como se lo entregaban al cliente
1) Colocar termómetros en 3 sitios diferentes para medir temperatura a los 29°C
2) Abrir las pilas y hacer un recuento bacteriano sobre la mantequilla del centro, de la parte media y exterior.
Prueba
Acciones
a) Reducción temperatura de salida a 24°Cb) Menos bolsas en el apilado en tarimas c) Prueba especial para asegurar estos cambios corrijan la desviaciónd) Se aseguró de los procedimientos en cada planta.e) Le comunicó la información del hallazgo a su cliente.Josefina Ruggiero
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Comprobación de la causaTipos de acciones tomadas por el directivo en el ejemplo de la mantequilla putrefacta
NOTA: los tipos de acciones se verán en detalle en el análisis de decisiones.Josefina Ruggiero
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Algunas técnicas prácticas para descubrir los cambios
Tener presente en las reuniones el Mapa del análisis de problemas
Formulario para registrar los problemas en el momento que lo comunican
Josefina Ruggiero
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Subdelia De Barcia
Proceso de decisión Análisis de decisiones
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Causa ya determinada
Subdelia De Barcia
Establecer ObjetivosResultados a obtenerRecursos a utilizar
Valorar consecuencias adversasReducir al mínimo las amenazas
Decisión tomada
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
Comparar y escogerObligatorios: Pasa/ No pasaDeseados: Ajuste relativo
Generar cursos alternativos de acción
Clasificar objetivosObligatorios: LimitesDeseados: Pesos
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Subdelia De Barcia
1. Establecer Objetivos frente a los cuales elegir
6. Evaluar las consecuencias adversas de la elección
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
3. Desarrollar alternativas entre las cuales escoger
2. Clasificar objetivos según su importancia
4. Evaluar las alternativas frente a los objetivos para hacer la elección
5. Escoger la mejor alternativa como decisión tentativa
7. Controlar los efectos de la decisión final
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Subdelia De Barcia
Establecer Objetivos
Resultados a obtener
Recursos a utilizar
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
Clasificar objetivos según su importancia
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
Obligatorios Deseados Pasar por alto
Gra
do d
e im
port
anci
a
De absoluta importancia para el éxito de la decisión
De relativa importancia para el éxito de la decisión
De ligera importancia para el éxito de la decisión
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Subdelia De Barcia
Desarrollar alternativas entre las cuales escoger
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
Evaluar las alternativas frente a los objetivos para hacer la elección
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
Escoger la mejor alternativa como decisión tentativa
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
Evaluar las consecuencias adversas de la elección
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
Controlar los efectos de la decisión final
Proceso de decisión – Análisis de decisiones
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Subdelia De Barcia
1. Interinas
Tipos de acciones en la toma de decisiones
3. Correctivas
2. De Adaptación
4. Preventivas
5. Contingente
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Subdelia De Barcia
Interinas
Tipos de acciones en la toma de decisiones
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Subdelia De Barcia
Tipos de acciones en la toma de decisiones
De Adaptación
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Subdelia De Barcia
Tipos de acciones en la toma de decisiones
Correctivas
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Decisión tomada
Subdelia De Barcia
Anticipar problemas en potenciaDeberíaPudiera
Tomar acción preventivaPara poder eliminar la causa
Llevar a cabo el plan
Proceso de decisión – Análisis de problemas en potencia
Anticipar posibles causasEvaluar probabilidades
Separar y establecer prioridadesProbabilidadGravedadInvisibilidad
Establecer acciones contingentesPara reducir al mínimo los efectos del problema
Establecer controlesProgreso frente al plan
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Preguntas importantes
Subdelia De Barcia
Qué podría marchar mal?
Proceso de decisión – Análisis de problemas en potencia
Qué es específicamente cada problema?
Qué riesgos hay en cada problema?
Cuáles son las posibles causas de cada problema?
Qué probabilidad tiene cada posible causa?
Cómo puede evitarse una posible causa o reducirse al mínimo el efecto?
Cómo pueden manejarse los problemas en potencia más graves?
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Subdelia De Barcia
Tipos de acciones en la toma de decisiones
Preventivas
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Subdelia De Barcia
Tipos de acciones en la toma de decisiones
Contingente
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Subdelia De Barcia
Conclusiones