RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA
DEVOLUCIÓN DE DINEROS
MS.NI.SLA.07.P.11
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA – NIVEL INTRAINSTITUCIONAL
ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO ADMINISTRATIVO
PREPARADO POR: UNIDAD DE GESTION DE TRÁMITES TEC. MARÍA EMILIA GÓMEZ G.
VALIDADO POR :
UNIDAD PLATAFORMA DE SERVICIOS
UNIDAD FINANCIERA
ING. NIDIA MORERA GONZÁLEZ
LIC. KARLA ZÚÑIGA VILLALOBOS
REVISADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL INGA. CINTHIA CARMONA MENDOZA
ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ
APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS
VERSIÓN 1 FECHA DE EMISIÓN:
FECHA DE MODIFICACIÓN
DICIEMBRE DE 2013
MAYO 2014
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
PROTOCOLOS INSTITUCIONAL
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA
DEVOLUCIÓN DE DINEROS
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1. Introducción
Este protocolo, establece los pasos a seguir para la recepción de solicitudes de devolución de
dineros depositados en las cuentas de la institución. Lo anterior debido al requerimiento de
clientes que efectuaron un depósito en la entidad bancaria para solicitar algún registro u otro
trámite y que por algún motivo deciden no tramitarlo o pagaron de más por este trámite.
2. Objetivo
Garantizar la recepción de los documentos para la devolución de dineros de forma segura, eficiente y fluida provenientes de clientes externos.
3. Producto
Producto final: Documentos recibidos y tramitados de clientes externos.
Producto Intermedio: Formulario de recepción de documentos, Ficha de traslado de documentos.
4. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica, en sus tres niveles de gestión.
5. Definiciones
Ficha de Traslado de Documentos: Ficha que se le adjunta a uno o a un grupo de documento que se trasladan en cualquier nivel de gestión del Ministerio de Salud de Costa Rica. Incluye información sobre el número de oficio entrante o número de boleta de recepción, asunto, dirigido a y la firma de los funcionarios que reciben el documento.
Número de Cédula Jurídica o Física: es el número de identificación de una sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada o empresa individual de responsabilidad limitada.
Número de cuenta cliente: es el número que asigna la entidad bancaria, que se utiliza para realizar transferencias y depósitos.
Número de DIMEX: es el Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros, con el que desde el 2008 se empezó a dotar a los foráneos legalmente establecidos en nuestro país. Consiste en una identificación de doce dígitos que cuenta con la fotografía y la firma del portador.
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PROTOCOLOS INSTITUCIONAL
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Número de documento de depósito o transferencia bancaria: es un número que asigna la entidad bancaria por el depósito de un trámite o transferencia.
Razón Social o Persona Física: es la denominación por la cual se conoce colectivamente a una empresa. Se trata de un nombre oficial y legal que aparece en la documentación, que permitió constituir a la persona jurídica en cuestión.
Representante legal: es la facultad otorgada por la ley a una persona para actuar en nombre de otra, recayendo en esta los efectos de tales actos. El ejercicio de esa representación puede ser obligatoria para el representante.
Trámite: cada uno de los estados y diligencias que hay que recorrer hasta su conclusión según las necesidades y expectativas de los clientes según los tipos de servicio que brinda el Ministerio.
6. Referencias
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N° 8220, su reforma y su reglamento.
Directriz N° 002-2008: “Procedimiento para la gestión y organización de cartas, memorándums, certificaciones, circulares e informes producidos en el ministerio de economía, industria y comercio” y sus reformas.
Reglamento Orgánico del Ministerio de Salud.
Norma cero para elaboración de protocolos.
Ley Nº 5395 Ley General de Salud
Decreto Ejecutivo 30103-S Cobro por Registro de Alimentos
Decreto Ejecutivo 28510-S Cobro por Registro de Medicamentos
Decreto Ejecutivo 32161-S Reglamento de Registro Sanitario de Establecimientos Regulados por el Ministerio de Salud
Decreto 32519-S Cobro por Registro de Productos Naturales con cualidades medicamentosas
Decreto Ejecutivo 35279-S Cobro por Registro de productos Higiénicos
Decreto Ejecutivo 30060-S Cobro por Registro de productos Cosméticos
Decreto Ejecutivo 32780-S Cobro por Registro de Equipo y Material Biomédico
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7. Responsables
Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa
Responsable
8.1
Recibir formulario de
solicitud y documentos
adjuntos
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.2 Verificar la completitud de
los documentos
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.3 Devolver los documentos
al cliente
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.4 Adjuntar boleta de
recepción de documentos
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al Cliente
8.5 Sellar boleta de recepción
de documentos Nivel Central Unidad de Plataforma
de Servicios
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Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención
8.6
Entregar una copia de la
boleta de recepción de
documentos al cliente
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.7 Registrar la recepción de
los documentos
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.8
Trasladar los documentos
a Unidad Organizativa
Responsable
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
8.9 Archivar copia de traslado
de Documentos
Nivel Central
Nivel Regional
Nivel Local
Unidad de Plataforma de Servicios
Unidad de Atención al Cliente
Equipo de Atención al
Cliente
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PROTOCOLOS INSTITUCIONALES
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8. Protocolo
Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsabl
e
8.1
Recibir formulario de
solicitud y
documentos adjuntos
Los documentos
En el
momento
que se
presente el
interesado
Personalm
ente
Anexo 1
Formulario
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.2
Verificar que los documentos estén
completos
Si la documentación está completa se
pasa a la actividad 8.4, de lo contrario a
la 8.3
Los documentos estén completos
Se recibe la
documentaci
ón
Personalm
ente Anexo 1
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
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PROTOCOLOS INSTITUCIONALES
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8.3
Devolver los
documentos al cliente
Documentos al
Cliente
Están
incompletos
Personalm
ente
Formulario
Anexo 1
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.4
Adjuntar boleta de
recepción de
documentos
Boleta de
recepción de
documentos
Requisitos
estén
completos
Revisando
cada
requisito
Verificando
documentos
adjuntos.
Punto 5. de
Formulario
de solicitud
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.5
Sellar la boleta de
recepción de
documentos
La boleta de
recepción de
documentos
Al aceptar los
documentos
Forma
manual
Sellos
disponibles
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
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Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.6
Entregar boleta de
recepción de
documentos al cliente
La boleta de
recepción de
documentos
Al recibir los
documentos
De forma
personal Anexo 2
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.7 Registrar la recepción
de los documentos
La recepción de
los documentos
Después de
recibidos los
documentos
Manual o
digitalmen
te
Manual o
con Equipo
de computo
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
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PROTOCOLOS INSTITUCIONALES
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8.8
Trasladar los
documentos a
Unidad Organizativa
Los documentos
Se hayan
registrado los
documentos
Personalm
ente
Protocolo
de Traslado
de
documentos
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
8.9
Archivar copia de
Traslado de
documentos
Copia de ficha
de traslado de
documentos
Después de
entregado el
traslado de
los
documentos
Personalm
ente
Manual o
en forma
digital
Unidad de
Plataforma de
Servicios
Unidad de
Atención al
Cliente
Equipo de
Atención al
Cliente
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9. Diagrama de flujo
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10. Anexos
ANEXO 1
FORMULARIO
1.6 Medio de Notificación
1.9 Número de documento de depósito o transferencia bancaria
2.1 Nombre completo
2.3 Teléfono residencial
2.5 Fax
2.7 Dirección exacta
3. DATOS DEL SOLICITANTE
3.1 Nombre completo
3.3 Nombre del trámite, si es registro, P.S.F.u otro trámite
3.5 Dirección
4. DATOS DEL PRODUCTO
4.1 Nombre del Producto y Marca
5. DOCUMENTOS ADJUNTOS
A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria
B- Copia de la cédula Jurídica o Física de Representante Legal o Certificación de Personería Jurídica
6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
7. FECHA DE RECIBO
8. NOMBRE Y FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECIBE
Aspectos a considerar para evitar atrasos:
4.2 Número de registro sanitario vigente
3.4 Teléfono o fax
3.6 Correo electrónico
1.EMPRESA FABRICANTE, O IMPORTADORA
1.3 Teléfono(s)
1.5 Motivo de Devolución
1.2 N° de cédula jurídica o Física o N° DIMEX
3.2 N° cédula de identidad
2.4 Teléfono celular
2.6 Correo electrónico
REPUBLICA DE COSTA RICA
MINISTERIO DE SALUD
PARA USO EXCLUSIVO DEL MINISTERIO DE SALUD
SOLICITUD PARA LA DEVOLUCION DE DINERO
La devolución de dinero del registro sanitario o trámite de pago sera acreditado de acuerdo a la cuenta que fue depositado o
transferido en el fideicomiso 872-MS.CTAMS-BNCR, las cuales son: Cuenta corriente N° 213715-6 BNCR Colones, Cuenta
Corriente N° 617477-5 BNCR Dólares
2. REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA FABRICANTE O IMPORTADORA
1.4 Correo electrónico
1.8 Nombre de la Entidad Bancaria
1.1 Razón social o Persona física:
(Solo sera devuelto a la persona que efectuo el depósito o transferencia)
1.7 Número de cuenta cliente
( 17 dígitos y que esta a nombre del solicitante, indicar si es en $ o ¢)
C- Constancia del Banco con la cuenta cliente
(que contenga 17 dígitos, razón social o persona física)
2.2 N° cédula de identidad
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PROTOCOLOS
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Anexo 2
INTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO SOLICITUD PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINERO
Anote de forma clara y precisa, sin borrones ni tachadura, la información que se le
solicita. La información indicada tiene carácter de Declaración Jurada1. Datos de la Empresa o Persona Solicitante
1.1 Anotar la razón social o nombre completo de la persona física tal y como se consigna en su documento
de identificación
1.2 Indicar número de cédula física o jurídica o dimex en caso de extranjeros
1.3 Anote sus teléfonos
1.4 Indique su correo electrónico
1.5 Motivo de la devolución
1.6 Indique el medio para atender notificaciones, ya sea n° de fax, correo electrónico o a su dirección exacta.
1.7 Número de cuenta cliente (17 digitos, a nombre del solicitante, indicar si es en dólares o colones.
1.8 Anote el nombre completo del Banco 1.9 Anote el Número de depósito o transferencia bancaria
2. Datos del Representante Legal de la Empresa Solicitante
2.1 Anote el nombre del representante legal
2.2 Indique número de identificación o cédula
2.3 Anote número de teléfono habitacional
2.4 Indique número de teléfono celular
2.5 Indique número de fax
2.6 Anote correo electrónico
2.7 Anote dirección por provincia, cantón, distrito u otra señas
3. Datos del solicitante
3.1 Anote su nombre completo
3.2 Anote el número de identidad o cédula
3.3 Anote el nombre del trámite si es registro sanitario, Permiso sanitario de funcionamiento u otro trámite.
3.4 Indique número de teléfono o fax
3.5 Anotar dirección por provincia, cantón, distrito u otras señas
3.6 Indique correo electrónico
4. DATOS del PRODUCTO
4.1 Anote nombre del producto y marca
4.2 Número de registro sanitario vigente
5. DOCUMENTOS ADJUNTOS
Adjuntar los documentos que se le solicitan:
A- Original y copia de depósito o transferencia bancaria
B- Copia de la cédula física, Jurídica de la empresa o dimex según el caso o aportar un poder legal por el
representante.
C- Constancia del Banco con cuenta cliente ( 17 dígitos)
6. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL
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PROTOCOLOS
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA
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Anexo 3
Boleta de recepción de documentos
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción:
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BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS BOLETA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Consecutivo: Consecutivo:
Fecha de recepción: Fecha de recepción: