MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Desarrollo Institucional
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
REPUBLICA DE PANAMA
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
GUILLERMO A. SALAZAR N.
Ministro
RAÚL GONZÁLEZ
Director de Administración y Finanzas
JOSÉ A. VERNAZA C.
Subdirector de Administración y Finanzas
CALIXTO VILLARREAL
Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional
ELABORADO POR:
ALEJANDRO DE GRACIA
Jefe de la Sección de Tesorería, Nivel Central
NELY V. DE MANZANARES
Jefe de la Unidad de Tesorería, Area Metropolitana
ACELA E. RODRÍGUEZ DE GONZÁLEZ
Analista de Organización y Sistemas
Administrativos
2007
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
INDICE DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 5
I. Aspectos Generales
1.1. Objetivo General 6
1.2. Objetivo Específico 6
1.3. Base Legal 6
1.4. Uso e Importancia 6
II. Aspectos Generales de Control Interno 6
2.1. Medidas de Control Genérico 6
2.2. Medidas de Control Específico 7
2.3. Medidas de Control para el Área de Presupuesto 7
2.4. Medidas de Control para el Área de Tesorería 7
2.5. Medidas de Control para el Área de Contabilidad 7
2.6. Medidas de Control para el Área de Recursos Humanos 8
III. Área Dirección de Administración y Finanzas - Departamento de Finanzas, Sección / Unidad
de Tesorería
9
1. Procedimiento para la Confección de Cheque - Solicitud de Bienes y Servicios 10
2. Procedimiento para efectuar el Desglose de Cheques 16
3. Trámite para el Reembolso de Caja Menuda 19
4. Procedimiento para el Reembolso del Fondo Rotativo, a través del Tesoro Nacional 27
5. Procedimiento para el trámite de la Solicitud de Viático (Interno y Externo) 35
6. Procedimiento para el trámite de la Cuenta contra el Fondo Rotativo 41
7. Procedimiento para el trámite de la Gestión de Cobros y Pago, a través del Tesoro
Nacional
44
8. Trámite de las Cuentas Internas que presentan los Proveedores y Contratistas a la
Institución
48
9. Procedimiento para trámite de Ingresos de Gestión 52
10. Procedimiento para la Elaboración y Presentación de Informes de la actividad financiera de
la Sección / Unidad de Tesorería
56
REGIMEN DE FORMULARIOS
No. 1 Control y Manejo de Cuentas Bancarias 61
No. 2 Comprobante de Cheque 62
No. 3 Tarjeta de Desglose de Cheques 63
No. 4 Lista de Pagos 64
No.5 Solicitud y Comprobante de Caja Menuda 65
No.6 Solicitud de Reembolso de Caja Menuda 66
No.7 Comprobante en Cartera de Caja Menuda 67
No.8 Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda 68
No.9 Factura 69
No.10 Solicitud de Bienes y Servicios 70
No.11 Solicitud de Reembolso del Fondo – Recapitulación Presupuestaria 71
No.12 Gestión de Cobro al Tesoro Nacional 72
No.13 Reembolso de Fondo 73
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
No. 14 Listado de Comprobantes de Cheques en Cartera de Fondo 74
No. 15 Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional 75
No. 16 Listado de Envío de Cuentas al Tesoro Nacional – Fondo Bancario (Area Metro) 76
No. 17 Envío de Cuentas contra el Tesoro Nacional (Nivel Central) 77
No. 18 Cuenta contra el Fondo Rotativo 78
No. 19 Solicitud de Viático 79
No. 20 Factura de Cobro 80
No. 21 Solicitud de Recibo de Pago 82
No. 22 Certificado Fitosanitario 83
No. 23 Recibo de Caja 84
No. 24 Depósito de Recaudación 85
No. 25 Boleta de Depósito 86
No. 26 Resumen de Ingreso 87
No. 27 Movimiento Semanal de Recaudación de Ingresos de Programas Regionales y Banco -
Cuentas Corrientes (Informe de Ingresos)
88
No. 27-1 Resumen Mensual de Actividades – Recaudación de Ingresos 89
No. 28 Movimiento Diario de Cuentas Bancarias 90
No. 29 Movimiento Operacional Mensual de Cuentas Bancarias 91
No. 29-1 Recepción de Efectivo y Reintegros de Cheque- Complemento 92
No. 29-2 Resumen de Gastos- Complemento 93
No. 29-3 Reembolso en Trámite de Fondo Rotativo - Complemento 94
No. 29-4 Comprobante en Cartera Cheque - Complemento 95
No. 30 Movimiento Mensual de Envío de Cuentas Por Pagar 96
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
INTRODUCCIÓN
El documento que presentamos a continuación se denomina “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE FINANZAS – SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA”, es el producto de la
revisión y análisis de las actividades financieras que se desarrollan dentro del ministerio, tomando en
cuenta las necesidades de cada unidad administrativa involucrada en los procesos y las exigencias del
entorno.
El propósito del mismo, es tener un Manual de Procedimientos actualizado, a fin de que responda con
viabilidad a las necesidades del Ministerio y a las exigencias de las entidades involucradas.
Tiene en su contenido los aspectos generales del manual, entre ellos: objetivo general, objetivo específico,
base legal y el uso e importancia. El segundo punto trata sobre aspectos generales de control interno, dividido
en seis apartados: medidas de control genérico, control específico, control para el área de presupuesto, control
para el área de tesorería, control para el área de contabilidad y para el área de recursos humanos. En el tercer
punto se detalla los procedimientos institucionales del área de Tesorería con sus respectivos diagramas de
procesos.
Por último, se presentan los formularios utilizados en las diferentes actividades dentro de la unidad
administrativa
Para la elaboración de este documento se tomó como referencia el Manual General de Contabilidad
Gubernamental, Gaceta Oficial No.24, 439,de 26 de noviembre de 2001 Manual de Procedimientos
Administrativos y Fiscales, “Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá, SIAFPA, Módulo
Institucional. También se contó con el apoyo de los funcionarios del Departamento de Finanzas (Sección /
Unidad de Tesorería) del Nivel Central y Área Metropolitana.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
I. ASPECTOS GENERALES:
1.1. Objetivo General:
El Ministerio de Desarrollo Agropecuario con el propósito de que los procesos financieros se realicen con
eficiencia, eficacia y con la debida transparencia y de esta forma garantizar una efectiva ejecución
presupuestaria, tiene a bien en proporcionarle a los funcionarios responsables de esa actividad, el “Manual de
Procedimientos del Departamento de Finanzas – Sección / Unidad de Tesorería”, como una herramienta de
trabajo en el desarrollo de sus actividades.
1.2. Objetivo Específico
Establecer un mecanismo ágil, sencillo y práctico, en forma ordenada y sistemática que le permita integrar e
interrelacionar las fases administrativas-financieras y automatizadas, que deben ejecutar cada una de las
unidades administrativas involucradas en el proceso y que pueda hacer uso correcto del mismo.
1.3. Base Legal
Ley No. 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
Ley No. 12 de 25 de enero de 1973, por la cual se crea el Ministerio de Desarrollo Agropecuario y se señalan
sus funciones y facultades.
Manual General de Contabilidad Gubernamental, Contraloría General de la República, Dirección de
Sistemas y Procedimientos, junio de 1993.
Ley No. 56 de 27 de diciembre de 1995, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras
disposiciones.
Decreto No. 18 de 25 de enero de 1996, por la cual se reglamenta la Ley o. 56 de 27 de diciembre de 1995,
que reglamenta la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia.
Resolución No. ALP – ADM – 99, de 19 de agosto de 1999, por medio del cual se adopta el Reglamento
Interno del ministerio de Desarrollo Agropecuario.
Decreto No 214 DGA, de 8 de octubre de 1999, por la cual se emiten las Normas de Control Interno
Gubernamental para la República de Panamá.
Gaceta Oficial No.24, 439,de 26 de noviembre de 2001 Manual de Procedimientos Administrativos y
Fiscales, “Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá, SIAFPA, Módulo Institucional
Decreto Ejecutivo No. 364 de 31 de agosto del 2005, por la cual se reorganiza la Estructura Orgánica y
funcional del MIDA.
Normas de Administración Presupuestaria Vigente.
1.4. Uso e Importancia
El Manual de Procedimientos del Departamento de Finanzas, es un documento de importancia, constituyéndose
en una herramienta de trabajo para los funcionarios responsables de esta actividad, en cuanto a las tareas que
deben desarrollar, dentro de los procesos financieros.
II.- ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO
2.1. Medidas de Control Genérico
Le corresponderá a la Dirección de Auditoría Interna del MIDA, al igual que a la Oficina de Fiscalización de
la Contraloría General de la República, efectuar evaluaciones, a fin de garantizar la debida transparencia en
el proceso financiero.
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2.2. Medidas de Control Específico
Cada Unidad Administrativa (Dirección Nacional, Regional o Programa especial), mensualmente deberá
generar sus Informes Financieros, a través de los formatos diseñados para tales efectos, sin borrones ni
tachones y refrendada por funcionarios autorizados para tales efectos.
2.3. Medidas de Control para el Area de Presupuesto.
El proceso de presupuesto comprende las etapas de: Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución,
Control, Evaluación y Liquidación, descritas en la Ley de Presupuesto Vigente.
El Presupuesto general consta de tres (3) etapas para su ejecución a saber:
Compromiso: Es la solicitud de adquisición de bienes o servicios independientemente de su entrega, pago o
consumo, y constituye toda obligación adquirida por el Ministerio de Desarrollo Agropecuario,
que conlleva una erogación a favor de terceros con cargos a la disponibilidad de fondos de la
respectiva partida del periodo fiscal vigente.
Devengado: Es el recibo de bienes y servicios entregados por parte del proveedor sin considerar el momento en
que se consumen o pagan, y constituyen la obligación de pagar por los bienes o servicios
recibidos.
Pagado: Constituye la emisión y entrega de cheques o la transferencia electrónica de fondos a favor de los
proveedores una vez que reciben los bienes y servicios.
No se podrá realizar ningún pago si en el Presupuesto General Vigente, no consta específicamente la partida
de gastos para satisfacer la obligación; así como el Estado no podrá exigir ningún tributo si no consta en el
Presupuesto como parte de los ingresos.
Le corresponderá a la Sección de Registro y Control del Gasto, Departamento de Finanzas, verificar la
disponibilidad presupuestaria de cada unidad administrativa.
2.4. Medidas de Control para el Area de Tesorería
Los recursos financieros del Ministerio de desarrollo Agropecuario, son captados por medio de las
asignaciones que le otorga el Estado al Ministerio.
Estos recursos están distribuidos, a través de los siguientes fondos:
Fondo de Funcionamiento
Fondo de Inversiones
Fondo Financiero
Fondo de Cuarentena Agropecuaria
Fondo de Proyectos Especiales
Fondos Externos
2.5. Medidas de Control para el Área de Contabilidad
El Sistema de Contabilidad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario comprende: el Plan de Cuentas,
procedimientos Contables, Libros Oficiales, Libros Auxiliares, Registros y los Archivos correspondientes:
Los Libros oficiales son: Diario General y Mayor.
Las transacciones contables deben registrarse en el momento en que ocurren.
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Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación (facturas de la compra,
recepción de almacén y despacho de almacén.), los cuales deben ser enviado a la Sección de Contabilidad de
Nivel Central o Área Metropolitana.
La Sección de Contabilidad o Finanzas ( en cada área), es la Unidad Administrativa responsable de asegurar
la conservación y custodia de la documentación que se genera contablemente, a través de un adecuado
sistema de archivo.
Trimestralmente el Ministerio de Desarrollo Agropecuario, presentará una copia de sus Estados Financieros
a la Contraloría General de la República, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la Comisión de
Presupuesto de la Asamblea Nacional.
Para efecto de los registros contables de las Ordenes de Compras de Bienes y servicios, le corresponderá al
Departamento de Compras y Proveeduría, llevar un registro de las ordenes de Compras emitidas cada mes; y
a la vez establecer cuáles han sido los cambios de precios sufridos por dichas ordenes de compras, en base al
listado de precios que emite el Ministerio de Economía y Finanzas.
2.6. Medidas de Control para el Área de Recursos Humanos
El Ministerio de Desarrollo Agropecuario, debe contar con una Estructura de Puesto, que describa y
especifique cada cargo, lo que les permitirá su revisión y actualización periódicamente.
El Ministerio de Desarrollo Agropecuario, cuenta con un Reglamento Interno, que describe y especifica las
disposiciones disciplinarias, las acciones de Recursos Humanos, derechos y deberes de los Servidores
Públicos que laboran en la Institución.
Le corresponde a la máxima autoridad del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, a través de la Unidad
Administrativa que designe, velar por el cumplimiento del presente documento y a la vez aplicar las medidas
correctivas para aquellos que incumplan la aplicación del presente Manual de Procedimientos, según lo que
establece el reglamento Interno del ministerio.
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Procedimientos Institucionales
Área: Dirección de Administración y Finanzas - Departamento de
Finanzas, Sección de Tesorería
CONTROL INTERNO - CONFECCIÓN DE CHEQUE – SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS.
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Base Legal
Ley Presupuestaria vigente.
Ley No.56 de 27 de diciembre de 1995.
Ley No.32 de 8 de noviembre de 1984.
Decreto Ejecutivo No.18 del 25 de enero de 1996.
Decreto No.113 de 21 de junio de 1993
Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los Contratos o Compras Menores.
Documentos requeridos
1. Orden de Compra y documentos sustentadores:
Solicitud de Bienes y Servicios
Cotizaciones de Proveedor
Cuadro de Cotizaciones
Nota justificativa – proveedor exclusivo
2. Planillas
3. Caja Menuda
4. Contratos
5. Cheques
Formatos de registros
1. Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias
1. PROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCIÓN DE CHEQUE – SOLICITUD DE BIENES Y
SERVICIOS AL CONTADO.
Acciones operativas del trámite
1. Sección de Tesorería, Nivel Central
Entrada
1.1. Unidad de Mensajería
Recibe la Orden de Compra y documentos sustentadores.
Efectúa registro en libros de entrada.
Sella la recepción del documento (fecha, hora y firma del receptor)
Remite la documentación al Jefe de la Sección o funcionario encargado.
1.2. Jefe de la Sección de Tesorería o funcionario encargado
Verifica, revisa y selecciona la documentación de acuerdo a la fuente de financiamiento.
Remite la documentación al contador del fondo.
1.3. Contador del fondo
Verifica la documentación.
Registra el (los) compromiso (s) en la Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias (Formulario No.1)
Descuenta el compromiso y actualiza el saldo bancario.
Asigna cheque al compromiso de acuerdo a la numeración secuencial del fondo bancario.
Protege el cheque en base al valor del compromiso.
Remite la documentación a la secretaria.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
1.4. Secretaria
Recibe el cheque y los documentos sustentadores.
Descripción de la compra.
Transcribe la información de la Orden de Compra al cheque.
Razón social del proveedor beneficiario – valor.
Partida presupuestaria – Unidad Solicitante.
Código financiero.
Protege el cheque con cinta adhesiva, firma Comprobante de Pago - Cheque (Formulario No. 2), en
preparado por.
Desprende (última) copia del cheque y entrega al contador del fondo, para su posterior envío a la Sección de
Registro y Control del Gasto y Contabilidad.
Entrega cheque mecanografiado y documentos sustentadores al Jefe de la Sección.
1.5. Jefe de la Sección de Tesorería o persona encargada
Recibe cheque mecanografiado y documentos sustentadores.
Revisa la información procesada (Cheques versus Orden de Compra, Planilla, Caja Menuda, Contratos)
Refrenda cheque en revisado por y remite la documentación a la Mensajería.
1.6. Unidad de Mensajería
Registra los documentos en los Libros de Salidas y distribuye de la siguiente manera:
Los cheques que afectan los Presupuestos de Funcionamiento (Operación), Inversiones y Viáticos, los
remite a Finanzas, Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad SIAFPA.
Los cheques que afectan los fondos de Ingresos de Programas Nacionales, los remite a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas, Director o Administrador Regional.
2. Unidad de Tesorería, Área Metropolitana
Entrada
Recibe Orden de Compra y documentos sustentadores (pantalla y físicamente) de la Unidad de Contabilidad.
Verifica que la Orden de Compra esté registrada, firmada y contenga los documentos sustentadores.
Autoriza el pago y selecciona el fondo en el sistema.
Establece fecha de pago.
Confecciona el cheque en el sistema.
Verifica transcripción de la información, Orden de Compras versus cheque.
Revisa y registra en el libro de banco de cuenta bancaria.
Salida
Envía Cheque (por pantalla y físicamente).
Envía Orden de Compras (por pantalla y físicamente).
Envía documentos sustentadores físicamente a la Unidad de Contabilidad.
3. Unidad de Contabilidad, Área Metropolitana
Entrada
Recibe Cheque (por pantalla y físicamente).
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Recibe Orden de Compra (por pantalla y físicamente)
Documentos sustentadores (físicamente).
Verifica datos contenidos en cheque versus Orden de Compras.
Registra en el sistema el compromiso de pago del cheque.
Genera Comprobante de Diario.
Sella y firma.
Verifica el cumplimiento del registro contable.
Salida
Remite Cheque (físicamente)
Remite Orden de Compra (físicamente)
Remite Documentos Sustentadores (físicamente) a la Dirección (Subdirección) de Administración y
Finanzas.
4. Sección de Registro y Control del Gasto – SIAFPA- Nivel Central
Entrada
Recibe el Cheque, Orden de Compras y documentos sustentadores.
Registra en el Sistema ETRP (Estación de Trabajo de Registro Presupuestario), el compromiso de pago del
cheque.
Sella, firma y asigna número de transacción del Comprobante de Cheque.
Salida
Remite físicamente: cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores a la Dirección (Subdirección) de
Administración y Finanzas.
5. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas – Nivel Central – Área Metropolitana
Recibe físicamente Cheque, Orden de Compra y Documentos Sustentadores.
Verifica los datos contenidos en el Cheque versus Ordenes de Compras.
Firma cheque.
Firma Orden de Compras.
Salida
Remite Cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
6. Oficina de Fiscalización – Nivel Central –Área Metropolitana
Entrada
Recibe Cheque, Orden de Compra y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).
Aplica el proceso previo de fiscalización.
Suspende o refrenda la Orden de Compra y firma el cheque.
En caso de suspensión elabora nota explicatoria de la causal.
Registra en el sistema el refrendo de la Orden de Compra y realiza revisión del cheque.
Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables.
Verifica que exista el registro del refrendo de la Orden de Compras y firma del cheque físicamente y por
pantalla.
Que existan los documentos sustentadores.
Que se ajusten a las normas de fiscalización.
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Salida
Remite el cheque, Orden de Compras y documentos sustentadores físicamente a la Sección de Tesorería o
Unidad de Tesorería.
7. Sección de Tesorería o Unidad de Tesorería – Nivel Central – Área Metropolitana
Entrada
Recibe los Cheques, Orden de Compras y Documentos Sustentadores.
Verifica que el Cheque y la Orden de Compras estén debidamente firmados por el Director (Subdirector) de
Administración y Finanzas y el Jefe de la Oficina de Fiscalización.
Verifica en el sistema si existen los registros del refrendo y firma del Jefe de Fiscalización en la Orden de
Compra y Cheque.
Lista los cheques en el formato de entrega de cheque.
Salida
Remite listado y documentos (cheque, Orden de Compra y Documentos Sustentadores) al Departamento de
Compras y Proveeduría para la cancelación de la adquisición del bien o servicio.
8. Departamento de Compras y Proveeduría (Sección de Compras y Proveeduría, Nivel Central – Área
Metropolitana)
Entrada
Recibe cheque y documentos sustentadores.
Firma como constancia de retiro de los cheques procedentes de la Unidad de Caja.
Verifica que la documentación esté completa para efectuar los trámites de compras.
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CONFECCIÓN DE CHEQUE-SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO
1. Sección de Tesorería, Nivel Central
Unidad de Mensajería Jefe Sección de Tesorería Contador del Fondo Secretaria
Recibe Orden de Compra y documentos
sustentadores.
Efectúa registro en libros de entrada.
Sella la recepción del documento (fecha, hora y
firma del receptor.
Protege el cheque con cinta adhesiva, firma
Comprobante de Pago-Cheque en preparado por.
Desprende última copia del cheque y entrega al contador
del fondo para su posterior envío a la Sección de
Registro y Control del Gasto y Contabilidad
Entrega y documentos sustentadores al Jefe de la
Sección de Tesorería.
.Verifica, revisa y selecciona la documentación de
acuerdo a la fuente de financiamiento.
Remite la documentación al contador del fondo
Recibe cheque y documentos sustentadores.
Revisa la información procesada (cheque versus Orden
de Compra, Planilla, Caja Menuda, Contratos)
Refrenda cheque en revisado por y remite a la
Mensajería.
Verifica la documentación, registra el (los)
compromiso (s) en la Tarjeta Control de Manejo
de Cuentas Bancarias
Descuenta el compromiso y actualiza saldo
bancario.
Asigna cheque al compromiso de acuerdo a la
numeración secuencial del fondo bancario.
Protege el cheque en base al valor del
compromiso.
Remite la documentación a la secretaria.
Registra los documentos en los Libros de Salidas y
distribuye:
-Los cheques que afectan los Presupuestos de
Funcionamiento (Operación), Inversiones y Viáticos,
los remite a: Sección de Finanzas, Sección de Registro
y Control del Gasto, Unidad de SIAFPA.
-Los cheques que afectan los fondos de Ingresos de
Programas Nacionales, los remite a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas, Director
o Administrador Regional.
Recibe el cheque y los documentos sustentadores.
Descripción de la compra.
Transcribe la información de la Orden de Compra
al cheque: Razón social del proveedor
beneficiario - valor; partida presupuestaria -
Unidad Solicitante; Código financiero.
1.1.
1.2 1.3 1.4
1.5 1.6
1.1
1.2 1.5
1.3
1.4
1.6
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONFECCIÓN DE CHEQUE-SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS AL CONTADO
Unidad de Tesorería, Área Metropolitana
Unidad de
Tesorería
Unidad de
Contabilidad
Sección de Registro y
Control del Gasto –
SIAFPA - Nivel
Central
Dirección (Subdirección)
de Administración y
Finanzas – Área
Metropolitana
Oficina de
Fiscalización - Nivel
Central - Área
Metropolitana
Departamento / Sección
de Compras y Provendría
Nivel Central – Área
Metropolitana
Recibe Orden de Compra y documentos sustentadores
(pantalla y físicamente)
Verifica que la Orden de Compra esté registrada, firmada y contenga los documentos sustentadores.
Autoriza el pago, selecciona el fondo en el sistema y
establece fecha de pago.
Confecciona el cheque en el sistema.
Revisa y registra en el libro de banco de cuenta bancaria.
Envía cheque, Orden de Compra (por pantalla y físicamente);
documentos sustentadores físicamente a la Unidad de
Contabilidad.
Recibe Cheque, Orden de Compra y documentos
sustentadores (por pantalla y físicamente)
Aplica proceso previo de fiscalización.
Suspende o refrenda la Orden de Compra y firma el cheque. En caso de suspensión elabora nota explicatoria de la causal.
Registra en el sistema el refrendo de la Orden de Compra y realiza revisión del cheque.
Verifica que los documentos estén sellados y firmados por
los funcionarios responsables, que existan los documentos
sustentadores y que se ajusten a las normas de fiscalización.
Remite Cheque, Orden de Compras y documentos
sustentadores físicamente a la Sección o Unidad de Tesorería.
Recibe cheque, Orden de Compra (por pantalla y físicamente) y Documentos sustentadores (físicamente)
Verifica datos contenidos e cheque versus Orden de Compras.
Registra en el sistema el compromiso de pago del cheque.
Genera Comprobante de Diario.
Sella y firma.
Remite Cheque y Orden de Compra (físicamente) y documentos sustentadores (físicamente a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas.
Recibe Cheques, Orden de Compras y documentos sustentadores.
Verifica que el Cheque y la Orden de Compras estén debidamente firmados por el Director (Subdirector) de
Administración y Finanzas y el Jefe de Fiscalización.
Verifica en el sistema si existen registro del refrendo y
firma del Jefe de Fiscalización en la Orden de Compra
y Cheque.
Remite listado y documentos (cheque, orden de compra y documentos sustentadores) al Departamento de Compras y
Provendría para la cancelación de la adquisición del bien o
servicio.
Recibe el Cheque, Orden Compras y documentos
sustentadores.
Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del
cheque.
Sella, firma y asigna número de transacción al Comprobante de Cheque.
Remite físicamente: cheque, orden de compra y documentos sustentadores a la Dirección (Subdirección) de
Administración y Finanzas
Recibe cheque y documentos sustentadores.
Firma como constancia de retiro de los cheques procedentes de la Unidad de Caja.
Verifica que la documentación esté completa para efectuar los trámites de compras.
Recibe físicamente cheque, orden compra y documentos
sustentadores.
Verifica los datos contenidos en el cheque versus orden de
compras. Firma el cheque y la Orden de Compras.
Remite Cheque, Orden de Compra y documentos
sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
2 3 4
7
6
8
2
5
6
3 7
5
4 8
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CONTROL INTERNO - DESGLOSE DE CHEQUE
Base Legal
1. Ley Presupuestaria
2. Unidades Administrativas Involucradas
Despacho Ministerial
Secretaría General
Secretaría Técnica
Dirección Planificación Sectorial
Dirección Nacional de Salud Animal
Dirección Nacional de Sanidad Vegetal
Oficina de Cooperación Internacional
Oficina de Divulgación y Relaciones Públicas
Oficina de Auditoría Interna
Dirección Nacional de Administración y Finanzas
Dirección de Reforma Agraria
Dirección de Ingeniería Rural
Dirección de Desarrollo Rural
Dirección de Ganadería
Dirección de Agricultura
Dirección Ejecutiva de Cuarentena Agropecuaria
Dirección Nacional del Banano
Instituto Nacional de Agricultura – INA Divisa
Dirección Ejecutiva Regional
No.1 - Chiriquí
No.2 - Veraguas
No.3 - Herrera
No.4 - Coclé
No.5 - Capira
No.6 - Colón
No.7 - Chepo
No.8 - Los Santos
No.9 - Bocas del Toro
No.10 -Darién
Formatos involucrados
1. Planillas de pagos
2. Formato de Desglose de cheque
3. Listado de pago
4. Cheque de salarios
2. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL DESGLOSE DE CHEQUE
Acciones Operativas del trámite
1. Unidad de Tesorería, Área Metropolitana
Entradas
Recibe planillas y cheques (físicamente) de la Contraloría General.
Desglosa los cheques por Dirección en base a la Tarjeta de Desglose de Cheque (Formulario No. 3) y
cambios remitidos por la Oficina Institucional de Recursos Humanos (OIRH).
Confecciona listado de remisión de cheques por Dirección, Área Metropolitana.
Nombre del funcionario
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Número del cheque
Confecciona lista de remisión de cheque por Dirección Nacional y Regional.
Número de cheques
Acreditaciones de cheque
Inclusiones y exclusiones de cheque
Salidas
Remite paquetes de cheques por transporte. Direcciones Nacionales y Regionales.
Nivel Central
Dirección de Administración y Finanzas, Acuicultura, Reforma Agraria, Ganadería,
Agricultura, Desarrollo Rural, Ingeniería Rural, Agroindustrias, Región #2-Veraguas,
INA, Divisa.
Nivel Regional
Chiriquí, Herrera, Coclé, Capira, Colón, Los Santos, Bocas del Toro, Darién, Chepo,
San Blas.
2. Sección de Tesorería, Nivel Central, Direcciones Ejecutivas Regionales.
Entradas
Retira encomienda del transporte.
Verifica listado de remisión de cheque y planilla.
Número de cheque
Número de acreditaciones
Inclusiones y exclusiones de cheque
Realiza la distribución de los cheques por Departamento, Secciones, unidades de acuerdo al formato de
Desglose de cheque.
Adhiere a cada Listado de pago, el número del cheque y el cheque por Departamento y Sección.
Comunica a los jefes de Departamentos, Secciones y Unidades, el retiro de los cheques en ventanilla de
pago.
Salida
Entrega el Listado de Pagos (Formulario No. 4) y cheque por Departamento, Sección Unidades
administrativas.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
DIAGRAMA DE PROCESO DESGLOSE DE CHEQUE
Entradas
Salidas
Entradas
Salida
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1 1 Recibe planillas y cheques (físicamente) de la Contraloría General.
2 Desglosa los cheques por Dirección en base al formato de Desglose de Cheque y cambios remitidos por la Oficina
Institucional de Recursos Humanos (OIRH).
3 Confecciona listado de remisión de cheques por Dirección, Área Metropolitana: Nombre del funcionario, Número
del cheque.
4 Confecciona lista de remisión de cheque por Dirección Nacional y Regional: Número de cheques, Acreditaciones
de cheque Inclusiones y exclusiones de cheque.
5 Remite paquetes de cheques por transporte: Direcciones Nacionales y Regionales. Nivel Central: Dirección de
Administración y Finanzas, Acuicultura, Ganadería, Agricultura, Reforma Agraria, Desarrollo Rural, Ingeniería
Rural, Agroindustrias, Región ·2-Veraguas, INA, Divisa.
Nivel Regional: Chiriquí, Herrera, Coclé, Capira, Colón, Los Santos, Bocas del Toro, Darién, Chepo, San Blas.
2 1 Retira encomienda del transporte.
2
Verifica listado de remisión de cheque y planilla: Número de cheque, Número de acreditaciones, Inclusiones y
exclusiones de cheque
3 Realiza la distribución de los cheques por Departamento, Secciones, unidades de acuerdo al formato de Desglose
de cheque
4 Adhiere a cada Listado de pago, el número del cheque y el cheque por Departamento y Sección.
Comunica a los jefes de Departamentos, Secciones y Unidades, el retiro de los cheques en ventanilla de
pago
5
Entrega el Listado de Pagos y cheque por Departamento, Sección Unidades administrativas 6
UNIDAD DE TESORERÍA, ÁREA
METROPOLITANA
SECCIÓN DE TESORERÍA,
NIVEL CENTRAL,
DIRECCIONES REGIONALES
1
2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO - REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
Base Legal
Artículo No.276 Constitución Política de Panamá, Capítulo III
Ley No.32 de 8 de noviembre de 1984.
Ley Presupuestaria Vigente
Reglamentación
Decreto No.113 del 21 de junio de 1993 – Manual de Contabilidad Gubernamental
Manual de Procedimientos para el Manejo de Caja Menuda
Resolución No.201-906 del 10 de junio de 1997. Dirección General de Ingresos MEF
Documentos requeridos
1. Solicitud de Reembolso de Caja Menuda
2. Comprobante en Cartera.- Caja Menuda
3. Factura original
4. Recibo original
5. Solicitud de Bienes y Servicios
Formatos de registros
Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias
3. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
Acciones operativas del trámite
1. Sección de Tesorería Nivel Central (Unidad Area Metropolitana – Regional)
Entradas
1.1. Unidad de Caja (Custodio)
Ordenan cronológicamente los comprobantes que forman parte de la Solicitud de Reembolso de Caja
Menuda (Formulario No. 6)
Solicitud y Comprobante de Caja Menuda (Formulario No.5)
Comprobantes en Cartera de Caja Menuda (Formulario No. 7)
Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario No. 8)
Facturas Proveedor (Formulario No. 9)
Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario No. 10)
Verifica que la documentación a reembolsar cuente con las firmas, sellos requeridos y que exista
consistencia entre las:
Facturas
Recibos
Comprobante de Caja Menuda
Solicitud de Bienes y Servicios
Determina que el monto a reembolsar este por el orden del 20% al 30% del fondo asignado.
Remite reembolso y documentos sustentadores para la revisión y refrendo del Jefe.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
1.2. Jefe de la Sección o persona encargada
Verifica el orden secuencial de los Comprobantes de Caja Menuda, nombre del proveedor, partida
presupuestaría, factura original, cantidad, sello de recepción de Almacén y Solicitud de Bienes y Servicios.
Efectúa un balance del fondo asignado:
Monto del compromiso a reembolsar
Cajas Menudas en trámites
Comprobante en Cartera
Efectivo en caja
Refrenda Reembolso de Caja Menuda y entrega la documentación a la mensajera para su envío.
Salida
1.3. Unidad de Mensajería
Registra reembolso y documentos sustentadores en el libro de salida de documentos.
Entrega físicamente los documentos a la Sección (Unidad) de Registro y Control del Gasto Nivel Central
/Area Metropolitana.
2. Sección de Registro y Control del Gasto Nivel Central
Entrada
Recibe físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Verifica los códigos presupuestario y su valor
Confecciona resumen presupuestario por partida y objeto del gasto
Salidas
Remite físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección de Contabilidad.
2.A. Unidad de Registro y Control del Gasto Area Metropolitana
Entrada
Recibe Reembolso y documentos sustentadores.
Revisa y verifica los códigos presupuestarios.
Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso – Recapitulación Presupuestaria, a través de la
Recapitulación de Caja Menuda (Formulario No. 11)
Coloca sello de registrado en SIAFPA.
Realiza el compromiso presupuestario en el sistema.
Salidas
Remite Recapitulación de Caja Menuda, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos
sustentadores (físicamente y por pantalla), a la Unidad de Tesorería. Area Metropolitana.
3. Sección de Contabilidad – Nivel Central
Entradas
Recibe el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Verifica los valores, sellos y documentos sustentadores.
Prepara Resumen de Códigos contables.
Salidas
Remite Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección de Tesorería Nivel Central.
4. Sección de Tesorería Nivel Central
4.1. Unidad de Mensajería
Recibe Reembolso y documentos sustentadores.
Efectúa registro en libro de entrada.
Remite la documentación al contador del fondo.
4.2. Contador del fondo
Verifica el Reembolso y documentos sustentadores.
Registra el compromiso “Reembolso de Caja Menuda” en la Tarjeta Control de Manejo de Cuentas
Bancarias.
Descuenta el compromiso, actualiza el saldo bancario.
Asigna cheque al Reembolso de Caja Menuda de acuerdo a la numeración secuencial del fondo bancario.
Protege cheque en base al valor del compromiso.
Remite la documentación a la Secretaria.
4.3. Secretaria
Recibe el cheque y documentos sustentadores.
Transcribe la información del Reembolso al cheque.
Fecha.
Responsable del fondo.
Descripción del compromiso.
Partida presupuestaria – Unidad solicitante.
Código financiero.
Protege el cheque con cinta adhesiva, firma Comprobante del cheque (Formulario No. 2) preparado por.
Desprende (última) copia del cheque, entrega al contador del fondo para que envíe a la Sección de Registro y
Control del Gasto / Contabilidad.
Entrega cheque mecanografiado y documentos sustentadores al Jefe de la Sección.
4.4. Jefe de la Sección
Recibe cheque y documentos sustentadores.
Verifica la información procesada (cheque versus Reembolso de Caja Menuda).
Refrenda cheque en revisado por y entrega la documentación a la Unidad de Mensajería.
Salida
4.5. Unidad de Mensajería
Registra la documentación en el libro de salida.
Remite la documentación a la Sección de Registro y Control del Gasto – Unidad SIAFPA.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
4-A. Unidad de Tesorería – Área Metropolitana
Entrada
Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).
Recibe Recapitulación Presupuestaria (Formulario No. 11) de la Unidad de Registro y Control del Gasto.
Verifica que el Reembolso de Caja Menuda esté registrado, firmado y contenga los documentos
sustentadores.
Selecciona el nombre del fondo.
Genera la Gestión de Cobro en el sistema de Caja Menuda (Formulario No. 12).
Firma la Gestión de Cobro.
Salidas
Envía la Gestión de Cobro y el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y
físicamente).
5. Unidad de Contabilidad Área Metropolitana
Entrada
Recibe la documentación y efectúa el registro de asiento de diario.
6. Unidad de Tesorería – Área Metropolitana
Autoriza, selecciona el fondo para el pago.
Confecciona e imprime el cheque.
El contador de la Unidad, revisa y registra en el libro de banco cuenta bancaria.
7. Unidad de Contabilidad-Área Metropolitana
Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).
Verifica la información procesada cheque versus Reembolso de Caja Menuda.
Registra en el sistema el compromiso de pago de cheque.
Genera Comprobante de Diario, sella y firma.
Verifica el cumplimiento del registro contable.
Salidas
Remite físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Oficina de
Fiscalización.
8. Oficina de Fiscalización (Nivel Central-Área Metropolitana)
Entrada
Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Aplica el proceso previo de fiscalización.
Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables y que existan los
documentos sustentadores.
Si el documento se ajusta a las normas establecidas, el auditor jefe refrenda el cheque en el sistema y
físicamente.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Nota: En caso de devolución para subsanar se remite con un formulario de la Oficina de
Fiscalización firmada por el auditor con sus respectivas observaciones para subsanar.
9. Sección de Registro y Control del Gasto – SIAFPA /Nivel Central
Entrada
Recibe el cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del cheque.
Sella, firma y asigna número de transacción al comprobante de cheque.
Salidas
Remite cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores físicamente a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas.
10. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas
Entrada
Recibe físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Verifica la información procesada en cheque versus Reembolso de Caja Menuda y documentos
sustentadores.
Firma cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Salidas
Remite físicamente cheque y Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección (Unidad)
de Tesorería – Área Metropolitana – Nivel Central – Regional.
11. Sección (Unidad) de Tesorería – Área Metropolitana – Nivel Central – Regional
Entrada
Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Retira y firma y cambia cheque – Banco Nacional.
Efectúa distribución de los documentos.
Copia No. 1: Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores para el contador del fondo,
Trámite de Reembolso del fondo.
Copia No.2: Copia del Reembolso de Caja Menuda y copia de los documentos sustentadores, Archivo
de la Unidad de Caja.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
Sección de Tesorería
Unidad de Caja
(Custodio)
Jefe de la Sección o
persona encargada
Unidad de Mensajería Sección de Registro y
Control del Gasto
Sección de Contabilidad Contador del Fondo Secretaria
Ordena cronológicamente los comprobantes que forman parte de la Solicitud de
Reembolso de Caja Menuda.
Verifica que la documentación a reembolsar cuente con las firmas, sellos requeridos
y que exista consistencia entre las: Facturas, Recibos, Comprobantes de Caja
Menuda y la Solicitud de Bienes y Servicios.
Determina que el monto a reembolsar esté por el orden del 20% al 30% del fondo
asignado. Remite reembolso y documentos sustentadores para la revisión y refrendo
del Jefe.
Recibe el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Verifica los valores, sellos y documentos sustentadores.
Prepara Resumen de Códigos contables.
Remite Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la Sección
de Tesorería Nivel Central.
Verifica el orden secuencial de los Comprobantes de Caja Menuda, nombre del
proveedor, partida presupuestaria, factura original, cantidad, sello de recepción de
Almacén y Solicitud de Bienes y Servicios.
Efectúa un balance del fondo asignado: Monto del compromiso a reembolsar, cajas
menudas en trámites, comprobante en cartera, efectivo en caja.
Refrenda Reembolso de Caja Menuda y entrega los documentación a la mensajera
para su envío.
Recibe Reembolso y documentos sustentadores.
Efectúa registro en libro de entrada.
Remite documentación al contador del fondo.
Registra reembolso y documentos sustentadores en el Libro de salida de documentos.
Entrega físicamente los documentos a la Sección (Unidad) de Registro y Control del
Gasto Nivel Central /Área Metropolitana.
Verifica el Reembolso y documentos sustentadores.
Registra el compromiso “Reembolso de Caja Menuda” en la Tarjeta Control
de Manejo de Cuentas Bancarias y Descuenta el compromiso, actualiza el
saldo bancario.
Asigna cheque al Reembolso de Caja Menuda de acuerdo a la numeración
secuencial del fondo bancario.
Protege cheque en base al valor del compromiso y Remite la documentación
a la Secretaria.
Recibe físicamente cheque, orden compra y documentos sustentadores.
Verifica los códigos presupuestarios y su valor y procede a confeccionar el Resumen
Presupuestario por partida y objeto del gasto.
Remite físicamente el Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores a la
Sección de Contabilidad.
1.1.
1.2 1.3 3
4.1 4.2
2
4.3
4.4
4.5
1.1.
1.2
4.1
3
2
4.2 1.3
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Recibe el cheque y documentos sustentadores. Transcribe la información del
reembolso al cheque.
Protege el cheque, firma Comprobante del cheque en preparado por y desprende
última copia del cheque, entrega al contador del fondo para que envíe a la Sección de
Registro de Control del Gasto / Contabilidad.
Entrega cheque mecanografiado y documentos sustentadores al Jefe de la Sección.
Registra la documentación en el libro de salida.
Remite la documentación a la Sección de Registro y Control del Gasto –
Unidad SIAFPA
Recibe cheque y documentos sustentadores.
Verifica la información procesada (cheque versus Reembolso de Caja Menuda).
Refrenda el cheque en revisado por y entrega la documentación a la Unidad de
Mensajería
Área Metropolitana Unidad de Registro y Control del
Gasto
Jefe de la Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Oficina de Fiscalización Dirección (Subdirección) de
Administración y Finanzas
Recibe Reembolso y documentos sustentadores.
Revisa y verifica los códigos presupuestarios.
Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso, a través de la Recapitulación de
Caja Menuda Coloca sello de registrado en SIAFPA.
Realiza el compromiso presupuestario en el sistema.
Remite Recapitulación de Caja Menuda, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y
documentos sustentadores (físicamente y por pantalla), a la Unidad de Tesorería.
Área Metropolitana.
Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda, documentos sustentadores
(por pantalla y físicamente)
Recibe Recapitulación Presupuestaria de la Unidad de Registro y Control del
Gasto.
Verifica que el Reembolso de Caja Menuda esté registrado, firmado y contenga
los documentos sustentadores y selecciona el nombre del fondo.
Genera la Gestión de Cobro en el sistema de Caja Menuda y la firma.
Envía la Gestión de Cobro y el Reembolso de Caja Menuda y documentos
sustentadores (por pantalla y físicamente
2-A 4-A 5
6
10
8 7
9
11
4-A 2-A
4.3.
4.5
4.4
.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Recibe la documentación y efectúa el registro de asiento de diario.
Recibe el cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Registra en el Sistema ETRP, el compromiso de pago del cheque.
Sella, firma y asigna número de transacción al comprobante de cheque.
Remite cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores
físicamente a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.
Autoriza, selecciona el fondo para el pago.
Confecciona e imprime el cheque.
El contador de la Unidad, revisa y registra en el libro de banco cuenta bancaria.
Recibe físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos
sustentadores.
Verifica la información procesada en cheque versus Reembolso de Caja
Menuda y documentos sustentadores.
Firma cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Remite físicamente cheque y Reembolso de Caja Menuda y documentos
sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores (por
pantalla y físicamente).
Verifica la información procesada cheque versus Reembolso de Caja Menuda.
Registra en el sistema el compromiso de pago de cheque.
Genera Comprobante de Diario, sella y firma.
Verifica el cumplimiento del registro contable.
Remite físicamente cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores
a la Oficina de Fiscalización.
Recibe cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Aplica el proceso previo de fiscalización.
Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios
responsables y que existan los documentos sustentadores.
Si el documento se ajusta a las normas establecidas, el auditor jefe refrenda el cheque
en el sistema y físicamente.
Recibe Cheque, Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores.
Retira, firma y cambia el cheque – Banco Nacional.
Efectúa distribución de los documentos.
5
6
8
9
10
7
11
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO - REEMBOLSO DE FONDO ROTATIVO, A TRAVÉS DEL TESORO
NACIONAL
Base Legal
Constitución Política de la República. Capítulo III, Artículo No. 276. Numeral 2.
Ley No. 32 de 8 de noviembre de 1984.
Ley Presupuestaria Vigente. Compromiso Presupuestario.
Reglamentación
Decreto No.113 (del 21 de junio de 1993)
Manual de Procedimientos para el Manejo de Fondos Rotativos.
Resolución No.201-906 de 10 de junio de 1997.
Unidades Administrativas Involucradas
Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas
Oficina de Fiscalización
Dirección General de Ingresos – Ministerio de Economía y Finanzas
Documentos requeridos
Comprobantes de cheques y documentos sustentadores
Facturas
Ordenes de Compras
Reembolso de Caja Menuda
Contrato
Planilla
Solicitud de Viáticos
Cuenta contra el Fondo Rotativo
Formatos de registro
Gestión de Cobro al Tesoro Nacional
Resumen Partidas Presupuestarias
Solicitud de Reembolso del Fondo
Comprobantes en Cartera del Fondo
Recibo de Cobro al Tesoro Nacional
4. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL
TESORO NACIONAL
Acciones operativas del trámite.
1. Departamento (Sección) de Finanzas Nivel Central / Área Metropolitana / Regional
Entradas
1.1. Sección (Unidad) de Tesorería – Nivel Central / Área Metropolitana / Regional
Ordena cronológicamente los comprobantes de cheques – documentos sustentadores:
Orden de Compra
Facturas o Recibos originales
Reembolso de Caja Menuda
Planillas
Solicitud de Viáticos
Contratos
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Verifica que los documentos a reembolsar tengan adheridos:
Sellos de Almacén
Timbres Fiscales
Sello de Pagado
Firmas de los funcionarios involucrados en el proceso.
Prepara el borrador de “Solicitud de Reembolso de Fondo" (Formulario No. 13)
Prepara borrador del Resumen de las Partidas Presupuestarias.
Prepara borrador del Listado de Comprobantes de Cheques en cartera de Fondo (Formulario No. 14)
Efectúa balance del Fondo Rotativo.
Monto a reembolsar
Reembolsos en trámites
Comprobantes en Cartera
Saldo bancario
Total monto asignado
Entrega los borradores de la Solicitud del Reembolso del Fondo Rotativo a la Secretaria.
Nota: En el Área Metropolitana en el sistema SIAFPA el encargado del fondo, confecciona directamente
la Solicitud de Reembolso mecánicamente y la imprime.
1.2. Secretaria
Recibe borrador de los formatos del Fondo Rotativo.
Llena los formatos con la información del borrador.
Gestión de Cobro al Tesoro Nacional
Resumen por Partida Presupuestaria
Solicitud de Reembolso y balance del Fondo
Cheques en Cartera
Nota: En el Área Metropolitana en el sistema SIAFPA, se imprime el Reembolso y la Gestión de Cobro al
Tesoro Nacional mecánicamente.
1.3. Contador del fondo
Recibe borrador y formatos llenos de la Solicitud del Reembolso.
Verifica y refrenda el Reembolso del Fondo.
Resumen de Partidas Presupuestarias
Solicitud de Reembolso
Cheques en Cartera
Remite la Solicitud del Reembolso y documentos sustentadores al Jefe de la Sección o persona
encargada.
1.4. Jefe de Sección
Verifica y refrenda Solicitud de Reembolso del Fondo.
Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.
Resumen de Partidas Presupuestarias.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Solicitud de Reembolso.
Cheques en Cartera.
Nota: En el caso de los Reembolsos que vienen delas unidades ejecutoras regionales, la documentación es
remitida al SIAFPA, Nivel Central antes de confeccionar el Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro
Nacional, verificación de partida presupuestaria.
1.5. Unidad de Caja
Recibe el Reembolso y documentos sustentadores.
Confecciona Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 15)
Entrega documentación a la mensajera.
Salida
1.6. Unidad de Mensajería
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores.
Efectúa registros de los documentos en el Libro de Salida.
Remite la documentación físicamente a la Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad de SIAFPA,
Nivel Central.
1.7. Unidad de Contabilidad – Area Metropolitana
Entrada
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente).
Verifica los datos contenidos en la Solicitud de Reembolso.
Registra en el Sistema la Solicitud de Reembolso (asiento contable)
Confecciona Comprobante de Diario.
Salida
Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (físicamente) a la Dirección de
Administración y Finanzas.
2.A. Sección de Registro y Control del Gasto – Unidad de SIAFPA, Nivel Central
Entrada
Recibe la solicitud de Reembolso (físicamente) y documentos sustentadores.
Registra en el Sistema (ETRP) la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.
Sella, firma y asigna el número de transacción a la Solicitud de Reembolso.
Salida
Remite la Solicitud de Reembolso (físicamente) y documentos sustentadores a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas, Dirección Regional.
Nota: Verificado y procesado el reembolso lo remite a la Sección de Tesorería para la confección del Recibo
de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional. Posteriormente devuelve el documento al SIAFPA.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
3. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas – Dirección Regional
Entrada
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores.
Firma la Gestión de Cobro en el renglón de aprobado por, firma del Ministerio o representante legal.
Salida
Remite la Solicitud de Reembolso y los documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
4. Oficina de Fiscalización
Entrada
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores (por pantalla y físicamente)
Aplica el proceso previo de fiscalización.
Suspende o refrenda la Solicitud del Reembolso.
En caso de suspensión, elabora nota explicatoria de la causal.
Registra en el sistema el refrendo de la. Solicitud del Reembolso.
Verifica que los documentos estén sellados y firmados por los funcionarios responsables.
Verifica que exista el registro del refrendo de la Solicitud del Reembolso (Físicamente y por pantalla).
Que se ajusten a las normas de fiscalización.
Salida
Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores a la Sección (Unidad de Tesorería).
Nota: En el Área Metropolitana se envía a Contabilidad para hacer el asiento de Diario para su posterior
remisión a la unidad de Tesorería.
5. Sección de Tesorería
Entrada
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores, debidamente firmados por las unidades
involucradas.
Efectúa desglose de la documentación.
Original - - Gestión de Cobros
- Resumen de Partidas Presupuestarias
- Solicitud de Reembolso del fondo
- Comprobantes en Cartera
- Comprobantes de Cheque Documentos sustentadores – Ministerio de Economía y
Finanzas (MEF)
Copia No.1: - Gestión de Cobro
- Resumen de Partidas Presupuestarias
- Solicitud de Reembolso del fondo
- Comprobantes en Cartera
- Copia Comprobante de Cheque – Sección (Unidad) Tesorería
Copia No. 2: - Gestión de Cobros
- Copia Recibo de Cobro – Tesoro Nacional – Tesorería – Contador del Fondo
Copia No. 3: - Gestión de Cobros – Contabilidad o Finanzas Regional
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Confecciona Listado de Envío de Recibos Originales de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional - Fondo
Bancario (Formulario No. 16) - Nivel Central y Formulario Relación de Cuenta Contra el Tesoro
Nacional (Formulario No. 17) - Área Metropolitana.
Salidas
Remite Listados – Reembolsos de Fondos – Recibos originales y documentos sustentadores al Ministerio
de Economía y Finanzas, Dirección General de Tesorería.
6. Ministerio de Economía y Finanzas-Dirección General de Tesorería
Entrada
Recibe las Solicitudes de Fondos Rotativos.
Confecciona formato de Recepción de Cuentas Contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 18).
Verifica Reembolsos en el sistema.
7. MIDA, Dirección de Administración y Finanzas, Sección (Unidad de Tesorería) – Area
Metropolitana
Entrada
Revisa la Orden de Transferencia en el sistema.
Imprime transferencia y verifica con los respectivos recibos.
Coloca el sello de Tesorería.
Firma la orden de transferencia del fondo para validar el documento.
Envía por fax y valija a Finanzas Nivel Central y Regiones.
Salida
Remite listas y cheques de las Unidades financieras Regionales.
4.1. PROCEDIMIENTO PARA EL REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL
TESORO NACIONAL (REGIÓN No. 5, CAPIRA- REGIÓN No. 6, COLÓN, REGIÓN No. 7,
CHEPO, REGIÓN No. 9, BOCAS DEL TORO)
1. Unidad de Tesorería Regional
Envía la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo.
2. Unidad de Tesorería Área Metropolitana:
Recibe la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo al Tesoro Nacional de las diferentes unidades de
Tesorería Regional del MIDA.
Asigna número de Recibo al reembolso.
Firma en el renglón de registro oficial.
Envía la documentación a Registro y Control del Gasto.
3. Unidad de Registro y Control del Gasto:
Compromete partida presupuestaria.
Envía a la Oficina de Fiscalización.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
4. Oficina de Fiscalización:
Verifica la documentación.
Refrenda en el sistema únicamente y la envía a la Unidad de Tesorería.
5. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana:
Recibe la documentación y la remite al Ministerio de Economía y Finanzas.
6. Ministerio de Economía y Finanzas (MEF):
Efectúa la Transferencia.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
REEMBOLSO DEL FONDO ROTATIVO A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL
DEPARTAMENTO (SECCIÓN) DE FINANZAS, NIVEL CENTRAL, AREA METROPOLITANA, REGION Dirección (Subdirección
Administración Y
Finanzas – Dirección
Regional
Oficina de Fiscalización
Ministerio de Economía y
Finanzas –
Dirección General de
Tesorería
Sección (Unidad)
Tesorería – Nivel Central, Área
Metropolitana
Región
Secretaria Contador del
fondo
Jefe de Sección Unidad de Caja Unidad de
Mensajería
Unidad de
Contabilidad Area Metropolitana
Sección de
Registro y Control del
Gasto – Unidad
SIAFPA, Nivel Central
Ordena cronológicamente los comprobantes de cheques – documentos
sustentadores: Orden de Compra, Facturas o Recibos originales, Solicitud de Bienes
y Servicios, Reembolso de Caja Menuda, Planillas, Solicitud de Viático, Contratos.
Verifica que los documentos a reembolsar tengan adheridos: sellos de Almacén,
Timbres Fiscales, Sello de Pagado, Firmas de los funcionarios involucrados en el
proceso.
Prepara los borradores de “Solicitud de Reembolso de Fondo, Resumen de las
Partidas Presupuestarias y del Prepara borrador del Listado de Comprobantes de
Cheques en cartera.
Efectúa balance del Fondo Rotativo: Monto a reembolsar, Comprobantes en Cartera,
Saldo bancario, Reembolsos en trámites, Total monto asignado.
Entrega los borradores de la Solicitud del Reembolso del Fondo Rotativo a la
Secretaria.
Verifica y refrenda la Solicitud de Reembolso del fondo: Gestión de Cobro al
Tesoro Nacional, Resumen de Partidas Presupuestarias, Solicitud de Reembolso,
Cheques en Cartera.
Recibe el Reembolso y documentos sustentadores.
Confecciona Recibo de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.
Entrega la documentación a la Mensajera.
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores.
Efectúa registros de los documentos en el libro de salida y remite la
documentación físicamente a la Sección de Registro y Control del Gasto, Unidad
SIAFPA, Nivel Central.
Recibe borrador de los formatos del Fondo Rotativo.
Llena los formatos del Fondo Rotativo: Gestión de Cobro al Tesoro Nacional,
Resumen de Partida Presupuestaria, Solicitud de Reembolso y balance del fondo,
Cheques en Cartera.
Recibe la Solicitud y documentos sustentadores, Verifica los datos contenidos en
la Solicitud de Reembolso.
Registra en el sistema la Solicitud de Reembolso (asiento contable)
Confecciona Comprobante e Diario.
Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores a la Dirección de
Administración y Finanzas,
Recibe borrador y formatos llenos de la Solicitud del Reembolso.
Verifica y refrenda el Reembolso del fondo: Resumen de Partidas Presupuestarias,
Solicitud de Reembolso y Cheques en Carera.
Remite la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores al Jefe de la Sección
o persona encargada.
5
1.1
6
7
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2-A 3 4
1.1 1.4
1.5
1.6
1.3
1.2 1.7
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
La Sección de Control y Registro del Gasto. Unidad SIAFPA, Nivel Central,
recibe la Solicitud de Reembolso físicamente y documentos sustentadores y los
registra en el Sistema (ETRP) la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.
Sella, firma y asigna el número de transacción a la Solicitud de Reembolso y
remite la Solicitud de Reembolso, físicamente y documentos sustentadores a la
Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores debidamente
firmados por las unidades involucradas y desglosa la documentación en original
y tres (3) copias.
Confecciona Listado de Envío de Recibos Originales de Gestión de Cobro al
Tesoro Nacional – Fondo Bancario – Nivel Central y Relación de Cuenta contra
el Tesoro Nacional, Area Metropolitana.
Recibe la Solicitud de Reembolso y documentos sustentadores.
Firma la Gestión de Cobro en el renglón de aprobado por, firma del Ministerio
o representante legal y remite la Celsitud de Reembolso y los documentos
sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
Recibe las Solicitudes de Fondos Rotativos.
Confecciona Formato de Recepción de Cuentas Contra el Tesoro Nacional.
Verifica Reembolsos en el sistema.
Recibe documentación por pantalla y físicamente y aplica proceso previo de
fiscalización.
Suspende o refrenda la Solicitud de Reembolso, en caso de suspensión, elabora
nota explicatoria de la causal.
Registra en el sistema el refrendo de la Solicitud de Reembolso y verifica que
los documentos estén sellados y formados por los funcionarios responsables.
Revisa la Orden de Transferencia en el sistema.
Imprime Transferencia y verifica con los respectivos recibos.
Coloca sello de Tesorería.
Firma la Orden de Transferencia del fondo para validar el documento y envía
por fax y valija a Finanzas Nivel Central y Regiones.
Remite listas y cheques de las unidades financieras regionales.
REEMBOLSO DE FONDO ROTATIVO A TRAVES DEL TESORO NACIONAL ((REGIÓN No. 5, CAPIRA- REGIÓN No. 6, COLÓN, REGIÓN No. 7,
CHEPO, REGIÓN No. 9, BOCAS DEL TORO)
Unidad de Tesorería Regional Unidad de Tesorería Área Metropolitana Unidad de Registro y Control del
Gasto
Oficina de Fiscalización Ministerio de Economía y
Finanzas (MEF)
Envía la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo. Verifica la documentación.
Refrenda en el sistema únicamente y la envía a la Unidad de Tesorería.
Recibe la Solicitud de Reembolso de Fondo Rotativo al Tesoro Nacional de las
diferentes unidades de Tesorería Regional del MIDA.
Asigna número de Recibo al reembolso y firma en el renglón de registro oficial.
Envía la documentación a Registro y Control del Gasto.
Recibe la documentación y la remite al Ministerio de Economía y Finanzas.
Compromete partida presupuestaria y envía a la Oficina de Fiscalización
Efectúa la Transferencia
2-A
3
4
5
6
7
1
1 2
5
3 4
6
2
3
4
5
6
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO - PAGOS DE VIÁTICOS (INTERNO Y EXTERNO)
Internos
Gestión de Cobros – Fondo Institucional
Externos
Gestión de Cobros – Tesoro Nacional
Gestión de Cobros – Fondo Institucional (Menos de B/.1,000.00)
Objetivos
Tramitar oportunamente los gastos de alimentación, transporte, alojamiento y movilización pagados
temporalmente a funcionarios asignados a misiones en base a una programación de gira dentro y fuera del
país.
Base Legal
Ley No.32 del 8 de noviembre de 1984, que adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
Normas de Administración presupuestaria, referente a viáticos.
Decreto No.113 del 26 de junio de 1993, se adopta el Manual de Contabilidad Gubernamental.
Unidades Involucradas
Unidad Solicitante.
Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.
Departamento de Finanzas.
Sección de Registro y Control del Gasto.
Sección de Contabilidad.
Sección de Tesorería.
Oficina de Fiscalización.
Ministerio de la Presidencia.
Documentos Requeridos
Solicitud de Viáticos.
Nota de Autorización del Ministerio de la Presidencia (Viáticos al Exterior)
Comprobante de Diario (Contabilidad)
Formatos de registros
Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias.
Tarjeta Control de Registros de Viáticos.
5. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS SOLICITUDES DE VIÁTICOS (INTERNO Y
EXTERNO)
Acciones operativas del trámite.
1. Unidad Administrativa Solicitante
Prepara y presenta la Solicitud de Viático (Formulario No. 19), en original y dos (2) copias, acompañada
de un informe (nota de invitación. Participación, Agenda, Temario o Curso de gira según Programa de
Trabajo.
Verifica que la información en la Solicitud de Viático, guarde consistencia con los montos establecidos
para la misión (Tabla de Viático Interno y Externo)
Verifica que la Solicitud de Viático esté firmada por el funcionario que hará la misión, Jefe de la Unidad
Administrativa – Director o Persona delegada.
Remite Nota de Solicitud de Autorización al Ministerio de la Presidencia para que el funcionario viaje,
señalando la misión, el valor del viático y el monto del pasaje aéreo.
2. Ministerio de la Presidencia
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Recibe la Nota de Solicitud de Autorización del Ministro de Desarrollo Agropecuario.
Verifica, aprueba o desaprueba el permiso para la realización de la misión.
3. Ministerio (Unidad Solicitante)
Recibe la Nota Autorizando la misión.
Remite los documentos a la Dirección de Cooperación Internacional.
4. Dirección de Cooperación Internacional
Recibe la Nota de Autorización para realizar la misión fuera del país y la remite a la Unidad Solicitante.
5. Ministerio (Unidad Solicitante)
Presenta la Solicitud de Viático fuera del país a la Dirección de Administración y Finanzas.
6. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe y firma la Solicitud de Viático fuera del país.
Envía a la Sección / Unidad de Registro y Control del Gasto.
7. Unidad de Registro y Control del Gasto – Área Metropolitana
Recibe Solicitud de Viático (Interno y Externo)
Asigna partida presupuestaria de acuerdo al tipo de viático y realiza bloqueo presupuestario.
Sella y firma las Solicitudes de Viáticos.
Refrenda y efectúa el registro de la Solicitud en la Tarjeta Control de Viático.
Remite la documentación a la Unidad de Contabilidad, Area Metropolitana.
8. Unidad de Contabilidad – Área Metropolitana
Recibe la Solicitud de Viático dentro y fuera del país.
Incorpora los datos del viático al Sistema – SIAFPA.
Acciones
Verifica que la Solicitud de Viático esté debidamente autorizada y sellada.
Registra el asiento de diario del compromiso contingente.
Imprime Comprobante de Diario.
Firma Comprobante de Diario.
Remite la documentación a la Unidad de Tesorería, Area Metropolitana.
9. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana
Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo) debidamente autorizados.
Genera la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional en el sistema.
Nota: Cuando el monto del viático equivale a menos de B/.1,000.00, confecciona cheque contra el
Fondo Rotativo. Si es más de B/.1,000.00, se tramita, a través del Ministerio de Economía y
Finanzas.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
8. A. Monto de menos de B/.1,000.00 tramitado contra el Fondo Rotativo
1. Unidad de Tesorería
Selecciona y autoriza el pago en el sistema
Confecciona cheque.
El contador de la unidad de Tesorería registra en el libro bancario.
Envía a la Unidad de Contabilidad.
2. Unidad de Contabilidad – Área Metropolitana
Efectúa el registro contable.
Verifica que la información en el cheque coincida con la Gestión de Cobros.
Envía a la Dirección de Administración y Finanzas.
3. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente)
Firma la Gestión de Cobros y Cheque, autorizando el pago.
Envía el cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores a la Oficina de Fiscalización.
4. Oficina de Fiscalización
Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente y por pantalla)
Verifica que los documentos estén debidamente autorizados.
Refrenda físicamente y electrónicamente el cheque.
Envía a la Unidad de Tesorería.
5. Unidad de Tesorería
Recibe el cheque.
Lista cheques y procede a entregarlos a la Unidad Solicitante.
Registra cheque en libros de Recepción de Caja y procede a entregar la Fiscalización (Comprobante de
Cheque y documentos sustentadores al Contador del Fondo para los trámites de reembolso)
8 B. Monto de más de B/.1,000.00 tramitado, a través del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
1. Unidad de Tesorería
Genera Gestión de Cobro.
Asigna número de Recibo a la Gestión de Cobros.
Firma la Gestión de Cobro.
Envía el documento a la Dirección de Fiscalización y Finanzas.
2. Dirección de Fiscalización y Finanzas
Firma la Gestión de Cobro.
Envía a la Oficina de Fiscalización.
3. Oficina de Fiscalización
Firma físicamente en el sistema y electrónicamente la Gestión de Cobros.
Envía a Contabilidad.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
4. Unidad de Contabilidad
Efectúa asiento de diario para el envío electrónico al Ministerio de Economía y Fianzas.
Envía a Tesorería.
5. Unidad de Tesorería
Recibe el documento y prepara el Listado de envío de Recibos Originales de Gestión de Cobros al MEF
(Formulario No. 16 ) y Relación de Cuenta Contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 17).
6. Ministerio de Economía y Finanzas
Elabora el cheque.
Envía a Tesorería.
7. Unidad de Tesorería
Retira y hace entrega del cheque al interesado.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
SOLICITUD DE VIÁTICO (INTERNO Y EXTERNO)
Unidad Solicitante Ministerio de la
Presidencia
Dirección de
Cooperación
Internacional
Dirección de Administración
y Finanzas
Unidad de Registro y
Control del Gasto – Área
Metropolitana
Unidad de Contabilidad-
Área Metropolitana
Unidad de Tesorería – Área
Metropolitana
Prepara y presenta la Solicitud de Viático en original y dos (2) copias, acompañada
de un informe (nota de invitación. Participación, Agenda, Temario o Curso de gira
según Programa de Trabajo)
Verifica que la información en la Solicitud de Viático, guarde consistencia con los
montos establecidos para la misión (Tabla de Viático Interno y Externo) y que esté
firmada por el funcionario que hará la misión, Jefe de la Unidad Administrativa –
Director o Persona delegada.
Remite Nota de Solicitud de Autorización al Ministerio de la Presidencia para que el
funcionario viaje, señalando la misión, el valor del viático y el monto del pasaje
aéreo.
Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo)
Asigna partida presupuestaria de acuerdo al tipo de viático y realiza bloqueo
presupuestario.
Sella y firma las Solicitudes de Viáticos.
Refrenda, efectúa el registro de la Solicitud en la Tarjeta Control de Viático y remite la
documentación a la Unidad de Contabilidad, Área Metropolitana.
Recibe la Nota de Solicitud de Autorización del Ministro de Desarrollo
Agropecuario.
Verifica, aprueba o desaprueba el permiso para la realización de la misión.
Recibe la Solicitud de Viático dentro y fuera del país e incorpora los datos del viático
al sistema SIAFPA.
Verifica que la Solicitud de Viático esté debidamente autorizada y sellada.
Registra el asiento de diario del compromiso contingente e imprime el Comprobante de
Diario.
Firma Comprobante de Diario y remite la documentación a la Unidad de Tesorería,
Área Metropolitana
Recibe la Nota Autorizando la misión.
Remite los documentos a la Dirección de Cooperación Internacional.
Recibe la Nota de Autorización para realizar la misión fuera del país y remite a la
Unidad Solicitante.
Recibe la Solicitud de Viático (Interno y Externo) debidamente autorizados.
Genera la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional en el sistema. Presenta la Solicitud de Viático fuera del país a la Dirección de Administración y
Finanzas.
Recibe y firma la Solicitud de Viático fuera del país.
Envía a la Sección / Unidad de Registro y Control del Gasto.
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Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
8-A Monto de menos de B/.1,000.00 – Tramitado contra el Fondo Rotativo
Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Dirección de Administración y Finanzas Oficina de Fiscalización
Selecciona y autoriza el pago en el sistema.
Confecciona cheque.
El contador de la Unidad de Tesorería registra en el libro bancario y envía a la
Unidad de Contabilidad.
Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente y por
pantalla).
Verifica que los documentos estén debidamente autorizados.
Refrenda físicamente y electrónicamente el cheque y envía a la Unidad de Tesorería.
Efectúa el registro contable.
Verifica que la información en el cheque coincida con la Gestión de Cobros y envía a
la Dirección de Administración y Finanzas.
Recibe el cheque.
Lista cheques y procede a entregarlos a la Unidad Solicitante.
Registra cheque en libros de Recepción de Caja y procede a entregar la
documentación (Comprobante de Cheque y documentos sustentadores al Contador
del Fondo para los trámites de reembolso)
Recibe cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores (físicamente)
Firma la Gestión de Cobros y cheque, autorizando el pago.
Envía cheque, Gestión de Cobros y documentos sustentadores a la Oficina de
Fiscalización.
8-B Monto de más de B/.1,000.00 – Tramitado a través del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
Unidad de Tesorería Dirección de Administración y
Finanzas
Oficina de Fiscalización Unidad de Contabilidad Ministerio de Economía y
Finanzas
Genera Gestión de Cobros y asigna número de Recibo.
Firma la Gestión de Cobros y envía a la Dirección de Administración y Finanzas.
Recibe el documento y prepara el Listado de Envío de Recibos Originales de
Gestión de Cobros al MEF.
Firma la Gestión de Cobros y envía a la Oficina de Fiscalización.
Elabora el cheque y envía a la Unidad de Tesorería.
Firma físicamente en el sistema y electrónicamente la Gestión de Cobros y envía a
Contabilidad.
Retira y hace entrega del cheque al interesado.
Efectúa asiento de diario para el envío electrónico al Ministerio de Economía y
Finanzas y remite a la Unidad de Tesorería.
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Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO – CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO
Objetivo
Formalizar los compromisos adquiridos por la Institución, a través de la presentación de Gestión de Cobros –
Fondo Institucional.
Base Legal
Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo III, Artículos No. 275 y 276.
Ley No. 32 del 8 de noviembre de 1984, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley de Presupuesto – vigente de Ingresos.
Manual de Contabilidad Gubernamental, Decreto No. 113 del 21 de junio de 1993.
Resolución No. 201, 906 del 10 de junio de 1997, Dirección General de Ingresos.
Documentos requeridos
Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Orden de Compras.
Facturas.
Recibo de Recepción, Gestión de Cobros.
Contrato.
Cheques.
Nota de Autorización de Apertura o Incremento de Caja Menuda.
Reembolso de Caja Menuda.
Solicitud de Viáticos (Interno y Externo)
6. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LA CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO
Acciones operativas del trámite
1. Sección / Unidad de Tesorería
Recibe la Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores.
Orden de Compras.
Facturas.
Contratos.
Acta de Aceptación del Servicio – Cuenta contra el Fondo Rotativo
Verifica que la Cuenta contra el Fondo Rotativo esté debidamente firmada por el proveedor o Director de la
Unidad Solicitante.
Verifica que la documentación sea la correcta y contenga los documentos sustentadores.
En caso de incumplimiento lo remite con los documentos sustentadores.
Elabora el Recibo de Recepción de Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Entrega el original del Recibo de Recepción de Gestión de Cobros contra el Fondo Institucional al Proveedor o
Unidad Solicitante.
Envía la documentación a la Sección de Contabilidad.
2. Sección de Contabilidad
Registra el devengado de acuerdo al sello de almacén. O sea, si es un bien de acuerdo a la Recepción de Almacén,
si es un servicio se hace un Acta de Aceptación. Envía la documentación a la Unidad de Tesorería.
3. Sección / Unidad de Tesorería
Efectúa la recepción en el sistema de la Cuenta contra el Fondo Rotativo, de acuerdo al devengado realizado por la
Unidad de Contabilidad.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Envía la documentación a la Unidad de Registro y Control del Gasto.
4. Unidad de Registro y Control del Gasto
Recibe la documentación.
Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Envía a la Dirección de Administración y Finanzas.
5. Dirección de Administración y Finanzas
Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Envía a la Oficina de Fiscalización.
6. Oficina de Fiscalización
Refrenda en el sistema electrónica y físicamente la Cuenta contra el Fondo Rotativo.
Envía a la Unidad de Tesorería.
7. Unidad de Tesorería, Area Metropolitana
Selecciona y autoriza en el sistema el pago.
Confecciona cheque-
El contador de la Unidad de Tesorería registra el cheque en el libro de cuenta bancaria.
Envía a la Unidad de Contabilidad.
8. Sección / Unidad de Contabilidad
Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores.
Realiza el asiento de Diario en el sistema.
Remite documentos (cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores) a la Dirección de
Administración y Finanzas.
9. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe, firma el cheque.
Remite la documentación a la Oficina de Fiscalización.
10. Oficina de Fiscalización
Recibe y firma el cheque y la Cuenta contra el Fondo Rotativo, física y electrónicamente.
Refrenda y firma física y electrónicamente el cheque.
Remite la documentación a la Unidad de Tesorería.
11. Sección / Unidad de Tesorería
Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos sustentadores debidamente registrados, refrendados
y firmados.
Verifica que los documentos lleven el sello de revisado y las firmas de los auditores encargados de la validación.
Acciones Manuales
Registra la Recepción de cheques en los libros de entrada.
Lista y procede a entregar el cheque al proveedor o unidad administrativa solicitante.
Coloca sello de pagado a los documentos y hace entrega al contador del fondo para los trámites del reembolso.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Acciones en el computador
Registra la acción de entrega de cheque.
Verifica que los documentos sean recibidos a conformidad por el proveedor (firma de recibido Comprobante de
Cheque – Orden de Compra)
CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO
Sección/Unidad
Tesorería
Sección / Unidad de
Contabilidad
Unidad de Registro y
Control del Gasto
Dirección de Administración
y Finanzas
Oficina de Fiscalización
Recibe cuenta contra el Fondo Rotativo y documentos
sustentadores verifica que la Cuenta contra el Fondo
Rotativo esté debidamente firmada por el proveedor o
Director de la Unidad Solicitante y que la
documentación sea la correcta y contenga los
documentos sustentadores.
Elabora el Recibo de Recepción de Cuenta contra el
Fondo Rotativo y entrega el original del Recibo de
Recepción de Gestión de Cobros contra el Fondo
Institucional al Proveedor o Unidad Solicitante y envía
la documentación a la Sección de Contabilidad.
Selecciona y autoriza en el sistema el pago.
Confecciona cheque.
El contador de la Unidad de Tesorería registra
el cheque en el libro de cuenta bancaria y envía
a la Unidad de Contabilidad.
Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo
Rotativo y documentos sustentadores.
Realiza el asiento de Diario en el sistema y
remite documentos (cheque, Cuenta contra el
Fondo Rotativo y documentos sustentadores) a
la Dirección de Administración y Finanzas.
Registra el devengado de acuerdo al sello de almacén.
Si es un bien de acuerdo ala Recepción de Almacén, si
es un servicio se hace un Acta de Aceptación y envía
la documentación a la Unidad de Tesorería.
Recibe, firma el cheque y remite la
documentación a la Oficina de Fiscalización.
Efectúa la recepción en el sistema de la Cuenta contra
el Fondo Rotativo, de acuerdo al devengado realizado
por la Unidad de Contabilidad.
Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía la
documentación a la Unidad de Registro y Control del
Gasto.
Recibe y firma el cheque y la Cuenta contra el
Fondo Rotativo, física y electrónicamente.
Refrenda y firma física y electrónicamente el
cheque y remite la documentación a la Unidad
de Tesorería.
Recibe la documentación y firma la Cuenta contra el
Fondo Rotativo y envía a la Dirección de
Administración y Finanzas.
Firma la Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía a la
Oficina de Fiscalización.
Recibe cheque, Cuenta contra el Fondo
Rotativo y documentos sustentadores
debidamente registrados, refrendados y
firmados.
Verifica que los documentos lleven el sello de
revisado y las firmas de los auditores
encargados de la validación.
Registra la recepción de cheques, lista y
procede a entregar el cheque al proveedor o
unidad administrativa solicitante.
Coloca sello de pagado a los documentos y
hace entrega al contador del fondo para los
trámites de reembolso.
Refrenda en el sistema electrónica y físicamente la
Cuenta contra el Fondo Rotativo y envía a la Unidad
de Tesorería.
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Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO - GESTIÓN DE COBROS Y PAGO, A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL
Objetivo
Formalizar la presentación de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, recibidos de Proveedores y
Unidades Administrativas de la Institución.
Base Legal
Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo III, Artículos No. 275 y 276.
Ley No. 32 del 8 de noviembre de 1984, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley Presupuestaria vigente (Ingresos)
Manual de Contabilidad Gubernamental, Decreto No. 113 del 21 de junio de 1993.
Resolución No. 201, 906 del 10 de junio de 1997, Dirección General de Ingresos, Ministerio de
Economía y Finanzas.
Documentos requeridos
Gestión de Cobros, original y dos (2) copias.
Facturas.
Orden de Compras
Contratos.
Reembolso de. Fondo Rotativo.
Recibo de Recepción de Gestión de cobros.
Relación de Gestión de Cobros al Tesoro Nacional
7. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE LA GESTIÓN DE COBRO Y PAGO, A TRAVÉS
DEL TESORO NACIONAL
1. Sección de Tesorería
Recibe formato de Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, documentos sustentadores.
De Proveedores:
Orden de Compras.
Facturas.
Notas de Prórroga o distribuidor exclusivo.
Contrato para construcción: Orden de Proceder, Avance de obra, Factura, Fianza de
cumplimiento, Copia del Contrato y otros.
Acta de Aceptación de Avance o culminación de obra.
Reembolso de Fondo Rotativo.
Comprobante de Cheque.
Orden de Compras.
Facturas.
Nota de Prórroga o distribuidor exclusivo.
Verifica que la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional contenga las firmas y documentos sustentadores
En caso de incumplimiento devuelve la documentación.
Acciones manuales
Elabora el Recibo de Recepción de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
- Aportes del MIDA
- Proveedor.
- Reembolso de Fondo Rotativo Institucional
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
- Organismos Internacionales (FAO; IICA, OIE, OIRSA, Otros)
- Ferias Nacionales
- Proyecto de Inversiones (Fondo Fiduciario y otros)
Entrega Recibo original al Proveedor como constancia de la recepción de la cuenta y para que gestione
cobros de la cuenta ante el Ministerio de Economía y Finanzas.
Acciones en el computador
Ingresa en el sistema la Gestión de Cobros, siempre y cuando tenga el devengado realizado por la Unidad
de Contabilidad (Acta de Aceptación y sello de Almacén)
Asigna el número del Recibo de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional en el sistema SIAFPA.
Revisa y firma el documento en el renglón correspondiente como oficial de registro.
Remite la documentación a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas.
2. Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas
Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, documentos.
Acciones manuales
Firma la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, autorizando el compromiso de acuerdo al monto a pagar.
Remite la documentación a la Oficina de Fiscalización.
3. Oficina de Fiscalización
Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional autorizada y los documentos sustentadores.
Verifica que la documentación esté firmada por la unidad autorizada.
Acciones manuales
Recibe, verifica que la Gestión de Cobros y documentos sustentadores estén debidamente presentados.
En casos de montos mayores a los autorizados (B/.10,000.00), se remite la Gestión de Cobros al Tesoro
Nacional a la Dirección (Subdirección) de Administración y Finanzas o persona delegada para su refrendo.
En caso de incumplimiento devuelve la documentación a la Unidad de Tesorería para subsanar.
Si la cuenta cumple con los requisitos de la Oficina de Fiscalización, se procede a refrendar la Gestión de
Cobros física y electrónicamente.
Remite la documentación a la Sección de Contabilidad.
4. Sección de Contabilidad
Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional autorizado y refrendado y los documentos sustentadores.
Efectúa asiento de envío de la Gestión de Cobros a la Dirección General de Tesorería del MEF.
Imprime Asiento de Diario.
Acciones manuales
Archiva el Asiento de Diario y documentos sustentadores.
Verifica el asiento de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, a la Dirección General de
Tesorería del MEF.
Remite la documentación a la Sección de Tesorería.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
5. Sección de Tesorería
Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional, autorizada y refrendada.
Verifica que el asiento de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional fue efectuado de acuerdo a
los parámetros establecidos - Dirección General de Ingresos del MEF.
Acciones manuales
Confecciona el formato de Envío de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
Remite Cuenta a la Dirección General de Ingresos del MEF.
El MEF entrega al MIDA la Recepción de las Cuentas en el sistema.
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
GESTIÓN DE COBRO Y PAGO, A TRAVÉS DEL TESORO NACIONAL
Sección de
Tesorería
Dirección (Subdirección) de
Administración y Finanzas Oficina de Fiscalización Sección de Contabilidad
Recibe formato de Gestión de Cobros al Tesoro
Nacional, documentos sustentadores: De
Proveedores: orden de compras, facturas, notas de
prórroga o distribuidor exclusivo, contrato para
construcción; acta de aceptación de avance o
culminación de obra. Reembolso de Fondo
Rotativo: comprobante de cheque, orden de
compras, facturas y nota de prórroga o distribuidor
exclusivo.
Verifica que la Gestión de Cobros al Tesoro
Nacional contenga las firmas y documentos
sustentadores.
Elabora recibo de Recepción de la Gestión de
Cobros al Tesoro Nacional.
Entrega Recibo original al proveedor como
constancia de la recepción de la cuenta y para que
gestione cobros de la cuenta ante el Ministerio de
Economía y Finanzas.
Ingresa en el sistema la Gestión de Cobros,
siempre y cuando tenga el devengado realizado
por la Unidad de Contabilidad (Acta de
Aceptación y sello de Almacén).
Asigna número de Recibo a la Gestión de Cobros
al Tesoro Nacional en el sistema SIAFPA.
Revisa y firma el documento en el renglón
correspondiente como oficial de registro.
Remite la documentación a la Dirección
(Subdirección) de Administración y Finanzas.
Revisa y verifica que la Gestión de Cobros y
documentos sustentadores estén debidamente
presentados.
En casos de montos mayores a los autorizados
(B/.10,000.00), se remite la Gestión de Cobros al
Tesoro Nacional a la Dirección (Subdirección) de
Administración y Finanzas o persona delegada
para su refrendo.
En caso de incumplimiento devuelve la
documentación a Tesorería para subsanar.
Si la cuenta cumple con los requisitos de la
Oficina de Fiscalización, se procede al refrendo
de la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional física
y electrónicamente y remite la documentación a la
Sección de Contabilidad.
Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional y
los documentos sustentadores autorizados y
refrendados
Efectúa asiento de envío de la Gestión de Cobros
a la Dirección General de Tesorería del MEF.
Imprime Asiento de Diario.
Archiva el Asiento de Diario y documentos
sustentadores.
Verifica el asiento de Envío de la Gestión de
Cobros al Tesoro Nacional, a la Dirección
General de Tesorería del MEF y remite la
documentación a la Sección de Tesorería.
Recibe y la Gestión de Cobros al Tesoro
Nacional, autorizada y refrendada.
Verifica que el asiento de Envío de la Gestión de
Cobros al Tesoro Nacional fue efectuado de
acuerdo a los parámetros establecidos por la
Dirección General de Ingresos del MEF.
Confecciona formato de Envío de Gestión de
Cobros al Tesoro Nacional y remite la cuenta a la
Dirección General de Ingresos del MEF.
El MEF entrega al MIDA la Recepción de las
cuentas en el sistema.
Recibe Gestión de Cobros al Tesoro Nacional,
documentos.
Firma la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional,
autorizando el compromiso de acuerdo al monto a
pagar y remite la documentación a la Oficina de
Fiscalización.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO – CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS A LA INSTITUCIÓN
Base Legal
Ley No.32 de 8 de noviembre de 1984.
Decreto No.113 de 21 de junio de 1993
Documentos requeridos
Cuenta contra el Fondo Rotativo
Orden de Compra original
Factura (s) original
Contrato Original o copia fiel de pagos sobre avances de obra
Timbres fiscales exigidos por la Ley (Orden de Compra al Contado)
Paz y Salvo Nacional (copia) – Dirección General de Ingresos
Paz y Salvo Caja de Seguro Social
Formatos de registros
Gestión de Cobro al Tesoro Nacional por más de B/.10,000.00
8. PROCEDIMIENTO DE LAS CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES
Y/O CONTRATISTAS A LA INSTITUCIÓN
Acciones operativas del trámite
1. Proveedor y/o Contratista
Al concluir el proceso de entrega, del suministro del bien o servicio a la institución, se efectúan las
siguientes acciones:
Proveedor
Solicita a la Unidad de Almacén el sellado de los documentos originales (Orden de Compra,
Factura-s)
Contratista
Solicita a la Unidad supervisora de la obra una certificación del avance o culminación de la
construcción (MIDA – Contraloría General)
Prepara la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 14), en original y tres (3) copias, la cual
debe ser acompañada por los siguientes documentos:
Factura (s) original
Orden de Compra Original
Contrato Original o copia fiel sobre los avances de obra
Contratos de construcción: Avance de Obra, Orden de Proceder, Fianzas de Cumplimiento,
Copia del Contrato, Facturas, otros.
Nota: La Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, en el renglón donde indica el RUC al lado debe anotarse el
dígito verificador o real D.V., asignado al Proveedor o Contratista.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Culminado el proceso de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, hace entrega de la documentación a la
Sección de Tesorería, Área Metropolitana o Nivel Central.
2. Departamento de Finanzas
2.1. Sección de Tesorería
Recibe en ventanilla la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (Formulario No. 12) del Proveedor o
Contratista de los documentos sustentadores.
Verifica si la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional cumple con los requisitos exigidos.
Factura Original
Original Orden de Compra
Contrato Original o copia en caso de avance de obra
Timbres fiscales
De cumplir con los requisitos exigidos, refrenda la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional.
Firma oficial de registro.
Confecciona el Recibo de Gestión de Cobros contra el Tesoro Nacional (Formulario No. 15)
Original: Proveedor o Contratista para el cobro de la cuenta al MEF
Copia Celeste: Archivos de Tesorería
Envía los documentos al Departamento de Finanzas – SIAFPA
3. Departamento de Finanzas – SIAFPA
Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional acompañada de los documentos sustentadores.
Verifica y registra en el Sistema SIAFPA el devengado con toda la documentación.
Sella la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
Asigna el número de transacción para que el MEF proceda a su cancelación.
Remite la Cuenta a la Subdirección de Administración y Finanzas.
4. Subdirección de Administración y Finanzas
Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y procede a firmarla en el renglón de aprobado en
representación del Ministerio.
Remite la documentación a la Oficina de Fiscalización.
5. Oficina de Fiscalización, Nivel Central
Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
Verifica y refrenda la documentación manual y electrónicamente.
Remite la documentación a la Sección de Tesorería, Nivel Central.
6. Departamento de Finanzas.- Sección de Tesorería
Recibe la documentación y procede a realizar el desglose:
Original: Gestión de Cobro, Factura, Orden de Compra y copia del Paz y Salvo Nacional para el MEF.
Copia No.1: Gestión de Cobros y Recibo de Gestión de Cobro – Sección de Tesorería
Copia No.2: Gestión de Cobro – Sección de Contabilidad
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
7. Departamento de Finanzas, Sección de Tesorería – Área Metropolitana
Recibe las cuentas de los proveedores y las remite al Tesoro Nacional, Ministerio de Economía y
Finanzas.
8. Tesoro Nacional – Contabilidad de Tesorería – Recepción de Gestión de Cobros
Recibe las cuentas de proveedores.
Confecciona Recepción de cuentas y entrega documentos a la Sección de Tesorería – Área Metropolitana.
9. Departamento de Finanzas – Unidad de Tesorería – Área Metropolitana
Recibe el listado de Recepción de Cuentas de Proveedores al Tesoro Nacional.
10. Departamento de Finanzas – Sección de Tesorería – Nivel Central
Recibe el Listado de Recepción de Cuenta contra el Tesoro Nacional y la archiva en el expediente de
Recepción de Cuentas.
Nota: Para el cobro del cheque en el MEF. Tesoro nacional, el Proveedor, deberá presentar el recibo original
de Gestión de Cobro.
o Recibo Original Gestión de Cobros
o Paz y Salvo Nacional original, vigente
o Paz y Salvo C.S.S. original, vigente
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CUENTAS INTERNAS QUE PRESENTAN LOS PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS A LA
INSTITUCIÓN Proveedor y/ o
Contratista
Sección de Tesorería Departamento
de Finanzas
SIAFPA
Subdirección de
Administración y
Finanzas
Oficina de
Fiscalización,
Nivel Central
Tesorería Area
Metropolitana
Tesoro Nacional
– Contabilidad de
Tesorería
El Proveedor al concluir el proceso de entrega del
suministro del bien o servicio solicita a la Unidad de
Almacén el sellado de los documentos originales (Orden
de Compras, Factura-s)
El Contratista solicita a la unidad supervisora de la obra
una certificación del avance o culminación de la
construcción (MIDA – Contraloría General)
Prepara la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional, la cual
debe ser acompañada por los siguientes documentos:
Facturas original, Orden de Compra original, Contrato
original o copia fiel sobre los avances de obra, contrato
de construcción.
Culminado el proceso de la Gestión de Cobro al Tesoro
Nacional, hace entrega dela documentación a la Sección
de Tesorería, Area Metropolitana o Nivel Central.
Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y procede
a firmarla en el renglón de aprobado en representación
del Ministerio y remite la documentación a la Oficina de
Fiscalización.
Recibe la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
Verifica y refrenda la documentación manual y
electrónicamente y remite la documentación a la Sección
de Tesorería, Nivel Central.
Recibe la documentación y procede a realizar el desglose:
Original: Gestión de Cobro, Factura, Orden de Compra y
copia del Paz y Salvo Nacional para el MEF; Copia No.1:
Gestión de Cobros y Recibo de Gestión de Cobro –
Sección de Tesorería; Copia No.2:Gestión de Cobro –
Sección de Contabilidad.
Recibe en ventanilla la Gestión de Cobro al Tesoro
Nacional del Proveedor o Contratista de los documentos
sustentadores.
Verifica si la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional
cumple con los requisitos exigidos: Factura Original,
Original Orden de Compra, Contrato Original o copia en
caso de avance de obra, Timbres fiscales.
De cumplir con los requisitos exigidos, refrenda la
Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y Firma oficial de
registro.
Confecciona el Recibo de Gestión de Cobros contra el
Tesoro Nacional y envía los documentos al
Departamento de Finanzas – SIAFPA.
Recibe las cuentas de los proveedores y las remite al
Tesoro Nacional, Ministerio de Economía y Finanzas.
Recibe las cuentas de los proveedores.
Confecciona Recepción de cuentas y entrega los
documentos a la Unidad de Tesorería, Area
Metropolitana.
Recibe el Listado de Recepción de Cuentas de
Proveedores al Tesoro Nacional.
Recibe la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional
acompañada de los documentos sustentadores.
Verifica y registra en el Sistema SIAFPA el devengado
con toda la documentación.
Sella la Gestión de Cobros al Tesoro Nacional.
Asigna el número de transacción para que el MEF
proceda a su cancelación y remite la Cuenta a la
Subdirección de Administración y Finanzas.
Recibe el Listado de Recepción de Cuenta contra el
Tesoro Nacional y la archiva en el expediente de
Recepción de Cuentas.
Nota: Para el cobro del cheque en el MEF, Tesoro
Nacional, el Proveedor deberá presentar el recibo
original de Gestión de Cobro: Recibo Original de
Gestión de Cobros, Paz y Salvo Nacional original
vigente, Paz y Salvo C.S.S. original vigente.
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CONTROL INTERNO - TRÁMITE DE INGRESOS DE GESTIÓN
. Objetivos
Formalizar las recaudaciones que recibe la institución en concepto de venta de Bienes y Servicios a clientes.
Base Legal
Constitución Política de Panamá 1972 – Capítulo II.
Presupuesto General del Estado, Artículo No. 268-271.
Código Fiscal.
Normas General de Administración.
Ley de Presupuesto vigente.
Ley No.32 del 8 de noviembre de 1984, que adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República.
Unidades Involucradas
Unidad generadora del Ingreso (Direcciones Nacionales y Regionales)
Sección de Tesorería.
Sección de Contabilidad.
Sección de Registro y Control del Gasto.
Oficina de Fiscalización.
Documentos Requeridos
Factura de venta.
Recibo de Caja.
Boleta de Depósito.
Depósito de Recaudación.
Informe de Recaudación de Caja (Resumen de Ingresos)
Informe de Gestión Institucional (Movimiento Diario Cuentas Bancarias)
Formatos de registros
Tarjeta Control de Manejo de Cuentas Bancarias.
Tarjeta de Registros Diario de Ingresos – Tesoro Nacional.
Depósitos de los Ingresos
Cuenta No. 210 Tesoro Nacional.
Cuentas Corrientes – Banco Nacional.
Tipos de Ingresos
1. Venta de Servicios
1. Alquileres (de equipo-edificios-canales de riego)
2. Hospedajes.
3. Alimentación.
4. Varios.
5. Titulación de Tierras.
6. Imprenta y encuadernación.
7. Cuarentenarios - de Sanidad Vegetal y Sanidad Animal.
8. De perforación y riego.
9. Administrativos.
2. Venta de Productos
1. De viveros.
2. Agrícolas.
3. Pecuarios.
4. Acuícolas.
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9. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITES DE INGRESOS DE GESTIÓN
Acciones operativas del trámite
1. Comprador o Cliente
Solicita los bienes y servicios a la unidad responsable en el MIDA.
2. Unidad o Departamento (Regional o Nacional), responsable del bien o servicio
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (escrita o verbal)
Verifica la disponibilidad y existencia del bien o servicio solicitado.
Efectuada la verificación de disponibilidad y existencia del bien o servicio, prepara o confecciona la facturación
(Formulario No. 9, 20, 21, 22,23), especificando el producto o servicio, su valor unitario y total.
Facturación
Original (blanca): Cliente
Copia No. 1 (celeste): Unidad de Finanzas
Copia No. 2 (amarilla): Expediente del Departamento o Programa
Copia No. 3 (rosada): Archivo de la libreta
En caso de errores en la facturación, se anulará y se remitirá el original a la Sección de Tesorería con su
justificación y las copias permanecerán en los archivos del Programa o Unidad Administrativa.
La factura original anulada, debe incorporarse al informe Diario de Ingresos que confecciona la Unidad de
Tesorería Regional - Nivel Central - Area Metropolitana.
Nota:
1) Programa de Sanidad Animal
En la expedición de Certificados Fitosanitarios, una copia debe anexarse a la facturación que se remitirá a
Finanzas.
2) Programa de Reforma Agraria
El cliente lleva el juego de facturas y el efectivo a pagar entregándolo a la Unidad de Tesorería quien
confecciona el Recibo de Caja (Formulario No. 23) por el monto de la facturación, refrenda y pone sello de
pagado a la facturación y recibo, extrayendo los documentos que le corresponden, devuelve el resto de la
documentación a la Unidad de Reforma Agraria.
3. Unidad o Sección de Tesorería (Regional - Area Metropolitana - Nivel Central)
Recibe el efectivo y la documentación sustentadora (copia de la a factura y certificación)
Verifica el efectivo recibido versus facturación.
En caso de diferencias devuelve los documentos y el efectivo al Programa / Proyecto.
Confecciona el Recibo de Caja (original y cuatro (4) copias.
Distribución
Original (blanca): Cliente
Copia No. 1 (celeste): Sección de Contabilidad
Copia No. 2 (rosada): Jefe del Programa
Copia No. 3 (verde): Contador del fondo
Copia No. 4 (amarilla): Archivo de caja
Selecciona la Recaudación de los Ingresos de acuerdo a los formatos de depósitos:
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
1. Depósitos de Recaudación (Liquidaciones Formulario No. 24) para los recursos que se ingresan a la Cuenta No.
210 Tesoro Nacional.
Desglose:
Original (blanca): Banco Nacional
Copia No. 1 (rosada): Banco Nacional
Copia No. 2 (amarilla): Banco Nacional
Copia No. 3 (celeste): Banco Nacional
Copia No. 4 (verde): Sección de Contabilidad
2. Boletas (slip) de depósitos (Formulario No. 25)
Para los recursos que ingresan a las Cuentas Corrientes, Activos en el Banco Nacional.
Desglose:
Original (blanca): Banco Nacional
Copia No. 1 (rosada): Banco Nacional
Copia No. 2 (amarilla): Banco Nacional
Copia No. 3 (celeste): Sección de Tesorería
Copia No 4 (anaranjada): Sección de Tesorería
Comentario: El funcionario recaudador al llenar las liquidaciones y boletas de depósitos, debe hacerlo en forma
separada teniendo presente la actividad del Programa regional o nacional, su envío debe ser oportuno
de manera que garantice la fluidez de los registros contables y la toma de decisiones.
Realiza el depósito en el Banco Nacional y posteriormente procede a:
Ordenar la documentación sustentadora (Facturas - Recibos de Caja - Depósitos de Recaudación
(Liquidación) y Boletas de Depósitos (slip)
Preparar el formulario de Resumen de Ingresos (Formulario No. 26) en original y una (1) copia.
Original: Sección de Contabilidad
Copia No. 1: Unidad de Caja
En este informe se detalla el número de recibo de caja-descripción de la unidad recaudadora o actividad y su valor
total. Posteriormente remite el documento a Registro y Control del Gasto-Contabilidad para los asientos
presupuestarios y contables (adjunta documentos sustentadores)
Semanal y mensualmente reporta telefónicamente y envía el Informe de Ingresos - Cuentas Bancarias
(Formulario No. 27) para la consolidación en Tesorería Nivel Central.
Este documento debe venir acompañado del formato Complemento Resumen Mensual de Actividades-
Recaudación de Ingresos (Formulario No. 27-1)
El informe Consolidados de Ingresos es remitido a:
Departamento de Finanzas-Nivel Central
Unidad de Fiscalización – Nivel Central
Dirección de Planificación Sectorial-MIDA Area Metropolitana
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
TRÁMITES DE INGRESOS DE GESTIÓN
Comprador o Cliente Unidad o Departamento (Regional o Nacional) Unidad o Sección de Tesorería (Regional –
Area Metropolitana – Nivel Central
Solicita los bienes y servicios a la unidad responsable
en el MIDA.
2. Boletas (slip) de depósitos para los recursos que
ingresan a las Cuentas Corrientes, Activos en el
Banco Nacional. Desglose: Original (blanca) –
Banco Nacional; Copia No. 1 (rosada) – Banco
Nacional; Copia No. 2 (amarilla) – Banco
Nacional; Copia No. 3 (celeste) – Sección de
Tesorería; Copia No. 4 (anaranjada) – Sección de
Tesorería.
Realiza el depósito en el Banco Nacional y
posteriormente procede a: (Ordenar la documentación
sustentadora (Facturas - Recibos de Caja - Depósitos de
Recaudación (Liquidación) y Boletas de Depósitos
(slip); Prepara el formulario de Resumen de Ingresos)
en original y una (1) copia: Original - Sección de
Contabilidad, Copia No. 1 - Unidad de Caja.
En este informe se detalla el número de recibo de caja-
descripción de la unidad recaudadora o actividad y su
valor total. Posteriormente remite el documento a
Registro y Control del Gasto-Contabilidad para los
asientos presupuestarios y contables (adjunta
documentos sustentadores)
Semanal y mensualmente reporta telefónicamente y
envía el Informe de Ingresos - Cuentas Bancarias para
la consolidación en Tesorería Nivel Central.
Este documento debe venir acompañado del formato
Complemento Resumen Mensual de Actividades-
Recaudación de Ingresos.
El informe Consolidados de Ingresos es remitido a:
Departamento de Finanzas-Nivel Central; Unidad de
Fiscalización – Nivel Central; Dirección de
Planificación Sectorial-MIDA Area Metropolitana..
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (escrita o
verbal)
Verifica la disponibilidad y existencia del bien o
servicio solicitado, prepara o confecciona la
facturación, especificando el producto o servicio, su
valor unitario y total.
En caso de errores en la facturación, anula y remite el
original a la Sección de Tesorería con su justificación
y las copias permanecerán en los archivos del
Programa o Unidad Administrativa.
La factura original anulada debe incorporarse al
Informe Diario que confecciona la Unidad de
Tesorería Región – Nivel Central – Area
Metropolitana.
Recibe el efectivo y la documentación sustentadora
(copia de la factura y certificación)
.
Verifica el efectivo recibido versus facturación y en
caso de diferencias devuelve los documentos y el
efectivo al Programa / Proyecto.
Confecciona el Recibo de Caja en original y cuatro
copias: Original (blanca) para el cliente; Copia No. 1
(celeste) – Sección de Contabilidad; Copia No. 2
(rosada) – Jefe del Programa; Copia No. 3 (verde) –
Contador del fondo; Copia No. 4 (amarilla) – Archivo
de caja.
Selecciona la Recaudación de los Ingresos de acuerdo
a los formatos de depósitos.
1. Depósitos de Recaudación (Liquidaciones) para
los recursos que se ingresan a la Cuenta No. 210
Tesoro Nacional, Boletas (slip) de depósitos para
los recursos que ingresan a la Cuenta No. 210
Tesoro Nacional. Desglose: Original (blanca) –
Banco Nacional; Copia No. 1 (rosada) – Banco
Nacional; Copia No. 2 (amarilla) – Banco
Nacional; Copia No. 3 (celeste) – Banco
Nacional; Copia No. 4 (verde) – Sección de
Contabilidad.
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Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
CONTROL INTERNO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LA
ACTIVIDAD FINANCIERA DE LA SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA
Objetivo: Evaluar la actividad operacional y funcional de la Sección / Unidad de Tesorería en el manejo y
control de los recursos económicos de ingresos y gastos del Ministerio de Desarrollo Agropecuario.
Base Legal
Ley Presupuestaria Vigente (Ingresos)
Decreto # 13 del 21 de junio de 1993 – Manual de Contabilidad Gubernamental
Unidad Responsable
Sección de Tesorería – Nivel Central
Unidad de Tesorería – Area Metropolitana
Unidad de Tesorería – Regionales
Tipos de Informe
De distribución Interna
1. Resumen Diario de Ingresos
2. Movimiento Diario de Cuentas Bancarias
3. Semanal de Ingresos depositados al Tesoro Nacional
4. Semanal – Movimientos Cuentas Bancarias
5. Mensual – Ingresos depositados al Tesoro Nacional y Cuentas Corrientes Bancarias
6. Movimiento Diario de Envió de Cuentas y Recibos de Cobros al Tesoro Nacional
De Distribución Externa
Consolidado Mensual Recaudación de Ingresos Programas Regionales y Nacionales – Cuenta # 210
Tesoro Nacional
Consolidado Mensual – Movimientos Bancarios – Cuentas Corrientes
Fuente de la Información
Tarjetario de Control y Manejo de Cuentas Bancarias
Tarjeta de Registros Diarios de Ingresos – Tesoro Nacional
10. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES DE LA
ACTIVIDAD FINANCIERA DE LA SECCIÓN / UNIDAD DE TESORERÍA
Acciones operativas del trámite
1. Resumen Diario de Ingresos (Formulario No. 26)
1. Unidad de Caja
Selecciona la documentación involucrada en los depósitos y desglosa:
Lo que afecta la Cuenta #210 Tesoro Nacional.
Lo que afecta los Fondos Bancarios - Cuentas Corrientes.
Ordena la documentación (Recibos de Caja y Facturación) en forma secuencial.
Llena el Formulario de Resumen Diario de Ingresos en original y copia, identificando el número de Recibo de
Caja – la Unidad o Programa receptora del ingreso y totaliza el monto recaudado.
Firma el Informe y lo remite al Jefe de la Sección para su verificación - aprobación y firma.
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Verificado el informe lo remite al contador del fondo para su registro en Libros – Tarjeta de Registros Diario
de Ingresos – Cuenta # 210 Tesoro Nacional.
Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas Bancarias.
Entrega documento a la mensajería y remite a las siguientes unidades:
Unidad de Registro y Control del Gasto para la asignación de la codificación presupuestaria del ingreso.
Unidad de Contabilidad para la asignación de la codificación financiera.
Copia del Resumen Diario de Ingresos reposa en la Unidad de Caja – Tesorería.
2. Movimiento Diario de Cuentas Bancarias – Formulario No. 28
1. Unidad / Sección de Tesorería – Contador del Fondo.
Recopila la información de entradas y salidas de efectivo de la Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas
Bancarias Formulario No. 1
Verifica, determina y actualiza el movimiento bancario del día detallando:
El saldo anterior por Fondo Bancario
Los depósitos efectuados a cada Cuenta Bancaria
Los Reintegros de Cheque (Anulación) al Fondo Bancario
Los desembolsos (Cheques Girados) por Fondo Bancario
Nota de Débitos y Créditos aplicados por el Banco Nacional a las Cuentas Bancarias.
Ajustes de más o de menos aplicados en depósitos y desembolsos.
Saldo Actual por Fondo Bancario
Detalle de los depósitos – Cheques girados y reintegros por Fondos Bancarios.
El contador del Fondo o Tesorero responsable, remite el informe de Movimiento Diario de Cuentas Bancarias
al Jefe inmediato o Jefe de Finanzas para su revisión y aprobación, distribuyéndose de la siguiente forma:
Original: Jefe de Finanzas
Copia No. 1: Director / Subdirector / Administrador Regional
Copia No. 2: Oficina de Fiscalización
Copia No. 3: Unidad de Tesorería
3. Movimiento Semanal de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales y Regionales
- Movimiento Semanal de Banco / Cuentas Corrientes (Formulario No. 27)
Sección / Unidad de Tesorería – Contador del Fondo
Recopila la información de las entradas y salidas del efectivo registrado en la Tarjeta Control y Manejo de
Cuentas Bancarias # 210 Tesoro Nacional.
Acciones Operativas del trámite
Verifica, determina y actualiza el movimiento financiero Semanal de Ingresos y Cuentas Bancarias, detallando:
El saldo de la semana anterior.
Los depósitos efectuados en la semana.
Los reintegros de cheque.
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Los desembolsos (cheques girados)
Los ajustes (Nota Débitos /Créditos – Depósitos y desembolsos de más / menos)
Determina el saldo actual.
Distribución del Informe:
Original: Unidad Consolidadora – Tesorería Nivel Central
Copia No. 1: Director de Administración y Finanzas
Copia No. 2: Oficina de Fiscalización
Copia No. 3: Tesorería – Unidad ejecutora
4. Movimiento Operacional – Mensual de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales –
Regionales.
Movimiento Operacional Mensual de Banco Cuentas Corrientes (Formulario No. 29) y los formatos complemento:
Recepción de Efectivo y Reintegros de cheque (Formulario No. 29-1), Resumen del Gasto (Formulario No. 29-2),
Trámites de Reembolsos de Fondos Rotativos (Formulario No. 29-3), Comprobante en Cartera (Formulario No. 29-
4)
1. Unidad Ejecutora – Tesorería (Contador del Fondo)
Fuente del registro:
Tarjeta de Control y Manejo de Cuentas Bancarias
Tarjeta Control Cuenta # 210 Tesoro Nacional
Informe Semanal de Recaudaciones de Ingresos de Programas Nacionales y Regionales
Informe Semanal de Banco – Cuentas Corrientes.
Acciones Operativas del trámite
Verifica, determina y actualiza el movimiento financiero mensual de Ingresos y cuentas bancarias, detallando:
El saldo del mes anterior.
Los depósitos del mes.
Los reintegros de cheque – Informe Cuenta Bancaria.
Los desembolsos (Cheque girados) Cuenta Bancaria.
Los ajustes (Notas Débitos y Créditos – depósitos y desembolsos de más o menos)
Saldo actual.
Distribución del Informe:
Original: Unidad Consolidadora – Tesorería Nivel Central
Copia No. 1: Director de Administración y Finanzas
Copia No. 2: Oficina de Fiscalización
Copia No. 3: Tesorería Unidad Ejecutora
5. Movimiento Diario de Envío de Cuentas y Recibos de Cobros al Tesoro Nacional, (Formulario No. 30)
Fuentes
Cuentas de Proveedores al Crédito
Reembolsos de Fondos Rotativos
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Unidades involucradas – Sección de Tesorería Nivel Central y Regional
Unidad de Tesorería – Área Metropolitana
Dirección de Finanzas – Ministerio de Economía y Finanzas
Información detallada
Fecha – Envío de la Cuenta
Recibos Originales – Remitidos al Tesoro Nacional
Reembolsos de Fondos – Remitidos al Tesoro Nacional
Cuentas de Proveedores – Remitidos al Tesoro Nacional
Descripción Referencial de los documentos
Item
Reembolso #
Orden de Compra #
Factura # del Proveedor
Nombre de la Cuenta de Fondo o Proveedor
Valor de la transacción
Distribución
Original y Documentos sustentadores: Unidad de Tesorería Area Metropolitana
Ministerio de Economía y Finanzas
Copia No. 1: Archivo Sección de Tesorería – Nivel Central -
Área Metropolitana
Manual de Procedimientos de Finanzas- Sección / Unidad de Tesorería
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
61
Formulario No.1
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECCIÓN DE TESORERIA
CONTROL Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS
FONDO DE:_______________ # DE CUENTA BANCARIA ___________________No_________
FECHA
DESCRIPCION REFERENCIA AFECTACION FINANCIERA
SOLI.# O/C.# DEP.# CHEQ.# DEBITO CREDITO SALDO
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62
Formulario No.2
__________________________
Institución
CU
EN
TA
OF
ICIA
L
REPÚBLICA DE PANAMÁ
Nombre del Fondo
No.
Panamá, R DE P.__________________________
PÁGUESE A LA
ORDEN DE_____________________________________________________B/___________________
LA SUMA DE ___________________________________________________________Dólares U.S.A.
CANTIDAD EN LETRAS
BANCO
NACIONAL
DE PANAMA
01 CASA MATRIZ
CUENTA No._________________
_____________________ ____________________
Firma Autorizada Firma Autorizada
COMPROBANTE DE PAGO - CHEQUE
No. _____________
Nombre_________________________________Fecha___________________________________
DESCRIPCIÓN CUENTA FINANCIERA DEBE HABER
VERIFICADO POR
________________________
AUDITORÍA DE LA
CONTRALORÍA
VºBº
_____________________________
Departamento de
Contabilidad
Recibido por:
__________________________________
Cédula:
____________________
Fecha:
______________________
No. ______________
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Formulario No. 3
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
TARJETA DE DESGLOSE DE CHEQUES
NOMBRE:________________________Céd.:_______________ Pl:____________ Emp:________
DIRECCIÓN:_____________________________________ S.S.______________
DIRECCIÓN DEPARTAMENTO PLANILLA EMPLEADO
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Formulario No.4
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS SECCION DE TESORERIA
_______ QUINCENA DEL MES DE ____________ DE __________
LISTA DE PAGO
NOMBRE DEL FUNCIONARIO
No. DE CÉDULA
No. DE CHEQUE
FIRMA DEL FUNCIONARIO
___________________________________________ _________________ ________________ _________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
___________________________________________ _________________ ________________ __________________________
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Formulario No. 5
REPÚBLICA DE PANAMÁ
No._______
INSTITUCIÓN
____________________________
SOLICITUD Y COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
Panamá, __________ de ______________ de
Unidad Administrativa Solicitante: __________________________________________________________________
Entréguese a: ______________________________________________________________________________________
La suma de: _____________________________________________________________________ B/.________________
En concepto de: ____________________________________________________________________________________
Solicitado por: __________________________________________________ Firma: _¨________________________________
PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA
Adelanto: ___________________________________________________________________________ B/. ______________________
Importe de Factura: ___________________________________________________________________ ______________________
Sobrante: ___________________________________________________________________________ ______________________
Proveedor: ____________________________________________________________________________________________________
CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR
B/.
___________________________________ ________________________________
__________________________________
Autorizado por Entregado por Nombre del que recibe
Favor use Letra Imprenta
Firma: ________________________
Cédula: ________________________
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Formulario No. 6
REPÚBLICA DE PANAMÁ
No._______
_ INSTITUCIÓN_______
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA
Unidad Administrativa Solicitante: ______________________________________________________________
Custodio: __________________________________________________________________________________
CÓDIGOS
PRESUPUESTARIO FINANCIERO VALOR
Valor del Reembolso B/.
Comprobante en Cartera B/.
Reembolso en Trámite B/.
Efectivo en Caja B/.
Total del Fondo B/.
_______________________________
Preparado por
__________________________________
Unidad Administrativa
Responsable
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Formulario No. 7
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
COMPROBANTES EN CARTERA DE CAJA MENUDA
REEMBOLSO #_________
PAGINA #:
GASTOS INCURRIDOS DEL: _____________________________________________________________
FECHA: PAGINA #______
FECHA COMPROBANTE PAGADO A VALOR
TOTAL DE COMPROBANTES EN CARTERA B/.
__________________________________
CAJERA
__________________________________
JEFE DE TESORERÍA
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Formulario No. 8
TARJETA DE CONTROL DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO
DE CAJA MENUDA
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _________________________ ASIGNACIÓN: _________
CUSTODIO: _____________________________________________________________________
FECHA
DETALLE
COMPROBANTE
No.
INGRESO
EGRESO
SALDO
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Formulario No. 9
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
FACTURA No.___________
DIRECCION O
REGION : __________________
PROGRAMA O
PROYECTO : __________________
AREA : __________________
FECHA: _________________________ CODIGO FINANCIERO:________________
ORDEN DE COMPRA No._________________________________________________________________
VENDIDO A: _________________________________________________________________________
DIRECCION:____________________________________________________________________________
CONDICIONES: CONTADO CREDITO
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCION
CODIGO
DE ARTICULO
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
TOTAL B/.
PREPARADO POR: ______________________ RECIBO POR:______________________
REGISTRADO POR:
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Formulario No. 10
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
No. ___
FONDO DE INVERSIONES
FUNCIONAMIENTO
DIA MES AÑO
SEÑOR (A): ______________________________ DIRECCIÓN: _____________________________________
DEPARTAMENTO: _______________________________ BIENES SERVICIOS
QUE DESCRIBIMOS A CONTINUACIÓN:
RENGLÓN
No. DE
PARTE
UNIDAD
CANTIDAD
DESCRIPCION DEL ARTICULO
PRECIOS ESTIMADOS
UNITARIO TOTALES
SUBTOTAL
I.T.B.M TOTAL
OBJETO DEL GASTO
SALDO ANTERIOR
VALOR DE LA SOLICITUD
SALDO A LA FECHA
OBSERVACIÓN:
Especifique el uso de los Bienes o Servicios requeridos: _______________________________________
_____________________________________________________________________________________
___________________________________ _______________________________
PREPARADO POR: REFRENDADO POR:
_______________________________
APROBADO POR:
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Formulario No. 11
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SOLICITUD DEL REEMBOLSO DEL FONDO: _________________________________________
GASTOS INCURRIDOS DEL
REEMBOLSO #______________________
FECHA: PAGINA #: _____________________________
R E C A P I T U L A C I O N P R E S U P U E S T A R I A VALOR
TOTAL B/,
________________________________
PREPARADO POR
_______________________________ __________________________________________
VERIFICADO POR AUDITOR DE LA CONTRALORÍA
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Formulario No. 12
REPÚBLICA DE PANAMA
GESTION DE COBRO AL TESORO NACIONAL
No. Transacción No. Documento
A FAVOR DE:
Nombre
Cédula o RUC. Fecha elaboración:
Firma
Endosar a: Fecha de endoso:
Cédula o Ruc. Firma
CONCEPTO DEL PAGO
REGISTRO DEL MINISTERIO
Ministerio Fecha Entrada Fecha Salida
Aprobado por:
Firma Oficial de Registro Firma del Ministro
CONTRALORÌA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Control Fiscal Fecha Entrada: Fecha Salida:
Receptoría de Cuentas Fecha Entrada: Fecha Salida:
Aprobado por: Fecha Entrada: Fecha Salida:
Contralor General
Sección de Pagos Fecha Entrada: Fecha Salida:
Cheque Nº Fecha de Pago
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Formulario No. 13
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SOLICITUD DEL REEMBOLSO DEL FONDO: ___________________________________________
GASTOS INCURRIDOS DE:
REEMBOLSO #______________________
FECHA: PAGINA #: _____________________________
CHEQUE O
COMPROBANTES
FACTURA #
PAGADO A
EN CONCEPTO
DE
VALOR
# FECHA
TOTAL DE REEMBOLSO B/._____________ _________________________________________________
PREPARADO POR: REEMBOLSO EN TRAMITE B/._____________
COMPROBANTES EN CARTERA B/._____________
_________________________________________________
VERIFICADO POR: SALDO SEGUN LIBRO EFECTIVO B/_____________
TOTAL DEL FONDO B/.
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Formulario No. 14
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
COMPROBRANTE EN CARTERA DEL FONDO: ___________________________________________
REEMBOLSO #______________________
FECHA: PAGINA #: __________________________________
CHEQUE O COMPROBANTE
PAGADO A:
VALOR Nº FECHA
TOTAL DE COMPROBANTES EN CARTERA B/. ________________
____________________________________
PREPARADO POR
____________________________________
VERIFICADO POR
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Formulario No. 15
REPUBLICA DE PANAMA
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE TESORERÍA
Panamá______________________________________ Año __________ Recibo No. ___________
Para su verificación se ha recibido de__________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
La Gestión de Cobro contra el TESORO NACIONAL, registrada en el Ministerio de Desarrollo Agropecuario (10) Por
B/._______________________________________ R.U.C._____________________________________________ D.V
Fondo de_________________________________________________________________________________________
____________________________________
Firma del Receptor
NOTA: Consérvese este recibo para el retiro del CHEQUE que se expida por esta Gestión de Cobro, en caso
de que la misma se encuentre conforme.
El Ministerio de Economía y Finanzas no se responsabiliza por ningún endoso de esta Gestión de
Cobro sin su propia aprobación
ESTE DOCUMENTO NO ES NEGOCIABLE
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Formulario No. 16
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Relación de Cuenta Contra el Tesoro Nacional
Día Mes Año
No. No. de la Cuenta Nombre de la Cuenta Valor
Enviado por Recibido por M.E.F.
Jefe de Tesorería Nombre
Fecha Fecha
Firma Firma
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Formulario No. 17
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
SECCIÓN DE TESORERÌA NIVEL CENTRAL
ENVÍO DE CUENTAS AL TESORO NACIONAL – FONDO BANCARIO
FECHA:________________________
Licenciado (a)
________________________________
Jefe de Sección de Tesorería
E.S.D.
Licenciado (a)__________________:
Remitimos a su Despacho, Documentos para sus respectivos trámites:
01 Recibos Originales - de Cobro al Tesoro Nacional
02 Reembolsos de Fondos Rotativos
03 Cuentas de Proveedores
No.
Reemb.#
Documentos Referenciales
Nombre
Valor Recibo # O/C # Factura #
___________________________________
Licdo. (a)
Jefe de la Sección de Tesorería Nivel Central
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Formulario No.18
REPÚBLICA DE PANAMÀ
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
Día Mes Año No:__________
Nombre de la Institución
CUENTA CONTRA EL FONDO ROTATIVO
Proveedor: ________________________________ R.U.C.: ___________________
DESCRIPCIÓN VALOR
Firma
Cédula No.
Total
Receptoria de Cuentas Autorización de Pago
Día Mes Año Día Mes Año
Auditoría Interna
Recibo No.
Vo. Bo.
Recibido por: _________________
Partida Presupuestaria Valor Contraloría General
Máxima Autoridad
Sección. de Contabilidad o Tesorería Retirado por:
Cheque No. _______________________________
Cédula No.___________
Depto. de Registro y Control del Gasto Día Mes Año
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Formulario No. 19
REPUBLICA DE PANAMA
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE FINANZAS SOLICITUD No._______
SOLICITUD DE VIATICOS
PANAMA ___DE __________________DE ________
_________________________ _____________________ _______________________ ___________________________
NOMBRE DEL FUCIONARIO N° DE CÉDULA DIRECCION CARGO DESEMPEÑADO
__________________________. ____________ ______________ _____________ _________________________ DEPARTAMENTO SUELDO No. DE PLANILLA No DE EMPLEADO TIPO DE PRESUPUESTO
DÍA
MES
AÑO
DESTINO
DESAYUNO
ALMUERZO
CENA
HOSPEDAJE
TRANSPORTE
TOTAL
TOTALES
CODIFICACIONES
PRESUPUESTARIA IMPORTE FINANCIERA DEBITO CREDITO
TOTALES
___________________________________________ _____________________________________ _____________________________
FIRMA DEL FUNCIONARIO FIRMA DEL DIRECTOR O JEFE Vª Bª DIRECTOR ADMINISTRASTIVO
HORARIO
DE LA MISION
SALIDA
LLEGADA
OBJETO DE LA MISIÓN: _____________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
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Formulario No. 20
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO DIRECCION EJECUTIVA DE CUARENTENA AGROPECUARIA
FACTURA DE COBRO
No. 000000 Día Mes Año
CLIENTE o USUARIO: _________________________________________________
Condiciones: CONTADO:_____________ CRÉDITO_______________
La suma de B/._____________ ________________________________En letras
Área_____________________________ Puesto:______________________________
CANTIDAD CODIGO
DE
SERVICIO
DETALLE TARIFA
UNITARIA
VALOR B/.
TOTAL IMPORTE COBRADO
_______________________________ _____________________________
Firma del Funcionario de la DECA: Recibido Conforme
____________________________________ Nombre del Funcionario
Cédula:__________________ Cargo:______________________
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MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE CUARENTENA AGROPECUARIA
TARIFA POR SERVICIOS CUARENTENARIOS DENTRO DEL PAÍS
CONCEPTO B/. INSPECCIÓN C/U
999 toneladas capacidad. 15.00
1,000 ton. capacidad. 20.00
Veterinaria Equino 40.00
Veterinaria Bovino 20.00
Veterinaria Ovina, Caprino 10.00
Porcino c/u, Ave de rapiña 10.00
Canino, Felino 10.00
SELLO METALICO 5.00
RETENCION C/U
Refrigeración por día 5.00
Temperatura ambiente por día 3.00
Alimentación y cuido 3.50
DESINFECCION, INCINERACION DE LAS CAMAS C/U
De Bovino 10.00
De Equino 10.00
De Cerdo, ovino, caprino de cada m3 de prod. 10.00
Incinerado 10.00
Bolsas Plásticas (30 lb.)
de prod. Incinerados
3.00
LICENCIAS (Expedición y Renovación)
Exportación 5.00
Importación 5.00
Tránsito o traslado de animales 5.00
Productos o Subproductos 5.00
Solicitud de Licencias 1.00
CUARENTENA
Bovino c/u 10.00
Porcino c/u 5.00
Aves c/u 5.00
Equino c/u 30.00
Ovino y Caprino c/u 5.00
CUSTODIA
Dentro de la Ciudad (Área Metropolitana) 20.00
De Panamá a Chorrera, Colón, Bejuco. Chame, San Carlos y Viceversa 30.00
De Panamá a la provincia de Coclé y Viceversa 60.00
De Panamá a las provincias de Herrera, Los Santos y Viceversa 80.00
De Panamá a la provincia de Veraguas y Viceversa 100.00
De Panamá a la ciudad de David y Viceversa 120.00
De Colón a Chiriquí y viceversa 150.00
De Colón a Chorrera, Bejuco, Chame, San Carlos y Viceversa 60.00
De Colon a Divisa y Viceversa 90.00
De Colón hasta Herrera, Los Santos y Viceversa 110.00
De Colón hasta Veraguas y Viceversa 130.00
De Colón hasta Paso Canoa y Viceversa 180.00
De Paso Canoa a Chiriquí Grande y Viceversa 35.00
De Paso Canoa a Divisa y Viceversa 60.00
De Paso Canoa a David y Viceversa 20.00
De Paso Canoa a Puerto Armuelles y Viceversa 20.00
Inspección de carga de interés fitosanitarios, cuando se realicen en bodegas a solicitud del importador o usuario.
20.00
Manejo de documentos, inspección y muestro de embarque de origen agropecuario los días feriados, duelos
nacionales y jornadas extraordinarias, en los puertos aéreos, marítimos, terrestres y recintos aduaneros
20.00
Por día laborado sábado, domingo, feriado, duelo y nacional en recintos aduaneros
30.00
COBROS ESTABLECIDOS SEGÚN:
DECRETO EJECUTIVO No. 25 Y 26 DEL 30 DE ENERO DE 2002
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
82
Formulario No. 21
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION NACIONAL DE REFORMA AGRARIA
NIVEL
CENTRAL
TITULA TU TIERRA N-C
(SOLICITUD DE PAGO)
No.0000
Hemos recibido de___________________________________________________________________________________________________
La suma de_________________________________________________________________________________________________________
EN CONCEPTO DE 1. VENTA DE TIERRA
No. DE SOLICITUD 2. INSPECCION OCULAR
3. MENSURA
4. OTROS INTRESOS
5. INTERESES
Distrito ____________________________________________Corregimiento____________________________________________________
de____________del 200__
______________________________________________________ _____________________________________________________
Preparado por D.I.N.R.A. Recibido por Finanzas
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
83
Formulario No. 22
REPUBLICA DE PANAMA
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE CUARENTENA AGROPECUARIA
CERTIFICADO FITOSANITARIO
No_________
PUERTO__________________________________________________________________________No____________
SE CERTIFICA QUE LAS PLANTAS O PRODUCTOS DE PLANTAS DESCRITOS ABAJO, FUERON
EXAMINADOS.
FECHA
______________________________
POR UN INSPECTOR AUTORIZADO DE LA DIRECCION DE CUARENTENA AGROPECUARIA DE PANAMA
ENCONTRÁNDOSE LIBRES DE PLAGAS Y ENFERMEDADES AL TIEMPO DE LA INSPECCION,
CONSIDERÁNDOSE QUE ESTE ENVIO ESTA DE CONFORMIDAD CON LAS REGULACIONES
FITOSANITARIAS DEL PAIS IMPORTADOR.
FECHA________________________________ TRATAMIENTO___________________________________
DURACION DEL TRATAMIENTO___________ QUIMICO Y CONCENTRACION______________________
DESCRIPCION DEL ENVIO
NOMBRE Y DIRECCION DEL EXPORTADOR
NOMBRE Y DIRECCION DEL CONSIGNATARIO
TRANSPORTE____________________________ PUERTO DE ENTRADA_______________________
MARCAS No. Y DESCRIPCION CANTIDAD Y NOMBRE DEL PRODUCTOR ORIGEN
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
84
Formulario No. 23
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
RECIBO
FECHA ______________________________________ PROGRAMA O
DIRECCION O REGION: ______________________ PROYECTO:________________________________
DEPARTAMENTO: ____________________________CODIGO AREA: ______________________________________ FINANCIERO:________________________________
Hemos recibido de:_____________________________________________________________________________
La suma de:___________________________________________________________________________________
En concepto de:________________________________________________________________________________
01__________________________ B/._____________ 05 ______________________ B/: _________________
02__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________
03__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________
04__________________________ _____________ 05 ______________________ _________________
_________________________________
RECIBIDO POR
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
85 Formulario No.24
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS
DEPÓSITO DE RECAUDACIÓN No._________
FECHA: PANAMÁ DÍA MES AÑO
INSTITUCIÓN CODIFICACIÓN
DIRECCIÓN O DEPENDENCIA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN MONTO B/. CÓDIGO DESCRIPCIÓN MONTO B/.
1511 ARRENDAMIENTO 1530 TRANFERENCIA CORRIENTE
DERECHOS
1541
1512 EXPLORACIÓN,
EXPLOTACIÓN
1542 TASAS
1513 VENTA DE BIENES
1560 INGRESOS VARIOS
1514 VENTAS DE SERVICIOS
2511 VENTA DE INMUEBLES
2512 VENTA DE BIENES
1127 TIMBRES
1515 ESPECTÁCULOS PÚBLICOS DE
SUERTE Y AZAR
OTROS
SUB - TOTAL SUB - TOTAL
GRAN TOTAL B/.
TESORO NACIONAL CTA. 210
DETALLE B/. CTS.
EFECTIVO
CHEQUE
TOTAL B/.
OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________ __________________________________________________
RECAUDADOR – DEPOSITANTE REVISADO POR
BANCO NACIONAL – CUENTA GUBERNAMENTAL
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
86
Formulario No. 25
Boleta de Depósito
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
87
Formulario No. 26 MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
RESUMEN DE INGRESO
º
RECIBO
DESCRIPCION
CLASIFICACION PRESUPUESTARIA
VALOR B/.
ACTIVIDAD FINANCIERA TOTAL B/.
CODIFICACION FINANCIERA
AFECTACION CONTABLE
MAYOR
SUBSIDIARIAS
NOVRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
__________________ _____________________
REPARADO POR PROBADO POR:
DIA MES AÑO #
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
88
Formulario No. 27
DEPARTAMENTO DE FINANZAS
SECCIÓN DE TESORERÍA
REGIÓN No:_______________________________________ DETALLE DE LOS INGRESOS DEPOSITADOS AL TESORO NACIONAL
REPORTADO EN EL INFORME TELEFÓNICO DE LA SEMANA
DEL AL DE DEL 200___
M O V I M I E N T O S E M A N A L
DETALLE DE LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA
NOMBRE DEL FONDO (1)
SALDO ANTERIOR (2)
INGRESOS (3)
AJUSTES (4)
SALDO ACTUAL (5)
LIQUIDACIÓN (6)
No. DE RECIBO DE CAJA (7)
No. DE LA FACTURA
DEL
(8)
AL
(9)
MOVIMIENTO SEMANAL DE LAS CUENTAS BANCARIAS No.DE LA
CUENTA
(10)
SALDO
ANTERIOR
(11)
DEPÓSITO
(12)
CHEQUES
REINT.
(13)
CHEQUES
GIRADOS
(14)
AJUSTES
(15)
SALDO
ACTUAL
(16)
OBSERVACIONES
______________________________________________ _____________________________________________ ___________________________________________
PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
89
Formulario No. 27-1 DIRECCION DE ADMINISTRACION YFINANZAS SECCION DE TESORERIA
UNIDAD OPERATIVA:_________________________________ RESUMEN MENSUAL DE ACTIVIDADES DE -RECAUDACION DE INGRESOS
FECHA: COMPLEMENTO CUADRO #2
NOMBRE DE LOS PROGRAMAS
M O V I M I E N T O O P E R A C I O N A L
SALDO
ANTERIOR
INGRESO
ACUMULADO
`PROGRAMA REGIONAL
ALQUILER DE INFRAESTRUCRURA
ALQUILER DE EQUIPOS
OTROS
SUB-TOTAL
PROGRAMAS NACIONALES
REFORMA AGRARIA
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS
MONUMENTOS Y VARILLAS
VEMTA DE TOERRA COPIAS DE PLANOS
CORRECCION DE PLANOS
APROBACION DE PLANOS
ESCRITURAS
MENSURAS
PTRPS
SUB-TOTAL
SANIDAD ANIMAL
EXAMENES DE LABORATORIO
LOCALES CUARENTENARIOS
VENTAS DE VACUNAS
VENTAS DE VAMPIRING
OTROS
SUB-TOTAL
CUARENTENA AGROP / SANIDAD VEGETAL
INSPECCION VETERINARIA
DESINFECCION
ASPERSION
SELLOS A BARCOS
ALIMENTACION Y CUIDADO DE ANIMALES
LOCALES CUARENTENARIOS
INSPECCION Y RETENCIONES
CERTIFICADOS DE PROCEDENCIA
MULTAS
OTROS
SUB-TOTAL
COMITE NACIONAL DE SEMILLA
MUESTREO
ANALISIS Y CERTIFICACION DE SEMILLAS
OTROS
SUB-TOTAL
DIR. ADMINISTRACION Y FINANZAS FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS
VENTAS DE FORMULARIOS
MULTAS Y SANCIONES
VENTA DE CHATARRAS
VEMTA DE EQUIPO
OTROS
SUB-TOTAL TOTALES B/.
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
90
Formulario No. 28 MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE FINANZAS SECCION DE TESORERIA-NIVEL CENTRAL
MOVIMIENTO DIARIO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
FECHA: _______________________________________________________
FONDOS
# DE
DUENTAS
SALDO
ANTERIOR
DEPOSITOS
CHEQUES
REINGEGRA.
CHEQUES
GIRADOS
AJUSTES
SALDO
ACTUAL
FONDO ESPECIAL DE OPERACIONES
04-75-0029-0
FONDO ROTATIVO DE INVERSIONES
04-92-0075-5
FONDO ROT. INV. PRC. Y DE RIEGO
04-91-0064-7
FONDO DE ING. DE PRO. PECUARIA
04-80-0001-1
FONDO DE CRIA DE PECES DE AGUA DULCE
04-81-0018-0
FONDO ROTATIVO DE CREDITO PMA.
04-94-0043-8
CASA CLUB COMPA MIDA
04-97-0025-3
COIF
04-97-0025-3
CENTRO AGROINDUSTRIAL LA MONTUA
04-95-0122-6
TOTALES
FONDO ESPECIAL DE OPERACIONES CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________ FONDO ESPECIAL DE INVERSIONES CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________
FONDO ROT. DE CRE. PMA. CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________
FONDO PRO. PECUARIA CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________ FONDO AGRO. LA MONTUNA CHE.# ________________________ AL CHE. # __________________________
_______________________________________________ _______________________________________ PREPARADO POR: REVISADO POR
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
91
Formulario No. 29
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
MOVIMIENTO OPERACIONAL MENSUAL DE CUENTAS BANCARIAS
FECHA: DE DE
FONDO ROTATIVO DE:______________________________
CUENTA BANCARIA #: ______________________________
SALDO MES ANTERIIOR
B/.
MAS
DEPOSITOS Y REINTEGROS
COMPLEMENTO A-1: DEPOSITOS B/.
COMPLEMENTO A-2: REINTEGROS
SUMAS DEPOSITADAS Y REINTEGRADAS
DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO
MENOS:
DESEMBOLSOS
COMPLEMENTO B-10: CHEQUES GIRADOS
LIQUIDEZ SALDO AL:__________________
MAS:
DOCUMENTOS EN TRAMITES
COMPLEMENTO C-20 REEMBOLSOS TRAMITADOS
COMPLEMENTO C-21 COMPROBANTES EN CARTERA
DOCUMENTOS POR REEMBOLSAR
FONDO ROTATIVO ASIGNADO B/.
_____________________________ ___________________________
FUNCIONARIO RESPONSABLE VERIFICADO POR:
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
92
Formulario No.29-1
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
RECEPCION DE EFECTIVO Y REINTEGROS DE CHEQUE
RECEPCION DE EFECTIVO REINTEGROS DE CHEQUES
COMPLEMENTO A-1 COMPLEMENTO A-2
DEPOSITOS FECHA VALOR FECHA CHEQUE VALOR
TOTALES 0.00 0.00
______________________________________
FUNCIONARIO RESPONSABLE SALDO 0.00
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
93
Formulario No. 29-2
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD DE TESORERIA
RESUMEN DEL GASTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA 30-SERVICIOS
PERSONALES
1 SERVICIOS
NO PERSONALES
2. MATERIALES
Y UMINISTROS
3. MAQUINARIA
Y EQUIPO
4. INVERSIONES
FINANCIERAS
5. CONSTRUCCIONES
POR CONTRATO TOTAL
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
94
Formulario No. 29-3
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
REEMBOLSO EN TRAMITES DE FONDO ROTATIVO
DE:
FECHA:
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CONTRA. GRAL./ ECONOMÍA YFINANZAS
REEMBOLSO UBICACION FECHA VALOR FECHA CHEQUE VALOR
TOTAL 0.00 0.00
SALDO 0.00
_____________________________
FUNCIONARIO RESPONSABLE
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
95
Formulario No. 29-4
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS REGIONAL
SECCION DE TESORERIA
COMPROBANTES EN CARTERA
COMPLEMENTO C-21
FECHA
CHEQUE
BENEFICIARIO
VALOR
TOTAL 0.00
__________________________________________
Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de Desarrollo Institucional
99
Formulario No. 30
MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
SECCION DE TESORERIA
INFORME MENSUAL DE ENVÍO DE CUENTAS POR PAGAR
TESORO NACIONAL FECHA: _____________
FECHA NOMBRE DEL PROVEEDOR ENVÍO O/C DESTINO FUNCIONAL INVERSION DEVOL. OTROS
VALOR B/. 0.00 0.00
OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________
FUNCIONARIO RESPONSABLE