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Microsoft Excel 2003

Es una aplicación de hoja de cálculo incluida en el conjunto de aplicaciones Microsoft Office. Llamamos hoja de cálculo al programa que se ocupa de llevar la contabilidad en la computadora. Estas hojas se utilizan principalmente para trabajar con números y texto. Y son útiles para organizar información como ordenar alfabéticamente listados de personas, registros, o bien calcular y analizar datos mediante fórmulas matemáticas.

La ventana de Excel

Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a la mayoría de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores de Excel. Sin embargo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003.

Libro

El libro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003.

Barra de títulos

La barra de títulos muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la hoja de cálculo.

Barra de menús

La barra de menús muestra todos los menús que se encuentran disponibles en Excel 2003. El contenido de cualquier menú puede verse al hacer clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.

Barra de herramientas

Algunos comandos de los menús tienen imágenes o iconos asociados. Estas imágenes también pueden aparecer como atajos en la barra de herramientas.

Títulos de las columnas

Una hoja de cálculo de Excel tiene 256 columnas en total, cada una de las cuales está identificada por una letra o combinación de letras.

Títulos de las filas

Una hoja de cálculo de Excel tiene 65.536 filas en total, cada una de las cuales está identificada por un número.

Cuadro de nombres

Muestra la dirección de la selección actual o de la celda activa.

Barra de fórmulas

Muestra información ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda activa o actual. En la barra de fórmulas también puede editarse el contenido de una celda.

Celda

Una celda es la intersección de una columna y una fila. Cada celda tiene su propia dirección. En la figura anterior, la dirección de la celda seleccionada es B3. El borde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la celda.

Botones de navegación y etiquetas de las hojas

Estos botones le permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel. Se utilizan para ver la primera, anterior, siguiente o última hoja de cálculo de un libro.

Las etiquetas de las hojas separan un libro en hojas de cálculo específicas. El libro viene con tres hojas de cálculo. Un libro debe tener por lo menos una hoja de cálculo.

Formato de celdas

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando la barra de menús:

De la barra de menús desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elefir el formato que más se adapte a lo que queremos.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Seleccionar el menú Formato.


Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel2003 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel2003 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas:Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

Desplegar el menú Formato.


Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Tramas

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.



Hacer clic sobre la pestaña Tramas.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.



Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida

:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Cambios de estrutura

Alto de fila

Excel2003 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

Seleccionar del menú Formato y la opción Fila.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Alto...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

Al final soltar el botón del ratón.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

Despliega el menú Formato.

Elige la opción Autoajustar.

Este segundo método es mucho más rápido:

Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.

Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

Ancho de columna

En Excel2003 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.


Elegir la opción Columna.


Elegir la opción Ancho...


Escribir la anchura deseada.


El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello:

Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar a la selección

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos.

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.


Elegir la opción Columna.


Eligir la opción Autoajustar a la selección.

El segundo método es mucho más rápido.

Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna.

Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.

Ancho estándar de columna

Excel2003 nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:


Elegir la opción Columna, se desplegará un submenú como el que te mostramos.

Elegir la opción Ancho estándar...


Escribir la anchura estándar deseada.


Todas las columnas pasan a tener la anchura estándar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel2003 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,....

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero , la segunda Febrero ,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja

Se abrirá otro menú.

Seleccionar la opción Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:

.

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Ocultar hojas.

Seleccionar las hojas a ocultar.

No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.


Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.

Seleccionar la opción Ocultar.

Mostrar hojas ocultas.

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:




Elegir la opción Mostrar...

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas.

Seleccionar la hoja a mostrar.

Hacer clic en Aceptar.

Añadir un fondo a una hoja.

Excel2003 también nos permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas . Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Formato y elegir la opción Hoja.


Elegir la opción Fondo...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Buscar la imagen a utilizar de fondo.

Hacer clic en Insertar.

Si queremos quitar el fondo:




Elegir la opción Eliminar Fondo.

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel2003 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:




Elegir la opción Color de etiqueta...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la derecha.

Seleccionar el color deseado


Aqui te mostramos como quedarían si colorearamos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al prinicpio de este apartado.

Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Hoja.


Elegir la opción Color de etiqueta...

Seleccionar la opción Sin color.


Para insertar una hoja nueva

1. Clic derecho sobre una hoja2. Seleccionar insertar

3. Seleccionar hoja de calculo

4. Mover la hoja de lugar si es necesario

Introducción a las fórmulas

En sus épocas de estudiante, probablemente haya tenido que memorizar ciertas fórmulas para resolver problemas matemáticos. Microsoft Excel emplea estas mismas fórmulas para realizar cálculos en una hoja de cálculo.

Una fórmula puede ser una combinación de valores (números o referencias de celdas) y operadores aritméticos (+, -, /, *, =) dentro de una expresión algebraica. En Excel, todas las fórmulas deben comenzar con el signo igual (=).

La siguiente tabla muestra algunos de los operadores aritméticos que aprendió en sus épocas de estudiante y la representación de estos mismos operadores en Excel 2003.

Escuela Excel 2003Suma + +

Resta - -Multiplicación X *División / /Igual = =

El resultado de una fórmula (la respuesta de la suma 2+3, por ejemplo) aparecerá en la celda de la hoja de cálculo de Excel, mientras que la fórmula correspondiente sólo se verá en la barra de fórmulas. El resultado de una fórmula cambiará a medida que se ingresan distintos números en las celdas mencionadas en la definición de la fórmula.

Creación de una fórmula sencilla de suma

En Excel, una fórmula sencilla contiene una sola operación aritmética: un primer número más un segundo número es igual a un tercer número. Crear una fórmula sencilla es tan fácil como escribir 1+1. La única diferencia es que en Excel todas las formulas deben comenzar con el signo igual (=). Si en Excel escribe nada más que 1+1, la celda sólo mostrará "1+1". Deberá comenzar la ecuación con el signo igual, o sea =1+1. Esto es válido para cualquier fórmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicación o división.

Sumemos dos números para crear un tercero, 128+345=473. En Excel 2003, esto se expresa con la fórmula =128+345, tal como se muestra a continuación.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que sume dos números:

Haga clic en la celda donde se definirá la fórmula.

Escriba el signo igual (=) para que Excel sepa que comienza la definición de la fórmula.

Escriba el primer número de la suma (128, por ejemplo)

Escriba el signo más (+) para que Excel sepa que se realizará una suma.

Escriba el segundo número de la suma (345, por ejemplo).

Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir) situado en la barra de fórmulas para completar el ingreso de la fórmula.

Creación de una fórmula sencilla de suma (continuación)

Pero, ¿qué sucede si una columna contiene varios números, cada uno de los cuales cambia periódicamente? Usted no deseará escribir una nueva fórmula cada vez que se modifique un número. Afortunadamente, Excel 2003 le permite incluir referencias de celdas en las fórmulas.

Una fórmula puede sumar los valores de dos celdas (por ejemplo, B2 y B3). Escriba los valores que desee en estas dos celdas y la fórmula ajustará la respuesta como corresponda.

Si usa este método para calcular dos números (por ejemplo 128 y 345), deberá escribir 128 en la celda B2 y 345 en la celda B3. La fórmula de Excel, =B2+B3, quedará entonces definida en la celda B4.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que sume el contenido de dos celdas:

Escriba los números que desea calcular en celdas separadas (por ejemplo, escriba 128 en la celda B2 y 345 en la B3).

Seleccione con un clic del ratón la celda en la que aparecerá la respuesta (por ejemplo, B4).


Escriba el número de celda que contiene el primer número de la suma (por ejemplo, B2).


Escriba el número de celda que contiene el segundo número de la suma (por ejemplo, B3).


Creación de una fórmula sencilla de resta mediante el método de señalar y hacer clic

En la definición de las fórmulas pueden utilizarse números o referencias de celdas. En lugar de escribir el número o la referencia de celda, también podrá utilizar el ratón para seleccionar las celdas que utilizará en la fórmula. Mediante este método, escriba una fórmula sencilla que reste una celda de otra: =B3-B2.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla de resta mediante el método de señalar y hacer clic:




Haga clic en la primera celda que desea incluir en la fórmula (por ejemplo, B3).

Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizará una resta.

Haga clic en la próxima celda de la fórmula (B2, por ejemplo).

Si la fórmula incluye varias celdas, repita los pasos anteriormente mencionados en cuarto y quinto lugares hasta que haya ingresado toda la fórmula.


Creación de una fórmula sencilla de multiplicación

La creación de fórmulas de multiplicación es muy similar a la creación de fórmulas de suma y resta. Para multiplicar dos celdas, B2 y B3, deberá insertar entre ellas un operador de multiplicación (*) =B2*B3.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que multiplique el contenido de dos celdas:



Escriba =


Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de multiplicación *). El operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.




Creación de una fórmula sencilla de división

La creación de fórmulas de división es muy similar a la creación de fórmulas de suma, resta y multiplicación. Para dividir el contenido de la celda B2 por la celda B3, deberá insertar entre ellas un operador de división (/) =B2/B3.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que divida una celda por otra:





Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de división /). El operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.

Haga clic en la próxima celda de la fórmula (por ejemplo, B3).


Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir) situado en la barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

Definición de las fórmulas complejas

Las fórmulas sencillas tienen una sola operación aritmética, mientras que las fórmulas complejas incluyen más de una.

En las operaciones aritméticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una fórmula compuesta de varias operaciones (suma, resta y división), Excel 2003 sabrá que tiene que ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente:

1. Operaciones entre paréntesis

2. Cálculos que incluyan exponentes potenciales (elevación a una potencia)

3. Multiplicación y división, sea cual fuere que aparezca en primer término

4. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer término

Respetando este orden, veamos cómo se calcula la fórmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:

Ahora veamos otro ejemplo:

2*(6-4) =?

¿Cuál es la respuesta, 8 ó 4? Si realiza el cálculo en el orden en que aparecen los números, sin tener en cuenta los paréntesis, 2*6-4, obtendrá el resultado incorrecto, 8. Debe seguir el orden de las operaciones para llegar a la respuesta correcta.

Siga estos pasos para obtener la respuesta correcta:

Calcule la operación que figura entre paréntesis (6-4), cuya respuesta es 2.

Multiplique la respuesta obtenida en el paso anterior, que es 2, por la expresión numérica 2* que abrió la ecuación. En otras palabras, multiplique 2*2.

La respuesta correcta es 4.

Al usar fórmulas con referencias de celdas, los resultados cambian cada vez que se modifican los números.

Recuerde: cuando trabaje en Excel, nunca realice las operaciones aritméticas "mentalmente" ni escriba la respuesta en una celda donde debería haber una fórmula para calcular la respuesta.

Definición de las fórmulas complejas (continuación)

Antes de continuar, analice más fórmulas y asegúrese de haber comprendido el orden de las operaciones con las que Excel calcula la respuesta.

5*3/2 Multiplique 5*3 antes de realizar la división porque el signo de multiplicación precede al de división. La respuesta es 7,5.

5/3*2 Divida 5/3 antes de realizar la multiplicación porque el signo de división precede al de multiplicación. La respuesta es 3,333333.

5/(3*2) Realice la operación que figura entre paréntesis (3*2) primero y luego divida este resultado por 5. La respuesta es

0,833333.

5+3-2 Sume 5+3 antes de realizar la resta, porque el signo de suma precede al de resta. La respuesta es 6.

5-2+3 Reste 5-2 antes de realizar la suma porque el signo de resta precede al de suma. La respuesta es 6.

5-2*3 Multiplique 2*3 antes de realizar la resta porque el signo de multiplicación tiene una jerarquía superior al de resta. La respuesta es -1.

(5-2)*3 Realice primero la operación que figura entre paréntesis (5-2) y luego multiplique el resultado por 3. La respuesta es 9.

Creación de fórmulas complejas

En una fórmula compleja, Excel 2003 sigue automáticamente un orden estándar de operaciones. Por lo tanto, si desea calcular en primer término una parte de la fórmula, colóquela entre paréntesis.

A modo de ejemplo, digamos que si deseamos sumar el contenido de las celdas B2 y B3, y luego multiplicar la respuesta por los datos de la celda A4, entonces necesitaríamos definir la siguiente fórmula: =(B2+B3)*A4.

Ingrese los números que desea calcular.

Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado de la fórmula.


Escriba un paréntesis de apertura, o (



Haga clic en la segunda celda de la fórmula. La referencia B3 aparecerá en el lugar donde desea colocar el resultado.

Finalice la operación B2+B3 al agregar un paréntesis de cierre, o )

Escriba el operador aritmético siguiente, o el símbolo de multiplicación (*), para que Excel sepa que se va a realizar una multiplicación.

Haga clic en la tercera celda que desea incluir en la fórmula, la celda A4.

Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir)

situado en la barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

Intente cambiar uno de los valores de la fórmula y observe la respuesta obtenida.

Uso de las funciones

Una función es una fórmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemáticas comunes. Las funciones le ahorrarán el tiempo de escribir largas fórmulas. A modo de ejemplo, digamos que podrá utilizar -entre otras- una función de Excel denominada Average (Promedio) para hallar rápidamente el promedio de un rango de números. O bien, usar la función SUM (SUMA) para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes.

Cada función tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la función produzca los resultados deseados.

Sintaxis:

1. Todas las funciones comienzan con el signo =.

2. A continuación del signo = se encuentra el nombre de la función [por ejemplo, SUM (SUMA)].

3. Los argumentos -números, texto o referencias de celdas- deben figurar entre paréntesis. Si hay más de un argumento, éstos deben estar separados por comas.

He aquí un ejemplo de una función con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a B10:

He aquí un ejemplo de una función con más de un argumento, que calcula el promedio de los números en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

Excel tiene cientos de funciones (fórmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer cálculos. Como usted ya sabe, crear fórmulas individuales es una tarea difícil y lenta. Si utiliza las funciones que trae Excel, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Las funciones de Excel

Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de las funciones más comunes.

Entre las funciones estadísticas se encuentran:

SUM (SUMA) - permite sumar un rango de celdas.

AVERAGE (PROMEDIO) - permite obtener el promedio de un rango de celdas.

COUNT (CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de celdas.

MAX - identifica el número más alto en un rango de celdas.

MIN - identifica el número más bajo en un rango de celdas.

Entre las funciones financieras se encuentran:

Tasas de interés

Pagos de préstamos

Montos de depreciación de artículos

Entre las funciones de fecha y hora se encuentran:

DATE (FECHA) - Devuelve el número de serie que representa una cierta fecha.

Day of Week (DIASEM)

DAYS360 (DIAS360) - Calcula la cantidad de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días.

TIME (NSHORA) - Devuelve el número de serie de una cierta hora.

HOUR (HORA) - Convierte un número de serie en hora.

MINUTE (MINUTOS) - Convierte un número de serie en minuto.

TODAY (HOY) - Devuelve el número de serie de la fecha actual.

MONTH (MES) - Convierte un número de serie en un mes.

YEAR (AÑO) - Convierte un número de serie en un año.

No es necesario que aprenda las funciones de memoria. Simplemente debe tener una idea acerca de ellas

Distintos tipos de gráficos

Excel 2003 permite crear distintos tipos de gráficos.

Gráfico de áreas

El gráfico de áreas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra la relación de las partes con respecto al todo.

Gráfico de columnas

El gráfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes categorías. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de barras

El gráfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales (columnas). Al igual que el gráfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de líneas

El gráfico de líneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

Gráfico circular

El gráfico circular muestra la contribución de cada valor al total del gráfico. Este tipo de gráfico es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total.

Otros gráficos:

Otros gráficos que pueden crearse en Excel 2003 son: Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersión)], Bubble (Burbujas), Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cónico), Cylinder (Cilíndrico) y Pyramid (Piramidal).

Componentes de un gráfico

¿Alguna vez leyó algo que no llegó a comprender totalmente, pero la visualización posterior de un gráfico (o gráfica) le aclaró e hizo más manejable ese concepto? Los gráficos son la representación visual de los datos incluidos en una hoja de cálculo. Simplifican la visualización de datos comparativos, patrones y tendencias.

Datos de origen

Rango de celdas que componen un gráfico. El gráfico se actualiza automáticamente cada vez que se modifica la información de las celdas.

Título

Título del gráfico.

Leyenda

Es la clave del gráfico, ya que identifica lo que representa cada color en el gráfico.

Ejes

Denominación de las partes verticales y horizontales de un gráfico. Al eje vertical a menudo se lo denomina Y, y al horizontal, X.

Serie de datos

Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los datos de origen.

Eje de valores

Se denomina así al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.

Eje de categorías

Se denomina así al eje que identifica a cada serie de datos.

Creación de un gráfico mediante la barra de herramientas Gráfico

Excel 2003 permite crear gráficos de distintas maneras. La forma más rápida de crear y modificar sus gráficos es mediante la barra de herramientas Gráfico.

Siga estos pasos para mostrar la barra de herramientas Gráfico en su pantalla:

Seleccione View (Ver) Toolbars (Barras de herramientas) Chart (Gráfico) en la barra de menús.

Componentes de la barra de herramientas Gráfico:

Cuadro de lista Chart Objects (Objetos del gráfico)

Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del gráfico para modificarlos.

Format Chart Area (Formato de área de gráfico)

Se utiliza para dar formato a aquella parte del gráfico que está actualmente seleccionada.

Chart Type (Tipo de gráfico)

Utilice este menú desplegable para seleccionar los distintos tipos de gráficos. Usted podrá cambiar el tipo de gráfico cuando lo desee.

Legend (Leyenda)

Muestra u oculta la leyenda del gráfico.

Data Table (Tabla de datos)

Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el gráfico.

By Row (Por filas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las filas (eje Y).

By Column (Por columnas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las columnas (eje X).

Angle Text (Texto en ángulo)

Utilice esta opción para cambiar la inclinación de los rótulos de los ejes X e Y.

Instrucciones para crear un gráfico incrustado

Excel 2003 permite crear gráficos de dos maneras: como gráficos incrustados y como hojas de gráfico. Excel 2003 automáticamente crea un gráfico incrustado. Llamamos gráficos incrustados a los gráficos que residen en la misma hoja de cálculo que los datos de origen.

Siga estos pasos para incrustar un gráfico en una hoja de cálculo:


Seleccione el rango de celdas que desea graficar. Los datos de origen deben incluir al menos tres categorías o números.

Haga clic en el cuadro desplegable de tipos de gráficos situado en la barra de herramientas Gráfico y seleccione el gráfico que desea usar.

Si desea agregarle un título al gráfico, abra el cuadro de diálogo de opciones de gráfico. Para ello, seleccione Chart (Gráfico) Chart Options (Opciones de gráfico).

Seleccione la ficha Titles (Títulos) e ingrese el título en el cuadro de texto Chart Title (Título del gráfico).

Recuerde que algunos gráficos mostrarán mejor cierto tipo de datos. A modo de ejemplo, digamos que un gráfico circular sólo muestra una serie de datos por vez.

Excel 2003 incluye un Asistente para gráficos de 4 pasos que lo guiará en la creación de un gráfico. Resalte el rango de celdas que desea graficar, luego seleccione Insert (Insertar) Chart (Gráfico) en la barra de menús y siga las instrucciones del Asistente.

Instrucciones para crear una hoja de gráfico

Algunas veces querrá crear un gráfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja separada con un gráfico se llama hoja de gráfico. Las hojas de gráfico pueden destacar sus gráficos, en especial cuando trabaja con hojas de cálculo muy complicadas.

Siga estos pasos para desplazar un gráfico incrustado a una hoja de gráfico:

Cree un gráfico incrustado.

Selecciónelo para desplazarlo a una hoja de gráfico.

Seleccione Chart (Gráfico) Location (Ubicación) en la barra de menús.

En el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico), seleccione el botón de radio As a new sheet (En una hoja nueva).

El botón de radio As object in (Como objeto en) agrega el gráfico como un objeto incrustado en la hoja de cálculo.

Haga clic en el botón OK (Aceptar). El gráfico debe verse ahora en una hoja de cálculo separada de su libro.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico) para cambiar el nombre de la hoja de gráfico.

Libros y hojas de cálculo

Al abrir Microsoft Excel 2003, automáticamente aparecerá un libro en su espacio de trabajo. Cada libro está compuesto de tres hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una cuadrícula de celdas que contiene 65.536 filas por 256 columnas. La información de la hoja de cálculo -texto, números o fórmulas matemáticas- se ingresa en las distintas celdas.

Los títulos de las columnas se identifican con caracteres alfabéticos en los recuadros de color gris dispuestos horizontalmente en la parte superior en la pantalla de Excel. La primera columna se denomina A y la última, IV.

Las filas se identifican con números que aparecen sobre la izquierda y se disponen en forma vertical en la pantalla de Excel. La primera fila se identifica con el número 1 y la última, con el número 65536.

Términos importantes

Un libro de trabajo está compuesto de tres hojas.

Las hojas de cálculo están etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3).

La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas.

Para acceder a una hoja de cálculo, haga clic en la ficha que dice Sheet# (Hojanúmero).

La celda de Excel

La hoja de cálculo de Excel está compuesta de columnas y filas, en cuya intersección se encuentran unos cuadros pequeños llamados celdas. La celda activa, o celda con la que se puede trabajar, tendrá un borde oscuro. Todas las otras celdas tendrán un borde gris claro. Cada celda tiene su nombre compuesto de dos partes la letra de la columna y el número de la fila.

En la siguiente imagen la celda C3, formada por la intersección de la columna C y la fila 3, tiene el borde oscuro. Es la celda activa.

Términos importantes

Cada celda tiene su propia dirección compuesta de la letra de la columna y el número de fila.

La celda activa es la celda que recibe información o un comando del usuario.

La celda activa está identificada por un borde más oscuro llamado indicador de la celda.

Desplazamiento por un libro

Puede recorrer el libro de distintas maneras.

Siga estos pasos para desplazar el indicador de la celda:

Para activar cualquier celda, haga clic en ella con el puntero del ratón.

Para desplazar el indicador una celda hacia la izquierda/derecha/arriba/abajo, emplee las teclas de flechas del teclado.

Siga estos pasos para recorrer la hoja de cálculo:

La barra de desplazamiento vertical ubicada junto al borde derecho de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia arriba o hacia abajo de la hoja de cálculo. La barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior de la pantalla se utiliza para desplazarse hacia la izquierda o hacia la derecha de la hoja de cálculo.

Las teclas PageUp (RePág) y PageDown (AvPág) del teclado se usan para desplazar el cursor hacia arriba o hacia abajo una pantalla por vez. Otras teclas que desplazan la celda activa son Home (Inicio), que la lleva a la primera columna de la fila actual y Ctrl+Home (Inicio), que la lleva al ángulo superior izquierdo de la hoja de cálculo o celda A1.

Siga estos pasos para desplazarse entre hojas de cálculo:

Como ya lo hemos dicho, cada libro viene con tres hojas de cálculo representadas por etiquetas -con los nombres Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3)- que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel.

Siga estos pasos para desplazarse de una hoja de cálculo a otra:

Haga clic en la etiqueta de la hoja (Sheet1 [Hoja1], Sheet2 [Hoja2] o Sheet3 [Hoja3]) que desea visualizar.

Explicación de los términos del menú Archivo

El menú File (Archivo) contiene todas las funciones tratadas en esta lección: New (Nuevo), Open (Abrir), Close (Cerrar), Save (Guardar) y Save As (Guardar como).

New (Nuevo)

Se utiliza para crear un nuevo libro.

Open (Abrir)

Se utiliza para abrir un archivo existente en un disquete o en el disco duro de la computadora.

Close (Cerrar)

Se utiliza para cerrar una hoja de cálculo.

Save As (Guardar como)

Se utiliza para guardar un nuevo archivo por primera vez o un archivo existente con otro nombre.

Save (Guardar)

Se utiliza para guardar un archivo que fue modificado. Si cierra el libro sin guardarlo, perderá todos los cambios realizados.

Instrucciones para crear un libro

Al abrir Excel 2003 por primera vez aparece un libro en blanco, donde podrá directamente ingresar información o crear un diseño.

Siga estos pasos para crear un libro en Excel 2003:

Seleccione File (Archivo) New (Nuevo) en la barra de menús.

Se abrirá el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro) en el sector derecho de la pantalla.

Seleccione la opción Blank Workbook (Libro en blanco) en la opción New (Nuevo).

Se abrirá un libro en blanco en la ventana de Excel y se cerrará el panel de tareas New Workbook (Nuevo libro).

Instrucciones para guardar un libro

Todos los libros creados en Excel deben guardarse y recibir un nombre para distinguirse de otros libros. La primera vez que guarde un libro, Excel le pedirá que elija un nombre mediante la función Save As (Guardar como). Una vez que haya elegido el nombre, cualquier cambio adicional efectuado al texto, números o fórmulas deberá guardarse mediante la función Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar un nuevo libro:

Seleccione File (Archivo) Save As (Guardar como) en la barra de menús.

Aparecerá el cuadro de diálogo Save As (Guardar como).

Haga clic en el menú desplegable Save In: (Guardar en) y decida en qué ubicación desea guardar el archivo. Haga clic en 3 1/2 floppy (A:) [Disco de 3 1/2 (A:)] para guardar el archivo en un disquete, o en Local Disk (C:) [Disco local (C:)] para guardarlo en la computadora.

Escriba un nuevo nombre para el archivo en el cuadro File name: (Nombre de archivo).

Haga clic en el botón Save (Guardar).

Siga estos pasos para guardar cambios realizados en un libro de Excel 2003 existente:

Seleccione File (Archivo) Save (Guardar) en la barra de menús, o bien

Haga clic en el botón Save (Guardar) en la barra de herramientas estándar.

Si guarda el archivo por primera vez y no elige un nombre para su archivo, Microsoft Excel lo hará por usted.

Cuando trabaje con una hoja de cálculo, le aconsejamos guardar a menudo. ¡Nunca viene bien perder información! Puede guardar rápidamente su hoja de cálculo con la combinación de teclas Ctrl + S si está ejecutando el programa en inglés, o bien Ctrl + G si lo está ejecutando en español.

Instrucciones para abrir un libro

Puede abrir cualquiera de los libros que fueron guardados con un nombre.

Siga estos pasos para abrir un libro de Excel 2003 existente:

Seleccione File (Archivo) Open (Abrir) en la barra de menús.

Se abrirá el cuadro de diálogo Open (Abrir).

En la lista Look in (Buscar en), haga clic en la unidad de disco, carpeta o ubicación en la Internet que tiene el archivo que desea abrir.

En la lista de carpetas, abra la que contiene el archivo. Una vez que aparezca el archivo deseado, haga clic en él para seleccionarlo.

Haga clic en el botón Open (Abrir).

Instrucciones para cerrar un libro

Siga estos pasos para cerrar un libro de Excel 2003 existente:

Seleccione File (Archivo) Close (Cerrar) en la barra de menús. El libro situado en la ventana de Excel se cerrará.

Excel 2003 le solicitará que guarde la información en el caso de que haya ingresado datos o modificado el libro entre la última vez que guardó el archivo y el momento en que lo cierra.

Instrucciones para ingresar datos en una celda

En una celda se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, números y fórmulas. Entendemos por texto a la información que no es un número ni una fórmula. Los números son valores utilizados para hacer cálculos. Las fórmulas son los cálculos matemáticos.

Siga estos pasos para ingresar datos en una celda:

Seleccione con un clic del ratón la celda en que desea ingresar información.

Comience a escribir los datos. Al hacerlo, aparecerá un punto de inserción en la celda.

Los datos se pueden ingresar en la celda o en la barra de fórmulas.

Los datos ingresados aparecerán en la celda activa y en la barra de fórmulas.

Observe los botones Cancel (Cancelar) y Enter (Introducir) en la barra de fórmulas.

Al seleccionar el botón Enter (Introducir) se dará por concluido el ingreso de información y se desactivarán los botones de la barra de fórmulas.

La función Autocompletar de Excel lleva la cuenta del texto ya ingresado en una columna. Si los primeros caracteres que ingresa en una celda concuerdan con una entrada ya existente en esa columna, Microsoft Excel se encargará de completar el resto por usted.

Instrucciones para modificar datos en una celda

Es probable que con el tiempo deba modificar y editar los datos ya ingresados en una hoja de cálculo. He aquí dos métodos para lograrlo.

Método rápido y sencillo:

Haga clic en la celda que contiene la información que debe modificar.

Escriba la nueva información. El nuevo texto reemplazará al texto existente.

Si el texto original es demasiado extenso y sólo necesita una pequeña modificación (corrección de una falta de ortografía), edite la entrada.

Instrucciones para modificar los datos en una celda:

Método 1: modificación directa en la celda

Haga doble clic en la celda que contiene la información que debe modificar.

La celda se abrirá y podrá modificarla directamente.

Realice los cambios necesarios.

Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir) situado en la

barra de fórmulas para completar el ingreso de información.

Método 2: modificación en la barra de fórmulas

Haga clic en la celda que contiene la información que debe modificar.

Edite la entrada en la barra de fórmulas.

Instrucciones para eliminar datos en una celda

Siga estos pasos para eliminar datos existentes en una celda:

Seleccione con un clic del ratón la celda que contiene la información que debe eliminar.

Haga clic en la información que aparece en la barra de fórmulas.

Haga clic en el botón Cancel (Cancelar) para borrar la información ingresada y desactivar los botones de la barra de fórmulas.

O BIEN,

Seleccione con un clic del ratón la celda que contiene la información que debe eliminar.

Pulse la tecla Delete (Suprimir). O bien,

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Clear Contents (Borrar contenido) en el menú contextual.

Siga estos pasos para eliminar datos que se escribieron, pero todavía no se ingresaron en la celda:

Pulse la tecla Escape y cancele la información ingresada.

Funciones Undo (Deshacer) y Redo (Rehacer)

A veces, quizás cometa un error en una hoja de cálculo, como por ejemplo ingresar un número

equivocado en una celda. Excel 2003 le permite deshacer esa operación. Utilice el Botón Undo (Deshacer) en la barra de herramientas estándar. Se puede recuperar la última acción.

Siga estos pasos para deshacer acciones recientes (ingreso de información, formato, etc.) en forma individual:

Haga clic en el botón Undo (Deshacer).

Siga estos pasos para deshacer varias acciones recientes simultáneamente:

Haga clic en la flecha situada junto al botón Undo (Deshacer).

Seleccione en la lista las operaciones que desea deshacer.

Microsoft Excel deshace la acción seleccionada y todas las que figuran con anterioridad a ésta en la lista.

Una acción de Deshacer puede cancelarse mediante la aplicación de una acción de Rehacer. Esto resulta muy útil cuando realizó por error una operación de Deshacer. Recuerde, sólo es posible Rehacer una acción si no ha modificado una hoja de cálculo desde que se ejecutó la última operación de Deshacer:

Siga estos pasos para Rehacer una operación de Deshacer:

Pulse el botón Redo (Rehacer).

Siga estos pasos para rehacer al mismo tiempo varias acciones deshechas:

Haga clic en la flecha situada junto al botón Redo (Rehacer).

Seleccione en la lista las operaciones que desea rehacer.

Microsoft Excel cancela la acción de Deshacer.

Selección de varias celdas

En Excel 2003 llamamos celda activa a aquélla que se encuentra seleccionada en ese momento. También puede seleccionar un grupo de celdas contiguas, o un rango de celdas. Pueden realizarse varias operaciones con un rango de celdas: desplazarlo, copiarlo, eliminarlo o darle formato. Un rango de celdas puede definirse de distintas maneras: selección de un grupo específico de celdas, de varias columnas o filas; o bien de toda la hoja de cálculo.

Siga estos pasos para seleccionar un rango de celdas:

Vaya a la primera celda del rango.

El puntero del ratón se transformará en una cruz grande.

Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrástrelo hacia la izquierda o derecha, hacia arriba o abajo hasta la última celda que desea seleccionar.

Suelte el botón del ratón.

Las celdas seleccionadas aparecerán sombreadas.

Siga estos pasos para seleccionar todas las celdas en una columna o fila:

Seleccione la columna de su preferencia haciendo clic en el título gris y arrastre el cursor por los títulos de las otras columnas para incluirlas.

Seleccione la fila de su preferencia haciendo clic en el título gris y arrastre el cursor hacia abajo para incluir otras filas.

Siga estos pasos para seleccionar toda la hoja de cálculo:

Haga clic en el rectángulo gris situado en el ángulo superior izquierdo para seleccionar toda la hoja de cálculo.

Si las celdas y columnas que desea no están contiguas, seleccione uno de los rangos que desea y mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los demás.

Definición de las funciones de cortar, copiar y pegar

Las funciones de cortar, copiar y pegar son sumamente útiles en Excel 2003. Le permitirán copiar y/o cortar rápidamente información de las celdas (texto, números o fórmulas) y pegarla en otras. Estas operaciones le evitan tener que escribir siempre la misma información.

Los botones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) se encuentran ubicados en la barra de herramientas estándar.

Las funciones Cut (Cortar), Copy (Copiar) y Paste (Pegar) también aparecen como opciones en el menú Edit (Edición).

Estas funciones también pueden realizarse con las teclas de atajo:

Cortar Ctrl + XCopiar Ctrl + CPegar Ctrl + V

Instrucciones para copiar y pegar el contenido de las celdas

La función Copiar le permite copiar información seleccionada de la hoja de cálculo y ubicarla temporalmente en el portapapeles, un archivo de almacenamiento temporal en la memoria de su computadora. La función Pegar le permite seleccionar cualquiera de los elementos del portapapeles y colocarlo en otra celda de la misma hoja de cálculo, o incluso en otra hoja de cálculo.

Siga estos pasos para copiar y pegar:

Seleccione la celda o celdas que desea duplicar.

Haga clic en el botón Copy (Copiar) en la barra de herramientas estándar.

El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas".

Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La celda quedará resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la información duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La información se copiará en su nueva ubicación.

Asegúrese de no pegar información en celdas que ya contienen datos. Si lo hace, borrará la información contenida en la celda.

Podrá copiar información de distintos orígenes, entre ellos sitios Web, mensajes electrónicos y otras aplicaciones de Office como Word y PowerPoint, y pegarla en una hoja de cálculo de Excel.

Instrucciones para cortar y pegar información el contenido de las celdas

La función Cut (Cortar) le permite eliminar información de las celdas de una hoja de cálculo. La información cortada puede pegarse en otra celda, siempre y cuando lo haga antes de efectuar otra operación. Si no pega inmediatamente la información cortada, ésta se borrará del portapapeles de Office.

Siga estos pasos para cortar y pegar:

Seleccione la celda o celdas que desea cortar.

Haga clic en el botón Cut (Cortar) en la barra de herramientas estándar.

La información que contiene se borrará.

El borde de las celdas afectadas se asemejará a un "desfile de hormigas".

Haga clic en la celda en que desea colocar la información duplicada. La celda quedará resaltada. Si desea copiar el contenido de la celda en varias celdas, haga clic en la primera celda en que desea colocar la información duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La información se pegará en su nueva ubicación.

Tal vez no desee pegar la información cortada. Puede usar Cut (Cortar) sólo para borrar información de una celda.

Instrucciones para desplazar datos con las funciones de arrastrar y colocar

También podrá desplazar datos de una celda a la otra mediante el método de arrastrar y colocar. Puede usar el cursor para señalar la información a desplazar y luego arrastrar la celda a su nueva ubicación.

Siga estos pasos para usar el método de arrastrar y colocar:

Resalte y seleccione la o las celdas que desea desplazar a otra ubicación.

Coloque el puntero del ratón cerca de uno de los bordes de la o las celdas seleccionadas. El puntero del ratón se transformará de una cruz grande blanca a una cruz negra delgada con flechas en sus cuatro extremos.

Mantenga el puntero del ratón en el borde de la celda seleccionada y, a continuación, pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastre la celda a su nueva ubicación.

Suelte el botón del ratón para desplazar la información a su nueva ubicación.

Introducción a las fórmulas

En sus épocas de estudiante, probablemente haya tenido que memorizar ciertas fórmulas para resolver problemas matemáticos. Microsoft Excel emplea estas mismas fórmulas para realizar cálculos en una hoja de cálculo.

Una fórmula puede ser una combinación de valores (números o referencias de celdas) y operadores aritméticos (+, -, /, *, =) dentro de una expresión algebraica. En Excel, todas las fórmulas deben comenzar con el signo igual (=).

La siguiente tabla muestra algunos de los operadores aritméticos que aprendió en sus épocas de estudiante y la representación de estos mismos operadores en Excel 2003.

Escuela Excel 2003Suma + +Resta - -Multiplicación X *

División / /Igual = =

El resultado de una fórmula (la respuesta de la suma 2+3, por ejemplo) aparecerá en la celda de la hoja de cálculo de Excel, mientras que la fórmula correspondiente sólo se verá en la barra de fórmulas. El resultado de una fórmula cambiará a medida que se ingresan distintos números en las celdas mencionadas en la definición de la fórmula.

Creación de una fórmula sencilla de suma

En Excel, una fórmula sencilla contiene una sola operación aritmética: un primer número más un segundo número es igual a un tercer número. Crear una fórmula sencilla es tan fácil como escribir 1+1. La única diferencia es que en Excel todas las formulas deben comenzar con el signo igual (=). Si en Excel escribe nada más que 1+1, la celda sólo mostrará "1+1". Deberá comenzar la ecuación con el signo igual, o sea =1+1. Esto es válido para cualquier fórmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicación o división.

Sumemos dos números para crear un tercero, 128+345=473. En Excel 2003, esto se expresa con la fórmula =128+345, tal como se muestra a continuación.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que sume dos números:

Haga clic en la celda donde se definirá la fórmula.


Escriba el primer número de la suma (128, por ejemplo)


Escriba el segundo número de la suma (345, por ejemplo).


Creación de una fórmula sencilla de suma (continuación)

Pero, ¿qué sucede si una columna contiene varios números, cada uno de los cuales cambia periódicamente? Usted no deseará escribir una nueva fórmula cada vez que se modifique un número. Afortunadamente, Excel 2003 le permite incluir referencias de celdas en las fórmulas.

Una fórmula puede sumar los valores de dos celdas (por ejemplo, B2 y B3). Escriba los valores que desee en estas dos celdas y la fórmula ajustará la respuesta como corresponda.

Si usa este método para calcular dos números (por ejemplo 128 y 345), deberá escribir 128 en la celda B2 y 345 en la celda B3. La fórmula de Excel, =B2+B3, quedará entonces definida en la celda B4.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que sume el contenido de dos celdas:




Escriba el número de celda que contiene el primer número de la suma (por ejemplo, B2).


Escriba el número de celda que contiene el segundo número de la suma (por ejemplo, B3).


Creación de una fórmula sencilla de resta mediante el método de señalar y hacer clic

En la definición de las fórmulas pueden utilizarse números o referencias de celdas. En lugar de escribir el número o la referencia de celda, también podrá utilizar el ratón para seleccionar las celdas que utilizará en la fórmula. Mediante este método, escriba una fórmula sencilla que reste una celda de otra: =B3-B2.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla de resta mediante el método de señalar y hacer clic:





Escriba el signo menos (-) para que Excel sepa que se realizará una resta.




Creación de una fórmula sencilla de multiplicación

La creación de fórmulas de multiplicación es muy similar a la creación de fórmulas de suma y resta. Para multiplicar dos celdas, B2 y B3, deberá insertar entre ellas un operador de multiplicación (*) =B2*B3.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que multiplique el contenido de dos celdas:



Escriba =


Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de multiplicación *). El operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.




Creación de una fórmula sencilla de división

La creación de fórmulas de división es muy similar a la creación de fórmulas de suma, resta y multiplicación. Para dividir el contenido de la celda B2 por la celda B3, deberá insertar entre ellas un operador de división (/) =B2/B3.

Siga estos pasos para crear una fórmula sencilla que divida una celda por otra:





Escriba un operador aritmético (por ejemplo, el símbolo de división /). El operador aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas.

Haga clic en la próxima celda de la fórmula (por ejemplo, B3).


Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir) situado en la barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

Definición de las fórmulas complejas

Las fórmulas sencillas tienen una sola operación aritmética, mientras que las fórmulas complejas incluyen más de una.

En las operaciones aritméticas, es muy importante mantener el orden. Al ingresar una fórmula compuesta de varias operaciones (suma, resta y división), Excel 2003 sabrá que tiene que ejecutarlas en un determinado orden. El orden de las operaciones es el siguiente:

5. Operaciones entre paréntesis

6. Cálculos que incluyan exponentes potenciales (elevación a una potencia)

7. Multiplicación y división, sea cual fuere que aparezca en primer término

8. Suma y resta, sea cual fuere que aparezca en primer término

Respetando este orden, veamos cómo se calcula la fórmula 120/(8-5)*4-2 en la siguiente figura:

Ahora veamos otro ejemplo:

2*(6-4) =?

¿Cuál es la respuesta, 8 ó 4? Si realiza el cálculo en el orden en que aparecen los números, sin tener en cuenta los paréntesis, 2*6-4, obtendrá el resultado incorrecto, 8. Debe seguir el orden de las operaciones para llegar a la respuesta correcta.

Siga estos pasos para obtener la respuesta correcta:

Calcule la operación que figura entre paréntesis (6-4), cuya respuesta es 2.

Multiplique la respuesta obtenida en el paso anterior, que es 2, por la expresión numérica 2* que abrió la ecuación. En otras palabras, multiplique 2*2.

La respuesta correcta es 4.

Al usar fórmulas con referencias de celdas, los resultados cambian cada vez que se modifican los números.

Recuerde: cuando trabaje en Excel, nunca realice las operaciones aritméticas "mentalmente" ni escriba la respuesta en una celda donde debería haber una fórmula para calcular la respuesta.

Definición de las fórmulas complejas (continuación)

Antes de continuar, analice más fórmulas y asegúrese de haber comprendido el orden de las operaciones con las que Excel calcula la respuesta.

5*3/2 Multiplique 5*3 antes de realizar la división porque el signo de multiplicación precede al de división. La respuesta es 7,5.

5/3*2 Divida 5/3 antes de realizar la multiplicación porque el signo de división precede al de multiplicación. La respuesta es 3,333333.

5/(3*2) Realice la operación que figura entre paréntesis (3*2) primero y luego divida este resultado por 5. La respuesta es

0,833333.

5+3-2 Sume 5+3 antes de realizar la resta, porque el signo de suma precede al de resta. La respuesta es 6.

5-2+3 Reste 5-2 antes de realizar la suma porque el signo de resta precede al de suma. La respuesta es 6.

5-2*3 Multiplique 2*3 antes de realizar la resta porque el signo de multiplicación tiene una jerarquía superior al de resta. La respuesta es -1.

(5-2)*3 Realice primero la operación que figura entre paréntesis (5-2) y luego multiplique el resultado por 3. La respuesta es 9.

Creación de fórmulas complejas

En una fórmula compleja, Excel 2003 sigue automáticamente un orden estándar de operaciones. Por lo tanto, si desea calcular en primer término una parte de la fórmula, colóquela entre paréntesis.

A modo de ejemplo, digamos que si deseamos sumar el contenido de las celdas B2 y B3, y luego multiplicar la respuesta por los datos de la celda A4, entonces necesitaríamos definir la siguiente fórmula: =(B2+B3)*A4.

Ingrese los números que desea calcular.

Haga clic en la celda en que desea que aparezca el resultado de la fórmula.


Escriba un paréntesis de apertura, o (



Haga clic en la segunda celda de la fórmula. La referencia B3 aparecerá en el lugar donde desea colocar el resultado.

Finalice la operación B2+B3 al agregar un paréntesis de cierre, o )

Escriba el operador aritmético siguiente, o el símbolo de multiplicación (*), para que Excel sepa que se va a realizar una multiplicación.

Haga clic en la tercera celda que desea incluir en la fórmula, la celda A4.

Muy importante: pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir)

situado en la barra de fórmulas. Con este paso concluye la fórmula.

Intente cambiar uno de los valores de la fórmula y observe la respuesta obtenida.

Rellenado de fórmulas en otras celdas

Algunas veces, usted escribirá una fórmula que utilizará bastante en distintos lugares de una hoja de cálculo. Por ejemplo, una hoja de cálculo puede contener varias columnas de números. Cada columna tendrá una fórmula que sume todos los números que allí figuren. Podrá escribir la fórmula varias veces, una vez en cada columna, o bien podrá copiarla y pegarla en cada columna. El método de rellenado de fórmula le permite copiar una fórmula y rellenar con ella varias celdas consecutivas simultáneamente.

Al desplazar el puntero del ratón sobre el controlador de relleno, es decir el cuadrado situado en el ángulo inferior derecho de la celda, éste se transformará en un filamento cruzado.

Siga estos pasos para copiar una fórmula a una celda contigua con el controlador de relleno:

Haga clic en la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

Coloque el puntero del ratón sobre el controlador de relleno.

Haga clic y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y luego arrastre el contenido a la celda que desea aplicar el rellenado de fórmula.

Suelte el botón del ratón.

Seleccione la opción Copy Cells (Copiar celdas) en el menú desplegable de opciones de autorrelleno.

Al copiar la fórmula a otras celdas de la hoja de cálculo, las referencias de celdas de una fórmula se actualizan automáticamente.

También puede utilizar la función de copiar y pegar para copiar una fórmula en otras celdas. Haga clic en Avanzar para obtener más información sobre el método de copiar y pegar.

Instrucciones para copiar y pegar fórmulas

El proceso para copiar y pegar una fórmula es idéntico al proceso utilizado para copiar y pegar texto.

Siga estos pasos para copiar y pegar una fórmula:

Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar.

Haga clic en el botón Copy (Copiar). Las celdas copiadas aparecerán rodeadas por un "desfile de hormigas".

Seleccione la celda donde desea pegar la fórmula duplicada.

Pulse la tecla Enter (Intro). La fórmula se copiará en su nueva ubicación.

Revisión de fórmulas

Excel le permite revisar, y por ende modificar, todas las fórmulas que haya escrito anteriormente en una hoja de cálculo.

Siga estos pasos para revisar una fórmula mediante el empleo del teclado:

Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.

Ahora el cursor puede moverse hacia la izquierda y hacia la derecha entre los valores en la fórmula de la celda B5.

Realice las modificaciones necesarias a la fórmula.

Pulse la tecla Enter (Intro) o haga clic en el botón Enter (Introducir) para aceptar la nueva fórmula.

Creación de una referencia absoluta

En lecciones anteriores aprendimos que al copiar una fórmula que utiliza referencias, Excel automáticamente ajustará las referencias en las fórmulas pegadas para reflejar las nuevas celdas afectadas por la fórmula.

Sin embargo, al copiar y pegar una fórmula muchas veces no querrá que se modifiquen una o varias referencias. Este problema se soluciona con la referencia absoluta. Las referencias absolutas de celdas en una fórmula siempre se referirán a la misma celda o rango de celdas en una fórmula. Si la fórmula se copia en otra ubicación, la referencia absoluta no se modificará.

En una fórmula, la referencia absoluta queda identificada por el signo de dólar ($). Éste puede preceder la referencia de la columna, de la fila o de ambas. Algunos ejemplos de referencias absolutas son:

$A$2 La columna y la fila no cambiarán cuando se las copie.A$2 La fila no cambiará cuando se la copie.$A2 La columna no cambiará cuando se la copie.

Siga estos pasos para crear una referencia absoluta:

Escriba los números que desea calcular (por ejemplo: 34567 en la celda B2 y 1234 en la celda B3).

A continuación, cree una fórmula sencilla (=B2+B3).

Para crear en esa fórmula una referencia absoluta, para B2, agregue el signo de dólar $ antes de B (referencia de la columna) y antes de 2 (referencia de la fila) de manera que la nueva fórmula se lea así (=$B$2+B3)

Copie y pegue la fórmula en otra celda contigua. La fórmula ahora incluye una referencia absoluta a B2 (=$B$2+D3).

Uso de las funciones

Una función es una fórmula predefinida que ayuda a ejecutar operaciones matemáticas comunes. Las funciones le ahorrarán el tiempo de escribir largas fórmulas. A modo de ejemplo, digamos que podrá utilizar -entre otras- una función de Excel denominada Average (Promedio) para hallar rápidamente el promedio de un rango de números. O bien, usar la función SUM (SUMA) para sumar un rango de celdas. Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes.

Cada función tiene un cierto orden, llamado sintaxis, que es necesario respetar para que la función produzca los resultados deseados.

Sintaxis:

4. Todas las funciones comienzan con el signo =.

5. A continuación del signo = se encuentra el nombre de la función [por ejemplo, SUM (SUMA)].

6. Los argumentos -números, texto o referencias de celdas- deben figurar entre paréntesis. Si hay más de un argumento, éstos deben estar separados por comas.

He aquí un ejemplo de una función con un solo argumento, que suma el rango de celdas B3 a B10:

He aquí un ejemplo de una función con más de un argumento, que calcula el promedio de los números en un rango de celdas: B3 a B10 y C3 a C10:

Excel tiene cientos de funciones (fórmulas predefinidas) diferentes para ayudarlo a hacer cálculos. Como usted ya sabe, crear fórmulas individuales es una tarea difícil y lenta. Si utiliza las funciones que trae Excel, ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Las funciones de Excel

Excel 2003 tiene muchas funciones diferentes. A los efectos de este curso, trataremos algunas de las funciones más comunes.

Entre las funciones estadísticas se encuentran:

SUM (SUMA) - permite sumar un rango de celdas.

AVERAGE (PROMEDIO) - permite obtener el promedio de un rango de celdas.

COUNT (CONTAR) - cuenta la cantidad de datos elegidos en un rango de celdas.

MAX - identifica el número más alto en un rango de celdas.

MIN - identifica el número más bajo en un rango de celdas.

Entre las funciones financieras se encuentran:

Tasas de interés

Pagos de préstamos

Montos de depreciación de artículos

Entre las funciones de fecha y hora se encuentran:

DATE (FECHA) - Devuelve el número de serie que representa una cierta fecha.

Day of Week (DIASEM)

DAYS360 (DIAS360) - Calcula la cantidad de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días.

TIME (NSHORA) - Devuelve el número de serie de una cierta hora.

HOUR (HORA) - Convierte un número de serie en hora.

MINUTE (MINUTOS) - Convierte un número de serie en minuto.

TODAY (HOY) - Devuelve el número de serie de la fecha actual.

MONTH (MES) - Convierte un número de serie en un mes.

YEAR (AÑO) - Convierte un número de serie en un año.

No es necesario que aprenda las funciones de memoria. Simplemente debe tener una idea acerca de ellas.

Suma de un rango de datos

La función Autosuma le permite crear una fórmula que incluye un rango de celdas, por ejemplo: varias celdas en una columna o en una fila.

Siga estos pasos para calcular la Autosuma de un rango de datos:

Escriba los números que desea incluir en la fórmula, en celdas separadas en la columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187).

Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la fórmula.

Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratón para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7.

En la barra de herramientas estándar, haga clic en el botón AutoSum (Autosuma).

El total aparecerá en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado.

Observe que la fórmula =SUM(B3:B7) [=SUMA(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Promedio de un rango de números

La función Promedio permite calcular el promedio de un rango de números. Esta función puede seleccionarse desde el menú desplegable AutoSum (Autosuma).

Siga estos pasos para calcular el promedio de un rango de datos:

Escriba los números a incluir en la fórmula, en celdas separadas de la columna B (por ejemplo: en la celda B3 escriba 128, en la B4 escriba 345, en la B5 escriba 243, en la B6 escriba 97 y en la B7 escriba 187).

Haga clic en la primera celda (B3) que desea incluir en la fórmula.

Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, arrastre el puntero del ratón para definir un rango de celdas que vaya de la B3 a la B7.

En la barra de herramientas estándar, haga clic en la sección desplegable del botón AutoSum (Autosuma).

Seleccione la función Average (Promedio) de la lista desplegable de funciones.

El promedio aparecerá en la celda B8 o en la celda que se encuentra inmediatamente debajo del rango seleccionado.

Observe que la fórmula =AVERAGE(B3:B7) [=PROMEDIO(B3:B7)] ha sido definida en la celda B8.

Acceso a las funciones de Excel 2003

Siga estos pasos para obtener acceso a otras funciones de Excel 2003:

Mediante el método de señalar, hacer clic y arrastrar, seleccione un rango de celdas para incluir en la fórmula.

En la barra de herramientas estándar, haga clic en la sección desplegable del botón AutoSum (Autosuma).

Si usted no ve la función que desea utilizar (Sum [Suma], Average [Promedio], Count [Cuenta], Max [Máx], Min [Mín]), haga clic en More Functions (Más funciones) para visualizar otras funciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insert Function (Insertar función).

Existen tres formas de ubicar una función en el cuadro de diálogo Insert Function (Insertar función):

Escriba una pregunta en el cuadro Search for a function (Buscar una función) y haga clic en el botón GO (Ir). O bien,

Desplácese por la lista de las funciones en orden alfabético en el campo Select a function (Seleccionar una función). O bien,

Seleccione una categoría en la lista desplegable Select a category (Seleccionar una categoría) y examine los nombres de las funciones correspondientes en el campo Select a function (Seleccionar una función).

Seleccione la función que desea utilizar y haga clic en el botón OK (Aceptar).

Asignación de nombres a las hojas de cálculo

Al principio de este curso, aprendió que las etiquetas de las hojas se denominan Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3), y aparecen en la parte inferior de la pantalla. Estos

no son nombres muy elocuentes. Excel 2003 le permite asignar nombres descriptivos para cada hoja de cálculo de un libro -Chequeras, Informes, Cuentas- de manera de poder ubicar la información rápidamente.

Siga estos pasos para asignarle un nombre a una hoja de cálculo:

Haga doble clic en la etiqueta de la hoja de cálculo para seleccionarla. Un recuadro negro resaltará el texto.

Escriba un nombre nuevo para la hoja de cálculo.

Pulse la tecla Enter (Intro).

La hoja de cálculo ya cuenta con un nombre propio.

Inserción de las hojas de cálculo

En Excel 2003, cada libro nuevo viene con tres hojas de cálculo etiquetadas como Sheet1 (Hoja1), Sheet2 (Hoja2) y Sheet3 (Hoja3). Usted puede insertar nuevas hojas de cálculo si fuera necesario, o bien eliminar otras que ya no necesita.

Siga estos pasos para insertar una nueva hoja de cálculo:

Seleccione Insert (Insertar) Worksheet (Hoja de cálculo) en la barra de menús.

Una nueva etiqueta de hoja de cálculo se agrega en la parte inferior de la pantalla. Se llamará Sheet4 (Hoja4), Sheet5 (Hoja5) o el siguiente número secuencial de hoja que corresponda al libro.

Eliminación de las hojas de cálculo

Se puede eliminar cualquier hoja de cálculo de un libro, inclusive aquéllas que tienen información. Recuerde, un libro debe tener una hoja de cálculo como mínimo.

Siga estos pasos para eliminar una o más hojas de cálculo:

Haga clic en la(s) hoja(s) que desea eliminar.

Seleccione Edit (Edición) Delete Sheet (Eliminar hoja) en la barra de menús.

Si la hoja que quiere eliminar contiene información, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Haga clic en el botón Delete (Eliminar) para suprimir la hoja de cálculo y toda la información que contiene.

Otra manera de eliminar o insertar una hoja de cálculo es hacer clic con el botón derecho del ratón en la hoja de cálculo a ser eliminada y luego seleccionar Delete (Eliminar) o Insert (Insertar) en el menú contextual.

Instrucciones para agrupar y desagrupar las hojas de cálculo

Un libro es un documento de Excel compuesto de varias páginas, llamadas hojas de cálculo. Algunas veces deseará trabajar con las hojas de a una por vez como si cada una de ellas fuera una unidad independiente. En otras oportunidades, deberá agregar la misma información o formato a todas las hojas. Excel le permite escribir una y otra vez la misma información en cada una de las hojas, aplicar un formato idéntico, o bien agrupar las hojas de cálculo e ingresar la información una sola vez.

También podrá combinar las hojas de cálculo y formar un grupo. La agrupación de hojas de cálculo le permite aplicar las mismas fórmulas o formatos a todas las hojas del grupo. Cuando las hojas de cálculo están agrupadas, todos los cambios introducidos en una de ellas se repiten en todas las hojas de cálculo que integran el grupo. Si varias hojas de cálculo tienen datos comunes -regiones, departamentos, trimestres, meses, semanas y días- escríbalos una vez y aparecerán en todas las hojas incluidas en el grupo.

Siga estos pasos para agrupar hojas de cálculo:

Para seleccionar una sola hoja de cálculo, simplemente haga clic en la etiqueta de la hoja.

Para seleccionar más de una hoja de cálculo, mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en una o más de las etiquetas correspondientes a cada hoja de cálculo del libro.

Para seleccionar todas las hojas de cálculo de un libro, haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta de cualquier hoja y seleccione la opción Select All Sheets (Seleccionar todas las hojas) en el menú contextual.

Cuando estén seleccionadas dos o todas las hojas, aparecerá un aviso con la palabra -Grupo- en la barra de títulos.

Recuerde que debe desagrupar las hojas de cálculo después de haber terminado de ingresar, mover, copiar y dar formato a los datos comunes. Si no lo hace, todo lo que realice en una hoja se repetirá en todas las otras.

Siga estos pasos para desagrupar las hojas de cálculo:

Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las etiquetas de las hojas seleccionadas.

Seleccione Ungroup Sheets (Desagrupar hojas) en el menú contextual.

La palabra -Grupo- que aparecía en la barra de títulos, desaparecerá.

Instrucciones para mover las hojas de cálculo

Recuerde que al mover una hoja de cálculo, estará llevándola a una nueva ubicación en este u otro libro.

Siga estos pasos para mover una hoja:

Seleccione la hoja de cálculo que desea mover/copiar.

Seleccione Edit (Edición) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en la barra de menús.

En el cuadro de diálogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros desplegables para seleccionar el nombre del libro al que habrá de desplazar la hoja de cálculo (el valor predeterminado es el libro actual), así como la ubicación de la hoja dentro del libro.

Haga clic en la casilla de verificación Create a copy (Crear una copia) para copiarla.

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para mover la hoja a su nueva ubicación.

Instrucciones para copiar las hojas de cálculo

Recuerde que por copiar una hoja, se entiene realizar una copia exacta de ella.

Siga estos pasos para copiar una hoja de cálculo:

Seleccione la hoja de cálculo que desea mover/copiar.

Seleccione Edit (Edición) Move or Copy Sheet (Mover o copiar hoja) en la barra de menús.

En el cuadro de diálogo Move or Copy (Mover o copiar), utilice los cuadros desplegables para seleccionar el nombre del libro en el que habrá de copiar la hoja de cálculo (el valor predeterminado es el libro actual), así como la ubicación de la hoja dentro del libro.

Haga clic en la casilla de verificación Create a Copy (Crear una copia).

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para crear una copia exacta de la hoja y desplazarla a la ubicación seleccionada.

Inserción de filas

Excel le permite agregar una fila a su hoja de cálculo en el lugar donde la necesite, y desplaza las filas ya existentes hacia abajo para hacerle lugar a la fila nueva.

Siga estos pasos para agregar una fila:

Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva.

Seleccione Insert (Insertar) Rows (Filas) en la barra de menús.

Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada por usted.

O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la fila debajo del lugar donde desea agregar una fila nueva.

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Insert (Insertar) en el menú contextual.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).

Seleccione el botón de radio Entire Row (Insertar toda una fila).

Haga clic en el botón OK (Aceptar).

Se agregará a la hoja de cálculo una fila nueva arriba de la celda originalmente seleccionada por usted.

Seleccione varias filas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar filas rápidamente. Excel inserta el mismo número de filas que las que seleccionó originalmente.

Inserción de columnas

Excel le permite agregar una columna en el lugar donde la necesite, y desplaza las columnas ya existentes para hacerle lugar a la columna nueva.

Siga estos pasos para insertar una columna:

Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva.

Seleccione Insert (Insertar) Columns (Columnas) en la barra de menús.

Aparecerá en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.

O BIEN,

Haga clic en cualquier lugar de la columna donde desea agregar una columna nueva.

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción Insert (Insertar) en el menú contextual.

Aparecerá el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).

Haga clic en el botón de radio Entire Column (Insertar toda una columna) en el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas).


Aparecerá en pantalla una nueva columna a la izquierda de la columna existente.

Usted también puede seleccionar varias columnas antes de elegir Insert (Insertar) para agregar columnas rápidamente. Excel inserta el mismo número de columnas que las que seleccionó originalmente.

Instrucciones para eliminar columnas y filas

La eliminación de columnas y filas se realiza prácticamente de la misma manera que su inserción.

Siga estos pasos para eliminar una fila y toda la información que contiene:

Seleccione una celda en la fila que desea eliminar.

Seleccione Edit (Edición) Delete (Eliminar) en la barra de menús.

Haga clic en el botón de radio Entire Row (Toda la fila) en el cuadro de diálogo Delete (Eliminar celdas).


Siga estos pasos para eliminar una columna y toda la información que contiene:

Seleccione una celda en la columna que desea eliminar.

Seleccione Edit (Edición) Delete (Eliminar) en la barra de menús.

Haga clic en el botón de radio Entire Column (Toda la columna) en el cuadro de diálogo Delete (Eliminar celdas).


Modificación del ancho de las columnas

Las columnas de las hojas de cálculo de Excel tienen un ancho predeterminado de 8,43 caracteres pero se pueden ensanchar hasta alcanzar los 240.

Si los datos ingresados en la celda ocupan más o menos espacio que el ancho predeterminado de la columna, Excel le permitirá modificarlo para alojar la información.

El ancho de la columna se puede modificar o ajustar manualmente o mediante el empleo de la función de autoajuste.

Siga estos pasos para modificar manualmente el ancho de una columna:

Coloque el puntero del ratón sobre la derecha del título gris de la columna.

El puntero del ratón se transformará en la herramienta de ajuste (flecha de dos puntas).

Arrastre la herramienta de ajuste hacia la izquierda o hacia la derecha hasta que adopte el ancho deseado y suelte el botón del ratón.

Siga estos pasos para modificar el ancho de una columna mediante la función de autoajuste:

Coloque el puntero del ratón sobre la derecha del título de la columna.


Haga doble clic en el borde del título de la columna.

Excel ajustará automáticamente el ancho de la columna hasta que alcance una longitud levemente mayor que la entrada más extensa.

Para obtener acceso a la función de autoajuste, seleccione Format (Formato) Column (Columna) AutoFit Selection (Autoajustar a la selección).

Modificación del alto de las filas

El procedimiento utilizado para modificar el alto de las filas es muy similar al empleado para ajustar el ancho de las columnas. Algunas veces deseará agrandar una fila para tener un cierto espacio entre ésta y la fila inmediatamente anterior o siguiente.

Siga estos pasos para modificar el alto de una sola fila:

Coloque el puntero del ratón en el borde inferior del título de la fila que desea modificar.


Arrastre la herramienta de ajuste hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar el alto deseado y suelte el botón del ratón.

Siga estos pasos para modificar automáticamente el alto de las filas:

Coloque el puntero del ratón en el borde inferior del título de la fila que desea modificar.


Haga doble clic para ajustar automáticamente el alto de la fila al tamaño de la fuente.

Excel 2003 ajustará automáticamente la fila hasta que adopte una altura levemente mayor que la entrada más alta.

Inserción de celdas

Cuando trabaje con una hoja de cálculo de Excel 2003, algunas veces se enfrentará a la necesidad de agregar o eliminar celdas sin tener por ello que agregar o eliminar filas o columnas enteras.

Siga estos pasos para agregar celdas:

Seleccione la ubicación donde desea agregar las celdas nuevas. Puede ser una sola celda o un rango de celdas.

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Insert (Insertar).

Nota: también puede seleccionar Insert (Insertar) Cell (Celdas) en la barra de menús.

Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Insert (Insertar celdas). Seleccione una de las siguientes opciones:

Shift cells right (Desplazar las celdas hacia la derecha) para desplazar hacia la derecha las celdas que se encuentran en las misma fila.

Shift cells down (Desplazar las celdas hacia abajo) para desplazar hacia abajo, por la misma columna, las celdas seleccionadas y todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opción y haga clic en el botón OK (Aceptar).

El resultado de su elección se verá en la hoja de cálculo.

No se olvide de que también podrá utilizar el cuadro de diálogo Insert/Delete (Insertar celdas/Eliminar celdas) para agregar y eliminar columnas y filas.

Eliminación de celdas

Siga estos pasos para eliminar celdas:

Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Delete (Eliminar).

Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Delete (Eliminar celdas). Seleccione una de las siguientes opciones:

Shift cells left (Desplazar las celdas hacia la izquierda) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia la izquierda las celdas que se encuentran en las misma fila.

Shift cells up (Desplazar las celdas hacia arriba) para eliminar las celdas seleccionadas y desplazar hacia arriba arriba, por la misma columna, todas las celdas situadas debajo de ellas.

Elija una opción y haga clic en el botón OK (Aceptar).

La hoja de cálculo mostrará el resultado de sus elecciones.

Combinación de celdas

Excel 2003 dispone de otra opción de alineación llamada combinar y centrar. Al combinar, estará seleccionando varias celdas y creando una más grande. A continuación, podrá centrar el contenido en la nueva celda combinada.

En la siguiente ilustración, se ven claramente las razones para desear combinar dos celdas. La hoja de cálculo muestra las Ventas (Sales) y los Gastos (Expenses) de Sally del Mes pasado (Last Month) y de Este mes (This Month). Observe que el nombre Sally aparece sobre la columna Mes pasado (Last Month). Para centrarlo de manera uniforme en las dos celdas, combine las celdas y céntrelo.

Siga estos pasos para combinar dos celdas en una:

Seleccione las celdas que desea combinar. Pueden ser celdas en una columna, filas o columnas y filas.

Haga clic en el botón Merge and Center (Combinar y centrar) en la barra de herramientas de formato.

Las dos celdas ya están combinadas en una.

Alineación de texto y números en las celdas mediante el uso de la barra de herramientas

de formato

Muy posiblemente ya haya observado que Excel 2003 alinea automáticamente el texto (etiquetas) con el margen izquierdo y los números (valores) con el margen derecho para facilitar su lectura.

Excel 2003 le permite cambiar la alineación automática de texto y números para que se alineen con el margen izquierdo, con el derecho o queden centrados. La siguiente ilustración muestra la diferencia entre estos tipos de alineación aplicados a las etiquetas (texto).

Emplee los botones situados en la barra de herramientas de formato para alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha texto y números.

Siga estos pasos para alinear texto y números en una celda:

Seleccione una celda o rango de celdas.

Haga clic en el botón Left-Align (Alinear a la izquierda), Center (Centrar) o Right-Align (Alinear a la derecha) situado en la barra de herramientas de formato.

El texto o los números contenidos en las celdas adoptarán la alineación seleccionada.

Modificación de la alineación horizontal

En párrafos anteriores hemos aprendido a alinear texto y números mediante los botones de alineación situados en la barra de herramientas de formato. También podrá definir la alineación mediante la ficha Alignment (Alineación) del cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas).

La sección titulada Horizontal (Horizontal) ofrece un cuadro de lista desplegable con las mismas opciones de alineación (izquierda, centrar y derecha) que se ven representadas en la ilustración anterior, y muchas más. Son ellas:

Fill (Rellenar)

Rellena la celda con su contenido actual, repitiéndolo hasta completar el ancho de dicha celda.

Justify (Justificar)

Si el texto es más extenso que el ancho de la celda, la opción Justify (Justificar) ajusta el texto y los espacios entre las palabras para que cada línea tenga el mismo ancho que la celda.

Center Across Selection (Centrar en la selección)

Centra el contenido de la celda situada hacia la extrema izquierda sobre las celdas seleccionadas. Esta función es similar a Combinar y centrar con la diferencia de que las celdas no se combinan.

Siga estos pasos para cambiar la alineación horizontal con la ayuda del cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas):


Seleccione Format (Formato) Cells (Celdas) en la barra de menús.

También puede hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Format Cells (Formato de celdas) en el menú contextual.

Aparecerá el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas).

Haga clic en la ficha Alignment (Alineación).

Haga clic en el cuadro desplegable Horizontal (Horizontal) y seleccione una de las opciones para la alineación horizontal.

Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineación horizontal a las celdas seleccionadas.

Modificación de la alineación vertical

También puede definir la alineación vertical del contenido de una celda, de manera similar a la alineación horizontal. En la sección de alineación vertical, la información de la celda se puede ubicar en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda. El valor predeterminado es Bottom (Inferior).

Siga estos pasos para cambiar la alineación vertical con la ayuda del cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas):






Haga clic en el cuadro desplegable Vertical (Vertical) y seleccione una de las opciones para la alineación vertical.

Haga clic en OK (Aceptar) para aplicar la alineación vertical a las celdas seleccionadas.

Modificación del control del texto

La sección Text Control (Control del texto) le permite controlar la manera en que Excel 2003 presentará la información en una celda. Hay tres formas de controlar el texto: Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) y Merge Cells (Combinar celdas).

La opción Wrap Text (Ajustar texto) concatena el contenido de una celda en varias líneas en caso de que la información sea demasiado extensa para caber en ese ancho de columna. También aumenta el alto de la celda.

La opción Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) achica el tamaño de la fuente para que quepa en las celdas seleccionadas; cuanto más texto haya, más pequeño se verá en la celda.

La opción Merge Cells (Combinar celdas) también puede aplicarse mediante el uso del

botón Merge and Center (Combinar y centrar) situado en la barra de herramientas de formato.

Siga estos pasos para cambiar el control del texto con la ayuda del cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas):





Haga clic en alguna de las casillas de verificación Wrap Text (Ajustar texto), Shrink to Fit (Reducir hasta ajustar) o Merge Cells (Combinar celdas) o combínelas según sus necesidades.


Modificación de la orientación del texto

El cuarto tipo de alineación de celdas en el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas) es la orientación del texto, que permite rotar el texto 90 grados hacia arriba o hacia abajo.

Siga estos pasos para cambiar la orientación del texto con la ayuda del cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas):

Seleccione una celda o rango de celdas donde desea cambiar la orientación del texto.




Aumente o disminuya el número que aparece en el campo o cuadro de número Degrees (Grados).


Formato de los números en el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas)

Los números en Excel pueden adoptar distintos formatos: fecha, hora, porcentajes o decimales.

Siga estos pasos para darle formato a los números en una celda:




Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas).

Haga clic en la ficha Number (Número).

Seleccione Number (Número) en la lista desplegable que figura a continuación de Category (Categoría).

Utilice las flechas del cuadro Decimal places (Posiciones decimales) para seleccionar la cantidad de posiciones decimales. Por ejemplo, si selecciona 2, en pantalla aparecerá 13,50; si selecciona 3, en pantalla aparecerá 13,500.

Haga clic en la casilla de verificación Use 1000 Separator (Usar separador de miles) si desea que se coloquen puntos (1.000) en el número.

Utilice la lista que figura en el cuadro Negative numbers (Números negativos) para indicar cómo se verán los números inferiores al cero.


Formato de la fecha en el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la fecha de distintas maneras. He aquí algunos ejemplos:

12 de Octubre de 200412/10/0412-Oct-04

Siga estos pasos para darle formato a la fecha en una celda:





Seleccione Date (Fecha) en la lista desplegable que figura a continuación de Category (Categoría).

Seleccione el formato de fecha deseado en la lista desplegable Type (Tipo).


Formato de la hora en el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas)

Excel 2003 permite darle formato a la hora de distintas maneras. He aquí algunos ejemplos:

13:301:30 PM

Siga estos pasos para darle formato a la hora en una celda:

Seleccione el rango de celdas que desea formatear.




Seleccione Time (Hora) en la lista desplegable que figura a continuación de Category (Categoría).

Seleccione el formato de hora deseado en la lista desplegable Type (Tipo).


Formato de porcentaje en el cuadro de diálogo Format Cells (Formato de celdas)

Algunas veces deseará visualizar ciertos números como porcentajes. Por ejemplo: ¿Qué porcentaje del total de sus gastos mensuales representan sus cuentas de tarjetas de crédito?

Siga estos pasos para expresar los números como porcentaje:





Seleccione Percentage (Porcentaje) en la lista desplegable que figura a continuación de Category (Categoría).

Utilice las flechas del cuadro Decimal Places (Posiciones decimales) para seleccionar la cantidad de posiciones que aparecerán a la derecha de cada número.


Cambio de tipo, tamaño y color de fuente

En Excel 2003 una fuente está compuesta de tres elementos: tipo, o estilo de la letra; tamaño y color de la letra. Si bien la fuente predeterminada de una hoja de cálculo es Arial, 10 puntos, el tipo de letra y su tamaño pueden cambiarse fácilmente.

Siga estos pasos para seleccionar una fuente:

No se olvide de que los tipos de fuentes disponibles dependen del software que se encuentre instalado en su computadora.

Siga estos pasos para aplicar un tipo de fuente a una celda:


Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del nombre de la fuente en la barra de herramientas de formato.

Aparecerá una lista desplegable de todas las fuentes disponibles.

Seleccione el tipo de fuente de su preferencia.

La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará la fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamaño y color de fuente (continuación)

Siga estos pasos para aplicar un tamaño de fuente a los datos de una celda:

La lista de tamaños varían de un tipo a otro de fuente. Por ejemplo, los tamaños de la fuente Arial son: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 36, 48 y 72.


Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro de lista del tamaño de la fuente en la barra de herramientas de formato.

Aparecerá una lista desplegable de todos los tamaños de fuentes disponibles.

Seleccione el tamaño de la fuente de su preferencia.

La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo tamaño de la fuente que acaba de elegir.

Cambio de tipo, tamaño y color de fuente (continuación)

Siga estos pasos para aplicar color a los datos de la celda:


Haga clic en la flecha hacia abajo situada hacia la derecha del cuadro de lista del color de la fuente.

Aparecerá una lista desplegable de todos los colores disponibles.

Seleccione el color de su preferencia.

La lista se cerrará y el texto seleccionado adoptará el nuevo color de la fuente que acaba de elegir.

Subrayado, cursiva y negrita

Además del tipo, tamaño y color de fuente, también pueden aplicarse estos atributos: negrita, cursiva y subrayado a cualquier texto o números en las celdas.

Siga estos pasos para seleccionar los atributos de una fuente:


Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones incluidas en la barra de herramientas de formato.

Botón Negrita (Ctrl + B si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + N si lo está ejecutando en español).

Botón Cursiva (Ctrl + I si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + K si lo está ejecutando en español).

Botón Subrayado (Ctrl + U si está ejecutando Excel 2003 en inglés, o Ctrl + S si lo está ejecutando en español).

El atributo correspondiente (negrita, cursiva o subrayado) se aplicará a la fuente.

Los botones Negrita, Cursiva y Subrayado situados en la barra de herramientas de formato funcionan como interruptores. Al pulsarlos una vez se activarán y al pulsarlos nuevamente, se desactivarán.

Diseño y aplicación de estilos

La aplicación de estilos es útil para ahorrar tiempo cuando esté dando formato a una hoja de cálculo. El estilo es un conjunto exclusivo de atributos de la fuente (Number [Número], Alignment [Alineación], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Protección]). En una hoja de cálculo pueden crearse distintos tipos de estilos, cada uno de ellos con atributos y nombres diferentes. Al aplicarlos a la celda, la información que figura en ella reflejará los atributos definidos para ese estilo.

Siga estos pasos para aplicar un estilo:


Seleccione Format (Formato) Style (Estilo) en la barra de menús.

Seleccione un estilo de la lista desplegable Style name (Nombre del estilo).

Excel 2003 le permite modificar los atributos del estilo (Number [Número], Alignment [Alineación], Font [Fuente], Border [Bordes], Patterns [Tramas] y Protection [Protección]) para cualquier nombre del estilo.

Podrá crear nuevos estilos mediante un clic en el botón Add (Agregar) en el cuadro de diálogo Style (Estilo).

Instrucciones para agregar bordes a las celdas

Excel 2003 permite aplicar bordes a las celdas de su hoja de cálculo para destacar información importante o asignar nombres a las columnas o filas.

Siga estos pasos para agregar bordes a una celda o rango de celdas:


Haga clic en la flecha situada junto al botón Borders (Bordes).

Aparecerá en pantalla la lista desplegable de bordes.

Seleccione un estilo de borde.

El borde seleccionado se aplicará a las celdas seleccionadas.

Instrucciones para agregar color a las celdas

Excel 2003 permite aplicar colores a las celdas de su hoja de cálculo para destacar la importancia de cierta información.

Siga estos pasos para agregar color a una celda:


Haga clic en la flecha situada junto al botón del Color de relleno. Aparecerá en pantalla un menú desplegable de colores de relleno.

Seleccione un color de relleno.

El color elegido se aplicará a la celda seleccionada.

Distintos tipos de gráficos

Excel 2003 permite crear distintos tipos de gráficos.

Gráfico de áreas

El gráfico de áreas destaca la tendencia de cada valor durante el transcurso del tiempo y muestra la relación de las partes con respecto al todo.

Gráfico de columnas

El gráfico de columnas utiliza barras verticales o columnas para mostrar los valores de las diferentes categorías. Son excelentes para mostrar las fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de barras

El gráfico de barras es similar al de columnas excepto que utiliza barras horizontales en lugar de verticales (columnas). Al igual que el gráfico de columnas, el de barras muestra fluctuaciones de los valores durante el transcurso del tiempo.

Gráfico de líneas

El gráfico de líneas muestra tendencias y fluctuaciones de los datos, y también presenta una serie de marcadores conectados durante el transcurso del tiempo.

Gráfico circular

El gráfico circular muestra la contribución de cada valor al total del gráfico. Este tipo de gráfico es una manera muy efectiva de mostrar la relación de las partes con respecto al todo, o los porcentajes de un total.

Otros gráficos:

Otros gráficos que pueden crearse en Excel 2003 son: Doughnut (Anillos), Stock XY (scatter) [XY (Dispersión)], Bubble (Burbujas), Radar (Radial), Surface (Superficie), Cone (Cónico), Cylinder (Cilíndrico) y Pyramid (Piramidal).

Componentes de un gráfico

¿Alguna vez leyó algo que no llegó a comprender totalmente, pero la visualización posterior de un gráfico (o gráfica) le aclaró e hizo más manejable ese concepto? Los gráficos son la representación visual de los datos incluidos en una hoja de cálculo. Simplifican la visualización de datos comparativos, patrones y tendencias.

Datos de origen

Rango de celdas que componen un gráfico. El gráfico se actualiza automáticamente cada vez que se modifica la información de las celdas.

Título

Título del gráfico.

Leyenda

Es la clave del gráfico, ya que identifica lo que representa cada color en el gráfico.

Ejes

Denominación de las partes verticales y horizontales de un gráfico. Al eje vertical a menudo se lo denomina Y, y al horizontal, X.

Serie de datos

Los valores graficados propiamente dichos. Estos son, normalmente, las filas o columnas de los datos de origen.

Eje de valores

Se denomina así al eje que representa los valores o unidades de los datos de origen.

Eje de categorías

Se denomina así al eje que identifica a cada serie de datos.

Creación de un gráfico mediante la barra de herramientas Gráfico

Excel 2003 permite crear gráficos de distintas maneras. La forma más rápida de crear y modificar sus gráficos es mediante la barra de herramientas Gráfico.

Siga estos pasos para mostrar la barra de herramientas Gráfico en su pantalla:


Componentes de la barra de herramientas Gráfico:

Cuadro de lista Chart Objects (Objetos del gráfico)

Este cuadro de lista permite seleccionar los distintos componentes del gráfico para modificarlos.

Format Chart Area (Formato de área de gráfico)

Se utiliza para dar formato a aquella parte del gráfico que está actualmente seleccionada.

Chart Type (Tipo de gráfico)

Utilice este menú desplegable para seleccionar los distintos tipos de gráficos. Usted podrá cambiar el tipo de gráfico cuando lo desee.

Legend (Leyenda)

Muestra u oculta la leyenda del gráfico.

Data Table (Tabla de datos)

Muestra u oculta los datos de origen realmente usados para crear el gráfico.

By Row (Por filas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las filas (eje Y).

By Column (Por columnas)

Traza la serie de datos con la ayuda de los rótulos de las columnas (eje X).

Angle Text (Texto en ángulo)

Utilice esta opción para cambiar la inclinación de los rótulos de los ejes X e Y.

Instrucciones para crear un gráfico incrustado

Excel 2003 permite crear gráficos de dos maneras: como gráficos incrustados y como hojas de gráfico. Excel 2003 automáticamente crea un gráfico incrustado. Llamamos gráficos incrustados a los gráficos que residen en la misma hoja de cálculo que los datos de origen.

Siga estos pasos para incrustar un gráfico en una hoja de cálculo:


Seleccione el rango de celdas que desea graficar. Los datos de origen deben incluir al menos tres categorías o números.

Haga clic en el cuadro desplegable de tipos de gráficos situado en la barra de herramientas Gráfico y seleccione el gráfico que desea usar.

Si desea agregarle un título al gráfico, abra el cuadro de diálogo de opciones de gráfico. Para ello, seleccione Chart (Gráfico) Chart Options (Opciones de gráfico).

Seleccione la ficha Titles (Títulos) e ingrese el título en el cuadro de texto Chart Title (Título del gráfico).

Recuerde que algunos gráficos mostrarán mejor cierto tipo de datos. A modo de ejemplo, digamos que un gráfico circular sólo muestra una serie de datos por vez.

Excel 2003 incluye un Asistente para gráficos de 4 pasos que lo guiará en la creación de un gráfico. Resalte el rango de celdas que desea graficar, luego seleccione Insert (Insertar) Chart (Gráfico) en la barra de menús y siga las instrucciones del Asistente.

Instrucciones para crear una hoja de gráfico

Algunas veces querrá crear un gráfico y colocarlo en una hoja separada del libro. Una hoja separada con un gráfico se llama hoja de gráfico. Las hojas de gráfico pueden destacar sus gráficos, en especial cuando trabaja con hojas de cálculo muy complicadas.

Siga estos pasos para desplazar un gráfico incrustado a una hoja de gráfico:

Cree un gráfico incrustado.

Selecciónelo para desplazarlo a una hoja de gráfico.

Seleccione Chart (Gráfico) Location (Ubicación) en la barra de menús.

En el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico), seleccione el botón de radio As a new sheet (En una hoja nueva).

El botón de radio As object in (Como objeto en) agrega el gráfico como un objeto incrustado en la hoja de cálculo.

Haga clic en el botón OK (Aceptar). El gráfico debe verse ahora en una hoja de cálculo separada de su libro.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Chart Location (Ubicación del gráfico) para cambiar el nombre de la hoja de gráfico.

Instrucciones para desplazar un gráfico

Excel le permite desplazar un gráfico incrustado a cualquier parte de la hoja de cálculo. La manera más sencilla de desplazar un gráfico es arrastrarlo por la hoja de cálculo.

Siga estos pasos para desplazar un gráfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del gráfico y utilice el cursor para arrastrarlo a otro sector de la hoja de cálculo.

Suelte el botón del ratón para colocar el gráfico en su nueva ubicación.

Instrucciones para modificar el tamaño de un gráfico

Los gráficos pueden cambiar de tamaño -hacerlos más grandes o más pequeños- para ajustarlos a la hoja de cálculo. El tamaño de los títulos de los gráficos es proporcional al gráfico, y dentro del área del gráfico, la leyenda y el área de trazado se pueden agrandar o achicar. Los títulos del gráfico se pueden desplazar, pero no se puede cambiar su tamaño a menos que se aumente el tamaño de la fuente.

Siga estos pasos para modificar el tamaño de un gráfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del área del gráfico, área de trazado o leyenda que desea desplazar o cambiar de tamaño.

Coloque el cursor sobre uno de los controladores de tamaño o cursores de ajuste -el puntero del ratón se transformará en una flecha de dos puntas- para modificar el

tamaño del gráfico.

Utilice el ratón para arrastrar los controladores hasta que el gráfico adquiera el tamaño deseado.

Instrucciones para eliminar un gráfico

Todos los gráficos incrustados u hojas de gráfico se pueden eliminar. Las hojas de gráfico se eliminan de la misma manera que las hojas de cálculo. A continuación analizaremos cómo eliminar un gráfico incrustado.

Siga estos pasos para eliminar un gráfico:

Haga clic en cualquier punto del espacio en blanco del área del gráfico para seleccionar el gráfico.

Pulse la tecla Delete (Suprimir) en su teclado.

Si le resulta difícil suprimir un gráfico, haga clic en la hoja de cálculo fuera del gráfico y luego vuelva a seleccionarlo.

Instrucciones para modificar los datos de un gráfico

Al agregar un gráfico a una hoja de cálculo, Excel crea un vínculo entre el gráfico y los datos de origen. De esta forma, cualquier cambio que realice en los datos de origen se reflejará automáticamente en el gráfico

Siga estos pasos para modificar los valores del gráfico directamente en las celdas de la hoja de cálculo:

Abra la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea modificar.

Luego, haga clic en la celda cuyo valor modificará e ingrese el nuevo valor.

Pulse la tecla Enter (Intro) para aceptar el nuevo valor.

Instrucciones para modificar los datos de un gráfico (continuación)

Siga estos pasos para agregar datos en un gráfico ya existente:

También puede agregar filas y columnas de datos en un gráfico ya existente. Para ello, seleccione la opción Add Data (Agregar datos) del menú Chart (Gráfico).

Ingrese los nuevos datos de origen en la hoja de cálculo (por ejemplo, una nueva columna denominada Africa.

Haga clic en el gráfico para modificarlo.

Seleccione Chart (Gráfico) Add Data (Agregar datos) en la barra de menús.

Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Add Data (Agregar datos).

Seleccione el rango de celdas con nuevos datos que agregará al gráfico. El rango seleccionado aparecerá rodeado por un "desfile de hormigas". Las celdas seleccionadas se agregarán al cuadro de diálogo Add Data (Agregar datos).

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para agregar los nuevos datos al gráfico.

Instrucciones para modificar el título de un gráfico

El título del gráfico se puede cambiar cuando lo desee, por otro título que sea más descriptivo para usted.

Siga estos pasos para cambiar el título de un gráfico:

Haga clic en el título del gráfico.

Haga clic en cualquier lugar del título y modifique el texto.

Haga clic en cualquier lugar fuera del título para aplicar los cambios.

Instrucciones para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda

Los nombres de las series de datos y la leyenda se modifican de manera similar a los valores de un gráfico.

Siga estos pasos para modificar los nombres de las series de datos o la leyenda en la hoja de cálculo:

Haga clic en la celda que contiene los nombres de las series de datos o la leyenda que desea cambiar.

Escriba el nombre nuevo.

Pulse la tecla Enter (Intro) para agregar el nuevo nombre al gráfico.

Instrucciones para modificar el tipo de gráfico

En Excel 2003 hay 14 tipos distintos de gráficos, y con cada tipo de gráfico pueden realizarse varias combinaciones, por lo tanto le será posible crear infinidad de gráficos diferentes. Con tan sólo un doble clic del ratón podrá modificar el tipo de gráfico cuando lo desee.

Siga estos pasos para seleccionar un tipo de gráfico distinto:

Haga clic en el gráfico para modificarlo.

Haga clic en el cuadro de lista desplegable Chart Type (Tipo de gráfico) y seleccione un gráfico distinto.

El nuevo gráfico reemplazará al gráfico actualmente seleccionado.

Instrucciones para formatear el título de un gráfico

Excel permite cambiar el color, trama, tipo de fuente, tamaño y alineación del título del gráfico mediante el cuadro de diálogo Format Chart Title (Formato del título del gráfico).

Siga estos pasos para darle formato al título de un gráfico:

Seleccione el título del gráfico.

Haga clic en el botón Format Chart Title (Formato del título del gráfico) en la barra de herramientas Gráfico o bien, haga doble clic en el título del gráfico.

El cuadro de diálogo Format Chart Title (Formato del título del gráfico) tiene tres fichas -Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Alignment (Alineación)- que pueden usarse para darle formato al título del gráfico.

La ficha Patterns (Tramas) le permite definir los bordes y colores de relleno (consulte la lección 13).

La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamaño y color (consulte la lección 11).

La ficha Alignment (Alineación) le permite definir la ubicación horizontal y vertical de la celda, como así también la orientación del texto (consulte la lección 11).

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato del título del gráfico.

Instrucciones para formatear la leyenda del gráfico

La leyenda del gráfico muestra información muy útil. Tal como sucede en un mapa, la leyenda identifica lo que representan los diferentes colores u objetos en el gráfico. Podrá darle formato a la leyenda según sus necesidades, de la misma forma que al título y los rótulos de los ejes de categorías.

Siga estos pasos para darle formato a la leyenda del gráfico:

Pulse el botón Leyenda situado en la barra de herramientas Gráfico para mostrar la leyenda en pantalla. Este botón actúa como un interruptor, activando o desactivando la visualización de la leyenda.

Haga clic en la leyenda del gráfico.

Haga clic en el botón Format Legend (Formato de leyenda) en la barra de herramientas Gráfico o bien, haga doble clic en la leyenda del gráfico.

El cuadro de diálogo Format Legend (Formato de leyenda) tiene tres fichas -Patterns (Tramas), Font (Fuente) y Placement (Posición)- que pueden usarse para darle formato el título del gráfico.

La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y colores de relleno.

La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamaño y color.

La ficha Placement (Posición) le permite definir la ubicación de la leyenda en el gráfico.

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de la leyenda del gráfico.

La única manera de cambiar el texto mismo de la leyenda del gráfico es modificar los datos de origen en la hoja de cálculo.

Instrucciones para formatear los rótulos de los ejes

Con anterioridad nos hemos referido a los ejes X e Y. En Excel, un gráfico representa información en dos dimensiones. La cantidad de artículos vendidos en enero es información en dos dimensiones: cantidad de artículos y mes. La cantidad de artículos se puede trazar sobre el eje Y, mientras que el mes se puede representar sobre el eje X. El eje Y recorre el gráfico en forma vertical, mientras que el eje X lo recorre en forma horizontal.

Al formatear los rótulos de los ejes de su gráfico, se pueden ajustar los números en la escala del gráfico, como así también cambiar la fuente, su color y estilo.

Siga estos pasos para darle formato a un eje:

Haga clic en cualquier lugar del rótulo del eje que desea modificar:

Haga clic en el botón Format Axis (Formato de ejes) en la barra de herramientas Gráfico o bien, haga doble clic en el eje del gráfico.

El cuadro de diálogo Format Axis (Formato de ejes) tiene cinco fichas -Patterns (Tramas), Scale (Escala), Font (Fuente), Number (Número) y Alignment (Alineación)- que pueden usarse para darle formato a los ejes del gráfico.

La ficha Patterns (Tramas) le permite definir bordes y marcas de graduación.

La ficha Scale (Escala) le permite definir intervalos numéricos para la escala del eje de valores Y.

La ficha Font (Fuente) le permite definir la fuente, su estilo, tamaño y color.

La ficha Number (Número) le permite definir el formato de los números que aparecen en el eje (consulte la lección 12).

La ficha Alignment (Alineación) le permite definir la orientación del texto (consulte la lección 11).

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los cambios de formato de los ejes.

También puede utilizar los botones de texto en ángulo de la barra de herramientas Gráfico para cambiar la inclinación de los ejes de valores y categorías.

Modificación de los colores de las series de datos

Al crear un gráfico en Excel 2003, observará que el color se aplica automáticamente a las series de datos. Puede conservar este formato o modificarlo para cada una de las series de datos del gráfico. Aunque puede cambiar los diferentes aspectos de cada serie, probablemente sucederá que tenga que cambiar más a menudo el color de las barras, columnas, porciones de un gráfico circular y áreas.

Siga estos pasos para cambiar el color de una serie de datos:

Seleccione la serie que desea modificar.

Haga clic en el botón Format (Formato) en la barra de herramientas Gráfico o bien, haga doble clic en la serie de datos.

Utilice el cuadro de diálogo Format Data Series (Formato de serie de datos) para elegir un nuevo color.

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los cambios de color de la serie de datos.

Definición de los márgenes de la página

Los márgenes determinan en qué sector de la página Excel imprimirá la hoja de cálculo. En Excel 2003 el valor predeterminado de los márgenes superior e inferior está fijado en 2,54 cm (1 pulgada). Por su parte, los márgenes izquierdo y derecho están definidos en 1,90 cm (0,75 pulgada). Sin embargo, estos valores se pueden modificar a voluntad. Asimismo, Excel permite definir distintos márgenes para cada una de las hojas de cálculo del libro.

Siga estos pasos para cambiar los márgenes en el cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página):

Seleccione la hoja de cálculo correcta.

Seleccione File (Archivo) Page Setup (Configurar página) en la barra de menús.

Seleccione la ficha Margins (Márgenes).

Utilice los controles de los cuadros de números para definir los valores para cada uno de los márgenes de la página -Top (Superior), Bottom (Inferior), Left (Izquierdo), Right (Derecho), Header (Encabezado) y Footer (Pie de página).

Haga clic en botón OK (Aceptar) para aplicar el cambio a los valores de los márgenes.

Modificación de la orientación de la página y tamaño del papel

La ficha Page (Página) del cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página) permite cambiar la orientación de la página (vertical u horizontal) y el tamaño del papel (por ejemplo, tamaño carta o legal). El tamaño predeterminado en Excel 2003 es de 21,59 X 27,94 cm (8,5 X 11 pulgadas), con orientación vertical (imprime de arriba hacia abajo en el lado más largo de la hoja). Por otra parte, la orientación horizontal imprime de arriba hacia abajo en el lado más corto de la hoja.

Siga estos pasos para cambiar la orientación de la página:

Seleccione la hoja de cálculo correcta.


Haga clic en la ficha Page (Página).

Elija una Orientation (Orientación). Las opciones disponibles son Portrait (Vertical) y Landscape (Horizontal).

Seleccione un tamaño de papel de la lista de opciones disponibles en el cuadro de lista.

Haga clic en el tamaño del papel de su preferencia.

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para aceptar los valores de la página.

Es posible achicar la información contenida en la hoja de cálculo para que, al imprimirla, quepa en una determinada cantidad de páginas. Para ello seleccione la ficha Page (Página) del cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página). Haga clic en el botón de radio Fit to: (Ajustar a) e ingrese la cantidad de páginas de ancho y alto que habrá de tener su hoja de cálculo.

Excel le permite definir la resolución del trabajo de impresión con la ficha Page (Página) del cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página). La calidad de impresión se mide en ppp (puntos por pulgada), o dpi por su sigla en inglés. A una mayor cantidad de puntos por pulgada, una mejor calidad de impresión.

Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de páginas se pueden agregar a cualquier hoja de cálculo, aunque no es un paso obligatorio. El encabezado es un título que figura en parte superior de la página. Por su parte, el pie de página se imprime en la parte inferior de la página. Si desea incluir un encabezado o pie de página en una página, primero deberá definirlos. Excel 2003 automáticamente excluye encabezados y pies de página.

Siga estos pasos para crear un encabezado:


Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de página) en el cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página).

Haga clic en la lista desplegable Header (Encabezado) y seleccione uno de los encabezados prediseñados:

O BIEN

Haga clic en el botón Custom Header (Personalizar encabezado) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de diálogo Header (Encabezado) e ingrese la información que desea.

Haga clic en el botón OK (Aceptar) para regresar al cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página).

Siga estos pasos para crear un pie de página:


Haga clic en la ficha Header/Footer (Encabezado y pie de página) en el cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página).

Haga clic en la lista desplegable Footer (Pie de página) y seleccione uno de los pies de página prediseñados.

O BIEN

Haga clic en el botón Custom Footer (Personalizar pie de página) para crear el propio. Siga la instrucciones del cuadro de diálogo Footer (Pie de página) e ingrese la información que desee.

Puede insertar botones o marcadores de posición en el encabezado y pie de página para darle formato al texto, insertar número de página, fecha, hora, nombre de archivo o nombre de la etiqueta. En el momento de imprimirse la hoja de cálculo, Excel reemplazará a los marcadores de posición con las selecciones efectuadas por usted. Para ello, siga las instrucciones de los cuadros de diálogo correspondientes al encabezado y pie de página.

Configuración de la hoja

La ficha Sheet (Hoja) del cuadro de diálogo Page Setup (Configurar página) le permite contemplar otras opciones de impresión para su hoja de cálculo.

Print Area (Área de impresión)

Salvo indicación en contrario, Excel imprime a partir de la celda A1 hasta la última celda que contenga información de la hoja de cálculo. Se puede especificar otro rango de celdas para imprimir.

Print Titles (Imprimir títulos)

Imprime los rótulos de las columnas y filas en todas las páginas impresas. Deberá especificar cuáles son las columnas o filas afectadas en los cuadros de texto Rows to Repeat at Top (Repetir filas en extremo superior) y Columns to Repeat at Left (Repetir columnas a la izquierda).

Gridlines (Líneas de división)

Determina si se habrán de imprimir u ocultar las líneas de división. Sin embargo, la desactivación de las líneas de división no afecta la apariencia del documento en vista normal.

Black and White (Blanco y negro)

Si ha creado la hoja de cálculo en colores pero no desea gastar la tinta de su impresora color, utilice esta opción para imprimir en blanco y negro.

Draft Quality (Calidad de borrador)

Seleccione esta opción para imprimir la hoja de cálculo sin líneas de división ni gráficos.

Row and Column Headings (Títulos de filas y columnas)

Haga clic en esta opción para incluir los números de las filas y las letras de las columnas en el documento impreso.

Page Order (Orden de las páginas)

Indica el orden de impresión de las hojas de cálculo.

Instrucciones para especificar una área de impresión

En Excel 2003 se puede imprimir un libro completo, una hoja de cálculo, un rango de celdas o una sola celda. Salvo indicación en contrario, Excel imprime toda la hoja de cálculo. Pero si desea imprimir sólo un área de una hoja de cálculo, entonces puede definir un área de impresión.

Siga estos pasos para especificar un área de impresión:

Seleccione View (Ver) Page Break Preview (Vista previa de salto de página) en la barra de menús.

Aparecerá en pantalla una imagen reducida de todas las páginas de la Hoja en cuestión.

Aparecen unos letreros indicando cual es la página 1, página 2, etc. Los bordes que separan las páginas son por lo general de color azul. Seleccione con el mouse o ratón el área que quiere imprimir.

Seleccione File (Archivo) Print Area (Área de impresión) Set Print Area (Establecer área de impresión) en la barra de menús.

Cuando envíe a imprimir la hoja de cálculo, sólo se imprimirá el área seleccionada.

Vista previa de la página a imprimir

Excel 2003 ofrece la función Print Preview (Vista preliminar) que muestra una imagen más pequeña de la página impresa directamente en la pantalla de su computadora. La vista preliminar es un excelente medio para revisar el formato y asegurarse de que las columnas, filas y márgenes estén exactamente donde usted los desea.

Siga estos pasos para obtener acceso a la vista preliminar:

Seleccione File (Archivo) Print Preview (Vista preliminar) en la barra de menús. O BIEN,

Haga clic en el botón Print Preview (Vista preliminar) en la barra de herramientas estándar.

En el modo de vista preliminar, el documento adopta un tamaño adecuado de manera que toda la página quede visible en su pantalla. Simplemente revise el formato y diseño en general de la hoja de cálculo.

El botón Zoom de la vista preliminar agrandará la información para que sea más legible. Para salir de esta vista preliminar hagla clic en -Cerrar-. Aparecerá de nuevo la vista con todas las páginas de la hoja en cuestión. Para salir de esta vista previa de salto de página, vaya al menú -Ver- y haga clic en -Normal-.

Instrucciones para trabajar con saltos de página

En Excel 2003 existen dos tipos distintos de saltos de página: saltos de página automáticos y saltos de página manuales. Los saltos de página automáticos se insertan cuando la hoja de cálculo contiene más información que la que cabe en una sola página, mientras que los manuales son los que usted inserta según sus necesidades y preferencias de diseño.

Siga estos pasos para insertar un salto de página:

Desplace el cursor a la fila donde desea colocar un salto de página. Ésta se convertirá en la primera fila de la página nueva.

Seleccione Insert (Insertar) Page Break (Salto de página) en la barra de menús.

Se insertará un salto de página representado por una línea de guiones.

Siga estos pasos para eliminar un salto de página:

Desplace el cursor a la fila en donde se encuentra un salto de página.

Seleccione Insert (Insertar) Remove Page Break (Quitar salto de página) en la barra de menús.

El salto de página (representado por una línea de guiones) será eliminado de la página.

Instrucciones para imprimir una hoja de cálculo o libro

La tarea de impresión en Excel se ejecuta de forma similar a otras aplicaciones de Office, Microsoft Word entre ellas. Tal como lo hemos expresado anteriormente, Excel imprime toda la hoja de cálculo a menos que el usuario indique lo contrario.

Siga estos pasos para imprimir una hoja de cálculo:

Seleccione File (Archivo) Print (Imprimir) en la barra de menús.

Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Print (Imprimir).

Especifique el nombre de la impresora donde se imprimirá la hoja de cálculo. Si tiene una sola impresora en su hogar u oficina, Excel automáticamente imprimirá allí.

En Print Range (Intervalo de páginas), seleccione si desea imprimir All (Todas) o cierto rango de páginas Pages From n to y (Páginas desde n Hasta y), donde "n" e "y" son los números correspondientes a las páginas primera y última del intervalo.

En la sección Print what (Imprimir), podra especificar: Selection (Selección), Active sheet (Hojas activas) o Entire Workbook (Todo el libro), es decir todas las hojas que componen el libro. Salvo indicación en contrario, Excel imprime las hojas activas.

Seleccione Number of Copies (Número de copias) que desea imprimir. Para ello, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo situadas a la derecha del cuadro.

Haga clic en botón OK (Aceptar) para imprimir la hoja de cálculo.

¡No imprima la hoja de cálculo en Excel sin antes haber revisado su ortografía! Excel viene equipado con dos herramientas para corregir los errores de ortografía, son ellas: AutoCorrect (Autocorrección) y Spelling (Verificación ortográfica).

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