Download - Metodologia Rup - Logistica
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
CONSORCIO UNIVERSITARIO “CESAR VALLEJO”
Universidad César VallejoTRUJILLO
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMASC.I.S
MANUAL
SISTEMA DE LOGÍSTICA
Trujillo, Septiembre del 2006
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 1 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
ÍNDICE
1. Proceso de Negocio
1.1 Definición de la problemática ....................................................................................04
1.2 Reglas de Negocio.....................................................................................................04
1.3 Modelo General del Negocio......................................................................................05
1.4 Definición de Procedimientos.....................................................................................06
2. Requerimiento y Análisis
2.1 Modelo del Sistema ...................................................................................................07
2.2 Requerimientos Funcionales......................................................................................08
2.3 Descripción de Casos de Uso....................................................................................08
3. Diseño del Sistema
3.1 Documentación de Casos de Uso..............................................................................10
Empadronamiento de Proveedores.....................................................................10
Catalogo de Materiales........................................................................................12
Ver Cotización......................................................................................................14
Registrar Clase....................................................................................................15
Registrar Subclases.............................................................................................16
Registrar Unidad de Medida................................................................................18
Registrar Materiales.............................................................................................19
Nueva Requisición ..............................................................................................21
Atender Requisiciones de Material......................................................................22
Listar Requisiciones.............................................................................................24
Seguimiento de Requisiciones.............................................................................25
Nueva Orden de Compra.....................................................................................26
Generar Orden de Compra..................................................................................28
Verificar Orden de Compra..................................................................................29
Listar Ordenes de Compra Atendidas..................................................................31
Recepcionar Orden de Compra...........................................................................32
Buscar Materiales................................................................................................33
Inventario de Materiales.......................................................................................34
Consumo de Materiales.......................................................................................35
3.2 Modelo de Datos........................................................................................................36
3.3 Documentación de Base de Datos.............................................................................37
Tabla: Clase.........................................................................................................37
Tabla: DocumentoContabilidad............................................................................37
Tabla: IngresoSalida............................................................................................37
Tabla: Materiales.................................................................................................37
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Tabla: Materiales_IngresoSalida..........................................................................38
Tabla: Materiales_OrdenCompra.........................................................................38
Tabla: Materiales_Pedido....................................................................................39
Tabla: OrdenCompra...........................................................................................39
Tabla: Pedido.......................................................................................................40
Tabla: Proveedor.................................................................................................40
Tabla: ProveedorMaterial.....................................................................................41
Tabla: Subclase...................................................................................................41
Tabla: Unidad.......................................................................................................41
3.4 Documentación del esquema de Seguridad...............................................................41
3.4.1 Tipos de usuario y accesos...........................................................................41
4. Construcción del Sistema
4.1 Arquitectura del Sistema............................................................................................42
4.2 Modelo Físico de Datos..............................................................................................42
5. Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones..............................................................................................................43
5.2 Recomendaciones......................................................................................................43
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
DESARROLLA E IMPLENTACION DEL SISTEMA DE LOGISTICA.
1. PROCESO DE NEGOCIO
1.1 Definición problemática
El área de logística esta encargada del proceso de planificar, llevar a la práctica y
controlar el movimiento y almacenamiento de forma eficaz, con costos efectivos de los
materiales requeridos por las áreas de la Universidad.
Abastecer los materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al
menor costo posible para con ello dar un mejor servicio al cliente
1.2 Reglas de negocio
1. Todos los materiales deben tener asignado una unidad de medida para compra y
despacho.
2. Los materiales tienen que ser clasificados por clase y subclase
3. El código que identifique al material tiene que se único en toda la Universidad.
4. El proceso logístico se inicia con un inventario inicial.
5. Todos los materiales que en algún momento registraron stock, deben tener
asignado un precio.
6. Se considerará como proveedor a la misma Universidad, cuando se producen
materiales en alguna de sus áreas de producción.
7. La cantidad a pedir o comprar, se debe registrar en números enteras, por lo tanto
se debe tener bastante cuidado al momento de asignar la unidad de medida al
material.
8. Se deberá realizar un inventario de existencias de materiales en almacén, antes de
iniciar el periodo académico.
9. Todo Adquisición de materiales deberá ser realizada a través de una Orden de
Compra.
10. El encargado de logística decidirá la cantidad de materiales que se entregará en un
pedido, reflejándose en la atención total o parcial del pedido.
11. En los casos que logística determine necesario, el área solicitante deberá entregar
el material en desuso.
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1.3 Modelado General del Negocio
Area
Administrar Materiales
Atender Pedido
Inv entario de Materiales
Administrar Almacen
Generar Documentos de Salida
Atender Dev oluciones de Materiales
Verif icar Estado Materiales en Almacén
Elaborar Kardex<<include>>
<<include>>
Almacenero
Prov eedorAdministrar Prov eedor
Ingresar y /o v erif icar Materiales Comprados
<<include>>
Jef e de Logistica
Preparar Documentos Contable
Contador
Finanzas
Generar Orden Compra
<<include>>
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
1.4 Definición de Procedimientos
Elaborar Kardex
Elaborar Pedido
Recepcionar Productos y Hoja de Salida
Atender Pedido
Evaluar Stock Producto
Procesar Pedido
Preparar Productos y Hoja Salida
Actualizar Stock (-)
[Stock>0]
[Stock=0] Generar Lista de Productos Faltantes
Recepcionar y Almacenar Productos
Actualizar Stock(+)
Realizar Inventario Materiales
Recepcionar lista de Pedido
Existe Proveedor
Solicitar Cotizacion
Registrar Datos del Proveedor
[SI]
[NO]
Recepcionar y Evaluar Cotizacion
Rechazar Cotizacion
[OK]
[NO OK]
Solicitar Aprobacion Orden de Compra
Ingresar y/o Verificar Materiales Comprados
Enviar los Materiales a Almacen
Registrar Documentos
Remitir Documentos de Compra
Generar Orden de Compra
Atender Solicitud
Generar Cotizacion
Atender Orden de Compra
Remitir Producto(s) y Documentos
Evaluar Orden de Compra
Cancelar Orden de Compra
[NO OK]
[OK]
Aprobar Orden de Compra
Provicionar Pago
Realizar Conciliazacion Contable
ContabilidadFinanzasProveedorJefe LogisticaAsistente AlmacenArea
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2. REQUERIMIENTOS Y ANÁLISIS
2.1 Modelado del Sistema
Almacenero
Nuev a Requisicion
Area
Finanzas Nuev a Orden de Compra
Verif icar Orden de Compra
Generar Orden de Compra
<<include>>
Listar O/C Atendidas
Jef e Logistica
Listar Requisiciones
<<include>>
Registrar Unidad Medida
Administrar Materiales
Consumo Materiales
Seguimiento de Requisiciones
Inv entario Materiales
Atender Requisicion de Materiales
Registrar Sub-Clases
Kardex Materiales
Busqueda Materiales
<<extend>>
Recepcionar O/C
Registrar Clases
Ver CotizacionEmpadronamiento Prov eedores Actualizar Catalogo de
Productos
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2.2 Requerimientos Funcionales
a. Registrar Proveedores.
b. Registrar Materiales por clases, subclases y unidad de medida.
c. Registrar, realizar seguimiento y atender requisiciones de Materiales
d. Generar Órdenes de Compra
e. Realizar toma de Inventario
f. Registrar ajustes de Inventario
g. Generar reportes de Kardex de materiales individual y por clases
h. Generar reporte de consumo de materiales por intervalos de fecha, centros de
costo o clases.
i. Generar reporte de stock de materiales
j. Preparar documentos para el proceso contable
k. Preparar información para el área de finanzas
2.3 Descripción de Casos de Uso
a. Empadronamiento de Proveedores
El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, el jefe de
logística o encargado de almacén, permite registrar, modificar, eliminar e imprimir
datos de los proveedores.
b. Ver Cotizaciones
El Caso de Uso puede ser iniciado por dos usuarios del sistema, jefe de logística
o encargado de almacén, y muestra las cotizaciones ofrecidas por los
proveedores registrados según el material seleccionado.
c. Actualizar Catalogo de Materiales
A través de este caso de de Uso el jefe de logística o encargado de almacén,
puede asignar, modificar, eliminar o imprimir los materiales por proveedor
especifico, incluido el precio de venta por unidad del material.
d. Registrar Clases
El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacén y le permite
crear, modificar, eliminar e imprimir Clases para una clasificación general de
nuestros materiales.
e. Registrar Sub-Clases
El caso de uso es iniciado por el usuario encargado de almacén y le permite
crear, modificar, eliminar e imprimir Sub-Clases, que se utiliza para una
agrupación o clasificación intermedia de todos los Materiales.
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
f. Registrar Unidad de Medida
Este caso de uso le permite al usuario encargado de almacén crear, modificar,
eliminar e imprimir las unidades de medida de compra y despacho que se
utilizaran para el registro de los materiales.
g. Administrar Materiales
El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacén, le proporciona
la capacidad de crear, modificar, eliminar, consultar e imprimir información de los
materiales necesarios para la atención de los requerimientos realizados por
todas las áreas de la universidad.
h. Nueva requisición
El Caso de Uso es iniciado por cualquiera de las áreas de la universidad cuando
requieren materiales, le proporciona la capacidad de crear, modificar, imprimir y
eliminar requerimientos.
i. Atender Requisiciones de Material
El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le proporciona la
capacidad de atender, modificar, anular e imprimir las requisiciones hechas por
sus usuarios a áreas de la universidad.
j. Listar Requisiciones.
Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y lista todos los
pedidos realizados por el área seleccionada, le proporciona la capacidad de
modificar o imprimir el pedido seleccionado.
k. Seguimiento de Requisiciones
Este Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le permite obtener
un listado por intervalos de fecha, de los pedidos realizados por el área
seleccionada, mostrando el estado en el que se encuentran sus pedidos.
l. Nueva Orden de Compra
El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y le proporciona la capacidad
de Crear, Modificar, Anular e imprimir una Orden de Compra para los materiales
que requiera.
m. Generar Orden de Compra
El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y muestra una lista de todos
los materiales que fueron solicitados y que no cuentan con un stock actual
suficiente para su atención, teniendo la alternativa de generar una Orden de
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Compra para los materiales seleccionados por el usuario.
n. Verificar Orden de Compra
El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y muestra una lista de todas
las órdenes que aún no han sido aprobadas o recepcionadas por almacén, le
proporciona la alternativa de anular la orden por completo, eliminar o modificar
un detalle de material de toda la orden.
o. Listar Ordenes de Compra Atendidas
El Caso de Uso es iniciado por el Jefe de Logística y permite listar todas las
órdenes que fueron atendidas por intervalos de fechas, área y estado del
documento.
p. Recepcionar Orden de Compra
El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y recepcionar, anular
una orden de compra e imprimir un comprobante de ingreso de los materiales al
área.
q. Búsqueda de Materiales
El Caso de Uso es iniciado puede ser iniciado por el Jefe de Logística o el
encargado de almacén, le permite ubicar materiales según los criterios de
búsqueda establecidos por el usuario, como resultado se obtiene información
general del material solicitado.
r. Inventario de Materiales
El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén, le permite aperturar,
cerrar o anular cuadre de inventario de los materiales registrados en el sistema.
s. Consumo de Materiales
El Caso de Uso es iniciado por el encargado de almacén y le permite obtener
reportes de consumo por materiales, clases y áreas, en el intervalo de fechas
especificado.
t. Kardex de Materiales
El Caso de Uso es iniciado por el usuario encargado de almacén e interactúa con
el Jefe de Logística y el Contador, cuando solicitan el movimiento de un material
y le proporciona la capacidad de imprimir.
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3. DISEÑO DEL SISTEMA
3.1 Documentación de Casos de Uso
Caso de uso: Empadronamiento de Proveedores
Empadronamiento Proveedores
Jefe Logistica Almacenero
Precondiciones: Haber registrado datos de Ubicación Geográfica (Departamento, Provincia,
Distrito).Flujo Principal:
El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Proveedor (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Proveedor (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Proveedor (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Proveedor (A-4).
e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Proveedores (A-6).
g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Proveedor
El sistema activa la ventana para ingreso de datos El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El usuario ingresa el RUC, Razón Social, Abreviatura, referencia numérica. El usuario selecciona datos de ubicación geográfica; departamento, provincia
y distrito El usuario ingresa la dirección, número de teléfono fijo y/o celular, además
del e_mail Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-2: Modificar Proveedor Seleccionar el proveedor en la lista disponible El sistema muestra la información del proveedor El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema bloquea el RUC del Proveedor El usuario puede modificar información general o residencial del proveedor Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-3: Eliminar Proveedor
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Seleccionar el proveedor en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación del proveedor Si se confirma, el sistema elimina el proveedor (E-1), caso contrario la
petición es cancelada.
A-4: Guardar Proveedor El sistema valida la información ingresada (E-2) El sistema guarda la información ingresada
A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Proveedores El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores registrados
ordenados alfabéticamente. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que el proveedor no tenga registrado documentos de
compra, si es así se emite un mensaje y termina la ejecución del Sub-Flujo. E-2: Si la actividad es “Nuevo Proveedor” se verifica que el RUC no se
encuentre registrado, si existe se muestra el mensaje “El RUC ya existe” y se permite el reingreso del RUC.
Prototipo:
Caso de uso: Actualizar Catalogo de Materiales
Actualizar Catalogo de Materiales
AlmaceneroJefe Logistica
Precondiciones: Haber registrado al Proveedor Haber registrado datos de los Materiales
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar,
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Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salira. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva
Cotización(A-1)b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo
de Modificar Cotización (A-2)c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Eliminar Cotización (A-3)d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Guardar Cotización (A-4).e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo
de Cancelar Cotización (A-5).f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Imprimir Cotización (A-6).g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la
opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Cotización
El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva cotización de materiales.
El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El usuario selecciona el material a cotizar. El sistema muestra la Unidad de Compra y la fecha actual. El usuario ingresa el Precio ofrecido por el proveedor. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Cotización
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Cotización
A-2: Modificar Cotización Seleccionar el material en la lista disponible El sistema muestra la información de la cotización ofrecida El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema bloquea la descripción del material El usuario puede modificar el precio por unidad y la fecha Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Proveedor
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-3: Eliminar Cotización Seleccionar el material en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación del proveedor Si se confirma, el sistema elimina la cotización del material, caso contrario la
petición es cancelada.
A-4: Guardar Cotización El sistema valida la información ingresada (E-1) El sistema guarda la información ingresada
A-5: Cancelar Cotización El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Cotización El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales ofrecidos por el
proveedor. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
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Flujo alternativo o de Excepción: E-1: Si la actividad es “Nueva Cotización” se verifica que el material no se
encuentre registrado para el proveedor, si existe se muestra el mensaje “El Material ya existe” y se permite cambiar el material.
Prototipo:
Caso de uso: Ver Cotización
Ver Cotizacion AlmaceneroJefe Logistica
Precondiciones: Haber registrado los materiales a los proveedores almacenados en el sistema
(precio por unidad).
Flujo Principal:El sistema muestra una lista de los proveedores que ofertan el material seleccionado y muestra las actividades de Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Cotización (A-1).
b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Imprimir Cotización
El sistema muestra una Pre-vista de todos los proveedores que ofrecen el material seleccionado, incluyendo el precio y ultima fecha de actualización.
El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Prototipo:
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Caso de uso: Registrar Clases
Almacenero Registrar Clases
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Clase(A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Clase (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Clase (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Clase (A-4).
e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Clases(A-6).
g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Clase
El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva clase. El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema asigna el código para la clase. El usuario ingresa la descripción. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar
Registro
A-2: Modificar Clase Seleccionar la clase en la lista disponible El sistema muestra la información de la clase El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema bloquea el código de la clase El usuario puede modificar la descripción. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Clase- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Registro
A-3: Eliminar Clase Seleccionar la Clase en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación. Si se confirma, el sistema elimina la clase (E-1), caso contrario la petición es
cancelada.
A-4: Guardar Clase El sistema guarda la información ingresada
A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Clases El sistema muestra una Pre-Vista de todas las clases registradas. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la clase no se tenga creadas ninguna Sub-Clase,
si existe se muestra el mensaje “La Clase no puede ser Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo.
Prototipo:
Caso de uso: Registrar Subclases
Registrar Sub-Clases Almacenero
Precondiciones: Haber creado Clases de materiales
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Subclase(A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Modificar Subclase (A-2)c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Eliminar Subclase (A-3)d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Guardar Subclase (A-4).e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Cancelar Registro (A-5).f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de
Imprimir Subclases(A-6).g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Subclase
El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Subclase. El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema asigna el código para la Subclase. El usuario ingresa la descripción y selecciona la Clase a laque pertenece. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-2: Modificar Subclase Seleccionar la Subclase en la lista disponible El sistema muestra la información de la Subclase El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema bloquea el código de la Subclase El usuario puede modificar la descripción y/o clase. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Subclase
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-3: Eliminar Subclase Seleccionar la Subclase en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación. Si se confirma, el sistema elimina la Subclase (E-1), caso contrario la
petición es cancelada.
A-4: Guardar Subclase El sistema guarda la información ingresada
A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Subclases El sistema muestra una Pre-Vista de todas las Subclase registradas. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la Subclase no se encuentre asignando en
ningún material, si existe se muestra el mensaje “La Subclase no puede ser Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo.
Prototipo:
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Caso de uso: Registrar Unidad de Medida
Registrar Unidad Medida Almacenero
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Unidad de Medida (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Unidad de Medida (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Unidad de Medida (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Unidad de Medida (A-4).
e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Unidades de Medidas (A-6).
g. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Unidad de Medida
El sistema activa la ventana para el ingreso de una nueva Sub-Clase. El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El usuario ingresa la descripción de la unidad de Medida de compra y
despacho. El usuario ingresa el contenido en unidades equivalentes. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Medida
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-2: Modificar Unidad de Medida Seleccionar la Unidad de Medida en la lista disponible. El sistema muestra la información de la unidad de Medida. El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”. El sistema bloquea el código de la unidad de medida. El usuario puede modificar la descripción de unidad de compra, despacho y/o
contenido. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Unidad de Compra
- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar Registro
A-3: Eliminar Unidad de Medida Seleccionar la unidad de medida en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación. Si se confirma, el sistema elimina la Unidad de Medida (E-1), caso contrario
la petición es cancelada.
A-4: Guardar Unidad de Medida Si se esta ejecutando la actividad Nueva Unidad de Medida el sistema asigna
un código. El sistema guarda la información ingresada
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
A-5: Cancelar Registro El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Unidades de Medidas El sistema muestra una Pre-Vista de todas las unidades de medidas
registradas. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la Unidad de Medida no se encuentre asignado
en ningún material, si existe se muestra el mensaje “La Unidad de Medida no puede ser Eliminada” y termina la ejecución del Sub-Flujo.
Prototipo:
Caso de uso: Administrar Materiales.
Administrar Materiales Almacenero Almacenero
Precondiciones: Haber registrado Clases, Sub-Clases y Unidades de Medida
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Eliminar, Imprimir, Aceptar, Cancelar, Consultar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Material (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Material (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Material (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es ACEPTAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Material (A-4).
e. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Registro (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Materiales(A-6).
g. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR, se ejecuta un Sub-Flujo Consulta Material (A-7).
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h. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Material
El sistema activa la ventana para ingreso de datos El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El usuario debe seleccionar la clase y sub-clase a la que pertenecerá el
nuevo material. El usuario selecciona datos de ubicación geográfica; departamento, provincia
y distrito El usuario ingresa la descripción y/o ubicación El usuario selecciona la Unidad de Compra El sistema muestra la unidad de despacho y el contenido equivalente a la
unidad de compra. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar
Registro
A-2: Modificar Material Seleccionar el producto en la lista disponible El sistema muestra la información del material El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema bloquea la unidad de compra. El usuario puede modificar la clase, sub-clase, descripción y/o ubicación. Terminado el ingreso de datos, el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Aceptar” se ejecuta el Sub-Flujo A-5: Guardar Material- La actividad “Cancelar” se ejecuta el Sub-Flujo A-6: Cancelar
Registro
A-3: Eliminar Material Seleccionar el material en la lista disponible El sistema solicita confirmación de la eliminación del material Si se confirma, el sistema elimina el material (E-1), caso contrario la petición
es cancelada.
A-4: Guardar Material Si se esta ejecutando la actividad Nuevo Material, el sistema asigna un
código. El sistema guarda la información ingresada
A-5: Cancelar Material El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-6: Imprimir Materiales El sistema muestra una Pre-vista de todos los materiales registrados
agrupados por Clase y Sub-Clase. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
A-7: Consultar Material El usuario puede ingresar criterios de búsqueda como descripción, clase y
sub-clase. El sistema muestra una lista de todos los materiales que coinciden con los
criterios de búsqueda.
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que el producto no registre movimientos ni en
compras ni en requisiciones, si es así se emite un mensaje y termina la ejecución del Sub-Flujo.
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 21 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Prototipo:
Caso de uso: Nueva Requisición
Nueva RequisicionArea
Precondiciones: Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de
medida
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Cancelar, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Requisición (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es GRABAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Requisición (A-2).
c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Requisición (A-3).
d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Requisición
El sistema muestra el centro de costo y responsable del área. El sistema muestra la fecha actual del sistema. El usuario puede ingresar la fecha del requerimiento. Por cada material requerido:
- Seleccionar la actividad “Agregar”- El sistema activa la ventada para la selección de los materiales- El sistema activa las actividades de “Aceptar” y “Cancelar”
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
- El usuario selecciona la clase, subclase y material- El sistema muestra la Unidad de Despacho y Precio Unitario
referencial.- El usuario ingresa la Cantidad- Después de Ingresado los datos del material el usuario selecciona:
La Actividad “Aceptar” para agregar el material a la lista. La Actividad “Cancelar” para cancelar el ingreso del material a la
lista.- El sistema muestra el subtotal de cada material
El sistema brinda la posibilidad de modificar o eliminar algún material. El sistema muestra el total de la requisición. El usuario puede ingresar alguna observación. Para que la requisición se concrete el usuario debe seleccionar la actividad
“Grabar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisición
A-2: Guardar Requisición El sistema guarda la información ingresada (E-1) El sistema asigna un código a la requisición.
A-3: Imprimir Requisición El sistema muestra una Pre-vista del la requisición elaborada. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que por lo menos exista un material solicitado, si no
es así se emite un mensaje “Verificar Información del Pedido” y permite el ingreso de un material.
Prototipo:
Caso de uso: Atender Requisiciones de Material
Atender Requisicion de Materiales
Almacenero
Precondiciones: Haber registrado centros de costos y sus respectivos responsables
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Haber registrado Materiales incluyendo clases, sub-clases y unidades de medida
Haber generado una requisición de materiales
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Atender, Guardar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es ATENDER se ejecuta un Sub-Flujo de Atender Pedido (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Pedido (A-2).
c. Si la actividad seleccionada es ANULAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Pedido (A-3).
d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Atención de Pedido (A-4).
e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Atender Pedido
El sistema muestra por defecto los pedidos de todas las áreas en el mes vigente y en estado de “Requeridos”
El sistema permite realizar filtros por intervalo de fechas, áreas y estado del pedido (Requeridos, Pendientes, Atendidos)
El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por el usuario
El usuario selecciona de la lista el pedido a atender. El sistema muestra los materiales solicitados ( datos generales del material y
la cantidad solicitada) Por cada material solicitado:
- El usuario puede modificar la cantidad (E-1)- El usuario puede despachar la cantidad (E-1)- El usuario puede establecer como material por Comprar.- El usuario puede anular el material solicitado
El usuario ingresa el nombre de la persona que recibirá los materiales. Terminado el ingreso de los datos el usuario selecciona:
- La Actividad “Guardar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Requisición
- La Actividad “Cancelar” y se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar Atención de Pedido
A-2: Guardar Pedido El sistema solicita confirmación de la eliminación del material El sistema guarda la información ingresada (E-2) El sistema asigna un código de atención de pedido.
A-3: Anular Pedido El usuario establece los parámetros de filtrado de pedidos El sistema muestra los pedidos que coinciden con los parámetros de filtrado. El sistema solicita confirmación de la eliminación del material Si se confirma, el sistema elimina del pedido (E-3), caso contrario la petición
es cancelada.
A-4: Cancelar Atención de Pedido El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-5: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido atendido El usuario selecciona la opción imprimir.
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor al stock
actual, si no es así se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad.
E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material atendido, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de un material.
E-3: El sistema verifica que el pedido no se encuentre en estado atendido, ni total ni parcialmente, si es así se emite un mensaje y termina el caso de uso.
Prototipo:
Caso de uso: Listar Requisiciones
Listar Requisiciones Almacenero
Precondiciones: Haber registrado centros de costos Haber definido los estados del pedido
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Modificar, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR, se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Pedido (A-2).
c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-3).
d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
El sistema permite realizar filtros por centro de costo y estado del pedido (En Revisión o Aprobados)
El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por el usuario
Si el estado del pedido es “En Revisión” se activa la actividad “Modificar” y se ejecuta el Sub-Flujo “Modificar Pedido” (A-2).
Si el estado del pedido es “Aprobado” se desactiva la actividad “Modificar”.
A-2: Modificar Pedido El usuario selecciona el Pedido a Modificar Se ejecuta el caso de Uso “Nueva Requisición”
A-3: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Prototipo:
Caso de uso: Seguimiento de Requisiciones
Seguimiento de Requisiciones
Almacenero
Precondiciones: Haber registrado centros de costos
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR, se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Pedido (A-2).
c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado
El sistema permite realizar filtros por centro de costo e intervalos de fechas. El sistema muestra una lista de los pedidos según los filtros establecidos por
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
el usuario.
A-2: Imprimir Pedido El sistema muestra una Pre-vista del pedido seleccionado El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Prototipo:
Caso de uso: Nueva Orden de Compra
Nueva Orden de CompraJefe Logistica Finanzas
Precondiciones: Haber registrado centros de costos y responsable Haber registrado datos del proveedor. Haber establecido formas de pago. Haber establecido tipo de moneda. Haber registrado datos del material (Clase, sub-clase, unidad de medida) Haber definido estados de Orden de Compra
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Guardar, Anular, Reportar, Plantilla y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Orden de Compra (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es GUARDAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Orden de Compra (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es Reportar se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Orden de Compra (A-4)
e. Si la actividad seleccionada es PLANTILLA, se ejecuta un Sub-Flujo de Plantilla de Orden de Compra (A-5).
f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Orden de Compra
El sistema muestra la fecha actual El usuario selecciona el estado de la orden de compra El Usuario selecciona el centro de costo que realiza la Orden de Compra El sistema muestra el responsable del área El usuario selecciona al proveedor El usuario selecciona la forma de pago y la moneda. Por cada Material a comprar:
- El usuario selecciona la clase del material, subclase, y material- El sistema muestra la unidad de medida para compra- El usuario ingresa la cantidad y el precio de compra- El usuario selecciona la Actividad Agregar, para anexar el material a
la lista de compras (E-1)- El sistema muestra el subtotal de cada material
El sistema brinda la posibilidad de eliminar o modificar un detalle (material) de la lista.
El sistema muestra el monto total de la Orden de Compra El usuario puede ingresar una observación. Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Guardar “ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar Orden de Compra
- La actividad “Anular“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Orden de Compra
A-2: Guardar Orden de Compra El sistema guarda la información ingresada (E-2) El sistema asigna un número de Orden de Compra. Es sistema establece el estado de la Orden
A-3: Anular Orden de Compra Si la operación se ejecuta después de haber iniciado el Sub-Flujo “Nueva Orden de Compra”: El sistema solicita confirmación de la cancelación de la orden Si se confirma, el sistema cancelada la operación.
Si la operación se ejecuta después de haber seleccionado una orden en estado de “Revisión”: El sistema solicita confirmación de la anulación de la orden Si se confirma, el sistema anula la orden de compra.
A-4: Imprimir Orden de Compra El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
A-5: Plantilla de Orden de Compra El usuario ingresa el número de la Orden a buscar El sistema muestra información total de la orden de compra. El usuario puede ejecutar el Sub-Flujo A-1: Nueva Orden de Compra
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que se haya ingresado de la cantidad y del precio
unitario, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de la cantidad o Precio unitario.
E-2: El sistema verifica que por lo menos exista un material ingresado, si no es así se emite un mensaje y permite el ingreso de un material.
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Prototipo:
Caso de uso: Generar Orden de Compra
Generar Orden de CompraJefe Logistica
Precondiciones: Haber registrado un requerimiento de material
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Generar O/Compra y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Materiales (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Material requerido (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es Generar O/Compra se ejecuta un Sub-Flujo de Generar Orden de Compra (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Materiales
El sistema muestra la lista de los materiales que fueron requeridos y que no fueron atendidos por no contar con un stock actual suficiente.
El sistema muestra información general del material y el número de pedido donde fue requerido.
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
A-3: Anular Material requerido El usuario selecciona el material(es) a anular El sistema solicita confirmación de la anulación del material requerido Si se confirma, el sistema elimina el material de la lista, caso contrario la
petición es cancelada.A-4: Generar Orden de Compra
El usuario selecciona el material(es) a anular El sistema activa el caso de uso “Nueva Orden de Compra”
Prototipo:
Caso de uso: Verificar Orden de Compra
Verificar Orden de CompraJefe Logistica
Precondiciones: Haber registrado Orden de Compra Haber registrado datos del material
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Anular, Modificar, Eliminar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1)
b. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Orden de Compra (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es MODIFICAR se ejecuta un Sub-Flujo de Modificar Orden de Compra (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es ELIMINAR se ejecuta un Sub-Flujo de Eliminar Detalle de Orden de Compra (A-4)
e. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra
El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la búsqueda. El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parámetros de
búsqueda establecidos El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra
seleccionada.
A-2: Anular Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra a anular El sistema solicita confirmación de la anulación Si se confirma, el sistema anula la Orden de Compra, caso contrario la
petición es cancelada.
A-3: Modificar Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra a modificar El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra. El usuario selecciona el material a modificar (E-1) El sistema muestra las Actividades de “Aceptar” y “Cancelar” El sistema muestra información general del Material El usuario ingresa la Cantidad a modificar Terminado el ingreso de los datos el usuario puede seleccionar :
- Aceptar para almacenar el modificación- Cancelar para no realizar ninguna modificación
A-4: Eliminar detalle de la Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra El sistema muestra los materiales solicitados en la Orden de Compra. El usuario selecciona el material a eliminar El sistema solicita confirmación de la eliminación del material Si se confirma, el sistema elimina el material de la orden (E-1), caso contrario
la petición es cancelada.
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la orden de Compra no se encuentre en estado
Aprobado, si es así se emite un mensaje “No se puede realizar cambios en una Orden de Compra Aprobada” y cancela la operación.
Prototipo:
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Caso de uso: Listar Ordenes de Compra Atendidas
Listar O/C AtendidasJefe Logistica
Precondiciones: Haber registrado los centros de costo
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Consultar, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Lista de Ordenes de Compra(A-1)
b. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un Sub-Flujo de Consultar Orden de Compra (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Ordenes de Compra (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva lista de Ordenes de Compra
El sistema permite realizar filtrado por intervalos de fechas y centros de costo.
El usuario ingresa la fecha de inicio y fin para la búsqueda. El sistema muestra las ordenes que coinciden con los parámetros de
establecidos
A-2: Consultar Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra seleccionada El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
A-3: Imprimir Ordenes de Compra El sistema muestra una Pre-vista de todas las Órdenes de Compra que se
muestran en la lista. El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Prototipo:
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Caso de uso: Recepcionar Orden de Compra
Recepcionar O/C Almacenero
Precondiciones: Haber registrado centros de costos Haber generado una Orden de compra. Haber establecido tipos de documento.
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Grabar, Anular, Cancelar, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nueva Recepción de Orden de Compra (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es GRABAR se ejecuta un Sub-Flujo de Guardar Recepción de Orden de Compra (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Recepción de Orden de Compra (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es CANCELAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cancelar Recepción de Orden de Compra (A-4)
e. Si la actividad seleccionada es IMPRIMIR se ejecuta un Sub-Flujo de Imprimir Nota de Ingreso (A-5)
f. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nueva Recepción de Orden de Compra
El sistema muestra una lista de todas las ordenes de compra que se encuentran pendientes para su atención
El usuario selecciona la orden de compra a recepcionar. El sistema muestra el detalle de la orden de compra Por cada material el usuario:
- Selecciona el producto a recepcionar - El sistema muestra una ficha con los datos del material, datos del
proveedor- El usuario puede modificar la cantidad (E-1)- El usuario puede modificar el precio.- El usuario selecciona el tipo de documento- El usuario ingresa el numero de documento (E-2)
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
- El usuario puede seleccionar la actividad Aceptar para registrar el ingreso del material o Cancelar para no realizar ningún cambio en el material.
- Por cada material el sistema muestra un subtotal del material El sistema le brinda la posibilidad de modificar cualquier detalle. Terminado el ingreso de datos el usuario puede seleccionar:
- La actividad “Guardar “ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Guardar la recepción de la Orden de Compra
- La actividad “Cancelar“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-4: Cancelar la recepción de la Orden de Compra
A-2: Guardar recepción de la Orden de Compra El sistema solicita confirmación Si se confirma, el sistema guarda la información ingresada (E-3), caso
contrario cancela la operación
A-3: Anular Recepción de Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra. El sistema solicita confirmación de la anulación de la orden Si se confirma, el sistema anula la Orden (E-4), caso contrario se cancelada
la operación.
A-4: Cancelar la Recepción de Orden de Compra El sistema deshecha todos los cambios realizados
A-5: Imprimir Nota de Ingreso de la Orden de Compra El usuario selecciona la Orden de compra. El sistema muestra una Pre-vista de la Orden de Compra El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Flujo alternativo o de Excepción: E-1: El sistema verifica que la cantidad ingresada no sea mayor a la cantidad
solicitada, si no es así se emite un mensaje y permite el reingreso de la cantidad.
E-2: El sistema verifica la existencia del número del documento por, si existe el sistema emite un mensaje de Sugerencia.
E-3: El sistema verifica que por lo menos exista un material recepcionado, si no es así se emite un mensaje y permite la recepción de un material.
E-4: El sistema verifica el estado de la Orden si no se encuentra en estado atendido, se cancela la operación.
Prototipo:
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MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Caso de uso: Buscar Materiales
Busqueda MaterialesJefe Logistica
Precondiciones: Haber establecido tipos de filtrado, clases y subclases
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Consultar y Salir
a. Si la actividad seleccionada es CONSULTAR se ejecuta un Sub-Flujo de Consultar Material (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Consultar Material
El sistema permite establecer filtros por descripción, clases y subclase El usuario establece los parámetros de búsqueda El sistema muestra los materiales que coinciden con los parámetros de
búsqueda.
Prototipo:
Caso de uso: Inventario de Materiales
Inventario Materiales Almacenero
Precondiciones: Haber registrado los datos de los materiales
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Aperturar, Cerrar, Anular Cuadre de Inventario y Salir
a. Si la actividad seleccionada es APERTURAR se ejecuta un Sub-Flujo de Aperturar Cuadre de Inventario (A-1)
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 35 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
b. Si la actividad seleccionada es CERRAR se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Cuadre de Inventario (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es ANULAR se ejecuta un Sub-Flujo de Anular Cuadre de Inventario (A-3)
d. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Aperturar Cuadre de Inventario
El sistema muestra la fecha actual El sistema solicita confirmación de la operación El sistema muestra todos los materiales registrados (descripción, unidad de
despacho y stock actual. El sistema permite ubicar materiales por descripción o clases. Por cada material se ingresa la cantidad encontrada en el alamacen Después de ingresado los datos el sistema le permite realzar:
- La actividad “Cerrar“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Cerrar cuadre de Inventario
- La actividad “Anular“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-3: Anular Cuadre de Inventario
A-2: Cerrar Cuadre de Inventario El sistema solicita confirmación de la operación Si la confirma la operación, se actualiza el stock del material, caso contrario
se cancela la operación y se continúa en estado de apertura de inventario.
A-3: Anular Cuadre de Inventario El sistema solicita confirmación de la operación Si la confirma la operación, se cancela el cuadre de inventario, caso contrario
se continua en estado de apertura de inventario
Prototipo:
Caso de uso: Consumo de Materiales
Consumo Materiales Almacenero
Precondiciones:
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Haber registrado los centros de costo
Flujo Principal:El sistema muestra las actividades que se pueden seleccionar: Nuevo, Imprimir y Salir
a. Si la actividad seleccionada es NUEVO se ejecuta un Sub-Flujo de Nuevo Listado de consumo de Materiales (A-1)
b. Si la actividad seleccionada es Imprimir se ejecuta un Sub-Flujo de Cerrar Imprimir Consumo de Materiales (A-2)
c. Si la actividad seleccionada es SALIR finaliza la ejecución de la opción.
SUB-FLUJOS A-1: Nuevo Listado de consumo de Materiales
El sistema permite establecer filtrados por intervalos de fechas:- Consumo por Materiales general- Consumo por Materiales Agrupados por Centro de Costo y Clase- Consumo por Materiales Agrupados por Clase y Centro de Costo- Consumo de Materiales por Centro de Costo
El usuario establece los parámetros para el filtrado. Después de establecido los parámetros de filtrado el usuario puede ejecutar
la actividad “Imprimir“ con lo que se ejecuta el Sub-Flujo A-2: Imprimir Consumo de Materiales
A-5: Imprimir Consumo de Materiales El sistema muestra una Pre-vista del consumo de materiales El usuario selecciona la opción imprimir. El sistema muestra una interfaz de impresión de Windows
Prototipo:
3.2 Modelo de datos
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3.3 Documentación de Base de Datos
Tabla Nombre: ClaseTabla Comentario: Categoría que se utilizará para el Catálogo de materialesColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Clase char(2) IDENTITY Código que identifica a la clase Yes No
Descripcion varchar(40) NOT NULL Nombre de la Clase No
activof char(1) NOT NULL Tipo de Material:
S: Suministro
I: Activo Fijo
'S'
Tabla Nombre: DocumentoContabilidadTabla Comentario: Registro de los documentos contables que son utilizados Columna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Documento
Contabilidad
char(2) IDENTITY Código del Documento Contable Yes No
Descripcion varchar(100) NOT NULL Nombre completo del documento No
Abreviatura varchar(50) NOT NULL Nombre corto del Documento
corto char(3) NOT NULL Descripción más corta del
documento contable
Tabla Nombre: IngresoSalida
Tabla Comentario: Registro de datos generales de los Ingresos y Salidas de MaterialesColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Pedido int IDENTITY Número del Pedido de Materiales No Yes
Fecha datetime NOT NULL Fecha en que se realiza el Documento No
Obs varchar(10) NULL Información referencial para el
movimiento
IngresoSalida int NOT NULL Numero correlativo del movimiento Yes
OrdenCompra int NOT NULL Número de la Orden de Compra No Yes
Movimiento char(1) NOT NULL Tipo de Movimiento:
I: Ingreso
S: Salida
No
Tabla Nombre: MaterialesTabla Comentario: Registro de Materiales ofrecidos por el áreaColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Materiales int IDENTITY Código del Material almacenado Yes No
Clase Char(2) NOT NULL Código de la Clase a la que
pertenece
No Yes
Subclase Char(2) NOT NULL Código de la SubClase a la que
pertenece
No Yes
Ubicacion varchar(12) NULL Ubicación física en almacén No
Descripcion varchar(40) NOT NULL Nombre del Material
Tipo char(1) NOT NULL Tipo de Material:
S: Suministro
I: Activo Fijo
StockActual numeric(12,2) NOT NULL Cantidad actual en álmacen
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 39 -
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Stock
Sobrante
numeric(12,2) NULL Cantidad Adicional en álmacen 0
StockMinimo numeric(12,2) NULL Cantidad mínima que debe haber
en almacén por material
Precio float NULL Precio Promedio de Costo del
Material
0
PrecioCosto float NULL Precio de Costo Promedio
Unidad smallint NOT NULL Código de la Unidad de Medida Yes
manejo bit NOT NULL No 0
cap NOT NULL
Cuenta int NULL
flagprecio
promedio
char(1) NULL
alias char(9) NULL Código concatenado:
Código Clase + "-" + Código
Material
Tabla Nombre: Materiales_IngresoSalidaTabla Comentario: Registro de los materiales que ingresan y salen de almacénColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
IngresoSalida int IDENTITY Numero Correlativo del
Movimiento
Yes Yes
Materiales Int IDENTITY Código del material Yes Yes
Cantidad numeric(12,2) NULL Cantidad asignada para el
movimiento
No No
Precio float NULL Precio promedio que tiene el
material en ese momento
Preciocosto float NULL Precio de costo promedio con el
que se encuentra registrado el
material a la fecha del movimiento
Activo bit NOT NULL Estado del Material:
0:Anulado
1:Activo
1
estadito char(1) NULL
Tabla Nombre: Materiales_OrdenCompraTabla Comentario: Materiales por comprar/compradosColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
OrdenCompra int IDENTITY Número de Orden de Compra Yes Yes
Materiales int IDENTITY Código del material a comprar Yes Yes
PrecioCompra numeric(12,2) NOT NULL Precio de compra No No
CantCompra numeric(12,2) NOT NULL Cantidad solicitada en la compra No No
CantReal numeric(12,2) NULL Cantidad recepcionada, esta
puede ser menor igual a la
cantidad real
0
RUC char(11) NOT NULL RUC de l proveedor No Yes
Estado char(1) NULL Estado del Material en la Orden
de Compra
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 40 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
NULL= Generado
A=Atendido
C=Cancelado
P=Pendiente
Numero
Documento
varchar(20) NOT NULL Numero del documento esta
debe incluir serie y numero del
documento
Documento
Contabilidad
char(2) NOT NULL Código del documento Contable
con el que se recepciona el
material (factura, boleta, etc)
No
Tabla Nombre: Materiales_PedidoTabla Comentario: Registro de Materiales pedidos por las áreasColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Materiales int IDENTITY Código del Material pedido Yes Yes
Pedido int IDENTITY Número del Pedido Yes Yes
FechaAtendidoA datetime NULL Fecha de atención del Pedido No No
FechaAtendidoP datetime NULL Fecha de solicitud de Material
CantSolicitada numeric(12,2) NOT NULL Cantidad solicitada para su
compra
CantAtendida numeric(12,2) NULL Cantidad atendida en logística No No
CantRequerida numeric(12,2) NULL Cantidad requerida por el área No No
Tabla Nombre: OrdenCompraTabla Comentario: Registro de los datos generales de la Orden de CompraColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
OrdenCompra int IDENTITY Número de la Orden de Compra Yes
Observacion char(255) NULL Información referencial para la
Orden de Compra
Tipo char(1) NOT NULL Tipo de la Orden de Compra
S: Suministro
‘S'
Pedido int NULL Número del Pedido Yes
Fecha datetime NOT NULL Fecha en la que se genero la
Orden de Compra
No
Estado char(1) NOT NULL Estado de la Orden de Compra.
C: Cancelado
A: Atendido
R: Revisión
P: Pendiente
No
proveedor char(11) NOT NULL RUC del proveedor Yes
FechAtencion datetime NULL Fecha de recepcion de la orden de
compra
No
CentroCosto char(6) NULL Codigo del Centro de Costo al cual
sera cargado la Orden de
Compra
SysWorkstation char(40) NOT NULL Identificador del Nombre de la
Estación de Trabajo desde donde
se genero la orden
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 41 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
SysUser varchar(40) NOT NULL Nombre del usuario que genero la
Orden
SysDate datetime NOT NULL Fecha actual del servidor cuando
se genero la Orden de Compra
Tabla Nombre: PedidoTabla Comentario: Registro de datos generales del pedido realizado por el áreaColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Pedido int IDENTITY Número del Pedido Yes
Observaciones varchar(200) NULL Información referencial para el
pedido
Procesado bit NOT NULL Estado de Procesamiento de la
Orden
0
CentroCosto char(6) NOT NULL Código del Centro de Costo al
cual se le asigna el pedido
Receptor varchar(100) NULL Nombre de la persona a la que
se le entrega el pedido
No No
Estado char(1) NOT NULL Estado del Pedido:
R: Requerido
C: Cancelado
A: Atendido
No
Tipo Char(1) NOT NULL Tipo del Pedio:
S: Suministro
I: Activo Fijo
FechaPedido datetime NOT NULL Fecha en que se genera el
Pedido
FechaRequerido datetime NULL Fecha propuesta para la
atención del pedido
sysworkstation varchar(50) NOT NULL Nombre de la estación de trabajo
desde donde se realizo el pedido
sysuser varchar(50) NOT NULL Nombre del usuario del sistema
que realizo el pedido
sysdate datetime NOT NULL Fecha actual del servidor cuando
se realiza el pedido
Tabla Nombre: ProveedorTabla Comentario: Registro de los datos de nuestro ProveedoresColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
RUC char(11) IDENTITY RUC del proveedor Yes
Descripcion varchar(80) NOT NULL Razón Social del Proveedor No
Abreviatura varchar(50) NOT NULL Descripción corta del Proveedor
Referencia
Numerica
numeric(9,2) NOT NULL Numero de referencia 0
Departamento char(2) NOT NULL Código del Departamento al que
pertenece
'13'
Provincia char(2) NOT NULL Código del la Provincia a la que
pertenece
'01'
Distrito char(2) NOT NULL Código del Distrito al que
pertenece
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 42 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Urbanizacion varchar(100) NULL Nombre de la Urbanización
Direccion varchar(40) NULL Dirección del Proveedor
Telefono char(10) NULL Número de Teléfono Fijo
Celular char(7) NULL Número de Teléfono móvil
Email varchar(100) NULL Correo electrónico
Tabla Nombre: ProveedorMaterialTabla Comentario: Registro de los materiales ofrecidos por Proveedor y su respectiva cotizaciónColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
materiales int IDENTITY Código del material Yes Yes
proveedor char(11) IDENTITY RUC del proveedor Yes Yes
precio decimal(12,2) NOT NULL Cotización ofrecida por el
proveedor
No No
fecha datetime NOT NULL Fecha del ultimo registro del precio
Tabla Nombre: SubclaseTabla Comentario: Categoría que se utilizará para el Catálogo de materiales en un nivel intermedioColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Clase Char(2) IDENTITY Código de la Clase Yes Yes
Subclase Char(2) IDENTITY Código de la SubClase Yes No
Descripcion varchar(40) NOT NULL Nombre de la subclase
Tabla Nombre: UnidadTabla Comentario: Registro de las Unidades de Medida que se utilizará para las compras y despacho de MaterialesColumna Tipo Dato Null Option Comentario Is PK Is FK Default
Unidad smallint IDENTITY Código de la Unidad de medida Yes No
descripcion varchar(30) NOT NULL Descripción de la Unidad de
compra
No
desDespacho varchar(30) NOT NULL Descripción de la Unidad de
Despacho
contenido Int NOT NULL Cantidad equivalente entre la
unidad de Despacho y la
Unidad de Compra
1
3.4 Documentación del Esquema de Seguridad
3.4.1 Tipos de Usuario y Accesos
Administrador. Este rol de usuario esta dirigido al personal administrativo cuya función es administrar logística y almacén. El sistema proporciona acceso total a todos los usuarios que tenga asignado el rol.
Supervisor. Este rol esta dirigido a los Usuarios perecientes a las áreas de contabilidad y finanzas para realizar aprobaciones de Orden es de Compra y monitorear las el movimiento de los materiales en el área de Logística:
Digitador. El rol digitador esta dirigido hacia el personal de apoyo que labora en el área de Logística. El sistema solo permite a los usuarios que tienen asignado este rol, realizar las siguientes opciones:
Atender Requisición.
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 43 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
Recepcionar Orden de Compra Registrar Clases, SubClases, Unidad de Medida Registrar Materiales Consultar Pedidos Consultar Ordenes de Compra Consultar consumos por Materiales, Clases y Centros de
Costo.4. Construcción del sistema
4.1 Arquitectura del Sistema
aSystem<<INI>>
Verificar Accesos
Yaesta
LogisticaNET.VBP<<Application>>
Logistica NET
<<EXE>>
LogisticaNET.vb<<Application>>
MDIPrincipal.frm<<Application>>
frmGenerarO/C.frm<<Application>>
frmGenerarPedido.frm<<Application>>
frmMateriales.frm<<Application>>
4.2 Modelo físico de datos
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 44 -
MANUAL DEL SISTEMA DE LOGÍSTICA
5. Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones
El sistema permite gestionar adecuadamente las operaciones básicas del área de logística, entre las que podemos mencionar: Registro de materiales, clasificación por clases y subclases, atenciones los pedidos, órdenes de compra, realizar inventario, generar Kardex individual y valorizado, realizar consultas de consumo por intervalos de fecha y centros de costo.
5.2 Recomendaciones
Para un adecuado uso y optimizar los procesos esenciales el usuario debe leer y comprender el manual de usuario del sistema.
El usuario debe crear un adecuado catalogo de materiales que le facilite la administración del mismo.
OFICINA DE DESARROLLO DE SISTEMAS - 45 -